Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji. Lp. Nazwa działania Opis działania. Informacja

Transkrypt

1 Załącznik nr II c Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): Nazwa programu: Załącznik do sprawozdania nr: - CCI7PL6PO8 Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 7- Okres sprawozdawczy: od.. r. do.. r.. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata 7- prowadziła działania mające na celu podniesienie poziomu wiedzy oraz świadomości ogółu społeczności regionalnej w zakresie możliwości korzystania z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego, a tym samym ukazujące rolę UE w rozwoju społecznym i gospodarczym regionu. Działania były prowadzone zgodnie z Planem komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 7- oraz Rocznym Planem Działań informacyjnych i promocyjnych na rok. Były one adresowane przede wszystkim do opinii publicznej, potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Koncentrowały się na pięciu głównych obszarach: informacja, promocja, edukacja, Internet, wymiana doświadczeń. Listę najważniejszych działań oraz ich szczegółowy opis przedstawia tabela poniżej. Lp. Nazwa działania Opis działania Informacja. Punkt informacyjny RPOWŚ Do zadań Punktu Informacyjnego należy: zapewnienie beneficjentom dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych; informowanie na temat RPOWŚ o możliwościach uzyskania wsparcia ramach Programu; wsparcie dla beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników; informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach; informowanie o harmonogramie konkursów.

2 . Główny Punkt Informacyjny o Funduszach Europejskich. Dodatki informacyjne poświęcone wdrażaniu RPOWŚ w prasie regionalnej Inicjatorem utworzenia Głównego Punktu Informacyjnego było Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Punkt działa w ramach porozumienia na działanie na terenie województwa świętokrzyskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich na lata 7-, zawartego pomiędzy MRR, a Zarządem Województwa. Projekt jest finansowany przez MRR i zakłada utworzenie na terenie całego kraju tzw. Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Celem jest uproszczenie systemu przekazywania informacji o dotacjach UE. Do podstawowych zadań Głównego Punktu Informacyjnego należy: informowanie o programach unijnych zarówno tych regionalnych, jak i centralnych, organizacja szkoleń dla beneficjentów, zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych, wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów, poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników, informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach, informowanie o harmonogramie konkursów, pomoc beneficjentom w rozliczaniu projektów. Działanie obejmuje przygotowanie artykułów informacyjno/promocyjnych ukazujących się w prasie regionalnej/powiatowej. W r. w wyniku postępowania przetargowego podpisano umowy z poniższymi gazetami: ) Tygodnik Konecki (powiat konecki); ) Tygodnik Skarżyski (powiat skarżyski); ) Tygodnik Starachowicki (powiat starachowicki); 4) Tygodnik Nadwiślański ( powiat, sandomierski, staszowski, opatowski); 5) Tygodnik Włoszczowski (powiat włoszczowski); 6) Tygodnik Jędrzejowski (powiat jędrzejowski); 7) Tygodnik Extra Kielce (powiat kielecki); 8) Kielce Wczoraj Dziś Jutro (kwartalnik )

