Załącznik nr 1 do Uchwały Nr 84/12 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 25 stycznia 2012 r. Roczny Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2012 rok dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013
Spis treści: Wstęp 3 1. Podstawy opracowania Rocznego Planu Działań 3 2. Cele działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2012 r. 3 3. Zakres działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2012 r. 4 4. Harmonogram realizacji działań 11 5. Budżet działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2012 r. 12 Załączniki 13 2
Wstęp CHARAKTER DOKUMENTU - Roczny Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2012 rok jest dokumentem, który ma za zadnie szczegółowo, realizować postanowienia Planu Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Łódzkiego na lata 2007 2013. Roczny Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych ma charakter operacyjny. ZAWARTOŚĆ DOKUMENTU - Dokument ten określa podstawy i sposoby realizacji zadań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych, zawiera ich opis, harmonogram oraz budżet wszystkich działań planowanych na dany rok kalendarzowy. PODMIOT ODPOWIEDZIALNY ZA REALIZACJĘ, INFORMACJĘ O TRYBIE WYBORU WYKONAWCÓW - Podmiotem odpowiedzialnym za realizację działań przedstawionych w niniejszym Rocznym Planie Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2012 rok jest Departament Polityki Regionalnej Wydział ds. Informacji i Promocji Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi (Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Łódzkiego IZ RPO WŁ) oraz Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w zakresie III osi priorytetowej (Instytucja Pośrednicząca II stopnia - IPII). Działania te będą realizowane zarówno samodzielnie, jak i we współpracy z partnerami społecznymi i gospodarczymi, bądź też przez podmioty zewnętrzne zgodnie z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych lub ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 1. Podstawy opracowania Rocznego Planu Działań Opracowanie niniejszego dokumentu wynika z: Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; Rozporządzenie Komisji (WE) 846/2009 z dnia 1 września 2009 r. zmieniające Rozporządzenie Komisji (WE) 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007 2013; Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 10 czerwca 2011 r. w zakresie informacji i promocji; Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007 2013; Planu Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. 2. Cele działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2012 r. Opracowanie i pełne wykonanie niniejszego Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2012 rok służy realizacji, w perspektywie jednorocznej, celu strategicznego i celów operacyjnych określonych w dokumencie nadrzędnym tj. Planie Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. CEL GŁÓWNY - Celem strategicznym przeprowadzenia działań Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2012 rok jest kontynuacja wsparcia 3
realizacji celów określonych w Planie Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 przez zachęcanie potencjalnych beneficjentów do korzystania z Funduszy Europejskich, dzięki dostarczaniu im informacji niezbędnych w procesie ubiegania się o środki unijne, motywowanie projektodawców do właściwej realizacji projektów i kształtowanie świadomości społeczeństwa w zakresie postępów realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. oraz efektów wykorzystywania Funduszy Europejskich w kraju i regionie. CELE SZCZEGÓŁOWE - Cel ten zostanie osiągnięty poprzez realizację pięciu następujących celów operacyjnych: a) dostarczanie opinii publicznej wiedzy ogólnej nt. Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013; b) upowszechnianie korzyści płynących z wykorzystywania Funduszy Europejskich w ramach RPO WŁ, a pośrednio z integracji z Unią Europejską; c) wsparcie beneficjentów w procesie pozyskiwania środków z Funduszy Europejskich w ramach RPO WŁ przez profesjonalną informację i motywację; d) budowę zaufania do instytucji zajmującej się wdrażaniem Funduszy Europejskich w ramach RPO WŁ przez zapewnienie profesjonalnych kadr oraz przejrzystości działania instytucji i procedur; e) przekazywanie rzetelnej informacji na temat możliwości wsparcia w ramach RPO WŁ. f) wstępna pomoc przy sporządzaniu wniosku o płatność W 2012 roku celem IZ RPO WŁ jest zwiększenie poziomu certyfikacji wydatków oraz poprawa rozliczania projektów unijnych realizowanych z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 (zwanym dalej RPO WŁ) w związku z powyższym jako priorytetowe będą traktowane działania szkoleniowe skierowane do beneficjentów oraz kontynuacja usługi w Punktach Informacyjnych dot. wstępnej pomocy przy sporządzaniu wniosków o płatność, które zmierzają do realizacji tego celu. Działaniami wspierającymi osiągnięcie powyższego celu będą: kampania informacyjna o szerokim zasięgu oraz konferencja podsumowująca poziom wdrażania Funduszy Europejskich w województwie łódzkim pt. IV Forum Funduszy Europejskich Województwa Łódzkiego. 