Zarządzenie Nr 311/I/2003 Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. z dnia 27 czerwca 2003 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 311/I/2003 Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. z dnia 27 czerwca 2003 roku w sprawie ustalenia wewnętrznego regulaminu Wydziału Budżetu i Rachunkowości Na podstawie 33 ust. 1 pkt. 2 i 27 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Gorzowie Wlkp. stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 101/I/2003 Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. z dnia 7 lutego 2003 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Gorzowa Wlkp. zarządza się, co następuje: 1 Ustala się wewnętrzny regulamin Wydziału Budżetu i Rachunkowości stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. Nr 28/2002 z dnia 29 kwietnia 2002 r. w sprawie ustalenia regulaminu wewnętrznego Wydziału Budżetu i Rachunkowości. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Budżetu i Rachunkowości. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 3 4 Prezydent Miasta (-) Tadeusz Jędrzejczak

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 311/I/2003 Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. z dnia 27 czerwca 2003 roku REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU BUDŻETU I RACHUNKOWOŚCI Sporządziła: Zatwierdził: Teresa Krzywulska Małgorzata Zienkiewicz (-) (-) Naczelnik Wydziału Skarbnik Miasta

3 I. Postanowienia ogólne. 1. Regulamin organizacyjny, zwany dalej regulaminem określa zakres działania Wydziału, strukturę, zakres czynności i uprawnień pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy. 2. Do zakresu działania Wydziału należą sprawy określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta w Gorzowie Wlkp. oraz sprawy powierzone w odrębnym trybie przez prezydenta miasta. 3. Do oznakowania akt Wydziału używa się symboli BR. 4. Naczelnika Wydziału w okresie jego nieobecności w pracy zastępuje Kierownik Oddziału Rachunkowości. II. Zakres działania Wydziału. 1) opracowanie projektów budżetu miasta, 2) realizacja budżetu miasta, 3) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej oraz zarządzeń Prezydenta Miasta w sprawie zmian w budżecie, 4) prowadzenie ewidencji zmian budżetu, 5) opracowanie układu wykonawczego budżetu miasta, harmonogramu dotyczącego wydatków oraz planów finansowych, 6) sporządzenie sprawozdawczości budżetowej jednostki Urzędu Miasta, 7) sporządzenie sprawozdawczości zbiorczej z wykonania budżetu miasta, 8) sporządzenie bilansów: jednostki i zbiorczych, 9) naliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz rozliczenia ich z Urzędem Skarbowym i ZUS-em, 10) prowadzenie rachunkowości budżetu Miasta w tym jednostki Urzędu Miasta, 11) prowadzenie obsługi kasowej Urzędu, 12) prowadzenie rachunkowości Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 13) analiza prawidłowości wykonania budżetu Miasta, weryfikacji przedkładanych sprawozdań i dokumentów, 14) prowadzenie rachunkowości gminnych i powiatowych funduszy celowych, 15) ewidencja syntetyczna majątku Urzędu, 16) obsługa kredytów bankowych i pożyczek oraz papierów wartościowych, 17) prowadzenie dzienników pracy i serwisu systemów informatycznych obsługujących rachunkowość budżetową, 18) opracowanie analiz z zakresu należności i zobowiązań budżetu miasta, 19) realizacja tematyczna i odpowiedzialność merytoryczna za przygotowanie i aktualizację treści zawartych na miejskiej stronie internetowej wynikających z realizacji zadań własnych, 20) wypłacanie i rozliczanie zaliczek pracowników Urzędu; 21) rozliczanie wyjazdów służbowych pracowników. 22) udział w inwentaryzacji majątku miasta w zakresie przewidzianym w odrębnych przepisach. III. Struktura Wydziału. 1. Naczelnik Wydziału. - 1 etat 2. Oddział Budżetu - 6 etatów 3. Oddział Rachunkowości - 10 etatów 4. Samodzielne stanowisko ds. płac - 4 etaty

4 5. Stanowisko ds. obsługi administracyjno-biurowej Skarbnika Miasta - 1 etat IV Zakres czynności i uprawnienia poszczególnych stanowisk pracy. 1. Naczelnik Wydziału 1. Nadzór i kierowanie pracą Wydziału Budżetu i Rachunkowości a w szczególności: a) planowanie i organizowanie pracy Wydziału b) ustalanie zakresów czynności podległym pracownikom, c) zgłaszanie wniosków w sprawie zatrudniania, zwalniania, awansowania, nagradzania i karania podległych pracowników, d) opracowanie regulaminu pracy Wydziału, e) organizowanie i prowadzenie szkolenia podległych pracowników z obowiązujących przepisów prawnych, 2. Opracowywanie planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań z wykonanych zadań Wydziału, 3. Opracowywanie projektów uchwał z zachowaniem zasad, o których mowa w rozdz. IV Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta. 4. Koordynacja prac w zakresie przygotowania projektu budżetu miasta. 5. Formalno-rachunkowa kontrola realizacji budżetu miasta. 6. Nadzór ewidencji zmian budżetowych. 7. Opracowanie projektu układu wykonawczego oraz projektu harmonogramu dochodów i wydatków budżetowych, 8. Koordynacja sporządzania i wykonania planów finansowych jednostek, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych i środków specjalnych jednostek budżetowych, 9. Koordynacja i nadzór przygotowania bilansu gminy oraz sprawozdawczości zbiorczej z wykonania budżetu miasta. 10. Bieżąca kontrola prowadzenia rachunkowości budżetu miasta oraz budżetu Urzędu Miasta. 11. Opracowywanie informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta zgodnie z obowiązującymi przepisami. 12. Przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz ustosunkowania się do zgłaszanych wniosków, skarg, 13. Przedkładanie do podpisów Skarbnika dokumentów w sprawie budżetu miasta. 14. Informowanie Skarbnika o stanie spraw zleconych do wykonania zadań oraz o przyczynach uniemożliwiających prawidłowe wykonanie zadań Wydziałów. 15. Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 16. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 17. Zakres uprawnień:

