I. Część ogólna. Przedmiot zamówienia: Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Wdrożenie założeń strategii promocyjno - informacyjnej dla projektu Rozwój systemu zarzadzania transportem publicznym w Krakowie, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013, Działanie 8.3 - Rozwój inteligentnych systemów transportowych". Obszar działania: Kampania zaprojektowana jest lokalnie, dla terenu Miasta Krakowa. Grupa docelowa: Mieszkańcy Krakowa na co dzień podróżujący komunikacją miejską. Krakowianie na co dzień poruszający się samochodem. Turyści i mieszkańcy Krakowa poruszający się w ścisłym centrum Krakowa w strefie ograniczonego ruchu (strefie B) Cel kampanii: Celem kampanii jest przekazanie jak największej liczbie mieszkańców Krakowa kompleksowej informacji o realizacji przez Gminę Miejską Kraków projektu Rozwój systemu zarządzania transportem publicznym w Krakowie, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 8.3 Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 (POIiŚ), wdrożeniu i rozwoju w mieście inteligentnych systemów transportowych, o korzyściach wynikających z realizacji projektu w obszarze ochrony środowiska oraz wpływie na poprawę życia Krakowian. Kampania ma ukazać Kraków jako miasto, które rozwija się w sposób zharmonizowany, z podkreśleniem nacisku, jaki władze miasta kładą na rozwój komunikacji miejskiej, zrównoważony transport oraz ograniczenie ruchu samochodowego w ścisłym centrum. Opis przedsięwzięcia: Kampania polega na przeprowadzeniu działań informacyjno-promocyjnych w zakresie realizacji projektu pn. Rozwój systemu zarzadzania transportem publicznym w Krakowie, współfinansowanego ze środków unijnych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Projekt jest elementem działań zmierzających do poprawy jakości usług oferowanych przez komunikację zbiorową na terenie Miasta Krakowa. Wpisuje się on w Politykę Transportową Miasta Krakowa, której elementem jest ograniczenie ruchu samochodowego w ścisłym centrum miasta. 1
Działania te będą prowadzone za pomocą różnorakich dostępnych form marketingu i reklamy takich jak: informacje prasowe (rynek prasy lokalnej płatnej i bezpłatnej) ulotki informacyjne outdoor reklama zewnętrzna wykonanie materiałów promocyjnych projektu produkcja spotów telewizyjnych e-mail marketing oraz PPC Istotne wytyczne dla przygotowania i realizacji projektu: Całość przygotowanych materiałów informacyjno-promocyjnych ma korelować ze sobą. Przekaz marketingowy wszystkich wybranych form reklamowych ma być spójny, jednoznacznie utożsamiany z promowanym produktem. Promocja projektu wiązać się będzie z wypełnieniem obowiązkowych elementów wskazanych w procedurach. Kampania informacyjno-promocyjna dotycząca promocji źródeł dofinansowania projektu będzie prowadzona zgodnie z wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji dla okresu programowania 2007-2013, tj. z Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR. Promocja projektu będzie prowadzona zgodnie z obowiązującymi Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Promocja projektu musi być spójna z treścią wniosku aplikacyjnego dla projektu Rozwój systemu zarzadzania transportem publicznym w Krakowie. Celem działań informacyjnych będzie zwiększenie świadomości społecznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w realizowanym projekcie. Materiały promocyjne oraz korespondencja oznaczona zostanie informacją tekstową i graficzną o współfinansowaniu projektu ze środków Funduszu Spójności w ramach działania 8.3 Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Wszystkie formy graficzne winny zawierać logotyp projektu, będący w posiadaniu Zamawiającego. II. Część szczegółowa. 1. Charakterystyka przedmiotu zamówienia: Zamawiający przewiduje, że na przeprowadzenie kampanii promocyjno-informacyjnej projektu Rozwój systemu zarzadzania transportem publicznym w Krakowie składać się będą następujące elementy: 1. Przygotowanie wraz z przekazaniem autorskich praw majątkowych layoutu form reklamowych wyszczególnionych w cz. III. Ostateczne wersje projektów będą musiały zostać dostosowane do wymogów manuala Gminy Miejskiej Kraków, stanowiących Załącznik do 2