3. Zakres działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2012 r. OKREŚLENIE OBSZARÓW - Działania komunikacyjne poświęcone Regionalnemu Programowi Operacyjnemu dla Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013, prowadzone przez Departament Polityki Regionalnej, Wydział ds. Informacji i Promocji Urzędu Marszałkowskiego Łodzi w 2012 r. oraz Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Zespół Promocji oraz Zespół Konsultantów w zakresie III osi priorytetowej, są realizowane w różnorodnych formach, przy użyciu różnorodnych narzędzi, kanałów komunikacji i koncentrują się na sześciu podstawowych obszarach działań: 4
a) Informacja b) Promocja c) Edukacja d) Internet e) Koordynacja i wymiana doświadczeń PLANOWANE DZIAŁANIA W PODZIALE NA OBSZARY - Szczegółowy opis obszarów oraz poszczególnych działań podejmowanych w ich ramach w 2012 r. przez IZ RPO WŁ oraz IPII przedstawia poniższa tabela nr 1. 5
Działanie Opis/elementy działania Grupy docelowe Informacja Punkty informacyjne i infolinie Promocja Kampania informacyjna o szerokim zasięgu IZ, Głównym jego zadaniem będzie zapewnienie beneficjentom oraz potencjalnym beneficjentom pełnej informacji odnośnie możliwości pozyskania środków z EFRR i EFS w ramach RPO WŁ i programów krajowych. W 2012 r. zakres usług świadczonych przez punkty informacyjne zostanie rozszerzony o usługi związane z pomocą w rozliczaniu projektów, stosownie do Wytycznych w sprawie realizacji usługi wsparcia w procesie rozliczania dotacji współfinansowanych z FE na lata 2007-2013 przez Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich FE z 28.10.2010 r., czyli wstępna pomoc przy sporządzaniu wniosku o płatność. Porady i informacje udostępniane i udzielane będą bezpłatnie przez przeszkolonych pracowników bezpośrednio, za pomocą telefonu i e-maila. Punkt informacyjny będzie posiadał spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności, co umożliwi jego identyfikację przez grupy docelowe. Podobnie w przypadku czterech lokalnych punktów informacyjnych utworzonych w podregionach: Centralnym, Wschodnim, Zachodnim, Północnym, których zadaniem będzie skuteczne dotarcie z informacją w różnych częściach województwa łódzkiego. Infolinia, pod którą beneficjenci i opinia publiczna otrzymają informację na temat możliwości pozyskania środków z EFRR i EFS w ramach RPO WŁ i programów krajowych. Dla każdego z programów operacyjnych będzie przygotowane osobne stanowisko z oddzielną linią telefoniczną. W związku z utworzeniem punktów informacyjnych w podregionach województwa łódzkiego zostaną utworzone dodatkowe linie do tych punktów, przez które pracownicy w podregionach będą mogli udzielać informacji. W ramach polityki informacyjno-promocyjnej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 i Funduszy Europejskich planuje się realizację, w czerwcu kampanii informacyjno-promocyjnej pn. Piknik Funduszy Europejskich. Podstawowym celem kampanii będzie zapewnienie zwiększenia poziomu certyfikacji wydatków projektów unijnych realizowanych z RPO WŁ oraz prezentacja dobrych praktyk. W celu zmaksymalizowania siły oddziaływania planuje się, by kampania przebiegała jednocześnie w kilku mediach (kampania w telewizji, radiu, prasie, kampania na stronie internetowej www.rpo.lodzkie.pl). Akcja, wzorem ubiegłego roku, zostanie zorganizowana na rynku łódzkiej Manufaktury w czerwcu 2012 r. W trakcie Pikniku będzie można odwiedzić stoiska informacyjne punktów informacyjnych: RPO WŁ, PO KL, PROW, PO Ryby w województwie łódzkim, podregionów itd. oraz skorzystać z licznych atrakcji na scenie oraz poza nią (zabawy dla dzieci, wystawy dot. realizowanych projektów). Specjalnie na Piknik w celu prezentacji w atrakcyjnej formie dobrych praktyk zostanie przygotowana kopuła Fullera beneficjenci i wnioskodawcy decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze
Współudział przy organizacji Pikniku Funduszy Europejskich. Akcja informacyjno-promocyjna pn. Stoisko informacyjne na Jarmarku Wojewódzkim Akcja informacyjno-promocyjna pn. Stoisko informacyjne na V Forum Funduszy Europejskich Udział w Jarmarku Wojewódzkim największej imprezie promocyjnej Województwa Łódzkiego organizowanej prze Urząd Marszałkowski w Łodzi we wrześniu na. ul. Piotrkowskiej w Łodzi. Jarmark Wojewódzki jest organizowany przez Departament Promocji i Współpracy z Zagranicą. Działania Departamentu Polityki Regionalnej, podczas trwania imprezy będą skupione na informacji i promocji nt. RPO WŁ oraz programach krajowych w ramach NSS głównie przez: - informowanie zainteresowanych nt. funduszy unijnych i możliwości pozyskania dotacji w Punkcie Informacyjnym, - przekazywanie zainteresowanym pozyskaniem środków materiałów informacyjnych i promocyjnych przez hostessy i Duże Maskotki oraz pracowników Punktu Informacyjnego, - konkursy dla publiczności. Współudział. Udział w V Forum FE organizowanym przez MRR w maju 2012 r. w Warszawie. Współudział. decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze 7
Akcja informacyjno-promocyjna pn. Promocja funduszy z Kolorami Polski. Przeprowadzenie akcji informacyjno-promocyjnej wykorzystującej efekt synergii z inną akcją, która jest znana i rozpoznawalna w regionie - Festiwal Kolory Polski, który w okresie letnim gości w wielu miejscowościach naszego regionu, będziemy podróżować z festiwalem i prezentować dobre praktyki zrealizowanych projektów w ramach RPO WŁ. Sam festiwal narzuca tematykę projektów, które zostaną zaprezentowane melomanom podczas spotkań, czyli będą to projekty związane z kulturą, rewitalizacją oraz miejscem, gdzie będziemy Starówka w Sieradzu, Zamek w Inowłodzu, rozwój infrastruktury kultury w Kutnie, renowacja kolegiaty w Łowiczu, modernizacja Domu Kultury wraz z jego przebudową, rozbudową i zakupem technologii teatralno-artystycznej w Przedborzu oraz zakup organów dla Filharmonii Łódzkiej stały element związany z organizatorem festiwalu, czyli Filharmonią Łódzką (beneficjent RPO WŁ). Pracownicy Departamentu Polityki Regionalnej będą posiadali stoisko przed każdym miejscem koncertu - w stoisku będą prezentowane materiały przygotowane specjalnie na tą wędrówkę, czyli materiały informacyjne o projektach znajdujących się na szlaku Kolorów Polski oraz materiały promocyjne (związane z danym miejscem). Zorganizowanie tej akcji informacyjno-promocyjnej ma na celu zaprezentowanie potencjału kulturowego, który został wsparty w ramach dofinansowania z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 i ma na celu promocję funduszy oraz budowanie ich pozytywnego wizerunku. Chcemy pokazać, iż fundusze to nie tylko drogi, innowacje i twarde projekty infrastrukturalne, ale też współfinansowanie rewitalizacji, budowy domów kultury itp. decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze Publikacje dokumentów programowych Publikacje materiałów informacyjnych Publikacje dokumentów programowych (w wersji elektronicznej), takich jak: a) Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego, b) Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013, c) Inne dokumenty programowe dla beneficjentów RPO WŁ. Materiały będą publikowane w formie elektronicznej na płytach CD lub DVD. W przypadku, gdy beneficjent nie będzie miał możliwości odczytu wersji elektronicznych to wskazane przez niego materiały będą drukowane w Punkcie Informacyjnym. Umieszczenie na stronie www.cop.lodzkie.pl odnośników do strony IZ, na której publikowane są dokumenty programowe. Publikacje materiałów informacyjnych w postaci np. podręcznika beneficjenta RPO WŁ, widokówki 3D i album 3D pokazujące zrealizowane projekty. Publikacje materiałów informacyjnych w postaci m.in. ulotek, plakatów, wydruk wkładki do prasy o zasięgu regionalnym oraz albumu z zakresu dofinansowanych projektów unijnych. Ponadto IP II planuje kontynuować realizację sesji zdjęciowych dot. projektów dofinansowanych ze środków III osi RPO WŁ 2007-2013. decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze 8
Publikacja Biuletynu Informacyjnego Publikacja Biuletynu Informacyjnego Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Kwartalnik publikowany na stronie internetowej i w formie papierowej, czasopismo będzie rozsyłane do instytucji użyteczności publicznej oraz dystrybuowane w punktach informacyjnych. decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze Wykonanie materiałów promocyjnych Współdziałanie z mediami Współudział przy tworzeniu zawartości merytorycznej Biuletynu Informacyjnego Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 Działanie obejmuje wykonanie materiałów na potrzeby konkretnych imprez, targów, event ów, takich jak: zestawy ekologiczne (długopis, teczka, notes), teczki materiałowe, pendrive, zestaw pióro długopis, balony,, parasole, peleryny przeciwdeszczowe, kurtki sportowe, torby materiałowe, hub-y, kalendarz książkowy 2013 krówki, odblaski, maskotki Miś Unijek itp.: W ramach tego działania