5 Z upoważnienia Prezydenta Miasta: a) podpisywanie odbioru faktur i rachunków VAT z zakresu działania Wydziału. b) podpisywanie korespondencji z zakresu działania Wydziału z zachowaniu zasad, o których mowa w rozdz. V Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta. Z upoważnienia Skarbnika Miasta: a) zatwierdzanie dokumentów finansowo-księgowych w ramach planowanych środków budżetowych do wypłaty i przelewu, b) składanie kontrasygnaty na umowach w okresie nieobecności Skarbnika Miasta, c) kontrasygnaty na umowach do ,00 zł; d) pełnomocnictwo do dokonywania przelewów w okresie nieobecności Skarbnika. e) potwierdzenie dokumentu PT (protokołu zdawczo-odbiorczego środka trwałego) oraz zatwierdzenie dokumentów OT (przyjęcie środka trwałego); f) likwidacja dowodów księgowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości 2. Stanowisko ds. budżetu 1. Udział w opracowaniu projektu budżetu miasta. 2. Udział w opracowaniu układu wykonawczego budżetu miasta w szczegółowości określonej obowiązującym prawem w tym zakresie. 3. Udział w opracowaniu planów finansowych budżetu miasta. 4. Prowadzenie zbiorczej ewidencji zmian budżetowych. 5. Współpraca z wydziałami merytorycznymi Urzędu Miasta wykonującymi zadania budżetu w zakresie: - dz. 757 Obsługa długu publicznego - dz. 758 Różne rozliczenia - dz. 853 Opieka społeczna, rozdz Dodatki mieszkaniowe - zrównoważenie budżetu - ewidencja zbiorcza 6. Prowadzenie ewidencji finansowej zadań zleconych (zbiorczo oraz w zakresie nadzorowanych zadań według działów j/w). 7. Opracowywanie analiz ekonomicznych z zakresu nadzorowanych zadań. 8. Planowanie dotacji na dodatki mieszkaniowe oraz rozliczenie przyznanej dotacji z budżetu Wojewody Lubuskiego (sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie). 9. Sporządzanie not księgowych do zaksięgowania sprawozdań z wykonania dochodów i wydatków budżetowych. 10. Sporządzanie not księgowych do zaksięgowania na kontach pozabilansowych budżetu planu dochodów i wydatków. 11. Kontrola sporządzania bilansu z wykonania budżetu i sprawozdań z wykonania budżetu miasta. 12. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 13. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 14. Zakres uprawnień: Pełnomocnictwo do dokonywania przelewu środków budżetowych oraz realizacji czeków. 3. Stanowisko ds. budżetu 1. Współdziałanie przy opracowywaniu projektu budżetu miasta. 2. Współdziałanie przy opracowaniu układu wykonawczego budżetu miasta w szczegółowości określonej prawem w tym zakresie.

6 3. Udział w opracowaniu planów finansowych budżetu miasta. 4. Współpraca z Wydziałami Urzędu Miasta, wykonującymi zadania budżetu w zakresie następujących działów: Transport i łączność Gospodarka mieszkaniowa Działalność usług Urzędy naczelnych organów władzy państwowej, kontroli ochrony prawa oraz sądownictwa; 5. Prowadzenie ewidencji zmian planów finansowych zadań budżetowych i zadań zleconych w zakresie nadzorowanych działów. 6. Opracowywanie analiz ekonomicznych z nadzorowanych zadań w zakresie działów j/w. 7. Współpraca przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania budżetu miasta. 8. Sporządzanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta Miasta oraz przekazywanie uchwalonych zmian Regionalnej Izbie Obrachunkowej. 9. Prowadzenie dokumentacji w sprawie wykonywania budżetu. 11. Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 12. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 4. Stanowisko ds. budżetu 1. Współdziałanie przy opracowaniu projektu budżetu miasta. 2. Współdziałanie przy opracowaniu układu wykonawczego budżetu miasta w szczegółowości określonej prawem. 3. Udział w opracowaniu planów finansowych budżetu miasta. 4. Współpraca z Wydziałami Urzędu Miasta, wykonującymi zadania budżetu w zakresie następujących działów: Rolnictwo i łowiectwo Leśnictwo Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych i od innych jednostek nie posiadających osobowości prawnej 5. Prowadzenie ewidencji zmian planów finansowych zadań własnych Miasta, zleconych w aktualnie stosowanym programie komputerowym. (zbiorczo budżet Miasta) 6. Opracowywanie analiz ekonomicznych z nadzorowanych zadań według działów j/w. 7. Współpraca przy sporządzaniu sprawozdawczości z wykonania budżetu miasta, łącznie z zadaniami zleconymi, zakładami budżetowymi, gospodarstwami pomocniczymi i środkami specjalnymi. 8. Udział w opracowaniu projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta Miasta w zakresie nadzorowanych zadań.

