Starostwo Powiatowe W Wejherowie Protokół Z kontroli przeprowadzonej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Wejherowie z siedzib przy ul. Transportowej 4. Kontrol w dniach 09 13.01. 2006 r. na podstawie upowanienia Starosty nr OR 0114/01/06 z dnia 9.01.2006 r. przeprowadziła Podinspektor Wydziału Finansowego Justyna Augustynowicz- Simenak. Kontrola swoim zakresem objła wprowadzenie procedur kontroli finansowej i zasad wstpnej oceny celowoci poniesionych wydatków. Wyjanie w trakcie kontroli udzielał Pan Ireneusz Adamczak Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego Informacje ogólne Inspektorat jest urzdem powiatowego nadzoru budowlanego, wchodzcym w skład zespolonej administracji powiatowej, obsługujcym Powiatowego Inspektora. Inspektorat realizuje zadania nadzoru budowlanego na obszarze powiatu wejherowskiego. Pan Ireneusz Adamczak pełni funkcj Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego od dnia 04.06.2003 r. Został powołany przez Starost Wejherowskiego zgodnie z art. 86 ust 1 ustawy z 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 106 poz. 1126 ze zmianami). W jednostce nie zatrudniono głównego ksigowego. Utworzono stanowisko ds. kadrowo ksigowych. W zakresie obowizków osoby zatrudnionej na tym stanowisku jest: - prowadzenie spraw zwizanych z opracowaniem projektu budetu - realizacja planu finansowego oraz sporzdzanie bilansów - prowadzenie ewidencji ksigowej jednostki budetowej - prowadzenie dokumentacji rozlicze finansowych
- sporzdzanie sprawozdawczoci budetowej - rozrachunki z tytułu wynagrodze - sporzdzanie sprawozdawczoci finansowej - prowadzenie akt osobowych pracowników - sporzdzanie dokumentacji ZUS - sprawy zatrudnienia i płac - wykonanie innych zada zleconych przez Powiatowego Inspektora W dniu 03.01.2005 r. zatrudniono na umow zlecenie na okres od 03.01.2005 r. do 31.12.2005 r. osob do wykonywania pełnej budetowej obsługi ksigowej Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Wprowadzono Regulamin organizacyjny, w którym w 5 ustalono, e Powiatowy Inspektor sprawuje nadzór nad: - postpowaniami administracyjnymi - postpowaniami egzekucyjnymi - obsług kadrowo ksigow Inspektoratu. Do wyłcznej kompetencji Powiatowego Inspektora naley midzy innymi ustalenie regulaminów wewntrznych Inspektoratu. Wprowadzenie instrukcji 1. Zarzdzeniem Nr 4 /2005 z dnia 25.11.2005 r. Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Wejherowie wprowadzono Regulamin Organizacyjny, który okrela wewntrzn struktur administracyjn i kompetencje Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. 2. Zarzdzeniem Nr 3/2005 z dnia 18 kwietnia 2005 r. wprowadzono instrukcj gospodarki samochodowej Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Wejherowie. W instrukcji stwierdzono, e gospodark samochodow prowadzi Inspektor Powiatowy. Pobieranie i rozlicznie kart drogowych odbywa si zgodnie z ustalonymi zasadami ujtymi w załczniku do zarzdzenia. W instrukcji zaznaczono, e na koniec kadego miesica naley przeprowadzi inwentaryzacj paliwa w baku pojazdu poprzez tankowanie do pełna. Nie udokumentowano notatk lub protokołem przeprowadzania tej czynnoci. Ustalono, e karty drogowe s drukami cisłego zarachowania. Nie przedstawiono do wgldu instrukcji gospodarowania drukami cisłego zarachowania. Ustalono, e inspektor prowadzcy gospodark samochodow ma obowizek sprawdzania kart drogowych pod wzgldem formalno rachunkowym i merytorycznym. Stwierdzono, e karty s sprawdzane.
3. Zarzdzeniem Nr 5/ 2004 z dnia 22.11.2004 r. wprowadzono Instrukcj Obiegu i Kontroli Dokumentów w PINB. Gdzie szczegółowo opisano definicje poszczególnych dokumentów ksigowych. W 7 opisano obieg dokumentów jednake brak imiennego wskazania kto pod jakim wzgldem dany dokument zatwierdza i w jakim terminie. W 8 wskazano kto nalicza wynagrodzenia, ale nie wyszczególniono kto sporzdza, kto sprawdza i kto zatwierdza do wypłaty listy płac. Zaznaczono, e faktury zakupu maj by rejestrowane w dzienniku korespondencji. Zapisano, e pod wzgldem formalno rachunkowym faktury s potwierdzane przez osob prowadzc obsług ksigow, natomiast pod wzgldem merytorycznym przez kierownika jednostki. 4. Zarzdzeniem Nr 6/2003 wprowadzono zasady gospodarki kasowej. 5. Zarzdzeniem Nr 6/2004 z dnia 02.12.2004 r. Wprowadzono procedury kontroli wewntrznej oraz zasady wstpnej oceny celowoci zacigania zobowiza finansowych i dokonywania wydatków. 6. Zarzdzeniem Nr 5 / 2003 z dnia 09.10.2003 r. wprowadzono instrukcj inwentaryzacyjn. W instrukcji wymieniono osob odpowiedzialn - głównego ksigowego. Nie ma osoby zatrudnionej na takim stanowisku. 7. Zarzdzeniem Nr 3 /2004 z dnia 2.11.2004 r. wprowadzono wewntrzne zasady gospodarowania rodkami ochrony indywidualnej, odzie i obuwiem roboczym. 8. Wprowadzono Zasady Rachunkowoci obowizujce w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego. W treci dokumentu zapisano, e dla konta pozabilansowego Zaangaowanie jest prowadzony zeszyt zaangaowanie, co jest nie aktualne, gdy ewidencja prowadzona jest w programie komputerowym FK. Nie ujto w dokumencie informacji, e Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego jest jednostk budetow oraz w jakim programie komputerowym prowadzona jest ewidencja ksigowa i jakie sprawozdania sporzdza. 9. Zarzdzeniem nr 4/2003 z dnia 09.10.2003 r. wprowadzono Instrukcj o wysokoci i pobieraniu opłat skarbowych w PINB w Wejherowie. Nie opisano w przyjtych instrukcjach procesów zwizanych z gromadzeniem i zwrotem rodków publicznych.
Stosowanie wprowadzonych instrukcji W roku 2005 plan wydatków wyniósł 321 000 zł, 5% od tej kwoty wynosi 16 050 zł. W roku 2006 plan wydatków wyniósł 394 000 zł, 5 % od tej kwoty wynosi 19 700 zł. Do czasu kontroli nie wystpiły adne wydatki ze rodków budetowych roku 2006, w zwizku z tym pod wzgldem przestrzegania procedur sprawdzono niej wymienione dowody finansowe dotyczce roku 2005 na łczn kwot 61 620,68 zł, co stanowi 19,20 % wydatków zaplanowanych na rok 2005: 1. Lista płac Nr 1A/2005/wrzesie na kwot 4 899,70 zł 2. Lista płac dla słuby cywilnej Nr 1/S.C. główna wrzesie/2005 9 503,80 zł 3. R - k do umowy zlecenia na kwot 200,00 zł 4. R - k do umowy zlecenia na kwot 300,00 zł 5. R k do umowy zlecenie na kwot 1 500,00 zł 6. Lista płac dla administracji na kwot 4 840,32 zł 7. Lista płac dla słuby cywilnej Nr 3 na kwot 9 006,80 zł 8. R k do umowy zlecenia na kwot 300,00 zł 9. R-k do umowy zlecenia na kwot 1500,00 zł 10. R-k do umowy zlecenia na kwot 200,00 zł 11. R-k do umowy zlecenia na kwot 200,00 zł 12. R-k do umowy zlecenia na kwot 300,00 zł 13. R-k do umowy zlecenia na kwot 1 500,00 zł 14. Lista płac dla administracji Nr 5 za listopad na kwot 4 899,70 zł 15. Lista płac dla słuby cywilnej Nr 4 listopad na kwot 9 503,80 zł Razem: 48 653,42 zł LP numer Tre Kwota 1. 00150/OR Ryczałt za media i podnajem 1 000 zł pomieszcze biurowych 2 Nr 511106341105 Usługi telekomunikacyjne 66,39 zł 3 Nr 672/05 Płyta DVD 35,00 zł 4 Nr FV/UP/3728/05/W Wywaenie kół 40,00 zł 5 FGA92202382/011/05 Usługi telekomunikacyjne 329,30 zł 6 Fa 10020/5w Zakup materiałów biurowych 2 089,37 zł 7 FPO501986 Olej napdowy 209,00 zł 8 FVPO50231 Olej napdowy 110,25 zł 9 F Nr 00165 Ryczałt za media podnajem 1 000,00 zł 10 F 22/11/05 Badania okresowe pracowników 128,00 zł
11 F 106 Wyposaenie apteczki 30,13 zł 12 F 0/341876/09/09 rodki czystoci 1 570,19 zł 13 F 513789731205 Usługi telekomunikacyjne 70,82 zł 14 F WE Nr 001075/05 Usługa serwisowa 199,01 zł 15 FGA92202382/012/05 Usługa telekomunikacyjna 277,40 zł 16 F Nr 332/12/2005/P Zakup piecztek 46,49 zł 17 F Nr 469/12/2005 Usługa serwisowa 1 537,20 zł 18 F 0587/2005 Roleta 388,00 zł 19 Fv/3773/2005 Tonery 2 749,60 zł 20 F 468/12/2005 Licencja na uytkowanie programu 750,00 zł wyposaenie 21 F 1801/12/2005 Aparat telefoniczny 178,00zł 22 F 03709/203/V01834 Ksika nadawcza 32,40 zł 23 F 001145/05 Dywaniki samochodowe 80,00 24 F WE 001144/05 Płyn do chłodzenia układu 15,01 zł 25 F PO 502183 Benzyna 35,70 zł Razem: 12 967,26 Stwierdzono, e rachunki zostały sprawdzone pod wzgldem rachunkowym przez pracownika prowadzcego obsług finansowo- ksigow i opisane pod wzgldem formalnym, merytorycznym, celowoci oraz zatwierdzone do wypłaty przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Przeprowadzono wstpn ocen celowoci wydatków poprzez wypełnienie wniosku o zaangaowanie. Na tym protokół zakoczono. Kontrol odnotowano w ksice kontroli pod numerem 1. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden wrczono Panu Ireneuszowi Adamczakowi Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Wejherowie. Podstawowy termin przedłoenia udokumentowanych wyjanie upływa w cigu siedmiu dni od daty podpisania protokołu zgodnie z instrukcj w sprawie kontroli finansowej jednostek organizacyjnych Powiatu Wejherowskiego stanowic załcznik do uchwały Nr 649/43/02 Zarzdu Powiatu Wejherowskiego z dnia 14.03.2002 r. Wejherowo, 27.01.2006 r. Podpisy: