Jakie najczęstsze problemy z fakturami mają podatnicy Autor: Agnieszka Pokojska Dokumenty papierowe można zeskanować i przechowywać w wersji elektronicznej. Pytania zadawane we wnioskach o interpretacje indywidualne wskazują, że jednym z problemów dotyczących faktur jest kwestia adresu, jaki należy na nich podawać. Przepisy tego nie precyzują. Warto więc zwrócić uwagę na interpretację ministra finansów z 5 czerwca 2014 r. (nr PT8/033/36/274/WCH/14/RD52006) zmieniającą pismo dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (z 5 marca 2014 r., nr IPTPP1/443-943/13-2/MG). Chodziło o przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą i mającego różne adresy dla miejsca zamieszkania oraz dla lokalu firmowego. To oznacza, że inny urząd skarbowy jest dla niego właściwy w sprawach PIT, a inny w sprawach VAT. Minister stwierdził, że w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi biznesu w miejscu zamieszkania i wskazała (w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej, tj. we wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) inną lokalizację jako główne miejsce wykonywania działalności adres tego miejsca powinna podawać na fakturach. Archiwizacja dokumentów Kolejna sprawa, którą organy podatkowe zajmują się w tegorocznych interpretacjach, dotyczy archiwizacji faktur. Chodzi o interpretację art. 112a ustawy o VAT. Nakazuje on podatnikom
przechowanie zarówno wystawionych, jak i otrzymanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy często chcą uprościć sobie zadanie. Taki przypadek rozpatrywał dyrektor IS w Poznaniu. We wniosku o interpretację zainteresowany wyjaśniał, że wdraża nowy system archiwizacji, w którym dokumenty w formie papierowej mają być skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie pdf (ewentualnie jpg albo tiff), co uniemożliwi zmianę zawartych w nich danych. Będą one przechowywane na firmowym serwerze, a korzystanie z aplikacji będzie możliwe po zalogowaniu się do niej i wpisaniu hasła. Dokumenty zostaną podzielone na faktury sprzedaży i zakupu oraz na okresy rozliczeniowe. Każdy będzie opisany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności co umożliwi ich szybkie wyszukiwanie według tych kryteriów. W ocenie przedsiębiorcy to wszystko sprawia, że wymogi z art. 112a będą spełnione. Dyrektor Izby Skarbowej zgodził się z nim (pismo z 13 maja 2014 r., nr ILPP4/443-66/14-2/BA). Przyznał, że można prowadzić archiwum faktur wyłącznie w formie elektronicznej, bez względu na to, w jakiej postaci elektronicznej bądź papierowej dokumenty zostały wystawione lub otrzymane. Z kolei katowicka izba w interpretacji z 17 czerwca 2014 r. (nr IBPP2/443-274/14/ICz) potwierdziła możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej (tu w formacie pdf), w postaci załącznika do e-maila. Zgodziła się też, że można przechowywać faktury w systemie elektronicznym, stanowiącym bazę danych. Zaznaczyła, że jest to możliwe, jeżeli konwersja formatu elektronicznego (np. z pdf na xml czy xml na pdf) nie naruszy ani integralności treści, ani autentyczności pochodzenia faktury. Zmiany w fakturach Ustawodawca przewiduje dwa sposoby modyfikowania faktur tj. za pomocą faktury korygującej lub noty. Pierwszy może stosować tylko sprzedawca gdy zmiana pierwotnego dokumentu wiąże się z pomyłkami, które stwierdzono, udzieleniem opustów, obniżeniem czy podwyższeniem ceny, zwrotem części albo całości zapłaty oraz oddaniem towaru przez kontrahenta (art. 106j ustawy o VAT). Problem pojawia się, gdy podatnik udziela rabatu oznaczającego konieczność poprawienia bardzo wielu faktur wystawionych w danym okresie dla tego samego kontrahenta. W stanie prawnym obowiązującym do końca 2013 r. w takim przypadku na zbiorczej fakturze korygującej należało podać okres, w którym wystawiono pierwotne dokumenty. Od 1 stycznia tego roku to już nie wystarczy zbiorcza faktura korygująca musi też zawierać numery i daty wystawienia dokumentów pierwotnych. Taki wymóg wynika z art. 106j ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT. Lektura tych przepisów prowadzi do wniosku, że konieczne jest podanie na zbiorczej fakturze korygującej wszystkich danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 1 4. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 3 kwietnia 2014 r. (nr IPTPP4/443-12/14-3/MK). Przypomniał też, że zbiorczy dokument powinien zawierać ponadto
dane wymienione w art. 106j ust. 2, a także wskazywać okres, do którego odnosi się udzielony opust lub obniżka. Zgodnie z art. 106j ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT zbiorcza faktura korygująca może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6, tj. numeru, pod którym nabywca towarów lub usług zarejestrowany jest dla celów VAT, daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi oraz daty otrzymania zapłaty, gdy różni się ona od daty wystawienia faktury. Na dokumencie nie trzeba też umieszczać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą. Jak radzą eksperci podatkowi, numery i daty wystawienia poszczególnych faktur pierwotnych z okresu, którego dotyczy korekta, można podać w załączniku stanowiącym integralną część zbiorczej faktury korygującej. Taki sposób jest akceptowany przez organy podatkowe. Ministerstwo Finansów widzi też inne rozwiązanie. W odpowiedzi na pytanie DGP resort stwierdził, że