7 9. Dokonywanie składu komputerowego planowanego budżetu miasta na lata prognozowane oraz sprawozdań półrocznych i rocznych z wykonania budżetu miasta. 10. Wykonywanie obowiązków lokalnego administratora bezpieczeństwa informacji. 11. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 12. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 5. Stanowisko ds. budżetu 1. Współdziałanie przy opracowaniu projektu budżetu miasta. 2. Współdziałanie przy opracowaniu układu wykonawczego budżetu miasta w szczegółowości określonej prawem. 3. Udział w opracowaniu planów finansowych budżetu miasta. 4. Współpraca z Wydziałami Urzędu Miasta, wykonującymi zadania budżetu w zakresie następujących działów: - dz Turystyka, - dz. 801, Oświata i wychowanie, - dz Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, - dz Kultura fizyczna i sport, - a także w zakresie inwestycji realizowanych z budżetu miasta; 5. Prowadzenie ewidencji zmian planów finansowych zadań budżetowych i zadań zleconych w zakresie nadzorowanych działów. 6. Opracowywanie analiz ekonomicznych z nadzorowanych działów. 7. Współpraca przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania budżetu miasta. 8. Prowadzenie dokumentacji w sprawie wykonywania budżetu. 9. Współdziałanie przy opracowaniu projektu budżetu miasta, a w szczególności w zakresie inwestycji (opracowanie projektu przedsięwzięć wspólnie z Wydziałem Infrastruktury Technicznej i Inwestycji). 10. Opracowanie planów finansowych budżetu miasta w zakresie inwestycji. 11. Prowadzenie ewidencji analitycznej zadań inwestycyjnych realizowanych z budżetu miasta i źródeł pozabudżetowych. 12. Współpraca z wydziałami merytorycznymi Urzędu Miejskiego w zakresie wykonywania budżetu, ze szczegółowym uwzględnieniem realizowanych przedsięwzięć inwestycyjnych. 13. Opracowanie analiz ekonomicznych z zakresu nadzorowanych zadań budżetowych. 14. Współudział w sporządzaniu zbiorczych sprawozdań budżetowych. 15. Prowadzenie dokumentacji w sprawie wykonania budżetu w zakresie inwestycji i innych powierzonych zadań. 16. Współudział w sporządzaniu projektów zarządzeń Rady Miasta i Prezydenta Miasta.

8 17. Utrzymanie stałych kontaktów ze współpracującymi bankami i spółkami komunalnymi w zakresie prowadzonych przez miasto transakcji finansowych. 18. Prowadzenie ewidencji zadłużenia budżetu Miasta: kredyty, pożyczki, emisja papierów wartościowych, poręczenia itp., płatności odsetek należnych w okresie wynikającym z umów oraz inne zobowiązania. 19. Rozliczenie płatności faktur finansowych z funduszu zagranicznego PHARE współpraca w tym zakresie z Wydziałem Inwestycji i Rozwoju Miasta, Bankiem Handlowym Oddział w Gorzowie oraz komórką rachunkowości w Wydziale Budżetu i Rachunkowości. 20. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 21. Wykonywane w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 6. Stanowisko ds. budżetu 1. Sporządzanie zbiorczych sprawozdań z wykonania budżetu miasta, zadań zleconych, powierzonych. 2. Współpraca z wydziałami merytorycznymi Urzędu Miasta wykonującymi zadania budżetu w zakresie: - dz. 851 Ochrona zdrowia - dz. 853 Opieka społeczna - dz Gospodarka komunalna i ochrony środowiska 3. Opracowanie harmonogramów płatności budżetu miasta oraz uzgodnienie zgodności płatności bieżących z planem harmonogramu. 4. Współdziałanie przy opracowaniu projektu budżetu miasta. 5. Współdziałanie przy opracowaniu układu wykonawczego budżetu miasta w szczegółowości określonej prawem. 6. Udział w opracowaniu planów finansowych budżetu miasta. 7. Prowadzenie ewidencji planów i wykorzystania urlopów pracowników oraz kart ewidencji miesięcznej czasu pracy. 8. Kierowanie dokumentów na kolegium Prezydenta Miasta; 9. Ewidencja opinii z kolegium Prezydenta Miasta. 10. Uaktualnianie regulaminu i zakresów czynności u pracowników Wydziału; 11. Weryfikacja przelewów w systemie komputerowym Home Banking. 12. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 13. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 7. Stanowisko ds. budżetu 1. Współpraca z Wydziałami Urzędu Miasta, wykonującymi zadania budżetu w zakresie następujących działów: - dz Administracja publiczna, - dz. 900 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska w zakresie: rozdział Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Powiatowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 2. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej zajęć komorniczych w zakresie wydatków budżetowych. 3. Sporządzenie dokumentów finansowych niezbędnych do prowadzenia ewidencji pozabilansowej ujętych w planie finansowym wydatków budżetowych jednostki budżetowej.

