INSTRUKCJA NAJNOWSZE ZMIANY W PROGRAMIE F2000 (4.31) Split payment (mechanizm podzielonej płatności), biała lista przedsiębiorców, automatyczne rozliczanie wyciągów bankowych) 1. Oznaczanie dokumentów mechanizmem podzielonej płatności Od 1 listopada 2019 r. zostaje wycofane odwrotne obciążenie w obrocie krajowym oraz jednocześnie wprowadzony obowiązek stosowania split payment (mechanizm podzielonej płatności) m.in. dla podatników wystawiających dotychczas faktury ze stawką o.o. odwrotne opodatkowanie, w konsekwencji towary/usługi sprzedawane z taką stawką, od 1 listopada posiadają odpowiednio 23% lub 8% VAT (należy zmienić przypisanie stawki VAT poprzez edycję kartoteki towarowej). Wprowadzony obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment) zastępuje wszelkie formalności związane z odwrotnym obciążeniem oraz dodatkowo zostaje poszerzony o sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, węgla, produktów węglowych, maszyn i urządzeń elektrycznych, ich części i akcesoriów. Wprowadzone regulacje zobowiązują nabywcę do zapłaty kwoty VAT wynikającej z otrzymanej faktury oznaczonej wyrazami mechanizm podzielonej płatności na rachunek VAT, jeżeli łącznie zostaną spełnione poniższe warunki: - transakcja została dokonana na terytorium kraju pomiędzy podatnikami VAT (B2B), - nabywca dokonuje zapłaty za towary lub usługi wymienione w załączniku numer 15 ustawy o VAT, - jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikającej z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. Transakcje na kwoty poniżej 15 000 zł w dalszym ciągu zostają regulowane na ogólnych zasadach czyli według wyboru, np.: zwykłym przelewem, z zastosowaniem dobrowolnego split payment, gotówką. Zasady te stosuje się odpowiednio do zaliczek na poczet transakcji, które spełniają podane wyżej warunki. W programie Firma 2000 w wersji 4.31 udostępniono konfigurację na podstawie, której automatycznie można oznaczać dokumenty wspomnianym MPP. Konfiguracja dostępna jest z pozycji menu: B. Narzędzia -> 2. Konfiguracja -> 2. Konfiguracja zbiorcza -> C. Konfiguracja F
We wskazanej powyżej konfiguracji dla split payment przewidziano następujące możliwości oznaczania dokumentów: *65. Kontrola mechanizmu podzielonej płatności split payment Wywołując konfigurację numer 65, pod klawiszem F2 zamieszczona została lista dostępnych dla split payment ustawień. W tym polu należy zdefiniować jeden z czterech, głównych parametrów C,D,T lub N:
C Kontroluj wartość split payment dla pojedynczego dokumentu sprzedaży, Wybranie tej opcji spowoduje, że program będzie kontrolował wartość brutto równą lub powyżej 15 000 zł dla każdej wprowadzonej pojedynczej faktury sprzedaży. W przypadku, gdy spełnione zostaną podane warunki dokument automatycznie zostanie oznaczony mechanizmem podzielonej płatności na wydruku. D - Kontroluj wartość split payment dla wszystkich dokumentów sprzedaży kontrahenta w dniu ich wystawienia, Wybór tej metody ma na celu zliczanie obrotów danego podmiotu/kontrahenta w ciągu dnia, na kolejnej fakturze która przekroczy podany próg lub gdy jej wartość będzie równa tej kwocie, pojawi się oznaczenie mechanizm podzielonej płatności. T Wymuś bezwarunkowo split payment bez względu na wartość dokumentu, Każda faktura sprzedaży bez względu na wartość zostanie oznaczona mechanizmem podzielonej płatności. N Wyłącz kontrolę split payment. Całkowite wyłączenie kontroli i oznaczania dokumentów mechanizmem podzielonej płatności. Jako dodatkowe, nieobowiązkowe parametry przewidziano:
X Nie drukuj split payment na dokumentach, które zawierają tylko pozycje oznaczone cechą wyłączenia ze split payment, Dla towarów oznaczonych dowolną, założoną wcześniej cechą i przypisaną do konfiguracji (patrz niżej) dokonujemy wyłączenia z obowiązywania powyższej opcji. Uwaga! jeżeli na dokumencie znajdzie się chociaż jeden towar nie oznaczony wskazana cechą to dokument zostanie oznaczony MPP. U Nie drukuj split payment na dokumentach, które zawierają tylko usługi. Dla usług dokonujemy wyłączenia z obowiązywania powyższej opcji. Uwaga! jeżeli na dokumencie znajdzie się chociaż jeden towar podlegający MPP poza wybrana usługą to dokument zostanie oznaczony MPP. *66. Wartość od której obowiązuje mechanizm podzielonej płatności split payment Dodano możliwość edycji wartości od której ma obowiązywać mechanizm podzielonej płatności, domyślnie zgodnie z aktualnymi przepisami wprowadzono 15 000 zł (wartość można pozostawić bez zmian lub wprowadzić zero w przypadku wyboru opcji T czyli wymuszenia split payment dla wszystkich dokumentów). *67. Oznaczenie (cecha) towaru/usługi wyłączonej z mechanizmu podzielonej płatności split payment
W poniższej konfiguracji wprowadzamy kod cechy, która będzie oznaczała towary wyłączone spod działania mechanizmu podzielonej płatności. Cechę należy założyć z poziomu kartoteki towarowej i oznaczyć nią wszystkie towary/usługi, które nie będą podlegały działaniu opcji. Z pozycji przeglądania faktur [1-3-1] istnieje możliwość pojedynczego usunięcia lub nadania oznaczenia mechanizmu podzielonej płatności na dokumencie, na wybranej fakturze wybieramy wówczas Alt+M, a następnie: 5. Nadaj oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności lub 5. Usuń oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności. Program zawsze wyświetli komunikat o wprowadzanej modyfikacji i prośbę o dodatkowe potwierdzenie dla operacji.
