Wybrane komputerowe systemy wykorzystywane w gospodarce magazynowej przedsiêbiorstw

AUTOMATYKA 2011 Tom 15 Zeszyt 2 Piotr Kisiel*, Bo ena Zwoliñska**, Pawe³ Gara* Wybrane komputerowe systemy wykorzystywane w gospodarce magazynowej przedsiêbiorstw 1. Wprowadzenie Komputery od swoich najwczeœniejszych lat by³y wykorzystywane w przedsiêbiorstwach. Pocz¹tkowo s³u y³y do œledzenia transakcji finansowych, prowadzenia ksiêgowoœci i wspomagania gospodarki zasobami. Ostatnia dekada przynios³a znaczny rozwój w dziedzinie systemów informatycznych. Ze wzglêdu na olbrzymie obni enie kosztów sprzêtu i oprogramowania mo liwe sta³o siê wprowadzenie komputerów do coraz to mniejszych jednostek gospodarczych. W latach 60. i 70. na komputeryzacjê pozwoliæ mog³y sobie tylko najwiêksze firmy dysponuj¹ce du ymi œrodkami finansowymi. Obecnie firmy zatrudniaj¹ce tylko po parê osób wykorzystuj¹ profesjonalne aplikacje komputerowe. Wraz z wprowadzeniem na pocz¹tku lat 80. mikrokomputerów, których cena z roku na rok staje siê relatywnie coraz ni sza, iloœæ komputerów wykorzystywanych przez przedsiêbiorstwa gwa³townie wzros³a. Poci¹gnê³o to za sob¹ olbrzymi rozwój firm opracowuj¹cych oprogramowanie. Pojawia³y siê nowe narzêdzia, umo liwiaj¹ce nie tylko statystyczn¹ obróbkê danych, ale tak e, dziêki rozwojowi dzia³u informatyki zajmuj¹cego siê problemami Sztucznej Inteligencji, bardziej inteligentne wykorzystanie informacji (systemy doradcze Expert Systems). Obecnie wiele firm nie wyobra a sobie swojej przysz³ej dzia³alnoœci bez u ycia komputerów. Szczególnie kadry kierownicze, które codziennie stykaj¹ siê z olbrzymim nat³okiem informacji odczuwaj¹ coraz wiêksz¹ potrzebê efektywnego jej przetwarzania i wykorzystywania przy planowaniu nowych przedsiêwziêæ, opracowywaniu wyników finansowych, analizowaniu nowych mo liwoœci [1]. 2. System komputerowy ARETICS Zarz¹dzanie strumieniami materia³owymi obejmuje monitorowanie stanu magazynowego oraz sterowanie zaopatrzeniem zakup, sk³adowanie, przygotowanie, pakietowanie, * AGH Akademia Górniczo-Hutnicza, Wydzia³ In ynierii Mechanicznej i Robotyki, Katedra Systemów Wytwarzania ** Podkarpacka Szko³a Wy sza im. b³. ks. W³adys³awa Findysza, Wydzia³ Ekonomii i Transportu 229

230 Piotr Kisiel, Bo ena Zwoliñska, Pawe³ Gara wydawanie i kontrola poborów materia³u. Ka dy u ytkownik Aretics Maintenance po zalogowaniu dostaje swój w³asny profil (rys. 1), który mo e sam dostosowaæ wed³ug w³asnych preferencji. Sam wybiera zakres przedstawiania danych. W ten sposób ma pod rêk¹ zawsze te informacje i te funkcje, których u ywa najczêœciej. Nawet u ytkownicy niemaj¹cy doœwiadczenia w pracy z komputerem s¹ w stanie sprawnie u ywaæ tego oprogramowania. Nie s¹ potrzebne adne wstêpne umiejêtnoœci. System jest zbudowany tak, eby wszyscy bez problemu mogli u ywaæ tych funkcji, których potrzebuj¹ [2]. Magazyn czêœci zamiennych i materia³ów potrzebnych do utrzymania ruchu najczêœciej wyodrêbnia siê z gospodarki materia³owej firmy i zarz¹dza oddzielnie w ramach systemu ARETICS. Robi siê to z wielu powodów. Po pierwsze, czêœci zamienne musz¹ byæ powi¹zane z urz¹dzeniami, do których s¹ stosowane, a te s¹ administrowane przez system ARETICS. Powi¹zanie takie umo liwia pokazanie na karcie ka dego urz¹dzenia, jakie czêœci pasuj¹ce do niego