IP II planuje wykonanie materiałów promocyjnych takich jak: pendrive, długopisy kalendarze, notesy, cukierki, itp. Działanie obejmuje współpracę na podstawie ofert i negocjacji indywidualnych z regionalnymi i lokalnymi stacjami telewizyjnymi i radiowymi przy produkcji i emisji jednorazowych lub cyklicznych programów telewizyjnych lub radiowych o charakterze promocyjnym i informacyjnym oraz spotów reklamowych dotyczących organizowanych kampanii informacyjnych, imprez, event ów itd. Działanie obejmuje także publikowanie artykułów prasowych oraz ogłoszeń o charakterze informacyjnym i promocyjnym zamieszczanych w regionalnych i lokalnych gazetach. W 2012 r. planujemy rozpisanie konkursu zgodnie z Pzp na projekt kampanii informacyjnej. Konkurs będzie polegał na wyborze pomysłów zgłoszonych przez Uczestników konkursów. Na ich podstawie będą podpisywane umowy z laureatami, którzy poprzez współpracę z Telewizja, Radiem, Prasą i Portalami Internetowymi będą promować RPO WŁ w regionie. Podczas realizacji kampanii promocyjnej w radiu, prasie i telewizji propagowane będą następujące komunikaty: dobre praktyki przykłady zrealizowanych projektów, rozliczanie i sprawozdawczość, czyli czynniki wpływające na poprawne i planowe wykonanie przyznanej alokacji środków dla RPO WŁ. Tematyka zostanie doprecyzowana po wyborze prac konkursowych. Kontakty z mediami na poziomie krajowym będą prowadzone we współpracy i w uzgodnieniu z IK NSRO. decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze decydenci i liderzy, instytucje zaangażowane we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze Współpraca z regionalnymi i lokalnymi mediami w zakresie promocji funduszy europejskich w regionie łódzkim. - Telewizja - emisja programów poświęconych projektom unijnym realizowanym w regionie w 9
ramach III Osi Priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013.; emisja spotów reklamowych i filmu promocyjnego dla beneficjentów; planowane jest również przeprowadzenie dyskusji telewizyjnej w temcie funduszy europejskich w regionie łódzkim. - Prasa - współpraca w zakresie publikacji informacji na temat promocji projektów dofinansowanych ze środków unijnych, ogłaszanych aktualnie konkursów i ogłoszeń dotyczących organizowanych spotkań i konferencji na temat działań realizowanych w ramach III Osi Priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013, - Radio - cykl audycji. - Internet - współpraca w zakresie m.in. publikacji informacji na temat promocji projektów dofinansowanych ze środków unijnych Ponadto zaplanowano produkcję spotu reklamowego prezentującego projekty dofinansowane w ramach III osi RPO WŁ. W planowanych programach telewizyjnych i radiowych w głównej mierze prezentowane będą efekty wdrażania funduszy unijnych w ramach III osi RPO WŁ. IP II zamierza też informować o możliwości otrzymania pożyczek w ramach inicjatywy Jeremie. Działania te będą realizowane poprzez współpracę z Radiem Łódź, TVP Łódź, Gazetą Wyborczą, Dziennikiem Łódzkim oraz portalami internetowymi. Edukacja Szkolenia dla beneficjentów Konferencja dla beneficjentów Szkolenia dla beneficjentów IV Forum Funduszy Europejskich Województwa Łódzkiego konferencja podsumowująca poziom wdrażania RPO WŁ organizowana w trakcie realizacji programu, będzie miała na celu omówienie ogólnej tematyki związanej z realizacją RPO WŁ, problemów oraz uwag związanych z aplikowaniem o środki EFRR oraz rozliczaniem środków w ramach RPO WŁ a także współpracy z innymi programami w ramach NSS. Organizacja konferencji podsumowującej dotychczasowy proces wdrażania środków unijnych w ramach III Osi Priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 Współudział w konferencjach przygotowanych przez IZ. Szkolenia dla beneficjentów, potencjalnych beneficjentów mające na celu zaangażowanie w proces pozyskiwania dotacji oraz podnoszenie świadomości beneficjentów na temat korzyści związanych z aplikowaniem o środki EFRR w ramach RPO WŁ. Organizowane szkolenia będą pogłębiały wiedzę z zakresu: a) zasad realizacji i rozliczania projektów, b) sprawozdawczości c) działań informacyjno-promocyjnych beneficjenci, studenci, media, partnerzy społeczni, decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze potencjalni beneficjenci, beneficjenci i wnioskodawcy 10
