Załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr 103/2012 Burmistrza Miasta i Gminy Skawina z dnia 19 czerwca 2012 r. PROGRAM ZAPEWNIENIA I POPRAWY JAKOŚCI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO MÓDL SIĘ TAK, JAKBY WSZYSTKO ZALEśAŁO OD BOGA, PRACUJ TAK, JAKBY WSZYSTKO ZALEśAŁO OD CIEBIE św. Ignacy Loyola Skawina 2012
I. Postanowienia ogólne 1. Program zapewnienia poprawy jakości powinien dostarczyć racjonalnego zapewnienia, Ŝe prace audytu wewnętrznego są wykonywanie zgodnie z obowiązującymi Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz Kodeksem Etyki. 2. Program zapewnienia poprawy jakości zaprojektowano w taki sposób, aby wspierał on działania audytu wewnętrznego zmierzające do przysporzenia wartości i poprawy funkcjonowania organizacji. II. Działania audytu wewnętrznego w celu zapewnienia i poprawy jakości 1. W celu odpowiedniego wdraŝania programu jakości Audytor Wewnętrzny podejmuje wszelkie niezbędne działania organizacyjne mające na celu zapewnienie funkcjonowania, istotnych z punktu widzenia standardów jakości, mechanizmów kontrolnych, umoŝliwiających osiągnięcie celów omówionych w 1 Programu zapewnienia jakości. 2. WdroŜenie standardów jakościowych w pracy Audytora Wewnętrznego odbywa się poprzez: dbałość o niezaleŝność organizacyjną i niezaleŝność w działaniu audytu wewnętrznego; dbałość o ciągłe podnoszenie kwalifikacji przez udział w szkoleniach; analizę zasobów niezbędnych do realizacji zadania; przegląd dokumentacji audytowej. 2.1 Dbałość o niezaleŝność organizacyjną i niezaleŝność w działaniu audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy Skawina. Audytor Wewnętrzny wykazuje dbałość o zapewnienie: niezaleŝności organizacyjnej, wynikającej z ustawy o finansach publicznych, która podporządkowuje audyt wewnętrzny bezpośrednio kierownikowi jednostki. W Gminie Skawina audyt wewnętrzny podlega Burmistrzowi Miasta i Gminy Skawina zgodnie z Regulaminem organizacyjnym. niezaleŝności w działaniu, to znaczy w: - planowaniu audytu wewnętrznego, - przeprowadzaniu audytu, - sprawozdawczości z audytu. 2.2 Podnoszenie kwalifikacji przez udział w szkoleniach. W celu realizacji standardu ciągłego doskonalenia zawodowego, opracowując Plan Audytu na kolejny rok naleŝy zaplanować co najmniej czas przeznaczony na udział w co najmniej 2 szkoleniach. 2.3 Analizę zasobów niezbędnych do realizacji zadania. Analiza zasobów w zakresie zrealizowania celów zadań audytowych polega na: określeniu kompetencji W celu zapewnienia wysokiej jakości realizacji poszczególnych zadań audytowych Audytor Wewnętrzny rozpatruje następujące kwestie: - naturę i stopień skomplikowania zadania audytowego, ograniczenia czasowe oraz dostępne zasoby, - posiadaną wiedzę, umiejętności, praktykę zawodowa, kompetencje, Strona 2 z 9
- potrzeby szkoleniowe, poniewaŝ kaŝde zadanie audytowe daje moŝliwość rozwoju zawodowego. doborze środków rzeczowych zapewnienie dostępu do odpowiedniego sprzętu komputerowego wraz z jego oprogramowaniem oraz umiejętności obsługi tego oprogramowania. 3. Monitorowanie działań audytu wewnętrznego Monitorowanie jakości pracy Audytora Wewnętrznego to jedna ze składowych procesu kontroli zarządczej. Monitorowanie polega na ocenie jakości działań operacyjnych audytu wewnętrznego przez Audytora Wewnętrznego w odpowiednim czasie. Proces monitorowania to czynności które wbudowane są w codzienne wykonywane operacje, zapewniając skuteczność ich działania. 3.1 Cykliczna aktualizacja i weryfikacja poprawności dokumentacji (procedury, akta stałe i bieŝące). Dokumentacja proceduralna podlegająca przeglądowi to: Księga Procedur Audytu Wewnętrznego, Karta Audytu Wewnętrznego oraz Kodeks Etyki Audytu Wewnętrznego. Aktualizacji i weryfikacji podlegają równieŝ następujące dokumenty: - Zakres obowiązków Audytora Wewnętrznego, - Akta stałe i bieŝące. 3.2 Zapewnienie profesjonalnego poziomu wykonania zadań. Zapewnienie profesjonalnego poziomu wykonania zadań audytowych odbywa się poprzez: - sporządzanie programu audytu i czuwanie nad jego realizacją, - monitorowaniu zasobów potrzebnych do przeprowadzania audytu, - ustaleniu czy cele audytu zostały osiągnięte, - sporządzaniu sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych, - przeglądzie jakości dokumentów audytowych, - monitorowaniu potrzeb szkoleniowych. - przeprowadzanie ankiet poaudytowych. 