Już od lipca rewolucja w kontrolach dużych firm: Jednolity Plik Kontrolny

Już od lipca rewolucja w kontrolach dużych firm: Jednolity Plik Kontrolny

JUŻ OD LIPCA REWOLUCJA W KONTROLACH DUŻYCH FIRM Ministerstwo Finansów w drugim tygodniu marca ucięło spekulacje dotyczące możliwego przesunięcia terminu na wprowadzenie obowiązku dostarczania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Rewolucja w udostępnianiu danych organom podatkowym staje się faktem i duże przedsiębiorstwa powinny być świadome, że już od lipca urząd skarbowy może poprosić o udostępnienie ksiąg w nowym formacie. Czym jest nowy obowiązek Firmy zastanawiają się, co oznacza dla nich Jednolity Plik Kontrolny. Czy jest to nowy wymóg sprawozdawczy? Czy zmienia się forma prowadzenia ksiąg rachunkowych? Zakres wymaganych danych w prowadzonych księgach? Otóż nie, wszystkie dotychczasowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych pozostają bez zmian. Zmiana dotyczy wyłącznie formatu przekazywania danych urzędom skarbowym. Od lipca duże podmioty będą zobowiązane do udostępniania określonych zapisów z ksiąg rachunkowych w wymaganym przez Ministerstwo Finansów, jednolitym formacie elektronicznym. 2

JPK został wprowadzony ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 1649). Dodatkowe szczegóły techniczne w zakresie struktur logicznych postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych wymaganych w ramach JPK zostały opublikowane na stronach Ministerstwa Finansów. Kogo dotyczy JPK Obowiązek raportowania danych w formacie JPK dotyczy przedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Już od 1 lipca 2016 r. obowiązek ten dotyczy dużych przedsiębiorców w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.), a więc podmiotów, które: zatrudniały średniorocznie co najmniej 250 pracowników, osiągnęły roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych o równowartości w złotych co najmniej 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat równowartości w złotych co najmniej 43 milionów euro. Mali i średni przedsiębiorcy mają czas na dostosowanie się do nowych wymogów do 1 lipca 2018 roku. Oczywiście, już wcześniej podmioty będą mogły przekazywać dane urzędom skarbowym w formacie JPK. Zgodnie z wyjaśnieniami opublikowanymi na stronie MF, Jednolity Plik Kontrolny dotyczy również podmiotów, niemających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, a zarejestrowanych w Polce jako podatnicy VAT. 3

Jako uzasadnienie dla takiego wymogu Ministerstwo wskazało, że ani przepisy art. 193a oraz 274c Ordynacji podatkowej według stanu prawnego od dnia 1 lipca 2016 r., jak również normy zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług nie zawierają żadnych przesłanek do przyjęcia wniosku, aby JPK miał dotyczyć tylko podmiotów posiadających w kraju siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Należy zauważyć, iż z wykonywaniem na terytorium kraju czynności podlegających opodatkowaniu VAT, z tytułu których podatnik zobowiązany jest do rozliczenia podatku należnego, bezpośrednio wiążę się obowiązek prowadzenia ewidencji zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Należy jednakże zauważyć, że jak dotąd przepisy ustawy o podatku VAT nie zawierają szczególnych wymogów dotyczących formy elektronicznej czy formatu danych. Firmy zagraniczne, które są zarejestrowane w Polsce wyłącznie jako podatnicy VAT nie są objęte polskimi regulacjami ustawy o rachunkowości i nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z polskimi wymogami. Nie są również objęte ustawą o swobodzie działalności gospodarczej. Obowiązuje ich wyłącznie obowiązek prowadzenia rejestrów VAT z danymi dotyczącymi transakcji podlegających raportowaniu w deklaracji VAT w Polsce. Dlatego też wydaje się, że objęcie tak szczegółowymi wymogami przedsiębiorców zagranicznych, których obecność w Polsce sprowadza się wyłącznie do rozliczania podatku VAT, na ten moment wydaje się nieuzasadnione. Jakie dane trzeba przekazać w nowym formacie Praktycznie każdy kontakt z urzędem skarbowym może wiązać się z koniecznością przekazania danych w formie JPK. Zgodnie z nowymi regulacjami obowiązek przekazywania danych w formacie JPK dotyczył będzie bowiem nie tylko kontroli przeprowadzanych przez organy podatkowe i organy kontroli skarbowej, a więc kontroli podatkowych i skarbowych, ale również czynności sprawdzających, kontroli krzyżowych, postępowania podatkowego i kontrolnego. Organy podatkowe będą wskazywać zakres danych i zakres czasowy za jaki dane mają zostać przekazane, w zależności od prowadzonych czynności (np. zakresu czasowego kontroli). 4

