Instrukcja Gantt Project 1. Pasek Menu Rys. 1: Pasek Menu programu Gantt Project Zaczynamy od paska menu. Powyżej widzimy przyciski. Jeśli klikniemy na którykolwiek z nich, zobaczymy listę rozwijaną. a) Przycisk Projekt Rys. 2: Lista rozwijana przycisku Projekt Właściwości kliknięcie powoduje wyświetlenie okna pozwalającego ustawić najważniejsze projektu.
W zakładce Ogólne ustawiamy nazwę projektu i możemy dodać opis firmy, działu, zanotować dane dotyczące wykonawcy, bądź cokolwiek innego, co użytkownik uzna za potrzebne. Rys. 3: Okno Parametry, zakładka Ogólne Zakładka Kalendarz projektu pozwala na: - zaimportowanie danych dotyczących dni świątecznych obowiązujących w wybranym kraju - określenie dni wolnych od pracy, czyli weekendów, domyślnie jest to sobota i niedziela (jest to bardzo ważne mówiąc najprościej po to, aby program prawidłowo obliczał czasy) - określenie, czy zadania mogą być wykonywane w weekendy, czy nie - ustalenie daty rozpoczęcia projektu
Rys. 4: Okno Parametry, zakładka Kalendarz projektu Zakładka Rola osoby pozwala dodanie nowego stanowiska. Po co? Ponieważ kiedy będziemy dodawali w kolejnych etapach osoby odpowiedzialne za projekty przypisuje im się stanowisko, czyli rolę. Program ma zdefiniowanych kilka uniwersalnych stanowisk, a właśnie w tej zakładce dodajemy to, czego nie ma jeszcze w liście stanowisk. Rys. 5: Okno Parametry, zakładka Rola osoby
Pozostałe przyciski Nazwa przycisku Nowy Otwórz Ostatnie projekty Zapisz Zapisz jako Importuj Eksportuj Serwer webowy Drukuj Podgląd wydruku Wyjdź Akcja Pozwala na stworzenie nowego projektu Wyświetla zawartość folderów / pulpitu w celu wybrania pliku, który ma zostać otwarty (otwiera też pliki MS Project) Pozwala na otwarcie ostatnio przeglądanych projektów Pozwala na zapisanie zmian dokonanych w projekcie Pozwala na zapisanie projektu w wybranym formacie Umożliwia import plików MS Project, Gantt Project i plików tekstowych (*.txt) Umożliwia eksport plików do MS Project, PNG, JPG, CSV, HTML, PDF Umożliwia otwarcie pliku lub zapisanie go w sieci Pozwala na wydrukowanie wykresu i ustawienie parametrów wydruku Wyświetla zakres wykresu, który będzie wydrukowany Zamyka program b) Przycisk Edycja Rys. 6: Lista rozwijana przycisku Edycja
Nazwa przycisku Cofnij Przywróć Odśwież Szukaj Wytnij Kopiuj Wklej Parametry Akcja Cofa wykonaną uprzednio czynność Przywraca cofniętą czynność Aktualizuje widok Wyszukuje dane, np. zadania, itp. Żeby wyciąć np. zadanie musimy je wcześniej zaznaczyć Żeby skopiować zadanie musimy je wcześniej zaznaczyć Wkleja wcześniej skopiowane / wycięte zadanie Wyświetla okno z zakładkami, wyjaśnienie poniżej W zakładce Ogólne możemy zmienić kolorystykę programu, język, ustawić format daty jaki ma być wyświetlany oraz ustawić dzisiejszą datę (w celu zobaczenia, na jakim etapie zadań jesteśmy). Rys. 7: Okno Parametry, zakładka Ogólne W zakładce Parametry wykresu Gantt a możemy zmienić: - domyślną nazwę zadania (chodzi o to, co ma nam się wyświetlić, jak klikniemy Nowe zadanie, domyślnie jest ustawione task ), - kolor na jaki wyświetlają się zadania na wykresie, - siłę łącza, - detale znaczników (czy program ma automatycznie zaznaczać dzień bieżący i daty graniczne projektu, sposób zaznaczenia weekendów czy pasek zadania ma zakrywać weekend, czy pasek weekendu ma zakrywać zadanie) - wyświetlanie szczegółów zadań (czyli co ma się wyświetlać na pasku zadania na wykresie poniżej paska zadania, powyżej, po lewej, po prawej) - kolory porównywania stanów projektu ( zadań nie zmienionych czasowo, zakończonych przed wyznaczonym terminem, zadań opóźnionych)
Rys. 8: Okno Parametry, zakładka Parametry wykresu Gantta W zakładce Parametry wykresu zasobów możemy zmienić kolory zasobów (osoby właściwie wykorzystane, osoby przeciążone zadaniami, osoby nie wpieni wykorzystane, dni wolne)
Rys. 9: Okno Parametry, zakładka Parametry wykresu zasobów W zakładce Parametry serwera FTP ustawiamy dane serwera FTP (dane użytkownika, adres serwera, podkatalog, hasło), możemy też przetestować połączenie FTP. Rys. 10: Okno Parametry, zakładka Parametry serwera FTP
W zakładce Eksport do tekstowego formatu CSV mamy możliwość wyboru separatora tekstu, ogranicznika kolumn i danych, jakie mają zawierać zadania i zasoby. Rys. 11: Okno Parametry, zakładka Eksport do tekstowego formatu CSV c) Przycisk Widok Rys. 12: Lista rozwijana przycisku Widok Po kliknięciu na przycisk z wykresu Gantta przechodzimy do diagramu sieciowego PERT.