d) z zakresu informacji dot. konkursów zgodnie z Harmonogramem Konkursów e) uregulowań prawnych z zakresu zamówień publicznych i inne. Niezwykle istotne jest by szkolenia kładły również nacisk na praktyczne wykorzystanie zdobytej wiedzy, dlatego ważnym elementem szkoleń będą przeprowadzane warsztaty pod nadzorem ekspertów. Szkolenia dla beneficjentów IP II prowadzi w ramach innych działań o charakterze informacyjno-szkoleniowym, tj. spotkań informacyjno-szkoleniowych Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym dla beneficjentów Przewiduje się realizację także innych działań o charakterze informacyjno-szkoleniowym (m.in.: spotkań roboczych, konferencji prasowych, spotkań informacyjnych) mających na celu dostarczenie rzetelnych i zrozumiałych informacji na temat RPO WŁ oraz popularyzację idei Funduszy Europejskich. Organizacja spotkań informacyjno-szkoleniowych dla potencjalnych beneficjentów z regionu łódzkiego na temat możliwości wsparcia w zakresie ogłaszanych konkursów oraz w zakresie realizacji i rozliczania projektów dofinansowanych w ramach III Osi Priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. IP II planuje również organizację spotkania Unijne projekty w praktyce, prezentacja z realizacji projektów beneficjentów III Osi Priorytetowej RPO WŁ., potencjalni beneficjenci, beneficjenci i wnioskodawcy, media, partnerzy społeczni, decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze Szkolenia dla pracowników Szkolenia dla pracowników Szkolenia i inne formy kształcenia dla pracowników instytucji zaangażowanych w realizację RPO WŁ mające na celu stałe podnoszenie kwalifikacji, wiedzy i umiejętności w/w osób. Umożliwi to wymianę doświadczeń pomiędzy poszczególnymi instytucjami a w rezultacie stworzenie profesjonalnych kadr zajmujących się wdrażaniem programu. Tematyka szkoleń będzie zgodna z Rocznym Planem Szkoleń dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi na 2012 r. Pracownicy zaangażowani we wdrażanie RPO WŁ Szkolenia i inne formy kształcenia pracowników Instytucji Pośredniczącej II stopnia, zaangażowanej w realizację RPO WŁ, mające na celu stałe podnoszenie kwalifikacji, wiedzy i umiejętności w/w osób. Umożliwi to stworzenie profesjonalnych kadr zajmujących się wdrażaniem programu. Internet Strona internetowa i newsletter IZ, Strony internetowe www.rpo.lodzkie.pl, www.cop.lodzkie.pl poświęcone tematyce RPO WŁ. Na beneficjenci, media 11
stronach dostępne będą m.in.: dokumenty programowe; akty prawne oraz opis zmian tych dokumentów; informacje szczegółowe (opis osi priorytetowych i działań RPO WŁ, przykładowe rodzaje projektów); harmonogram konkursów; aktualne informacje o terminach naborów wniosków wraz z danymi teleadresowymi instytucji prowadzących nabory lub przekierowanie do informacji znajdujących się na stronach instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WŁ; bieżące dane dotyczące wysokości dostępnych środków i stanu realizacji RPO WŁ; uproszczone opisy aplikowania o środki w ramach schematów konkursowych; wykaz beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie, aktualizowany po każdym rozstrzygniętym konkursie, wraz z podaniem wartości i tytułu projektu; aktualizowane na bieżąco listy teleadresowe punktów informacyjnych; wytyczne dotyczące promocji projektów przez beneficjentów realizujących projekty; odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ), audycje radiowe i telewizyjne, informacje o organizowanych konkursach wiedzy o RPO WŁ. Strony będą miały system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności. Na stronach umieszczone zostaną także linki odsyłające do strony Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz stron poświęconych tematyce FE. Elementem składowym stron będzie też newsletter. Pozwoli on na szybkie rozpowszechnianie wszelkich informacji dotyczących środków pomocowych, przeznaczonych dla różnych grup odbiorców. Zaletą newslettera jest jego dostępność dla każdej osoby zainteresowanej RPO WŁ. Dodatkowo na bieżąco będzie aktualizowany portal www.funduszeeuropejskie.gov.pl i Baza Wiedzy Koordynacja i wymiana doświadczeń Grupa Robocza ds. Informacji i Promocji RPO WŁ Zespół Zadaniowy ds. Koordynacji FE Grupa Sterująca ds. Informacji i Promocji W skład Grupy Roboczej będą wchodzić przedstawiciele departamentów zajmujących się wdrażaniem RPO WŁ w regionie oraz Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (IP II). Członkowie Grupy Roboczej będą się spotykać w celu omówienia bieżących problemów związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych. Raz w roku Grupa spotka się w celu podsumowania działań w danym roku oraz prezentacji (aktualizacji) planów na kolejny rok. Przy realizacji swoich zadań Grupa będzie współpracować z innymi podmiotami istotnymi ze względu na proces informowania o funduszach, w tym z mediami, regionalnymi lub lokalnymi, partnerami społecznymi i gospodarczymi, decydentami i liderami, środowiskami opiniotwórczymi. W skład Zespołu będą wchodzić przedstawiciele instytucji zaangażowanych we wdrażanie NSS w regionie łódzkim. Spotkania Zespołu Zadaniowego będą miały na celu omówienie zasad współpracy i wymianie informacji pomiędzy programami współfinansowanymi z FE Przedstawiciele IZ oraz IP II będą uczestniczyć w spotkaniach Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji organizowanej przez MRR w celu wymiany doświadczeń i omawiania bieżących problemów. Tabela 1. Opis obszarów oraz działań podejmowanych przez IZ oraz IP II w ramach RPO WŁ w 2012 r. Członkowie Grupy Roboczej ds. Informacji i Promocji RPO WŁ Członkowie Zespołu Zadaniowego ds. Koordynacji FE 12