Dodatkowo Mechanizmem podzielonej płatności można oznaczyć również wprowadzaną fakturę zakupową. Możliwość określenia metody zapłaty została zaimplementowana podczas rejestracji/zapisu dokumentu. Program kontroluje jej wartość dlatego, gdy przekroczy 15 000 zł domyślnie zostanie zaproponowane: Płatność podzielona: Tak. Oznaczony w ten sposób zakup posiada przypisaną cechę S, dzięki której można generować paczki z przelewami z uwzględnieniem MPP (patrz pkt 3). 2. Biała lista przedsiębiorców (API) Od 1 września każdy podatnik może sprawdzić swojego kontrahenta za pomocą tzw. białej listy podatników. Może to zrobić za pomocą: - wyszukiwarki Ministerstwa Finansów (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka); - korzystając z interfejsu API (https://www.gov.pl/web/finanse/api-wykazu-podatnikow-vat). Ministerstwo Finansów udostępniło wyszukiwarkę, dzięki której można sprawdzić dane podatników VAT, podmiotów wykreślonych lub takich, którym odmówiono rejestracji. Wykaz ten można również znaleźć na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Żeby wyszukać dane interesującego nas podmiotu, musimy posiadać jedną z następujących danych: NIP, REGON, numer rachunku bankowego, fragment nazwy.
W programie Firma 2000 również udostępniono możliwość zweryfikowania numerów rachunków bankowych kontrahenta. Opcja dostępna jest w wersji 4.31, z poziomu kartoteki odbiorcy i dostawcy. Pobierając dane z GUS Alt+F3 dodatkowo zwracany jest numer rachunku kontrahenta. Natomiast poprzez Alt+F4 zwracany jest raport z białej listy MF na podstawie którego możemy wykonać poniższe operacje: Enter na pobranym numerze konta dodajemy lub usuwamy wybrany rachunek z listy, F6 dodajemy wszystkie pobrane z MF rachunki, a usuwamy nieaktualne/niepotwierdzone. Dodatkowo zaimplementowano możliwość zbiorczej weryfikacji podmiotów. Z pozycji wybranej kartoteki odbiorcy lub dostawcy po użyciu opcji Alt+Z - Zmiany na wybranych w filtrze odbiorcach/dostawcach. Po ustaleniu na podstawie filtra zakresu kontrahentów wybieramy F6, a następnie: - w przypadku odbiorców J. Numery rachunków bankowych wg białej listy MF,
- z pozycji kartoteki dostawców: 9. Numery rachunków bankowych wg białej listy MF. Po wybraniu opcji można wykonać tylko sam raport zgodności, dodać dodatkowe konta pobrane z białej listy, zastąpić wszystkie konta tymi pobranymi z MF lub usunąć konta których nieodnaleziono w wykazie.
3. Generowanie paczek z przelewami z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności ( MPP ) i białej listy. Paczki z przelewami w F2000 generujemy z poziomu menu: a) Zbiorczo: C. Kasa/Płatności -> 2. Rozliczenia z dostawcami -> Rozliczenia z dostawcami Ctrl+F6 -> Analiza płatności (ustawiamy daty i parametry) -> Akceptacja Po wygenerowaniu przez program płatności do wysłania na podstawie wcześniej ustawionych parametrów dokonujemy zaznaczenia wybranych dokumentów poprzez F3. Następnie za pomocą opcji F6 Eksportujemy je do pliku, po wybraniu tej opcji pojawi się dodatkowa formatka w której możemy określić ścieżkę zapisu oraz nazwę pliku, a także format eksportu.
Po zaakceptowaniu formatki program przedstawi ponownie listę przygotowanych pozycji. Pozycje zostaną zweryfikowane pod kątem poprawności i zgodności z białą listą podanych numerów rachunków, w przypadku braku tytułu zapłaty, rachunku lub jego niepoprawności w kolumnie Status pojawią się poniższe oznaczenia.
