ZARZDZENIE NR B/86/2003 BURMISTRZA MIASTA BIERU z dnia r.

Transkrypt

1 ZARZDZENIE NR B/86/2003 BURMISTRZA MIASTA BIERU z dnia r. W sprawie: wprowadzenia w ycie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów ksigowych w Urzdzie Miejskim w Bieruniu Na podstawie art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorzdzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. Nr 142, poz z 2001 r. z póniejszymi zmianami) w zwizku z 45 ust. Regulaminu Organizacyjnego Urzdu Miejskiego w Bieruniu, stanowicego zał. Nr 1 do Zarzdzenia Nr B/2/2002 Burmistrza Miasta Bieru z dnia r. postanawia: 1. Wprowadzi w ycie Instrukcj obiegu i kontroli dokumentów ksigowych w Urzdzie Miejskim w Bieruniu, stanowic zał. Nr 1 do niniejszego zarzdzenia. 2. Uchyli ust. 1 mylnik trzeci Instrukcj obiegu i kontroli dokumentów ksigowych w Urzdzie Miejskim, wprowadzon w ycie zał. nr 3 do Zarzdzenia Nr 8/95 Burmistrza Miasta Bieru z dnia r. 3. Zobowiza Skarbnika Miasta, Sekretarza Miasta, wszystkich naczelników wydziałów, kierowników referatów, pracowników na samodzielnych stanowiskach do bezwzgldnego przestrzegania postanowie zawartych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów ksigowych w Urzdzie Miejskim w Bieruniu.. 4. Zobowiza wszystkich naczelników wydziałów i kierowników referatów do zapoznania z treci instrukcji obiegu i kontroli dokumentów pracowników im podległych oraz do egzekwowania zawartych w niej postanowie. 5. Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem podjcia.

2 Załcznik Nr 1 do Zarzdzenia Nr B/86/2003 Burmistrza Miasta Bieru z dnia r. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIGOWYCH W URZDZIE MIEJSKIM W BIERUNIU Instrukcja ustala jednolite zasady sporzdzania i kontroli obiegu dokumentów ksigowych w Urzdzie Miejskim w Bieruniu, obejmujca dokumentacj z zakresu finansów i ksigowoci

3 I. FINANSE I KSIGOWO Podstaw zapisów w ksigach rachunkowych s dowody ksigowe dowody ródłowe, sprawdzone, rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, któr dokumentuj, kompletne i wolne od błdów rachunkowych. 1. Rozrónia si nastpujce dowody ksigowe: a/ zewntrzne obce otrzymane od kontrahentów, w tym wszelkie faktury VAT, rachunki uproszczone, rachunki wynikajce z umów-zlecenia i umów o dzieło, noty ksigowe, dotyczce wiadczenia robót i usług, dostaw i zakupów oraz protokoły i akty zdawczo-odbiorcze składników majtkowych, b/ zewntrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, w tym: faktury VAT, noty ksigowe, protokoły i akty zdawczo-odbiorcze składników majtkowych, c/ wewntrzne dotyczce operacji wewntrz jednostki, w tym: faktury VAT, rachunki wynikajce z umów-zlecenia i umów o dzieło, noty ksigowe, polecenie ksigowania, listy wypłat wynagrodze i pozostałych wiadcze pieninych, polecenie wyjazdu słubowego w kraju i za granic, owiadczenie o korzystaniu z pojazdu nie bdcego własnoci pracodawcy do celów słubowych, wniosek o zaliczk, rozliczenie zaliczki, karta zuycia paliwa i oleju, protokoły i akty zdawczo-odbiorcze składników majtkowych. 2. Podstaw zapisów mog by równie sporzdzone przez Urzd dowody ksigowe: a/ zbiorcze słuce do dokonywania łcznych zapisów zbioru dowodów ródłowych, - 3 -

4 b/ korygujce poprzednie zapisy, c/ zastpcze wystawione do czasu otrzymania zewntrznego obcego dowodu ródłowego, d/ rozliczeniowe ujmujce ju dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 3. W przypadku uzasadnionego braku moliwoci uzyskania zewntrznych obcych dowodów ródłowych, zezwala si na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomoc ksigowych dowodów zastpczych, sporzdzonych przez osoby dokonujce tych operacji. Nie moe to dotyczy operacji gospodarczych, których przedmiotem s zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. 4. Nie stanowi dowodów ksigowych paragony, kasowe dowody wpłaty itp. 5. Wszelkie obce dokumenty s ewidencjonowane w dziennikach kancelaryjnych w Referacie Administracji, a w przypadku umów dodatkowo w ewidencjach prowadzonych przez zainteresowane komórki organizacyjne Urzdu. Dokument taki powinien otrzyma dat wpływu i numer dziennika, pod którym go zarejestrowano. 6. Wykaz i karty obiegu podstawowych dokumentów ksigowych zawiera załcznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 7. Wymogi ogólne dotyczce podstawowych dowodów ksigowych: a/ dowód ksigowy powinien by sporzdzony w jzyku polskim. W przypadku, gdy dotyczy on operacji z kontrahentem zagranicznym, moe by on jednak sporzdzony w obcym jzyku. Tre dowodu ksigowego niezalenie od jzyka, w którym został on sporzdzony, musi by pełna i zrozumiała

5 W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majtkowymi dopuszcza si zastpienie nazw tych składników symbolami liczbowymi, literowymi itp. jeeli jednostki uczestniczce w obrocie maj wykaz wyjaniajcy znaczenie tych symboli. Dowód ksigowy, w którym podaje si okrelenie wartociowe operacji gospodarczej w obcej walucie, powinien zawiera przeliczenia ich wartoci na walut polsk według kursu obowizujcego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza si bezporednio na dowodzie, b/ dowód ksigowy musi by wystawiony w sposób czytelny i trwały. Podpisy na nim powinny by złoone odrcznie; piórem, długopisem lub w inny trwały sposób. Wystawca dokumentów wewntrznych i zewntrznych własnych, w celu jego identyfikacji parafuje dokument przed podpisaniem go przez osoby upowanione. W przypadku umów parafuje kad stron. c/ dane na dowodzie ksigowym nie mog by zamazywane, przerabiane, wyskrobywane lub usuwane w inny sposób. Błdy w dowodach ródłowych zewntrznych obcych i własnych mona korygowa jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierajcego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba e inne przepisy stanowi inaczej. Błdy w dowodach wewntrznych mog by poprawiane przez skrelenie błdnej treci lub kwoty, z utrzymaniem czytelnoci skrelonych wyrae lub liczb, wpisanie treci poprawnej i daty poprawki oraz złoenie podpisu osoby do tego upowanionej, o ile odrbne przepisy nie stanowi inaczej. Nie mona poprawia pojedynczych liter lub cyfr. Za osoby upowanione do poprawiania błdów w dowodach wewntrznych uwaa si osoby, które dokonuj sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym lub formalno rachunkowym. Korekty faktur VAT i rachunków uproszczonych naley dokonywa zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług i podatku akcyzowym i wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych

6 d/ bez wzgldu na rodzaj dokumentu ksigowego, jego obieg powinien odbywa si najkrótsz drog. W tym celu naley stosowa nastpujce zasady: - przekazywa dokumenty ksigowe tylko do tych komórek, które istotnie korzystaj z zawartych w nich informacji, - przestrzega rytmicznego obiegu dokumentu, by zapobiec okresowemu spitrzeniu si prac, - nie naley przetrzymywa dokumentów ksigowych w zainteresowanych komórkach Urzdu. - po dokonaniu sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym, dokumenty niezwłocznie przekaza do Wydziału Finansowego. 8. Wymogi szczegółowe dotyczce dowodów ksigowych Zgodnie z Ustaw o rachunkowoci z dnia 29 wrzenia 1994 r. z póniejszymi zmianami za prawidłowy uwaa si dokument ksigowy, który zawiera co najmniej: a/ okrelenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, b/ okrelenie stron (nazwy, adresy) dokonujcych operacji gospodarczej, c/ opis operacji oraz jej warto, jeeli to moliwe, okrelon take w jednostkach naturalnych, d/ dat dokonania operacji, a gdy dowód został sporzdzony pod inn dat take dat sporzdzenia dowodu, e/ podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjto składniki aktywów, f/ stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujcia w ksigach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

7 8. 2. Celem dokonania zapisów w ksigach rachunkowych dokument ksigowy musi by sprawdzony pod wzgldem merytorycznym i formalnorachunkowym przez właciwe wydziały, referaty lub inspektorów na samodzielnych stanowiskach i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upowanione: a/ dokonanie sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym polega na stwierdzeniu faktu dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, a w szczególnoci na stwierdzeniu, e: - dowód dokumentujcy operacj gospodarcz został wystawiony przez właciwy podmiot, - operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upowanione, - operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w załoeniach zatwierdzonego planu finansowo-rzeczowego, - dokonana operacja była celowa, - dane zawarte w dowodzie odpowiadaj rzeczywistoci, a dane dotyczce wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane (kontrola na gruncie) w sposób rzetelny, gospodarny i zgodnie z obowizujcymi normami, - na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa: o prac, o wykonanie usługi, dostawy, roboty budowlanej, wzgldnie złoono zamówienie lub zlecenie, - zastosowane ceny i stawki s zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowizujcymi w danym zakresie, - zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowizujcym prawem. Pod wzgldem merytorycznym dowody ksigowe sprawdzaj: Sekretarz Miasta, naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów oraz inspektorzy zajmujcy samodzielne stanowiska realizujcy zadania budetowe okrelone w regulaminie organizacyjnym Urzdu oraz w planach jednostkowych

8 Wykaz osób odpowiedzialnych za dokonanie sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym zawiera załcznik nr 2 do niniejszej instrukcji. Podczas nieobecnoci w pracy osób odpowiedzialnych za dokonanie sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym, zastpstwa pełni pracownicy posiadajcy odpowiednie uprawnienia, jeeli przepisy szczególne tego wymagaj, wskazani na karcie urlopowej lub w zakresie obowizków (zastpstwo stałe) przez naczelników wydziałów lub kierowników referatów, a w przypadku osób zajmujcych samodzielne stanowiska przez Burmistrza lub jego Zastpc. Odpowiedzialny pracownik na dowodzie ksigowym (na jego odwrocie) potwierdza dokonanie sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym w zakresie okrelonym w pkt 8/2 lit. a, wskazuje podstawy prawne, z których wynika dokumentowana operacja gospodarcza, w tym: numer umowy, zlecenia lub zamówienia, tryb postpowania o zamówienie publiczne i składa podpis. W przypadku usług i robót budowlanych, fakt rzeczowego dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem potwierdza take właciwy inspektor nadzoru, b/ dokonanie kontroli pod wzgldem formalno-rachunkowym polega na sprawdzeniu czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowizujcymi w tym zakresie przepisami, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód jest wolny od błdów rachunkowych, a w szczególnoci: - czy dowód posiada cechy wymienione w pkt 7 i 8, - czy dowód został opatrzony właciwymi pieczciami stron biorcych udział w zdarzeniu, w tym pieczciami imiennymi i podpisami (lub czytelnymi podpisami osób działajcych w imieniu stron), - czy dokonano kontroli pod wzgldem merytorycznym, tj. czy dowód opatrzony jest w klauzul o dokonaniu tej kontroli, oraz czy wynik dokonania kontroli merytorycznej umoliwia prawidłowe ujcie zdarzenia gospodarczego w ksigach rachunkowych, - 8 -

9 - czy dowód jest wolny od błdów rachunkowych, - czy dowód posiada przeliczenia na walut polsk, jeeli opiewa na walut obc, czy w sposób prawidłowy dokonano przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na walut polsk, - czy dowód jest kompletny, tj. czy zostały załczone wszystkie dokumenty w przypadku obowizku ich dołczenia (umowa, protokół odbioru, protokół przekazania, zlecenie, zamówienie i inne). Korekta błdów zawartych w dowodach moe by dokonywana tylko w sposób okrelony przepisami ustawy o rachunkowoci, które zostały omówione w pkt 7 lit. c. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksigowania dowodu posiadajcego wady formalne i merytoryczne. Kontrolujcy w dowód wykonania kontroli formalno-rachunkowej potwierdza na odwrocie dowodu wykonanie kontroli, dat jej przeprowadzenia oraz składa podpis. Do kontrolujcego naley przygotowanie dowodu ksigowego do zatwierdzenia przez osoby upowanione oraz do ujcia w ksigach rachunkowych. Kontroli dokumentów pod wzgldem formalno-rachunkowym dokonuj pracownicy Wydziału Finansowego, zgodnie z zakresem obowizków. 9. Osoby upowanione do zatwierdzania dowodów ksigowych do wypłaty. Sprawdzone pod wzgldem merytorycznym i formalno-rachunkowym dowody ksigowe podlegaj zatwierdzeniu przez Skarbnika lub Naczelnika Wydziału Finansowego i Burmistrza lub Zastpc Burmistrza. 10. Tryb realizacji dokumentów ksigowych do wypłaty: a/ komórki organizacyjne Urzdu Miejskiego realizujce zadania budetowe okrelone w regulaminie organizacyjnym Urzdu oraz planach jednostkowych, przekazuj do Wydziału Finansowego dokumenty dotyczce ich wykonania, niezwłocznie po ich sprawdzeniu pod wzgldem merytorycznym, nie póniej jednak ni na 3 dni przed upływem terminu ich płatnoci. Przekazane dokumenty musz by kompletne, - 9 -

