Starostwo Powiatowe w Wejherowie Protokół z kontroli w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 1 w Górze, przeprowadzonej w dniach 16 20 grudnia 2005 r. Kontrol na podstawie upowanienia OR 0114/181/05 z dnia 16.12.2005 r. przeprowadziła podinspektor Wydziału Finansowego Justyna Augustynowicz Simenak. Wyjanie w trakcie kontroli udzielały: - Pani Ewa Dybowska Główny ksigowy Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie - Pani Wioletta Markowska dyrektor Rodzinnego Domu Dziecka Siedziba Rodzinnego Domu Dziecka znajduje si w Górze 56 84 252 Zamostne. Rodzinny Dom Dziecka jest placówk opiekuczo wychowawcz utworzon na podstawie Uchwały Nr XI/381/02 Rady Powiatu Wejherowskiego z dnia 30.08.2002 r. i jego zadaniem jest zapewnienie całodobowej opieki i wychowania w warunkach zblionych do domu rodzinnego dziesiciorgu dzieciom czciowo lub całkowicie pozbawionym opieki rodziców. Miejscem wykonywania zada regulaminowych Domu jest budynek prywatny udostpniony powiatowi na podstawie odrbnej umowy cywilno prawnej
Obecnie w domu przebywa dziesiciu wychowanków. W razie nieobecnoci Dyrektora Domem kieruje osoba wyznaczona przez Zarzd Powiatu w uzgodnieniu z Dyrektorem. Placówka została wpisana do rejestru Placówek Opiekuczo wychowawczych województwa pomorskiego pod poz. 57 na wniosek Starosty Wejherowskiego. Koszty utrzymania domu s pokrywane zgodnie z rozporzdzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 padziernika 2001 r. w sprawie okrelenia stawek na biece funkcjonowanie placówki rodzinnej ( Dz. U. z 2001 r. Nr 131 poz. 1465) Dyrektorem Domu jest Pani Wioletta Markowska. Pani Markowska jest jedynym pracownikiem jednostki, co jest istotne dla zasad kontroli wewntrznej, wstpnej i biecej oceny celowoci wydatków. Ewidencj ksigow Rodzinnego Domu Dziecka w Górze od dnia 22.10. 2004r. prowadzi Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie. Obowizki zwizane z prowadzeniem obsługi finansowo ksigowej prowadz dwie osoby z działu finansowego Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, za co otrzymuj dodatek w wysokoci 250 zł brutto miesicznie. Wprowadzenie procedur Dyrektor opracował Regulamin organizacyjny okrelajcy organizacj i szczegółowy zakres zada domu zatwierdzony przez Zarzd Powiatu. Dyrektor jednostki wprowadził nastpujce instrukcje wewntrzne: - instrukcj inwentaryzacyjn - instrukcj obiegu i kontroli dokumentów
- zasady rachunkowoci Wprowadzone instrukcje s ogólne i wymieniaj dokumenty, które nie s stosowane w jednostce. Procedury nie s dostosowane do specyfiki jednostki i nie odpowiadaj rzeczywistym procesom. Opracowane wewntrzne zasady rachunkowoci nie odzwierciedlaj rachunkowoci jednostki. Kwota ryczałtu jest ustalana co miesic na podstawie 2 Rozporzdzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 padziernika 2001 r. w sprawie ustalenia stawek na biece funkcjonowanie placówki rodzinnej (Dz. U. z dnia 16 listopada 2001 r. Sprawdzono prawidłowo naliczenia ryczałtu, nie stwierdzono nieprawidłowoci. Zgodnie z 2 ww. rozporzdzenia niektóre wydatki zwizane z biecym utrzymaniem dzieci mona ponosi w ramach ryczałtu.
