Studia i Materiały. Miscellanea Oeconomicae Rok 18, Nr 4/2014 Wydział Zarządzania i Administracji Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach G o s p o d a r k a a r o z wój regionalny Jerzy Zamojski, Petro Garasyim 1 ISO 20121 CZYLI NOWY WYMIAR MIĘDZYNARODOWEJ NORMALIZACJI W OBSZARZE ZRÓWNOWAŻONEGO ZARZĄDZANIA IMPREZAMI Wstęp Brytyjski Instytut Normalizacyjny (BSI) twórca wielu norm zarządzania, które potem zyskały duże znaczenie jako normy międzynarodowe, stworzył specjalną normę zrównoważonego zarządzania dla organizatorów imprez masowych. W tym celu nawiązał współpracę z London Organising Committee of the Olympic Games (LOCOG), by stworzyć normę pozwalającą zorganizować Igrzyska Olimpijskie w Londynie w roku 2012 tak, aby były one zrównoważone pod kilkoma aspektami. Miał to być w założeniu przewodnik dla organizatorów imprez masowych w obszarze stworzenia maksymalnie efektywnego łańcucha dostaw. Wykorzystanie normy BS 8901 Sustainable Event Management (Zrównoważone zarządzanie wydarzeniami) przez organizatorów olimpiady w swym założeniu było tylko wielkim testem jej efektywności. W przyszłości norma ta miała być wykorzystywana zarówno przez jednostki administracyjne, jak i przedsiębiorstwa organizujące imprezy masowe niezależnie od tego, jakiego to będzie typu impreza masowa (sportowa, kulturalna i biznesowa) a także niezależnie od jej wielkości 2. Zrównoważony rozwój w ujęciu BSI oznacza bowiem trwałe i zrównoważone podejście do działalności gospodarczej, odpowiedzialności za środowisko naturalne i postępu społecznego 3. Norma BS 9801 została opublikowana przez BSI w listopadzie 2007. 1 2 3 Dr Jerzy Zamojski, adiunkt, Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach; prof. zw. dr hab. Petro Garasyim, profesor, Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach. http://www.actionsustainability.com/news/198/bs-8901-make-your-event-sustainable/. How to implement ISO 20121, www.glasgow.gov.uk/chttphandler.ashx?id...p=0. 295
Zasady BS 8901:2007 Sustainable Events Management System Zasadniczym celem normy jest znalezienie równowagi pomiędzy ochroną środowiska, społeczeństwem i gospodarką. Kwestie środowiskowe obejmują: recykling, zużycie energii i wody oraz zanieczyszczenia. Kwestie społeczne obejmują w niej: rozważenie korzyści i wpływu na pracowników, klientów, gości i społeczność lokalną. Natomiast kwestie gospodarcze obejmują w niej: korzyści i wpływ na budżet firmy / imprezy oraz pozytywny wpływ na szerszą wspólnotę gospodarczą. Działania zostały tu strukturalizowane w trzech fazach: Planowania, Implementacji i Ewaluacji. Prezentuje je tabela 1. Tabela 1. Fazy wdrażania normy BS 8901. Faza Opis Działania Uwagi Faza I Planowanie Identyfikacja i opracowanie celów zrównoważonego rozwoju (polityka) Zaangażowanie interesariuszy Ustalenie celów Faza II Wdrożenie Zapewnienie wystarczających zasobów, w tym personelu Faza III Zarządzanie łańcuchem dostaw i utrzymanie komunikacji Stworzenie listy celów zrównoważonego rozwoju przy wsparciu zarządzania. Zakomunikowanie polityki wszystkim osobom zaangażowanym lub tym, które zostaną dotknięte działaniami organizacji w celu nakłonienia ich do współpracy. W wyniku tego może okazać się, że konieczna jest ponowna weryfikacja celów (proces ciągły). Przy ustalaniu celów tak je sformułuj by mogły być zmierzone i ocenione. Zapewnij budżet, oraz uwzględnij sprzęt, siłę roboczą i szkolenia dostosowane do postawionych realizacji celów. Procedury operacyjne powinny uwzględniać ten proces. Zachęcanie dostawców do dostosowania się do wymagań normy BS 8901 i zapewnij stałą im komunikację i wsparcie, aby pomóc im w osiągnięciu tego celu. Udokumentowanie systemu Należy prowadzić dokumentację procesu i podjętych działań. Ewaluacja Monitorowanie, ewaluacja Sprawdzanie, czy systemy zarządzania (w tym łańcuchu dostaw) oraz procesy są zgodne z twoimi celami. Przegląd i uczenie się Źródło: 1 final guidance for BSI 8901, april 2008. ISO przejmuje inicjatywę Analiza wyników i odpowiednie dostosowanie przyszłych celów i systemu zarządzania. 5 stycznia 2010 roku ISO opublikowało komunikat, w którym stwierdziło, że od końca 2009 roku tworzy nową normę międzynarodową zrównoważonego zarządzania imprezami masowymi. W tym celu powołuje ono nowy komitet 296