10 b/ w dowodzie ksigowym zatwierdzonym do realizacji, zobowizani do kontroli merytorycznej powinni umieci symbol klasyfikacji budetowej zgodnie z aktualnie obowizujcym planem wydatków, c/ Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego Urzdu dokonuje wstpnej kontroli wszystkich (wewntrznych i zewntrznych) dokumentów do wypłaty. Kontrola ta polega na zbadaniu celowoci, realnoci i rzetelnoci transakcji zamierzonych i realizowanych. Stwierdza, czy wydatki znajduj pokrycie w planach jednostkowych; przez kontrol umów, zlece, zamówie i innych dowodów powodujcych zobowizania finansowe Urzdu. Jeli dokument nie spełnia powyszych warunków Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego moe odmówi jego realizacji powiadamiajc o tym zainteresowanego kierownika komórki organizacyjnej Urzdu, a w przypadku sprawy wikszej wagi Burmistrza, d/ podstaw dokonania wypłaty stanowi tylko oryginał faktury lub rachunku, e/ po dokonaniu wypłaty, na dowodzie ksigowym stanowicym podstaw do tej operacji (tzn. po wystawieniu polecenia przelewu, wydaniu czeku, wypłacie z kasy lub obcieniu rachunku Urzdu w inny sposób) naley zamieci stempel z nastpujc klauzul: Wypłacono gotówk, czekiem nr... przelewem z dnia... T klauzul podpisuje pracownik dokonujcy w Wydziale Finansowym powyszej operacji finansowej. Klauzul umieszcza si w widocznym miejscu tak, aby nie było moliwoci jej usunicia, np. przez odcicie czci dowodu,

11 f/ po wykonaniu wypłaty wszystkie dokumenty bdce jej podstaw zostaj zaksigowane w Wydziale Finansowym Urzdu. Ksigowanie przebiega sukcesywnie w okresie miesica, co umoliwia biece sporzdzanie zestawie (np. wydruków komputerowych) z wydatków i kosztów działalnoci Urzdu Miasta, a take ocen wielkoci wydatkowanych rodków w stosunku do planu, g/ w stosunku do osób odpowiedzialnych za nieterminowe regulowanie faktur i zobowiza Urzdu zostan wycignite konsekwencje słubowe lub sankcje materialne. 11. Archiwowanie dokumentów ksigowych: a/ wszystkie dowody ksigowe w trybie ich rozliczania otrzymuj w Wydziale Finansowym kolejne numery, pod którymi zapisane s w urzdzeniach ksigowych. b/ dokumenty ju zaksigowane przechowywane s w segregatorach w Wydziale Finansowym Urzdu przez okres 3 lat. Nastpnie protokolarnie przekazywane s do archiwum Urzdu. c/ terminy przechowywania w archiwum Urzdu Miejskiego dokumentów ksigowych s nastpujce: - dowody bdce podstaw wydatków i rozchodów rodków finansowych przez okres 5 lat, - dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody ksigowe i dokumenty przez okres 5 lat, - sprawozdania finansowe bezterminowo, - karty wynagrodze pracowników bd ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostpu do tych informacji, wynikajcy z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak ni 5 lat. KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 1

12 Nazwa: LISTA PŁAC I. Ilo egzemplarzy - 2 II. Przeznaczenie: udokumentowanie wypłaty wynagrodze osobowych oraz wiadcze z ubezpieczenia społecznego. III. Podstawa wystawienia: stawka osobistego zaszeregowania wynikajca z umowy o prac lub zmiany zaszeregowania, listy obecnoci, karty urlopowej, zwolnienia chorobowego, wykazu okrelonej premii, nadgodzin, nagród jubileuszowych itp. IV. Obieg dokumentu: 1. Inspektor prowadzcy sprawy kadrowe Urzdu w terminie do 20 kadego miesica dostarcza do komórki ksigowoci nastpujce dokumenty do sporzdzenia listy płac: - zawiadczenia o czasowej niezdolnoci do pracy celem naliczenia zasiłków z ubezpieczenia społecznego, - wykaz pracowników dla dokonania potrce z tytułu nieusprawiedliwionej nieobecnoci w pracy o ile przypadki takie miały miejsce, - wykaz pracowników dla dokonania potrce z tytułu usprawiedliwionej nieobecnoci urlop bezpłatny, itp. 2. Kierownik Referatu Administracji dostarcza w terminie do 20 kadego miesica inspektorowi Wydziału Finansowego prowadzcemu płace wykaz osobowy z okrelon wysokoci premii miesicznej podległych pracowników, do których ma zastosowanie system premiowy. 3. Listy płac sporzdza inspektor Wydziału Finansowego d/s Płac po otrzymaniu wyej wymienionych dokumentów w takim terminie, aby w dzie poprzedzajcy wypłat, listy sprawdzone pod wzgldem merytorycznym i formalnorachunkowym były dorczone kasjerowi, celem dokonania gotówkowych wypłat wynagrodze. Pracownikom, którzy posiadaj rachunki bankowe, wynagrodzenia s przekazywane w takim terminie, aby w dniu wypłaty znajdowały si na ich kontach osobistych

