ZARZĄDZENIE NR 838/07 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 12 lipca 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału BudŜetu i Rachunkowości. Na podstawie 78 ust. 1 zarządzenia nr 300/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 14 marca 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra z późn. zm. 1 oraz zarządzenia nr 712/ 05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU BUDśETU I RACHUNKOWOŚCI Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. 1. Wydział BudŜetu i Rachunkowości, zwany dalej wydziałem, jako jednostka organizacyjna Urzędu Miasta Zielona Góra realizuje zadania własne miasta Zielona Góra i zadanie zlecone. 2. Zadania wydziału określa 38 regulaminu organizacyjnego. 2. 1. Siedziba wydziału znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej 22. 2. Dane teleadresowe sekretariatu wydziału: 1) telefon: 0 68 45 64 609; 2) faks: 0 68 45 64 655 3) e-mail: budzet@um.zielona-gora.pl. 3. 1. Zarządzenie uŝywa określeń: urząd, miasto, rada, prezydent, skarbnik, j. o. u. w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym- naleŝy przez to rozumieć regulamin organizacyjny urzędu; 2) regulaminie- naleŝy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny wydziału; 3) naczelniku naleŝy przez to rozumieć naczelnika wydziału; 4) zastępcy naczelnika naleŝy przez to rozumieć zastępcę naczelnika wydziału; 5) pracownikach- naleŝy przez to rozumieć pracowników wydziału; 6) referacie- naleŝy przez to rozumieć referaty wydziału; 7) instrukcji kancelaryjnej- naleŝy przez to rozumieć rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm. 2 ). 1 Zarządzenie zmienione zarządzeniem nr 385/07 z dnia 11 kwietnia 2007r. oraz nr 793/07 z dnia 3 lipca 2007r. 2 Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885.
Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna wydziału 4. W skład wydziału wchodzą: 1) naczelnik - zastępca skarbnika; 2) zastępca naczelnika; 3) Referat BudŜetu i Finansów - WB.I; 4) Referat Rachunkowości BudŜetowej - WB.II; 5) samodzielne stanowisko radcy prawnego WB.III; 6) samodzielne stanowisko ds. obsługi sekretariatu WB. Rozdział 3 Szczegółowy zakres działania wydziału 5. Do zadań Referatu BudŜetu i Finansów ( WB.I ) naleŝy w szczególności: 1) opracowanie projektu uchwały budŝetowej wraz z objaśnienia oraz wymaganymi dokumentami ( w tym m. in. prognoza długu, informacja o stanie mienia komunalnego); 2) przygotowywanie materiałów informacyjnych dotyczących podziału wskaźników, wielkości limitów do planowania budŝetu; 3) analizowanie i ocena cząstkowych projektów budŝetu i planów finansowych opracowanych przez j. o. u.; 4) opracowanie wytycznych, udzielanie instruktaŝu j. o. u. w zakresie opracowywania i wykonywania budŝetu; 5) koordynowanie wszystkich prac związanych z opracowaniem, uchwaleniem i wykonaniem budŝetu; 6) analizowanie prawidłowości ukształtowania się wskaźników budŝetowych na etapie planowania i wykonywania budŝetu; 7) ustalanie układu wykonawczego budŝetu; 8) sporządzenie harmonogramu realizacji budŝetu; 9) sprawdzenie zgodności planów finansowych j. o. u. z uchwałą budŝetową; 10) współpraca z j. o. u. w zakresie planowania i wykonania funduszu płac urzędu; 11) analizowanie przebiegu wykonania budŝetu i badanie równowagi budŝetowej; 12) sporządzanie sprawozdań opisowych z wykonania budŝetu; 13) przeprowadzanie zbiorczej analizy wykonania budŝetu oraz zmian dokonanych w trybie wykonywania budŝetu; 14) wykonywanie aktualizacji planu budŝetu miasta w programie informatycznym OTAGO, z przyjętą szczegółowością; 15) dekretowanie i przygotowanie do zaksięgowania dokumentów dotyczących księgowości budŝetu miasta, prowadzenie ksiąg rachunkowych w zakresie budŝetu miasta; 16) przyjmowanie i analiza bilansów jednostek organizacyjnych miasta, sporządzanie bilansów zbiorczych; Regulamin wewnętrzny Wydziału BudŜetu i Rachunkowości 2