4. Harmonogram wszystkich podejmowanych działań Harmonogram wszystkich działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych IZ RPO WŁ w 2012 r. przedstawia poniższa tabela. Działanie Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Informacja Punkty informacyjne i infolinie Kampania informacyjna o szerokim zasięgu Akcje informacyjno-promocyjne Publikacje dokumentów programowych Publikacje materiałów informacyjnych Publikacja Biuletynu Informacyjnego Wykonanie materiałów promocyjnych Współdziałanie z mediami Promocja Edukacja Szkolenia dla beneficjentów Konferencja Szkolenia Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym Szkolenia dla pracowników Szkolenia Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym Strona internetowa i newsletter Internet 13
Koordynacja i wymiana doświadczeń Spotkania Grupy Roboczej ds. Informacji i Promocji Spotkania Zespołu Zadaniowego ds. koordynacji FE Spotkanie Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji * * Spotkania Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji będą realizowane zgodnie z zaproszeniami przysyłanymi przez MRR. Tabela 2: Harmonogram działań podejmowanych przez IZ RPO WŁ w 2012 r. 14
5. Budżet działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2012 r. Źródłem finansowania działań jest Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz budżet województwa łódzkiego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 (EFRR 85%, budżet województwa łódzkiego na rok 2012 15%). Wartość szacunkową poszczególnych działań prezentuje tabela nr 3. NAZWA DZIAŁANIA SZACUNKOWY BUDŻET (PLN) 1 IZ IP 2 Informacja 0 0 Punkty informacyjne i infolinie 0 0 Promocja 1 500 000 320 000 Kampania informacyjna o szerokim zasięgu 350 000 15 000 Akcje informacyjno-promocyjne 50 000 10 000 Publikacje dokumentów programowych 10 000 0 Publikacje materiałów informacyjnych 40 000 55 000 Publikacje Biuletynu Informacyjnego RPO WŁ 40 000 0 Wykonanie materiałów promocyjnych 207 500 62 000 Współdziałanie z mediami 802 500 * 178 000 Edukacja Szkolenia dla beneficjentów 200 000 40 000 Konferencje 50 000 10 000 Szkolenia (dla beneficjentów) 150 000 0 Inne działania o charakterze informacyjnoszkoleniowym 0 30 000 Szkolenia dla pracowników 375 000 260 000 Szkolenia (dla pracowników) 375 000 260 000 Inne działania o charakterze informacyjnoszkoleniowym 0 0 Internet 0 0 Strona internetowa i newsletter 0 0 Ewaluacja 0 0 Koordynacja i wymiana doświadczeń 0 0 Grupa Robocza ds. Informacji i Promocji 0 0 Zespół Zadaniowy ds. Koordynacji FE 0 0 Grupa Sterująca ds. Informacji i Promocji 0 0 razem 2 075 000 620 000 SUMA W PLN 2 695 000 SUMA W EUR* 623 122 * Kwota zawiera także koszty związane z promocją kampanii informacyjnej o szerokim zasięgu oraz akcji informacyjnopromocyjnych, konferencji i szkoleń. Tabela 3. Szacunkowy budżet działań podejmowanych przez IZ RPO WŁ oraz IP 2 w 2012 r. 1 Jako przelicznik zastosowano kurs wymiany EUR/PLN z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej miesiąca poprzedzającego miesiąc dokonywania przeliczenia, czyli z dnia 28 października 2011 r., o wartości 1 EUR = 4,3250 PLN
Załączniki: 1. Wskaźniki dla działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych 2. Szczegółowy opis działania kampania informacyjna o szerokim zasięgu 3. Szczegółowy opis innego przykładowego działania 16
Załącznik 1. Minimalne Wskaźniki dla wybranych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2012 r. Obszar działania Nazwa Wskaźnika Wartość docelowa Punkty informacyjne i infolinie Liczba punktów działających w regionie Liczba osób korzystających z punktów Liczba konsultacji elektronicznych Liczba konsultacji telefonicznych IZ 5 punktów 2 370 osób 400konsultacji elektronicznych 6 330 konsultacji telefonicznych IP II 1 punkt wspólnie z IZ 600 osób 300konsultacji elektronicznych 3000konsultacji telefonicznych Kampania informacyjna o szerokim zasięgu Akcje informacyjno-promocyjne, konkursy itp. Publikacje dokumentów programowych Publikacje materiałów informacyjnych Liczba zorganizowanych kampanii informacyjnych Liczba zorganizowanych akcji informacyjno-promocyjnych