Archiwnm Panstwowe w Pintr!. "-jr.slskim 97-300 '. -. :.,.;s(<j ul. TorurtSKa 4, tei./tax 44 64S-69-71 000797659 PG'A'lAl vie Trvbunalskim WC'ELARIA 2 4 MAJ. 2013 PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO Starostwo Powiatowe w Piotrkow ie Tryb. al. 3 Maja 33 97-300 Piotrkow Tryb. " SKIEGC I Podsttfw? prawna^ przeprowadzonej kontroli stanowiq.: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt. 4 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r.. nr 123, poz. 698 z pozn. zm.). I. Informacjc wstepne 1. Kontrol? przeprowadzili w dniu 06.05.2013 r.: dr Piotr Glowacki, archiwista, nr upowaznienia do kontroli 407-1/12 oraz mgr Jaeek Jazdz, nil. archiwista, nr upowaznienia do kontroli 407-2/12 - przedstawiciele Archiwum Paristwowego w Piotrkowie Tryb. w obecnosci przedstawiciela jednostki kontrolowanej: Pani Haliny Rokseli - starszego specjalisty w Wydziale Obslugi Gospodarczej i Inwestycji. 2. Jednostka kontrolowana zostala utworzona: 01.01.1999 r. Obecnie kieruje nia; mgr inz. Stanislaw Cubala - Starosta Powiatu Organem nadrz^dnym lub nadzoruja^cym jednostki jest: - 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki: Statut - Uchwala nr XXVIII/228/09 Rady Powiatu Piotrkowskiego z dnia 30.10.2009 r. z pozn. zm. Regulamin Organi/acyjny - Uchwala nr XVI/106/11 Rady Powiatu Piotrkowskiego z dnia 29.12.2011 r. z pozn. zm. 4. Zmiany organizacyjne w przeszlosci: 01.09.1990-31.12.1998 Urzijd Rejonowy w Piotrkowie Tryb. od 01.01.1999 Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. 5. Jednostka kontrolowana jest od: 1999 r. w stanie: likwidacji, upadlosci, przeksztalcenia : *\k - me 6. Ostatnia^ kontrol^ archiwum paristwowe przeprowadzilo w dniu: 18.03.2010 r. 7. Archiwum zakiadowe bylo takze kontrolowane w dniach: - przez: -. 8. W jednostce kontrolowanej obowia^zuj^ przepisy kancelaryjno - archiwalne (uzgodnione. - nic uzgodnione z archiwum pahstwowym) ':
a) instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarzajizeniem: Rozporzqdzenie Prezesa Rady Ministrow z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakladowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z 2011 r.). b) jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarza^dzeniem: j.w. c) instrukcja archiwalna. wprowadzona zarz^dzeniem: j.w. d) inne normatywy kancelaryjno - archiwalne: - II. Ustalcnia kontroli 1. Stosowanie przepisow kancelaryjno - archiwalnych s/czegolnie w /akrcsic poprawnosci klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletnosci i regularnosci przekazywania jej do archiwum zakladowego: Przepisy kancelaryjno-archiwalne stosowane w sposob prawidlowy. 2. Zbior dokumentacji W archiwum zakladowym jest przechowywana: a) dokumentacja wlasna - aktowa: kategoria A w ilosci: 55,50 mb, z lat: 1999-2012 kategoria B w ilosci: 192,10 mb, z lat: 1967-2011 w tym akta kategorii,,be50" lub,,b-50": 4,00 mb, z lat: 1967-2009 nierozpoznana w ilosci: - mb. z lat: - - techniczna: kategoria A w ilosci: - mb: - jedn. inw.,: - jedn. arch., z lat: - kategoria B w ilosci: 5,00mb:,,- jedn. inw.,: - jedn. arch., z lat: 1999-2004 nierozpoznana w ilosci : - mb: - rysunkow, z lat: - - elektroniczna na nosnikach magnetycznych i optycznych: kategoria A w ilosci : - jedn. inw., z lat: - kategoria B w ilosci : - jedn. inw., z lat: - nierozpoznana w ilosci : - jedn. inw., z lat: _ - kartograficzna: kategoria A w ilosci : - jedn. inw., : - jedn. arch.(arkuszy), z lat.: - kategoria B w ilosci : - jedn. inw., : - jedn. arch.(arkuszy), z lat: - nierozpoznana w ilosci : - arkuszy, z lat: - - audiowiziialna: nagrania kategoria A w ilosci : -,. jedn. inw.,: - czasu nagrah, z lat: - kategoria B w ilosci : - jedn. inw., (nagrari): - z lat: - nierozpoznana w ilosci : -,, pudelek., z lat : - inne w ilosci : - sztuk, z lat: fotografie kategoria A w ilosci: - jedn. inw.,: - negatywow: - pozytywow, z lat: -,, kategoria B w ilosci : -,jedn. inw.,: - sztuk, z lat : - nierozpoznana w ilosci: - sztuk., z lat: - inne w ilosci : - sztuk., z lat: - film\a A w ilosci : - tytul6w(tematow)., : - sztuk, sztuk mat. wyjs., z lat,: -