Rys. 13: Widok diagramu PERT Wyjaśnienie: diagram PERT W metodzie PERT projekt jest przedstawiany w postaci diagramu sieciowego, czyli grafu skierowanego, którego wierzchołki stanowią zadania składające się na projekt, natomiast łuki reprezentują ukierunkowane powiązania pomiędzy zadaniami i są do nich przypisane czasy trwania poszczególnych czynności wymaganych do przejścia do następnego zadania. Podobnie jak w przypadku metody CPM istotą metody PERT jest analiza ścieżki krytycznej. Różnica pomiędzy obiema metodami polega na traktowaniu w metodzie PERT czasu trwania zadania jako zmienną losową, nie natomiast jako zmienną zdeterminowaną, jak w przypadku metody CPM. Takie ujęcie czasu trwania zadań składających się na projekt pozwala zastosować metody statystyczne do oceny czasowego ryzyka ukończenia zadań, grup zadań i całości projektu oraz określania prawdopodobieństwa ich ukończenia w z góry zadanym terminie. 1 1. Na podstawie: Trocki M., Grucza B., Ogonek K.: Zarządzanie Projektami, PWE, Warszawa 2003. Brandenburg H.: Zarządzanie Projektami, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Katowicach, Katowice 2002.
Aby przejść z powrotem do widoku z wykresem Gantta, kliknąć na Wykres Gantta na zakładkach widocznych pod wstążką przycisków: Rys. 14: Zakładki wykresów d) Przycisk Zadania Rys. 15: Lista rozwijana przycisku Zadania Nowe zadanie Kliknięcie na Nowe zadanie powoduje dodanie na liście zadań nowej czynności, która to jednocześnie pojawia się też obok na wykresie Gantta. Zadanie takie należy nazwać i skonfigurować jego parametry.
Rys. 16: Pojawienie się nowego zadania na liście Właściwości zadania Kliknięcie na Właściwości zadania (musimy wybrać zadanie, którego właściwości będziemy zmieniać, aby ten przycisk był aktywny) powoduje wyświetlenie okna z zakładkami. W zakładce Ogólne możemy: - wpisać nazwę zadania, - zaznaczyć, czy jest to kamień milowy - wpisać datę rozpoczęcia i zakończenia zadania - określić czas trwania - uwzględnić ograniczenia (np. że zadanie może się rozpocząć najwcześniej 4 marca - ustalić priorytet - ustalić postęp (czyli jaki % zadania jest wykonany) - zmienić kształt zadania na wykresie Gantta - zmienić kolor zadania na wykresie Gantta - dodać adres Web - dopisać notatki
Rys. 17: Okno Właściwości dla zadania, zakładka Ogólne Wyjaśnienie: Kamień milowy Określenia kamień milowy (i różnych jego odmian) używa się do oznaczenia przełomowych momentów w trakcie zarządzania projektem, kiedy podejmowane są kluczowe decyzje. Innymi słowy, kamień milowy oddziela kolejne etapy prac nad projektem. Kamienie milowe nie są wirtualnym oznaczeniem przejścia do kolejnego etapu. Zazwyczaj wiążą się z koniecznością skonfrontowania ze sobą najważniejszych osób zaangażowanych w projekt. Liczba kamieni milowych uzależniona jest albo od przyjętych standardów i procedur (to w przypadku prowadzenia projektu w firmie), albo od założeń jakie postawił sobie Project Manager. 2 Nie będzie to specjalnie odkrywcze, jeżeli powiemy, że każdy projekt ma swój początek, środek i koniec. Ale właśnie między tymi trzema elementami, w sposób naturalny, wstawione zostaną kamienie milowe projektu. Najważniejszym momentem w życiu projektu jest pierwszy z kamieni milowych. Na tym etapie Project Manager musi posiadać szczegółową wiedzę dotyczącą: Założeń co będzie produktem końcowym projektu. Budżetu jakimi środkami finansowymi dysponuje i w jaki sposób zostaną one rozdysponowane. Harmonogramu kto będzie pracował przy projekcie i jak długo potrwają prace. Te trzy wymienione punkty to absolutne minimum. 3 2 http://magazynt3.pl/projekty-z-glowa/, stan na dzień 2 marca 2012 r, autor: Tomasz Galanciak 3 Tamże
W kolejnej zakładce Zależności można dodawać i usuwać zależności między zadaniami. Rys. 18: Okno Właściwości dla zadania, zakładka Zależności W zakładce Osoby możemy dodawać i usuwać osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania Rys. 19: Okno Właściwości dla zadania, zakładka Osoby W zakładce Dodatkowe kolumny można dodać lub usunąć kolumny do wypełnienia dla danego zadania. Po kliknięciu na Zarządzaj kolumnami wyświetli nam się okno takie jak poniżej, a na nim można wybrać nazwę dodatkowej kolumny np. Koordynator. Po wybraniu interesującej nas nazwy kolumny klikamy przycisk Show selected wtedy zmieni nam się widok listy zadań (widoczne na rys. XXX ) pojawi się nowa kolumna. Jeśli faktycznie odpowiada nam taka dodatkowa kolumna, należy kliknąć Akceptuj. Jeśli zaś chcemy zrezygnować z dodania kolumny klikamy Hide selected i Akceptuj.
Rys. 20: Okno Właściwości dla zadania, zakładka Dodatkowe kolumny Po dodaniu nowej kolumny lista zadań prezentuje się następująco. Od teraz przy każdym zadaniu możemy zaznaczyć, że ma ono koordynatora i kto nim jest. Rys. 21: Lista zadań Robi się to w następujący sposób: Na wybranym zadaniu klikamy prawym przyciskiem i z listy rozwijanej wybieramy Właściwości zadania. W zakładce Osoby, w kolumnie Nazwa osoby wybieramy pracownika, który ma być koordynatorem, klikamy na jego nazwę, a następnie w kolumnie Koordynator zaznaczamy, że jest to koordynator poprzez kliknięcie na biały kwadracik (checkbox). Wygląda to następująco:
Rys. 22: Miejsce oznaczenia Koordynatora Pamiętaj, że aby dodać osobę, najpierw musisz ją stworzyć (klikając w menu na przycisk Osoby, a następnie wybierając z listy rozwijanej Nowa Osoba)! Usuń zadanie przycisk usuwa wybrane zadanie e) Przycisk Osoby Rys. 23: Lista rozwijana przycisku Osoby Nowa osoba Po kliknięciu na liście rozwijanej Nowa osoba wyświetla się następujące okno. W zakładce Ogólne możemy dodać nową osobą poprzez: - wpisanie jej imienia i nazwiska, telefonu, e-maila - przypisanie jej roli (stanowiska)
Rys. 24: Okno Osoby W zakładce Dni wolne wpisujemy dni, w których dana osoba nie będzie w stanie zajmować się swoimi obowiązkami w ramach projektu. W zakładce Dodatkowe kolumny możemy dodać nowe kolumny, w identyczny sposób jak w zakładce o tej samej nazwie w kategorii Zasoby. Właściwości osoby Po wybraniu z listy rozwijanej tego przycisku wyświetli nam się następujące okno. Aby przycisk ten był aktywny musimy znajdować się w zakładce diagram osób.
Rys. 25: Okno Osoby Nazwa zakładki Ogólne Dni wolne Dodatkowe kolumny Akcja W tej zakładce można zmienić dane wybranej osoby: jej imię i nazwisko, nr telefonu, e-mail i stanowisko. W tej zakładce możemy wpisywać urlopy i dni wolne dla wybranego pracownika Zasada dodawania nowych kolumn jest identyczna jak w przypadku zasobów Wyślij e-mail Kliknięcie na ten przycisk powoduje otwarcie programu do wysyłania e-maili, jaki mamy ustawiony jako domyślny, np. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, itp. Importuj osoby Przycisk ten pozwala na skopiowanie osób z innego projektu do tego, nad którym pracujemy obecnie. Odbywa się to w następujący sposób.