9 4. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Wydziału; 5. Prowadzenie akt związanych z organizacją pracy Wydziału; 6. Prowadzenie ewidencji pism przychodzących do Wydziału, dostarczenie tych pism na poszczególne stanowiska po zadekretowaniu przez Naczelnika. 7. Obsługa koncelaryjno-biurowa Wydziału; 8. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 9. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 8. Kierownik Oddziału rachunkowości 1. Sprawdzanie dokumentów finansowych i ich dekretowanie według klasyfikacji budżetowej. 2. Przekazywanie zadekretowanego rachunku do wypłaty w kasie lub przelewu. 3. Kompletowanie wyciągów wydatków bieżących, inwestycji i funduszy specjalnych. 4. Kompletowanie wyciągów dochodów i ich dekretowanie wg klasyfikacji budżetowej. 5. Dekretowanie raportów kasowych. 6. Rozliczanie z udzielonych zaliczek. 7. Parafowanie odbioru raportów na kopii. 8. Sporządzanie zbiorczych bilansów(jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, środków specjalnych) 9. Odpowiada przed Naczelnikiem Wydziału za właściwe wykonywanie zadań przez podległych jej pracowników. 10.Kontrola ewidencji druków ścisłego zarachowania prowadzonej w Wydziale Budżetu i Rachunkowości. 11. Weryfikacja przelewów i pełna kontrola nad systemem Home Banking. 12. Kontrola sporządzania bilansu z wykonania budżetu. 13. Wykonania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 14. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 15. Zakres uprawnień: Podpisywanie na rachunkach pod klauzulą "sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym" - podpis, data. W czasie nieobecności Skarbnika Miasta podpisywanie i zatwierdzanie z upoważnienia rachunków do wypłaty. Pełnomocnictwo do dokonywania przelewu środków budżetowych oraz realizacji czeków. Uprawniona do wykreślenia hipoteki z tytułu spłaty lokali mieszkaniowych, użytkowych i garaży. Kontrasygnaty na umowach do ,00 złotych i zleceń. 9. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Sprawdzanie pod względem merytorycznym i rachunkowym raportów kasowych. 2. Dekretowanie zestawienia zbiorczego do raportów kasowych. 3. Windykacje należności z tytułu dochodów Skarbu Państwa - dowody osobiste, dochody z jednostek. 4. Kompletowanie i dekretowanie wyciągów subkonta dochodów Skarbu Państwa. 5. Analiza subkonta dochodów Skarbu Państwa, sporządzanie sprawozdań. 6. Kompletowanie, sprawdzanie i dekretowanie konta depozytowego, analiza konta. 7. Kompletowanie, sprawdzanie i dekretowanie konta Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, analiza konta.

10 8. Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych. 9. Analiza pobranych zaliczek i ich rozliczenia. 10. Parafowanie odbioru raportów na kopii. 11.Uzgadnianie sald konta depozytowego, zwrot wadiów i kaucji. 12. Sporządzanie przelewów do kontrahentów w formie blokady. 13. Obsługa konta walutowego i złotówkowego w banku prowadzącym rachunek walutowy. 14. Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 15. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 16. Zakres uprawnień: Podpisywanie na rachunkach pod klauzulą "sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym" - podpis, data. Pełnomocnictwo do dokonywania przelewu środków oraz realizacji czeków. 10. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Sprawdzenie i sporządzanie dokumentów finansowych i ich dekretowanie według klasyfikacji budżetowej. 2. Przekazywanie zadekretowanego rachunku do wypłaty w kasie lub przelewem. 3. Kompletowanie wyciągów wydatków i ich dekretowanie według klasyfikacji budżetowej. 4. Kompletowanie wyciągów dochodów i ich dekretowanie według klasyfikacji budżetowej. 5. Kompletowanie i dekretowanie kont środków specjalnych. 6. Sporządzenie rocznych bilansów (jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, środków specjalnych). 7. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 8. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 9. Zakres uprawnień: Podpisywanie na rachunkach pod klauzulą "sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym" - podpis, data. 11. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Przygotowywanie faktur zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów finansowych. 2. Ewidencja wpływów dochodów budżetu Miasta. 3. Sporządzanie przelewów bankowych i przekazywanie ich do banku. 4. Sporządzanie wykazu zobowiązań Miasta według wpływających faktur do zaksięgowania. 5. Uzgadnianie sald bankowych i ich potwierdzanie. 6. Prowadzenie dokumentacji związanej z kontami bankowymi. 7. Przekazywanie zadekretowanego rachunku do wypłaty w kasie lub do przelewu. 8. Kompletowanie wyciągów wydatków bieżących, inwestycji i funduszy specjalnych. 9. Kompletowanie wyciągów dochodów i ich kompletowanie według klasyfikacji budżetowej. 10. Uzgadnianie z Naczelnikiem Wydziału Budżetu i Rachunkowości oraz Kierownikiem Oddziału Rachunkowości (na bieżąco) - wysokości czasowo wolnych środków na rachunkach bankowych oraz proponowanie ich lokaty w bankach na warunkach optymalnych. 11. Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 12. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 12. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Księgowanie wydatków i kosztów rachunku bieżącego jednostki.

