Rozdział I. 3. MZOPO jest jednostką budżetową i prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 - Regulamin Organizacyjny Miejskiego Zespołu Placówek Oświatowych w Rybniku REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO ZESPOŁU OBSŁUGI PLACÓWEK Rozdział I Postanowienia ogólne Regulamin Organizacyjny Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Rybniku zwany dalej MZOPO jest gminną jednostką organizacyjną działającą na podstawie statutu, zatwierdzonego Uchwałą Rady Miasta nr 108/VII/2007 z dnia 28 marca 2007 r. 3. MZOPO jest jednostką budżetową i prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych Przy załatwianiu spraw MZOPO stosuje postanowienia kodeksu postępowania administracyjnego chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. 2. Tok czynności biurowych i kancelaryjnych reguluje instrukcja kancelaryjna. Rozdział II Organizacja Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych 1. Działalnością MZOPO jednoosobowo kieruje Dyrektor. 2. Dyrektor jest zwierzchnikiem służbowym w stosunku do pracowników MZOPO. 3. Dyrektor kieruje pracą MZOPO, a w trakcie jego nieobecności zastępuje go Zastępca Dyrektora. 4. W trakcie równoczesnej nieobecności Dyrektora i Zastępcy Dyrektora zastępuje ich Główna Księgowa W strukturze MZOPO działają następujące działy i samodzielne stanowiska pracy: Symbol - dyrektor D - zastępca dyrektora DZ - główny księgowy DG - dział księgowości DGK - dział księgowości projektów unijnych DGKP Strona 1 z 9

2 - dział kadr i płac DKP - stanowisko ds. administracyjno-kancelaryjnych DSA - stanowisko ds. informatycznych DSI - stanowisko ds. pomocy administracyjnej DPA - pracownicy obsługi - sprzątaczki. 2. Zakres obowiązków oraz zadań Zastępcy Dyrektora ustala Dyrektor kierując się potrzebami i zadaniami zleconymi MZOPO. 3.Działy tworzy się, jeżeli charakter spraw i nasilenie wykonywania czynności uzasadnia zatrudnienie w nim, co najmniej dwóch pracowników. 4.Samodzielne stanowiska pracy tworzy się w przypadkach, w których pracownikom powierzono samodzielne wykonywanie zadań ze względu na ich czynności i specyfikę, co wymaga bezpośredniego podporządkowania Dyrektorowi MZOPO. Stanowiska te tworzy się także, gdy przewidują to przepisy prawa. 5.Wewnątrz działu tworzy się stanowiska pracy. 6.Podporządkowanie działów i samodzielnych stanowisk pracy określa schemat struktury organizacyjnej, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Rozdział III Zakres działania i kompetencji Dyrektor i Zastępca Dyrektora 1.Do zadań Dyrektora należy kierowanie działalnością MZOPO i reprezentowanie jej na zewnątrz, a w szczególności: 1. Sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań określonych w statucie MZOPO, tj.: przygotowanie, w porozumieniu z dyrektorami placówek projektów planów finansowych oraz nadzór nad ich realizacją, prowadzenie ewidencji księgowej w rozbiciu na poszczególne placówki oraz dostarczanie bieżących danych do placówek w zakresie wykonania planu, prowadzenie rozliczeń płacowych (w tym z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz z Urzędem Skarbowym), prowadzenie obrotu gotówkowego dla poszczególnych placówek, sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych i finansowych oraz zbiorczych wg rozdziałów, dokonywanie przelewów dotacji podmiotowych, kontrola formalno-rachunkowa dokumentacji księgowej obsługiwanych placówek, rozliczanie wyników inwentaryzacji, sporządzanie wymaganych sprawozdań statystycznych wynikających z ewidencji księgowej, prowadzenie obsługi księgowej w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Strona 2 z 9