Zarządzenia Prezydenta Miasta Krakowa nr 610/2012 z dnia 09 marca 2012 r. w sprawie stosowania jednolitej linii graficznej Miasta Krakowa przez komórki organizacyjne UMK i miejskie jednostki organizacyjne. Wszystkie materiały powinny być opatrzone odpowiednimi logotypami funduszy europejskich oraz logotypami dostarczonymi przez zamawiającego z uwzględnieniem logotypu projektu. 2. Przygotowanie kampanii promocyjno informacyjnej, po uprzednich konsultacjach z Zamawiającym wraz z opracowaniem szczegółowego harmonogramu działań marketingowych w oparciu o dane wyjściowe i ramy czasowe wcześniej przekazane przez Zamawiającego. 3. Wdrożenie i przeprowadzenie kampanii promocyjno-informacyjnej projektu Rozwój systemu zarzadzania transportem publicznym w Krakowie, zgodnie z uzgodnioną i zatwierdzoną strategią oraz harmonogramem, przy wykorzystaniu form promocji i reklamy wymienionych w pkt. 1 i 2. W ramach uzgodnień, w trakcie realizacji kampanii, przewidziano ze względu na stan zaawansowania realizacji projektu możliwość zmiany treści i formy materiałów promocyjnych, strategii i harmonogramu oraz obowiązkowe ich uzgadnianie z Zamawiającym przed ostatecznym oddaniem do druku, publikacji czy montażu itp. We wszystkich materiałach powinny znaleźć się motywy nawiązujące do charakteru realizowanego projektu. 2. Oferta powinna zawierać: 1. Przykłady form i rozwiązań graficznych wyszczególnionych w części III. 2. Projekt strategii - podlegający ocenie komisji przetargowej (dokument w formie drukowanej, zawierający najważniejsze elementy strategii, m.in. grupę docelową, uzasadnienie doboru narzędzi marketingowych oraz mediaplan uwzględniający ramy czasowe projektu przedstawione przez Zamawiającego w formie harmonogramu. 3. Cennik podlegający ocenie komisji, zawierający ceny jednostkowe netto/brutto oraz całościową cenę realizacji usługi netto oraz brutto, utworzony w oparciu o uszczegółowienie narzędzi promocji (pkt. III tab. 1) III. Uszczegółowienie narzędzi marketingowych: (a: Narzędzia promocji, b: Charakterystyka, c: Przykład, d: Minimalna ilość, e: Termin realizacji, f: Cena jednostkowa). 1.: a: Projekt layoutu: dwóch ulotek, formatu A4 składanej na trzy Citylight (1,2 x 1,8) Reklamy prasowej. Reklamy w czterech mutacjach rozmiarowych o wielkości do 1 kolumny Projekt grafiki do newslettera e-mail. b: Wykorzystanie logotypu projektu oraz uwzględnienie wytycznych określonych w OPZ II. część szczegółowa pkt. 1 ppkt.1 c: nie dotyczy 3
d: nie dotyczy e: Termin realizacji: Dwa tygodnie od podpisania umowy z Zamawiającym, z wyłączeniem projektu jednej z ulotek opracowanej w IV kwartale 2013. f: Cena jednostkowa: Suma: 2.: a: Reklama prasowa b: Przygotowanie i publikacja reklamy prasowej na połowie strony redakcyjnej (od 1 do 4) płatnej gazety codziennej ukazującej się na terenie Krakowa oraz publikującej informacje na temat Krakowa o nakładzie minimalnym 20 tys. sztuk dziennie. c: Reklama z wykorzystaniem layoutu i logotypów. d: 12 publikacji e: Termin publikacji wskazany przez Zamawiającego. Przynajmniej cztery wydania reklamy w piątek. f: Cena za przygotowanie reklamy: Cena za publikację: 3.: a: Ulotki informacyjne b: 2 rodzaje Ulotek (typ a i b) format A4 składanych do formatu DL, gramatura papieru: kreda, 135 250 g/m 2 wraz z bezpośrednim kolportażem wśród Krakowian w 10 wybranych przez Zamawiającego lokalizacjach. Ulotka typu a opracowana na początku kampanii, informująca o zakresie projektu i otrzymanym dofinansowaniu. Ulotka typu b opracowana w IV kwartale 2013, prezentująca dodatkowo w formie graficznej i tekstowej zrealizowane prace. Ulotki powinny poza opisem projektu i obowiązującymi logotypami zawierać aktualną mapkę komunikacji miejskiej w Krakowie. c: Ulotka składana na trzy części. Druk dwustronny kolorowy. Tekst plus zdjęcia z wykorzystaniem layoutu i logotypów. d: 20 tys. sztuk. (po 10 tyś. szt. każdego rodzaju) e: Termin dystrybucji ulotek wskazany przez Zamawiającego. f: Cena jednostkowa: składu i druku ulotki przy założeniu wskazanej ilości tj. cena za 1 sztukę, cena za całość zamówienia. 4.: a: Outdoor b: Reklama na przystankach krakowskiej komunikacji miejskiej w formacie citylight. Lokalizacja do wcześniejszego zaakceptowania przez Zamawiającego. c: Reklama informująca o realizacji projektu i dofinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 z wykorzystaniem zdjęć i logotypów. d: 40 sztuk (czas ekspozycji minimum 31 dni). e: Termin startu kampanii wskazany przez Zamawiającego. f: Cena za projekt i druk reklamy, cena ekspozycji. 5.: a: Materiały promocyjne 4
