ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu KAIZEN Japońska jakość w Polsko-Japońskiej Wyższej Szkole Technik Komputerowych, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwracamy się z zapytaniem ofertowym: I. Zamawiający Polsko-Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych ul. Koszykowa 86 02-008 Warszawa II. Opis przedmiotu zamówienia : Wspólny słownik zamówień: 48300000-1 Pakiety oprogramowania do tworzenia dokumentów, rysowania, odwzorowywania, tworzenia harmonogramów i produkowania 72220000-3 Usługi doradcze w zakresie systemów i doradztwo techniczne 72260000-5 Usługi w zakresie oprogramowania 80510000-2 Usługi szkolenia specjalistycznego III. 1) Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami opartego o platformę SharePoint lub równoważną zwanego w dalszej części Systemem zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca w ramach niniejszego zapytania ofertowego zobowiązuje się również wykonać analizę przedwdrożeniową, instalację, konfigurację, dostosowanie systemu do potrzeb zamawiającego, przeprowadzić szkolenia dla pracowników zamawiającego oraz świadczyć opiekę serwisową. 2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zamieszczony w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego. Wymagania wobec dostawców 1) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) Posiadają wiedzę i doświadczenie ; tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizowali zakończone pozytywnie (rozumiane jako odbiór programowania przez klienta) zamówienia odpowiadające swoim rodzajem i zakresem przedmiotowi Zamówienia. Za zamówienie odpowiadające swoim rodzajem i zakresem 1
przedmiotowi Zamówienia Zamawiający będzie uważać zamówienie spełniające łącznie poniższe warunki: co najmniej trzy wdrożenia systemu zarządzania dokumentami z wykorzystaniem mechanizmu przepływu dokumentów (workflow) co najmniej jedno wdrożenie oferowanego Systemu dla organizacji z rynku szkolnictwa wyższego co najmniej jednego zamówienia na kwotę 500 000 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych) brutto z wykorzystaniem platformy SharePoint lub równoważnej 3) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawcy muszą dysponować minimum: Kierownikiem Projektu z wykształceniem wyższym posiadającym doświadczenie w zakresie zarządzania projektami tj. kierował w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej trzema zakończonymi pozytywnie (rozumiane jako rozpoczęcie eksploatacji oprogramowania przez klienta) projektami informatycznymi o wartości minimum 200 000 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych) brutto każdy, ponadto posiadającym certyfikat lub równoważny dokument w zakresie zarządzania projektami, np. PRINCE2 Practitioner, PMP PMI lub równoważny Co najmniej dwoma programistami z 5 letnim doświadczeniem we wdrażaniu oferowanego systemu, którzy brali udział w co najmniej 5 zakończonych pozytywnie projektach (rozumiane jako rozpoczęcie eksploatacji oprogramowania przez klienta) Jedną osobą posiadającą doświadczenie w przeprowadzaniu analiz i we wdrażaniu oferowanego systemu. Wskazana osoba musi wykazać się uczestnictwem w co najmniej dwóch projektach obejmujących wdrożenie Systemu w uczelniach wyższych i jednostkach naukowych ciągu ostatnich trzech lat Dwoma szkoleniowcami z co najmniej 2 letnim doświadczeniem w szkoleniu z wdrażanego oferowanego Systemu W przypadku Wykonawców podających wartości usług w innych walutach niż PLN, Zamawiający przeliczy wartość netto tych usług po średnim kursie NBP z dnia ukazania się ogłoszenia o zamówieniu. 4) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 5) Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości 6) Nie zalęgają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne 7) Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych 2
8) W przypadku których, wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowoakcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych 9) Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary Dokumentem potwierdzającym spełnienie powyższych warunków od pkt. 4 do pkt.9 jest Oświadczenie (zał. 3 do zapytania ofertowego) 10) nie jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli Dokumentem potwierdzającym spełnienie warunku zawartego w pkt 10 jest Oświadczenie (zał. 4 do zapytania ofertowego) IV. Opis sposobu przygotowywania oferty 1) Ofertę należy złożyć w zaklejonej nieprzejrzystej kopercie osobiście u Zamawiającego lub pocztą na adres Zamawiającego: Polsko-Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych ul. Koszykowa 86 02-008 Warszawa Pokój 105 Na kopercie należy umieścić napis: Oferta na zakup Systemu zarządzania dokumentami dla PJWSTK 2) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który złoży więcej niż jedną ofertę zostanie wykluczony z postępowania. 3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5) Wykonawca powinien sporządzić ofertę w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wszystkie dokumenty sporządzone w języku 3
obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. 6) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 7) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, ustanawiając pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Dopuszcza się, aby podmioty wspólnie ubiegające się o zamówienie łącznie udokumentowały, że posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz, że dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 8) Jeżeli oferta składana jest przez podmioty występujące wspólnie to musi być podpisana w taki sposób by zobowiązywała wszystkich biorących udział w postępowaniu. 9) Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców, o których mowa w pkt. 7 przed zawarciem umowy Zamawiający wymaga przedłożenia mu umowy regulującej współpracę tych wykonawców wraz z podaniem zakresu prac przewidzianych do wykonania każdemu z nich. 10) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. 11) Oferta musi zawierać: pełną nazwę oferenta, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu oraz numer NIP cenę, która musi być podana w PLN cyfrowo i słownie oraz być wartością brutto oraz będzie obowiązującą przez cały okres ważności oferty wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia opis systemu w formie zaproponowanej przez Oferenta parafowany złącznik nr 1 Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia wypełniony formularz oferty wraz z podpisanymi oświadczeniem (Załącznik 2 i 3) podpisane i wypełnione Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych zamawiającego z Wykonawcą (załącznik nr 4) podpisy osób lub osoby uprawnionej do reprezentowania oferenta zaakceptowany i podpisany harmonogram wstępny instalacji i uruchomienia Systemu stanowiący załącznik nr 11 niniejszego zapytania ofertowego Wykaz zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zamówień zgodnie z warunkiem określonym w pkt III ppkt 2 Zapytania ofertowego (zgodnie z treścią Załącznika nr 6 Do Zapytania Ofertowego). Do każdego zamówienia wymienionego w wykazie należy podać: przedmiot zamówienia (obejmujący następujące informacje: nazwa i wersja systemu, liczba użytkowników systemu, wartość zamówienia brutto, datę rozpoczęcia i pozytywnego zakończenia wdrożenia, nazwa odbiorców (wraz z ich danymi kontaktowymi). Ponadto, do każdego zamówienia 4
wymienionego w wykazie należy załączyć dokument potwierdzający, że zamówienia te zostały wykonane należycie. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu Zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, zgodnie z warunkiem określonym w pkt. III ppkt 3 Zapytania Ofertowego (zgodnie z treścią Załączników nr 7,8,9,10 do Zapytania ofertowego). Ponadto, Wykonawca winien przedłożyć oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu Zamówienia posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli przepisy prawa krajowego i/lub wspólnotowego nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę ubezpieczenia nie mniejszą niż 450.000,00 zł (słownie: czterysta pięćdziesiąt tysięcy złotych). Aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (ksero za zgodność z oryginałem) Podpisane oświadczenie o spełnianiu wymagań przez System zawartych w załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego (załącznik nr 12) Parafowany wzór umowy pomiędzy Wykonawcą Systemu Zarządzania Dokumentami i Zamawiającym (Załącznik nr 13 Parafowany załącznik nr 5 Opis Systemu Dziekanatowego PJWSTK GAKKO termin związania ofertą 60 dni od terminu składania ofert 12) Wszystkie zapisane strony oferty muszą być kolejno ponumerowane i zaparafowane przez osoby uprawnione/upoważnione do reprezentowania wykonawcy. 13) Jeżeli wykonawca składając ofertę, zastrzega sobie prawo do nieudostępniania innym uczestnikom postępowania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, musi to wyraźnie wskazać w ofercie poprzez złożenie stosownego oświadczenia zawierającego wykaz zastrzeżonych dokumentów wraz ze wskazaniem podstawy prawnej takiego zastrzeżenia. 14) Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji informacji zawartych w dokumentach przedstawionych przez Wykonawcę V. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 1) Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty są następujące: 5
Lp. NAZWA KRYTERIUM WAGA 1. CENA Brutto bez opieki serwisowej 50% 2. Cena Brutto Opieki serwisowej 30% 3. Cena brutto dodatkowej godziny serwisowej 20% 2) Sposób obliczania wartości punktowej kryteriów: Kryterium Cena brutto bez opieki serwisowej będzie oceniane następująco: Gdzie: wartość punktowa ocenianego kryterium - najniższa cena brutto (bez opieki serwisowej) ze złożonych ofert cena brutto (bez opieki serwisowej) ocenianej oferty 50% (waga kryterium Cena Brutto bez opieki serwisowej ) oznacza, że w postępowaniu można uzyskać max 50 pkt. w ramach niniejszego kryterium (50% ze 100 pkt) Kryterium Cena Brutto Opieki serwisowej będzie oceniane następująco: Gdzie: wartość punktowa ocenianego kryterium - najniższa cena brutto opieki serwisowej ze złożonych ofert cena brutto opieki serwisowej ocenianej oferty 20% (waga kryterium Cena Brutto Opieki Serwisowej ) oznacza, że w postępowaniu można uzyskać max 30 pkt. w ramach niniejszego kryterium (30% ze 100 pkt) Kryterium Cena brutto dodatkowej godziny serwisowej oceniane będzie następująco: Gdzie: wartość punktowa ocenianego kryterium 6
- najniższa cena brutto dodatkowej godziny serwisowej ze złożonych ofert cena brutto dodatkowej godziny serwisowej ocenianej oferty 3) Sposób obliczania końcowej oceny oferty S Gdzie: - ilość punktów uzyskana za kryterium Cena brutto bez opieki serwisowej przez ocenianą ofertę - Ilość punktów za kryterium Cena brutto opieki serwisowej przez ocenianą ofertę - ilość punktów uzyskana za kryterium Cena Brutto dodatkowej godziny serwisowej przez ocenianą ofertę Uzyskane w obliczeniach Kryteriów wyniki zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku. Maksymalna liczba punktów, możliwych do uzyskania przez ocenianą ofertę, będąca sumą wszystkich kryteriów, wynosi 100. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów S obliczonych wg wzoru podanego w pkt 3 4) Po otwarciu ofert Zamawiający może w każdym czasie wezwać Wykonawców do prezentacji zaproponowanego Systemu w celu weryfikacji jego zgodności z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego. Wykonawca, do którego Zamawiający zwróci się z prośbą o zaprezentowanie spełnienia wymagań, o których mowa w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego, zobowiązany będzie do przeprowadzenia prezentacji w terminie 7 dni od dnia przesłania wezwania drogą mailową na adres wskazany przez Wykonawcę w ofercie. Terminowe przeprowadzenie prezentacji jest istotnym warunkiem zamówienia. W prezentacji musi uczestniczyć przedstawiciel Wykonawcy uprawniony do działania w imieniu i na rzecz Wykonawcy. Prezentacja odbędzie się zgodnie z następującą procedurą: podpisanie listy obecności przez uczestników prezentacji; prezentacja przez przedstawicieli Wykonawcy wybranych przez Zamawiającego wymagań, o których mowa w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego; ocena spełnienia przez oferowany System wymagań. Nie spełnienie przez oferowany system warunków wymaganych w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego oraz niepotwierdzenie spełnienia zadeklarowanych warunków jako spełniane przez system lub nie nieprzeprowadzenie przez Wykonawcę prezentacji w wyznaczonym terminie lub odmowa jej przeprowadzenia skutkować będzie odrzuceniem oferty jako nie spełniającej warunków zapytania ofertowego z przebiegu prezentacji sporządzony zostanie protokół weryfikacji wymagań, 7
brak lub odmowa podpisania protokołu przez przedstawicieli Wykonawcy (uprawnionych do działania w imieniu i na rzecz Wykonawcy) oznacza odrzucenie oferty jako nie spełniającej warunków zapytania ofertowego ; Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego, jednokrotnego zaprezentowania przez Wykonawcę niespełnionych wymagań w uzgodnionym terminie do 7 dni roboczych od dnia podpisania protokołu weryfikacji wymagań; przewidywany czas trwania prezentacji 2 dni robocze w godzinach 9-15, w razie potrzeb czas trwania prezentacji może zostać wydłużony VI. Termin złożenia oferty Ofertę złożyć należy do dnia 15.05.2013 R. do godz. 16.00 w Polsko Japońskiej Wyższej Szkole Technik Komputerowych pokój 105 ul. Koszykowa 86, 02-008 Warszawa decyduje data i godz. dostarczenia oferty do Zamawiającego. VII. Terminy realizacji zamówienia Termin wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego nie może być dłuższy niż do dnia 30.09.2014r. Szczegóły dot. terminów realizacji zawiera załącznik nr 11 do niniejszego zapytania ofertowego. VIII. IX. Informacje o formalnościach po wyborze oferty Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie niezwłocznie powiadomiony przez Zamawiającego. Osoba uprawniona do kontaktów z wykonawcami: Kierownik Projektu Rafał Muniak; pokój A2; mail: rafalm@pjwstk.edu.pl Wyjaśnienia i modyfikacje zapytania ofertowego 1) Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo chyba, że Zamawiający nie otrzyma żadnej oferty dopuszcza się zawarcie umowy, przy czym zawarcie umowy z podmiotem powiązanym jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą podmiotu będącego stroną umowy oraz na wniosek Zamawiającego uzasadniający występowanie obiektywnych przesłanek, że na rynku nie istnieje inny potencjalny wykonawca danego zamówienia 2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 3) Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu cen, niezwłocznie powiadamiając o tym wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. 4) Przed upływem składnia ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o ich wprowadzeniu. 5) Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie przekazana niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którzy otrzymali zapytanie ofertowe. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert 6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wzrostu wartości zamówienia wynikający ze zwiększenia zakresu prac do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z Wykonawcą 8
7) Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 8) Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli w trakcie jej rozpatrywania stwierdzi, że: a. Jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego b. Jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji c. Została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu 9