3 2. Wykonywanie uprawnień pracodawcy wobec pracowników MZOPO, tj.: nadzór nad jakością działań pracowników jednostki, dokonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec pracowników jednostki. 3. Sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją budżetu jednostki: planowanie budżetu jednostki, dysponowanie jej środkami finansowymi oraz ponoszenie odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. 4. Ustala uregulowania wewnętrzne jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 5. Wykonywanie innych zadań z zakresu działania Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Rybniku. 2.Dyrektor ustala zakres obowiązków oraz zadań Zastępcy Dyrektora kierując się potrzebami i zadaniami zleconymi MZOPO z tym zastrzeżeniem, że w strukturze organizacyjnej podlegają mu bezpośrednio: - Dział Kadr i Płac; - stanowisko ds. administracyjno-kancelaryjnych; - stanowisko ds. informatycznych; - stanowisko ds. ochrony danych osobowych, Administrator Bezpieczeństwa Informacji; - stanowisko ds. pomocy administracyjnej; - pracownicy obsługi. Główny księgowy 2. Podlega bezpośrednio dyrektorowi MZOPO. Do podstawowych obowiązków i kompetencji głównego księgowego należy: 1. Nadzór nad całokształtem gospodarki finansowo-księgowej placówek oświatowych obsługiwanych przez MZOPO w zakresie: prowadzenia scentralizowanej obsługi finansowo-księgowej i płacowej, czuwania nad prawidłowością realizacji budżetu, dokonując jego analiz oraz na bieżąco informuje Dyrektora MZOPO o jego realizacji, bieżącej kontroli obrotu bankowego oraz współpraca z bankiem, prowadzenia obrotu gotówkowego dla poszczególnych placówek, przestrzegania dyscypliny budżetowej, sprawowania kontroli wewnętrznej w zakresie obsługi finansowej, kontroli nad prawidłowym gospodarowaniem środkami finansowymi, dokonując wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych w planem finansowym, prowadzenia rozliczeń płacowych (ZUS, US), sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych i finansowych oraz zbiorczych wg rozdziałów, sporządzanie bilansów jednostkowych dla placówek oświatowych, Strona 3 z 9

4 sporządzania wymaganych sprawozdań statystycznych wynikających z ewidencji księgowej, kontroli formalno rachunkowej dokumentacji księgowej obsługiwanych placówek, prowadzenia obsługi księgowej zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rozliczania wyników inwentaryzacji, 2. Prowadzenie księgowości jednostki budżetowej Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych. 3. Kierowanie pracą podległych pracowników. 4. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez dyrektora MZOPO, dotyczących prowadzenia rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów oraz prowadzenie i rozliczanie inwentaryzacji. 5. Zapewnia ochronę mienia komunalnego (ubezpieczenia, zakres odpowiedzialności materialnej pracowników itp.). 6. Kontrasygnuje czynności prawne powodujące zobowiązania finansowe. 7. Wykonywanie innych działań z zakresu działania Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Rybniku. Dział Księgowości 3. Pracownicy księgowości podlegają bezpośrednio głównemu księgowemu MZOPO. Do zakresu zadań i obowiązków pracowników tego działu należy: 1. Prowadzenie ewidencji księgowej, bieżąca dekretacja dokumentów księgowych. 2. Dokonywanie kontroli wstępnej, formalno-rachunkowej dokumentów dotyczących wykonania budżetu placówek oświatowych. 3. Przestrzeganie prawidłowego obiegu dokumentacji zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz przepisami wewnętrznymi placówki. 4. Bieżąca realizacja budżetów poszczególnych placówek oświatowych oraz okresowe informowanie Dyrektorów tych placówek o przebiegu jego realizacji. 5. Sporządzanie sprawozdań z działalności finansowej i budżetowej dla poszczególnych placówek oświatowych. 6. Sporządzanie bilansów jednostkowych. 7. Prowadzenie obsługi kasowej i bankowej. 8. Prowadzenie ewidencji księgowej mienia komunalnego. 9. Przygotowanie i rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych. 10. Gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych oraz prowadzenie ewidencji księgowej tegoż funduszu. Dział Księgowości Projektów Unijnych 4. Strona 4 z 9