Każda z pozycji można edytować i wprowadzić poprawne dane, wówczas ich status zostanie oznaczony jako OK. b) Dla wybranego podmiotu: C. Kasa/Płatności -> 2. Rozliczenia z dostawcami -> ustawiamy się na wybranym dostawcy np.: D00001 -> Enter -> Płatności niezrealizowane -> F3 (zaznaczamy wybrane zobowiązania wobec dostawcy) -> Eksport do MultiCash Ctrl+F6 -> Wybór formatu eksportu przelewów (ustawiamy parametry dla eksportu) -> Akceptacja 4. Automatyczne rozliczanie wyciągów bankowych z zastosowaniem białej listy przedsiębiorców. Uwaga! W celu rozliczenia WB konieczne jest założenie Raportu Bankowego dla zadanego okresu, tworzone rozliczenia będą wpadały do ostatniego otwartego Raportu Bankowego. Uwaga! W celu wcześniejszego powiązania numerów rachunków bankowych z kontrahentami możliwe jest zaimportowanie numerów kont z pliku txt (Rachunki bankowe pomocnicze Alt+R na kartotece kontrahenta) korzystając z opcji aktualizacja danych odbiorców z pliku [7-2-A].
W najnowszej wersji programu została zaimplementowana opcja automatycznego powiązania wpłaty z kontrahentem z bazy F2000 na podstawie numeru rachunku z wpłaty oraz NIP z bazy MF, tzw. białej listy przedsiębiorców. Program F2000 umożliwia wykonywanie automatycznych rozliczeń wpłat z zaimportowanego wyciągu bankowego z dokumentami wystawionymi w programie F2000, aby skorzystać z opcji należy przejść do modułu: C. Kasa/Płatności -> 5. Komunikacja z Bankiem -> 3. Rozliczenia z odbiorcami -> 1.Przeglądanie wybranego wyciągu lub 2. Przeglądanie wszystkich wyciągów bankowych. Pod klawiszem F12 znajdziemy dwie opcje odpowiedzialne za automatyczne rozliczanie wpłat: F6 Tworzenie automatycznych rozliczeń zaznaczonej pozycji - automatyczne rozliczenie utworzy się tylko do podświetlonej pozycji na której jesteśmy wg ustawionych i przyjętych wcześniej parametrów: - [A] Wyszukaj kontrahenta na białej liście MF - [B] Wyszukaj kontrahenta wg pełnego numeru i kwoty - [C] Wyszukaj kontrahenta wg pełnego numeru - [D] Wyszukaj kontrahenta wg nr z wiodącymi zerami i kwoty - [E] Wyszukaj kontrahenta wg nr z wiodącymi zerami - [1] Wyszukaj pełny numer i kwotę, np.: 1/FA/2019/00222 i 100,00 zł - [2] Wyszukaj numer z wiodącymi zerami i kwotę, np.: 000222 i 100,00 zł - [3] Wyszukaj pełny numer, np.: 1/FA/2019/00222
- [4] Wyszukaj numer z wiodącymi zerami, np..: 000222 - [5] Wyszukaj numer i kwotę, np.: 222 i 100,00 zł - [6] Wyszukaj kwotę, np.: 100,000 zł - [7] Wyszukaj numer, np.: 222 - [F] Rozlicz FIFO rozliczanie chronologicznie od najstarszego dokumentu Domyślne ustawienia warunków rozliczania można zmienić za pomocą opcji Zmień kryteria. F7 Tworzenie automatycznych rozliczeń za okres - automatyczne rozliczenia zostaną utworzone dla wszystkich pozycji z zadanego okresu również na podstawie kryteriów, które zostaną zdefiniowane.
Po wybraniu jednej z powyższych możliwości pojawi się okno z warunkami rozliczeń ( + wpłaty, - wypłaty), na podstawie, których program dokona analizy, a następnie powiązania i rozliczenia wpłat. Program wykonuje je chronologicznie zgodnie z poniższymi możliwościami, opcjonalnie można wyłączyć wybrane warunki. Po zaakceptowaniu powyższych formatek każdorazowo pojawi się raport Rozliczenia z informacjami co i w jaki sposób zostanie powiązane. Istnieje możliwość usunięcia wybranych pozycji rozliczeń, których nie chcemy wiązać. Dostępne w powyższym oknie Rozliczenia możliwości to: Spacja: Ręczna modyfikacja rozliczeń - ręcznie możemy zmodyfikować zaproponowane rozliczenie i wskazać inne z dostępnych na liście. DEL: Zaznacz do usunięcia usuwanie wybranych pozycji rozliczeń, w celu usunięcia pozycji ustawiamy się na niej wybieramy opcję DEL, pozycja zostanie oznaczona x po odświeżeniu okna zniknie z listy rozliczeń.
F1: Legenda F6: Zatwierdź rozliczenia - akceptujemy raport i decydujemy powiązać się wpłaty według tego co pokazuje. F9: Przelicz ponownie - po modyfikacji raportu związanej np.; z usunięciem wybranego rozliczenia, możemy ponownie go przeliczyć, program zaproponuje kolejne zgodnie z chronologią pasujące rozliczenie do dokumentu. Esc: Opuść bez akcji zamykamy raport/okno. Po wykonaniu rozliczeń program domyślnie tworzy dokumenty BP (Bank przyjął), które można przeglądać z pozycji menu: C. Kasa/Płatności -> 3. Dokumenty/Raporty/Wydruki -> 3. Przeglądanie wpłat na konto.