OPINIA NIEZALEŻNEGO BIEGŁEGO REWIDENTA Dla Starosty Powiatu Wodzisławskiego w Wodzisławiu Śląskim z audytu wykorzystania środków unijnych w ramach programu operacyjnego - Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego przez Joannę Ździebło prowadzącą działalność pod nazwą: Nauczycielskie Kolegium Języków Obcych, Zespół Niepublicznych Szkół Policealnych oraz Niepubliczny Ośrodek Kursowy NOTUS w Wodzisławiu Śląskim zwanym dalej Beneficjentem I. Przeprowadziliśmy badanie wykorzystania środków unijnych w ramach Projektu Pomysł na sukces zwanego dalej projektem, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach program operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 2006. Działanie 2 - za okres od lipca 2005 r. do 31 marca 2006 r. Badaniem objęto: zasady ewidencji przychodów i wydatków ( Beneficjent prowadzi księgę przychodów i rozchodów) procedury zarządzania i kontroli projektu, plan finansowania i harmonogram rzeczowo - finansowy projektu, warunki finansowe, zawarte w kontraktach podpisanych z wykonawcami, przejściowe świadectwa płatności, raporty o postępie prac, zawierające specyfikację wykonanych prac, faktury wystawione przez wykonawców, procedury dokonywania płatności w ramach kontraktów, wyciągi bankowe dokumentujące wpływ środków projektu oraz potwierdzające zapłatę za faktury wykonawców, 1
okresowe sprawozdania finansowe dotyczące wydatków kwalifikowanych wraz z deklaracją poniesionych wydatków, Za sporządzenie wyżej wymienionych sprawozdań i dokumentów odpowiada kierownictwo beneficjenta. Za zapobieganie oszustwom i błędom oraz za ich wykrywanie odpowiada kierownictwo beneficjenta oraz osoby sprawujące nadzór. Naszym zadaniem było zbadanie oraz wyrażenie opinii wraz z uzasadnieniem o prawidłowości, rzetelności oraz efektywności realizacji projektu, w tym: mechanizmów zarządzania i kontroli, wydatków kwalifikowanych, sprawozdawczości oraz dokumentacji. II. Badanie przeprowadziliśmy stosownie do postanowień i z wykorzystaniem: Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej (a w szczególności nr 240, 250, 610, 620, 800) oraz Międzynarodowych Standardów Audytu, norm wykonywania zawodu biegłego rewidenta, wydanych przez KIBR w Polsce, umowy o dofinansowanie projektu, wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego do kwalifikowalności wydatków w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, innych istotnych przepisów. Audyt wykorzystania środków unijnych w ramach projektu zaplanowaliśmy i przeprowadziliśmy w taki sposób, aby uzyskać racjonalną pewność, pozwalającą na wyrażenie opinii o prawidłowości i rzetelności sprawozdawczości oraz dokumentacji dotyczącej projektu, ze szczególnym uwzględnieniem mechanizmów zarządzania i kontroli. III. Na podstawie przeprowadzonego audytu w ramach projektu stwierdzamy, co następuje: mechanizmy zarządzania i kontroli są efektywne, w szczególności: 2
są zgodne z wymogami Rozporządzenia Komisji (WE) nr 448/2004 z 10 marca 2004, ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr. 1260/1999 a dotyczącego kwalifikowania wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych i umową o dofinansowanie projektu, którego stroną jest Joanna Ździebło prowadząca działalność pod nazwą: Nauczycielskie Kolegium Języków Obcych, Zespół Niepublicznych Szkół Policealnych oraz Niepubliczny Ośrodek Kursowy NO- TUS w Wodzisławiu Śląskim, a także z zasadami obiegu i kontroli dokumentów finansowych obowiązującymi u Beneficjenta, dokumentacja dotycząca projektu jest kompletna, rzetelna i odpowiednio zabezpieczona, ewidencja finansowo-księgowa jest wyodrębniona, kompletna, rzetelna i odpowiednio zabezpieczona, plan finansowy i rzeczowy projektu są spójne, dokonano prawidłowego ujęcia wydatków w kosztach projektu, wydatki przedstawione