Liczba kompletów przygotowanych na CD lub DVD materiałów programowych Liczba wydrukowanych materiałów informacyjnych Liczba wykonanych nośników informacji Liczba tytułów publikowanych materiałów informacyjnych 1 1 wspólnie z IZ 3 2 0 1 000 kompletów 2 000 szt. 3 000 szt. 6 szt. 3 szt. 3 tytuły Publikacje Biuletynu Informacyjnego Liczba wydrukowanych egzemplarzy Biuletynu Informacyjnego Wykonanie materiałów promocyjnych Liczba wykonanych materiałów promocyjnych Liczba rodzajów wykonanych materiałów promocyjnych Współdziałanie z mediami Liczba wyemitowanych programów, audycji oraz wydrukowanych artykułów Konferencje dla beneficjentów Liczba zorganizowanych szkoleń Szkolenia dla beneficjentów Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych szkoleń 12 000 szt. 27 750szt. 15 80szt. 1 konferencja 200 osób 20 szkoleń 2 500 szt. 10 20 szt. 2 (w tym 1 wspólnie z IZ) 200 osób 0 Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym dla beneficjentów Szkolenia dla pracowników Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych seminariów, warsztatów, spotkań informacyjnych, spotkań roboczych, konferencji prasowych Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych szkoleń 700 osób 1 konf. pras. 10 osób 98 szkoleń 0 2 konf pras. 25 spotkań informacyjnoszkoleniowych 1000 osób 30szkoleń Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym dla pracowników. Strona internetowa i newsletter Liczba osób uczestniczących 2 900 osób Liczba zorganizowanych seminariów, 0 warsztatów, spotkań informacyjnych, spotkań roboczych. 0 Liczba osób uczestniczących. Liczba wejść na stronę 200 000 wejść Liczba zarejestrowanych podmiotów, które 450 osób otrzymują newsletter Liczba wysłanych newsletterow 50 szt. 350 osób 0 0 100 000 wejść 420 osób 18 szt. Ewaluacja Liczba wykonanych badań 0 0 Grupa Robocza ds. Informacji i Promocji Liczba zorganizowanych spotkań Liczba osób uczestniczących 4 20 0 0 Zespół Zadaniowy ds. koordynacji FE Liczba zorganizowanych spotkań Liczba osób uczestniczących 2 20 0 0 Grupa Sterująca ds. Informacji i Promocji* Liczba zorganizowanych spotkań Liczba osób uczestniczących 2 2 1 1 * ilość spotkań i uczestników jest uzależniona od harmonogramu i tematyki przesyłanej przez MRR 17
Załącznik 2. Szczegółowy opis działania kampania informacyjna o szerokim zasięgu Urząd Marszałkowski w Łodzi (IZ RPO WŁ) 1. Organizator Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w Łodzi (IP II) 2. Przedmiot Działania EFRR, Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego 3. Typ działania Kampania informacyjna o szerokim zasięgu 4. Cel działania 1. Upowszechnienie wśród potencjalnych i faktycznych odbiorców wiadomości na temat zwiększenia absorpcji środków z EFRR oraz dobrych praktyk w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. 2. Aktywizowanie, motywowanie oraz wsparcie beneficjentów i potencjalnych beneficjentów w procesie pozyskiwania i rozliczenia środków. Co W ramach polityki informacyjno-promocyjnej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 i Funduszy Europejskich planuje się realizację, w czerwcu kampanii informacyjno-promocyjnej pn. Piknik Funduszy Europejskich. Podstawowym celem kampanii będzie zapewnienie zwiększenia poziomu certyfikacji wydatków projektów unijnych realizowanych z RPO WŁ. W celu zmaksymalizowania siły oddziaływania planuje się, by kampania przebiegała jednocześnie w kilku mediach (kampania w telewizji, radiu, prasie, kampania na stronie internetowej www.rpo.lodzkie.pl). Akcja, wzorem ubiegłego roku, zostanie zorganizowana na rynku łódzkiej Manufaktury w czerwcu 2012 r. W trakcie Pikniku będzie można odwiedzić stoiska informacyjne punktów informacyjnych: RPO WŁ, PO KL, PROW, PO Ryby w województwie łódzkim, podregionów itd. oraz skorzystać z licznych atrakcji na scenie oraz poza nią (zabawy dla dzieci, wystawy dot. realizowanych projektów). W ramach Pikniku będzie możliwość uzyskania informacji na temat rozliczania projektów oraz będziemy zachęcali beneficjentów do składania wniosków o płatność. 5. Opis działania Do kogo Gdzie Jak W organizację imprez, prócz IP II, będą zaangażowane inne instytucje wdrażające programy w ramach NSS. decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze Województwo Łódzkie Reklama telewizyjna w telewizji regionalnej TVP Oddział w Łodzi (spoty i wejścia na żywo w dniu pikniku) Reklama radiowa w regionalnych i lokalnych rozgłośniach radiowych (Radio Łódź, RSC Skierniewice, Strefa FM Piotrków Trybunalski, Radio Victoria, Radio Media Ziemi Wieluńskiej i Nasze Radio w Sieradzu, Radio Eska) (pakiet ok 100 spotów) Reklama w prasie regionalnej i lokalnej (Gazeta Wyborcza, Dziennik Łódzki) - wkładki Reklama internetowa - banery Reklama w Biuletynie Informacyjnym RPO WŁ Reklamy będą zaproszeniem na Piknik Funduszy Europejskich. Tłem tych reklam będą 18
