ZARZĄDZENIE NR 867/10 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA. z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Budżetu i Rachunkowości.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 867/10 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Budżetu i Rachunkowości. Na podstawie 78 ust. 1 zarządzenia nr 300/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 14 marca 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra tekst jednolity z późn. zm. 1 oraz zarządzenia nr 712/ 05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU BUDŻETU I RACHUNKOWOŚCI Rozdział 1 Przepisy ogólne Wydział Budżetu i Rachunkowości, zwany dalej wydziałem, jako jednostka organizacyjna Urzędu Miasta Zielona Góra realizuje zadania własne miasta Zielona Góra i zadanie zlecone. 2. Zadania wydziału określa 38 regulaminu organizacyjnego Siedziba wydziału znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej Dane teleadresowe sekretariatu wydziału: 1) telefon: (+48) ; 2) faks: (+48) ; 3) budzet@um.zielona-gora.pl Zarządzenie używa określeń: urząd, miasto, rada, prezydent, skarbnik, j. o. u. w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym - należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny urzędu; 2) regulaminie - należy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny wydziału; 3) naczelniku - należy przez to rozumieć naczelnika wydziału; 4) zastępcy naczelnika - należy przez to rozumieć zastępcę naczelnika wydziału; 5) pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników wydziału; 6) referacie - należy przez to rozumieć referaty wydziału; 7) instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm. 2 ). 1 Ogłoszony w załączniku do obwieszczenia nr 1/10 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 18 stycznia 2010 r., zmieniony zarządzeniem nr 570/10 z dnia 19 maja 2010 r. 2 Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885

2 Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna wydziału 4. W skład wydziału wchodzą: 1) naczelnik - zastępca skarbnika; 2) zastępca naczelnika; 3) samodzielne stanowisko ds. obsługi sekretariatu WB; 4) Referat Budżetu i Finansów - WB.I; 5) Referat Rachunkowości Budżetowej - WB.II. Rozdział 3 Szczegółowy zakres działania wydziału 5. Do zadań samodzielnego stanowiska ds. obsługi sekretariatu (WB) należy w szczególności: 1) prowadzenie sekretariatu skarbnika oraz wydziału w zakresie spraw kancelaryjno-biurowych; 2) prowadzenie dokumentacji, w tym dotyczącej opiniowania przez skarbnika kandydatów na głównych księgowych jednostek organizacyjnych miasta; 3) rejestracja korespondencji wpływającej do skarbnika w podsystemie RISS i przekazywanie jej do właściwych j.o.u. według dyspozycji skarbnika; 4) przekazywanie korespondencji wydziału na właściwe stanowiska pracy według dyspozycji naczelnika; 5) prowadzenie spraw zaopatrzenia wydziału w materiały biurowe, pieczęcie, druki, itp.; 6) prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem planu urlopów wypoczynkowych pracowników i koordynowanie jego realizacji; 7) nadzorowanie archiwizacji dokumentów wydziału; 8) rozliczanie zużycia materiałów na podstawie dokumentów źródłowych; 9) kontrola kompletności dokumentów składanych w sekretariacie; 10) ustalanie właściwości merytorycznej dokumentów składanych przez komorników sądowych; 11) współpraca z j.o.u. właściwą merytorycznie w sprawach szkoleń pracowników. 6. Do zadań Referatu Budżetu i Finansów ( WB.I ) należy w szczególności: 1) opracowanie projektu uchwały budżetowej wraz z uzasadnieniem i materiałami informacyjnymi; 2) przygotowywanie materiałów informacyjnych dotyczących podziału wskaźników, wielkości limitów do planowania budżetu; 3) analizowanie i ocena cząstkowych projektów budżetu i planów finansowych opracowanych przez j. o. u.; 4) opracowanie wytycznych, udzielanie instruktażu j. o. u. w zakresie opracowywania i wykonywania budżetu; Regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu i Rachunkowości 2