Jak wskazuje Ministerstwo, co do zasady zakres wymaganych danych nie powinien być krótszy niż miesiąc: Dzielenie ksiąg na okresy krótsze niż miesiąc powinno być poprzedzone analizą niezbędności takiego rozwiązania. Organy podatkowe nie będą żądać uzyskania takich zbiorów, jeśli nie będzie przewidywała tego standardowa funkcjonalność systemu wykorzystywanego przez podatnika. Co bardzo ważne, jak wskazują wyjaśnienia na stronach MF, udostępnianie danych w formie JPK dotyczy również przeszłych okresów. W praktyce więc, przedsiębiorstwa powinny mieć możliwość wygenerowania ksiąg rachunkowych w nowym formacie również wstecz, za okres do przedawnienia się zobowiązania podatkowego: Co do zasady, struktury JPK będą stosowane przez organy podatkowe dla okresów już rozliczonych. Możliwe będzie również żądanie dostarczenia danych dotyczących dowodów (faktur), co do których zaistniał już obowiązek ich wystawienia. Taki wymóg może być bardzo trudny do wykonania dla części przedsiębiorstw, które przykładowo zmieniły system księgowy i nie przenosiły danych sprzed zmiany do nowego systemu, który będzie posiadał możliwość generowania JPK według narzuconych reguł. Wydaje się, że zasadnym byłoby akceptowanie przez organy skarbowe w początkowym okresie danych dotyczących przeszłych okresów, przekazywanych w każdej edytowalnej formie elektronicznej. Określone struktury logiczne Przekazywane dane mają mieć postać elektroniczną odpowiadającą określonej strukturze logicznej. Organy podatkowe mogą żądać udostępnienia następujących struktur: 1 księgi rachunkowe, 2 wyciągi bankowe, 3 magazyn, 4 ewidencje zakupu i sprzedaży VAT, 5 faktury VAT, 6 podatkowa księga przychodów i rozchodów, 7 ewidencja przychodów. 5

Dane będą poddawane przez organy skarbowe szeregom testów, mających na celu wychwycenie ewentualnych nieprawidłowości. Testy będą weryfikować spójność, dokładność i kompletność ksiąg i deklaracji podatkowych. Zgodnie z przedstawionymi przez Ministerstwo informacjami, podstawowymi testami będą testy weryfikujące wymogi formalne dla ksiąg, takie jak kolejna numeracja, luki i duplikaty zapisów. Właściwą grupę testów będą stanowić testy rzeczywiste, np. weryfikacja związku przychodów z kosztami ich uzyskania, ciągłości stosowania zasad rachunkowości (np. zasad wyceny aktywów metodą FIFO, LIFO), prawidłowości stosowania stawek podatku od towarów i usług itp. Szczegółowe aspekty techniczne wymaganych danych W trakcie konsultacji projektów struktur logicznych udostępnionych przez MF pojawiło się szereg wątpliwości dotyczących szczegółowych wymagań jakie będą miały spełniać przekazywane dane. Z opublikowanych na stronach MF odpowiedzi, wynika podejście jakie powinno być stosowane przez organy podatkowe w wątpliwych kwestiach: - Księgi pomocnicze do księgi głównej możliwe do udostępnienia poza JPK Z wyjaśnień MF wynika, że co do zasady w raportach JPK dla potrzeb kontroli konieczne będą zarówno informacje pochodzące z kont księgi głównej, jak i kont ksiąg pomocniczych. Natomiast jeżeli dane przedsiębiorstwo księguje w księdze głównej część operacji na podstawie dokumentów zbiorczych lub na podstawie eksportu z dedykowanych modułów (np. księgowanie płac, księgowanie amortyzacji), to wykazaniu w dzienniku będzie podlegało właśnie to księgowanie danych zagregowanych i nie będzie wymagane dostarczenie danych w podziale na przykład na każdego pracownika, jeśli chodzi o płace lub na każdy środek trwały, jeśli chodzi o amortyzację. W przypadku, gdy na poziomie księgi głównej wykonane będą księgowania detaliczne, to dane te będą mogły być zaraportowane, jednak w przypadku księgowania dokumentu zbiorczego nie będzie konieczności rozbijania zaksięgowanej kwoty na poszczególne elementy analityczne, których w księdze głównej nie ma. 6