kategoria B w ilosci : -., tytulow (tematow)., : - sztuk,., z lat: - nierozpoznana w ilosci : - sztuk., z lat: - inne w ilosci : sztuk, z lat: - Blizsze informacje o zbiorze dokumentacji: Akta kat A oczyszczone z cz^sci metalowych i ulozone wewnqtrz teczek. Akta osobowe w ilosci 2,00 mb, dokumentacja placowa w ilosci 2,00 mb. b) dokumentacja odziedziczona po (nalezy podac nazwy zespolow akt i daty skrajne, ilosc mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorie A kategorie B, a takze -jesli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a.): Urzijd Rejonowy w Piotrkowie Tryb, z lat 1990-1998 w ilosci 104,80 mb w tym: Akta doty czqce obrotu ziemia z lat 1963-1998 w ilosci 88,50 mb - kat. A, Dokumentacja placowa z lat 1990-1998 w ilosci 0,60 mb, Dokumentacja osobowa z lat 1990-1998 w ilosci 2,00 mb, Dokumentacja techniczna z lat 1976-1998 w ilosci 13,70 mb c) dokumentacja zdeponowana /obca/ (jak w punkcie II.2.b): - 3. Zbior dokumentacji obejmuje ogotem 357,40 mb, w tym kategoria A 144,00 mb kategoria B 213,40 mb w tym : kategoria BE50 4,00 mb 4. Stan zbioru (skomentowac dane zawarte w punktach 2 i 3, w porownaniu ze stanem z poprzedniej kontroli okreslic stan fizyczny zbioru dokumentacji): Stan fizyczny zbioru akt dobry. Ogolny metraz akt w porownaniu z poprzedni^ kontrolq zwi^kszyl si^ o 21,60 nib 5. Material}' archiwalne podlegaj^ce przej^ciu przez archiwum panstwowe (podac podstaw? prawna^ przej^cia): na podstawie 11 Rozporza^dzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) obejmuj^,,-,, akt z lat: -. 6. Stan uporzajikowania zbioru dokumentacji (w szczegolnosci uklad akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnej, opisy teczek, prawidlowosc zewidencjonowania i znakowania teczek svgnaturami archiwalnymi. kompletnosc materiatow archiwalnych: Zbior akt w stanie uporzjjdkowanym. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zaktadowym byla porzqdkovvana w: - po zasi?gnieciu opinii archiwum panstwowego: tak - nie*' przez - w sposob (prawidlowy, nieprawidlowy) }. 8. Ewidencja: Jednostka kontrolowana prowadzi nastejmjq.ce srodki ewidencyjne: a) wykaz spisow zdawczo-odbiorczych - tak - me ' b) spisy zdawczo-odbiorcze - tak - me-*1, w podziale na kat. A i kat. B - tak-ftie ' c) spisy materialow archiwalnych przekazywanych do Archiwum Panstwowego - tak - ftie ' d) spisy brakowanej dokumentacji nicarchiwalnej - tak - me '
e) ewidencj? wypozyczeri tak - me*1 f) inne srodki ewidencyjne: - 9. Ocena prowadzenia ewidencji: Ewidencja prowadzona poprawnie, zweryfikowana z nowym jednolitym rzeczowym wykazem akt. 10. Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakladowego: - 11.Udostejmianie akt (terminowosc zwrotow akt, stan fizyczny udost^pnianych akt): Akta zwracane terminowo w stanie dobrym. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si? regularnie, niercgularnie, za zezwoleniem. bez zezwolenia ) archi\\tjm paristwowego, ostatnio: Zgoda Nr 49/2012 z dnia 07.05.2012 r. Jednostka kontrolowana ma. nie ma ' zezwolenia generalnego na brakowanie. 