s¹ w magazynie, a na kartach poszczególnych czêœci, do jakich maszyn one pasuj¹. To znacznie u³atwia i skraca planowanie prac [2]. Po drugie, gospodarka materia³owa jest w systemie ARETICS skoordynowana z harmonogramem prac utrzymania ruchu. Czêœci zapasowe s¹ powi¹zane z poszczególnymi zadaniami tak, aby wszystkie czêœci wg listy materia³owej mog³y byæ zakupione i dostarczone we w³aœciwym czasie. Po trzecie, mimo e mamy mnóstwo czêœci w magazynie, to zawsze brakuje tego, czego w³aœnie w danej chwili potrzebujemy. ARETICS pozwala na œwiadom¹, systematyczn¹ pracê nad ustaleniem, co powinniœmy mieæ w magazynie i w jakich iloœciach. Œledzenie historii zu ycia, poprzez poszczególne obiekty lub wykonane na nich zadania w zestawieniu z analiz¹ kosztów magazynowania, kosztów dostaw ekspresowych oraz konsekwencji wyd³u enia czasu naprawy (straty produkcji, jakoœci itd.) pozwala na optymalizacjê zapasów. W systemie ARETICS ka dy artyku³ ma numer identyfikacyjny i przypisany kod kreskowy [2]. Na karcie magazynowej (rys. 1) podane jest miejsce w magazynie, opis i rysunek lub zdjêcie, saldo, punkt ponownego zamówienia, ustalona wielkoœæ zamówienia i czas realizacji, kategoria, typ, rodzaj kosztów (jeœli inny ni dla typu artyku³u), cena, producenci i dostawcy (ka dy artyku³ mo e mieæ wielu producentów i dostawców), odnoœniki do rysunków i dostêpnej dokumentacji. U ytkownik mo e te w razie potrzeby definiowaæ w³asne atrybuty dla poszczególnych typów artyku³ów. Karta magazynowa pozwala na indywidualn¹ konfiguracjê ka dego artyku³u na przyk³ad zakaz poborów prowadz¹cych do negatywnego salda lub ustawianie poborów w kolejkê w oczekiwaniu na dostawê. Mo liwe jest ustawienie automatycznego pobrania materia³u poprzez zaplanowane zadania, lub zezwolenie jedynie na manualne pobory [2]. ARETICS pozwala na stosowanie praktycznie wszystkich znanych modeli sterowania magazynem. Obs³uga dostaw przewiduje przyjmowanie dostaw na podstawie zamówienia, bez zamówienia, dostaw czêœciowych oraz dostaw koñcowych. Zamówienia mog¹ byæ generowane manualnie lub automatycznie, na podstawie sald oraz zadañ w harmonogramie.

Wybrane komputerowe systemy wykorzystywane w gospodarce magazynowej... 231 ARETICS wspiera œledzenie przebiegu zamówieñ oraz ich koordynacjê i ma równie wbudowane wsparcie dla przeprowadzania inwentaryzacji. Karta magazynowa daje szerokie mo liwoœci przeszukiwania mo liwoœæ podgl¹du zarezerwowanych materia³ów do zaplanowanych zadañ, kolejki po dany artyku³ w wypadku niedoboru, ca³¹ historiê zakupów (daty zamówieñ, daty dostaw), czy te historiê pobrañ z rozbiciem na poszczególnych pracowników. Rys. 1. G³ówny ekran programu Aretics Maintenance [2] 3. Pakiet WizCount Jest to zintegrowany system klasy ERP do zarz¹dzania przedsiêbiorstwem, który jest kompletnym rozwi¹zaniem informatycznym zaspokajaj¹cym potrzeby firm dzia³aj¹cych w ró nych obszarach rynku (handel, us³ugi, produkcja, serwis). Sk³ada siê z kilkunastu modu³ów. Wszystkie modu³y, z których system jest zbudowany, mog¹ funkcjonowaæ samodzielnie lub w korelacji z pozosta³ymi, tworz¹c zintegrowan¹ ca³oœæ. Jednym z nich jest modu³ do zarz¹dzania magazynem i planowaniem zakupów, jak równie do zarz¹dzaniem naprawami i serwisem. Podstawowe funkcje znajduj¹ siê przy poszczególnych modu³ach.