17) wykonywanie prac związanych z okresową sprawozdawczością z wykonania budŝetu: a) przyjmowanie sprawozdań jednostkowych (kontrola i analiza), b) sporządzanie sprawozdań zbiorczych; 18) sporządzanie zbiorczych sprawozdań instytucji kultury i publicznych zakładów opieki zdrowotnej w zakresie naleŝności i zobowiązań; 19) opracowywanie bilansu skonsolidowanego; 20) współpraca w zakresie analizy wykonania budŝetu przez jednostki organizacyjne miasta; 21) opracowanie sprawozdań dotyczących gospodarki pozabudŝetowej; 22) sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości dotyczącej wykonywanych zadań zleconych; 23) opracowywanie i przekazywanie do Regionalnej Izby Obrachunkowej zbiorczych sprawozdań z wykonania budŝetu miasta za poszczególne okresy sprawozdawcze; 24) współpraca z administracją rządową, jednostkami organizacyjnymi miasta i innymi podmiotami w zakresie rozliczania otrzymanych przez miasto dotacji celowych oraz dochodów związanych z wykonywaniem zadań zleconych; 25) współpraca z właściwymi urzędami skarbowymi w zakresie rozliczania dochodów budŝetu miasta; 26) dokonywanie przelewów środków finansowych według dyspozycji kierujących j. o. u.; 27) dokonywanie czynności związanych z gospodarowaniem środkami finansowymi; 28) terminowe spłacanie rat kredytów i poŝyczek oraz odsetek, współpraca z bankami w zakresie bieŝącej obsługi kredytowej miasta; 29) bieŝące konsultacje w sprawach rachunkowości z głównymi księgowymi jednostek organizacyjnych miasta; 30) przygotowywanie projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta w zakresie zadań realizowanych przez referat, w tym na podstawie złoŝonych wniosków w sprawie zmian w budŝecie. 6. Do zadań Referatu Rachunkowości BudŜetowej (WB.II) naleŝy w szczególności: 1) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej urzędu, w tym: a) rachunków dochodów i wydatków jednostki budŝetowej, b) rachunku świadczeń rodzinnych, c) Miejskiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, d) Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, e) Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, f) Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 2) bieŝące prowadzenie obsługi rachunków środków pochodzących z budŝetu Unii Europejskiej i innych źródeł zagranicznych, a w szczególności: a) otwarcie rachunku bankowego, b) ustalanie indywidualnego planu kont i operacji księgowych, c) kompletowanie dokumentów księgowych zgodnie z zawartymi przez j. o. u. umowami, d) kontrolowanie i analizowanie bieŝącego wykonania dochodów i wydatków wg zadań; Regulamin wewnętrzny Wydziału BudŜetu i Rachunkowości 3
3) obsługa księgowa j. o. u. w na zasadach określonych w odrębnych przepisach, a w szczególności: a) przyjmowanie dokumentów księgowych, b) sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym, c) dekretowanie dokumentów, d) przygotowywanie bieŝącej informacji o stanie wydatków, e) sporządzanie zbiorczej deklaracji VAT na podstawie danych otrzymanych z j. o. u.; 4) kompletowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami rachunkowości, a w szczególności: a) przygotowanie dowodów księgowych do wypłaty przelewem lub gotówką, b) księgowanie zapisanie w urządzeniach księgowych, c) analiza zobowiązań i naleŝności, potwierdzanie sald; 5) monitorowanie realizacji planu wydatków budŝetowych urzędu; 6) księgowanie zaangaŝowania wydatków budŝetowych; 7) potwierdzanie wolnych środków w planie wydatków budŝetowych na dokumentach powodujących zaciągnięcie zobowiązań finansowych; 8) sporządzanie bilansu oraz właściwych sprawozdań budŝetowych oraz statystycznych; 9) bieŝące prowadzenie ewidencji środków trwałych i ich umorzenia; 10) ewidencjonowanie syntetycznie pozostałych środków trwałych urzędu, składników mienia komunalnego, wartości niematerialnych i prawnych; 11) nadzorowanie rozliczania i ewidencjonowanie