ISO/PC 4 250 - Sustainability in event management. Dodano również, że w projekcie już uczestniczy 30 krajów. Fiona Pelham, przewodnicząca ISO/PC 250 stwierdziła przy tym, że przyszła norma zapewni ramy dla planistów miejsc spotkań i innych uczestników łańcucha dostaw, które pozwolą im zastosować ją do lepszego wdrożenia, utrzymania i poprawy systemu. Norma ta miała być oparta na wspomnianej wyżej normie BS 8901 oraz ISO 14001. Dodatkowo miała uwzględniać dorobek rodziny norm ISO serii 9000 zwłaszcza w obszarze zmodyfikowanego koła Deminga (PDCA) 5. W pracach komitetu uczestniczyło 29 krajów, kolejnych 9 miało statut obserwatorów, a wspierało ją także 6 organizacji międzynarodowych. Od początku celem komitetu było przygotowanie normy i przetestowanie jej podczas igrzysk olimpijskich w Londynie w 2012 roku. Terminu dotrzymano i w dniu 14 czerwca 2012 roku została przez ISO udostępniona nowa norma ISO 20121:2012 Event sustainability management systems Requirements with guidance for use, czyli norma opisująca system zrównoważonego zarządzania imprezami wszelkiego typu i wielkości. Zawiera ona wykaz wymagań i przewodnik. Zgodnie z założeniami może być stosowana: 1) przez firmy, które chcą z niej korzystać i same deklarują jej stosowanie; 2) przez firmy, które chcą uzyskać potwierdzenie jej stosowania przez interesariuszy np. od swych klientów, 3) przez firmy, które chcą uzyskać potwierdzenie jej stosowania przez niezależną stronę trzecią. Jest więc normą przeznaczoną do certyfikacji 6. Środowisko Społeczeństwo Równowaga Ekonomia Rysunek 1. Równowaga w normie ISO 20121:2012. Źródło: How to implement ISO 20121, Positive Impact, http://www.glasgow.gov.uk/chttphandler.ashx?id=16655&p=0. 4 5 6 PC w nazwie komitetu oznacza Project Committee. Events Managament, red. Debra Wale, Peter Tobinson, Geoff Dickson, Cambridge University Press, Cambridge 2010, p. 178. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=54552. 297
Proces wdrażania Zaleca się, aby działania w tym obszarze miały charakter zespołowy, a nie indywidualny. Tak więc, przystępując do wdrażania rozwiązań normy ISO 20121 powinno się zacząć od znalezienia odpowiednich partnerów. Gdy już powstanie zespół, to należy w nim wyznaczyć odpowiednie role. Powinien być jeden kierownik, a także osoba zajmująca się szkoleniami i nadzorem. Ów nadzorca powinien mieć głos doradczy, a w pracach zespołu dobrze jest skorzystać z już przetestowanych rozwiązań (czyli zbiorów Dobrych praktyk ). Nie powinno to jednak ograniczać kreatywności członków zespołu. Ich, często bardzo ciekawe pomysły mogą być generowane np. podczas Burzy Mózgów. Przy wdrażaniu projektu zgodnie z normą bardzo duży nacisk jest kładziony na fazę planowania. Stąd pierwsze kroki procesu są relatywnie długie. Obowiązuje tu też działanie zgodne z Kołem Deminga, pozwalające na realizację zasady ciągłego doskonalenia. Sprowadza się ono do zasady, że po zaplanowaniu działań i ich realizacji, należy dokonać ich oceny, a następnie wprowadzić stosowne poprawki, by następnym razem wyeliminować zidentyfikowane problemy. W wersji proponowanej przez ISO, Koło Deminga dla normy ISO 20121 prezentuje tabela 2, a w wersji koncernu Coca-Cola prezentuje tabela 3. Tabela 2. Koło Deminga dla normy ISO 20121 według ISO. 1. PLAN 1. Identyfikacji i zaangażowania zainteresowanych stron 2. Określenie zakresu systemu zarządzania 3. Zdefiniowanie zasad regulujących