3 5) koordynowanie wszystkich prac związanych z opracowaniem, uchwaleniem i wykonaniem budżetu; 6) analizowanie prawidłowości ukształtowania się wskaźników budżetowych na etapie planowania i wykonywania budżetu; 7) sprawdzenie zgodności planów finansowych j. o. u. z uchwałą budżetową; 8) współpraca z j. o. u. w zakresie planowania i wykonania funduszu płac urzędu; 9) analizowanie przebiegu wykonania budżetu i badanie równowagi budżetowej; 10) sporządzanie sprawozdań opisowych z wykonania budżetu; 11) przeprowadzanie zbiorczej analizy wykonania budżetu oraz zmian dokonanych w trybie wykonywania budżetu; 12) prowadzenie ewidencji planu budżetu miasta i jego zmian we właściwym podsystemie informatycznym OTAGO; 13) prowadzenie ksiąg rachunkowych w zakresie budżetu miasta w tym: a) bieżące prowadzenie obsługi rachunków bankowych przeznaczonych do ewidencjonowania środków krajowych oraz środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych źródeł zagranicznych, b) dekretowanie oraz księgowanie dokumentów dotyczących operacji gospodarczych z zakresu wykonania budżetu miasta, c) sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych istotnych z zakresu wykonania budżetu Miasta; 14) przyjmowanie i analiza bilansów jednostek organizacyjnych miasta, sporządzanie bilansów zbiorczych oraz bilansu skonsolidowanego; 15) wykonywanie prac związanych z okresową sprawozdawczością budżetową oraz sprawozdaniami w zakresie operacji finansowych: a) przyjmowanie sprawozdań jednostkowych (kontrola i analiza), b) sporządzanie sprawozdań zbiorczych; 16) sporządzanie zbiorczych sprawozdań instytucji kultury i publicznych zakładów opieki zdrowotnej w zakresie należności i zobowiązań; 17) współpraca w zakresie analizy wykonania budżetu przez jednostki organizacyjne miasta; 18) opracowanie sprawozdań dotyczących gospodarki pozabudżetowej; 19) sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości dotyczącej wykonywanych zadań zleconych; 20) opracowywanie i przekazywanie do Regionalnej Izby Obrachunkowej zbiorczych sprawozdań z wykonania budżetu miasta za poszczególne okresy sprawozdawcze; 21) współpraca z administracją rządową, jednostkami organizacyjnymi miasta i innymi podmiotami w zakresie rozliczania otrzymanych przez miasto dotacji celowych oraz dochodów związanych z wykonywaniem zadań zleconych; 22) współpraca z właściwymi urzędami skarbowymi w zakresie rozliczania dochodów budżetu miasta; 23) dokonywanie przelewów środków finansowych według dyspozycji kierujących j. o. u.; 24) dokonywanie czynności związanych z gospodarowaniem środkami finansowymi; 25) opracowanie informacji o stanie mienia komunalnego; Regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu i Rachunkowości 3

4 26) obsługa kredytów bankowych i pożyczek oraz papierów wartościowych; 27) bieżące konsultacje w sprawach rachunkowości z głównymi księgowymi jednostek organizacyjnych miasta; 28) przygotowywanie projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta w zakresie zadań realizowanych przez referat, w tym na podstawie złożonych wniosków w sprawie zmian w budżecie; 29) przesyłanie do Regionalnej Izby Obrachunkowej danych dotyczących projektów i uchwał budżetowych w formie elektronicznej poprzez program Bestia ; 30) opracowanie projektu i zmiany uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej. 7. Do zadań Referatu Rachunkowości Budżetowej (WB.II) należy w szczególności: 1) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej urzędu, w tym: a) rachunków dochodów i wydatków jednostki budżetowej, w tym dla zadań zleconych, b) rachunku świadczeń rodzinnych, c) rachunków funduszy celowych; 2) bieżące prowadzenie obsługi rachunków środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych źródeł zagranicznych, a w szczególności: a) otwarcie rachunku bankowego, b) ustalanie indywidualnego planu kont i operacji księgowych, c) kompletowanie dokumentów księgowych zgodnie z