4. Ocena pracy Audytora Wewnętrznego. Wewnętrzne i zewnętrzne oceny jakości audytu wewnętrznego powinny być przeprowadzane z uwzględnieniem: zgodności ze Standardami i Kodeksem Etyki, adekwatności Karty Audytu Wewnętrznego, zasad i procedur jego działania, zgodności z odpowiednimi przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, stwierdzeniu czy audyt wewnętrzny usprawnia działanie jednostki. 4.1 Oceny wewnętrzne. W skład ocen wewnętrznych wchodzą: oceny, przeglądy bieŝące, oceny, przeglądy okresowe. 4.1.1 Oceny, przeglądy bieŝące BieŜąca ocena jakości będzie przeprowadzana za pomocą następujących procesów i narzędzi: listy kontrolne zapewniające, Ŝe praca audytora przebiega zgodnie z przyjętymi procedurami wzór dokumentu zawiera załącznik numer 1, Strona 3 z 9
ocena jakości zadania audytowego w przypadkach szczególnie waŝnych zadań audytowych wzór dokumentu zawiera załącznik numer 2, ankiety, przekazane po zakończeniu zadania audytowego kierownikowi komórki audytowanej, w której było przeprowadzane zadanie wzór dokumentu zawiera załącznik nr 19 do Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego. 4.1.2 Oceny przeglądy okresowe. Okresowa ocena jakości będzie przeprowadzana za pomocą następujących narzędzi: corocznej samooceny zgodnej z wytycznymi do samooceny audytu wewnętrznego w jednostce sektora finansów publicznych; okresowego przeglądu akt bieŝących zadania audytowego. Dokument potwierdzający dokonanie przeglądu zawiera załącznik numer 3. 4.2 Oceny zewnętrzne. Ocena zewnętrzna przeprowadzana nie rzadziej niŝ raz na 5 lat obejmuje szeroki zakres działalności audytu wewnętrznego, uwzględniając: zgodność z przyjętymi procedurami, zgodność z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Audytu Wewnętrznego, zgodność z Kodeksem Etyki IIA, ocenę spełnienia przez audytora wewnętrznego kwalifikacji zawodowych jego kompetencji i doświadczenia zawodowego, ustalenie czy audyt wewnętrzny przysparza wartość i usprawnia działania organizacji, Ocena zewnętrzna moŝe zostać przeprowadzona przez: oraz niezaleŝny zespół, w którą jest zaangaŝowany zespół spoza organizacji pod kierownictwem wykwalifikowanego i doświadczonego zawodowego audytora; samoocenę audytu wewnętrznego z niezaleŝną walidacją, wykonaną przez wykwalifikowaną i niezaleŝną osobę lub zespół; przegląd partnerski; NajwyŜszą Izę Kontroli, lub inny podmiot, działający na podstawie właściwych przepisów. III. Wzory dokumentów Wzory dokumentów stosowanych w programie zapewnienia i poprawy jakości Komórki Audytu Wewnętrznego: Numer załącznika Nazwa dokumentu 1 Lista kontrolna 2 Ocena jakości wykonania zadania audytowego 3 Lista weryfikująca akta bieŝące zadania audytowego oraz ankieta, przekazywana po zakończeniu zadania audytowego kierownikowi komórki audytowanej, w której było przeprowadzane zadanie wzór dokumentu zawiera załącznik do Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego. Strona 4 z 9
IV. Postanowienia końcowe Niniejszy program będzie ulegał dalszym modyfikacją, uwzględniając rozwój audytu wewnętrznego, a takŝe zmian w charakterze i zakresie działania Komórki ds. Audytu Wewnętrznego. Opracował: Marcin Pyrek Audytor Wewnętrzny Zatwierdził: Adam Najder Burmistrz Miasta i Gminy Skawina Strona 5 z 9
Lista kontrolna Załącznik nr 1 LISTA KONTROLNA Nazwa i numer zadania audytowego: Wykonał: Nr: Data: LP PYTANIE TAK NIE ND PLANOWANIE AUDYTU 1. Czy cel audytu został przedstawiony kierownictwu jednostki audytowej? 2. Czy kierownictwo jednostki audytowej zostało odpowiednio wcześniej powiadomione o rozpoczęciu audytu? 3. Czy wszystkie czynności etapu planowania zostały wystarczająco udokumentowane? 4. Czy przygotowano wszystkie dokumenty robocze niezbędne do wykonania zadania? WYKONYWANIE PRAC AUDYTORSKICH 1. Czy zebrano wystarczające informacje dotyczące zadania audytowego? 2. Czy program audytu został zrealizowany? 3. Czy dokumenty robocze wystarczająco dokumentują proces zdobywania wiedzy, analizy i interpretacji informacji? SPRAWOZDANIE Z AUDYTU 1. Czy forma sprawozdania jest zgodna z przepisami i standardami audytu? 