Spis treści 1. Wprowadzenie... 2 2. Proces elektronicznej archiwizacji pracy dyplomowej... 2 2.1. Wprowadzanie podstawowych danych pracy dyplomowej... 3 2.2. Uruchomienie procesu elektronicznej archiwizacji pracy... 5 2.3. Złożenie pracy, kontrola zgodności pracy przesłanej do APD z wersją papierową... 5 2.4. Powołanie komisji egzaminu dyplomowego, wprowadzenie recenzentów... 6 2.5. Praca gotowa do obrony... 8 2.6. Wprowadzanie egzaminu dyplomowego... 8 3. Dodatek A: Dyplom związany z wieloma pracami... 10 4. Dodatek B: Prace dyplomowe studentów studiów międzyobszarowych... 12 1
1. Wprowadzenie W związku z wejściem w życie nowelizacji Ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym, na Uczelni spoczywa obowiązek przekazywania pisemnych prac dyplomowych do Ogólnopolskiego Repozytorium Prac Dyplomowych. Wymusza to zatem wdrożenie nowego systemu informatycznego, współpracującego z Uniwersyteckim Systemem Obsługi Studiów (USOS), służącego do archiwizacji elektronicznych wersji prac. Nowy system Archiwum Prac Dyplomowych (APD) opiera się na współpracy wszystkich podmiotów zaangażowanych w proces dyplomowania i ma za zadanie jednoczesne uporządkowanie i ujednolicenie omawianego procesu. Istota działania systemu oparta jest na zasadzie przydzielania zadań. Od momentu wprowadzenia podstawowych danych pracy przez dziekanat student otrzymuje pierwsze zadanie wprowadzić do APD streszczenie, słowa kluczowe, tytuł pracy w j. angielskim oraz przesłać plik z pracą. Gdy przekaże pracę do zatwierdzenia, na koncie promotora zostaje utworzone kolejne zadanie zweryfikować i zatwierdzić pracę. System APD wymusza również wprowadzenie recenzji w wersji elektronicznej, według określonego szablonu. Archiwum Prac Dyplomowych służy jedynie archiwizacji pisemnych prac dyplomowych. Jeżeli na pracę dyplomową studenta składa się praca pisemna oraz projekt, np. strona internetowa, program komputerowy itp., zawartość projektu należy jedynie załączyć do papierowej wersji pracy (np. na płycie CD). Jako, że w cały proces zaangażowanych jest kilka osób: student, promotor, recenzent, wymagane jest, aby uruchomienie procedury elektronicznej archiwizacji rozpocząć odpowiednio wcześniej. Zgodnie z Zarządzeniem nr 16 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 28.01.2015, jako datę rozpoczęcia procedury archiwizacji należy uznać moment złożenia przez studenta podpisanego przez promotora wniosku o zatwierdzenie tematu pracy (wniosek ten powinien zostać złożony nie później, niż do końca przedostatniego semestru studiów). 2. Proces elektronicznej archiwizacji pracy dyplomowej Uwaga: proces elektronicznej archiwizacji pracy dyplomowej dotyczy również osób reaktywowanych na dzień obrony pracy dyplomowej. W takim przypadku, po wprowadzeniu do systemu wznowienia na studia student dopiero następnego dnia będzie mógł zalogować się 2
do APD, ponieważ musi przejść nocna migracja danych, która uaktywni jego konto w Centralnym Systemie Uwierzytelniania. 2.1. Wprowadzanie podstawowych danych pracy dyplomowej Do wprowadzania prac dyplomowych służy formularz Prace dyplomowe wg osób (Rys. 1), dostępny poprzez wybór z menu głównego opcji Dyplomy Prace dyplomowe wg osób. Rys. 1. Prace dyplomowe osób zakładka Szczegóły Z chwilą złożenia przez studenta (podpisanego przez promotora) wniosku o zatwierdzenie tematu pracy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 28.01.2015 (wniosek ten powinien zostać złożony nie później, niż do końca przedostatniego semestru studiów) dziekanat w terminie do 7 dni wprowadza do systemu podstawowe dane dotyczące pracy dyplomowej oraz uruchamia proces jej elektronicznej archiwizacji. W zakładce Szczegóły uzupełnić należy: Kod dyplomu Kod kierunku/specjalności Jednostkę, w której powstaje praca Język oryginału pracy Tytuł pracy w języku oryginału Datę zatwierdzenia tematu. 3
Obowiązkowo na tym etapie należy wprowadzić w zakładce Opiekunowie promotora pracy dyplomowej (Rys. 2), aby uzyskał on dostęp do pracy dyplomowej w APD. Uwaga: Z jednym dyplomem może być związanych wiele prac. Sytuacja ta dotyczy głównie kierunków artystycznych, na których studenci zobowiązani są do przygotowania zarówno pracy teoretycznej jak i praktycznej/artystycznej. Szczegółowe informacje na ten temat zawarte zostały w Dodatku A dokumentacji. Rys. 2. Prace dyplomowe osób zakładka Opiekunowie Jeżeli praca ma kilku autorów, w zakładce Pozostali autorzy (Rys. 3) wszystkich współautorów. należy podać Rys. 3. Prace dyplomowe osób zakładka Pozostali autorzy 4
2.2. Uruchomienie procesu elektronicznej archiwizacji pracy Aby umożliwić studentowi wprowadzenie pozostałych danych dotyczących pracy, m. in. słów kluczowych, streszczenia oraz na późniejszym etapie przesłanie pliku z pracą należy uruchomić proces archiwizacji poprzez ustawienie odpowiednich flag w formularzu USOS (formularz Prace dyplomowe wg osób, zakładka Szczegóły, Rys. 1). Są to: Status pracy w Archiwum Prac Dyplomowych: wartość tego pola należy ustawić na Do modyfikacji (student ma wpisać streszczenie w APD lub USOSweb) tylko w przypadku pracy pisemnej oraz Czy archiwizować w APD: należy wybrać Archiwizować. Wraz z postępem procesu elektronicznej archiwizacji pracy, w/w flagi będą automatycznie aktualizowane obrazując w ten sposób jego aktualny stan a do systemu będą sukcesywnie migrowane pozostałe, wprowadzane w APD informacje. 2.3. Złożenie pracy, kontrola zgodności pracy przesłanej do APD z wersją papierową Z chwilą złożenia przez studenta papierowej wersji pracy, dziekanat wprowadza do systemu Datę złożenia pracy (zakładka Szczegóły). Pracę dyplomową student drukuje bezpośrednio z Archiwum Prac Dyplomowych po zatwierdzeniu jej przez promotora. W wersji elektronicznej, przeznaczonej do wydruku, na wszystkie strony pracy (oprócz kilku pierwszych stron) zostają nałożone numery kontrolne, które mają na celu potwierdzenie zgodności pomiędzy elektroniczną i papierową wersją pracy. Numery kontrolne losowo wybranych stron migrowane są do systemu USOS. Pracownik dziekanatu, w trakcie przyjmowania pracy zobowiązany jest sprawdzić, czy numery kontrolne wybranych stron w USOS (formularz Prace dyplomowe wg osób, zakładka Uwagi (Rys. 4)) pokrywają się z nadrukowanymi. 5
Rys. 4. Prace dyplomowe osób zakładka Uwagi 2.4. Powołanie komisji egzaminu dyplomowego, wprowadzenie recenzentów Znając skład komisji, dziekanat wprowadza dane dotyczące obrony (w formularzu Dyplomy i egzaminy, patrz punkt 2.6) oraz recenzentów. Zarówno promotor jak i recenzent zobligowani są do wystawienia oceny pracy dyplomowej poprzez APD. Do wprowadzania recenzentów pracy służy zakładka Recenzje formularza Prace dyplomowe wg osób, opcja Dodaj recenzenta (Rys. 5). 6
Rys. 5. Prace dyplomowe osób zakładka Recenzje Rys. 6. Wybór nowego recenzenta Przed wyborem recenzenta warto ustawić filtr wyboru osób (Rys. 6) aby ograniczyć listę wyświetlanych pracowników. 7
Po wypełnieniu recenzji przez recenzenta, w zakładce Recenzje pojawi się informacja o ocenie oraz dacie recenzji (Rys. 7). Opcja Recenzja umożliwia wgląd w treść recenzji oraz jej wydruk. Rys. 7. Prace dyplomowe osób zakładka Recenzje; stan po wypełnieniu recenzji 2.5. Praca gotowa do obrony Przed wydaniem członkowi komisji teczki z dokumentami do obrony należy sprawdzić, czy: praca uzyskała w APD status Praca gotowa do obrony (zakładka Szczegóły, Rys. 8), w systemie znajdują się wszystkie recenzje wraz z pozytywnymi ocenami. Rys. 8. Prace dyplomowe osób zakładka Szczegóły; zakończono proces archiwizacji - praca gotowa do obrony Uwaga: w przypadku, jeśli recenzent negatywnie ocenił pracę dyplomową, dziekan powołuje drugiego recenzenta, którego należy dodać w zakładce Recenzje formularza Prace dyplomowe wg osób. Należy również zmienić status pracy w APD na Do modyfikacji (opiekun i recenzent ma wpisać recenzję w APD). Wtedy osobie tej zostanie odblokowana możliwość wystawienia recenzji oraz oceny pracy. 2.6. Wprowadzanie egzaminu dyplomowego Do wprowadzania informacji o egzaminie dyplomowym służy formularz Dyplomy i egzaminy (Rys. 9) zawierający część danych wprowadzonych w formularzu Prace dyplomowe wg osób (kod dyplomu, jednostkę, kierunek/specjalność). 8
Rys. 9. Formularz dyplomów i egzaminów - zakładka Egzaminy W dolnej części formularza znajduje się szereg zakładek umożliwiających wprowadzenie informacji o egzaminie dyplomowym. W zakładce Egzaminy uzupełnienia wymagają pola dotyczące daty i miejsca egzaminu (oraz ewentualnego egzaminu poprawkowego). Uwaga: zaleca się, aby poza datą egzaminu uzupełniać również godzinę i salę, w której odbywał będzie się egzamin, ponieważ wszystkie te informacje wyświetlane są w APD oraz drukowane we wszelkiego rodzaju raportach. Pełny skład komisji egzaminu dyplomowego należy odnotować w USOS, w zakładce Komisja (Rys. 10) wprowadzając wszystkich członków komisji wraz z pełnionymi funkcjami (dla komisji egzaminu poprawkowego przeznaczona jest oddzielna zakładka). Rys. 10. Formularz dyplomów i egzaminów - zakładka Komisja Zakładka Oceny i punkty ECTS (Rys. 11) przeznaczona jest natomiast do obliczania końcowego wyniku studiów z uwzględnieniem wszystkich jego składowych: 9
średniej ze studiów (wybór opcji Policz średnią umożliwia przejście do oddzielnego formularza pozwalającego na obliczenie średniej ocen oraz przepisanie wartości średniej jako składowej ogólnego wyniku studiów), oceny z pracy (wybór opcji Wystaw ocenę spowoduje wyświetlenie okna, (Rys. 12) do automatycznego wystawiania oceny z pracy na podstawie ocen z recenzji), oceny z egzaminu (uzupełnianej dopiero po przeprowadzeniu egzaminu dyplomowego). Rys. 11. Formularz dyplomów i egzaminów - zakładka Oceny i punkty ECTS Rys. 12. Oceny z recenzji prac dyplomowych Po wprowadzeniu wszystkich składowych końcowego wyniku studiów wygenerować należy Ogólny wynik studiów oraz Ocenę na dyplomie (wykorzystując opcję Policz dla każdej wartości) a następnie (wracając w zakładkę Egzamin) numer dyplomu. 3. Dodatek A: Dyplom związany z wieloma pracami Z jednym dyplomem może być związanych wiele prac. Można je dołączać w standardowy dla nowych rekordów sposób (naciskając F6 lub poprzez wybór z paska narzędziowego ) w wierszu z tytułem i jednostką pracy. 10
Rys. 13. Prace dyplomowe osób; obsługa wielu prac związanych z jednym dyplomem Wszystkie dane w zakładkach (statusy pracy, daty zatwierdzenia tematu, złożenia pracy, promotor, recenzenci itp.) odnoszą się do wybranej pracy bieżącego dyplomu i powinny być wypełniane dla każdej pracy osobno. Również w APD każda z tych prac będzie figurować oddzielnie. Praca teoretyczna jest pracą pisemną i należy traktować ją jako przypadek standardowy, w którym student uzupełnia w APD wszystkie dane pracy oraz przysyła plik z treścią pracy. Procedurę archiwizacji uruchamia pracownik dziekanatu ustawiając flagi zgodnie z poniższą tabelą. Pracę artystyczną należy natomiast traktować jako projekt, czyli student uzupełnia w APD jedynie dane pracy: streszczenie, słowa kluczowe itp. Nie zamieszcza jednak zawartości projektu. W tym przypadku uruchomienie procedury archiwizacji różni się nieco od archiwizacji pracy pisemnej status pracy w APD należy ustawić na Do modyfikacji (student ma wpisać streszczenie w APD lub USOSweb) natomiast Czy archiwizować na Nie archiwizować. Praca teoretyczna Praca artystyczna Status pracy w APD Do modyfikacji (student ma wpisać streszczenie w APD lub USOSweb) Do modyfikacji (student ma wpisać streszczenie w APD lub USOSweb) Czy Archiwizować Archiwizować Nie archiwizować 11
Rys. 14. Prace dyplomowe osób - zakładka Szczegóły; konfiguracja flag umożliwiająca uruchomienie procesu elektronicznej archiwizacji pracy bez konieczności przesyłania załączników 4. Dodatek B: Prace dyplomowe studentów studiów międzyobszarowych W przypadku studentów studiów międzyobszarowych (ISM), dawniej międzywydziałowych (MISH, MISM-P), dyplom wystawia jednostka, w której praca została przygotowana. W systemie USOS dyplom jest ściśle związany z programem studiów studenta. Dla studentów studiów międzyobszarowych należy wprowadzać informacje o dyplomie w kontekście programu międzyobszarowego. W żadnym wypadku nie należy osadzać studenta studiów międzyobszarowych na swoim kodzie programu celem wygenerowania jedynie dyplomu (konsekwencją takiego działania jest m. in. zaburzenie wszelkich statystyk: GUS, POL-on itp.). Aby osadzić dyplom na właściwym programie, należy w momencie definiowania rodzaju dyplomu wybrać z listy kod przypisany do odpowiedniego programu międzyobszarowego, realizowanego przez studenta. 12
Rys. 15. Prace dyplomowe osób; obsługa prac studentów studiów międzyobszarowych 13