zrównoważony rozwój 4. Ustanowienie i udokumentowanie polityki 5. Przypisanie i zakomunikowanie ról i obowiązków 6. Identyfikacja i ocena problemów. Ustanowienie celów i planów ich osiągnięcia 2. DO 7. Zapewnienie środków i wystarczających kompetencji oraz świadomości (środowiskowej) 8. Utrzymywanie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej 9. Tworzenie i utrzymywanie dokumentacji i procedur wymaganych dla zapewnienia skuteczności systemu 10. Ustanowienie i wdrożenie procesu kontroli operacyjnej i zarządzania łańcuchem dostaw 3. CHECK 11. Monitorowanie i ocena wydajności systemu, w tym audytów wewnętrznych i przeglądu zarządzania 4. ACT 12. Zidentyfikowanie niezgodności i podjęcia działań naprawczych Źródło: Sustainable events with ISO 20121, www.iso.org/iso/sustainable_events_iso_2012.pdf, p. 6. 298
Tabela 3. Koło Deminga dla normy ISO 20121 według koncernu Coca-Cola. 1. PLAN 1. Udokumentowanie celów i wartości 2. Określenie i udokumentowanie zakresu 3. Identyfikacja kluczowych zagadnień i interesariuszy 4. Ustanowienie przywództwa i polityki 5. Ocena problemów i wytyczenie celów 2. DO 6. Zdefiniowanie ról i obowiązków 7. Zapewnienie zasobów i szkolenie 8. Zaangażowanie uczestników łańcucha dostaw 9. Utrzymywanie komunikacji 10. Kontrola dokumentów i modyfikacje 3. CHECK 11. Konfrontacja zasad regulujących (organizację, z zasadami zrównoważonego rozwoju) 12. Monitorowanie, pomiar, analiza i ocena 13. Audyt i Certyfikacja 14. Przegląd zarządzania 4. ACT 15. Niezgodności i działania korygujące Źródło: London 2012: A guide to ISO 20121 Sustainable Event Management For The Coca -Cola Company, www.coca-cola.co.uk/downloads/iso-workbook.pdf, p. 6. W normie zostało przewidzianych 24 etapy procesu: 1. Definiowanie zakresu i kontekstu (Na tym etapie trzeba zdecydować, co będzie objęte procesem zarządzania, a co spod niego wyłączone). 2. Zdefiniowanie zasad zrównoważonego rozwoju (Zespół musi odpowiedzieć, jakie zasady zrównoważonego rozwoju są dla niego ważne. Mówiąc inaczej, musi odpowiedzieć na pytanie: Czym dla niego jest zrównoważony rozwój?). 3. Zdefiniowanie celu (Trzeba odpowiedzieć jakie są cele organizacji oraz samej imprezy?) 4. Zdefiniowanie wartości (Jakie wartości są ważne dla Twojej firmy, oraz jakie wartości przyświecają realizacji imprezy?). 5. Pokazanie swych postępów w stosowaniu zasad zrównoważonego rozwoju (Trzeba pokazać, na jakim etapie wdrażania zasad zrównoważonego rozwoju obecnie się znajdujemy, a następnie wskazać obszary, które będą doskonalone. Postępy te należy okresowo monitorować). 6. Identyfikacja problemów (Norma wymaga aby identyfikować i antycypować problemy, które mogą pojawić się w trzech obszarach zrównoważonego rozwoju: środowiskowym, społecznym i gospodarczym. Zaleca się, aby stosować tu najlepsze wzorce międzynarodowe, bo miejscowe prawo może nie przewidywać stosownych zabezpieczeń). 7. Jakie są Twoje szanse i wyzwania? (Celem tego etapu jest zidentyfikowanie przez firmę szans i zagrożeń, aby możliwość wystąpienia ewentual- 299
nych niepożądanych efektów ograniczyć do minimum. Zaleca się tu stosowanie analizy SWOT lub PESTLE 7 ). 8. Rozwijanie celów (Trzeba przeanalizować to, czy założone cele są możliwe do realizacji? Należy przy tym uwzględnić takie elementy jak: wielkość firmy, potrzeby interesariuszy, cele organizacji, lokalizację i środowisko w jakim firma jest ulokowana i w jakim planuje realizować swoje działania). 9. Tworzenie celów (Dla realizacji każdego celu głównego należy sformułować cele cząstkowe, najlepiej przy wykorzystaniu metody SMART. Zgodnie z nią cele muszą być: konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne oraz terminowe). 10. Tworzenie planów (Należy określić, co należy wykonać aby zrealizować każdy z celów. Naczelne kierownictwo powinno się upewnić, czy cele są właściwe a odpowiednie środki do ich realizacji zagwarantowane). 