ACK DN 021 1 14/18 Zarządzenie nr 14/2018 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 29 czerwca 2018 roku w sprawie zmiany Zasad (polityki) rachunkowości projektu pn. EPOS System Obserwacji Płyty Europejskiej wprowadzonych do stosowania Zarządzeniem nr 14/2016 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 22 grudnia 2016 roku Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku zarządzam co następuje: 1 Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. EPOS System Obserwacji Płyty Europejskiej stanowiące załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 14/2016 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 22.12.2016 r. otrzymują brzmienie nadane załącznikiem nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2 Zaktualizowane Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. EPOS System Obserwacji Płyty Europejskiej obowiązują od 1 stycznia 2018 r. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor ACK Cyfronet AGH ( ) prof. dr hab. inż. Kazimierz Wiatr
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 14/2018 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 29.06.2018. Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. EPOS System Obserwacji Płyty Europejskiej W związku z rozpoczęciem od 01.01.2017 r. realizacji projektu pn. EPOS System Obserwacji Płyty Europejskiej akronim EPOS PL wprowadza się następujące zasady prowadzenia i rozliczania finansowego projektu oraz zasady księgowania operacji związanych z projektem (polityka rachunkowości). 1. Informacje ogólne ACK Cyfronet AGH jako członek konsorcjum, którego Liderem jest IGF PAN, realizuje projekt pn. EPOS System Obserwacji Płyty Europejskiej współfinansowany w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój działanie 4.2 Rozwój Nowoczesnej Infrastruktury Badawczej Sektora Nauki nr projektu POIR.04.02.00 14 A003/16. Instytucją Pośredniczącą jest Narodowe Centrum Badań i Rozwoju. Instytucją Wdrażającą jest Ośrodek Przetwarzania Informacji Państwowy Instytut Badawczy. Podstawą realizacji projektu są: Przepisy prawa krajowego i wspólnotowego oraz zasady polityk wspólnotowych Dokumenty programowe Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego Umowa o dofinansowanie projektu Wniosek o dofinansowanie wraz ze studium wykonalności Za realizację merytoryczną i finansową projektu (w tym osiągnięcie założonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników produktu i rezultatu) odpowiedzialny jest Kierownik Projektu. Nadzór nad realizacją projektu sprawuje Dyrektor ACK Cyfronet AGH. Za obsługę administracyjną i prowadzenie sprawozdawczości finansowej i merytorycznej projektu (w tym przygotowywanie wniosków o płatność, opis dokumentów księgowych oraz archiwizację dokumentacji) odpowiada Dział Obsługi Projektów. Za księgowość projektu odpowiada Dział Ekonomiczno Finansowy. Za sprawy kadrowe oraz związane z zamówieniami publicznymi odpowiada Dział Administracyjny. Wszystkie dokumenty muszą być opisane zgodnie z zasadami promocji projektu wynikającymi z umowy o dofinansowanie i dokumentów programowych. W szczególności jest to wykorzystanie w trakcie realizacji projektu papieru firmowego projektu, nalepek itp. z logo Programu, emblematem Unii Europejskiej, odniesieniem słownym do Unii 1