przez Beneficjenta jako kwalifikowane: zostały poniesione zgodnie z prawem oraz zasadami projektu, występuje zgodność zawierania kontraktów z procedurą, która obowiązuje w realizacji projektu, zostały prawidłowo odebrane i zweryfikowane pod względem zgodności z faktycznie wykonanymi pracami oraz postanowieniami umów zawieranych z wykonawcami, zostały odpowiednio sklasyfikowane według kategorii i źródeł finansowania projektu, są zgodne z postanowieniami Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego sprawozdawczość finansowa projektu jest prawidłowa i rzetelna, 3
4
5
RAPORT KOŃCOWY 6
z audytu wykorzystania środków unijnych w ramach programu operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 2006 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego przez Joannę Ździebło prowadzącą działalność pod nazwą: Nauczycielskie Kolegium Języków Obcych, Zespół Niepublicznych Szkół Policealnych oraz Niepubliczny Ośrodek Kursowy NOTUS w Wodzisławiu Śląskim zwanym dalej Beneficjentem A. Część ogólna. Przeprowadziliśmy audyt zewnętrzny dla Projektu Pomysł na sukces w ramach programu operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 2006. Działanie 2. realizowanego w ramach Partnerstwa na Rzecz Rozwoju PIW Equal przez Joannę Ździebło prowadząca działalność pod nazwą : -Zespół Niepublicznych Szkół Policealnych oraz Niepubliczny Ośrodek Kursowy NOTUS w Wodzisławiu Śląskim ul. Tysiąclecia 25 -Nauczycielskie Kolegium Języków Obcych w Wodzisławiu Śląskim ul. Wyszyńskiego 41. Audyt został przeprowadzony w dniach od 09.10.2007 r. do 11.10.2007 r. przez biegłego rewidenta mgr Teresę Serafin nr 10240/7933, zgodnie z umową z dnia 13.09.2007 r. zawartą pomiędzy Powiatem Wodzisławskim Starostwem Powiato- 7
wym z siedzibą w Wodzisławiu Śląskim a BUFIKS Biuro Usług Finansowo-Księgowych w Polsce Sp. z o.o. w Katowicach ul. Sokolska 3. Projekt: Pomysł na sukces realizowany jest na podstawie Umów o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju Pomysł na sukces z dnia 21.06.2005 oraz z dnia 12.12.2005 r. w ramach realizacji Działania 2 programu operacyjnego - Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006 z późniejszymi zmianami. Zgodnie z umową: 1. Całkowite wydatki Projektu nie przekraczają 1.561.005,00 zł 2. Całkowita kwota dofinansowania stanowi 100% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu, z czego: wkład wspólnotowy stanowi 75% i wynosi 1.170.753,75 zł wkład budżetu państwa stanowi 25% i wynosi 390.251,25 zł Beneficjent nie prowadzi ksiąg handlowych, lecz zobowiązany jest do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. B. Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu. Czas realizacji projektu został ustalony na okres od 01 lipca 2005 r. do 31 marca 2008 r. Udział Partnera w Projekcie został skrócony do dnia 31 marca 2006 r. w wyniku rozwiązania za porozumieniem stron umów nr 10/2005 oraz nr 11/2005 zawartych na realizację w ramach Partnerstwa na Rzecz Rozwoju projektu Pomysł na sukces. Projekt Pomysł na sukces realizowany w ramach tematu Wspieranie zdolności przystosowawczych przedsiębiorstw i pracowników do zmian strukturalnych w gospodarce oraz wykorzystania technologii informatycznych i innych nowych technologii programu operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 2006 jest narzędziem realizacji celów Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL w zakresie zwalczania wszelkich 8