Załączniki Załącznik nr 1 - Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia Opis środowiska Lokalizacje Serwery systemu mają zostać zainstalowane w siedzibie zleceniodawcy (Koszykowa 86, Warszawa) i być dostępne dla wszystkich użytkowników znajdujących się na miejscu bądź podłączonych przez VPN. W planach uwzględnia się też publikacje części systemu w sieci Internet. Szkoła jest podłączona do Internetu dwoma łączami szerokopasmowymi i przepustowości 300Mbps i 200Mbps. Dodatkowo system będzie używany przez osoby znajdujące się w placówkach zamiejscowych połączonych z siedzibą na Koszykowej za pomocą sieci Internet i tuneli IPSec Środowisko informatyczne Zleceniodawca posiada wdrożoną infrastrukturę LDAP w oparciu o Microsoft Active Directory a wszyscy użytkownicy systemu zarządzania dokumentami posiadają imienne konta w katalogu LDAP. Posiadane licencje Polsko-Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych posiada licencje Microsoft Core CAL zawierającymi Microsoft SharePoint Standard CAL dla wszystkich użytkowników systemu obiegu dokumentów. Ponadto Zamawiający posiada licencję na Microsoft SQL Server 2012 Enterprise (per core) i Windows Server Datacenter 2012 w związku z czym oprogramowanie to nie jest przedmiotem zamówienia. Liczba użytkowników System musi zapewnić zapewniać stabilne i sprawne działanie przy liczbie użytkowników szacowanej na 200 pracowników dydaktycznych bądź administracyjnych i około 3500 studentów. Integracja z innymi systemami System zarządzania dokumentami ma umożliwiać integrację z systemem dziekanatowym Gakko (opis systemu w załączniku Opis systemu dziekanatowego PJWSTK GAKKO Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego ) oraz systemem ERP Soneta enova. Wymiana danych pomiędzy poszczególnymi systemami jest możliwa poprzez: Webservices Wywołanie procedur składowanych na bazie Microsoft SQL Integracja ma umożliwiać: Rozpoczęcie procesu z systemu zewnętrznego (np. poprzez wywołanie Webservice) Przesłanie wyników działania procesu do systemu zewnętrznego Wykorzystanie danych z systemu zewnętrznego w trakcie działania workflow Przesłanie danych do systemu zewnętrznego w trakcie działania workflow Funkcjonalność systemu Oferowany System musi posiadać funkcjonalność obejmującą co najmniej: 10
Interfejs użytkownika Pełny polski język wszelkich komunikatów, powiadomień, alertów, czy to prezentowanych poprzez interfejs przeglądarkowy, czy też przesyłanych do użytkowników w inny sposób, np. pocztą elektroniczną Pełna polska wersja językowa interfejsu użytkownika z dostępnością narzędzi administracyjnych zarówno w języku polskim i angielskim Prostota i intuicyjność obsługi, pozwalająca na pracę osobom nieposiadającym umiejętności technicznych Dostęp przez przeglądarkę WWW Internet Explorer (w wersji 8 lub nowszej) Dostęp przez przeglądarkę WWW Mozilla Firefox (w wersji 19 lub nowszej) Dostęp przez przeglądarkę WWW Google Chrome Dostęp przez przeglądarkę WWW Apple Safari Dostęp przez aplikacje pakietu Microsoft Office (możliwość zapisu bezpośrednio z poziomu edytora tekstu bądź arkusza kalkulacyjnego) Możliwość integracji zadań generowanych przez system z listą zadań programu Microsoft Office Outlook 2010 Enterprise lub Professional Możliwość podłączenia repozytorium dokumentów jako dysku sieciowego Repozytorium dokumentów Możliwość prostej publikacji dokumentów w Systemie przez pracowników uczelni. Wykorzystanie do publikacji, edycji i przeglądania dokumentów w repozytorium narzędzi znanych użytkownikom np. pakiety biurowe czy przeglądarka internetowa. Możliwość jednoczesnej edycji dokumentu przez wielu użytkowników za pomocą aplikacji pakietu biurowego Microsoft Office zainstalowanej na komputerze użytkownika Możliwość tworzenia wielu tematycznych repozytoriów dokumentów w różnych częściach systemu. Możliwość publikacji plików w strukturze katalogów. Możliwość publikacji materiałów wideo oraz audio. Możliwość definiowania metryki dokumentu, wypełnianej przez edytora przy publikacji pliku. Możliwość nawigacji po repozytorium dokumentów (lub całym portalu) w oparciu o metadane z metryk dokumentów. Prosty, elastyczny i niezależny od działu IT mechanizm zarządzania uprawnieniami do publikowanych dokumentów w ramach istniejących uprawnień. Możliwość definiowania różnych poziomów uprawnień przez administratorów merytorycznych, np. uprawnienia do odczytu, publikacji, usuwania. Zarządzanie wersjonowaniem dokumentów: obsługa głównych oraz roboczych wersji (np.: 1.0, 1.1, 1.x 2.0), automatyczna kontrola wersji przy publikacji dokumentów. Możliwość zdefiniowania w systemie procesu zatwierdzania nowych lub modyfikowanych dokumentów. System informuje użytkowników recenzujących materiały o oczekujących na nich elementach do zatwierdzenia i pozwala podjąć decyzję o ich publikacji lub odrzuceniu. Możliwość tworzenia specjalnych repozytoriów lub katalogów przeznaczonych do przechowywania specyficznych rodzajów treści, np. galerie obrazów dla plików graficznych. Możliwość automatyzacji usuwania duplikatów dokumentów. Możliwość pracy off-line z plikami przechowywanymi w repozytoriach portalu 11