11 2. Księgowanie wydatków realizowanych w ramach środka specjalnego (zajęcia pasa drogowego). 3. Księgowanie wpływów z wyemitowanych obligacji mieszkaniowych. 4. Księgowanie wydatków na rzecz Zakładu Pogrzebowego. 5. Księgowanie planu dochodów i wydatków budżetu Miasta na kontach pozabilansowych. 6. Sprawdzanie dochodów i wydatków budżetowych z wyciągiem bankowym. 7. Sporządzanie sprawozdań w zakresie jednostek. 8. Udział w sporządzaniu zbiorczych bilansów budżetu miasta. 9. Księgowanie zadań inwestycyjnych według rodzajów. 10. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 11. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 13. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Księgowanie wydatków i kosztów rachunku bieżącego jednostki. 2. Księgowanie dochodów. 3. Księgowanie wydatków realizowanych w ramach środka specjalnego (zajęcie pasa drogowego). 4. Księgowanie wpływów z wyemitowanych obligacji mieszkaniowych. 5. Księgowanie planu dochodów i wydatków budżetu Miasta na kontach pozabilansowych. 6. Księgowanie zobowiązań. 7. Sprawdzanie dochodów i wydatków budżetowych z wyciągiem bankowym. 8. Sporządzanie sprawozdań w zakresie jednostki. 9. Udział w sporządzaniu zbiorczych bilansów budżetu miasta. 10. Księgowanie zadań inwestycyjnych według rodzajów. 11. Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 12. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 14. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Księgowanie dochodów i wydatków organu finansowego według sporządzonych dekretów. 2. Księgowanie zadań zleconych (z zakresu administracji rządowej) i powierzonych (dochody, wydatki). 3. Sporządzanie sprawozdań z zadań zleconych (z zakresu administracji rządowej) i powierzonych. 4. Uzgadnianie sald na kartotekach rozrachunkowych. 5. Księgowanie depozytów. 6. Księgowanie zbiorcze magazynu materiałów budowlanych pochodzących z rozbiórki dróg miejskich. 7. Księgowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 8. Księgowanie subkonta Skarbu Państwa. 9. Księgowanie raportów kasowych. 10. Księgowanie zobowiązań. 11. Udział w sporządzaniu zbiorczych bilansów (jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, środków specjalnych) 12. Prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych. 13. Księgowanie umorzenia środków trwałych. 14. Uzgadnianie zaksięgowanego majątku trwałego z ewidencją wartości majątku prowadzoną przez Biuro Majątku Miasta oraz prowadzonymi inwentaryzacjami majątku. 15. Sporządzanie bilansu z wykonania budżetu.

12 16. Sporządzanie sprawozdań z dochodów Urzędów Skarbowych. 17. Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 18. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 15. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Rozliczanie dopłat do odsetek od kredytów dla Wspólnot Mieszkaniowych analiza umów. 2. Naliczanie ryczałtów samochodowych, prowadzenie ewidencji i nadzór nad wydatkami. 3. Uzgadnianie zobowiązań i należności budżetowych. 4. Prowadzenie gospodarki materiałowej Urzędu (w zakresie materiałów biurowych). 5. Rozliczanie paliwa do obsługi samochodów służbowych. 6. Kontrola prawidłowości zapisu numeru konta bankowego oraz wysokości kwot przelewu umieszczonych na przelewie bankowym z faktura (rachunkiem). 7. Prowadzenie ewidencji imiennych obligacji mieszkaniowych, dokonywanie rozliczeń. 8. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 9. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 16. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Kompletowanie i zapis księgowy dochodów budżetowych uzyskanych z opłat komunikacyjnych. 2. Księgowanie wydatków Funduszu PFRON. 3. Księgowanie wydatków i dochodów Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska. 4. Księgowanie wydatków i dochodów Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska. 5. Księgowanie wydatków i dochodów środka specjalnego utworzonego przy Wydziale Podatków i Opłat (egzekucja). 6. Kompletowanie wyciągów i księgowanie wydatków i dochodów Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobami Geodezyjnymi i Kartograficznymi. 7. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 8. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 17. Stanowisko ds. rachunkowości 1. Prowadzenie kasy Urzędu Miasta. 2. Sporządzanie not księgowych wg klasyfikacji budżetowej przy pobieraniu gotówki: - pobieranie gotówki z banku wynagrodzenie dla pracowników Urzędu; - wypłata wynagrodzeń z listy płac; - sporządzanie raportów kasowych; 3. Sporządzanie not księgowych do czeków: - pobieranie gotówki z banku; - wypłata ryczałtów mieszkaniowych z list; - wypłata z dekretu, rachunków, zaliczek deklaracji, kaucji; - sporządzanie raportów kasowych; 4. Prowadzenie umów zleceń w zakresie - odprowadzanie podatku naliczonego od umów zleceń (i innych umów podobnego rodzaju) - odprowadzanie podatku naliczonego od rachunków - przekazanie należności przelewem do Urzędu Skarbowego - sporządzanie rocznych informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT 8B