232 Piotr Kisiel, Bo ena Zwoliñska, Pawe³ Gara Zarz¹dzanie gospodark¹ magazynow¹: Optymalizacja stanu magazynowego oprócz standardowego zamawiania towarów na magazyn (gdzie program sprawdza, które pozycje znajduj¹ siê poni ej okreœlonego poziomu) WizCount zawiera unikalny system oparty na algorytmie badañ operacyjnych do optymalizacji zamówieñ od dostawców, który oblicza dla ka dego towaru, kiedy powinien zostaæ zamówiony, od którego dostawcy i w jakiej iloœci. Zarz¹dzanie wieloma magazynami. Przenoszenie towarów pomiêdzy magazynami. Podzia³ magazynu na strefy i obszary magazynowe. Funkcja œledzenia salda zapasów i magazynów (rys. 2). Automatyczna aktualizacja cen towarów w magazynach lub zestawieniach magazynowych. Aktualizacja stanów magazynowych poprzez inne dokumenty ni faktury zakupowe czy sprzeda owe, tj. wejœcie ogólne, wyjœcie ogólne, bilans otwarcia. Inwentaryzacja. Aktualizacja wartoœci stanów magazynowych po inwentaryzacji. Rys. 2. Widok okna stanów zapasów [3] Okreœlanie zysku na danym towarze wg ostatniej ceny zakupu, wartoœci zapasów lub kalkulacji kosztów produkcji. Planowanie zakupów [3]: Analiza poziomu zapasów oraz iloœci sprzedanego towaru w danym okresie.

Wybrane komputerowe systemy wykorzystywane w gospodarce magazynowej... 233 Œledzenie historii zakupów (rodzaj towaru, iloœæ, dostawca). Raporty umo liwiaj¹ce planowanie zakupów, kiedy zamówiæ towar, od jakiego dostawcy i w jakiej iloœci. Generowanie zamówienia towaru na podstawie raportu planowania zakupu (rys. 3). Kontrola zamówieñ niezrealizowanych (otwartych) pliki tymczasowe. Poprawianie zamówienia iloœci lub dostawcy przed ostatecznym wykonaniem. Fakturowanie na podstawie wykonanego zamówienia. Zbiorcze generowanie zestawieñ z podzia³em na dostawców. Rys. 3. Widok okna zakupów [3] Zarz¹dzanie remontami i serwisem [3]: Obs³uguje wszystkie procesy zwi¹zane z naprawami i serwisem, zachowuj¹c historiê ka dej naprawionej pozycji, wystawia zlecenia, zarz¹dza czasem naprawy, czêœciami zamiennymi oraz pracami wykonanymi przez podwykonawców. Obs³uga napraw i konserwacji urz¹dzeñ oraz przyrz¹dów. Mo liwoœæ skojarzenia towarów u ywanych przy wykonywanej naprawie z pozycjami pracy koniecznymi do wykonania naprawy wprowadzenie wszystkich pozycji materia³ów i robocizny dla standardowych napraw jest mo liwe za pomoc¹ jednego klikniêcia. Rozró nianie napraw gwarancyjnych, czêœciowo gwarancyjnych i w pe³ni odp³atnych. Rozró nienie pozycji pracy na godziny i rycza³t. Przechowywanie historii ka dej naprawionej czêœci, wystawianie zlecenia pracy. Zarz¹dzanie czasem naprawy (WizCount uwzglêdnia godzinê rozpoczêcia i zakoñczenia pracy, a gdy klient jest rozliczany zgodnie ze stawk¹ rycza³tow¹, mo na do niej dodaæ tak e dane i iloœci).