11. Obowiązki (Trzeba przydzielić do każdego z celów osoby, które będą odpowiedzialne za ich realizację. Należy przy tym zagwarantować im odpowiednie możliwości czasowe, czyli upewnić się, że inne obowiązki nie uniemożliwią im poświęcenia czasu na realizacje zadań związanych z wymogami normy ISO 20121). 12. Rozważania (Należy zastanowić się nad tym, czy dla realizacji któregokolwiek z celów nie należałoby użyć dodatkowych zasobów, zmienić towarów lub usług oraz dokonać innych zmian?). 13. Polityka zrównoważonego rozwoju (Należy określić politykę zrównoważonego rozwoju dla całej organizacji oraz dla organizowanej imprezy. Należy przy tym pamiętać o różnicach w podejściu norm ISO 20121 i BS 8901. Należy przy tym pamiętać o tym, że zasady te muszą być zaakceptowane przez organizacje uczestniczące w łańcuchu dostaw). 14. Strony zainteresowane (Należy zidentyfikować wszystkie zainteresowane strony czyli takie, które mogą mieć wpływ na organizowaną imprezę, oraz takie, na które owa impreza może oddziaływać. Wymagane jest aby móc nawiązać z nimi kontakt). 15. Plan komunikacji (Należy go stworzyć w taki sposób, by były w nim uwzględnione wszystkie zainteresowane strony. Norma zawiera listę zasad stosowanych podczas komunikacji). 16. Szkolenie personelu (Należy opracować plan szkoleń pracowników oraz zagwarantować odpowiednie środki do ich realizacji. Należy zagwarantować, że osoba wykonująca dane zadanie ma odpowiednie kompetencje, lub zagwarantować ich uzupełnienie. Należy też dokonywać okresowych przeglądów kompetencji pracowniczych). 7 Analiza PESTLE jest bardziej skomplikowaną wersją Analizy PEST, gdyż zawiera dwa dodatkowe elementy otoczenia makro. Łącznie więc analizuje się: 1. Czynniki polityczne, 2. czynniki ekonomiczne, 3. Czynniki społeczne, 4. Czynniki technologiczne, 5. Czynniki środowiskowe, 6. Czynniki prawne. Źródło: http://pestleanalysis.com/analyse-pestel/. 300
17. Dostawcy (Należy opracować plan przeglądu swoich dostawców, oraz postarać się, aby oni również przyjęli zasady zrównoważonego rozwoju. Przy dokonywaniu wyboru dostawców, należy także zacząć brać pod uwagę ich postawę wobec tych zasad). 18. Ostateczny plan (Należy upewnić się, że: nasze działania są zgodne z wymaganiami prawnymi i innymi, będą dokonywane regularne przeglądy celów systemu zarządzania, będą właściwie przyjmowane uwagi wynikające z auditów wewnętrznych, będą dokonywane przeglądy pod względem oceny funkcjonowania systemu ciągłego doskonalenia, kierownictwo zapewni sprzężenie zwrotne w tym zakresie). 19. Wdrożenie (Jest to faza realizacji założonych zadań i celów. Należy przy tym skontrolować, czy każda osoba odpowiedzialna wie jakie zadania są przed nią postawione). 20. Monitorowanie i pomiar (Należy stale monitorować i mierzyć postępy w realizacji zadań celem identyfikacji ewentualnych obszarów wymagających poprawy, lub obszarów niezgodności. Zaleca się aby regularnie organizować spotkania z wykonawcami, w celu przedyskutowania ewentualnych problemów realizacyjnych). 21. Sprawdzanie (Należy dokonywać systematycznego przeglądu planów i celów pod względem poprawnego ich realizowania. Stwierdzone ewentualnie nieprawidłowości należy rejestrować jako niezgodności). 22. Niezgodności (Prawidłowe postępowanie z odnotowanymi niezgodnościami to takie, w którym planujemy również korekty działań, w celu uniknięcia owych niezgodności w przyszłości. Norma ISO 20121 w aneksie zawiera szereg użytecznych rad w tym zakresie). 23. Audyt wewnętrzny (Dokonanie weryfikacji całej dokumentacji systemu w ramach normy ISO 20121 może być zrealizowane przez osoby z wnętrza organizacji. Nie mogą to jednak być osoby, które były zaangażowane w tworzenie lub wdrażanie systemu). 