Wyszukiwanie treści Pełnotekstowe indeksowanie danych i dokumentów przetwarzanych w rozwiązaniu, w zakresie różnych typów informacji (kontrahent, pozycja rejestru, zadanie), dokumentów (w szczególności dokumentów MS Office, dokumentów PDF) Centralny mechanizm wyszukiwania treści dostępny dla użytkowników systemu Opcja wyszukiwania zaawansowanego, np. wyszukiwanie wg typów treści, autorów, oraz zakresów dat publikacji Możliwość budowania wielu wyszukiwarek w różnych częściach portalu, służących do przeszukiwania określonych obszarów Systemu wg zadanych kryteriów, np. wg typów dokumentów Możliwość definiowania słownika słów wykluczonych (często używanych) Podświetlanie w wynikach wyszukiwania odnalezionych słów kluczowych zadanych w zapytaniu. Przedstawianie w wynikach duplikatów plików Statystyki wyszukiwanych fraz Zapewnienie dostępności do wyszukiwania tylko tych zasobów, do których pracownik ma prawo odczytu, Przepływ pracy (workflow) Mechanizmy wspierające przepływy pracy (workflow) wraz z funkcjonalnością definiowania procesów obiegu dokumentów. Integracji przepływów z web-services, wywoływania web-services z poziomu workflow bez konieczności kodowania przy wykorzystaniu prostych w obsłudze narzędzi portalu. Możliwość definiowania workflow za pomocą narzędzi graficznych (bez konieczności kodowania) Możliwość programowania workflow z wykorzystaniem popularnego obiektowego języka programowania (np. Java, C#, Visual Basic.NET) Możliwość skanowania dokumentów z poziomu wywołania workflow bez konieczności uruchamiania zewnętrznych aplikacji i zapisywania skanowanego dokumentu na stacji klienckiej. Integracja z Active Directory Uwierzytelniane użytkowników zintegrowane z usługą MS Active Directory użytkownik raz zalogowany do Active Directory z poziomu systemu operacyjnego stacji roboczej ma być automatycznie rozpoznawany we wszystkich modułach oferowanego rozwiązania bez potrzeby oddzielnego monitowania go o uwierzytelnienie się. Możliwość definiowania ról / grup uprawnień, w ramach, których definiowane będą uprawnienia i funkcje użytkowników. Przypisywanie użytkowników do ról w oparciu o ich konta w LDAP lub poprzez grupy domenowe. Żaden z modułów oraz elementów dodatkowych wchodzących w skład rozwiązania nie powinien wymagać dodatkowego uwierzytelniania się użytkownika podczas przeglądania portalu, w szczególności ładowania dodatkowych modułów wymagających oddzielnego logowania (takich jak Java, Macromedia, itp.). Integracja z usługą katalogową w zakresie prezentacji informacji o pracownikach. Dane typu: imię, nazwisko, stanowisko, telefon, adres, miejsce w strukturze organizacyjnej mają stanowić źródło dla systemu Integracja z pocztą elektroniczną Wysyłanie powiadomień o aktualizacjach dokumentów Wysyłanie powiadomień o wykonaniu kroku w workflow Rozpoczynanie nowej instancji workflow przez wysłanie e-mail (także z załącznikiem) 12
Możliwość umieszczania plików w repozytorium dokumentów poprzez wysłanie ich, jako załącznik do e-mail Konfigurowalne przypomnienia i powiadomienia dla użytkowników systemu z wsparciem dla wiadomości z tekstem formatowanym Bezpieczeństwo Uwierzytelnianie za pomocą oświadczeń (claim-based authentication) z wykorzystaniem: SAML Windows claims Obsługa pojedynczego logowania domenowego (single-sign on), klient raz zalogowany do systemu operacyjnego nie musi podawać loginu przy dostępie do systemu zarządzania dokumentami Uwierzytelnianie na podstawie formularzy Możliwość uruchomienia po stronie serwerowej mechanizmów ochrony antywirusowej oraz antyspamowej dla poszczególnych modułów rozwiązania; Zapewnienie narzędzi archiwizacji i odtwarzania dla wszystkich danych przechowywanych w systemie; Bezpieczeństwo danych: przechowywanie całej zawartości portalu (informacje, dokumenty, konfiguracja) we wspólnym dla całego rozwiązania centralnym systemie bazodanowym. Zarządzanie i utrzymanie systemu Centralne zarządzanie całością systemu poprzez interfejs przeglądarkowy i/lub dedykowane konsole administracyjne; Możliwość zdalnej konfiguracji, administrowania oraz aktualizowania systemu; Zarządzanie użytkownikami systemu zintegrowane z usługą MS Active Directory, bez konieczności utrzymywania dodatkowych baz kont użytkowników; Zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz definiowanie ról w systemie w oparciu o konta i grupy domenowe tworzone w ramach MS Active Directory; Możliwość delegacji uprawnień wyznaczonym osobom do wykonywania specyficznych zadań administracyjnych bądź zarządzania wydzielonym obszarem systemu możliwość przypisywania uprawnień do funkcji systemu (rejestracja kontrahenta, akceptacja duplikatów, prawo delegowania zadań w sprawie dla użytkownika, prawo rejestrowania nowej korespondencji). Możliwość wskazania osoby/grupy, które mogą definiować uprawnienia dla innych osób / grup (zarządzać modelem uprawnień w aplikacji). Umożliwienie zarządzania poszczególnymi obszarami rozwiązania osobom nietechnicznym, pełniącym rolę administratorów merytorycznych. Istotne jest nieangażowanie zespołu IT w proces zarządzania konfiguracją funkcjonalności użytkowych. Dostępność poprzez Internet bezpłatnych biuletynów bezpieczeństwa, poprawek oraz aktualizacji dla oprogramowania, na którym bazować będzie system; Dostępność szkoleń oraz materiałów edukacyjnych autoryzowanych przez dostawcę technologii. możliwość wyodrębnienia różnych komórek prowadzących rejestry dokumentacji oraz definiowania różnych rejestrów w ramach jednej instalacji Analiza przedwdrożeniowa Wykonawca zobowiązuje się wykonać analizę przedwdrożeniową w wyniku, której przekaże zamawiającemu: Plan wdrożenia 13