234 Piotr Kisiel, Bo ena Zwoliñska, Pawe³ Gara Zarz¹dzanie czêœciami zamiennymi wykorzystywanymi w naprawie oraz pracami wykonanymi przez podwykonawców. Zarz¹dzanie numerami seryjnymi WizCount rejestruje towar z numerem seryjnym sprzedany ka demu klientowi (za pomoc¹ jednego przycisku mo na zobaczyæ wszystkie towary sprzedane danemu klientowi i odnaleÿæ towar przyniesiony do naprawy). Mo liwoœæ okreœlenia z góry bud etu na naprawê oraz kontrolowania bud etu (ograniczenie kosztu napraw uwzglêdnionych w umowie) oraz godzin pracy (ograniczenie wielkoœci, która uwzglêdnia wszystkie godziny przepracowane zgodnie z umow¹). Dodatkowe ograniczenia lokalizacja serwisu, czas reakcji, szczegó³y. Automatyczne generowanie listy podzespo³ów wchodz¹cych w sk³ad danego towaru z podaniem takich szczegó³ów jak m.in.: seria towaru, gwarancja, nr kontraktu, itp. Dowolne fakturowanie zleceñ serwisowych mo liwe jest wystawianie faktur dla pojedynczej naprawy lub wystawianie faktury zbiorczej obejmuj¹cej obci¹ enia dla klientów, np. po zakoñczeniu miesi¹ca dla zleceñ pracy utworzonych w ci¹gu miesi¹ca. 4. Pakiet komputerowy MAGAZYNIER System zarz¹dzania magazynem MAGAZYNIER to kompleksowe (oprogramowanie, urz¹dzenia, us³ugi i serwis) rozwi¹zanie informatyczne wspieraj¹ce operacje magazynowe oraz optymalizuj¹ce wykorzystanie przestrzeni magazynowej. Rozwi¹zanie dedykowane jest dla przedsiêbiorstw handlowych, produkcyjnych i us³ugowych dowolnej wielkoœci, charakteryzuj¹cych siê du ym asortymentem towarów przechowywanym w magazynach. System umo liwia pracê on-line/off-line firmom wielomagazynowym, posiadaj¹cym skomplikowan¹ strukturê uprawnieñ. Oprogramowanie mo e byæ zintegrowane z dowolnym systemem klasy ERP i znacz¹co podnieœæ efektywnoœæ i niezawodnoœæ wbudowanych elementów gospodarki magazynowej. Elastyczna konfiguracja zapewnia dostosowanie systemu do indywidualnych wymagañ klienta. Program MAGAZYNIER wspiera zarz¹dzanie funkcjonowania magazynu od przyjêcia towaru i jego lokalizacji na magazynie, poprzez odwzorowanie ruchów w ramach procesów handlowych i/lub produkcyjnych i wydañ, a po dostarczenie szczegó³owych i aktualnych danych o zdarzeniach na magazynach osobom odpowiedzialnym. Usprawnia procesy przyjêcia towarów zdefiniowane w dowolnym systemie ERP, obs³uguje nadawanie alfanumerycznych kodów towarowych, jak równie zarz¹dza przydzielaniem i czyszczeniem kodów EAN. Optymalizacja wydañ towarowych wzbogacona jest m.in. o mo liwoœæ pakowania towarów w paczki oznaczone w³asnym kodem kreskowym. Mechanizmy po³o- enia na magazynie usprawniaj¹ prawid³owe wykorzystanie przestrzeni magazynowej i optymalizuj¹ pracê magazynierów. Elementy funkcjonalne inwentaryzacji pomagaj¹ w œledzeniu rzeczywistego stanu asortymentu na magazynach. Oprogramowanie przeznaczone jest g³ównie dla pracowników magazynowych, wspó³pracuje z terminalami przenoœnymi.

Wybrane komputerowe systemy wykorzystywane w gospodarce magazynowej... 235 System Magazynier sk³ada siê z trzech g³ównych modu³ów: Modu³ Przyjêæ wspiera pracê pracownika od momentu otrzymania towaru poprzez jego identyfikacjê, oznakowanie, ustalenie w³aœciwego miejsca po³o enia a po ewidencjê rzeczywistego miejsca sk³adowania. Modu³ Wydañ organizujê prace zwi¹zane z przygotowaniem towaru do wysy³ki, od przygotowania dok³adnej listy towarów do wydania, przez wskazanie w³aœciwego miejsca towaru na magazynie i identyfikacji odpowiedniej dostawy a po weryfikacjê przygotowania materia³ów wed³ug zapotrzebowania. Dodatkowa obs³uga pakowania usprawnia proces za³adunku oraz przesuniêæ miêdzymagazynowych. Modu³ Inwentaryzacji oferuje przeprowadzenie inwentaryzacji zarówno ca³oœciowej jak i czêœciowej z dok³adnoœci¹ do gniazd rega³owych, co umo liwia remanent w dowolnym momencie bez koniecznoœci blokowania magazynu. Zaawansowane mechanizmy kontrolne eliminuj¹ b³êdy powsta³e podczas tradycyjnego procesu inwentaryzacji. 