13 - sporządzanie miesięcznych deklaracji dot. umów zleceń. 5. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 6. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 18. Stanowisko ds. płac 1.Przygotowanie dokumentów do sporządzania wynagrodzeń a) aktualizacja danych dotyczących wysługi lat, potrąceń, zmiany wynagrodzeń; b) wprowadzenie danych kadrowych i płacowych nowego pracownika; c) dokonywanie potrąceń wg wykazów. 2. Przygotowanie dokumentacji i obliczanie należnych zasiłków. 3. Prowadzenie ewidencji zasiłków tzw. karty zasiłkowe. 4. Prowadzenie dokumentacji podatkowej (dot. podatku dochodowego od osób fizycznych): a) oświadczenia podatkowe; b) naliczanie wysokości pobieranych zaliczek; c) rozliczanie potrąconych zaliczek i naliczanie nowych według obowiązującej skali podatkowej; d) rozliczenie potrąconych zaliczek w końcu roku i wystawianie ich na obowiązujących drukach tzw. PIT-ach; 5. Sporządzanie listy płac : a) listy płac dla wszystkich wydziałów Urzędu Miasta; b) zestawienie wg komórek-grup; c) zestawienie zbiorcze: administracja (zadania własne i zlecone); d) zestawienie zbiorcze wszystkich wydziałów do potrzeb kasy; e) zestawienie potrąceń dla poszczególnych pracowników wg listy i przekazanie na odpowiednie konta przelew. 6. Sporządzanie dodatkowych list: nagrody jubileuszowe, odprawy, nadgodziny itp. 7. Naliczanie składek ZUS, Funduszu Pracy wg obowiązujących przepisów: a) sporządzanie deklaracji ZUS; b) sporządzanie przelewu do ZUS. 8. Imienne prowadzenie kartotek i księgowanie pożyczek z Funduszu Mieszkaniowego zatrudnionych pracowników. 9. Naliczanie cząstkowe wysokości obciążeń z tytułu zadań wykonywanych w ramach zadań zleconych. 10. Wystawianie zaświadczeń o wysokości osiąganych poborów dla ustalenia podstawy do emerytury lub renty. 11. Przygotowanie dokumentów wg umowy dotyczących refundacji zatrudnionych pracowników interwencyjnych. 12. Prowadzenie kart wynagrodzeń. 13. Przygotowanie, naliczanie i sporządzanie list płac z zakładowego Funduszu Nagród dodatkowe wynagrodzenie roczne. 14. Wystawianie zaświadczeń o wysokości osiąganych dochodów pracownikom. 15. Sporządzanie kwartalnych sprawozdań o wypłaconych wynagrodzeniach narastająco. 16. Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 17. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 18. Zakres uprawnień: Podpisywanie na listach płac klauzulą sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym podpis, data.