Stosowanie procedur Ogółem plan wydatków na 2005 r. wynosił 180 000 zł 5% od tej kwoty wynosi 9 000 zł. Sprawdzeniem objto 22,53 % wydatków zaplanowanych na rok 2005 r. Sprawdzono, rachunki na zakup materiałów do remontu ocieplenia budynku na łczn kwot 3 454,03 zł z czego 2 374,65 zł rozliczono z budetu. Fa 8605/2005 3 454,03 zł z budetu 2 374,65 zł Fa 8642/2005 13,60 zł z budetu 9,35 zł Fa 8709/2005 318,69 zł z budetu 219,10 zł Fa 1024/2005 74,20 zł z budetu 51,00 zł Ponadto sprawdzono rachunki na zakup oleju opałowego na łczna kwot 16 778,02 zł. - fa FV 000206/01/05 19.01.2005 r. 2 799,90 zł z budetu 2 141,10 zł - fa FV 000827/02/05 25.02.2005 r. 2 909,70 zł z budetu 2 182,30 zł - fa FV 001590/04/05 20.04.2005 r. 2 135,00 zł z budetu 1 601,25 zł - fa FV 002191/06/05 08.06.2005 r. 2 293,60 zł z budetu 1 720,20 zł - fa FV 002807/08/05 18.08.2005 r. 3 806,40 zł z budetu 2 791,36 zł - fa FV 003249/10/05 01.10.2005 r. 2 684,00 zł z budetu 1 968,27 zł - fa FV 003605/11/05 04.11.2005 r. 3 769,80 zł z budetu 2 764,52 zł - fa FV 003968/12/05 05.12.2005 r. 2 305,80 zł z budetu 1 609,02 zł - Na realizowanych rachunkach i fakturach wydatek zatwierdza swoim podpisem Pani Ewa Dybowska główny ksigowy Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie i Dyrektor Rodzinnego Domu Dziecka Pani Wioletta Markowska. Wydatki ponoszone w ramach ryczałtu s przedstawiane w zestawieniu wydatków w ramach przysługujcego ryczałtu na Rodzinny Dom Dziecka.
Sprawdzono rozliczenia za poszczególne miesice od stycznia do listopada 2005 r. na łczn kwot 65.034,52 zł. Stycze 6 613,68 zł Luty Marzec Kwiecie Maj Czerwiec Lipiec Sierpie Wrzesie Padziernik Listopad Nieprawidłowoci nie stwierdzono. Stwierdzono, e rachunki zostały opisane pod wzgldem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Głównego ksigowego. Stwierdzono, e rachunki nie s opisywane pod wzgldem zgodnoci z ustaw o zamówieniach publicznych. Ewidencja ksigowa jest prowadzono łcznie z ewidencja PCPR na wydzielonych kontach. Przyjto zasad, e rodki na potrzeby Rodzinnego Domu Dziecka w Górze s przekazywane na rachunek biecy PCPR. Nastpnie rodki w wysokoci ryczałtu obliczonego dla aktualnej liczby dzieci PCPR przekazuje na rachunek bankowy Pani Markowskiej. Jest to forma zaliczki, któr na koniec miesica Pani Dyrektor rozlicza przedkładajc w Powiatowym Centrum Pomocy
Rodzinie druk rozliczenia gdzie podaje kwot ogólna jak wydała w podziale na paragrafy. Pozostałe wydatki s refundowane. Oznacza to, e Pani Markowska pokrywa je ze rodków własnych w całoci, a nastpnie PCPR zwraca koszty w wysokoci proporcjonalnej do iloci dzieci, zgodnie z treci ww. rozporzdzenia przesyłajc pienidze na konto Pani Markowskiej. Na kadym rachunku znajduje si przeliczenie kwoty jak obciono jednostk. Wyej opisany sposób finansowania jednostki nie jest opisany w przyjtych zasadach rachunkowoci. Starosta Wejherowski zawarł umow z Dyrektorem jednostki dotyczc uywania samochodu prywatnego do celów słubowych i przyznał miesiczny limit kilometrów w jazdach lokalnych w wysokoci 300 km. Na tym protokół zakoczono. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden wrczono Pani Wiolettcie Markowskiej Dyrektorowi Rodzinnego Domu Dziecka w Górze. Podstawowy termin przedłoenia udokumentowanych wyjanie upływa w cigu 7 dni od daty podpisania protokołu zgodnie z instrukcj w sprawie kontroli finansowej jednostek organizacyjnych Powiatu Wejherowskiego stanowic załcznik do Uchwały Nr 649/43/02 Zarzdu Powiatu Wejherowskiego z dnia 14.03.2002 r. Wejherowo, 30.12.2005 r. Podpisy: