NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach Katowice, dnia 7 kwietnia 2010 r. LKA-4100-04-05/2010/P/09/005 Pani Wiesława Polańska Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Jaworznie Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach przeprowadziła kontrolę w Powiatowym Urzędzie Pracy w Jaworznie 2 realizacji zadania związanego z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne dla bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium, w ramach kontroli powiązań budŝetów jednostek samorządu terytorialnego z budŝetem państwa w zakresie wybranych dochodów i wydatków w 2009 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli, podpisanym w dniu 24 marca 2010 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Dyrektor niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Urzędu w zakresie spraw objętych kontrolą. PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące oceny cząstkowe i ustalenia kontroli: 1. Księgi rachunkowe w Urzędzie prowadzono nierzetelnie. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701 ze zm. 2 zwanym dalej Urzędem lub PUP ul. Powstańców 29, 40-039 Katowice tel.: (0-32) 605 64 28, fax: (0-32) 605 64 30, e-mail: LKA@nik.gov.pl
W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe w księgach rachunkowych Urzędu nie ewidencjonowano pomimo takiego obowiązku wynikającego z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości 3 - wszystkich zdarzeń, w szczególnosci wynikających ze sporządzonych deklaracji korygujących do ZUS, dotyczących opłat składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne osób bezrobotnych. Zgodnie z wymogami, określonymi w art. 24 ww. ustawy, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieŝąco, dokonane w nich zapisy winny odzwierciedlać stan rzeczywisty a wprowadzone do nich dane powinny być kompletne i poprawne. Tylko w 2009 r. sporządzono 69 deklaracji korygujących, z których danych (wg stanu na dzień 10 marca 2010 r.) nie zaewidencjonowano w księgach rachunkowych Urzędu. W efekcie niezaewidencjonowania ww. korekt powstało saldo na kwotę 132 354,88 zł, w tym z tytułu nadpłaty składek na ubezpieczenie zdrowotne (zarówno dla osób bezrobotnych z prawem, jak i bez prawa do zasiłku) 40 430,97 zł. Z danych ZUS na dzień 12 lutego 2010 r. (po wpłacie w styczniu składki za grudzień) wynika, Ŝe stan rozliczeń pomiędzy ZUS a Urzędem z tytułu opłaty składek na ubezpieczenie zdrowotne (za osoby zarówno z prawem jak i bez prawa do zasiłku) wykazał nadpłatę w kwocie 342 861,93 zł. Tymczasem, jak wynikało z prowadzonej w Urzędzie dokumentacji księgowej, wg stanu na dzień 31 grudnia 2009 r., tylko z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku, stan zobowiązań względem ZUS wynosił 158 134,18 zł (w tym nieopłacona składka za grudzień w wys. 157 992,75 zł, którą zapłacono 15 stycznia 2010 r.). Bezpośrednią odpowiedzialność za powyŝsze nieprawidłowości, a w szczególności za nieewidencjonowanie w księgach PUP wszystkich zdarzeń, ponosi Irena Stasiowska - Główna Księgowa Urzędu, która przyjęła powierzone jej przez Panią Dyrektor Urzędu pismem z 3 stycznia 2006 r. zadania i odpowiedzialność m.in. w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki. Z wyjaśnień P. Stasiowskiej wynika, Ŝe posiadała ona wiedzę na temat dokonywanych w Urzędzie korekt, a pomimo to nie zobowiązała pracowników działu finansowo-księgowego do dokonania stosownych księgowań ani nie poinformowała Pani Dyrektor o istniejącej sytuacji. W świetle powyŝszych ustaleń, sposób przekazywania składek na ubezpieczenia zdrowotne NIK ocenia jako nierzetelny. 3 Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm. 2
2. Ponadto, na podstawie zapisów w prowadzonych w Urzędzie księgach rachunkowych (bez uwzględnienia ww. nieprawidłowości), stwierdzono Ŝe: a) składki na ubezpieczenie zdrowotne osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku, w okresie od stycznia do września 2009 r., odprowadzano do ZUS terminowo, zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 4, b) wysokość naliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne osób bezrobotnych, w okresie objętym kontrolą, wynosiła 9% podstawy wymiaru składki, tj. 49,66 zł (do dnia 31 maja 2009 r.) i 51,75 zł (od 01 czerwca 2009 r.), zgodnie z art. 79 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych 5, c) wszystkie pisma w sprawie wysokości kolejnych części dotacji sporządzono w Urzędzie zgodnie z wytycznymi Wojewody i składano je terminowo we wskazanym Wydziale Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego, d) składki na ubezpieczenie zdrowotne osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku za wrzesień, październik i listopad 2009 r. Urząd uregulował nieterminowo, bądź niezgodnie z naleŝną wysokością (wg ewidencji bezrobotnych), czego przyczyną był brak środków finansowych przekazywanych w ramach dotacji przez Wojewodę, e) część składki za miesiąc listopad 2009 r., w wysokości 141,43 zł, przekazano z 30 dniowym opóźnieniem, w stosunku do terminu określonego w art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z prowadzoną w Urzędzie ewidencją bezrobotnych, ilość osób, za które naleŝało uregulować składkę za miesiąc listopad wynosiła 2 901. W tym czasie, wysokość składki za osobę wynosiła 51,75 zł. W związku z powyŝszym do ZUS naleŝało wpłacić w terminie do 15 grudnia 2009 r. 150 126,75 zł. Składkę za miesiąc listopad w kwocie 149 985,32 zł uregulowano 29 grudnia 2009 r., tj. 14 dni po terminie. Ponadto, róŝnicę pomiędzy kwotą naleŝną, a faktycznie uregulowaną w kwocie 141,43 zł wpłacono do ZUS dopiero 15 stycznia 2010 r., tj. 30 dni po wymaganym terminie. Jak wyjaśniła P. Dyrektor, przyczyną ww. sytuacji był brak środków z dotacji (dot. terminowości regulacji składki), a takŝe pomyłka rachunkowa Zastępcy Głównego Księgowego (róŝnica 141,43 zł). 3. Na próbie 50 spraw zbadano rejestrację w Urzędzie osób bezrobotnych. W kaŝdym zbadanym przypadku karty rejestracyjne wypełniono na drukach zgodnych z wzorem 4 Dz. U. z 2009 r., Nr 205, poz. 1585 ze zm. 5 Dz. U. z 2008 r., Nr 164, poz. 1027 ze zm. 3
określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 listopada 2004 r. w sprawie. rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy 6. W 33 przypadkach rejestracji dokonano w oparciu o dokumenty, których kserokopie znajdowały się w aktach spraw. W 17 przypadkach (w tym w 2 dot. osób rejestrowanych po raz pierwszy) stwierdzono, Ŝe brakowało jakichkolwiek potwierdzeń o przedłoŝeniu przez osoby rejestrujące się dyplomów, zaświadczeń lub innych dokumentów poświadczających wykazane w karcie rejestracyjnej wykształcenie. PrzedłoŜenie do wglądu ww. dokumentów, zgodnie z 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie rejestracji bezrobotnych, było jednym z warunków zarejestrowania danej osoby, jako bezrobotnej. Dokonujący rejestracji pracownicy Urzędu nie korzystali w tych 17 przypadkach z uprawnienia określonego w 3 ust. 3 ww. rozporządzenia i nie sporządzali kserokopii ani Ŝadnych notatek z ww. dokumentów. Ponadto, nie sporządzano stosownych adnotacji na kartach rejestracyjnych, co zdaniem NIK, stanowiło naruszenie zasady zawartej w art. 14 Kpa 7. Argument wskazany w wyjaśnieniach Dyrektora i pracowników Urzędu, Ŝe Prawdziwość danych i oświadczeń zamieszczonych w karcie rejestracyjnej ręcznej potwierdzana jest w dniu rejestracji własnoręcznym podpisem zarówno przez pracownika dokonującego rejestracji, jak równieŝ rejestrującego się bezrobotnego nie moŝe być uznany, poniewaŝ nie było potwierdzenia, Ŝe w chwili dokonywania rejestracji, dokonującemu tej czynności pracownikowi faktycznie przedłoŝono do wglądu świadectwa ukończonych szkół lub inne stosowne zaświadczenia. Wskutek powyŝszych zaniechań, nie było moŝliwości weryfikacji, czy wszystkie osoby, które zarejestrowano, spełniały przepisy, o których mowa w 3 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia. 4. W związku z powyŝszymi ustaleniami, zdaniem NIK, nadzór Pani Dyrektor, w zakresie kontroli finansowej oraz prawidłowego rejestrowania osób bezrobotnych, był niewystarczający. Zgodnie z art. 44 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 8, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Wykonywane przez Panią Dyrektor obowiązki z zakresu kontroli nie zapobiegły powstaniu, ani nawet nie zmniejszyły rozmiaru nieprawidłowości, w szczególności nierzetelnie prowadzonych ksiąg rachunkowych. Fakt, Ŝe odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie działów: 6 Dz. U. Nr 262, poz. 2607 ze zm. 7 Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm. 8 Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240, w brzmieniu do końca roku 2009 r., 4
Finansowo-księgowego oraz Ewidencji Świadczeń i Informacji powierzyła Pani kolejno Głównemu Księgowemu i Kierownikowi Działu, nie zwalnia z obowiązku sprawowania nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem całej jednostki Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Rozliczenie oraz ujęcie w dokumentacji księgowej Urzędu wszystkich korekt deklaracji ubezpieczeniowych, które nie zostały do dnia zakończenia kontroli zaewidencjonowane. 2. Podjęcie działań organizacyjnych w celu umoŝliwienia weryfikacji czynności podejmowanych przez pracowników dokonujących rejestracji osób bezrobotnych. 3. Prawidłowe obliczanie oraz terminowe odprowadzanie składek na ubezpieczenie zdrowotne do ZUS. 4. Zwiększenie nadzoru nad działem finansowo- księgowym Urzędu. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Dyrektor, w terminie 15 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Katowicach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 5