Katarzyna KOWALSKA, Koło Naukowe Logistyka, Politechnika Poznańska Lucyna SIKORA, Koło Naukowe Logistyka, Politechnika Poznańska MOŻLIWOŚCI NOWOCZESNYCH SYSTEMOW INFORMATYCZNYCH STOSOWANYCH W LOGISTYCE NA PRZYKŁADZIE SYSTEMU IFOS-ERP WPROWADZENIE W celu zapewnienia wysokiego poziomu obsługi klienta przedsiębiorstwa dążą do zintegrowania wszystkich działów, które poprzez realizację swoich działań mają znaczny wpływ na stopnień zadowolenia odbiorcy. W każdej firmie występują trzy podstawowe rodzaje przepływu, mianowicie są to: przepływ towarów, przepływ pieniędzy oraz przepływ informacji. Wydawałoby się, że pierwsze dwa z wyżej wymienionych są najważniejsze, jednak w dzisiejszych czasach to dzięki sprawnemu przepływowi informacji można znacznie zwiększyć efektywność działalności przedsiębiorstwa. To właśnie prawidłowe pozyskanie, przetwarzanie i umiejętność wykorzystania informacji gwarantują zysk firmy. Z tego powodu ważne jest, by wszystkie obszary: sprzedaży, logistyki, w tym magazynowania potrafiły ze sobą ściśle współpracować, skutecznie wymieniać między sobą informacje oraz podejmować decyzje, dzięki którym korzyść odniesie cały zakład. Wszystkie te działania są wspierane przez szereg oprogramowań i narzędzi informatycznych, bez których obecnie żadna firma nie istniałaby. Z tego powodu znaczącą decyzją jest wybór odpowiedniego oprogramowania, które będzie gwarantowało sprawną pracę wszystkich działów. Ogólnie systemy informatyczne mają za zadanie łączenie: przedsiębiorstwa z klientami, dostawcami i odbiorcami, głównych działów przedsiębiorstwa, sfery działań dotyczących logistyki, np. magazynowanie, transport. Dzięki temu można usprawnić organizację przedsiębiorstwa, zoptymalizować koszty powiązane z logistyką, a co za tym idzie zwiększyć zyski. 1
PODZIAŁ SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH System informatyczny 1 powinien charakteryzować się cechami umożliwiającymi realizację fizycznych czynności występujących w procesie logistycznym oraz łatwe modyfikacje realizowanych funkcji odpowiednio do zmian zachodzących w procesie logistycznym. W obszarach logistycznych wyróżniamy następujące rodzaje systemów informatycznych: analityczne należą tu wszelkiego rodzaju narzędzia służące do wyliczania, przeliczania i kalkulowania przebiegu czynności i procesów. ewidencyjne służą do szeroko pojętej logistyki obejmującej ewidencjonowanie zakupów, sprzedaży, wytwarzania, składowania materiałów w magazynie, transportu. planistyczne mają na celu wspomaganie planowania działalności firmy. symulacyjne ich zadaniem jest zobrazowanie uzyskanego rezultatu po przetworzeniu dostarczonych systemowi danych. Każda działalność gospodarcza ma inną specyfikę. W zależności od potrzeb, wymagań i rodzaju prowadzonej działalności dobiera się odpowiedni system informatyczny. Na rynku dostępne są systemy z trzech podstawowych klas. Rysunek 1 Podział systemów informatycznych, opracowanie własne System typu CRM (Customer Relationship Management zarządzanie relacjami z klientami) ma na celu automatyzacje i wspomaganie procesów w relacji klient-organizacja w zakresie pozyskania oraz utrzymania obsługi klienta. System typu ERP (Enterprise Resource Planning planowanie zasobów przedsiębiorstwa) służy do całościowego podejścia do wspomagania zarządzania firmą. 2 2
System typu WMS (Warehouse Management System zarządzanie magazynowaniem) to wyspecjalizowany system do zarządzania magazynem, przepływem towarowym i procesami magazynowymi. 3 PODSTAWOWE INFORMACJE O FIRMIE HEUTHES I SYSTEMIE IFOS-ERP Obecnie na rynku znajduje się wiele firm oferujących kompleksowe zaprojektowanie, wdrożenie oraz kontrolę systemu informatycznego. Jedną z takich firm jest przedsiębiorstwo Heuthes. Oferuje ono systemy dla przedsiębiorstw, bankowości i instytucji finansowych. Heuthes funkcjonuje na rynku od 1989r. 4 Jakość oferowanych przez nich usług doceniło m. in. PEKAO SA i SGB-BANK SA oraz wiele przedsiębiorstw z innych branż. Firma ta posiada w swojej ofercie system ISOF-ERP. Jest to nowoczesne i elastyczne oprogramowanie pozwalające na zarządzanie firmą dowolnej branży przez Internet. Do głównych modułów systemu zalicza się: faktury