Europejskiej i funduszu strukturalnego, z którego następuje współfinansowanie oraz hasłem określonym przez Instytucję Zarządzającą. Ponadto do dowodów księgowych załączany jest dokument przygotowywany przez Dział Obsługi Projektów określający źródła pochodzenia środków finansujących dany koszt oraz podział na część gospodarczą i niegospodarczą zgodnie z bieżącym harmonogramem rzeczowo finansowym. Dokument ten podpisywany jest przez Kierownika Projektu. 2. Tryb uruchamiania decyzji finansowych Dział Obsługi Projektów prowadzi wszelkie sprawy dotyczące danego projektu i przechowuje dokumentację z tym związaną. Każdy wydatek w projekcie uruchamiany jest na wniosek Kierownika Projektu po potwierdzeniu przez Dział Obsługi Projektów zgodności z harmonogramem rzeczowo finansowym. Po potwierdzeniu zabezpieczenia finansowego przez Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno Finansowych wydatek jest zatwierdzany przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 3. Sprawozdawczość projektu Obowiązki w zakresie sprawozdawczości określa umowa o dofinansowanie. Zgodnie z nią ACK Cyfronet AGH jest zobowiązany do przedkładania (za pośrednictwem Lidera Konsorcjum) do Instytucji Wdrażającej wniosków o płatność zaliczkową, refundacyjną i końcową. Całość prac związanych ze sprawozdawczością koordynuje Dział Obsługi Projektów. Wnioski o płatność przygotowywane są zgodnie z zaleceniami Instytucji Wdrażającej oraz wymogami Lidera Konsorcjum. Wszystkie wydatki przedstawiane do wniosku o płatność potwierdzane są skanami dokumentów oryginalnych (listy płac, potwierdzenia przelewów, faktury, umowy itp.), które są umieszczane w elektronicznym systemie obsługi projektów SL2014 za pośrednictwem Lidera Konsorcjum. Wszystkie dokumenty w projekcie składane do Instytucji Wdrażającej (za pośrednictwem Lidera Konsorcjum) są zatwierdzane i podpisywane przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH i Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno Finansowych na podstawie szczególnego upoważnienia Rektora AGH. 4. Ewidencja księgowa projektu Ewidencja księgowa projektu stanowi część całej ewidencji księgowej ACK Cyfronet AGH i podlega zasadom ogólnym opisanym w polityce (zasadach) rachunkowości ACK Cyfronet AGH z uszczegółowieniem opisanym w niniejszym dokumencie. Zgodnie z 2
zasadami określonymi w przepisach prawa wspólnotowego oraz umowie na dofinansowanie ACK Cyfronet AGH wyodrębnia wszelkie operacje i zdarzenia gospodarcze stanowiące podstawę do ustalenia wszystkich poniesionych wydatków w projekcie. A) W budżecie projektu EPOS System Obserwacji Płyty Europejskiej zostały przewidziane wydatki na wytworzenie wartości niematerialnej i prawnej czyli budowę e platformy badawczej EPOS PL, wydatki na promocję, wydatki na zakup wyposażenia i materiałów służących realizacji inwestycji, koszty pośrednie. ACK Cyfronet AGH realizuje zadania nr 1 i 10. Wkład własny ACK Cyfronet AGH to wydatki na wynagrodzenia osób budujących platformę badawczą. W projekcie księgowany jest na koncie 649 318 z wyznacznikiem 3 na 6. poziomie analityki. Koszty niekwalifikowalne to VAT naliczony, który nie podlega zwrotowi z Urzędu Skarbowego. VAT jest odliczany prewspółczynnikiem, który co roku określany jest zgodnie z przepisami o podatku VAT. Koszty pośrednie są naliczane przez Dział Obsługi Projektów w wysokości 8% ryczałtu od poniesionych i planowanych do wykazania we wniosku o płatność kosztów bezpośrednich stanowiących zgodnie z umową o dofinansowanie projektu podstawę do naliczenia ryczałtu. Dokument ten stanowi podstawę do zaksięgowania kosztów pośrednich do projektu. B) Analityka oparta jest o klasy kont i skorowidze przyjęte w ogólnych zasadach rachunkowości jednostki. Na potrzeby projektu EPOS PL (z uwagi na specyfikę rozliczeń) zostały ustalone następujące numery analityczne: w ramach skorowidza Źródła