wystarczające jest zawarcie na zbiorczej fakturze korygującej pierwszej i ostatniej daty wystawienia dokumentów pierwotnych oraz pierwszego i ostatniego numeru. Jednak jak dotąd takie stanowisko nie jest potwierdzone żadnym oficjalnym dokumentem, jak np. interpretacja ogólna. Zdaniem ekspertów nie wynika ono z obowiązujących przepisów. A to oznacza, że jego stosowanie może być ryzykowne. Kupujący nie zmieni ceny Pomyłki na fakturach może poprawić też kupujący poprzez wspomnianą już notę korygującą. Dotyczy to jednak wyłącznie błędów w oznaczeniu nabywcy (w jego nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym), jak też w oznaczeniu towaru lub usługi. W ten sposób nie można jednak korygować danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8 15 ustawy o VAT, czyli np. ceny czy stawki podatku. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 9 maja 2014 r. (nr ILPP5/443-57/14-6/KG). Chodziło o spółdzielnię, która odesłała fakturę VAT, ponieważ opiewała ona na wyższą kwotę niż wynikająca z uzgodnionego kosztorysu. Chciała się upewnić, czy na pewno nie ma możliwości poprawienia ceny. Przepisy wymagają, aby nota została zaakceptowana przez wystawcę faktury. Ustawodawca nie określił, w jaki sposób ma się to odbyć. A to oznacza, że istnieje tu dowolność (np. nie jest wymagana forma pisemna). Wystarczy przykładowo, że sprzedawca napisze e-maila, że zgadza się ze zmianą. Organy podatkowe akceptują też dorozumiane potwierdzenie, wynikające z zamieszczenia na nocie klauzuli w rodzaju: W przypadku braku akceptacji otrzymanej przez Państwa noty korygującej, proszę o kontakt pod wskazanym adresem, numerem telefonu lub e-mailem w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania. Potwierdza to interpretacja indywidualna dyrektora IS w Poznaniu z 8 listopada 2013 r. (nr ILPP2/443-773/13-2/MR). Wprawdzie organ odniósł się do stanu prawnego sprzed 1 stycznia 2014 r., kiedy przepisy dotyczące noty korygującej były zawarte w nieobowiązującym już rozporządzeniu (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 ze zm.), ale nie ma to znaczenia. Treść istotnych pod tym względem regulacji nie zmieniła się, tyle że z początkiem tego roku znalazły się one w ustawie o VAT.
Dyrektor IS stwierdził, że skoro przedsiębiorca na nocie korygującej zamieszcza komunikat o skutkach braku reakcji na nią, to wystawca faktury ma świadomość, że jeśli nie wyrazi sprzeciwu (za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej, telefonu albo w jakikolwiek inny sposób), to tym samym w sposób dorozumiany zaakceptuje dokument. Innymi słowy, milczenie oznacza, że nota korygująca została zaakceptowana zgodnie z przepisami. Co powinna zawierać faktura korygująca Wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA albo wyraz KOREKTA ; numer kolejny oraz datę jej wystawienia; dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1 6 (tj. datę wystawienia; kolejny numer; imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; numer identyfikacyjny podatnika; numer identyfikacyjny odbiorcy, podatkowy lub VAT; datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury), b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą; przyczynę korekty; jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej; w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 prawidłową treść korygowanych pozycji. PRZYKŁADY 1. Imię i nazwisko indywidualnego przedsiębiorcy musi być podane Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową firmę na fakturach używa tylko nazwy AGAP. Nie podaje swojego imienia i nazwiska. Czy postępuje prawidłowo? Nie. Na fakturze VAT w nazwie firmy prowadzonej przez osobę fizyczną musi widnieć jej imię i nazwisko. Dodatkowo można podać inne elementy wybranej nazwy w omawianym przypadku słowo AGAP. Potwierdzili to w interpretacjach indywidualnych dyrektor IS w Poznaniu (dokument z 1 lipca 2013 r., nr ILPP2/443-337/13-2/MN) i dyrektor IS w Warszawie (dokument z 9 maja 2013 r., nr IPPP2/443-239/13-2/RR). Wprawdzie organy odnoszą się tu do stanu prawnego sprzed 1 stycznia 2014 r., ale w tym zakresie przepisy się nie zmieniły. Zostały przeniesione z rozporządzenia do art. 106e ust 1 pkt 3 ustawy o VAT. 2. Na fakturze może być data sprzedaży Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2014 r. art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT
faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury. Czy można stosować sformułowanie data sprzedaży na określenie daty dokonania dostawy lub jej zakończenia albo wykonania usługi, czy też należy wpisywać data dostawy? Do tego problemu ustosunkował się dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 26 czerwca 2014 r. (ITPP3/443-188/14/AT). Według niego z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT wynika, że nie zawsze faktura dokumentująca dostawę towarów musi zawierać datę jej dokonania lub zakończenia. Nie jest to konieczne, jeśli data taka nie jest określona albo jest taka sama jak data wystawienia dokumentu. Według organu, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi przepisami użycie na fakturze sformułowania data sprzedaży dla określenia daty dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi pod warunkiem że data ta faktycznie odzwierciedla moment zaistnienia zdarzenia gospodarczego. 2013 Henkel Polska sp. z o.o.