3 Promocja 4. Współpraca z mediami (telewizja radio) W ramach działania podpisano umowę z Telewizją Nowa TV Kielce, której przedmiotem było przygotowanie do produkcji, produkcja i emisja pięciu reportaży telewizyjnych dotyczących wybranych inwestycji dofinansowanych przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 7-. Reportaże emitowane były w terminie od.5 do.. r. (za wyjątkiem lipca i sierpnia r. ) Umowę podpisano także z Radiem Plus Kielce, przedmiotem umowy było przygotowanie i emisja dwudziestu reportaży radiowych dotyczących niektórych inwestycji dofinansowanych przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 7-. Audycje emitowane były od 6.7. do 9.9. r. 5. Inne akcje informacyjno-promocyjne (festyny, pikniki, eventy) W ramach działania wynajęto powierzchnię reklamową podczas pięciu plebiscytów i przedsięwzięć promujących i wspierających regionalny biznes: Lider Regionu, Kobieta Przedsiębiorcza, Świętokrzyski Laur Piękna, Złota setka-ranking Firm Województwa Świętokrzyskiego, Dobre Świętokrzyskie Ponadto w ramach działania pracownicy brali udział w następujących imprezach: Noc Świętojańska w Morawicy Festyn z okazji Dnia Dziecka w Europejskim Centrum Bajki im. Koziołka Matołka w Pacanowie; Dymarki Świętokrzyskie Podczas imprez zapewnione było stoisko informacyjno-promocyjne, udzielane były informacje na temat RPOWŚ, organizowane były konkursy o tematyce związanej z RPOWŚ i Unią Europejską. 6. Materiały promocyjne/kalendarze W ramach działania przeprowadzono dwa postępowanie przetargowe: - na zakup materiałów promocyjnych (m.in. notesy, długopisy, teczki, skarbonki dla dzieci, maskotki pluszowe dla dzieci) - na zakup kalendarzy promocyjnych

4 7. Kampania promocyjna RPOWŚ o szerokim zasięgu Działanie to obejmowało przeprowadzenie kampanii promującej Fundusze Europejskie poprzez wdrażanie RPOWŚ przy użyciu, m. in. telewizji, telewizji internetowej, radia. Kampania realizowana była w terminie od.9 do.9.oraz od 5.. do 4.. r.. Głównymi celami kampanii było: upowszechnienie rezultatów i efektów przedsięwzięć realizowanych w ramach RPOWŚ; pokazanie efektów wdrażania Programu, które wpłynęły na dynamiczny rozwój regionu; upowszechnianie wśród mieszkańców Województwa Świętokrzyskiego wiedzy, nt. korzyści płynących z wykorzystania Funduszy Europejskich; utrwalenie w świadomości społecznej przekonania, że Fundusze Europejskie przyczyniają się do poprawy poziomu życia mieszkańców Województwa oraz rozwoju regionu; budowa pozytywnego wizerunku funduszy strukturalnych (Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) jako źródła finansowania RPOWŚ 8. Konferencje/seminaria W ramach działania zorganizowano/współorganizowano: ) Spotkanie z przedstawicielami Komisji Europejskiej w dniach 4-5..; ) Konferencję środowiskową Zielona energia narzędziem ochrony klimatu wspieranym przez RPOWŚ 7- w dniach r.; ) Konferencję informacyjno-promocyjną podsumowującą realizację RPOWŚ. Konferencja odbyła się 7 października w siedzibie Filharmonii Świętokrzyskiej im. Oskara Kolberga w Kielcach; 4) Dwa spotkania z przedstawicielami Komisji Europejskiej; 5) Dwa spotkania dotyczące konsultacji społecznych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 4-; 6) Spotkanie branżowe zorganizowane w ramach konsultacji RPOWŚ na lata 4- dotyczące przedsiębiorczości, innowacyjności i nauki; 7) Spotkanie dotyczące nowej perspektywy finansowej poświęcone w szczególności tematyce Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 4-; 8) Uroczyste podpisanie umowy w ramach Działania. RPOWŚ z Uniwersytetem Warszawskim dot. powstania Europejskiego; Centrum Edukacji Geologicznej w Chęcinach; 4 9) Konferencję w sprawie konsultacji społecznych Umowy Partnerstwa i Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych )

5 9) Konferencję w sprawie konsultacji społecznych Umowy Partnerstwa i Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych. 9. Wykonanie gry planszowej Działanie nie zostało zrealizowane ze względu na unieważnione postępowanie przetargowe.. Gra internetowa promująca RPOWŚ Gra internetowa - działanie polegało na przygotowaniu koncepcji i wykonaniu gry internetowej dla dzieci i młodzieży. W ramach postępowania o zamówienie publiczne, w trybie poniżej 4, Euro zgodnie z zapisami Załącznika Nr do Uchwały Nr 65/ Zarządu Województwa Świętokrzyskiego z dnia 9 stycznia roku na rozbudowę strony internetowej o zakładkę (osobną stronę internetową) zawierającą gry promujące Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 7 oraz przygotowanie systemu CMS pozwalającego zarządzać zamawianym serwisem w przewidzianym okresie, tj. od dnia 8 lutego roku do dnia 8 marca roku. W odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone na stronach internetowych: oraz na tablicy ogłoszeń w budynku/ siedzibie Departamentu Funduszy Strukturalnych (ul. Sienkiewicza 6), wpłynęło 8 ofert, z których jedna spełniła kryterium % ceny. Gra znajduje się na stronie i poświęcona jest projektom zrealizowanym dzięki środkom RPOWŚ. Jej celem jest dotarcie poprzez Internet z informacją o Funduszach Europejskich, w tym RPOWŚ do dzieci i KL. młodzieży szkolnej oraz rozpowszechnienie wiedzy o zmianach jakie dokonują się dzięki tym środkom. Gra została uruchomiona pod koniec drugiego kwartału roku. 5

6 . Współorganizacja widowiska artystycznego Kabaretowe wakacje z duchami Przedmiotem tego działania była promocja RPOWŚ oraz projektów zrealizowanych z Funduszy Europejskich poprzez Sparcie finansowe widowiska artystycznego z cyklu Kabaretowe Wakacje z duchami,które odbyło się w dniu 9 lipca r. na terenie Regionalnego Centrum Naukowo Technologicznego w Podzamczu Chęcińskim.. Widowisko przeznaczone było do emisji w TVP. Nadawca zobowiązany był do umieszczenia planszy informującej iż projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPOWŚ. Widowisko organizowane było wspólnie Regionalną Organizacją Turystyczną Województwa Świętokrzyskiego oraz Regionalnym Centrum Naukowo Technologicznym w Podzamczu Chęcińskim. Edukacja. Szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów W ramach działania zorganizowano szkolenie pn. Założenia RPO 4- z uwzględnieniem inwestycji w zakresie turystyki i dziedzictwa kulturowego. Szkolenie odbyło się 6.6. r. Internet. Strona internetowa Działanie obejmowało aktualizację portalu na stronie internetowej zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów, oceny złożonych wniosków w ramach poszczególnych naborów, list beneficjentów wybranych do dofinansowania, listy podpisanych umów. Ponadto zamieszczane były informacje o zmianach przepisów prawnych i formularzy a także wzorów innych dokumentów, jakie obowiązują beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. 4. Portal Funduszy Europejskich Działanie obejmowało aktualizację portalu na stronie internetowej zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów, oceny złożonych wniosków w ramach poszczególnych naborów, list beneficjentów wybranych do dofinansowania, listy podpisanych umów. Ponadto zamieszczane były informacje o zmianach przepisów prawnych i formularzy, a także wzorów innych dokumentów, jakie obowiązują beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. Wymiana doświadczeń 6

7 5. Grupa sterująca ds. informacji, promocji i szkoleń Funduszy Europejskich Działanie obejmowało udział w spotkaniach mających na celu wymianę doświadczeń oraz podnoszenie poziomu wiedzy w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich. 6. Regionalna Informacyjna Grupa Robocza ds. Programu Kapitał Ludzki Spotkanie Regionalnej Informacyjnej Grupy Roboczej ds. Programu Kapitał Ludzi, odbyło się w dniu 8 czerwca roku. Celem spotkania było omówienie podejmowanych działań informacyjnopromocyjnych realizowanych w ramach POKL oraz RPOWŚ w I kwartale roku oraz plany i zamierzenia w ww. obszarze w naszym regionie na II i III kwartał roku. 7. Grupa zadaniowa ds. Funduszy Europejskich Do zadań Grupy należy w szczególności: - wymiana informacji oraz koordynowanie działań podejmowanych działań przez instytucje zaangażowane we wdrażanie funduszy w województwie w tym podejmowanie wspólnych działań informacyjno-promocyjnych, - analiza i ocena skuteczności narzędzi działań informacyjno-promocyjnych, - konsultowanie Rocznych Planów działań informacyjno promocyjnych, - wypracowanie efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej poprzez spotkania osób odpowiedzialnych za realizację Funduszy Europejskich w Województwie Świętokrzyskim Podejmowane działania informacyjno-promocyjne instytucji, zaangażowanych w prace Grupy Zadaniowej opierają się o ustalenia podjęte podczas spotkań Grupy. inne n. - - UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny ć na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych. 7