13 4. Terminem wypłaty jest 28 dzie kadego miesica lub dzie poprzedni, jeeli dzie wypłaty jest wolny od pracy. 5. Komplety listy płac podpisuje: - pracownik, który je sporzdza, - inspektor d/s kadr w zakresie kontroli pkt 1 oraz czy nazwiska naniesione na list płac figuruj w ewidencji pracowników, a wynagrodzenia s zgodne z osobistym zaszeregowaniem, - Naczelnik Wydziału Finansowego w zakresie stwierdzenia prawidłowoci sporzdzonej listy płac, w tym dokonanych potrce, wypłat wiadcze z ubezpieczenia społecznego. 6. Sprawdzone listy płac do wypłaty zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 7. Wynagrodzenia osobowe w Urzdzie prowadzone s w komputerowym systemie kadrowo-płacowym Moduł Płace. Wszystkie dowody płacowe s dowodami elektronicznymi, drukowanymi na urzdzeniach drukujcych. 8. Kopi listy płac - poszczególne paski otrzymuj pracownicy wraz z wynagrodzeniem. 9. Osobie trzeciej oraz członkowi rodziny pracownika wynagrodzenie moe by wypłacone tylko na podstawie własnorcznie podpisanego upowanienia pracownika i uwierzytelnionego przez inspektora d/s kadr. Upowanienie dołcza si do oryginału listy płac po podpisaniu odbioru wynagrodzenia przez osob upowanion. Osoba ta podpisuje si własnym nazwiskiem. 10. W uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika moe by udzielona zaliczka na poczet jego wynagrodzenia nalenego za dany miesic. 11. Po dokonaniu wypłaty Wydział Finansowy dokonuje odpowiednich ksigowa w celu prawidłowego rozliczenia wykorzystanego funduszu płac.

14 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 9 Nazwa: OBCA FAKTURA, RACHUNEK VAT ZA DOKONANE ZAKUPY I. Ilo egzemplarzy: 1 II. Przeznaczenie: udokumentowanie dokonanych zakupów, w tym: materiałów, rodków trwałych i pozostałych rodków trwałych III. Podstawa wystawienia: potwierdzenie dokonania zakupu. IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wpływajcy do Urzdu podlega zarejestrowaniu w dzienniku kancelaryjnym w Referacie Administracji za wyjtkiem zakupów dokonanych za gotówk. 2. W przypadku faktur dotyczcych zakupu materiałów: - podlegajcych ewidencji ilociowo-wartociowej, sporzdza si dowód przyjcia i dołcza go do oryginału faktury, za wyjtkiem zakupów paliwa, - podlegajcych ewidencji ilociowej, przyjcie na stan kartotekowy potwierdza si poprzez umieszczenie stosownego opisu na odwrocie faktury przez właciwe komórki merytoryczne Urzdu, - przeznaczonych do bezporedniego zuycia, faktury sprawdzaj pod wzgldem merytorycznym właciwe komórki Urzdu a pracownicy, którzy je otrzymuj potwierdzaj ich odbiór. 3. W przypadku faktur dotyczcych zakupu: - rodków trwałych, sposób postpowania okrela karta obiegu dokumentu OT, - pozostałych rodków trwałych, faktur pod wzgldem merytorycznym sprawdza właciwa komórka merytoryczna, a uytkownik potwierdza przyjcie pozostałego rodka trwałego do uytkowania. W/w zakupy mog podlega ewidencji: ilociowo-wartociowej lub ilociowej

15 4. Szczegółowe zasady postpowania w zakresie dokumentacji dotyczcej zakupów reguluje Zarzdzenie Burmistrza Miasta w sprawie zasad (polityki) rachunkowoci dla jednostek organizacyjnych gminy Bieru. 5. Wydział Finansowy dokonuje kontroli dokumentu pod wzgldem formalnorachunkowym. 6. Dokument po sprawdzeniu pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym zatwierdza do wypłaty Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 7. Do odbioru faktur VAT s upowanieni pracownicy, którzy: - dokonuj kontroli dokumentów pod wzgldem merytorycznym, - dokonuj zakupów w ramach udzielonej zaliczki, - zostali odrbnie upowanieni do jej odbioru, za wyjtkiem przypadków, w których dostawcy zostali upowanieni do wystawiania faktur bez podpisu odbiorcy.

16 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 10 Nazwa: OBCA FAKTURA, RACHUNEK VAT ZA ROBOTY, USŁUGI I DOSTAWY I. Ilo egzemplarzy: 1 II. Przeznaczenie: udokumentowanie operacji gospodarczych polegajcych na wykonaniu, robót, usług i dostaw. III. Podstawa wystawienia: Protokół odbioru zleconych robót, usług, w przypadku dostaw potwierdzenie odbioru. IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wpływajcy do Urzdu podlega zarejestrowaniu w dzienniku kancelaryjnym w Referacie Administracji. 2. Referat Administracji kieruje go do Wydziału Finansowego. Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego dokonuje dekretacji dokumentu i kieruje go do właciwej komórki Urzdu, celem dokonania sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym. 3. Wydział Finansowy dokonuje kontroli dokumentu pod wzgldem formalnorachunkowym. 4. Dokument po sprawdzeniu pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym zatwierdza do wypłaty Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 5. Do odbioru faktur VAT s upowanieni pracownicy, którzy: - dokonuj kontroli dokumentów pod wzgldem merytorycznym, - zostali odrbnie upowanieni do jej odbioru, za wyjtkiem przypadków, w których dostawcy i usługodawcy zostali upowanieni do wystawiania faktur bez podpisu odbiorcy.

17 Nazwa: KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 6 WNIOSEK O ZALICZK I. Ilo egzemplarzy - 1 II. Przeznaczenie: udokumentowanie wypłaty gotówki z kasy Urzdu III. Podstawa wystawienia: potrzeba dokonania zakupu gotówkowego IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wystawia: Burmistrz, Zastpca Burmistrza, Skarbnik, Sekretarz, wydział, referat, samodzielny inspektor, uzasadniajc precyzyjnie celowo złoenia wniosku. 2. Dokument sprawdza i podpisuje pod wzgldem merytorycznym: - Przewodniczcy Rady Miejskiej, w przypadku, gdy wniosek o zaliczk składa Burmistrz, - Burmistrz w przypadku, gdy wniosek o zaliczk składa Zastpca Burmistrza, - Burmistrz lub Zastpca Burmistrza w przypadku, gdy wnioski o zaliczk składaj Skarbnik, Sekretarz, naczelnicy, kierownicy i pracownicy na samodzielnych stanowiskach, - naczelnicy i kierownicy w przypadku, gdy wnioski składaj pracownicy im podlegli, - w przypadku, gdy wnioski o zaliczk składaj pracownicy Referatu Administracji, Biura Obsługi Rady Miejskiej i Burmistrza lub Zespołu Informatyków, sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym moe dokona Sekretarz 3. Dokument zatwierdza do wypłaty Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 4. Dokument po wypłacie gotówki z kasy pozostaje w ksigowoci, gdzie dokonuje si odpowiednich ksigowa. 5. Zaliczka winna by rozliczana w terminie do 7 dni od daty jej podpisania, z wyjtkiem zaliczek stałych. 6. W uzasadnionych przypadkach na prob wnioskodawcy termin rozliczenia zaliczki moe by przedłuony. 7. W przypadkach szczególnych na uzasadniony wniosek, pracownikowi moe by przyznana zaliczka stała na dany rok budetowy.