form dyskryminacji i nierówności na rynku pracy w drodze współpracy partnerskiej i ponadnarodowej. Zasadniczym celem projektu jest zwiększenie konkurencyjności firm sektora MŚP z terenu Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego poprzez dostosowanie kwalifikacji pracodawców i pracowników do potrzeb zmieniającego się rynku pracy dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii informatycznych (E-learning) Badanie przeprowadzono za okres od 01 lipca 2005 r. do 31marca 2006 r. C. Cel audytu i zakres przedmiotowy. Celem audytu było uzyskanie dowodów pozwalających - z dostateczną pewnością -sformułować jednoznaczną ocenę /przez audytora/ - czy prowadzona przez Beneficjenta (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacja projektu) ewidencja przychodów projektu oraz wydatków projektu wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zapisów w tych ewidencjach oraz sporządzone na podstawie ewidencji przychodów i wydatków wnioski o płatności, jak też sprawozdania z realizacji projektu - odpowiadały we wszystkich istotnych aspektach wymogom i prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiały sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień rozwiązania umowy. Zakres przedmiotowy audytu obejmował: ocenę koncepcji systemu kontroli wewnętrznej działającego u beneficjenta, sprawdzenie czy kontrole wewnętrzne były skuteczne oraz stosowane w sposób ciągły, sprawdzenie czy realizacja projektu jest zgodna z umową o dofinansowanie (a przede wszystkim zgodne z zaakceptowanym harmonogramem rzeczowo finansowym) i obowiązującymi przepisami, sprawdzenie, czy ewidencja przychodów i wydatków zapewnia tzw. ścieżkę rewizyjną, 9
zbadanie zasadności kosztów uznanych za kwalifikowane- sposobu ich dokumentowania, pokrycia z wyodrębnionego rachunku bankowego, poprawności uznania wydatków za kwalifikowane, prezentowanych we wnioskach o płatność oraz w ewidencji przychodów i wydatków, sprawdzenie terminowości i wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu, sposobów archiwizacji dokumentacji realizowanego projektu, dotrzymywania przepisów dotyczących zamówień publicznych D. Ustalenie stanu faktycznego. Celem Partnerstwa na Rzecz Rozwoju jest doprowadzenie do sytuacji, w której osoby zagrożone utratą pracy z uwagi na wiek powyżej 50 lat oraz kwalifikacje nie odpowiadające gospodarce rynkowej utrzymywałyby dotychczasową pracę poprzez podniesienie swoich kwalifikacji przy wykorzystaniu nowoczesnej technologii. Okres w którym koszty ponoszone przez Beneficjenta w związku z realizacją Działania 2 będą uznane za kwalifikowane, rozpoczyna się i miał się kończyć odpowiednio w terminie od 01 lipca 2005 r. do 31 marca 2008 r. Opracowano dla projektu procedury zarządzania i kontroli. Weryfikacji poddano wydatki kwalifikowane, dokumentację związaną z projektem oraz ewidencję przychodów i wydatków tak, aby na podstawie przeprowadzonego audytu uzyskać wystarczającą pewność co do stosowania procedur zarządzania i kontroli, poprawności merytorycznej oraz zgodności z przepisami prawa. Dokumentacja projektu prowadzona jest zgodnie z wymaganiami projektu oraz prawidłowo zabezpieczona. 10
Badanie zasadności kosztów kwalifikowanych przeprowadzono biorąc w szczególności pod uwagę następujące ogólne warunki kwalifikowalności wydatków, a mianowicie: wydatki są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają z nim bezpośredni związek, są rzetelne i można je zweryfikować, zostały zaplanowane w budżecie (we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu) zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów, zostały rzeczywiście poniesione. Na podstawie przeprowadzonego audytu stwierdzamy z dużą dozą pewności, że wydatki kwalifikowane: zostały poniesione zgodnie z zasadami wdrażania projektów realizowanych w ramach EFS, są zgodne z ogólnymi warunkami kwalifikowalności wydatków, w szczególności z zatwierdzonym zakresem przedmiotowym, harmonogramem i planem finansowym projektu, są udokumentowane i zarejestrowane w ewidencji wydatków, były konieczne do realizacji projektu zostały poniesione w okresie realizacji projekt 11
. 12
13