wyników inwentaryzacji zgodnie z instrukcją inwentaryzacji majątku urzędu; 12) ewidencjonowanie przychodów i rozchodów magazynowych w ujęciu ilościowo-wartościowym; 13) bieŝące regulowanie zobowiązań; 14) obsługa kasowa niektórych wydatków urzędu, między innymi zaliczek dla pracowników, dodatków mieszkaniowych; 15) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz depozytów; 16) windykacja naleŝności, w tym wystawianie upomnień, wezwań do zapłaty oraz tytułów wykonawczych w zakresie dochodów, między innymi z opłat z tytułu zajęcia pasa drogowego, opłat za parkowanie w Strefie Płatnego Parkowania; 17) naliczanie i ewidencja wynagrodzeń wynikających z umów o pracę, umów zleceń, umów o dzieło oraz innych o podobnym charakterze, a w szczególności: a) kompletowanie dokumentów płacowych, b) sporządzanie list płac, c) rozliczanie potrąceń z list płac, d) rozliczanie składek ZUS, e) naliczanie zasiłków chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych, f) rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych, g) wystawianie zaświadczeń o wysokości osiągniętych dochodów przez pracowników, h) wystawianie dokumentów RP-7 dla byłych pracowników urzędu, i) sporządzanie list wypłat ryczałtów za uŝytkowanie prywatnych samochodów do celów słuŝbowych, Regulamin wewnętrzny Wydziału BudŜetu i Rachunkowości 4
j) sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących wynagrodzeń; 18) współpraca w zakresie bieŝącego przystosowania informatycznego systemu księgowego do zmian przepisów wynikających m. in. z: a) zasad rachunkowości oraz planu kont, b) klasyfikacji budŝetowej, zadaniowej, c) wewnętrznych instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych; 19) koordynowanie merytorycznej obsługi podsystemów finansowych FKJB, FKORG, WYBUD, WPBUD, GRU, FK-PLAN, PLBUD przez wykonywanie zadań gospodarza podsystemu, a zwłaszcza poprzez: a) pomoc uŝytkownikom w bieŝącej obsłudze podsystemów finansowych, b) nadzór nad tworzeniem zbiorów danych przez uŝytkowników, c) tworzenie i aktualizowanie kont uŝytkowników podsystemów, d) tworzenie, uzupełnianie i aktualizowanie słowników, e) bieŝącą współpracę z administratorem systemu; 20) przygotowywanie projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta w zakresie zadań realizowanych przez referat. 7. Do zadań samodzielnego stanowiska radcy prawnego (WB.III) naleŝy obsługa prawna wydziału i innych j.o.u. wskazanych w zakresie odpowiedzialności i uprawnień radcy, a w szczególności: 1) nadzór nad wymaganiami prawnymi; 2) opiniowanie pod względem formalno prawnym projektów aktów prawnych wydawanych lub przygotowywanych przez prezydenta i zastępców prezydenta; 3) wydawanie opinii prawnych; 4) opiniowanie projektów umów i porozumień; 5) prowadzenie spraw sądowych, sprawowanie zastępstwa procesowego w Sądzie NajwyŜszym, sądach powszechnych i sądach administracyjnych; 6) udzielanie porad i ustnych konsultacji prawnych pracownikom jednostek organizacyjnych urzędu; 7) sporządzanie pisemnych opinii prawnych; 8) prowadzenie egzekucji naleŝności cywilno prawnych miasta; 9) udział w sesjach i komisjach rady miasta w razie potrzeby. 8. Do zadań samodzielnego stanowiska ds. obsługi sekretariatu (WB) naleŝy w szczególności: 1) prowadzenie sekretariatu skarbnika oraz wydziału w zakresie spraw kancelaryjno-biurowych; 2) prowadzenie dokumentacji dotyczącej opiniowania przez skarbnika kandydatów na głównych księgowych jednostek organizacyjnych miasta; 3) rejestracja korespondencji wpływającej do skarbnika w podsystemie RISS i przekazywanie jej do właściwych j. o. u. według dyspozycji skarbnika; Regulamin wewnętrzny Wydziału BudŜetu i Rachunkowości 5