8 INFORMACJA Punkt Informacyjny odpowiedzialny za udzielanie informacji beneficjentom (Główny Punkt Informacyjny współfinansowany z MRR oraz Punkt Informacyjny o RPOWŚ). Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych ) Realizacja Wskaźników od roku została ujęta kumulatywnie, natomiast wartości docelowe podawane są na podstawie RPD. Wskaźnik Rok Półrocze I II I II I II I II I II I II I II I II I II informacji udzielonych bezpośrednio Realizacja informacji udzielonych mailowo Realizacja ) informacji udzielonych telefonicznie Realizacja ) Jeśli ilość danych uniemożliwia wypełnienie tabeli w sprawozdaniu, należy załączyć dodatkową tabelę w formacie xls. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, naależy zaznaczyć kiedy będą możliwe do zaprezentowania (w polu Komentarz ). ) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata,, 5). 8

9 Współpraca z mediami artykułów prasowych wynikających z bezpośredniej współpracy z przedstawicie lami mediów Realizacja audycji radiowych i telewizyjnych oraz zorganizowa nych spotkań z mediami Realizacja

10 Przygotowanie materiałów informacyjnych oraz przygotowanie materiałów promocyjnych (gadżety) Publikacja i dystrybucja dokumentów programowych Publikacja ogłoszeń o naborach w radiu i prasie regionalnej Realizacja emisji - * Realizacja egzemplarzy Realizacja egzemplarzy materiałów informacyjny ch Realizacja egzemplarzy promocyjnyc h

11 INTERNET Strona Internetowa Konferencje, seminaria,, spotkania informacyjne oraz szkolenia Przygotowanie akcji I kapm. Info. - prom przeprowadz onych akcji inf. prom(w tym jedna kampania reklamowa) Realizacja zorganizowa nych konferencji, seminariów, spotkań informacyjny ch oraz szkoleń Realizacja ) Realizacja uczestników wejść na stronę Realizacja ) ** ) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata,, 5).

12 EWALUACJA Realizacja przeprowadzonych badań Komentarz UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. *Wskaźnik Publikacja ogłoszeń o naborach w radiu i prasie regionalnej emisji nie został określony w Rocznym Planie Działań informacyjnych i promocyjnych na gdyż nie zakładano kolejnych naborów wniosków, w związku z oszczędnościami przetargowymi ogłoszono kolejne nabory w ramach RPOWŚ. 4) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata,, 5).

13 . Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów Instytucja Zarządzająca opublikowała listę beneficjentów programu, zawierającą nazwy beneficjentów, tytuły operacji oraz wielkość wkładu publicznego / wkładu publicznego w części odpowiadającej KE i budżetowi państwa* w Internecie pod adresem: W okresie sprawozdawczym lista beneficjentów była aktualizowana siedem razy. * niepotrzebne skreślić 4. Informacja nt. współpracy IZ PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. Rozp. 88/6. Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w Art. 5 ust. Rozporządzenia Komisji (WE) nr 88/6: Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Organizacje przedsiębiorców Przedstawicielstwo KE w Polsce Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe Centra informacji europejskiej Instytucje oświatowe 5. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak Nie W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Zarządzająca podjęła następujące działania usprawniające: nie dot Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Zarządzająca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak Nie Nie dotyczy Nie Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): A Doprecyzowano opisy działań w ramach informacji i promocji na rok tj. m.in.: o wyszczególniono gazety z którymi podpisano umowy na rok, podpisano dwie umowy z telewizją Nowa TV Kielce oraz z Radiem Plus,