Po kliknięciu na przycisk wyświetla nam się następujące okno: Rys. 26: Okno otwierania plików Zaznaczamy plik (czyli nasz projekt), z którego mają być importowane osoby do pliku (projektu), nad którym pracujemy. Klikamy przycisk Open. Efektem tego działania jest wyświetlenie na liście osób nowych (zaimportowanych) pracowników. Musimy im teraz przypisać role w bieżącym projekcie. Rys. 27: Lista osób po imporcie danych
e) Przycisk Pomoc Rys. 28: Lista rozwijana przycisku Pomoc Nazwa przycisku O programie Pokaż dziennik Odzyskaj ostatni projekt Akcja Wyświetla okno pozwalające na przejrzenie autorów programu, bibliotek i informacji o licencji. Wyświetla informacje dot. programu Wyświetla okno z zapytaniem o odzyskanie pliku. Pozwala na odzyskanie projektu, nad którym pracowaliśmy, ale który utraciliśmy, bo np. zapomnieliśmy go zapisać
2. Wstążka Jako Wstążkę definiuje się przyciski widoczne pod paskiem menu. Są prawie identyczne w przypadku wykresu Gantta i diagramu osób, różnią się 1-2 przyciskami. Rys. 29: Wstążka programu Gantt Project Poniżej przedstawiono przyciski widoczna na wstążce:
3. Diagramy a. Wykres Gantta (Diagram zadań) Podstawowym widokiem jest zakładka z napisem Gantt. Zawiera ona podgląd na wykres Gantta (po prawej) oraz listę zadań (po lewej). Rys. 30: Widok Wykresu Gantta Szerokość listy zadań i wykresu Gantta można regulować za pomocą przycisku zaznaczonego czerwonym prostokątem. Wykres Gantta także ma swoje funkcjonalności. Przyciski znajdują się nad osią symbolizującą dni i tygodnie. Rys. 31: Widok Wykresu Gantta - oś czasu
Znaczenie poszczególnych przycisków znajdują się poniżej w tabelce. Nazwa przycisku Powiększ Pomniejsz Dzisiaj Przesuń wykres w lewo Przesuń wykres w prawo Pokaż ścieżkę krytyczną Stany projektu Akcja Powiększa widok na wykres Gantta Pomniejsza widok na wykres Gantta Przesuwa wykres tak, że pokazane są zadania, które mają być wykonywane w dniu dzisiejszym i w dniach kolejnych Przesuwa podgląd na zadania w lewo Przesuwa podgląd na zadania w prawo Pokazuje zadania, które znajdują się na ścieżce krytycznej. Program domyślnie zaznacza takie zadania w następujący sposób: Wyświetla okno, w którym można edytować lub dodać stan projektu np. zawieszony Wyjaśnienie: Ścieżka krytyczna Ścieżka krytyczna - ciąg takich zadań (podzadań projektu), że opóźnienie któregokolwiek z nich opóźni zakończenie całego projektu. Menedżer projektu powinien zwrócić szczególną uwagę na zadania znajdujące się na ścieżce krytycznej, gdyż od nich zależy terminowość przedsięwzięcia. Ścieżka krytyczna jest trwającym najdłużej ze wszystkich możliwych ciągów chronologicznie ułożonych zadań takich, że każde następne nie może się rozpocząć, dopóki poprzednie się nie skończy. 4 4 http://biznet.gotdns.org/, Stan na dzień 2 marca 2012
Nad listą zadań również znajdują się przyciski ułatwiające użytkowanie. Menu dla listy zadań wygląda następująco: Rys. 32: Menu listy zadań Znaczenie poszczególnych przycisków przedstawiono poniżej:
Dodawanie zależności Aby dodać zależność między dwoma zadaniami, należy kliknąć na nazwę wybranego zadania na wykresie Gantta. Wyświetla się wtedy okno Właściwości dla [zadania]. Przechodzimy do zakładki zależności. Rys. 33: Okno Właściwości dla zadania, Zakładka Zależności Po kliknięciu na przycisk Dodaj, w kolumnie nazwa zadania wyświetli się lista rozwijana, na której możemy wybrać zadanie do którego ma być podłączone zadanie obecnie wybrane. Następnie w kolumnie Typ wybieramy typ zależności. Typy zależności między zadaniami Koniec-Start Dopóki nie zakończymy zadania X, nie można rozpocząć zadania Y. Inaczej mówiąc: Zadanie Y nie może się rozpocząć, dopóki nie zakończy się zadanie X (a więc Y zależy od X). Na przykład: Dopóki nie zakończy się zadanie X: Uzyskanie akceptacji projektów graficznych, nie można rozpocząć zadania Y: Wdrożenie strony internetowej. X Y Rys. 34: Schemat zadań o zależność Koniec-Start
Koniec-Koniec Dopóki nie zakończymy zadania A, nie możemy zakończyć zadania B. Inaczej mówiąc: Zadanie B nie może się zakończyć, dopóki nie zakończy się zadanie A (B jest zależne od A). Nie muszą się one jednak kończyć w tym samym momencie. Na przykład: Dopóki nie zakończymy zadania A: Produkcja partii, nie można zakończyć zadania B: Kontrola ilościowa partii produktów. A B Rys. 35: Schemat zadań o zależność Koniec-Koniec Start-Koniec Dopóki nie rozpoczniemy zadania 1, nie możemy zakończyć zadania 2. Inaczej mówiąc: Zadanie 2 nie może się zakończyć, dopóki nie rozpocznie się zadanie 1 (2 zależy od 1). Zadanie 2 może się zakończyć w dowolnym czasie po rozpoczęciu zadania 1. Zadanie 2 nie musi też się kończyć dokładnie w momencie rozpoczęcia zadania 1. Na przykład: Dopóki nie rozpoczniemy zadania 1: Dostarczenie materiałów konstrukcyjnych, nie możemy zakończyć zadania 2: Montaż stoiska na targi. 1 2 Rys. 36: Schemat zadań o zależność Start-Koniec
Start-Start Dopóki nie rozpoczniemy zadania I, nie możemy rozpocząć zadania II. Inaczej mówiąc: Zadanie II nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się zadanie I (II jest zależne od I). Zadania te nie muszą rozpoczynać jednocześnie. Na przykład: Dopóki nie rozpoczniemy zadania I: Druk materiałów reklamowych, nie możemy rozpocząć zadania II: Pakowanie materiałów reklamowych do wysyłki. I II Rys. 37: Schemat zadań o zależność Start-Start
Wyświetlanie wykresu Gantta Sposób wyświetlania diagramów można zmieniać według własnego uznania, kolory zadań, dni wolnych, itp. Robi się to poprzez kliknięcie prawym przyciskiem na diagramie osób lub zasobów w zależności od potrzeb. Po kliknięciu na diagramie zadań pojawia się lista rozwijana z omówionymi wcześniej opcjami obecnymi także na wstążce, menu programu i menu dla listy zadań. Aby zmienić kolor wyświetlania zadań należy wybrać Parametry wykresu Rys. 38: Opcje wykresu Gantta
Domyślne oznaczenia zadań na wykresie Gantta Przypomnienie: Ustawienie kamienia milowego Aby zaznaczyć kamień milowy należy wejść we właściwości zadania i w zakładce ogólne zaznaczyć checkbox obok napisu kamień milowy Rys. 39: Okno Właściwości dla zadania, oznaczenie Kamienia milowego
Przypomnienie: Widok na ścieżkę krytyczną Aby zobaczyć, które zadania znajdują się na ścieżce krytycznej, nad osią czasu należy kliknąć przycisk Pokaż ścieżkę krytyczną Rys. 40: Oś czasu na Wykresie Gantta, Przycisk Pokaż ścieżkę krytyczną Przypomnienie: Widok na ścieżkę krytyczną Aby zmienić postęp (stan realizacji zadania), należy wejść we właściwości zadania i w zakładce ogólne zmienić postęp (dane są w %) Rys. 41: Okno Właściwości dla zadania, oznaczenie Postępu
b. Diagram osób Do diagramu osób przechodzi się poprzez kliknięcie zakładki zaznaczonej czerwonym kółkiem. Po lewej stronie wyświetlane są osoby imię nazwisko i stanowisko. Jeśli mają przyporządkowane zadania, obok nazwiska pojawia się mały kwadracik z plusem. Po kliknięciu na plusa rozwija się lista zadań (automatycznie jest też ona rozwijana na osi czasu po prawej). Widok ten można zminimalizować poprzez kliknięcie kwadracika z minusem, który pojawił się miejscu kwadracik z plusem. Wykres po prawej przedstawia rozłożone w czasie zadania dla osób biorących udział w projekcie oraz obciążenia tych osób (podawane w procentach). Niebieski kolor prostokąta oznacza, że osoba nie jest przeciążona. Dla każdej osoby można zmieniać właściwości i przypisać dni wolne, co było już omówione wcześniej (patrz: pkt. 1. Pasek menu -> ppkt. e. Przycisk osoby -> Właściwości osoby) Rys. 42: Widok Diagramu osób
Po kliknięciu na diagramie osób pojawia się przycisk Parametry wykresu. Należy na niego kliknąć. Rys. 43: Przycisk Parametry wykresu Wyświetli nam się wtedy następujące okno, w którym możemy dokonywać zmian. Rys. 44:Okno Parametry wykresu Gantta dla diagramu osób