18 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 7 Nazwa: ROZLICZENIE ZALICZKI I Ilo egzemplarzy - 1 II. Przeznaczenie: rozliczenie pracownika z pobranej zaliczki z kasy Urzdu III. Podstawa wystawienia: rachunki za dokonane zakupy IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument sporzdza pracownik, który pobrał zaliczk, w terminie 7 dni od daty jej pobrania, z wyjtkiem osób, którym ustalono zaliczk stał, podlegajc całkowitemu rozliczeniu na dzie 31 grudnia, lub którym został przedłuony termin jej rozliczenia. 2. Dokument pod wzgldem merytorycznym sprawdza: - Przewodniczcy Rady Miejskiej, gdy rozliczenia zaliczki dokonuje Burmistrz, - Burmistrz, gdy rozliczenia zaliczki dokonuje Zastpca Burmistrza, - Burmistrz lub Zastpca Burmistrza w przypadku, gdy rozliczenia zaliczki dokonuj Skarbnik, Sekretarz, naczelnicy, kierownicy i pracownicy na samodzielnych stanowiskach, - naczelnicy i kierownicy w przypadku, gdy rozliczenia zaliczki dokonuj pracownicy im podlegli, - Sekretarz, w przypadku gdy rozliczenia zaliczki dokonuj pracownicy Referatu Administracji, Biura Obsługi Rady Miejskiej i Burmistrza oraz Zespołu Informatyków. 3. Dokument pod wzgldem formalno-rachunkowym sprawdza pracownik Wydziału Finansowego. 4. Sprawdzony dokument zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza.

19 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 3 Nazwa: POLECENIE WYJAZDU SŁUBOWEGO w kraju i za granic I. Ilo egzemplarzy - 1 II. Przeznaczenie: udokumentowanie wykonania polecenia polegajcego na wiadczeniu pracy poza siedzib Urzdu i rozliczenia kosztów podróy słubowej. III. Podstawa wystawienia: potrzeba wykonania prac poza siedzib Urzdu. IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wystawia komórka d/s kadr. 2. Potrzeb celowo wyjazdu słubowego okrela oraz zatwierdza: - w przypadku Burmistrza, Przewodniczcy Rady Miejskiej, - w przypadku Zastpcy Burmistrza, Skarbnika Miasta i Sekretarza, Burmistrz, - w przypadku pracowników na samodzielnych stanowiskach, Burmistrz lub Zastpca Burmistrza, a w czasie ich nieobecnoci w ramach upowanienia Sekretarz, - w przypadku pozostałych pracowników potrzeb celowo wyjazdu okrela kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony. Parafuje On dokument, który nastpnie zatwierdza Burmistrz lub Zastpca Burmistrza, a w czasie ich nieobecnoci w ramach upowanienia Sekretarz, - w przypadku radnych, Przewodniczcy Rady lub Zastpca Przewodniczcego. 3. Naley preferowa najtaszy rodek lokomocji, o ile inne wzgldy nie przemawiaj za zastosowaniem szybszego rodka. Na uywanie samochodu prywatnego do celów słubowych na wniosek pracownika zgod wyraa Burmistrz lub Zastpca Burmistrza, a w czasie ich nieobecnoci w ramach upowanienia Sekretarz.

20 Pracownik jest obowizany udokumentowa wykonanie polecenia słubowego uzyskujc potwierdzenie lub w przypadku braku moliwoci potwierdzenia wyjazdu, pracownik wpisuje w dokumencie zakres wiadczonych prac w formie owiadczenia. 5. Polecenie wyjazdu słubowego naley rozliczy w terminie 7 dni od daty wykonania polecenia. 6. Dokument podlega sprawdzeniu: pod wzgldem merytorycznym przez delegujcego pracownika, pod wzgldem formalno-rachunkowym przez pracownika Wydziału Finansowego. 7. Polecenie wyjazdu słubowego podlega odrejestrowaniu przez wystawiajcego czyli komórk d/s kadr. 8. Po sprawdzeniu dokumentu pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym do wypłaty zatwierdza go Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza.

21 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 13 Nazwa: UMOWA O PRAC ZLECON I RACHUNEK ZA WYKONANIE TYCH PRAC I. Ilo egzemplarzy - 3 II. Przeznaczenie: podstawa wypłacenia umownego wynagrodzenia za prace okrelone w umowie. III. Podstawa wystawienia: zezwolenie kierownika komórki organizacyjnej urzdu na wykonanie okrelonych prac, zwizanych z realizacj planowanych wydatków budetowych. IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wystawia zainteresowana komórka według zasad okrelonych w kodeksie cywilnym, okrelajc szczegółowo przedmiot umowy i termin wykonania. 2. Po podpisaniu umowy podlega ona zarejestrowaniu w ewidencji umów prowadzonych przez komórk organizacyjn. 3. Umowa wraz z rachunkiem wystawionym przez zleceniobiorc oraz z kalkulacj o ile taka była wymagana przekazywana jest do ksigowoci. 4. Po potwierdzeniu wykonania zleconych prac przez kierownika komórki zlecajcej oraz sprawdzeniu pod wzgldem formalno-rachunkowym przez Wydział Finansowy dokument do wypłaty zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza.

22 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 2 Nazwa: LISTA PŁAC D Wypłata pozostałych wiadcze pieninych I. Ilo egzemplarzy: 1 II. Przeznaczenie: udokumentowanie wypłaty wiadcze, w tym: - ekwiwalentów wynikajcych z przepisów BHP, - nagród pieninych, - prowizji, - diet, - dofinansowania studiów, - stypendiów, - wiadcze z ZFS. III. Podstawa wystawienia: nalene w/w wiadczenia wynikajce z odrbnych przepisów. IV Obieg dokumentu: 1. List wystawia si w jednym egzemplarzu. Dokument sprawdza: - pod wzgldem merytorycznym pracownik odpowiedzialny za naliczenie wiadczenia, a w przypadku przyznania nagrody Burmistrz oraz właciwy dysponent rodków budetowych, - pod wzgldem formalno-rachunkowym, pracownik Wydziału Finansowego. 2. Dokument po sprawdzeniu pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym zatwierdza do wypłaty Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza.