Jak intensywnie Kluczowe elementy projekty realizowane w ramach RPO WŁ, czyli podczas promocji imprezy masowej będą propagowane fundusze europejskie w ramach RPO WŁ. Materiały informacyjne i promocyjne Nagrody rzeczowe za udział w konkursach Mapping 3 D Patronaty medialne Reklamy mają na celu informowanie o kampanii, a przede wszystkim promowanie funduszy europejskich w regionie łódzkim Planowana jest 1 kampania, w miesiącu czerwcu Łódzkie nabiera prędkości 6. Czas trwania działania Działanie będzie realizowane w miesiącu VI 2012 roku. 7. Koszt działania 8. Zasoby pozafinansowe 350 000 zł 15 000 zł W prace zaangażowani są pracownicy Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi oraz Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w Łodzi - w zakresie III Osi priorytetowej RPO WŁ. 9. Status projektu Projekt jest w fazie planowania 10. Osoba kontaktowa 11. Załączniki Brak załączników Wydział ds. Informacji i Promocji Naczelnik Wydziału: Barbara Chmielarz barbara.chmielarz@lodzkie.pl tel. 42 663-32-98 Pracownicy odpowiedzialni za realizację projektu: Monika Mazurkiewicz monika.mazurkiewicz @lodzkie.pl tel. 42 663-32- 84 Łukasz Słociński lukasz.slocinski@lodzkie.pl tel. 42 663-34-48 Dorota Milska dorota.milska@lodzkie.pl tel. 42 663-30-28 Piotr Zdziechowski piotr.zdziechwski@lodzkie.pl tel. 42 663-30-29 Aleksandra Nykiel aleksandra.nykiel@lodzkie.pl tel. 42 663-31-07 Renata Tkaczyk renata.tkaczyk@lodzkie.pl tel. 42 663-34-05 Michał Pociecha michal.pociecha@lodzkie.pl tel. 42 663-32-85 Adrianna Kabacińska adrianna.kabacinska@lodzkie.pl tel. 42 663-31-07 Joanna Zaraś joanna.zaras@lodzkie.pl tel. 42 663-34-49 Karolina Mularczyk karolina.mularczyk@lodzkie.pl tel. 42 663-30-29 Zespół Promocji Pracownicy odpowiedzialni za realizację projektu: Małgorzata Szczepaniak m.szczepaniak@cop.lodzkie.pl tel: 42 230-15-88 Alicja Miśkiewicz a.miskiewicz@cop.lodzkie.pl tel. 42 230-15-62 Magdalena Smulczyk m.smulczyk@cop.lodzkie.pl tel: 42 230-15-87 Magdalena Mieńko m.mienko@cop.lodzkie.pl tel: 42 230-15-62 19
Załącznik 3. Szczegółowy opis innego przykładowego działania Urząd Marszałkowski w Łodzi (IZ RPO WŁ) 1. Organizator Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w Łodzi (IP II) 2. Przedmiot Działania EFRR, Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego 3. Typ działania Działanie 2. Konferencje. 4. Cel działania Celem działania jest zapewnienie informacji na temat stanu wdrażania Funduszy Europejskich w Województwie Łódzkim a przez to zwiększenie zainteresowania beneficjentów korzyściami płynącymi z wykorzystania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ oraz podnoszenie świadomości na temat Funduszy Europejskich. 5. Opis działania Co Do kogo Gdzie Jak Forum Funduszy Europejskich Województwa Łódzkiego jest cykliczną imprezą plenerową organizowaną przez instytucje zaangażowane we wdrażanie Funduszy Europejskich w województwie łódzkim (DPR, RPO, COP POKL, WUP, RO EFS, PROW, PO RYBY, PK KSU PARP, GPI i LPI), mającą na celu promocję funduszy oraz podsumowanie wdrażania FE w regionie. Wzorem ubiegłego roku impreza odbędzie się pod patronatem Open Days - 10 Europejskiego Tygodnia Regionów i Miast. W 2012 roku konferencja planowana jest na październik. Podczas konferencji Dyrektorzy Departamentów Urzędu Marszałkowskiego oraz instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie Programów Operacyjnych w ramach Narodowej Strategii Spójności podsumują stan wdrażania poszczególnych programów a zaproszeni eksperci podzielą się swoimi doświadczeniami w zakresie realizowania projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Ponadto na stoiskach informacyjnych m.in. Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich i Programu Operacyjnego Ryby będzie można uzyskać informacje oraz otrzymać materiały informacyjne nt. Funduszy Europejskich. 1. Organizacja konferencji podsumowującej dotychczasowy proces wdrażania środków unijnych w ramach III Osi priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. 2. Współudział w konferencji III Forum Funduszy Europejskich Województwa Łódzkiego. decydenci i liderzy, instytucji zaangażowanych we wdrażanie FE i środowiska opiniotwórcze. Wybrane centrum konferencyjne na terenie Łodzi. Reklama telewizyjna w telewizji regionalnej TVP Oddział w Łodzi Reklama radiowa w regionalnych i lokalnych rozgłośniach radiowych Reklama w prasie regionalnej i lokalnej Reklama internetowa Reklama w Biuletynie Informacyjnym RPO Wł Stoiska informacyjne punktów informacyjnych 20