WOJEWODA ŁÓDZKI Łódź, 22 listopada 2012 r. PNK-IV.431.46.2012 Pan Andrzej Żóraw Przewodniczący Rady Powiatu Wieruszowskiego Pan Andrzej Szymanek Starosta Wieruszowski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.) 1, 28 września 2012 r. przeprowadzona została w Starostwie Powiatowym w Wieruszowie 2, 98-400 Wieruszów, kontrola problemowa w trybie zwykłym, której zakresem było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. 2012 r.: Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 26 września 1) Paweł Remisz Z-ca Kierownika Oddziału Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów (upoważnienie Nr 102/2012), 2) Anna Czajeczna Specjalista w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 103/2012) 3. W okresie objętym kontrolą Przewodniczącym Rady Powiatu Wieruszowskiego jest 1 Dalej zwanej Kpa 2 Dalej zwanym,,starostwem 3 Dowód - akta kontroli str. 48, 50 1
Pan Andrzej Żóraw, a Starostą Wieruszowskim Pan Andrzej Szymanek 4. Stanowisko Sekretarza Powiatu piastuje Pan Stefan Pietras. Mając na uwadze poniżej wskazane ustalenia, działalność we wskazanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Przygotowanie organizacyjne do przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków. Starostwo jest organizacyjnie przygotowane do przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków. Powyższe kwestie zostały unormowane w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa 5 oraz w Zarządzeniu Nr 22/12 Starosty Wieruszowskiego z dnia 28 czerwca 2012 r. w sprawie przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków 6 Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków należy do zadań wspólnych wszystkich wydziałów 7. Działania te koordynuje Wydział Organizacyjny i Zarządzania Kryzysowego 8. Starosta jest odpowiedzialny za podejmowanie działań zapewniających prawidłową realizację zadań. Podpisuje on również odpowiedzi na skargi 9. Sekretarz Powiatu (pełniący także funkcję Naczelnika ww. Wydziału) koordynuje tok i terminowość wykonywanych zadań Starostwa 10. Natomiast naczelnicy wydziałów odpowiedzialni są za wszechstronne wyjaśnianie i terminowe załatwianie skarg i wniosków oraz niezwłoczne przekazywanie ww. Wydziałowi wyjaśnień oraz dokumentacji niezbędnych do rozpatrzenia skarg i wniosków przez ten wydział 11. Skargi przyjmowane są na piśmie i ustnie do protokołu. W Starostwie opracowano wzór ww. protokołu 12. Należy zaznaczyć, że zgodnie z 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46), skargi i wnioski można wnosić także telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej. Rejestr skarg i wniosków prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego i Zarządzania Kryzysowego 13. Rejestr otrzymał właściwy symbol klasyfikacyjny wynikający z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresów działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67). W przedmiotowym rejestrze odrębnie zapisywane są sprawy załatwiane przez organy Powiatu oraz przekazywane zgodnie z właściwością. W toku kontroli 4 Dowód - akta kontroli str. 32, 34 5 Załącznik do Uchwały Nr V/23/11 Rady Powiatu Wieruszowskiego z dnia 30 marca 2011 r., zmieniony Uchwałą Nr XVIII/80/12 Rady Powiatu Wieruszowskiego z dnia 24 maja 2012 r.; dowód akta kontroli, str. 52 84 6 Dowód akta kontroli, str. 90 7 14 pkt 8 Regulaminu 8 30 Regulaminu 9 29 Regulaminu 10 10 ust. 1 pkt 3 i 12 ust. 1 pkt 1 Regulaminu 11 31 Regulaminu 12 Dowód akta kontroli, str. 88 13 27 Regulaminu, dowód akta kontroli, str. 22-23
