System Zarządzania Forte moduł Zaliczki Pracownicze Podręcznik użytkownika Wersja 2010
Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, lipiec 2009 Symbol dokumentu MXZALV2010P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.
Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu... 0-1 Korzystanie z podręczników elektronicznych... 0-1 Korzystanie z pomocy kontekstowej... 0-1 Pomoc techniczna... 0-2 Zastrzeżenia... 0-2 Aktualne informacje... 0-2 Praca z modułem Zaliczki Pracownicze 1-1 Obieg wniosków o zaliczki... 1-2 Składanie wniosku... 1-2 Akceptacja wniosku... 1-3 Wprowadzanie dokumentów rozliczenia... 1-4 Akceptacja dokumentów rozliczenia... 1-5 Rozliczanie zaliczki... 1-6 Wypłacanie zaliczki Moduł Rozliczenia pracownicze... 1-7 Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się zaliczkami... 1-7 Podręcznik... 1-7 Użytkownika... 1-7
Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Zaliczki Pracownicze jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: http://adobe.com/pl/. Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.
0 2 Podręcznik użytkownika Forte Zaliczki Pracownicze Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Zastrzeżenia Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Podręczniki modułu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersja elektroniczna znajduje się w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/sage/forte dokumentacja. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXZALV2010P0001
Praca z modułem Zaliczki Pracownicze Moduł Zaliczki Pracownicze, będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte, wspomaga proces zarządzania obiegiem zaliczek w firmie. Powstał on w odpowiedzi na potrzeby Klientów, świadomych zasobochłonności, a co za tym idzie kosztowności procesu. Moduł pozwala pracownikom w sposób elektroniczny, a więc bez dokumentów papierowych, zgłaszać wnioski o zaliczki i uzyskiwać niezbędne akceptacje. Przełożeni mogą dokonywać przeglądów rozliczeń, co pozawala na bardziej efektywne zarządzanie przepływami finansowymi w działach. Użytkownicy posiadający moduły Delegacje Krajowe oraz Rozliczenia Pracownicze, które ściśle współpracują z modułem Zaliczki pracownicze, mogą dokładnie zaplanować i zarządzać procesem pobierania zaliczek, ich powiązania z wyjazdami służbowymi, a następnie procesem rozliczania. Funkcjonalności obsługujące moduł znajdują się w menu głównym w grupie Aplikacje. Rys. 1-1 Moduł Forte Zaliczki Pracownicze menu główne. W module Forte Zaliczki użytkownik ma możliwość dokonania następujących operacji: Wstawienie wniosku Akceptacja dokumentów rozliczenia Rozliczenie zaliczek Zdefiniowanie osób uprawnionych do rozliczania zaliczek.
1 2 Podręcznik użytkownika Forte Zaliczki Pracownicze Obieg wniosków o zaliczki Składanie wniosku Rys. 1-2 Aplikacje Moduł Zaliczki. W celu złożenia wniosku o zaliczkę, należy wybrać kolejno Aplikacje/Wnioski, a następnie w wyświetlonym formularzu Pozycja wniosku o zaliczkę uzupełnić pola: Opis, Uzasadnienie, Kwota. Jeżeli pracownik nie może z jakiś powodów złożyć wniosku osobiście, może to zrobić w jego imieniu osoba uprawniona. W tym celu z rozwijanej listy pracowników należy wybrać osobę, w imieniu której będzie złożony wniosek. Pod formularzem Pozycja wniosku o zaliczkę znajduje się lista wszystkich złożonych wniosków, które można filtrować według daty zgłoszenia. Rys. 1-3 Formularz wniosku o zaliczkę. Wybranie przycisku Dodaj do listy spowoduje wyświetlenie formularza z listą pozycji wniosku o zaliczkę. MXZALV2010P0001
Praca z modułem Zaliczki pracownicze 1 3 Rys. 1-4 Formularz wniosku o zaliczkę dodany do listy. Na tym etapie pracownik ma możliwość usunięcia wniosku o zaliczkę przyciskiem. Jeżeli wniosek na formularzu jest prawidłowy, pracownik wybiera polecenie Zgłoś wniosek i zostaje on pokazany w panelu Wnioski zaliczek. Rys. 1-5 Złożony wniosek o zaliczkę. Wyświetlony formularz Wnioski zaliczek zawiera numer wniosku, jego opis, datę zgłoszenia, kwotę zaliczki, status (na jakim etapie realizacji znajduje się wniosek) oraz dodatkowe informacje. Formularz Wniosków zaliczek posiada okno wyszukiwania według daty zgłoszenia. Istnieje również możliwość wyświetlenia wszystkich wniosków. UWAGA W celu odczytania informacji należy najechać kursorem myszy na ikonę w polu informacji. Aby anulować wniosek wyjazdu, wybieramy przycisk. Akceptacja wniosku Akceptacją wniosku o zaliczkę zajmuje się przełożony danego pracownika, lub dodatkowo wyznaczone osoby. Powiadomienie o złożeniu wniosku przełożony otrzymuje za pośrednictwem poczty elektronicznej.
