Zapytanie ofertowe z dnia 03.01.2013. na: Zakup zewnętrznych usług eksperckich, informatycznych i technicznych oraz wartości niematerialnej i prawnej 1. Informacje ogólne 1.1 Dane Zamawiającego: FORUM Polska Agencja Fotografów sp. z o.o. ul. Białostocka 22 lok. 4, 03-741 Warszawa 1.3 Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r., Nr 233, poz. 1655 z późn. zm.). 1.4 Zamawiający zobowiązuje się do przestrzegania w niniejszym postępowaniu zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz dokłada wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności. 1.5 Wartość zakupu została oszacowana w dniu 2013-01-10 r. 1.6 Szacowana wartość zamówienia przekracza wartość 14.000 euro obliczonego na podstawie kursu ustalonego przez Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień obowiązującego na dzień dokonywania szacowania wartości zakupu. W związku z powyższym w postępowaniu mają zastosowanie przepisy paragrafu 12 ust. 4 Umowy o dofinansowanie. 1.7 Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone zostało w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego: 2. Opis przedmiotu zamówienia (zakupu) 2.1 W ramach niniejszego zapytania zwracamy się o przedstawienie oferty na następujące zadania: str. 1
1. Usługa opracowania założeń systemu B2B szt.1 a. System musi zawierać następujące elementy i funkcjonalności: Silnik do indeksowania zdjęć i odpowiednia warstwa bazodanowa systemu do zarządzania bazą zdjęć Podsystem zapewniający automatyzowanie importu zdjęć na podstawie reguł i restrykcji Integracja z bazą partnera poprzez API partnera Własne API do integracji z innymi partnerami Witryny: główna dla klientów i witryna administracyjna Migracja danych z aktualnego systemu (FotoWare) Mechanizm raportów Podsystem wymiany danych o wykorzystanych zdjęciach i wystawionych fakturach z wydawnictwami i innymi partnerami (dostawcami i odbiorcami) Wymiana danych z systemem księgowym (Raks SQL) 2. Usługa przygotowania warstwy bazodanowej i interfejsu sterowania systemem B2B szt.1 Przygotowanie serwera dla utrzymywania plików Przygotowanie struktury bazy danych Przygotowanie bazowego systemu Przygotowanie frontendu do zarządzania bazą danych zdjęć. 3. Usługa przygotowania modułu dostarczania i weryfikacji zdjęć szt.1 Mechanizm do importu zdjęć Mechanizm do exportu zdjęć Weryfikacja poprawności zdjęć wg założonych kryteriów (lista restrykcji i ograniczeń) Mechanizm integracji z partnerem (INTERFOTO) Wytworzenie API do bazy zdjęć 4. Usługa przeprowadzenia I testów systemu B2B szt.1 Testy importu i poprawności działania filtrów (wg listy restrykcji) 5. Usługa przygotowania modułu raportowego szt.1 Przygotowanie systemu raportów Komunikacja z systemem księgowym 6. Usługa przeprowadzenia II testów systemu B2B szt.1 Testy systemu raportów 7. Usługa przeprowadzenia migracji danych szt.1 Przeniesienie danych z aktualnego archiwum oraz weryfikacja danych w nowym systemie 8. Usługa przeprowadzenia prac wdrożeniowych szt.1 sprawdzanie poprawności działania wszystkich modułów po imporcie danych Weryfikacja połączeń z partnerem (API) Konfiguracja kont i uprawnień pracowników Konfiguracja kont i uprawnień kontrahentów str. 2
Weryfikacja wymiany danych z systemem księgowym 9. Usługa przeprowadzenia testów powdrożeniowych systemu B2B szt.1 Weryfikacja poprawek Testy ostatecznej 10. Sprzedaż licencji na stworzony system B2B szt.1 Licencja 3. Kryteria oceny ofert 3.1 Zamawiający stosował będzie następujące kryteria: Cena - 100 %. Kryterium najniższa cena: cena C - liczba punktów przyznana ofercie. Maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta to 100 punktów. W przypadku tego kryterium ilość punktów otrzymuje się na podstawie wzoru: Cn C = ----------- x 100 x 100 pkt% Co Cn - najniższa cena netto oferty spośród ofert nie podlegających odrzuceniu Co - cena netto ocenianej oferty 4. Termin realizacji poszczególnych zadań: Zadanie nr 1,2 do dnia 30/04/2013 Zadanie nr 3,4 do dnia 31/10/2013 Zadanie nr 5,6 do dnia 30/04/2014 Zadanie nr 7,8,9,10 do dnia 31/10/2014 5. Dodatkowe warunki postępowania 5.1. Przedstawiona w ofercie cena jest ceną ryczałtową netto i wyrażoną w PLN. 5.2. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość w przedmiotowym postępowaniu. 5.3. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że co najmniej dwie oferty przedstawiają taki sam bilans ceny, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli oferty do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach. 5.4. Zamawiający w toku oceny ofert może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 5.5. Zamawiający odrzuca oferty, które są niezgodne z treścią ogłoszenia o zamówieniu z podaniem uzasadnienia. str. 3
5.6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 5.7. Zamawiający wykluczy z postępowania podmioty, które są powiązane z nim osobowo lub kapitałowo. 5.8. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe, o którym mowa w punkcie 5.5.7 rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a wykonawcą polegające na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy. 5.9. Oferty podmiotów wykluczonych zostaną odrzucone. 5.10. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców drogą mailową lub faxem. 6. Sposób przygotowania oferty: 6.1 Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6.2. Treść oferty musi być zgodna ze wszystkimi ogólnymi warunkami oraz wymaganiami technicznymi określonymi w zapytaniu ofertowym. 6.3. Cena oferty netto musi być podana w PLN, liczbowo i słownie. 6.4. Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 6.5. Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej. Powinna być czytelna napisana pismem maszynowym lub komputerowym i zawierać ponumerowane strony. 6.6. Wszystkie strony oferty powinny być trwale spięte lub zszyte w sposób zapobiegający możliwości zdekompletowania jej zawartości. 6.7. Oferta musi być podpisana przez osobę(-y) uprawnioną(-e) do reprezentowania przedsiębiorstwa w obrocie prawnym, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z mocy prawa bądź umowy. 6.8. Koszty przygotowania oferty obciążają Wykonawcę. 6.9. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. 6.10. Termin związania ofertą wynosi 60 dni od dnia jej złożenia. 6.11 Na ofercie powinno znaleźć się miejsce na potwierdzenie jej odbioru. 7. Miejsce oraz termin składania ofert 7.1 Miejsce składania ofert: FORUM Polska Agencja Fotografów sp. z o.o. ul. Białostocka 22 lok. 4, 03-741 Warszawa, 7.2 Termin składania ofert: str. 4
Oferty należy składać do 28.02.2013r. do godz. 15.00 7.3.Oferta może być złożona: 1. osobiście w biurze Zamawiającego 2. przesłana pocztą lub kurierem za potwierdzeniem odbioru na adres Zamawiającego 7.4 Oferty dostarczone po określonym terminie nie będą rozpatrywane. 8. Informacje kontaktowe oraz informacje o terminie otwarcia ofert: 8.1. Osobą upoważnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest Pan/Pani Marek Radzikowski: nr tel. 22 6191213 w. 101, adres e-mail: m.radzikowski@forum.com.pl 8.2. Otwarcie ofert odbędzie się dn. 01-03-2013., o godzinie 12:00. Z poważaniem, Marek Radzikowski str. 5