Analizę procesów biznesowych obejmującą: o Diagramy przepływu i metody integracji o Umiejscowienie procesów w modelu organizacji Strukturę repozytorium dokumentów Projekt infrastruktury obiegu dokumentów Projekt interfejsu z wytycznymi dla projektantów Projekt migracji Projekt architektury Dostarczenie licencji W przypadku dostarczenia Systemu Wykonawca zobowiązuje się w ramach złożonej oferty dostarczyć wszystkie licencje niezbędne do działania systemu (licencje na aplikacje, licencje dostępowe etc.) w przypadku gdy Zamawiający wymaganych licencji nie posiada. Zamawiający w ramach zamówienia przewiduje zakup licencji w ramach programu Select Academic na podstawie umowy oznaczone jako Master Agreement Ministerstwo N i Sz W 80S60234. Zamawiający oczekuje dostarczenia licencji na serwer aplikacyjny oraz środowisko programistyczne dla projektantów workflow. Środowisko programistyczne musi być wyprodukowane przez producenta serwera aplikacyjnego, nie dopuszcza się produktów firm trzecich. Licencje, których zakup przewiduje Zamawiający: Opis Nazwa Part number Liczba Serwer aplikacyjny SharePointSvr 2013 SNGL 76P-01524 lub 1 MVL lub równoważny równoważny Środowisko programistyczne dla projektantów workflow VSPro 2012 SNGL MVL lub równoważny C5E-00989 lub równoważny 1 Instalacja Wykonawca zobowiązuje się zainstalować i skonfigurować, we współpracy z pracownikami zamawiającego, środowisko produkcyjne, środowisko testowe oraz środowisko developerskie. W ramach instalacji zamawiający oczekuje od Wykonawcy: Instalacji serwerów aplikacyjnych Konfiguracji serwerów aplikacyjnych Konfiguracji aplikacji Zamawiający zobowiązuje się zainstalować i skonfigurować systemy operacyjne (Windows Server 2012) i serwer baz danych (Microsoft SQL Server 2012 Enterprise) zgodnie z wytycznymi ustalonymi przez obie strony. Zamawiający nie przewiduje instalacja zapewniającej wysoką dostępność (HA) na poziomie serwerów aplikacyjnych SharePoint lub równoważnych. Konfiguracja, dostosowanie do potrzeb zamawiającego W ramach dostosowania systemu do potrzeb zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do uruchomienia wirtualnego biurka, zaimplementowania mechanizmów przepływu dokumentów (workflow), wdrożenia repozytorium dokumentów, wdrożenia procedury archiwizacji oraz migracji dokumentów i uprawnień z aktualnie używanego repozytorium. 14
Wdrożenie wirtualnego biurka W ramach wdrożenia Wykonawca zobowiązuje się wdrożyć wirtualne biurko czyli punkt kontaktu użytkownika z Systemem. Wirtualne biurko ma udostępniać co najmniej: Listę wszystkich przepływów, które może zainicjować użytkownik Stan wszystkich przepływów, w które jest zaangażowany użytkownik Listę zadań oczekujących na użytkownika Bezpośredni dostęp do repozytoriów dokumentów do których użytkownik ma uprawnienia Wdrożenie przepływu dokumentów Wykonawca zobowiązuje się wdrożyć przepływ dokumentów wspierający opisane niżej procesy. System ma umożliwiać: 1. Prostą konfigurację zastępstw tj. tymczasowego przekazania wszystkich uprawnień i obowiązków zastępowanego użytkownika wyznaczonej osobie. 2. Oddelegowanie uprawnień i obowiązków tj. wykonywanie zadań z upoważnienia. 3. Późniejsze wdrożenie podpisu cyfrowego w oparciu o infrastrukturę PKI z wykorzystaniem Smart Card (wdrożenie podpisu nie jest elementem zamówienia) Spis procesów wymagających wdrożenia przepływu dokumentów w ramach niniejszego zapytania ofertowego Poniżej znajduje się lista procesów, których implementacja jest konieczna w ramach wdrożenie systemu zarządzania dokumentami. Wszelkie problemy związane z komplikacją, integracją i przebiegiem procesów będą procesem analizy przedwdrożeniowej. ADMINISTRACJA Lp. Nazwa Opis Zakres integracji 1 Zakup Pełna obsługa procesu zakupu, od System ERP złożenia zapotrzebowania do rozliczenia faktury 2 Rejestracja Rejestracja korespondencji Brak integracji korespondencji przychodzącej. Skanowanie części dokumentów (np. faktur) przy użyciu urządzeń kompatybilnych ze standardem TWAIN (skanery nie są przedmiotem zamówienia) 3 Rozsyłanie zarządzeń Umieszczenie rozporządzenia w repozytorium poinformowanie pracowników i zatwierdzenie, że zapoznali się z dokumentem Brak integracji 4 Aktualizacja strony internetowej Zgłoszenie, akceptacja i wykonanie aktualizacji strony internetowej. Proces nie przewiduje automatycznej aktualizacji strony. 5 Inicjacja projektu Obsługa procesu inicjacji projektu. Zatwierdzenia przez władze i powołania zespołu 6 Inicjacja wydarzeń i Obsługa procesu inicjacji wydarzenia imprez 7 Procedura inwentaryzacyjna Powołanie komisji inwentaryzacyjnej, przesyłanie i zatwierdzanie raportów 15 Brak integracji Brak integracji Brak integracji Brak integracji