zawartymi przez j. o. u. umowami, d) kontrolowanie i analizowanie bieżącego wykonania dochodów i wydatków; 3) obsługa księgowa j. o. u. na zasadach określonych w odrębnych przepisach, a w szczególności: a) przyjmowanie dokumentów księgowych, b) sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym, c) dekretowanie dokumentów, d) przygotowywanie bieżącej informacji o stanie wydatków, zaangażowania, e) sporządzanie zbiorczej deklaracji VAT na podstawie danych otrzymanych z j. o. u.; 4) kompletowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami rachunkowości, a w szczególności: a) przygotowanie dowodów księgowych do wypłaty przelewem lub gotówką, b) księgowanie zapisanie w urządzeniach księgowych, c) analiza zobowiązań i należności, potwierdzanie sald; 5) monitorowanie realizacji planu wydatków budżetowych urzędu; 6) księgowanie zaangażowania wydatków budżetowych; 7) potwierdzanie wolnych środków w planie wydatków budżetowych na dokumentach powodujących zaciągniecie zobowiązań finansowych; 8) sporządzanie sprawozdań finansowych, budżetowych oraz statystycznych; 9) bieżące prowadzenie ewidencji środków trwałych i ich umorzenia; 10) ewidencjonowanie syntetycznie wartości i umorzenia składników majątku mienia komunalnego, oraz majątku urzędu miasta; 11) organizowanie inwentaryzacji oraz nadzorowanie rozliczania i ewidencjonowanie wyników inwentaryzacji; Regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu i Rachunkowości 4

5 12) ewidencjonowanie przychodów i rozchodów magazynowych w ujęciu ilościowo-wartościowym; 13) bieżące regulowanie zobowiązań; 14) obsługa kasowa niektórych wydatków urzędu, między innymi zaliczek dla pracowników, dodatków mieszkaniowych; 15) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania w tym m.in.. czeków oraz depozytów w tym wadiów i zabezpieczeń wykonania umowy; 16) windykacja należności z tytułu dochodów budżetowych, w tym wystawianie upomnień, wezwań do zapłaty oraz tytułów wykonawczych; 17) naliczanie i ewidencja wynagrodzeń wynikających z umów o pracę, umów zleceń, umów o dzieło oraz innych o podobnym charakterze, a w szczególności: a) kompletowanie dokumentów płacowych, b) sporządzanie list płac, c) rozliczanie potrąceń z list płac, w tym zajęć komorniczych, d) rozliczanie składek ZUS, e) naliczanie zasiłków chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych, f) rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych, g) wystawianie zaświadczeń o wysokości osiągniętych dochodów przez pracowników, h) wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Rp-7, i) sporządzanie list wypłat ryczałtów za użytkowanie prywatnych samochodów do celów służbowych, j) sporządzanie sprawozdań statystycznych i innych informacji dotyczących wynagrodzeń i funduszu płac, k) sporządzanie wniosków o refundację wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych, l) sporządzanie wniosków beneficjenta o płatność w odniesieniu do umowy o dofinansowanie projektu Wysoko wykwalifikowane kadry systemu oświaty kluczem do rozwoju kapitału ludzkiego w Zielonej Górze ; 18) współpraca w zakresie bieżącego przystosowania informatycznego systemu księgowego do zmian przepisów wynikających m. in. z: a) zasad rachunkowości oraz planu kont, b) klasyfikacji budżetowej, wydatków strukturalnych, zadaniowej inwestycji, c) wewnętrznych instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych; 19) koordynowanie merytorycznej obsługi podsystemów finansowych FKJB, FKORG, WYBUD, WPBUD, GRU, przez wykonywanie zadań gospodarza podsystemu, a zwłaszcza poprzez: a) tworzenie, uzupełnianie i aktualizowanie słowników, b) pomoc użytkownikom w bieżącej obsłudze podsystemów finansowych, c) tworzenie i aktualizowanie kont użytkowników podsystemów, d) bieżąca współpraca z administratorem systemu, e) nadzór nad tworzeniem zbiorów danych przez użytkowników; Regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu i Rachunkowości 5