13. Przekazanie materialow archiwalnych do archiwum paristwowego mialo ostatnio miejsce w: 2000 r. i objejo 1,00 mb (37 j.a.) zespolu akt: Urzqd Rejonowy w Piotrkowie Tryb. zlat 1990-1998. 14. Kierownikiem archiwum zakfodowogo. osobi odpowiedzialnq za jego prowadzenie jest: Pani Halina Roksela zatrudniony(a) na pcmym ctacie. na pot etatu, w innej formic ': *\) wyksztalcenie podstawowc, nieukonczony ' w: 2002 r. kurs archiwalny stopnia: II. W archiwum zatrudnieni sq. takze: na pelnym etacie: 0 osoba(y). na pol etatu: 0 osoba(y), w innej formie: 1 osoba(y), (Pani Beata Kocaiek), posiadajara(e) ukonczony, nicukoriczony ' w: 2011 r. kurs archiwalny stopnia: I. 15. Warunki pracy w archiwum zaktadowym sa^: dobre, uciqzliwo, bardzo trudno'1 poniewaz: Wyd/ielone miejsce pracy archiwisrj', pomieszczenie ogrzewane. 16. Lokal archiwum zakladowego (usytuowanie, ilosc pomieszczeri, powierzchnia. wyposazenie. zabezpieczenia przed kradzieza^ pozarem i innymi ujemnymi czynnikami): Dwa lokale archiwum zakladowego o I^cznej powierzchni okolo 95 m2, usytuowane w piwnicy budynku. Lokal 1: Drzwi metalowe, okna okratowane, pomieszczenie ogrzewane, wydzielone miejsce pracy archiwist>. Regal>' metalowe, oswietlenie dzienne i elektryczne. Pomieszczenie wyposazone w urz^dzenia pomiarowe (temp. 16 C, wilg. 52%) i gasnice proszkow^. Lokal 2: Drzwi metalowe, okna okratowane, pomieszczenie ogrzewane, wydzielone miejsce pracy archiwisty. Regary metalowe, oswietlenie dzienne i elektryczne. Pomieszczenie wyposazone w urz^dzenia pomiarowe (temp. 16 C, wilg. 68%) i gasnice proszkowq. Oba pomieszczenia zabezpieczone systemem przeciwpozarowym i antj'wlamaniowym. Brak miejsca na doplyvvy akt. Dwa dodatkowe lokale w budynku przy ul. Sienkiewicza 16a, o Iqcznej powierzchni ok. 35 m", usytuowane w piwnicy budynku: Lokal 3: Drzwi drewniane, okna okratowane, pomieszczenie ogrzewane, wydzielone miejsce pracy archiwisty. Regaly metalowe, oswietlenie dzienne i elektryczne.
Pomieszczenie wyposazone w ur/ad/.enia pomiarowe (temp. 18 C, wilg. 44%) i gasnice proszkows. Lokal 4: Pomieszczenie przechodnie. Drzwi drewniane, pomieszczenie ogrzewane, wydzielone micjsce pracy archiwisty. Regaly metalowe, oswietlenie elektryczne. Pomieszczenie zabezpieczone przed wlamaniem. 17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oswiadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie): - 18. Wykonanie zaleceh pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum paristwowe: Zaiecenic do protokolu kontroli z dnia 18.03.2010 dotyczqce opracowania w uzgodnieniu z Archiwum Pahstwowym w Piotrkowie Tryb. instrukcji archiwalnej, a nast pnie wprowadzenie jej stosownym zarzqdzeniem, przeszkolenia osoby dodatkowej do prowadzenia archiwum zakladowego na kursie kancelaryjno-archiwalnym I stopnia, przekazania akt PCPR wytworcy, pozyskania dodatkowego pomieszczenia na potrzcby archiwum zakladowego oraz uporz^dkowania i zewidencjonowania dokumentacji geodczyjno-kartograficznej - zostaly wykonane. III. Zalcccnia wynikajqcc z ustalcn bicz^cej kontroli zostanq przekazane odrebnym pismcm. Archiwum Pajistwowe w Oddzial in Protokol podpisali: ytarqst - POVWATU/iO/RKOWSK^GO / c / mgr mz. Stanistaw Cubzia (kierownik kontrolowanej jednostki) STARSZV SPECIALISM / mar inz. UtOfttf Rnkxela (archiwista zakladowy) Piotrkowie TVybunalakim I<UWinds.Archiw6w dr Piotr Giowaeki Kierownik ( przeprowadzaj^cy kontrol^) Zala^czniki : Protokol sporza^dzono w 2 egz. egz. nr 1 egz. nr 2 AP w Piotrkowie Tryb. 1 niepotrzebne skreslic ' wpisac znak jezeli brakjest danych