elektroniczne, magazyny, płace i kadry, CRM, DMS, sprzedaż, logistyka, portale, księgowość, zamówienia oraz centrum dowodzenia. Dzięki temu systemowi można wystawić faktury elektroniczne, kompleksowo obsłużyć magazyn, prowadzić księgowość, zarządzać kontaktami, zarządzać obiegami pracy oraz obsługiwać zamówienia. Rysunek 2 Struktura ISOF (źródło: http://www.isof.pl/) Każdy z pięciu przedstawionych na schemacie modułów zostanie przedstawiony w dalszej części pracy. Do tej pory systemy logistyczne były przeznaczone głównie dla dużych firm. Obecnie wprowadzenie dobrego systemu komputerowego wspomagającego obsługę logistyki staje się koniecznością także w małych i średnich przedsiębiorstwach. W związku z tym firma Heuthes oferuje także uproszczoną wersję systemu ERP, mianowicie ISOF-START przeznaczoną specjalnie dla niewielkich firm, w tym również jednoosobowych i rodzinnych. ISOF doskonale sprawdza się w firmach rozproszonych terytorialnie, gdzie odbywa się obrót 3
towarami zlokalizowanych w różnych miejscach. ISOF posiada zaawansowane mechanizmy logistyczne, które pozwalają na sprawną obsługę, od momentu złożenia zamówienia przez klienta, poprzez pełną obsługę zamówienia w ramach firmy, wystawienie dokumentów sprzedażowych, aż do dostarczenia towaru klientowi. Wszystkie procesy w ISOFie są w pełni zautomatyzowane. Operacje kontrolowane są w zakresie zarówno zamawianego towaru jeśli nie ma wystarczającej ilości, generowane jest zamówienie do dostawcy, jak i w zakresie poprawności realizacji zamówienia możliwa jest częściowa realizacja, a niezrealizowane pozycje czekają do momentu uzupełnienia zapasów magazynowych. Ponadto kontrolowane są wystawiane dokumenty odbywa się to pod kątem poprawności danych oraz w zakresie sposobu płatności. Kontrolowane może być także zamawianie towarów od dostawców. Zamówienia towarów pochodzące z różnych magazynów grupowane są w jedno zamówienie do dostawcy, czego efektem jest możliwość negocjowania cen. Zamówienia powstają w oparciu o analizę danych w systemie: analizę rotacji towarów w zadanym okresie, aktualnych stanów magazynowych, aktualnych zarejestrowanych a niezrealizowanych zamówień od klientów. Takie podejście wspomaga sprawne zarządzanie dostawami raz maksymalną optymalizację zapasów magazynowych. Jak działa ISOF? Przez Internet klient łączy się z ośrodkiem outsourcingowym (Warszawa) Heuthes i za pomocą przeglądarki internetowej uzyskuje dostęp do systemu. Każda z firm posiada odrębny system. W zależności od tego, jakie dany pracownik ma uprawnienia, może wykonywać dowolne operacje. Dane przesyłane są do serwera za pomocą szyfrowanego połączenia z weryfikacją tożsamości (z użyciem certyfikatu cyfrowego). Pracownicy mają dostęp do aktualnych danych niezależnie od pory dnia oraz miejsca, w którym przebywają. MODUŁ DMS W ISOF-ERP W systemie ISOF zarządzanie dokumentami realizowane jest w module DMS (Document Management System). Moduł ten przeznaczony jest do gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących z zewnątrz. Zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów według różnych kryteriów. Dokumenty mogą być zapisywane w DMS z dysku, skanowane, pojawiać się w systemie poprzez pocztę elektroniczną. Ponadto umożliwia zdefiniowanie i obsługę procesów przepływu informacji i dokumentów w całej firmie. Dzięki odpowiedniej organizacji gromadzonych dokumentów, dostępnym funkcjom oraz przejrzystemu interfejsowi użytkownika moduł ten jest łatwy w obsłudze. Moduł DMS dostarcza zestawu funkcji 4
pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, zarządzanie wersjami dokumentów aż do zarządzania obiegiem dokumentów i ich archiwizacji. Dokumenty przechowywane w module organizowane są w strukturę drzewiastą. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie, w którym zostały zapisane. MODUŁ CRM W ISOF-ERP CRM jest pojęciem ogólnym szeroko definiującym metody zarządzania kontaktami z klientami. Przez system CRM firma Heuthes rozumie oprogramowanie wspierające rejestrację i gromadzenie danych oraz planowanie różnego rodzaju zdarzeń z klientami oraz analizowanie zarejestrowanych danych w różnych przekrojach. Wyróżniamy CRM operacyjny umożliwia rejestrację, planowanie i raportowanie różnego rodzaju zdarzeń z klientami. CRM analityczny pozwala na szeroką analizę wyników działań prowadzonych z klientami. CRM marketingowy służy do definiowania i planowania różnych akcji i działań wpływających na pracę z klientami. CRM serwisowy usprawnia i organizuje usługi serwisowe, gwarancyjne i pozagwarancyjne dla klientów. Moduł obejmuje następujące, podstawowe funkcje: zarządzanie kontaktami z klientami i obsługa towarzyszących zdarzeń i dokumentacji, gromadzenie, analizę i raportowanie danych w różnych, samodzielnie określanych przekrojach, planowanie działań i prac pracowników w postaci czytelnych listów zbiorczych i kalendarzy, informowanie o aktualnych stanie obsługi klienta, tworzenie bazy wiedzy zawierającej historię działań, w tym korespondencja, delegacje, telefony, wysyłka folderów, ofert. 5
W module można zarejestrować dowolne zdarzenie z klientem: spotkanie, rozmowę telefoniczną, prezentację. Dzięki określeniu osoby kontaktowej, pracownika, wskazaniu statusu, krótkiej notatce tekstowej dysponujemy pełną wiedzą dotyczącą historii tych zdarzeń. MODUŁ SPRZEDAŻ W ISOF-ERP Moduł Obsługi sprzedaży w systemie ISOF obejmuje następujące aspekty procesu sprzedaży: zarządzanie dokumentami sprzedaży, w tym wystawianie, edycja, korygowanie dokumentów, oraz raportowanie, automatyczne wystawianie dokumentów towarzyszących sprzedaży, zarzadzanie cennikami i wykorzystywanie ich w procesie sprzedaży, obsługę rabatów, limitów płatności i zadłużenia, obsługę raportów kasowych, obsługę drukarek fiskalnych, obsługę czytników kodów paskowych, raportowanie dokumentów, kontrolę należności. ISOF zawiera rozwiązania wspierające firmę od strony logistycznej. 5 Rozwiązania te pozwalają ułatwić i przyspieszyć opracowanie zagadnień związanych z dystrybucją towarów. Do rozwiązań tych należą zarządzanie zamówieniami od klientów, zarządzanie zamówieniami od dostawców, planowanie optymalnych tras dystrybucji towarów, zarządzanie zapasami, zarządzania wyjazdami pracowników serwisu, kontrola dostaw, wykorzystywanie czytników kodów paskowych. Szczególnie atrakcyjnymi wydają się być takie rozwiązania, jak możliwość wprowadzenia mapy obszaru dystrybucji i umożliwiającej wizualne projektowanie trasy dostaw oraz funkcje pokazujące rozmieszczenie towarów w magazynie. 6
Rysunek 3 Przykładowe wykorzystanie modułu (źródło :http://www.isof.pl/) MODUŁ MAGAZYNY W ISOF-ERP Głównym zadaniem realizowanym w ramach informowania o stanach magazynowych jest wyszukiwanie informacji o ilości towarów w poszczególnych magazynach i sumowanie ich. Gotowe zestawienie informacyjne jest następnie prezentowane na ekranie lub jako wydruk. W zakresie gospodarki magazynowej system ISOF zapewnia pełne wsparcie obsługi: zarządzanie dokumentami magazynowymi, raportowanie w różnych przekrojach dokumentów magazynowych, inwentaryzacja magazynu, obsługa dystrybucji towarów, przyjęcie towaru na magazyn, zarządzanie rozmieszczeniem towarów w magazynie. Podstawowa funkcjonalność modułu to: zarządzanie kartoteką towarów, wystawianie, edycja, przeglądanie i drukowanie różnego rodzaju dokumentów magazynowych, sporządzanie podstawowych zestawień magazynowych jak stany magazynowe, przyjęcie i dystrybucja towarów. Wykorzystując opcję raporty magazynowe system ISOF umożliwia uzyskanie zestawień i raportów dotyczących szczegółowych informacji na temat stanów magazynowych towarów w 7
poszczególnych magazynach i jednostkach organizacyjnych czy dotyczących szczegółowego zestawienia wszystkich dokumentów magazynowych w podziale na przyjęcia, wydania lub według ustalonych przez użytkownika kryteriów. Ponadto można uzyskać historię stanów, bilans magazynowy czy też historię numerów seryjnych. Główną zaletą tak zaawansowanych narzędzi do raportowania magazynów jest uzyskanie w każdej chwili kompletnej informacji dotyczącej wszystkich przychodów i rozchodów magazynowych, również w sytuacji, gdy towaru już w magazynie nie ma. Pełna historia operacji pozwala na dokładne kontrolowanie wszystkich zdarzeń oraz precyzyjne prowadzenie gospodarki magazynowej w każdej firmie. Funkcjonalność informowania o stanach magazynowych pozwala na szybki dostęp do aktualnych danych, bez potrzeby analizowania zasobów każdego magazynu z osobna i ręcznego sumowania ich. Rysunek 4 Podgląd stanów magazynowych (źródło: http://www.isof.pl/) MODUŁ LOGISTYKA W ISOF-ERP Obsługa zagadnień logistycznych w systemie ISOF opiera się na trzech modułach: obsługa ofert, obsługa zamówień od klientów, obsługa zamówień do dostawców. Pierwszy z modułów to moduł obsługi ofert dla klientów. Moduł ten jest częścią rozwiązań logistycznych, jest ściśle zintegrowany z modułem obsługi zamówień od klientów oraz modułem DMS. Może również być wykorzystywany samodzielnie. Umożliwia przygotowanie i obsługę ofert składanych klientom z wykorzystywaniem wszystkich dostępnych w systemie danych o kontrahentach i towarach, jak również umożliwia kalkulowanie marży na pozycjach oraz dla całego dokumentu. 8
Drugi z modułów to moduł obsługi zamówień od klientów. Moduł ten jest częścią rozwiązań logistycznych, bowiem oprócz rejestrowania informacji o zamówieniach, umożliwia również obsługę ofert, zamówień oraz automatyczne wystawianie faktur i dokumentów magazynowych. Zamówienia od klientów mogą być scalone i przetworzone w zamówienia do dostawców. Trzeci z modułów to moduł zarządzania zamówieniami do dostawców, jest on przeznaczony do gromadzenia informacji o potrzebach i przygotowywania zbiorczych zamówień kierowanych następnie do dostawców. Pozwala również zarządzać zamówieniami oraz przeprowadzać analizę rotacji towarów i na jej podstawie generować zamówienia z uwzględnieniem limitów logistycznych. Rysunek 5 Przykładowe wykorzystanie modułu (źródło: http://www.isof.pl/) PODSUMOWANIE System ISOF to zaawansowane oprogramowanie klasy ERP zapewniające pełną obsługę dla firm dowolnej branży. System ten obejmuje wszystkie działy funkcjonowania każdej firmy, np.: zamówienia, sprzedaż, magazynowanie. ISOF daje możliwość dostępu do informacji o dowolnej porze w dowolnym miejscu dzięki wykorzystaniu Internetu. Praca wykonywana jest przez przeglądarkę internetową, dzięki czemu nie trzeba instalować programu na urządzeniach, co ułatwia użytkowanie. Firma oferuje przedsiębiorstwu wybór, które funkcje 9
są niezbędne w jego funkcjonowaniu i tylko za nie pobiera opłaty. W każdej chwili jest również dostępne poszerzenie lub pomniejszenie posiadanego zakresu funkcjonalności. Dzięki dopasowaniu modułów systemu ERP do modułów CRM i DMS cały system wraz z zamówieniami, logistyką sprzedaży i logistyką magazynową tworzy komplet zintegrowanych ze sobą modułów. Praca z systemem jest intuicyjna. Graficzny interfejs użytkownika oraz odpowiednio skonstruowane formularze ułatwiają wykonywanie poszczególnych zadań, dzięki czemu praca z systemem nie sprawia problemów także osobom, które wcześniej nie pracowały przy komputerze. Dzięki temu nie są wymagane długotrwałe szkolenia. Natomiast dzięki wykorzystaniu Internetu i przeglądarki internetowej system jest łatwy we wdrożeniu. Dzięki nowoczesnym technologiom system może być również otwierany na smartfonach czy netbookach. Do podstawowych korzyści osiąganych dzięki ISOF-ERP zaliczamy przede wszystkich lepszą obsługę klienta. Oprócz tego ogranicza się czas marnowany na wyszukiwanie dokumentów. Również optymalizowany jest stan zapasów dzięki jednoczesnej analizie wszystkich magazynów i analizie rotacji oraz limitów logistycznych przy generowaniu zamówień. System pozwala na lepsze zarządzanie należnościami, zobowiązaniami i windykacją. Poza tym polepsza on wymianę informacji między pracownikami. Ważną zaletą jest fakt, że ISOF jest zintegrowany z oprogramowaniem OpenOffice oraz MS Office. System zapewnia wysoki poziom niezawodności i wydajności. Dzięki wymienionym funkcjonalnościom i zaletom system IFOS-ERP jest kluczem do sukcesu przedsiębiorstw, które go wdrożyły. 1 Źródło: Wrycza S. (red.): Informatyka ekonomiczna. PWE, Warszawa 2010 s. 80-82 2 Źródło: Wieczerzycki W. Zintegrowane systemy informacyjne w Ciesielski M. (red.): Instrumenty zarządzania łańcuchami dostaw, PWE, Warszawa 2009, s. 288. 3 Źródło: Panel polskich menadżerów logistyki Raport 2014, Systemy informatyczne w polskich magazynach 4 Źródło: www.heuthes.pl 5 Źródło: www.isof.pl 10