b: Przygotowanie, zakup i dostarczenie dwunastu rodzajów gadżetów reklamowych. c: Na każdym z gadżetów winny pojawić się logotypy i fragmenty layoutu zaakceptowane przez Zamawiającego. d: 4302. sztuki, w tym przynajmniej 400 sztuk pendrive o pojemności min. 8 gb, 300 sztuk kalendarzy ściennych trójdzielnych na rok 2014, 100 sztuk kalendarzy książkowych formatu A4 z wdrukowaną mapą komunikacji miejskiej w Krakowie (7 dni na dwóch stronach) na rok 2013, 100 sztuk kalendarzy książkowych formatu A4 z wdrukowaną mapą komunikacji miejskiej w Krakowie (7 dni na dwóch stronach) na rok 2014, 100 sztuk kalendarzy książkowych formatu A4 z wdrukowaną mapą komunikacji miejskiej w Krakowie (1 dzień na stronie) na rok 2014, 500 sztuk długopisów, 500 sztuk notesów formatu A5 (ilość kartek min. 100), 1000 tekturowych teczek ofertowych formatu A4, 300 koszulek typu t-shirt (unisex) w rozmiarach od S do XL, 200 sztuk kubków, 100 sztuk parasolek, 2 składane reklamy typu roll up, 700 naklejek samoprzylepnych formatu 70 x 50 mm, drukowanych na folii i odpornych na działanie warunków atmosferycznych informujących o dofinansowaniu ze środków UE, zgodne ze wzorem określonym w Zasadach promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Każdy rodzaj proponowanego gadżetu reklamowego powinien zostać przedstawiony w min. 4 rodzajach do wyboru Zamawiającego. e: opracowanie harmonogramu dystrybucji gadżetów w punktach często odwiedzanych przez dedykowane grupy docelowe jak również przy okazji wydarzeń promujących zrównoważony rozwój w tym transport. f: Termin dostarczenia gadżetów wskazany przez Zamawiającego. g: Cena jednostkowa każdego z typów gadżetów. 6.: a: Spoty telewizyjne b: Wyprodukowanie i przekazanie praw autorskich (okres: bezterminowo) do dwóch spotów telewizyjnych (długość każdego z nich: 30 sekund). c: Reklama w formie dwóch spójnych spotów telewizyjnych, promujących rozwój inteligentnych systemów transportowych w Krakowie i dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Spoty powinny być spójne pod względem graficznym również z pozostałymi elementami kampanii promocyjno informacyjnej. Scenariusz spotów do zaakceptowania przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wzięcia czynnego udziału w produkcji materiałów filmowych. Parametry techniczne nagrań muszą spełniać wymogi emisyjne telewizji oraz nośników pojazdów komunikacji miejskiej d: nie dotyczy e: termin dostarczenia spotów wskazany przez Zamawiającego. f: Cena za produkcję spotów. 7.: a: E-mail marketing b: Stworzenie spójnej kreacji marketingowej i dostarczenie jej w formie wiadomości e-mail do jak największego grona krakowian. c: Grafika wraz ze zdjęciami i tekstem do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Tekst sponsorowany informujący o dofinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013, promujący realizację inwestycji, informujący o wpływie na rozwój transportu zbiorowego w Krakowie (ok. 6 tys. 5
znaków), plus zdjęcia i logotypy i odnośnik do strony http://www.budujemy.krakow.pl/rozwojsystemu-zarzadzania-transportem-publicznym-w-krakowie-14.html. D: 3 wysyłki po 100 tys. odbiorców każda. Właściciele kont e-mail do których ma trafić e-mail muszą mieszkać bądź pochodzić z aglomeracji krakowskiej (miasto Kraków, powiaty: krakowski, wielicki, olkuski, proszowicki, myślenicki i miechowski). e: Terminy wysyłek wskazany przez Zamawiającego. f: Cena za projekt reklamy, cena jednostkowa dotarcia do odbiorcy. 6