ustalono, że rejestr zawiera wymagane informacje, z tym że w 1 przypadku brak jest daty załatwienia sprawy. Ponadto w 4 pozycjach zapisana została niewłaściwa data wpływu sprawy do Starostwa 14. II. Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz wywieszanie wymaganych informacji w widocznym miejscu w siedzibie Starostwa. Starosta i Wicestarosta przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek od godz. 10 00 do 15 00. Ponadto Starosta lub Wicestarosta przyjmują obywateli w powyższych sprawach w każdy poniedziałek po godzinach pracy od godziny 15 30 do 16 30. W przypadku, gdy poniedziałek jest dniem ustawowo wolnym od pracy, dniem przyjęć obywateli jest najbliższy dzień roboczy. Opisany stan świadczy o zrealizowaniu wymogów nałożonych przepisami art. 253 1 3 Kpa. Dodać należy, że Regulamin Organizacyjny nakłada wskazany obowiązek również na naczelników wydziałów i etatowych członków Zarządu 15. Informacja dotycząca przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków została wywieszona w siedzibie kontrolowanej jednostki w widocznym miejscu 16 i spełnia wymogi określone w art. 253 4 Kpa. W dniu kontroli w Starostwie nie była wywieszona informacja wskazująca komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników rozpatrujących skargi i wnioski, co stanowi naruszenie 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Stosowna informacja została umieszczona w siedzibie Starostwie po kontroli, o czym organ kontroli został poinformowany przez Starostę 17. III. Załatwianie skarg i wniosków. 1. Informacje wstępne. W okresie objętym kontrolą wpłynęło 7 pism, odnotowanych w rejestrze skarg i wniosków, z których 3 zostały przekazane do załatwienia innym organom, zaś pozostałe załatwiły bezpośrednio organy Powiatu. Zespół kontrolny zbadał wszystkie sprawy. 2. Kwalifikacja pism. W 2 przypadkach dokonano niewłaściwej kwalifikacji spraw. Powyższe dotyczy: prośby o opiekę nad gospodarstwem rolnym w związku z odbywaniem kary pozbawienia wolności przez wnoszącego 18 oraz propozycji utworzenia w Starostwie komórki organizacyjnej zajmującej się pomocą osobom poszkodowanym przez decyzje urzędników 19. Pierwsza z wymienionych spraw nie jest wnioskiem w rozumieniu przepisów działu VIII Kpa, lecz stanowi podanie w sprawie indywidualnej. 14 Dowód akta kontroli, str.: 12-16 15 25 ust. 1 i 2 Regulaminu 16 Dowód akta kontroli, str. 92 17 Dowód akta kontroli, str. 112 18 Sprawa 1 z 2012 r. z rejestru: 1511 19 Sprawa 2 z 2011 r. z rejestru: 1510 3
Natomiast druga, w istocie wniosek, została błędnie potraktowana jako skarga. Kwalifikując sprawy jako skargi i wnioski w rozumieniu działu VIII Kpa, należy kierować się przesłankami wskazanymi w art. 227 i 241 Kpa, przy czym podkreślić należy, że skarga dotyczyć musi zarzutów na działalność bądź zaniechania organu administracji publicznej lub jego pracowników. 3. Zasada pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego lub innego przed skargowym. Sposób załatwienia jednej z badanych spraw wskazuje na nierespektowanie powyższej zasady. Na pismo dotyczące podziału nieruchomości i ustalenia przebiegu granicy nieruchomości 20, odpowiedzi o podtrzymaniu poprzedniego stanowiska udzielił Starosta. Jak wynika z akt sprawy, w omawianym przypadku zastosowanie znajduje art. 235 Kpa, bowiem sprawa dotyczy postępowania administracyjnego zakończonego decyzją ostateczną. W takiej sytuacji skargę uważa się, w zależności od jej treści, jako żądanie wznowienia postępowania lub stwierdzenia nieważności decyzji, albo jej uchylenia lub zmiany. Wobec powyższego Starosta winien wystąpić do skarżącego o sprecyzowanie żądania, podając jednocześnie przesłanki zastosowania poszczególnych trybów nadzwyczajnych wskazanych wyżej. Ponadto powołanie w odpowiedzi skierowanej do skarżącego art. 239 Kpa nie było uprawnione, bowiem przedmiotowe pismo nie mogło zostać załatwione w trybie skargowym. 4. Terminowość rozpatrywania skarg i wniosków. Mając na względzie art. 237 1 Kpa stwierdzić należy, że w jednym przypadku załatwienie skargi przez Radę Powiatu nastąpiło z kilkudniowym uchybieniem ustawowego terminu. W sytuacji, kiedy zwołanie sesji organu kolegialnego planowane jest po upływie terminu na załatwienie sprawy, winna zostać zrealizowana dyspozycja określona w art. 237 4 Kpa. Zatem na podstawie art. 36 Kpa należy zawiadomić skarżącego o nowym terminie załatwienia sprawy z podaniem przyczyn zwłoki. Opisanej czynności dokonać może Przewodniczący Rady 21. Również w jednym przypadku 22 o kilka dni przekroczony został termin, wskazany w art. 231 Kpa, na przekazanie skargi do innego organu. 5. Forma podejmowanych czynności. Jedną ze skarg 23 do organu właściwego przekazał Przewodniczący Rady Powiatu. Przekazania winna dokonać Rada Powiatu, jako organ zajmujący się na tym etapie sprawą. Przypomnieć należy, że zgodnie ze stanowiskiem wyrażanym w orzecznictwie sądów administracyjnych organy kolegialne jednostek 20 Sprawa 1 z 2011 r. z rejestru: 1510 21 Patrz: Jerzy Korczak, Wybrane zagadnienia postępowania skargowo-wnioskowego przed organami stanowiącymi jednostek samorządu terytorialnego, str. 387 22 Sprawa 1 z 2011 r. z rejestru: 1511 23 Sprawa 3 z 2011 r. z rejestru: 1510
samorządu terytorialnego winny podejmować rozstrzygnięcia w formie uchwały 24. 6. Wymogi formalne sporządzanych dokumentów. Nie wszystkie odpowiedzi na skargi były poprawne pod względem formalnym. W 2 sprawach załatwionych przez Radę Powiatu 25, w uchwałach o uznaniu skarg za bezzasadne nie zawarto pouczenia o treści art. 239 Kpa, czym naruszono art. 238 1 zd. 2 Kpa. Ponadto jedna z odpowiedzi Starosty 26 zawiera informację o braku możliwości ustosunkowania się do podnoszonych zarzutów z uwagi na niezawarcie wyczerpujących informacji w piśmie. W takim przypadku zastosowanie winien znaleźć 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków, dotyczący występowania do wnoszącego o sprecyzowanie przedmiotu skargi lub wniosku. Jedno pismo opatrzone zostało błędną sygnaturą 27. Korespondencja otrzymała symbol klasyfikacyjny: 1510. Natomiast sprawy kierowane do organów właściwych do ich załatwienia winny być opatrzone symbolem: 1511, co wynika z instrukcji kancelaryjnej. Przedstawiając powyższe uwagi i ocenę, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) realizację 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, w tym uwzględnienie w wewnętrznych regulacjach Starostwa Powiatowego w Wieruszowie wszystkich form przyjmowania skarg i wniosków, o których mowa w powyższym przepisie; 2) prawidłowe kwalifikowanie spraw, a następnie ich załatwianie zgodnie z odpowiednią procedurą; 3) przestrzeganie zasady pierwszeństwa postępowania administracyjnego lub innego przed skargowym; 4) stosowanie 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków, w przypadku, gdy nie można należycie ustalić przedmiotu skargi lub wniosku; 5) dochowywanie terminu na załatwianie skarg i wniosków oraz stosowanie, w przypadkach przewidzianych prawem, art. 36 Kpa, jeżeli skarga nie może zostać załatwiona w ustawowym terminie; 6) dochowywanie terminu na przekazywanie skarg i wniosków do organów właściwych do załatwiania; 7) przestrzeganie art. 238 Kpa określającego formalne wymogi zawiadomień o sposobie załatwienia skarg i wniosków, przy czym w przypadku Rady Powiatu zawiadomienia te winny przyjąć formę uchwał; 8) rzetelne prowadzenie rejestru skarg i wniosków. 24 Patrz: wyrok II SA/Bd 930/07 25 Sprawy: 3 i 4 z 2011 r. z rejestru: 1510 26 Sprawa 2 z 2011 r. z rejestru 1510 27 Sprawa 3 z 2011 r. z rejestru: 1510 5
Informuję, iż na podstawie 49 ust. 1 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi kierownik jednostki kontrolowanej, w wyznaczonym terminie informuje zarządzającego kontrolę o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. Wobec powyższego oczekuję stosownej informacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, iż zgodnie z 48 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli