XVI MIĘDZYNARODOWE TARGI TURYSTYCZNE TOURTEC'2014 Jelenia Góra, Plac Ratuszowy 09-10.05.2014 Szanowni Państwo, w dniach 9 i 10 maja 2014 roku odbędą się XVI Międzynarodowe Targi Turystyczne TOURTEC. Wyjątkowość targów TOURTEC, organizowanych przez Starostwo Powiatowe w Jeleniej Górze na Placu Ratuszowym to: miejsce klasyczny Rynek z ratuszem otoczonym kamieniczkami z podcieniami, czas każdy drugi weekend maja, miesiąca bujnej zieleni zachęcającej do wizyty w Kotlinie Jeleniogórskiej, ludzie Wystawcy z Polski, Czech, Niemiec, Holandii prezentujący bogatą gamę ofert turystycznych oraz Odwiedzający mieszkańcy Jeleniej Góry i okolic oraz liczni turyści odwiedzający Kotlinę i Karkonosze, tradycje i nowoczesność tylko na targach TOURTEC wielowiekowe tradycje wędrowania i odwiedzania magicznych miejsc oraz wypoczynku w przyjaznych hotelach i spa łączy jeden cel - oferowanie ciekawego i atrakcyjnego wypoczynku przez cały rok, atrakcje dla Wystawców i Gości występy zespołów artystycznych, pokazy i konkursy oraz przeloty szybowcem nad Kotliną Jeleniogórską, seminarium to tylko jedne z wielu atrakcji, jakie czekają na Wystawców i odwiedzających targi. Ze względu na ograniczoną wielkość terenu targów, o udziale decydować będzie kolejność zgłoszeń - termin upływa 15.03.2014r. Szczegółowe informacje znajdziecie Państwo na stronie www.tourtec.pl Wydział Promocji Turystyki i Sportu Starostwa Powiatowego w Jeleniej Górze ul. Kochanowskiego 10 tel. +48 75 647 31 47, fax 75 647 31 46 mail: tourtec@wp.pl 1
PATRONAT HONOROWY Prezydent Miasta Jeleniej Góry PATRONAT PATRONAT MEDIALNY www.visitkarkonosze.com 2
XVI MIĘDZYNARODOWE TARGI TURYSTYCZNE TOURTEC'2014 REGULAMIN 1. Postanowienia ogólne 1.1. Wystawcy biorący udział w targach oraz Organizator zobowiązują się do przestrzegania zasad zawartych w regulaminie : 1.2. Warunki uczestnictwa w targach określają łącznie : niniejszy regulamin i Karta Zgłoszenia Ewentualne warunki szczegółowe dla targów regulowane są w trybie Kodeksu Cywilnego. 2. Sprawy organizacyjne 2.1. Lokalizacja targów: Plac Ratuszowy w Jeleniej Górze w obrębie oznaczonym przez Organizatora 2.2. Termin targów: 09 10 maja 2014 r. Teren targowy zostanie udostępniony dla Wystawców od dnia 08 maja od godz. 16 00 do godz. 21 00 2.3. Godziny otwarcia i program: 09 maja: 8 00 9 30 przyjazdy Wystawców i przygotowanie stoisk 11 00 - uroczyste otwarcie z udziałem przedstawicieli władz i zaproszonych gości 10 00-18 00 prezentacje targowe, występy zespołów 19 30 spotkanie branżowe dla wystawców (1 zaproszenie na każde 9 m 2 stoiska) 10 maja 10 00-17 00 - prezentacje targowe, występy zespołów 17 00 demontaż stoisk 2.4. Wystawcy powinni być obecni na stoiskach w godzinach : - w przeddzień targów od rozpoczęcia montażu eksponatów do godz. 21 00-09 maja 2014 r. od godz. 9 00 do godz. 18 00-10 maja 2014 r. od godz. 9 00 do godz. 17 00 2.5. Organizator przeprowadza konkurs na "Najładniejsze stoisko targowe" 2.6. Opłata za stoisko wynosi: 3
wynajem 9m 2 powierzchni targowej pod namiotem Organizatora - 1200 zł netto wynajem 9m 2 powierzchni targowej pod namiot Wystawcy - 600 zł netto wynajem 9m 2 niezabudowanej powierzchni - 300 zł netto 2.7. W ramach wniesionej opłaty Wystawcy przysługuje: udział w targach TOURTEC na Placu Ratuszowym w Jeleniej Górze w dniach 09-10 maja 2014r. wyposażenie stoiska w stolik i 3 krzesła 1 zaproszenie na spotkanie branżowe w dniu 09 maja 2014r. Przewóz transportem Organizatora na i z miejsca spotkania branżowego, reklamę w katalogu Wystawców. 3. Zasady uczestnictwa 3.1. Warunkiem uczestnictwa w targach jest : dostarczenie do Biura Targów wypełnionego formularza KARTA ZGŁOSZENIA, terminowa wpłata na konto Organizatora kwoty adekwatnej do zamówienia, otrzymanie przez organizatora potwierdzenia udziału. 3.2. Po spełnieniu warunków wg pkt 3.1., wystawca w przeddzień otwarcia targów przejmuje protokolarnie stoisko i otrzymuje identyfikatory, które są dokumentem upoważniającym do korzystania z terenu targowego. 3.3. Protokół przejęcia stoiska podpisują przedstawiciele Organizatora i Wystawcy wpisując wyraźnie swoje nazwisko. 3.4. Organizator wydaje identyfikatory, katalog i zaproszenie na spotkanie wystawców. 3.5. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia w targach bez podawania przyczyny. 3.6. Po zakończeniu targów Wystawca zgłasza Organizatorowi gotowość zdania stoiska. 3.7. Protokół zdania stoiska podpisują przedstawiciele Wystawcy i Organizatora wpisując wyraźnie swoje nazwisko. 3.8 W przypadku wcześniejszego opuszczenia stoiska przez Wystawcę zapłaci karę umowną w wysokości 1000 zł netto. 3.9. Wystawca może przyjąć do swojego stoiska innego wystawcę (tzw. Podwystawca) po uzyskaniu zgody Organizatora i wówczas podwystawca podlega takim samym warunkom i obowiązkom jak Wystawca, za co Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność. 4. Odwołanie uczestnictwa 4.1. Wystawca może odwołać udział w targach w dowolnym terminie z tym że : 4
Odwołanie powinno być dostarczone do Biura Targów na piśmie (poczta, fax najpóźniej w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia targów. Za datę odwołania uważa się datę wpływu odwołania do Organizatora 4.2. Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu targów lub ich odwołania w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Organizatora - bez odszkodowania. 5. Warunki płatności 5.1. Wystawca uczestniczy w targach na koszt własny. 6. Ekspozycja 6.1. Budowę i wyposażenie stoiska wykonuje Organizator wg KARTY ZGŁOSZENIA i uzgodnień z wystawcą. 6.2. Wystawca może zlecić wykonanie zabudowy, wyposażenie i demontaż innej firmie niż Organizator, lecz wówczas uzyskuje zatwierdzenie planu stoiska przez Organizatora. Wykonanie zabudowy i wyposażenia stoiska przez wykonawcę innego niż Organizator może się odbywać wyłącznie w godz. 16 00-21 00 8 maja 2014 r. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za stoisko wykonane przez firmę, której to zlecił. 6.3. Wystawca ponosi odpowiedzialność za stan wyposażenia stoiska, a w przypadku zagubienia wyposażenia, ewentualne uszkodzenia ścian lub wyposażenia, zwraca koszt w wysokości dwukrotnej ceny rynkowej. 6.4. Dekorowanie stoiska powinno odbywać się bez działań uszkadzających ściany i inne elementy zabudowy i wyposażenia. 6.5. Zmiana przez Wystawcę uzgodnionej i potwierdzonej koncepcji zabudowy i wyposażenia stoiska w dniu przejmowania stoiska może mieć miejsce odpłatnie i za zgodą Organizatora. 7. Reklama 7.1. Wystawca ma prawo zamieścić w katalogu zwięzłą informację o firmie wg uzgodnień z Organizatorem. 7.2. Wystawca reklamuje towary i usługi wyłącznie na wynajętym stoisku i na ścianach wewnętrznych stoiska. Strona zewnętrzna ścian pozostaje w dyspozycji Organizatora, z zastrzeżeniem punktu 6.4 7.3. Umieszczenie reklam poza stoiskiem na terenie targów odbywa się w uzgodnieniu z Organizatorem za odrębną opłatą. 7.4. Reklama dźwiękowa odbywa się na terenie targów wyłącznie za pomocą studia targowego. 8. Bezpieczeństwo, zabezpieczenie targów i ubezpieczenia, porządek 8.1. Wystawca obowiązany jest przestrzegać przepisy porządku, bezpieczeństwa, higieny pracy, a szczególnie w dniach montażu i demontażu oraz wyposażenia stoisk. 5
8.2. Z uwagi na bezpieczeństwo innych wystawców oraz publiczności, a także zachowania dobrego imienia Wystawcy i Organizatora nie dopuszcza się możliwości likwidacji stoiska w czasie trwania targów. 8.3. W przypadkach losowych Wystawca uzyskuje od Organizatora zgodę na likwidację stoiska w terminie wcześniejszym niż zakończenie targów na warunkach specjalnie uzgodnionych zapewniających zachowanie bhp. 8.4. W przypadku likwidacji stoiska w terminie nieuzgodnionym przed zakończeniem targów Wystawca opłaca kwotę dodatkową umowną w wysokości 1000 zł netto. 8.5. Organizator zabezpiecza teren targów poprzez wystawienia agencji ochrony przez 24 godz./dobę od godz. 15 00 w przeddzień targów do godz. 20 00 ostatniego dnia targów. 8.6. Zaleca się wystawcom ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w targach, jak również ubezpieczenia eksponatów. 8.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób trzecich i uszkodzenie eksponatów znajdujących się na targach przed, w trakcie i po targach jak również za szkody spowodowane przez personel, publiczność i osoby trzecie. 8.8. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, zmiennymi warunkami i zjawiskami atmosferycznymi przerwą w dostawie prądu, gazu lub łączności, a także działaniem siły wyższej. 8.9. Wystawca zobowiązany jest do zgłoszenia Organizatorowi wszelkich szkód 8.10. Na terenie targów obowiązuje zakaz : używania otwartego ognia, wnoszenia substancji chemicznych pożarowo niebezpiecznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń p.poż, przejść dla publiczności, ciągów komunikacyjnych oraz wyjść ewakuacyjnych, pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń, przystosowanych do ciągłej eksploatacji. 8.11. Wystawca zobowiązuje się do utrzymania czystości na stoisku. 8.12. Organizator zobowiązuje się do usuwania śmieci i utrzymania czystości na ciągach komunikacyjnych. 8.13. Prace przy instalacjach elektrycznych wykonuje wyłącznie upoważniony przez Organizatora uprawniony elektryk. 9. Roszczenia i reklamacje 9.1. Wszelkie reklamacje Wystawca zgłasza pisemnie w czasie trwania targów, a po upływie tego terminu prawo do zgłoszeń roszczeń wygasa. 10. Postanowienia końcowe Spory wynikłe z tytułu udziału w targach będą rozstrzygane przez właściwy sąd w Jeleniej Górze. 6
XV MTT TOURTEC'2013 www.tourtec.pl 7