IV. Zakres zamówienia obejmuje: 1. Wykonanie wszystkich elementów przedmiotu zamówienia po pisemnej akceptacji projektu przez Zamawiającego. 2. Wykonanie oraz dostawę przedmiotów zamówienia. 3. Udzielenie 12 miesięcznej gwarancji na poszczególne elementy przedmiotu zamówienia. 4. Wykonanie wszystkich przedmiotów zamówienia oraz zleconych usług ze starannością wymaganą od podmiotów świadczących profesjonalnie tego rodzaju zlecenia. 5. Przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do dzieła w zakresie korzystania i rozporządzania nim we wszystkich krajach na następujących polach eksploatacji: a) utrwalenia i zwielokrotnienia techniką druku oraz wszystkimi innymi technikami w tym videograficzną, cyfrową i magnetyczną, b) wprowadzenia do obrotu, c) publicznego wykonania lub publicznego odtworzenia, d) publicznego wystawienia, e) publicznego wyświetlenia, f) użyczenia i najmu egzemplarzy dzieła, g) nadawania i reemitowania, h) publicznego udostępnienia dzieła w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. Ponadto zezwolenie na wykorzystywanie dzieła do reklamy i promocji przedsięwzięć Zamawiającego i przeniesienie na Zamawiającego prawa do udzielania zezwolenia na wykonywanie autorskich praw zależnych do opracowań dzieła. Przeniesienie praw nastąpi bez ograniczenia czasowego i na terytorium całego świata. V. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: L.p. Kryterium Opis kryterium Liczba punktów (waga) 1 Cena Zamawiający preferował będzie 60 najtańsze oferty 2 Ilość jednostek powyżej minimalnej Zamawiający będzie brał pod uwagę każdą większą ilość form reklamowych powyżej minimalnych prócz tych przedstawionych w cz. III, 30 3 Jakość wykonania zamówienia podpunkt 1, 3, 5, 6, 7. Jakość usługi zostanie oceniona na podstawie dostarczonego do Zamawiającego projektu strategii marketingowej. 10 7
VI. Harmonogram realizacji zamówienia Reklama prasowa: październik 2012 wrzesień 2014 Ulotki informacyjne: październik 2012 listopad 2014 Przygotowanie projektu oraz wydruk 1 rodzaju ulotki: październik 2012 wrzesień 2012 Dystrybucja 1 rodzaju ulotki: listopad 2012 styczeń 2012 Przygotowanie projektu oraz wydruk 2 rodzaju ulotki: listopad 2013 grudzień 2013 Dystrybucja 2 rodzaju ulotki: styczeń 2014 lipiec 2014 Outdoor: październik 2012 wrzesień 2014 Materiały promocyjne: październik 2012 wrzesień 2012 Spoty telewizyjne: październik 2012 kwiecień 2014 Pierwszy spot czerwiec 2013 Drugi spot kwiecień 2014 E-mail marketing: listopad 2012 wrzesień 2014 Szczegółowy harmonogram powinien zostać doprecyzowany w uzgodnieniu z Zamawiającym. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany harmonogramu w zakresie poszczególnych elementów kampanii. UWAGI 1. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej, informujących o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską zgodnie z wymogami, o których mowa w Zasadach promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. 2. Celem działań informacyjnych będzie zwiększenie świadomości społecznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w realizowanym projekcie. 3. Wykonawca zobowiązany jest składać w formie pisemnej i elektronicznej miesięczne sprawozdania z realizacji zakresu rzeczowego wraz z jednostkowymi kosztami zrealizowanych działań (do upływu 5 dni od końca danego miesiąca), przy czym ostatnie sprawozdanie zostanie złożone nie później niż 30.09.2014 tj. w ostatnim dniu realizacji zamówienia. 4. Wykonawca jest zobowiązany do wszelkich korekt i poprawek przedstawionych projektów, zgodnie z wskazaniami Zamawiającego do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. 5. Cena podana w ofercie obejmuje wszystkie koszty realizacji zamówienia, w tym m.in. koszty korekt, zmiany terminów realizacji poszczególnych przedmiotów zamówienia, wartość przenoszonych praw autorskich oraz wynagrodzenie z tytułu ich przeniesienia. Cena musi być podana w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 6. Warunkiem udziału w postępowaniu jest potwierdzone doświadczenie w realizacji przedmiotu zamówienia o podobnym charakterze o wartości jednorazowo przekraczającej: 150 tys. zł. 7. Zamawiający przewiduje zamówienie uzupełniające. 8. Jeżeli w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia znajdują się jakiekolwiek nazwy własne produktów koniecznych do należytego wykonania przedmiotu zamówienia, jak również normy, aprobaty, specyfikacje techniczne i systemy odniesienia należy w każdym takim przypadku rozumieć że Zamawiający dopuszcza również wykonanie przedmiotu zamówienia przy zastosowaniu rozwiązań równoważnych. 8