1 4 Podręcznik użytkownika Forte Zaliczki Pracownicze Aby dokonać akceptacji wniosku, przełożony wykorzystuje link znajdujący się w poczcie elektronicznej, lub otwiera okno Aplikacje/Akceptacja, gdzie znajdują się wszystkie oczekujące wnioski jego podwładnych. Wnioski można sortować po ich statusie, nazwisku wnioskodawcy lub dacie zgłoszenia. Rys. 1-6 Możliwe statusy wniosku o zaliczkę. Przy pierwszym wejściu na stronę z listą wniosków zostaną wyświetlone te, które aktualnie oczekują na akceptację. W rozwijanej liście w prawej części okna pojawia się lista z wyborem statusu: do akceptacji, odrzucam i akceptuję. Po wybraniu statusu, wybór zatwierdzamy przyciskiem OK. Rys. 1-7 Akceptowanie wniosku o zaliczkę. Jeżeli przełożony chce przejrzeć inne wnioski, może je odszukać na liście, wybierając z listy dostępnych pól wyboru interesujące go informacje, np: status oraz wnioskodawcę. Wybranie przycisku Szukaj wyświetla formularz prezentujący wnioski spełniające wybrane kryteria. Wprowadzanie dokumentów rozliczenia Aby wprowadzić dokumenty rozliczenia zaliczki, należy wybrać kolejno: Aplikacje/Wnioski, a następnie kliknąć ikonę na liście wniosków zaliczek. Zostanie otwarte okno, gdzie Użytkownik może wstawić kolejne pozycje rozliczenia wydatków. Należy podać opis wydatków oraz kwotę, a następnie dodać wydatek do listy wybierając przycisk Dodaj do listy. Wydatki dodane do listy pojawią się wówczas w panelu Zestawienie wydatków (dokumentów) znajdującym się w dolnej części okna. MXZALV2010P0001
Praca z modułem Zaliczki pracownicze 1 5 Rys. 1-8 Wprowadzanie dokumentów rozliczenia. Jeżeli wydatki pracownika przekroczą wartość pobranej zaliczki, fakt ten zostanie pokazany na dokumencie rozliczenia, jako kwota do odbioru. Jeżeli w trakcie wprowadzania dokumentów rozliczenia, widocznym po prawej stronie for- pracownik zrobi błąd, może usunąć daną pozycję przyciskiem matki. Prawidłowo sporządzone zestawienie wydatków należy wysłać do przełożonego celem akceptacji, używając do tej czynności polecenia Wyślij. Na formatce ukaże się informacja Powiadomienie zostało wysłane. Akceptacja dokumentów rozliczenia Aby dokonać rozliczenia, należy wybrać kolejno: Aplikacje/Akceptacja a następnie kliknąć Akceptuj dokumenty rozliczenia oznaczoną ikoną, która umieszczona jest po prawej stronie danego wniosku. Zostanie otwarte okno akceptacji dokumentów rozliczenia. Rys. 1-9 Akceptacja dokumentów rozliczenia. Z rozwijanej listy, która znajduje się z prawej strony każdej z pozycji wniosku (do akceptacji, odrzucam, akceptuję), przełożony powinien wybrać stosowną opcję, a następnie wybrać przycisk OK.
1 6 Podręcznik użytkownika Forte Zaliczki Pracownicze Rozliczanie zaliczki Jeżeli w poprzednim kroku przełożony zaakceptuje kolejne pozycje, to w następnym kroku nastąpi ich rozliczenie. W tym celu osoba uprawniona (administrator zaliczek) wybiera kolejno Aplikacje/Rozliczenia. Wyświetlony zostanie formularz Wnioski zaliczek, zawierający numer wniosku, wnioskodawcę, datę zgłoszenia, kwotę do rozliczenia, status oraz informację o osobie wnioskującej. Rys. 1-10 Rozliczanie zaliczki. Jeżeli administrator zaliczek chce wybrać innego pracownika z listy, może wówczas ustalić status, wnioskodawcę i datę zgłoszenia, po czym wybrać przycisk Szukaj. Wybranie ikony Pokaż szczegóły wniosku o zaliczkę wyświetla formularz prezentujący szczegóły wniosku. Naciśnięcie ikony nie wniosku o zaliczkę nr... Rozlicz dokumenty do wniosku zaliczki wyświetla okno Rozlicze- Rys. 1-11 Formularz Rozlicz dokumenty do wniosku zaliczki. Wypełnienie check boxów umieszczonych po prawej stronie każdej z pozycji rozliczenia i potwierdzenie operacji przyciskiem OK. spowoduje rozliczenie wniosku, a w podsumowaniu na dole formatki MXZALV2010P0001
Praca z modułem Zaliczki pracownicze 1 7 znajdzie się podana kwota, jaką pracownik ma od odbioru lub zwrotu. Następnie należy wybrać przycisk Rozlicz, który powoduje zakończenie procesu rozliczania. Proces rozliczenia można również zakończyć z pominięciem tej operacji, wybierając na formularzu rozliczenia (Aplikacje/Rozliczenia) przycisk Zakończ rozliczanie wniosku zaliczki. Wypłacanie zaliczki Moduł Rozliczenia pracownicze UWAGA Obsługa kasowa zaliczek pracowników jest możliwa wtedy, gdy Użytkownik posiada moduł Rozliczenia Pracownicze. Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się zaliczkami Aby ustalić status osoby uprawnionej do rozliczania zaliczek należy wybrać kolejno Aplikacje/Funkcje. Rys. 1-12 Nadawanie uprawnień administratora zaliczek. Aby dodać osobę rozliczającą zaliczki należy wybrać pracownika z listy w lewej części okna i dodać go do listy w prawej części za pomocą przycisku Nadaj uprawnienia. Analogicznie postępujemy chcąc usunąć pracownika z listy administratorów, wybierając przycisk Usuń uprawnienia. Podręcznik Użytkownika Po wybraniu z menu pozycji Podręczniki/Użytkownika otwiera się podręcznik użytkownika w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt plików w formacie PDF np. Acrobat Reader).