14 o wyszczególniono inne akcje informacyjno promocyjne takie jak: Noc Świętojańska w Morawicy, Dymarki Świętokrzyskie i inne, o wyszczególniono zrealizowane i planowane do realizacji konferencje w ramach działania Konferencje,seminaria, o uszczegółowiono zapisy związane z działaniami : Wykonanie gry planszowej oraz Gry internetowej promującej RPOWŚ, o doprecyzowano zapisy względem działania Współorganizacja widowiska artystycznego Kabaretowe wakacje z duchami, o wyszczególniono w ramach działania Szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, podjęte szkolenia oraz inne inicjatywy; B W Tabeli nr Szacunkowy budżet działań podejmowanych w roku w ramach RPOWŚ na lata 7- zmieniono kwoty poszczególnych działań: o działanie Dodatki informacyjne poświęcone wdrażaniu RPOWŚ w prasie regionalnej zwiększono z kwoty 5, zł do kwoty 6, zł; o działanie Współpraca z mediami (telewizja, radio) pomniejszono z kwoty 5, zł na kwotę, zł; o działanie Inne akcje informacyjno-promocyjne (festyny, pikniki, eventy) pomniejszono z kwoty, zł na kwotę 6, zł; o działanie Kampania promocyjna RPOWŚ pomniejszono z kwoty 45, zł na kwotę 7, zł; o działanie Konferencje, seminaria powiększono z kwoty 8, zł do kwoty, zł; o działanie Wykonanie gry planszowej (opracowanie graficzne, wydruk gry) pomniejszono z kwoty 5, zł na kwotę, zł; o działanie Gra Internetowa promująca RPOWŚ pomniejszono z kwoty, zł na kwotę 7 5, zł; o działanie Współorganizacja widowiska artystycznego Kabaretowe wakacje z duchami powiększono o z kwoty 5, zł do kwoty 84 5, zł; o dodano do budżetu nowe działanie Organizacja konkursów dla uczniów szkół z kwotą 96, zł. C Planuje się modyfikację Planu komunikacji w celu dostosowania dokumentu do rzeczywistej realizacji działań, m.in. poprzez dostosowanie wskaźników Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn: A Modyfikacje dokumentu wynikają przede wszystkim z faktu, iż działania w Rocznym Planie Działań Informacyjnych i Promocyjnych na rok dla RPOWŚ 7- planowane były w listopadzie roku. B Modyfikacja Planu komunikacji wynika przede wszystkim z tego, iż dokument został przyjęty Uchwałą 4/9 przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego w 9 roku Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Zarządzająca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? Tak Nie Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: A.. B... C Informacje dodatkowe 4

15 W ramach Rocznego Planu Działań na rok dla RPOWŚ 7-, dodano nowe działanie: Organizacja konkursów dla uczniów szkół, które miało na celu organizację konkursu pn. Jak Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 7- pomaga Mnie i Moim bliskim. Konkurs skierowany był do uczniów gimnazjów z terenu Województwa Świętokrzyskiego. Każda szkoła mogła nadesłać jeden projekt konkursowy, który polegał na przygotowaniu i opracowaniu strony internetowej dotyczącej projektów zrealizowanych ze środków RPOWŚ. Łącznie wpłynęło 7 prac. Dodatkowo drugi konkurs pn. Mój region w Unii Europejskiej w ramach tego działania ogłoszony został w październiku roku, zaś rozstrzygnięty w grudniu. Polegał na przygotowaniu konspektu/scenariusza lekcji, o tematyce związanej z Funduszami Europejskimi oraz realizacją RPOWŚ. Realizacja tego działania miała na celu podniesienie wśród młodzieży świadomości odnośnie efektów przedsięwzięć realizowanych w ramach RPOWŚ 7-. W ramach tego konkursu wpłynęło 4 prac. 5