finansowania3: 318 EPOS PL 319 EPOS PL refundacja (stosowane jedynie na potrzeby księgowania operacji bankowych) 78 EPOS PL rozliczenie dotacji na inwestycje w ramach skorowidza Zadania: 151 zad. 1 152 zad. 10 Do celów ewidencjonowania operacji projektu pn. EPOS System Obserwacji Płyty Europejskiej przeznaczone są następujące konta syntetyczne wraz z analityką: 029 318 analityka_020 > Koszty zakończonych prac rozwojowych EPOS PL Konto służy do zaewidencjonowania przyjęcia na stan majątkowy wytworzonej wartości niematerialnej i prawnej. 3
079 318 analityka_070 > Umorzenie kosztów zakończonych prac rozwojowych EPOS PL 139 318 Rachunek bankowy EPOS PL Konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych i operacji pieniężnych na wyodrębnionym zaliczkowym rachunku bankowym projektu. 139 319 Rachunek bankowy EPOS PL refundacja Konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych i operacji pieniężnych na wyodrębnionym refundacyjnym rachunku bankowym projektu. Z rachunku refundacyjnego dokonywane są płatności w przypadku braku zaliczek na koncie zaliczkowym oraz wydatki ponoszone jako wkład własny i koszty niekwalifikowalne. 231 (1.poziom analityki w oparciu o klasy kont: rodzaje wynagrodzeń; 2. poziom analityki skorowidz: źródło finansowania3) rozliczenie wynagrodzeń 232 (poziomy analityki w oparciu o klasy kont: składniki listy płac; ostatni poziom analityki: skorowidz: źródło finansowania3) Rozrachunki z tyt. wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i innych tytułów 240 03 318 > Rozrachunki z tytułu projektów dotacje i dofinansowania projekt EPOS PL Na koncie tym ewidencjonuje się należną od Instytucji Wdrażającej refundację kosztów ujętych we wnioskach zatwierdzonych niezrefundowanych jak i niezatwierdzonych na dzień bilansowy w ostatnim roku kalendarzowym trwania projektu. 500 318 analityka: zadania koszty rodzajowe analityka kwalifik > Koszty bezpośrednie projektu EPOS PL Na koncie tym księgowane są bieżące koszty proste związane z promocją projektu (usługi), koszty zakupu materiałów i środków trwałych niskocennych (wyposażenia) oraz koszty pośrednie w podziale analitycznym na zadania, koszty rodzajowe oraz z zaznaczeniem ich kwalifikowalności wg zasad projektowych, ponoszonych w ramach części niegospodarczej. Wszystkie koszty kwalifikowalne są finansowane w 100% ze środków projektu (dotacji). Koszty niekwalifikowalne finansowane są ze środków własnych. Każdy dokument księgowy dotyczący zakupów księgowanych na koncie 500 318 jest rozksięgowywany w oparciu o dane wynikające z załączonego do niego dokumentu, o którym mowa w pkt 1 niniejszych Zasad. Przykład konta: 500 318 151 46443 01 > koszty bezpośrednie część niegospodarcza projekt EPOS PL zad nr 1 koszty reklamy(promocji) koszty kwalifikowalne. Środki trwałe niskocenne są to środki trwałe o wartości początkowej do 10.000 zł podlegające jednorazowej amortyzacji, wprowadzane do ewidencji wyposażenia E. 504 318 analityka: zadania koszty rodzajowe analityka kwalifikowalności > Koszty bezpośrednie projektu cz. gospodarcza EPOS PL Na koncie tym księgowane są bieżące koszty proste związane z promocją projektu (usługi), koszty zakupu materiałów i środków trwałych niskocennych (wyposażenia) oraz koszty pośrednie w podziale analitycznym na zadania, koszty rodzajowe oraz z zaznaczeniem ich kwalifikowalności wg zasad projektowych, ponoszonych w ramach części gospodarczej. Wszystkie koszty kwalifikowalne są finansowane w 100% ze środków projektu (dotacji). 4