24. Przegląd systemu (Kompleksowy przegląd całości systemu z jego mocnymi i słabymi stronami. Jego celem jest zaplanowanie działań doskonalących na przyszłość) 8. Podsumowanie Normy BS 8901 i ISO 20121 to kolejny wielki krok w popularyzacji zrównoważonego rozwoju i zarządzania nim. Obok normy ISO 26000:2010 Wytyczne dotyczące odpowiedzialności społecznej stanowią istotny wkład w normalizację tego obszaru działalności przedsiębiorstw i organizacji. W krótkim czasie nastąpiło umiędzynarodowienie tej nowatorskiej normy krajowej i dzięki temu znajduje ona coraz więcej zwolenników. Sądzę, że już niedługo nastąpi umiędzynarodowienie, a co za tym idzie spopularyzowanie nie tylko w Wielkiej Brytanii innych 8 Opracowane na podstawie: How to implement ISO 20121, www.glasgow.gov.uk/chttphandler.ashx?id...p=0. 301
norm dotyczących zrównoważonego rozwoju. W kolejce czekają już norma BS 8902:2009 Responsible sourcing sector certification schemes for construction products. Specification, czyli specyfikacja odnosząca się do tzw. Zielonych zamówień w sektorze produktów dla budownictwa, czy norma BS 8903:2010 Principles and framework for procuring sustainably. Guide stanowiąca przewodnik dla kierownictw firm chcących wdrażać zasady zrównoważonego rozwoju w procesie dokonywania zamówień w ramach łańcucha dostaw. Może także doczeka się umiędzynarodowienia znowelizowana norma BS 8900. Jej pierwotną wersję BS 9000:2006 Guidance for managing sustainable development (podręcznik zarządzania zrównoważonym rozwojem) wycofano i zastąpiono w zeszłym roku dwuczęściową normą BS 8900-1:2013 Managing sustainable development of organizations. Guide (Poradnik zarządzania zrównoważonym rozwojem organizacji) i BS 8900-2:2013 Managing sustainable development of organizations. Framework for assessment against BS 8900-1. Specification (Zarządzanie zrównoważonym rozwojem organizacji. Ramy dla oceny wdrożenia normy BS 8900-1. Specyfikacja). Oczywiście tych kilka przywołanych powyżej norm nie wyczerpuje listy potencja mych kandydatek do umiędzynarodowienia. Bibliografia 1. How to implement ISO 20121, Positive Impact, http://www.glasgow.gov.uk/chttp Handler.ashx?id =16655&p=0. 2. Analiza PESTLE do monitorowania firmy lub organizacji, http://pestleanalysis.com/ analyse-pestel/. 3. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=54552. 4. Events Management, red. Debra Wale, Peter Tobinson, Geoff Dickson, Cambridge University Press, Cambridge 2010. 5. http://www.actionsustainability.com/news/198/bs-8901-make-your-event-sustainable/ 6. London 2012: A guide to ISO 20121 Sustainable Event Management For The Coca - Cola Company, www.coca-cola.co.uk/downloads/iso-workbook.pdf. 7. Sustainable events with ISO 20121, www.iso.org/iso/sustainable_events_iso_2012.pdf. 8. 1 final guidance for BSI 8901, april 2008. 302 Abstrakt Autorzy prezentują rozwój i kluczowe zagadnienia związane z filozofią zrównoważonego rozwoju przy organizacji imprez masowych dowolnych typów i rozmiarów. Przedstawiają pierwszą wersję opracowaną przez BSI w formie normy BS 8901:2007, Zrównoważone zarządzanie imprezami oraz bazującą na niej normę ISO 20121:2012 Systemy zrównoważonego zarządzania imprezami wymagania z przewodnikiem zastosowania. ISO 20121 - a new dimension to international standardization in the field of sustainable event management The authors of this article presents the development and the key assumptions concerning the application of the principles of sustainable development philosophy
in organizing events of any type and size. Present the first achievements of the BSI and its standard BS 8901:2007 Sustainable Event Management, and then based on the standard ISO 20121:2012 Event sustainability management systems - Requirements with guidance for use. PhD Jerzy Zamojski, assistant professor, Jan Kochanowski University in Kielce. Professor Petro Garasyim, professor, Jan Kochanowski University in Kielce. 303