23 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 8 Nazwa: KASOWY - RAPORT KSIGOWY I. Ilo egzemplarzy: 1 II. Przeznaczenie: udokumentowanie przychodowych i rozchodowych dowodów kasowych. III. Podstawa wystawienia: kasowy raport ksigowy sporzdza si w oparciu o dowody kasowe dotyczce wpłat i wypłat gotówkowych dokonanych w danym dniu, w kolejnoci ich realizacji. W przypadkach gdy ilo wpłat i wypłat w poszczególnych dniach jest niewielka, kasowe raporty ksigowe mog obejmowa okresy kilkudniowe. IV. Obieg dokumentu: 1. Kasowe raporty ksigowe sporzdza kasjer oddzielnie dla przychodowych i rozchodowych dowodów kasowych. Raporty ksigowe sporzdzane s w jednym egzemplarzu i przekazywane do ksigowoci budetowej. 2. Kasa Urzdu jest prowadzona w komputerowym Systemie Kosztowo-Finansowym Moduł Kasa. Wszystkie dowody kasowe s dowodami elektronicznymi, drukowanymi na urzdzeniach drukujcych. 3. Szczegółowe zasady dotyczce dokumentacji kasowej reguluje Zarzdzenie Burmistrza w sprawie instrukcji dotyczcej gospodarki kasowej.

24 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 19 Nazwa: ZMIANA MIEJSCA UYTKOWANIA RODKA TRWAŁEGO (MT) I POZOSTAŁEGO RODKA TRWAŁEGO (MN) I. Ilo egzemplarzy: 4 II. Przeznaczenie: udokumentowanie przeniesienia rodka trwałego, pozostałego rodka trwałego, w zwizku ze zmian miejsca jego uytkowania. III. Podstawa wystawienia: decyzja o przeniesieniu zmiana miejsca uytkowania. IV. Obieg dokumentu: 1. W przypadku zmiany uytkowania rodka trwałego, pozostałego rodka trwałego, właciwa komórka merytoryczna sporzdza dowód MT, MN na wniosek jednej z komórek (przekazujcej lub przyjmujcej) niezwłocznie po zgłoszeniu wniosku. 2. Oryginał dowodu MT, MN przekazywany jest do Wydziału Finansowego: - pierwsza kopia dla komórki otrzymujcej, - druga kopia dla komórki przekazujcej, - trzecia kopia dla Wydziału Gospodarki Komunalnej w przypadku zmiany miejsca uytkowania rodka trwałego, a w przypadku zmiany miejsca uytkowania pozostałego rodka trwałego odpowiednio: dla Wydziału Gospodarki Komunalnej, Referatu Administracji, Referatu Sportu, Stray Miejskiej. 3. Sprawdzony dokument pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza.

25 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 20 Nazwa: LIKWIDACJA RODKA TRWAŁ EGO (LT), POZOSTAŁ EGO RODKA TRWAŁ EGO (LN) I. Ilo egzemplarzy: 3 II. Przeznaczenie: udokumentowanie fizycznej likwidacji rodka trwałego, pozostałego rodka trwałego.. III. Podstawa wystawienia: protokół komisji likwidacyjnej o całkowitym zuyciu, zniszczeniu, rodka trwałego, pozostałego rodka trwałego.. IV. Obieg dokumentu: 1. Dowód likwidacji rodka trwałego, pozostałego rodka trwałego sporzdza właciwa komórka merytoryczna Urzdu w oparciu o zatwierdzony przez Burmistrza lub Zastpc Burmistrza protokół Komisji Likwidacyjnej. 2. Sprawdzony dokument pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 3. Oryginał dowodu LT/LN wraz z protokołem Komisji Likwidacyjnej oraz pierwsz kopi, właciwa komórka merytoryczna Urzdu przekazuje niezwłocznie do Wydziału Finansowego, drug kopi w przypadku likwidacji rodka trwałego dla Wydziału Gospodarki Komunalnej, w przypadku likwidacji pozostałego rodka trwałego odpowiednio: dla Wydziału Gospodarki Komunalnej, Referatu Administracji, Referatu Sportu, Stray Miejskiej celem dokonania zmian w ewidencji mienia komunalnego.

26 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 18 Nazwa: PT PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA PRZEJCIA RODKA TRWAŁ EGO I. Ilo egzemplarzy: 4 II. Przeznaczenie: udokumentowanie przekazania przejcia rodka trwałego III. Podstawa wystawienia: - decyzja o przekazaniu rodka trwałego jednostkom organizacyjnym gminy lub innym podmiotom, - decyzja o przekazaniu rodka trwałego Urzdowi Miejskiemu w Bieruniu. IV. Obieg dokumentu: 1. W przypadku przekazania rodków trwałych podmiotom nie bdcych jednostkami organizacyjnymi gminy dowód PT sporzdza właciwa komórka merytoryczna Urzdu, na podstawie decyzji Burmistrza Miasta niezwłocznie po jej podjciu. 2. rodki trwałe uzyskane w wyniku prowadzonych inwestycji ze rodków budetowych dla jednostek organizacyjnych gminy, przekazuje do eksploatacji Wydział Inwestycji i Remontów Sporzdza dowód OT wraz z protokołem kocowego odbioru i równolegle dowód PT, do sporzdzenia którego maj zastosowanie wszystkie rygory wymagane przy wystawianiu dowodu OT. Zgodnie z obowizujcymi przepisami, po rozliczeniu nakładów inwestycyjnych, przekazanie inwestycji gminnych do jednostek organizacyjnych gminy nastpuje z jednostki Urzdu Miejskiego.

27 Sprawdzony dokument pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 4. Oryginał dowodu PT przekazywany jest do otrzymujcego rodek trwały: - pierwsza i druga kopia dla Wydziału Finansowego, - trzecia kopia dla Wydziału Gospodarki Komunalnej celem dokonania zmian w ewidencji mienia komunalnego. 5. W przypadku przekazania rodka trwałego Urzdowi Miejskiemu, oryginał dowodu PT oraz pierwsz kopi otrzymuje Wydział Finansowy, drug kopi otrzymuje uytkownik, trzeci kopi otrzymuje Wydział Gospodarki Komunalnej, celem dokonania zmian w ewidencji mienia komunalnego.