8 Planowanie Składnie planów dotyczących Brak integracji zapotrzebowania I zakupów oraz zapotrzebowania na kontrola wykorzystania zasoby finansowe przez kierowników zasobów rzeczowych I katedr, dziekanów, kierowników finansowych komórek administracyjnych do Kanclerza lub Rektora. Składnie również raportów z wykorzystania zasobów rzeczowych oraz środków finansowych przyznanych na zakupy oraz przez w.w. osoby do Kanclerza KADRY Lp. Nazwa Opis Zakres integracji 1 Zatrudnienie Zatrudnienie pracownika System ERP 2 Wniosek Urlopowy Złożenie wniosku, sprawdzenie liczby System ERP pozostałych dni urlopu, zatwierdzenie przez kierownika. 3 Zwolnienie pracownika Obsługa dokumentacji procesu dot. Zwolnienia pracownika System ERP 4 Planowanie zapotrzebowanie na kadrę 5 Aktualizacja danych personalnych/kadrowych Składanie wniosków do Rektora, Kanclerza przez Kierowników Katedr, Dziekanów, kierowników komórek administracyjnych dotyczących zapotrzebowania nowe zasoby ludzkie Obsługa procesu dot. dostarczenia informacji o aktualizacji danych personalnych/kadrowych, wprowadzanie i akceptacja zaktualizowanych danych, informacja zwrotna o aktualizacji danych Brak integracji System ERP 6 Delegacje Zgłaszanie i rozliczanie delegacji System ERP STUDENCKIE Lp. Nazwa Opis Zakres integracji 1 Podania elektroniczne Składanie, opiniowanie i Gakko, ERP rozpatrywanie podań studenckich. Liczba wzorców podań: ponad 20. Zamawiający planuje implementację przykładowych podań w trakcie warsztatów programistycznych zorganizowanych przez Wykonawcę i zobowiązuje się samodzielnie oprogramować resztę wzorców. 2 Wnioski stypendialne Składanie i weryfikowanie wniosków System ERP, Gakko stypendialnych. Model implementacji jak dla podań studenckich 3 Obiegówka Rozliczenie karty obiegowej przed zakończeniem studiów. Model implementacji jak dla podań studenckich Gakko 16
JAKOŚCIOWE Lp. Nazwa Opis Zakres integracji 1 Procedura oceny kadry akademickiej Agregacja danych z ankiety studenckiej, spisu publikacji, hospitacji itp. Gakko 2 Projektowanie oraz zatwierdzanie kursów i materiałów dydaktycznych 3 Umieszczanie materiałów w systemie elektronicznym 4 Udostępnianie i ocena dostępności informacji na temat kształcenia Praca grupowa nad sylabusami i materiałami szkoleniowymi, zatwierdzenie wyników przez kierowników katedr/radę Programową. Umieszczenie zatwierdzonych materiałów w repozytorium sylabusów bądź systemie e-learning. Umieszczenie informacji w repozytorium i poinformowanie o tym interesariuszy Brak integracji Gakko Brak integracji STRATEGICZNE Lp. Nazwa Opis Zakres integracji 1 Procedura tworzenia, aktualizacji i komunikacji strategii uczelni Praca grupowa nad dokumentem, opiniowanie przez osoby decyzyjne i zatwierdzenie przez Senat Uczelni Brak integracji 2 Procedura monitorowania realizacji strategii 3 Procedura controllingu i ostrzegania przed zagrożeniami Przygotowanie, rozsyłanie i opiniowanie raportów Przygotowanie, rozsyłanie i opiniowanie raportów Brak integracji Brak integracji REPOZYTORIA DOKUMENTÓW Zamawiający oczekuje w ramach wdrożenia konfiguracji repozytorium dokumentu i konfiguracji uprawnień do poszczególnych bibliotek na podstawie grup z Active Directory. W ramach wdrożenia będzie skonfigurowane poniżej 20 bibliotek z indywidualnymi uprawnieniami. Migracja danych Wykonawca w ramach wdrożenia zobowiązuje się do migracji aktualnego repozytorium dokumentów z SharePoint Foundation 2010. Aktualne repozytorium jest skonfigurowane jako jedna webaplikacja z logowaniem SAML zintegrowanym z Active Directory. Uprawnienia do dokumentów skonfigurowane dla grup Active Directory na poziomie bibliotek. Liczba dokumentów do przeniesienia: około 5000. Zamawiający oczekuje przeniesienia repozytorium bez konieczności zmiany struktury. Wdrożenie procedury archiwizacji Wykonawca zobowiązuje się wdrożyć procedurę automatycznej archiwizacji dokumentów. Przez automatyczną archiwizację rozumie się automatyczne przeniesienie spraw zamkniętych w określonym czasie do archiwum. Archiwum musi umożliwiać użytkownikom Systemu natychmiastowy dostęp do odczytu zawartości bez ingerencji administratora Systemu (przez ingerencję administratora rozumie się np. odzyskiwanie plików z backupu czy przenoszenie dokumentów pomiędzy Systemem bieżącym a archiwalnym) 17
Szkolenia Szkolenia certyfikowane Wykonawca zobowiązuje się w ramach wdrożenia przeprowadzić następujące szkolenia certyfikowane przez producenta oprogramowania: 1. Szkolenie dla administratorów Minimalna liczba godzin szkoleniowych: 35 (5 dni) Liczba uczestników szkolenia: 2 2. Szkolenie dla programistów Minimalna liczba godzin szkoleniowych: 35 (5 dni) Liczba uczestników szkolenia: 6 Za godzinę szkoleniową przyjmuje się 45 minut zajęć nie uwzględniając przerw. Dodatkowe szkolenia 1. Szkolenie dla użytkowników systemu (prezentacja na Auli) Minimalna liczba godzin szkoleniowych: 4 na grupę Liczba uczestników szkolenia: 3 lub 4 grupy, w sumie 200 osób 2. Warsztaty dla programistów workflow w trakcie których zostaną zaimplementowane rzeczywiste procesy (podania studenckie) oraz przedstawione rozwiązania użyte w trakcie wdrożenia. Warsztaty muszą odbyć się z wykorzystaniem komputerów i wdrożonego Systemu. Zamawiający zobowiązuje się zapewnić i przygotować laboratorium potrzebne do przeprowadzenia warsztatów. Minimalna liczba godzin szkoleniowych: 35 (5 dni) Liczba uczestników szkolenia: 6 Za godzinę szkoleniową przyjmuje się 45 minut zajęć nie uwzględniając przerw. Wymagania techniczne Wymagania sprzętowe i systemowe System działa na systemie Windows Server 2012 (Zamawiający posiada licencje i nie powinna ona być uwzględniona w ofercie Wykonawcy) Użytym serwerem baz danych jest Microsoft SQL Server 2012 (Zamawiający posiada licencje i nie powinna ona być uwzględniona w ofercie Wykonawcy) System (łącznie z serwerem baz danych) wymaga maksymalnie dwóch serwerów wyposażonych w: 2 procesory 6 rdzeniowe o taktowaniu 2.0 GHz 64 GB RAM System musi być zainstalowany jako maszyny wirtualne z wykorzystaniem technologii Microsoft Hyper-V System działa wydajnie przy wykorzystaniu macierzy Dell Equallogic PS6110E wyposażonej w dyski Nearline SAS 7.2K podłączonej przez 10GbE z wykorzystaniem protokołu iscsi 18