Ministerstwo zapewnia, że jeśli realizacja celu kontroli będzie wymagała danych szczegółowych niedostępnych na poziomie księgi głównej, sprawdzenie to początkowo będzie odbywało się poza strukturą JPK. Zakłada się stopniowe dostosowanie organizacji rachunkowości w jednostkach do potrzeb raportowania wg struktur JPK zapewniającego realizację celu kontroli. - Brak konieczności wskazywania w JPK nazwy oprogramowania Początkowo projektu struktur JPK przewidywały taki obowiązek, jednakże w ostatecznych wersjach zrezygnowano z tego wymogu. - JPK również przy prowadzeniu ksiąg według Międzynarodowych standardów rachunkowości MF wyjaśniło, że dane dla księgi głównej powinny zostać przedstawione w wymaganym formacie i strukturze logicznej niezależnie od tego czy jest ona prowadzona zgodnie z polskimi regulacjami ustawą o rachunkowości, czy też według standardów międzynarodowych: US GAAP czy IFRS. MF powołało się przy tym na art. 2 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej oraz związanymi z nimi interpretacjami ogłoszonymi w formie rozporządzeń Komisji Europejskiej, zwanymi dalej MSR, stosują przepisy ustawy oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie, w zakresie nieuregulowanym przez MSR. W konsekwencji MF uznało, że jednostki te stosują przepisy ustawy o rachunkowości dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych, inwentaryzacji oraz ochrony danych, bowiem te zagadnienia nie są uregulowane w MSR. Odrębne struktury dla not i paragonów MF wyjaśniło, że zostaną przygotowane odrębne struktury dla not i paragonów, ponieważ prawidłowo prowadzona ewidencja w zakresie podatku VAT powinna zawierać paragony i noty księgowe. Dane w PLN Zgodnie z wyjaśnieniami MF, JPK powinien prezentować dane w polskich złotych. Dane w walucie będzie należało przeliczyć według zasad wskazanych w ustawach podatkowych. Możliwość korekty JPK Ministerstwo przewiduje, zgodnie z przedstawionymi wyjaśnieniami, możliwość dokonania korekty JPK przekazanego organom podatkowym. W takiej sytuacji konieczne będzie skorygowanie całego pliku. 7

Oczekiwany efekt JPK Ministerstwo Finansów już zaciera ręce w oczekiwaniu na dodatkowe wpływy związane z wprowadzeniem JPK. Według szacunków, narzucenie przedsiębiorcom nowego formatu udostępniania danych ma przynieść dodatkowe wpływy w wysokości 200 mln zł w pierwszym roku obowiązywania nowych wymogów. Co istotne, Ministerstwo zakłada, że wprowadzone rozwiązanie będzie służyć nie tylko uszczelnieniu systemu VAT, ale całego systemu podatkowego, ze szczególnym uwzględnieniem CIT i cen transferowych. Urzędnicy dostaną dostęp do ogromnej bazy danych o transakcjach zawieranych przez firmy i ich rozliczeniach podatkowych. Ujednolicony format danych umożliwia ich błyskawiczną analizę i przetwarzanie. Jak ocenia Ministerstwo, analiza 1000 faktur potrwa tylko trzy minuty. W ciągu tych kilku minut system wykonuje trzy typy zadań: import danych, analiza i przetwarzanie oraz generowanie raportu z badania. W tym czasie system będzie w stanie zidentyfikować takie nieprawidłowości jak braki w ewidencji czy zawyżenie kosztów uzyskania przychodów. Efektem będą szybsze i sprawniejsze kontrole organów podatkowych. Na pewno też będzie ich więcej. Podmioty do kontroli mają być trafniej typowane. Na bieżąco mają być też wychwytywane przestępstwa wyłudzeń VAT za pomocą karuzel. Ministerstwo planuje wykorzystać JPK w zwalczaniu przerzucania dochodów do rajów podatkowych i unikania opodatkowania. W efekcie czynności, które obecnie angażują służby skarbowe nawet na kilka tygodni, będzie można wykonać w jeden dzień. Najistotniejsze będą jednak wnioski z takiej analizy. Pozwoli to trafniej typować podmioty do tzw. kontroli krzyżowych, czyli u kontrahentów podejrzanych podatników. Bieżące przetwarzanie danych umożliwi też wychwycenie w czasie rzeczywistym tzw. przestępstw karuzelowych, polegających na wielokrotnej fikcyjnej sprzedaży tego samego towaru w celu wyłudzenia VAT. JPK odegra też istotną rolę w zapobieganiu nieprawidłowościom polegającym na przerzucaniu dochodów do tzw. rajów podatkowych w celu unikania ich opodatkowania. Kierunek zmian należy ocenić pozytywnie i można mieć nadzieję, że dzięki wdrożonemu rozwiązaniu do przeszłości odejdą wielotygodniowe uciążliwe kontrole urzędników w firmach. Przedsiębiorstwa mogą pomyśleć o wykorzystaniu JPK dla wewnętrznych potrzeb dostarczania i analizy danych dla potrzeb wewnętrznych kontroli podatkowych i audytów 8

sprawozdań finansowych. Otwartym pytaniem pozostaje stan przygotowań administracji do wykorzystania nowoczesnego narzędzia. Trudno stwierdzić, czy administracja będzie umiała wykorzystywać ogromny zasób informacji i danych i zwalczać prawdziwe nadużycia podatkowe, czy też jak to wciąż często bywa, uczciwi podatnicy będą nadal borykać się z wyjaśnianiem swoich uwarunkowań biznesowych i rozliczeń nieistotnych transakcji nieprzygotowanym urzędnikom. Autor artykułu: Ewelina Nowakowska Partner oraz Doradca Podatkowy w firmie HLB M2 Audyt Ewelina Nowakowska należy do grona najlepszych polskich doradców podatkowych w kategorii podatku od towarów i usług (VAT) według Dziennika Gazety Prawnej. 9

www.assecobs.pl www.hlbm2.pl 10