28 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 17 Nazwa: PRZYJCIE RODKA TRWAŁ EGO OT I. Ilo egzemplarzy: 4 II. Przeznaczenie: przyjcie rodka trwałego do ewidencji III. Podstawa wystawienia: faktura, protokół odbioru kocowego przekazania do uytku inwestycji lub zakupionego rodka trwałego, akt notarialny IV. Obieg dokumentu: 1. Dowód OT dla rodków trwałych powstałych w wyniku inwestycji i robót budowlano-montaowych, w tym równie zakupu gruntów, sporzdza Wydział Inwestycji i Remontów w terminie nie dłuszym ni 6 tygodni od daty komisyjnego przekazania rodka trwałego do eksploatacji. Termin ten nie ma zastosowania do inwestycji oddawanych po dniu 16 listopada, które naley przekaza do uytkowania do dnia 31 grudnia. 2. W przypadku zakupu rodków trwałych: - dla jednostki - Urzdu Miejskiego dowód OT sporzdza właciwa merytoryczna komórka Urzdu, która dokonuje komisyjnego odbioru oraz niezwłocznego przekazania na majtek zakupionego rodka trwałego, - dla jednostek organizacyjnych gminy dowód OT sporzdza Wydział Inwestycji i Remontów. 3. Dowód OT naley wypełni zgodnie z brzmieniem poszczególnych jego rubryk, tj. z podaniem jego nazwy, grupy rodzajowej, wartoci i granic poszczególnych składników obiektów otrzymanych w wyniku inwestycji lub zakupu.

29 Sprawdzony dokument pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 5. Oryginał dowodu OT wraz z protokołem komisyjnego kocowego odbioru oraz pierwsza kopia przekazywane s do Wydziału Finansowego, druga kopia dla Wydziału Gospodarki Komunalnej, trzecia kopia dla wydziału wystawiajcego dowód OT. 6. Ewidencj rodków trwałych w oparciu o ksigi inwentarzowe w układzie narastajcym, prowadzi Wydział Gospodarki Komunalnej odpowiedzialny za mienie komunalne. 7. Ewidencja ta podlega okresowym uzgodnieniom z Wydziałem Finansowym.

30 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 15 Nazwa: PRZYJCIE MATERIAŁ U P MAGAZYN PRZYJMIE I. Ilo egzemplarzy: 2 II. Przeznaczenie: udokumentowanie przyjcia materiału z zewntrz. III. Podstawa wystawienia: zamówienie własne, dowód dostawy, odbiór materiałów, w tym z odzysku, faktura. IV. Obieg dokumentu: 1. Dowód P wystawia właciwy Wydział, Referat odpowiedzialny za gospodark materiałami, dokonujc wpisu na kartotece ilociowo-wartociowej. 2. Dokument zatwierdza Naczelnik Wydziału lub Kierownik Referatu. 3. Oryginał dowodu P łcznie z faktur otrzymuje Wydział Finansowy, kopia pozostaje we właciwym wydziale lub referacie. 4. Wydział Finansowy dokonuje sprawdzenia pod wzgldem formalno-rachunkowym dokumentu, dokonuje ewidencji ksigowej materiałów podlegajcych ewidencji ilociowo-wartociowej.

31 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 16 Nazwa: ROZCHÓD MATERIAŁ U W MAGAZYN WYDA I. Ilo egzemplarzy: 2 II. Przeznaczenie: udokumentowanie rozchodu materiałów podlegajcych ewidencji ilociowo-wartociowej. III. Podstawa wystawienia: Zgłoszone zapotrzebowanie przez Naczelnika Wydziału, Kierownika Referatu, Samodzielnego Inspektora. IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument rozchodu sporzdza właciwa komórka merytoryczna Urzdu, odpowiedzialna za stan materiałów podlegajcych ewidencji ilociowowartociowej, dokonuje wydania materiałów i rozchodów w kartotece, na podstawie zatwierdzonego dowodu W Magazyn Wyda przez Naczelnika Wydziału, Kierownika Referatu lub Samodzielnego Inspektora. 2. Po dokonaniu sprawdzenia pod wzgldem formalno-rachunkowym dokument zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 3. Oryginał dowodu W jest przekazywany do Wydziału Finansowego, który dokonuje rozchodu wydanych materiałów w ksigowej ewidencji ilociowowartociowej.

32 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 11 Nazwa: FAKTURA WŁ ASNA I. Ilo egzemplarzy: 3 II. Przeznaczenie: udokumentowanie sprzeday, refakturowanie wyłoonych kosztów za wykonanie robót i usług. III. Podstawa wystawienia: protokół odbioru, faktura ródłowa, umowa, dokonanie sprzeday IV. Obieg dokumentu: 1. Faktur wystawia właciwa komórka merytoryczna Urzdu lub upowaniony na podstawie zawartej umowy podmiot realizujcy zadania gminy. 2. Dokument wystawia si niezwłocznie po stwierdzeniu dokonania sprzeday, odsprzeday lub okolicznoci powodujcej konieczno wystawienia faktury. 3. Dokument (wystawiony w Urzdzie) po sprawdzeniu pod wzgldem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym podpisuje Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 4. Oryginał dokumentu otrzymuje adresat, pierwsz kopi Wydział Finansowy, drug kopi właciwy wydział lub referat.

33 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 12 Nazwa: NOTA KSIGOWA I. Ilo egzemplarzy: 3 II. Przeznaczenie: dokument słuy do obciania poniesionych kosztów, korygowania uprzednio wystawionych dokumentów dotyczcych zaszłoci gospodarczych, naliczania kar wynikajcych z umów. III. Podstawa wystawienia: zaszłoci gospodarcze wymagajce urealnienia rozlicze z odbiorcami, dostawcami lub pracownikami. Dotyczy przypadków gdzie nie maj zastosowania przepisy ustawy o podatku od towarów i usług i podatku akcyzowym (VAT). IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wystawia Wydział Finansowy na wniosek wydziału lub referatu. 2. Dokument wystawia si w terminie do siedmiu dni od daty stwierdzenia okolicznoci powodujcej konieczno wystawienia noty ksigowej oraz bieco w odniesieniu do pozostałych przypadków. 3. Dokument po sprawdzeniu pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym podpisuje Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 4. Oryginał dokumentu otrzymuje adresat, pierwsz kopi Wydział Finansowy, drug kopi właciwy wydział lub referat.

34 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 5 Nazwa: KARTA ZUYCIA PALIWA I OLEJU I. Ilo egzemplarzy: 2 II. Przeznaczenie: udokumentowanie zuycia paliwa i oleju w samochodach słubowych Urzdu. III. Podstawa wystawienia: karty drogowe zakup paliwa, przebieg kilometrów w danym miesicu. IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wystawiaj kierowcy. 2. Dokument pod wzgldem merytorycznym w przypadku kierowców Stray Miejskiej sprawdza Komendant Stray Miejskiej, w przypadku kierowcy Urzdu Miejskiego Kierownik Referatu Administracji, w przypadku Burmistrza Miasta Przewodniczcy Rady Miejskiej. 3. Wydział Finansowy dokonuje sprawdzenia pod wzgldem formalnorachunkowym oraz dokonuje wyceny paliwa. 4. Po dokonaniu sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym oraz pod wzgldem formalno-rachunkowym, dokument zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza. 5. Oryginał dowodu otrzymuje Wydział Finansowy, który dokonuje rozchodu w ksigowej ewidencji ilociowo-wartociowej, kopia pozostaje w Referacie Administracji lub Stray Miejskiej.