14 19. Stanowisko ds. płac 1. Przygotowanie dokumentów do sporządzania wynagrodzeń a) aktualizacja danych dotyczących wysługi lat, potrąceń, zmiany wynagrodzeń; b) wprowadzenie danych kadrowych i płacowych nowego pracownika. 2. Prowadzenie dokumentacji podatkowej (dot. podatku dochodowego od osób fizycznych): a) oświadczenia podatkowe; b) naliczanie wysokości pobieranych zaliczek; c) rozliczanie potrąconych zaliczek i naliczanie nowych według obowiązującej skali podatkowej; d) sporządzanie deklaracji rozliczeniowej (PIT 4) oraz przekazanie należności przelewem do Urzędu Skarbowego; e) rozliczenie potrąconych zaliczek w końcu roku i wystawianie ich na obowiązujących drukach tzw. PIT-ach; 3. Sporządzanie listy płac : a) listy płac dla wszystkich wydziałów Urzędu Miasta; b) zestawienie wg komórek-grup; c) zestawienie zbiorcze: administracja (zadania własne i zlecone); d) zestawienie zbiorcze wszystkich wydziałów do potrzeb kasy; e) zestawienie potrąceń dla poszczególnych pracowników wg listy i przekazanie na odpowiednie konta przelew. 4. Sporządzanie dodatkowych list: nagrody jubileuszowe, odprawy, nadgodziny itp. 5. Imienne prowadzenie kartotek i księgowanie pożyczek z Funduszu Mieszkaniowego zatrudnionych pracowników oraz byłych pracowników. 6. Naliczanie cząstkowe wysokości obciążeń z tytułu zadań wykonywanych w ramach zadań zleconych. 7. Wystawianie zaświadczeń o wysokości osiąganych poborów dla ustalenia podstawy do emerytury lub renty. 8. Przygotowanie dokumentów wg umowy dotyczących refundacji zatrudnionych pracowników interwencyjnych. 9. Prowadzenie kart wynagrodzeń. 10. Przygotowanie, naliczanie i sporządzanie list płac z zakładowego Funduszu Nagród dodatkowe wynagrodzenie roczne. 11. Wystawianie zaświadczeń o wysokości osiąganych dochodów pracownikom. 12. Sporządzanie kwartalnych sprawozdań o wypłaconych wynagrodzeniach narastająco. 13. Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 14. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 15. Zakres uprawnień: Podpisywanie na listach płac klauzulą sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym podpis, data. Podpisywanie przelewów z tytułu wynagrodzeń według karty wzorów podpisów. 20. Stanowisko ds. płac 1. Wystawianie zaświadczeń o wysokości osiąganych dochodów do ustalenia podstawy do emerytury, renty i kapitału początkowego dla pracowników Urzędu; 2. Przygotowanie dokumentacji do naliczania emerytury, rent i kapitału początkowego wspólnie z pracownikami Oddziału Kadr Wydziału Obsługi Urzędu Miasta (dla potrzeb ZUS-u); 3. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykonywaniem posiadanej wiedzy, umiejętności i kwalifikacji;

15 22. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 23. Stanowisko ds. płac 1. Wystawianie zaświadczeń o wysokości osiąganych dochodów do ustalenia podstawy do emerytury, renty i kapitału początkowego dla pracowników Urzędu; 2. Przygotowanie dokumentacji do naliczania emerytury, rent i kapitału początkowego wspólnie z pracownikami Oddziału Kadr Wydziału Obsługi Urzędu Miasta (dla potrzeb ZUS-u); 3. Wykonywanie w zleconym zakresie czynności związanych z wykonywaniem posiadanej wiedzy, umiejętności i kwalifikacji; 4. Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. 22. Stanowisko ds. obsługi administracyjno-biurowa Skarbnika Miasta 1) Rejestracja korespondencji oraz kierowanie pism zgodnie z dekretem Skarbnika Miasta, 2) Prowadzenie ewidencji protokołów Prezydenta Miasta, 3) Prowadzenie ewidencji uchwał Rady Miejskiej oraz zarządzeń Prezydenta Miasta, 4) Prowadzenie akt związanych z kontrolą wewnętrzną Skarbnika Miasta i zewnętrzną Biura Kontroli i Analiz w podległych placówkach (funkcjonujących w ramach budżetu miasta), 5) Prowadzenie wykazu przekazywanych spraw i wniosków Naczelnikom : Wydziału Budżetu i Rachunkowości oraz Podatków i Opłat oraz dopilnowanie ich terminowego załatwienia, 6) Prowadzenie zbiorów przepisów prawnych, 7) Prowadzenie bieżących spraw biurowych, 8) Inne czynności zlecone przez Skarbnika Miasta oraz Naczelnika Wydziału Budżetu i Rachunkowości, 9)Prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania na czeki, kwitariusze. 10) Wykonywania w zleconym zakresie czynności związanych z wykorzystaniem posiadanej 11) Obsługa komputerowych systemów informatycznych na swoim stanowisku pracy. V. Postanowienia końcowe. Część składową regulaminu stanowią: 1. Imienne zakresy czynności pracowników Wydziału. 2. Jednolity wykaz akt Wydziału. 3. Schemat struktury Wydziału. 4. Wykaz symboli komórek organizacyjnych Wydziału Budżetu i Rachunkowości.

16 Oddział Budżetu Kierownik Oddziału Budżetu Stanowisko ds. budżetu Stanowisko ds. budżetu Stanowisko ds. budżetu Stanowisko ds. budżetu Stanowisko ds. budżetu Naczelnik Wydziału Budżetu i Rachunkowości Oddział Stanowisko ds. obsługi Rachunkowości administracyjno biurowej Skarbnika Miasta Kierownik Oddziału Rachunkowości Stanowisko ds. rachunkowości Stanowisko ds. rachunkowości Stanowisko ds. rachunkowości Stanowisko ds. rachunkowości Stanowisko ds. rachunkowości Stanowisko ds. rachunkowości Stanowisko ds. rachunkowości Stanowisko ds. rachunkowości Stanowisko ds. obsługi kasy Urzędu Miasta Samodzielne stanowisko ds. płac Stanowisko ds. płac Stanowisko ds. płac Stanowisko ds. płac Stanowisko ds. płac