Zobowiązania Wykonawcy Opieka serwisowa Wykonawca zobowiązuje się do 30.09.2014 roku.świadczyć opiekę serwisową zgodnie z Warunkami Opieki Serwisowej i poniższymi definicjami DEFINICJE Usterka-Niesprawność, błąd, awaria lub wada Systemu polegająca na niezgodności jego działania z Dokumentacją użytkownika, w tym również wynikająca z komunikatów Systemu wskazujących na nieprawidłowe działanie. Usterka krytyczna - Usterka polegająca na zatrzymaniu lub poważnym zakłóceniu pracy Systemu lub jednej z jego ważnych funkcjonalności w obszarze biznesowym Usterka niekrytyczna - Usterka nie będąca Usterką krytyczną; WARUNKI OPIEKI SERWISOWEJ 1. Parametry serwisu: 1.1. Wykonawca udostępni Zamawiającemu Punkt Obsługi Zgłoszeń, za pośrednictwem, którego Zamawiający będzie dokonywał Zgłoszeń Serwisowych. Zgłoszenia Serwisowe będą przekazywane Wykonawcy poprzez system zgłoszeniowy tego Punktu lub w wyjątkowych przypadkach telefonicznie albo e-mailem do wskazanych przez Wykonawcę osób. 1.2. W wypadku przekazania zgłoszenia w inny sposób niż przez system zgłoszeniowy Punktu Obsługi Zgłoszeń, zgłoszenie umieszczane jest w rejestrze zgłoszeń przez pracownika Punktu Obsługi Zgłoszeń po stronie Wykonawcy. W tym wypadku Wykonawca potwierdzi fakt zgłoszenia poprzez faks lub mail, z podaniem numeru, pod jakim zgłoszenie będzie zarejestrowane w bazie Wykonawcy. 1.3. Uprawnienia do korzystania z Punktu Obsługi Zgłoszeń mają wskazani przez Zamawiającego pracownicy. Zmiana uprawnień, zgłoszona przez Zamawiającego, będzie dokonana przez Wykonawcę najpóźniej dwa dni robocze od daty zgłoszenia. 1.4. Wykonawca zobowiązuje się do Gotowości Świadczenia Usług w trakcie godzin roboczych (tj. poniedziałek-piątek 9-17, z wyłączeniem dniu ustawowo wolnych od pracy) 1.5. Wykonawca zobowiązuje się, że Czas Przywrócenia Działania Systemu wynosi nie więcej niż: 1.5.1. dla Usterek krytycznych - 4 godziny w biegu godzin roboczych 1.5.2. dla Usterek niekrytycznych - 3 dni robocze. 1.6. Decyzję o klasyfikacji Usterki podejmuje Pracownik Uprawniony, jednakże w przypadku błędnego zaklasyfikowania Usterki, Wykonawca może, po uprzednim poinformowaniu Pracownika Uprawnionego, zmienić klasyfikację Usterki. 1.7. Zamawiający i Wykonawca zgadzają się na działania administracyjne poza godzinami roboczymi po wcześniejszym ustaleniu harmonogramu prac. 2. Zakres Usług serwisowych, do których zobowiązany będzie Wykonawca obejmuje: 2.1. usuwanie zgłoszonych Usterek krytycznych i niekrytycznych, w zakresie: 2.1.1. diagnozy i określenia przyczyny tych Usterek, 19
2.1.2. podjęcia działań w zakresie usunięcia tych Usterek i ich przyczyny, w tym, o ile usunięcie tych Usterek wymaga Poprawki: 2.1.2.1. przygotowania Poprawki, 2.1.2.2. dostarczenia Poprawki, 2.1.2.3. instalacji Poprawki, 2.1.2.4. niezbędnej konfiguracji, 2.1.2.5. modyfikacji Dokumentacji. 2.2. świadczenie Usług Serwisowych odbywa się za pośrednictwem zdalnego serwisu z wykorzystaniem bezpiecznego łącza szyfrowanego, wymagającego uwierzytelniania i autoryzacji. 2.3. świadczenie Usług Serwisowych przez Wykonawcę odbywa się w siedzibie Zamawiającego w sytuacji braku możliwości zdalnego zdefiniowania Usterki lub usunięcia Usterek bądź modyfikacji konfiguracji Systemu. 3. Ewidencja Usług Serwisowych: 3.1. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania i przekazywania Zamawiającemu do piątego dnia od zakończenia każdego Okresu Rozliczeniowego raportu z wykonania Usług Serwisowych i Usług Asysty (Raport Zbiorczy), który zawiera zestawienie Usług Serwisowych wynikających z Umowy za poprzedni Okres Rozliczeniowy. Wzór Raportu Zbiorczego powinien zostać zaproponowany przez Wykonawcę. 3.2. Dla każdej usługi Raport Zbiorczy powinien zawierać: 3.2.1. dane ze Zgłoszenia Serwisowego: numer referencyjny, opis usługi, imię i nazwisko przedstawiciela Zamawiającego dokonującego Zgłoszenia, datę i godzinę przesłania do Wykonawcy Zgłoszenia Serwisowego; 3.2.2. datę i godzinę usunięcia Usterki, 3.2.3. Czas Reakcji, 3.2.4. Czas Naprawy, 3.2.5. Czas Przywrócenia Działania Systemu, 3.2.6. Całkowitą pracochłonność wykonanych usług w godzinach z dokładnością do 30 min., 3.2.7. Zestawienie zadań zakończonych w okresie poprzednim oraz kontynuowanych w okresach następnych. 3.3. Wykonawca prowadzi w formie elektronicznej rejestr Usług Serwisowych wykonanych na rzecz Zamawiającego. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca udostępni Zamawiającemu ten rejestr do wglądu. Udostępnienie rejestru może nastąpić także poprzez przesłanie jego kopii Zamawiającemu na wskazany przez niego adres poczty elektronicznej. Wsparcie merytoryczne Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia wsparcia merytorycznego dla wskazanych przez Zamawiającego pracowników przez cały okres trwania Opieki Serwisowej. Poprzez wsparcie merytoryczne rozumie się doradztwo w zakresie administracji i rozwoju Systemu takie jak np.: Pomoc administratorom w rozwiązaniu problemu technicznego z Systemem (włączając serwer aplikacyjny SharePoint 2013 lub równoważny, konfigurację systemu operacyjnego i serwera SQL) Pomoc programistom w rozwoju aplikacji 20