6 20) przygotowywanie projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta w zakresie zadań realizowanych przez referat; 21) współpraca z właściwymi j.o.u. w zakresie rozliczania nakładów i wydatków zadań inwestycyjnych. Rozdział 4 Zasady kierowania wydziałem 8.1. Pracą wydziału kieruje naczelnik, z zastrzeżeniem ust Bezpośredni nadzór nad pracą WB I sprawuje skarbnik. 9.1 Zadania naczelnika jako kierującego j.o.u. określa rozdział 6 regulaminu organizacyjnego z zastrzeżeniem 8 ust. 2 i 11 regulaminu. 2. Do wyłącznej kompetencji naczelnika jako kierującego wydziałem należy: 1) podział zadań do wykonania pomiędzy referaty; 2) nadzór nad pracą kierowników referatów; 3) ustalanie zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników wydziału; 4) sprawdzanie pod względem merytorycznym dokumentów wydziału; 5) powierzanie pracownikom zadań niewynikających z indywidualnych zakresów odpowiedzialności i uprawnień; 6) uczestniczenie w pracach związanych z rekrutacją pracowników wydziału na zasadach wynikających z odrębnych przepisów; 7) przygotowywanie propozycji awansowania, nagradzania oraz karania pracowników wydziału; 8) dokonywanie oceny zewnętrznych ofert szkoleniowych kierowanych do wydziału; 9) planowanie budżetu w zakresie kosztów funkcjonowania wydziału i nadzorowanie jego realizacji; 10) zatwierdzanie dowodów RW materiałów pobieranych z magazynu na potrzeby wydziału; 11) przygotowywanie projektu regulaminu; 12) opracowywanie projektów zarządzeń prezydenta w zakresie organizacji pracy wydziału oraz nadzorowanie ich realizacji. 10. Naczelnik realizuje zadania zastępcy skarbnika w szczególności poprzez: 1) zatwierdzanie dokumentów finansowo - księgowych do wypłaty w ramach kwot planowanych w budżecie; 2) składanie kontrasygnaty na umowach, w których wartość zobowiązań nie przekracza ,-zł; 3) podpisywanie wniosków o uruchomienie procedury przetargowej do wysokości ,- EUR; 4) potwierdzanie protokołu przekazania środka trwałego Zastępca naczelnika realizuje zadania, o których mowa w 7 ust. 1 13, 19, 20 oraz współpracuje z kierującymi j.o.u. w zakresie planowania i wykonywania budżetu. 2. W Referacie Budżetu i Finansów czynności, o których mowa w 15 ust. 2 wykonuje zastępca naczelnika. Regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu i Rachunkowości 6

7 12. Naczelnik podpisuje korespondencję z zakresu działania wydziału z wyłączeniem dokumentów zastrzeżonych do podpisu skarbnika, a w szczególności: 1) projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta w sprawach budżetu; 2) na podstawie odrębnych pełnomocnictw i upoważnień W czasie nieobecności skarbnika, zastępca skarbnika przejmuje jego obowiązki na zasadach określonych w regulaminie organizacyjnym. 2. W czasie nieobecności naczelnika jego obowiązki przejmuje skarbnik W czasie nieobecności kierownika referatu jego obowiązki przejmuje wskazany pracownik referatu za zgodą naczelnika. 2. W czasie nieobecności zastępcy naczelnika jego obowiązki przejmuje pracownik Referatu Budżetu i Finansów za zgodą skarbnika Pracą referatów kierują kierownicy z zastrzeżeniem 11 ust Do obowiązków kierowników - niezależnie od innych zadań określonych w ich zakresach odpowiedzialności i uprawnień należy m. in.: 1) organizowanie bieżącej pracy referatu; 2) kontrola stanu oraz nadzór nad prawidłowością zadań wykonywanych przez pracowników referatu; 3) opracowywanie wytycznych do zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników referatu; 4) wnioskowanie do naczelnika w zakresie zmian w organizacji pracy referatu oraz w zakresach odpowiedzialności i uprawnień podległych pracowników; 5) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników procedur wynikających z systemu zarządzania jakością; 6) planowanie dochodów i wydatków budżetu w zakresie działania referatu; 7) przygotowywanie projektów uchwał i obwieszczeń rady oraz zarządzeń i obwieszczeń prezydenta w zakresie działania referatu; 8) analiza zawartości oraz bieżące aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz miejskiego serwisu internetowego w zakresie działania referatu. Rozdział 5 Zasady obiegu korespondencji Korespondencja kierowana do skarbnika i wydziału odbierana jest przez pracownika sekretariatu zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej z zastrzeżeniem Jeśli korespondencja nie była dotychczas zarejestrowana w podsystemie RISS, pracownik sekretariatu rejestruje pismo w podsystemie i przekazuje do właściwego wydziału lub na stanowisko pracy zgodnie z dyspozycjami naczelnika. Regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu i Rachunkowości 7

8 3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do korespondencji kierowanej do wydziału drogą elektroniczną Obieg dokumentacji finansowo-księgowej oraz z zakresu planowania budżetu określają odrębne przepisy wewnętrzne. 2. Dokumenty finansowo księgowe, a w szczególności projekty umów, zamówienia, wnioski o przeprowadzenie procedury przetargowej, faktury, rachunki, noty obciążeniowe składane są przez właściwe j. o. u. bezpośrednio na stanowiska pracy w Referacie Rachunkowości Budżetowej. 3. Wnioski j. o. u. kierowane do prezydenta w sprawie zmian budżetu przekazywane są dodatkowo drogą elektroniczną bezpośrednio na właściwe stanowisko w Referacie Budżetu i Finansów. 18. Korespondencja wysyłana z wydziału podpisywana jest zgodnie z zasadami wynikającymi z regulaminu organizacyjnego, regulaminu oraz upoważnień. Rozdział 6 Nadzór nad wymaganiami prawnymi 19. Wykaz aktów prawnych prowadzony jest przez wskazanego pracownika w formie elektronicznej według zasad określonych w dokumentacji systemu zarządzania jakością z wyłączeniem aktów prawnych w zakresie budżetu miasta i jego zmian, których wykaz prowadzi zastępca naczelnika wydziału. 20. Aktualizacja wykazu określonego w 19 w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących następuje zgodnie z procedurą systemu zarządzania jakością Informacje o zmianach wymagań prawnych pracownik sekretariatu przesyła em naczelnikowi, zastępcy naczelnika, kierownikom referatów oraz pracownikowi, o którym mowa w Informacje o zmianach wymagań prawnych w zakresie realizowanych zadań przekazywane są pracownikom przez kierowników referatów. 3. Kierownicy referatów przeprowadzają według potrzeb wewnętrzne, merytoryczne szkolenia pracowników. Rozdział 7 Inne zasady funkcjonowania wydziału Do znakowania akt wydziału stosuje się skrót WB. 2. Uszczegółowiony wykaz rzeczowy akt dla urzędu określa odrębne zarządzenie prezydenta. Regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu i Rachunkowości 8

9 23. Pisma i inne dokumenty, sporządzone przez pracowników wydziału, zaparafowane przez pracownika merytorycznego i kierownika referatu są przedkładane naczelnikowi a w dalszej kolejności skarbnikowi Pracownik, który podczas wykonywania obowiązków służbowych uzyskał informację o faktach wskazujących na popełnienie przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia, wykroczenia skarbowego albo naruszenia dyscypliny finansów publicznych, niezwłocznie zawiadamia o tym na piśmie naczelnika, przekazując wszelkie posiadane na ten temat informacje. 2. Naczelnik, po zapoznaniu się z sytuacją, o której mowa w ust. 1, w razie zaistnienia uzasadnionego podejrzenia o popełnieniu czynu zabronionego zawiadamia o zdarzeniu skarbnika, a w razie jego nieobecności - prezydenta. Rozdział 8 Przepisy końcowe 25. Traci moc zarządzenie nr 838/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 12 lipca 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Budżetu i Rachunkowości z późn. zm Wykonanie Zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta i naczelnikowi wydziału. 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA ( ) mgr inż. Janusz Kubicki 3 Zarządzenie zmienione zarządzeniem nr 1423/07 z dnia 21 grudnia 2007 r. oraz nr 574/08 z dnia 27 czerwca 2008 r. Regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu i Rachunkowości 9