17 Symbole klasyfikacyjne I II III IV 0 Zarządzanie 01 Organizacja 011 Organizacja urzędu gminy Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w jednostce macierzyńskiej 0114 Sprawy organizacyjne B C 015 Akty normatywne organów gminy 0152 Pisma okólne i zarządzenia kierownika urzędu A 03 Informatyka 030 Projektowanie i koordynowanie systemów i programów 0303 Wdrażanie i eksploatacja systemów i programów B C 05 Obsługa prawne, skargi i wnioski 056 Interpelacje prawne i spory kompetencyjne 0560 Rejestr skarg i wniosków A 0561 Rozpatrywanie skarg BE Rozpatrywanie wniosków B Biurowość, archiwum, biblioteka 085 Formularze i druki 0850 Wzory formularzy i druków własnych A 086 Godła i herby, pieczęcie, tablice urzędowe 0862 Pieczęcie urzędowe wzory i ewidencja A 09 Nadzór, kontrole, badania 091 Kontrole, inspekcje, lustracje

18 Symbole klasyfikacyjne I II III IV 1 Kadry Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w jednostce macierzyńskiej 0913 Kontrole wewnętrzne B Zatrudnienie i wynagradzanie 111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu 1110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników B Nagradzanie i awansowanie pracowników własnego urzędu 1120 Nagradzanie pracowników B Dyscyplina pracy, urlopy, kadry 132 Urlopy pracownicze 1320 Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników urzędu własnego B Środki rzeczowe 21 Gospodarka środkami ruchomymi 211 Meble i sprzęt biurowy 2110 Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały B Maszyny i urządzenia 2120 Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały B Budżet, podatki, opłaty, rachunkowość 30 Planowanie i wykonanie budżetu 301 Budżet gminy 3010 Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu gminy B Projekty uchwał Rady i Zarządu w sprawach zawiązanych z budżetem B Opinie Regionalnej Izby Obrachunkowej o projekcie budżetu A 3014 Budżet gminy i jego zmiany A

19 Symbole klasyfikacyjne I II III IV Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w jednostce macierzyńskiej 3015 Ustalenie układu wykonawczego budżetu gminy BE Analiza i weryfikacja planów finansowych dysponentów budżetu B Ustalenie powiązań budżetu z gospodarką pozabudżetową BE Realizacja budżetu gminy 3028 Sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne z wykonania budżetu (wraz z opiniami Regionalnej Izby Obrachunkowej) 3029 Roczne sprawozdania i analiza wykonania budżetu (wraz z opiniami Regionalnej Izby Obrachunkowej) A 304 Finansowanie inwestycji i remontów 3040 Plany finansowania inwestycji i ich realizacja B Finansowanie remontów kapitalnych B Finansowanie remontów bieżących B Fundusze specjalne i celowe, środki specjalne, pożyczki 3051 Realizacja funduszy specjalnych i celowych sprawozdania roczne A 3054 Pożyczki, kredyty B Emisja obligacji B Dochody inne 320 Dochody z majątku gminy B Windykacja należności za lokale B 5 33 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa 332 Księgowość 3320 Księgi rachunkowe zadań własnych (Dzienniki finansowe, ewidencja syntetyczna, ewidencja analityczna, aktywa, pasywa, zestawienia obrotów i sald) 3321 Dowody księgowe (zadania własne) B Księgi rachunkowe zadań zleconych i powierzonych B Dowody księgowe (zadania zleconych) B - 5 B - 5 B - 5

20 Symbole klasyfikacyjne I II III IV Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w jednostce macierzyńskiej 3324 Księgi rachunkowe innych należności B Dowody księgowe innych należności B Rozrachunki i rozliczenia sporne B Informacje dotyczące nazwy banku i numeru konta B Informacje i wyjaśnienia dotyczące płatności B Płace 3330 Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac B Listy płac B Karty wynagrodzeń B Zaświadczenia o wysokości zarobków B Listy premii i nagród B Listy zaliczek na wynagrodzenia B Deklaracja podatkowe PIT 3337 Deklaracje RMUA 334 Rozliczenia, diety, ubezpieczenia 3340 Rozliczenia delegacji służbowych B Dokumentacja wynagrodzeń za umowy zlecenia i umowy o dzieło B Wypłaty diet radnych B Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych B Ustalanie i odprowadzenie składek ubezpieczenia społecznego pracowników B Obsługa kasowa 3350 Raporty i dowody kasowe B Uzgodnienie sald B Depozyty kasowe, wpłaty wadium B Rewizje i lustracje kasy B Rejestr poręczeń i gwarancji wykonawców zamówień publicznych B - 5

21 Symbole klasyfikacyjne I II III IV Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w jednostce macierzyńskiej 336 Nadzór Głównego Księgowego B - 5 Wydział Budżetu i Rachunkowości Lp. Symbol komórki Wydziału BR (samodzielnego stanowiska) Symbol 1. Oddział Budżetu FB 2. Oddział Rachunkowości FR 3. Samodzielne stanowisko ds. płac FP 4. Samodzielne stanowisko ds. administracji FA 5. Samodzielne stanowisko ds. obsługi Skarbnika Miasta FS