35 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 4 Nazwa: OWIADCZENIE o korzystanie z pojazdu nie bdcego własnoci pracodawcy do celów słubowych I. Ilo egzemplarzy: 1 II. Przeznaczenie: udokumentowanie wypłaty przyznanego ryczałtu pieninego na przejazdy lokalne za dany miesic. III. Podstawa wystawienia: umowa o przyznanie ryczałtu, IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wystawia pracownik, któremu został przyznany ryczałt pieniny na przejazdy lokalne. 2. Dokument sprawdza pod wzgldem merytorycznym: - Burmistrz lub Zastpca Burmistrza lub Sekretarz w przypadku, gdy ryczałt rozliczaj naczelnicy, kierownicy lub pracownicy na samodzielnych stanowiskach, - naczelnicy i kierownicy w przypadku, gdy ryczałt rozliczaj pracownicy im podlegli oraz we wszystkich przypadkach komórka d/s kadr. 3. Dokument pod wzgldem formalno-rachunkowym sprawdza pracownik Wydziału Finansowego. 4. Sprawdzony dokument pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym do wypłaty zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza.

36 KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 14 Nazwa: POLECENIE KSIGOWANIA PK I. Ilo egzemplarzy: 1 II. Przeznaczenie: dokument słuy do wprowadzenia do ewidencji ksigowej zdarze gospodarczych dokumentowanych na dowodach, które nie s wykazane w załczniku nr 1 do instrukcji i obiegu dokumentów ksigowych w Urzdzie Miejskim w Bieruniu. III. Podstawa wystawienia: udokumentowanie operacji wewntrz jednostki, w tym midzy innymi: - dokonywanie ksigowa zwizanych z obowizujc sprawozdawczoci, - dokonywanie przypisów, odpisów, przeksigowa, - dokonywanie ksigowa zbiorczych na podstawie zbioru dowodów ródłowych, - zastpcze dokumentowanie operacji do czasu otrzymania dowodu ródłowego, - rozliczenie ujtych ju zapisów ksigowych według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. IV. Obieg dokumentu: 1. Dokument wystawia Wydział Finansowy, w zwizku z koniecznoci dokonania ewidencji ksigowej zdarze wymienionych w pkt. III. 2. Dokument bdcy podstaw wystawienia Polecenia Ksigowania uprzednio podlega sprawdzeniu pod wzgldem merytorycznym oraz formalnorachunkowym. 3. Dokument zatwierdza Skarbnik lub Naczelnik Wydziału Finansowego i Burmistrz lub Zastpca Burmistrza.

37 Załcznik Nr 1 do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów ksigowych w Urzdzie Miejskim w Bieruniu WYKAZ I KARTY OBIEGU PODSTAWOWYCH DOKUMENTÓW KSIGOWYCH Lp. Nazwa dokumentu Numer karty Lista płac 1 2. Lista płac D Wypłata pozostałych wiadcze pieninych 2 3. Polecenie wyjazdu słubowego w kraju i za granic 3 4. Owiadczenie o korzystanie z pojazdu nie bdcego własnoci pracodawcy do celów słubowych 4 5. Karta zuycia paliwa i oleju 5 6. Wniosek o zaliczk 6 7. Rozliczenie zaliczki 7 8. Kasowy Raport ksigowy 8 9. Obca faktura, rachunek VAT za dokonane zakupy Obca faktura, rachunek VAT za roboty, usługi i dostawy Faktura własna Nota ksigowa Umowa o prac zlecon i rachunek za wykonanie tych prac Polecenie ksigowania PK Przyjcie materiału P Magazyn przyjmie Rozchód materiału W Magazyn wyda Przyjcie rodka trwałego OT Protokół przekazania przejcia rodka trwałego PT Zmiana miejsca uytkowania rodka trwałego (MT) i pozostałego rodka trwałego (MN) Likwidacja rodka trwałego (LT), pozostałego rodka trwałego (LN) 20

38 Załcznik Nr 2 do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów ksigowych w Urzdzie Miejskim w Bieruniu WYKAZ osób odpowiedzialnych za dokonanie sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym dokumentów ksigowych Lp. Nazwa komórki organizacyjnej Symbol akt Imi i nazwisko Stanowisko Podpis Zmiany Uwagi Referat Administracji ADM mgr Urszula Graca Kierownik 2. Referat Ochrony rodowiska, Rolnictwa i Lenictwa ORL mgr in. Grzegorz Plewniok Kierownik 3. Zespół Informatyków ZI in. Grzegorz Długajczyk Główny Specjalista 4. Stra Miejska SM Marian Wala Komendant Jacek Litawski Zastpca Komendanta 5. Wydział Gospodarki Komunalnej 6. Wydział Inwestycji Miejskich i Remontów 7. Wydział Ładu Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomociami GK IMiR GPN mgr in. Jan Stocki Naczelnik in. Grayna Kozieł Zastpca Naczelnika mgr in. Urszula Krause- Michułka Naczelnik mgr in. Krystyna Janota Zastpca Naczelnika in. Krystyna Trzoska Naczelnik in. Ewa Drobczyska Zastpca Naczelnika 8. Wydział Finansowy FN Krystyna Stchły Naczelnik 9. Referat Sportu i Rekreacji SR mgr Adam Duczmal Główny Specjalista 10. Biuro Obsługi Rady Miejskiej i Burmistrza 11. Wydział Spraw Obywatelskich Urzd Stanu Cywilnego BORMi B SO USC Elbieta Dukat Inspektor Janina Berger Inspektor Agnieszka Adamczyk Naczelnik

39 Kadry K Krystyna Noras Główny Specjalista 13. Referat Zamówie Publicznych ZP mgr Katarzyna Plewniok Kierownik d/s Zamówie Publicznych S mgr Jerzy Stok Sekretarz PM mgr in. Julia Guciora Inspektor d/s Promocji ZK Janusz Sałata Inspektor d/s OC Pełnomocnik d/s Ochrony Informacji Niejawnych