5 Pracownicy księgowości projektów unijnych podlegają bezpośrednio głównemu księgowemu MZOPO. Do zakresu zadań i obowiązków pracowników tego działu należy: 1. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej w projekcie realizowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Przyjmowanie dokumentów księgowych z obsługiwanej placówki (tj. faktury, wyciągi bankowe, listy płac itp.). 3. Udzielanie pomocy przy rozliczaniu dotacji otrzymanych przez szkoły w ramach Projektu. 4. Bieżące monitorowanie realizacji poszczególnych Projektów placówki oświatowej. 5. Sporządzanie wydruków kontrolnych oraz analiza kosztów wg paragrafów oraz wydatków poszczególnych Projektów. 6. Archiwizacja dokumentów związanych z Projektem zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 7. Sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych w zakresie Projektu. 8. Sporządzanie rozliczeń do wniosku o płatność zgodnie z zasadami ustalonymi przez Administratora Projektu. 9. Prawidłowe ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych. 10. Udzielanie pomocy przy sporządzaniu decyzji finansowych dyrektorom obsługiwanych placówek. 11. Weryfikacja umów cywilnoprawnych w zakresie zgodności z dokumentacją płacową. 12. Sporządzanie przelewów oraz kontroli posiadanych środków na rachunku bankowym Projektu. 13. Opracowanie wymaganych dokumentów. Dział Kadr i Płac 5. Do zakresu zadań i obowiązków pracowników tego działu należy: 1. Sporządzanie list płac, premii, wynagrodzenia rocznego, odpraw, ekwiwalentu za urlop, umów zleceń, umów o dzieło. 2. Obliczanie i terminowe odprowadzanie zaliczek podatku dochodowego od osób fizycznych. 3. Przygotowywanie dokumentacji związanej ze zgłoszeniem i wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczeń zdrowotnych. 4. Obliczanie składek ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, Funduszu Pracy oraz odprowadzanie ich na konta ZUS. 5. Obliczanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich, rehabilitacyjnych i wyrównawczych z prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji. 6. Sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownika (druk Rp-7) dla celów ustalenia kapitału początkowego. Strona 5 z 9

6 7. Naliczanie składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i sporządzanie deklaracji. 8. Sporządzanie deklaracji miesięcznych do ZUS i rocznych PIT-R do US. 9. Prowadzenie spraw z zakresu kadr pracowniczych MZOPO. 10. Prowadzenie ewidencji czasu pracy, rozliczanie czasu pracy, prowadzenie ewidencji urlopów pracowników MZOPO. 11. Prowadzenie akt osobowych pracowników MZOPO. 12. Prowadzenie rejestru wypadków przy pracy, w drodze do i z pracy, sporządzanie niezbędnej w tym zakresie dokumentacji i sprawozdawczości. 13. Sporządzanie sprawozdawczości SIO. Stanowisko ds. administracyjno-kancelaryjnych 6. Do podstawowych obowiązków należy: 1. Prowadzenie obsługi administracyjno-biurowej. 2. Zaopatrywanie MZOPO w materiały biurowe, środki czystości oraz inne drobne zakupy. 3. Prowadzenie czynności kancelaryjnych w zakresie: przyjmowania korespondencji przychodzącej do MZOPO, przygotowanie korespondencji wychodzącej z MZOPO (korespondencja miejscowa i zamiejscowa), prowadzenie księgi korespondencji, przyjmowanie i wysyłanie faksów, telegramów itp., obsługa centrali telefonicznej, dokonywanie prenumeraty czasopism dla MZOPO. 4. Prowadzenie obsługi sekretarskiej w MZOPO. 5. Bieżące przeglądanie stron internetowych dotyczących spraw MZOPO. 6. Prowadzenie ewidencji przeprowadzonych kontroli zewnętrznych (rejestr). 7. Prowadzenie archiwum dla dokumentacji MZOPO oraz zlikwidowanych placówek oświatowych. Stanowisko ds. Informatycznych 7. Do zakresu zadań należą sprawy: 1. Administracja systemu informatycznego: zapewnienie ciągłości działania, aktualizacja i rozbudowa systemu o nowe funkcje zgłaszane przez użytkowników, zapewnienie prawidłowego działania sprzętu komputerowego, konfigurowanie komputerów na potrzeby systemu. 2. Udzielanie pracownikom MZOPO fachowej pomocy w zakresie obsługi nowych i eksploatowanych systemów. 3. Przeprowadzanie szkoleń w zakresie obsługi systemów. Strona 6 z 9