4) przekazywanie korespondencji wydziału na właściwe stanowiska pracy według dyspozycji naczelnika; 5) prowadzenie spraw zaopatrzenia wydziału w materiały biurowe, pieczęcie, druki, itp; 6) opracowywanie planu urlopów wypoczynkowych pracowników i nadzorowanie jego realizacji poprzez okresowe uzgodnienia z jednostką organizacyjną urzędu właściwą ds. kadr. Rozdział 4 Zasady kierowania wydziałem 9. 1. Pracą wydziału kieruje naczelnik, z zastrzeŝeniem ust 2. 2. Bezpośredni nadzór nad pracą WB I sprawuje skarbnik. 3. Zadania naczelnika określa rozdział 6 regulaminu organizacyjnego. 4. Do wyłącznej kompetencji naczelnika jako kierującego wydziałem naleŝy: 1) podział zadań do wykonania pomiędzy referaty; 2) nadzór nad pracą kierowników referatów; 3) ustalanie zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników wydziału; 4) sprawdzanie pod względem merytorycznym dokumentów wydziału; 5) powierzanie pracownikom zadań niewynikających z indywidualnych zakresów odpowiedzialności i uprawnień; 6) uczestniczenie w pracach związanych z rekrutacją pracowników wydziału na zasadach wynikających z odrębnych przepisów; 7) przygotowywanie propozycji awansowania, nagradzania oraz karania pracowników wydziału; 8) dokonywanie oceny zewnętrznych ofert szkoleniowych kierowanych do wydziału; 9) planowanie budŝetu w zakresie kosztów funkcjonowania wydziału i nadzorowanie jego realizacji; 10) zatwierdzanie dowodów RW materiałów pobieranych z magazynu na potrzeby wydziału; 11) przygotowywanie projektu regulaminu; 12) opracowywanie projektów zarządzeń prezydenta w zakresie organizacji pracy wydziału oraz nadzorowanie ich realizacji; 10.1. Naczelnik realizuje zadania zastępcy skarbnika w szczególności poprzez: 1) zatwierdzanie dokumentów finansowo- księgowych do wypłaty w ramach kwot planowanych w budŝecie; 2) składanie kontrasygnaty na umowach, w których wartość zobowiązań nie przekracza 500.000,-zł; 3) podpisywanie wniosków o uruchomienie procedury przetargowej do wysokości 60.000,- EUR; 4) potwierdzanie protokołu przekazania środka trwałego. 11. 1. Zastępca naczelnika realizuje zadania, o których mowa w 5 ust. 1 13, 19, 20 oraz współpracuje z kierującymi j.o.u. w zakresie planowania i wykonywania budŝetu. 2. W Referacie BudŜetu i Finansów czynności, o których mowa w 14 ust. 2 wykonuje zastępca naczelnika. Regulamin wewnętrzny Wydziału BudŜetu i Rachunkowości 6
12. Naczelnik podpisuje korespondencję z zakresu działania wydziału z wyłączeniem dokumentów zastrzeŝonych do podpisu skarbnika, a w szczególności: 1) projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta w sprawach budŝetu; 2) na podstawie odrębnych pełnomocnictw i upowaŝnień. 13. 1. W czasie nieobecności skarbnika, zastępca skarbnika przejmuje jego obowiązki na zasadach określonych w regulaminie organizacyjnym. 2. W czasie nieobecności naczelnika jego obowiązki przejmuje skarbnik. 14. 1. Pracą referatów kierują kierownicy z zastrzeŝeniem 11 ust. 2. 2. Do obowiązków kierowników - niezaleŝnie od innych zadań określonych w ich zakresach odpowiedzialności i uprawnień naleŝy m. in.: 1) organizowanie bieŝącej pracy referatu; 2) kontrola stanu oraz nadzór nad prawidłowością zadań wykonywanych przez pracowników referatu; 3) opracowywanie wytycznych do zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników referatu; 4) wnioskowanie do naczelnika w zakresie zmian w organizacji pracy referatu oraz w zakresach odpowiedzialności i uprawnień podległych pracowników; 5) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników procedur wynikających z systemu zarządzania jakością; 6) przygotowywanie projektów uchwał i obwieszczeń rady oraz zarządzeń i obwieszczeń prezydenta w zakresie działania referatu; 7) analiza zawartości, oraz bieŝące aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz miejskiego serwisu internetowego w zakresie działania referatu. 15. 1. W czasie nieobecności kierownika referatu jego obowiązki przejmuje wskazany pracownik referatu za zgodą naczelnika. 2. W czasie nieobecności zastępcy naczelnika jego obowiązki przejmuje pracownik Referatu BudŜetu i Finansów za zgodą skarbnika. Rozdział 5 Zasady obiegu korespondencji 16. 1. Korespondencja kierowana do skarbnika i wydziału, odbierana jest przez pracownika sekretariatu zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej z zastrzeŝeniem 17. 2. Jeśli korespondencja nie była dotychczas zarejestrowana w podsystemie RISS, pracownik sekretariatu rejestruje pismo w podsystemie i przekazuje do właściwego wydziału lub na stanowisko pracy zgodnie z dyspozycjami naczelnika. 3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do korespondencji kierowanej do wydziału drogą elektroniczną. 17. 1. Obieg dokumentacji finansowo-księgowej określa odrębne zarządzenie prezydenta. Regulamin wewnętrzny Wydziału BudŜetu i Rachunkowości 7
2. Dokumenty finansowo księgowe, a w szczególności projekty umów, zamówienia, wnioski o przeprowadzenie procedury przetargowej, faktury, rachunki, noty obciąŝeniowe składane są przez właściwe j. o. u. bezpośrednio na stanowiska pracy w Referacie Rachunkowości BudŜetowej. 3. Wnioski j. o. u. kierowane do prezydenta w sprawie zmian budŝetu przekazywane są dodatkowo drogą elektroniczną bezpośrednio na właściwe stanowisko w Referacie BudŜetu i Finansów. 4. Korespondencja adresowana na samodzielne stanowisko radcy prawnego kierowana jest bezpośrednio do radcy prawnego bez dyspozycji naczelnika. 18. Korespondencja wysyłana z wydziału podpisywana jest zgodnie z zasadami wynikającymi z regulaminu organizacyjnego, regulaminu oraz upowaŝnień. Rozdział 6 Nadzór nad wymaganiami prawnymi 19. Wykaz aktów prawnych prowadzony jest przez wskazanego pracownika w formie elektronicznej według wzoru określonego w dokumentacji systemu zarządzania jakością z wyłączeniem aktów prawnych w zakresie budŝetu miasta i jego zmian, których wykaz prowadzi zastępca naczelnika wydziału. 20. 1. Informacje o zmianach wymagań prawnych w zakresie zadań realizowanych przez wydział pracownik, o którym mowa w 19 przesyła emailem kierownikom referatów. 2. Informacje o zmianach wymagań prawnych w zakresie zadań realizowanych przez referat przekazywane są pracownikom przez kierowników referatów. 3. Kierownicy referatów przeprowadzają według potrzeb wewnętrzne, merytoryczne szkolenia pracowników. 21. Aktualizacja wykazu określonego w 19 w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących następuje zgodnie z procedurą systemu zarządzania jakością. Rozdział 7 Inne zasady funkcjonowania wydziału 22. 1. Do znakowania akt wydziału stosuje się skrót WB. 2. Uszczegółowiony wykaz rzeczowy akt dla urzędu określa odrębne zarządzenie prezydenta. 23. Pisma i inne dokumenty, sporządzone przez pracowników wydziału, kierowane do podpisu lub parafy naczelnika są zaparafowane przez pracownika merytorycznego i kierownika referatu. 24. 1. Pracownik, który podczas wykonywania obowiązków słuŝbowych uzyskał informację o faktach wskazujących na popełnienie przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia, Regulamin wewnętrzny Wydziału BudŜetu i Rachunkowości 8
wykroczenia skarbowego albo naruszenia dyscypliny finansów publicznych, niezwłocznie zawiadamia o tym na piśmie naczelnika, przekazując wszelkie posiadane na ten temat informacje. 2. Naczelnik, po zapoznaniu się z sytuacją, o której mowa w ust. 1, w razie zaistnienia uzasadnionego podejrzenia o popełnieniu czynu zabronionego zawiadamia o zdarzeniu skarbnika. Rozdział 8 Przepisy końcowe 25. Traci moc zarządzenie nr 532/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 7 maja 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału BudŜetu i Rachunkowości. 26. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta i naczelnikowi wydziału. 27. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania z mocą od 3 lipca 2007 r. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inŝ. Janusz Kubicki Regulamin wewnętrzny Wydziału BudŜetu i Rachunkowości 9