Koszty niekwalifikowalne finansowane są ze środków własnych. Każdy dokument księgowy dotyczący zakupów księgowanych na koncie 504 318 jest rozksięgowywany w oparciu o dane wynikające z załączonego do niego dokumentu, o którym mowa w pkt 1 niniejszych Zasad. Przykład konta: 504 318 151 46443 02 > koszty bezpośrednie część gospodarcza projekt EPOS PL zad. nr 1 koszty reklamy(promocji) koszty niekwalifikowalne. Środki trwałe niskocenne są to środki trwałe o wartości początkowej do 10.000 zł podlegające jednorazowej amortyzacji, wprowadzane do ewidencji wyposażenia E. 649 318 analityka: zadania koszty rodzajowe analityka KWALIFIK analityka GOSPanalityka dotacji > Koszty prac rozwojowych EPOS PL Na koncie tym księgowane są koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio realizujących prace związane z wytworzeniem e platformy badawczej w podziale analitycznym na zadania, koszty rodzajowe, z zaznaczeniem ich kwalifikowalności wg zasad projektowych (01 kwalifikowalne; 02 niekwalifikowalne), w podziale na część gospodarczą (01) i niegospodarczą (02) oraz z zaznaczeniem źródła pochodzenia środków (2 środki z instytucji krajowych dotacja; 3 środki własne). Każdy dokument księgowy dotyczący wyżej wymienionych kosztów jest księgowany na koncie 649 318 w oparciu o dane wynikające z załączonego do niego dokumentu, o którym mowa w pkt. 1 niniejszych Zasad. Koszty te są aktywowane na koncie 649 318 do czasu przyjęcia wytwarzanej wartości niematerialnej i prawnej do użytkowania. Przykłady kont: 649 318 152 43101 01 01 3 > koszty prac rozwojowych projekt EPOS PL zad nr 10 koszty wynagrodzeń osobowych kwalifikowalne część gospodarcza środki własne (wkład własny) 649 318 152 43101 01 02 2 > koszty prac rozwojowych projekt EPOS PL zad nr 10 koszty wynagrodzeń osobowych kwalifikowalne część niegospodarcza środki z instytucji krajowych (środki projektu dotacja) 702 318 analityka dotacji > Koszt własny sprzedaży EPOS PL Na konto to przeksięgowywane są na koniec okresu bilansowego koszty zaewidencjonowane na kontach 500 318 i 504 318 w podziale na: koszty kwalifikowalne poniesione ze środków projektu w formie refundacji lub zaliczki (analityka dotacji: 2 środki z instytucji krajowych dotacja) koszty niekwalifikowalne poniesione ze środków własnych (analityka dotacji: 3 środki własne). Przeniesienie kosztów w podziale na źródła finansowania musi być zgodne ze złożonymi wnioskami o płatność. 704 318 Przychody z części gospodarczej EPOS PL Na koncie tym będą ewidencjonowane przychody związane lub będące wynikiem realizacji projektu EPOS PL. 740 318 Rozliczenie dotacji EPOS PL 5
Na koncie tym ewidencjonowane są środki dotacji zaliczone jako przychody roku bilansowego. 845 01 318 analityka dotacji > Międzyokresowe rozliczenia przychodów krótkoterminowe EPOS PL Na koncie tym ewidencjonowane są otrzymane środki finansowe na realizację projektu (zaliczki, refundacje). Podlegają one rozliczeniu z kontem 740 318 na koniec każdego roku bilansowego w wysokości zgodnej z kontem 702 318 2 do wysokości posiadanych środków. 845 02 78 analityka dotacji > Międzyokresowe rozliczenia przychodów długoterminowe EPOS PL Na konto to w dacie przyjęcia WNiP na stan majątkowy będą przeksięgowane z konta 845 01 318 środki finansowe projektu otrzymane na wytworzenie wartości niematerialnej i prawnej w wysokości nakładów zaewidencjonowanych na koncie kosztów prac rozwojowych 649 318 sfinansowanych z dofinansowania od Instytucji Wdrażającej. Po przyjęciu na stan majątkowy ACK Cyfronet AGH środki te będą rozliczane w pozostałe przychody operacyjne równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych / umorzeniowych. 6