2. Czy ustalenia i wnioski zawarte w sprawozdaniu są wsparte dowodami opisanymi w dokumentach roboczych? ZAMKNIĘCIE ZADANIA AUDYTOWEGO 1. Czy kierownik jednostki audytowanej wskazał osobę odpowiedzialną za zastosowanie uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu oraz termin ich realizacji? 2. Czy w przypadku odrzucenia rekomendacji zostało przedstawione rozsądne wyjaśnienie? 3. Czy zgłoszono dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia do sprawozdania? 4. Czy zostały podjęte dodatkowe czynności wyjaśniające? 5. Czy uznano zasadność całości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń? 6. Czy dokonano zmiany lub uzupełnienia odpowiednich części lub całości sprawozdania? Strona 6 z 9
Oceny jakości wykonania zadania audytowego Załącznik nr 2 Nazwa i numer zadania audytowego: Wykonał: OCENA JAKOŚĆ WYKONANIA ZADANIA AUDYTOWEGO Nr: Data: LP. PYTANIE TAK NIE ND PLANOWANIE AUDYTU 1. Czy wszystkie czynności programu zadania audytowego zrealizowano? 2. Czy wyraźnie udokumentowano powody wszelkich pominięć niektórych czynności? 3. Czy powody te uzasadniają pominięcia? 5. Czy cel audytu został przedstawiony kierownictwu jednostki audytowanej? 6. Czy kierownictwo jednostki audytowanej zostało odpowiednio wcześniej powiadomione o rozpoczęciu audytu? 7. Czy wszystkie czynności etapu planowania zostały wystarczająco udokumentowane? 8. Czy na wszystkich dokumentach podano: - datę? - nazwisko audytora? - sygnaturę? 9. Czy przygotowano wszystkie dokumenty robocze niezbędne do wykonania zadania? WYKONYWANIE PRAC AUDYTORSKICH 1. Czy zebrano wystarczające informacje dotyczące zadania audytowego? 2. Czy arkusze są jasne, zwięzłe i czy odzwierciedlają poprawny obiektywny ton? 3. Czy wszystkie dokumenty robocze odpowiadają czynnością programu zadania pod względem zasięgów testów i zakresu danych? 4. Czy dokumentacja robocza nie zawiera jakiś nieistotnych lub niepotrzebnych stron dokumentów? 5. Czy dokumenty robocze są czyste, schludne i logiczne ułożone zgodnie z rozwojem informacji od ogólnej do szczegółowej? 6. Czy akta bieżące odpowiednio zaktualizowano i czy aktualizacje zostały podpisane przez Audytora? 7. Czy z akt usunięto niepotrzebne dokumenty robocze? SPRAWOZDANIE Z AUDYTU Strona 7 z 9
1. Czy forma sprawozdania jest zgodna z przepisami i standardami audytu? 4. Czy ustalenia i wnioski zawarte w sprawozdaniu są wsparte dowodami opisanymi w dokumentach roboczych? 1. Czy zadanie wykonano obiektywnie i samodzielnie? 2. Czy zadanie osiągnęło cele ustalone w ramach procesu planowania? ZAMKNIĘCIE ZADANIA AUDYTOWEGO 1. Czy kierownik jednostki audytowanej wskazał osobę odpowiedzialną za zastosowanie uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu oraz termin ich realizacji? 2. Czy w przypadku odrzucenia rekomendacji zostało przedstawione rozsądne wyjaśnienie? 3. Czy zgłoszono w terminie określonym w Księdze Procedur od dnia otrzymania sprawozdania dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia do sprawozdania? 4. Czy zostały podjęte dodatkowe czynności wyjaśniające? 5. Czy uznano zasadność całości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń? 6. Czy dokonano zmiany lub uzupełnienia odpowiednich części lub całości sprawozdania? Strona 8 z 9
Lista weryfikacyjna oceny prowadzenia akt bieżących Załącznik nr 3 Lista weryfikacyjna oceny prowadzenia akt bieżących Nazwa i numer akt bieżących: Wykonał: Nr: Data: Lp. PYTANIE TAK NIE ND 1. Czy segregator, w którym umieszczone są akta bieżące jest opisany zgodnie z Księgą procedur? 2. Czy akta posiadają spis dokumentów? 3. Czy akta bieżące obejmują : dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego? dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego? notatki z narad? imienne upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego? niezbędne dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego (arkusze ustaleń) oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie realizacji zadania audytowego? sprawozdanie z przeprowadzenia zadania audytowego? inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego? 4. Czy wszystkie strony są ponumerowane? 5. Czy dokumenty są podpisane przez Audytora Wewnętrznego? Strona 9 z 9