7 4. Uczestniczenie we wdrażaniu innych systemów informatycznych oraz współpraca z autorami eksploatowanych systemów. 5. Prowadzenie instrukcji obsługi dokumentacji w zakresie sprawności, przeglądów. 6. Prowadzenie prac związanych z zakupem, wdrażaniem, eksploatacją i aktualizacją oprogramowania i sprzętu. 7. Prowadzenie spraw z zakresu ustawy Prawo zamówień publicznych dla placówki MZOPO. 8. Prowadzenie ewidencji zamówień publicznych, a w szczególności gromadzenie informacji o planach zamówień publicznych w MZOPO, zawartych umowach. 9. Przygotowywanie niezbędnej dokumentacji związanej z udzielaniem zamówienia publicznego, organizowanie przetargów, przygotowywanie sprawozdań o przebiegu procesu udzielania zamówień publicznych w MZOPO. 10. Współpraca z innymi instytucjami w sprawach związanych z zamówieniami publicznymi. Stanowisko ds. ochrony danych osobowych Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ustawa z dnia r. o ochronie danych osobowych Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.). Do podstawowych zadań należy: 1. Przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemów, w których przetwarzane są dane osobowe. 2. Podejmowanie odpowiednich działań w przypadku zaistnienia naruszeń w systemie zabezpieczeń. 3. Opracowuje i przekłada do zatwierdzenia przez Dyrektora MZOPO niezbędne instrukcje. 4. Prowadzenie spraw związanych ze zgłoszeniem zbiorów danych do rejestracji. 5. Kontrolowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Stanowisko ds. udostępniania informacji publicznej BIP Do podstawowych zadań na tym stanowisku należy: 1. Prowadzenie spraw wynikających z przepisów ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej poprzez BIP, a w szczególności: prowadzenie bieżącej współprace z firmą zewnętrzną, której powierzono odpowiedzialność za kwestie informatyczne, koordynowanie wytwarzania informacji publicznej. Strona 7 z 9

8 Stanowiska pomocnicze i obsługi 8. Stanowisko ds. pomocy administracyjnej Do podstawowych zadań na tym stanowisku należy: 1. Pomoc przy prowadzeniu księgowości syntetycznej i analitycznej placówek oświatowych (OJB). 2. Prowadzenie bieżącej rejestracji (ewidencji) dokumentacji otrzymywanych z placówek oświatowych (OJB), obsługiwanych przez MZOPO. 9. Sprzątaczki 1. Sprzątanie biur i pomieszczeń w MZOPO wg wyznaczonych sektorów. 2. Okresowe (co najmniej 4 razy w roku) czyszczenie okien. 3. Sprzątanie pomieszczeń w sytuacjach szczególnych (po przeprowadzonych remontach itp.). 4. Codzienne utrzymywanie porządku wokół budynku (zamiatanie, odśnieżanie). 5. Przygotowanie pomieszczeń MZOPO do narad, zebrań, i uroczystości okolicznościowych. Rozdział IV Zasady współpracy Wewnątrz jednostki: 1. Stanowisko ds. administracyjno-kancelaryjnych rejestruje nadesłaną korespondencję i przekazuje ją zgodnie z dyspozycją Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora do poszczególnych działów i samodzielnym pracownikom MZOPO. 2. W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania działów i samodzielnych stanowisk pracy Dyrektor, Zastępca Dyrektora oraz Główny Księgowy, każdorazowo określa podległym pracownikom zakres zastępowania na czas urlopu i zwolnień lekarskich. Strona 8 z 9

9 Rozdział V Postanowienia końcowe Szczegółowy zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników, określają zakresy uprawnień, obowiązków i kompetencji. 2. Sprawy nie objęte Regulaminem Organizacyjnym, regulowane są na drodze zarządzeń wewnętrznych. 3. Zmiana niniejszego regulaminu wymaga trybu przewidzianego dla jego wprowadzenia. 4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia. Strona 9 z 9