5. System ScanTag Rozwi¹zaniem wiêkszoœci problemów magazynowych jest zintegrowany System Zarz¹dzania Magazynem ScanTag.WMS, który pozwala osi¹gn¹æ wysok¹ efektywnoœæ dzia³ania magazynu poprzez optymalizacjê procesów magazynowych. Filozofia tego rozwi¹zania oparta jest na trzech elementach, które pozwalaj¹ zredukowaæ iloœæ b³êdów do minimum i zwiêkszyæ wydajnoœæ pracy w magazynie [4]: Optymalne procesy magazynowe w tym rozwi¹zaniu zosta³y zaimplementowane wszystkie najlepsze praktyki zarz¹dzania magazynowym pocz¹wszy od przyjêcia towarów na magazyn, poprzez ich przechowywanie a po kompletacje i wysy³kê. Automatyczna identyfikacja towarów wszystkie towary oznaczone s¹ elementami pozwalaj¹cymi na ich automatyczn¹ identyfikacjê na ka dym etapie ³añcucha dostaw, co pozwala na ca³kowite wyeliminowanie b³êdów wynikaj¹cych z niew³aœciwej identyfikacji towarów przez pracowników Mobilni pracownicy wszyscy pracownicy w magazynie wyposa eni s¹ w terminale radiowe, dziêki którym otrzymuj¹ na bie ¹co wszelkie istotne informacje oraz potwierdzaj¹ wykonane przez siebie prace. Wykorzystanie ScanTag.WMS w magazynie niesie ze sob¹ nastêpuj¹ce korzyœci [4]: Automatyzacja procesów magazynowych. Kierowane przez system procesy rozlokowywania towarów w magazynie z uwzglêdnieniem klasyfikacji ABC oraz grup towarowych oraz kompletacji. Optymalizacja wykorzystanie przestrzeni w magazynie. Optymalizacja tras pokonywanych przez pracowników. Eliminacja pracy anonimowej.

236 Piotr Kisiel, Bo ena Zwoliñska, Pawe³ Gara Obliczanie efektywnoœci pracowników na podstawie wielu kryteriów. Pe³na kontrola nad towarami znajduj¹cymi siê w magazynie (iloœci, partie, daty przydatnoœci, lokalizacje). Wdro enie standardów logistycznych etykieta logistyczna. Eliminacja dokumentów papierowych (PZ i WZ). Automatyczny wydruk listów przewozowych dla wiêkszoœci firm spedycyjnych. Korzyœci te nios¹ ze sob¹ wymierne finansowo zyski dla firmy. W zale noœci od bie ¹cej efektywnoœci wykorzystania zasobów ludzkich, skomplikowania procesów magazynowych i wielkoœci magazynu, wdro enie ScanTag.WMS pozwala na uzyskanie nawet do 50% wiêkszej efektywnoœci pracy w magazynie i wyeliminowaæ do 95% b³êdów powstaj¹cych w wyniku z³ej identyfikacji towarów (kompletacja, kontrola). ScanTag.FA jest rozwi¹zaniem informatycznym przeznaczonym do œledzenia i zarz¹dzania œrodkami trwa³ymi, niskocennymi oraz wartoœciami niematerialnymi, prawnymi w organizacji. Dziêki scentralizowanej, sieciowej architekturze i zastosowaniu kodów kreskowych do oznaczania œrodków trwa³ych oraz wykorzystaniu przenoœnych terminali system jest w stanie efektywnie zarz¹dzaæ mieniem w organizacjach o dowolnej strukturze organizacyjnej oraz iloœci œrodków trwa³ych. System zosta³ zaprojektowany na bazie najlepszych praktyk zarz¹dzania mieniem. Intuicyjny interfejs u ytkownika pozwala dzia³om administruj¹cym w bardzo szybki sposób identyfikowaæ œrodki trwa³e, ich lokalizacjê oraz przypisanie do osoby. Wykorzystanie terminali przenoœnych i automatycznej identyfikacji opartej o kody kreskowe praktycznie ca³kowicie redukuje b³êdy oraz pozwala znacz¹co zaoszczêdziæ czas [4]. 6. Podsumowanie Obecnie rynek jest coraz bardziej wymagaj¹cy pod wzglêdem jakoœci i terminowoœci dostaw. Aby móc zapewniæ wysok¹ jakoœæ i dotrzymywaæ ustalonych terminów dostaw, niezbêdna jest ci¹g³a kontrola i szybka reakcja w razie wyst¹pienia jakichkolwiek problemów. Z obserwacji kilku ostatnich lat zauwa yæ mo na, e coraz czêœciej przedsiêbiorstwa wdra aj¹ aplikacje komputerowe pozwalaj¹ce na efektywniejsze wykorzystanie magazynów i racjonalniejsz¹ politykê zakupów. W odpowiedzi na zapotrzebowanie wystêpuj¹ce na rynku oprogramowania dedykowanego tym w³aœnie celom powsta³o wiele aplikacji informatycznych. Literatura [1] Komputerowe wspomaganie zarz¹dzania magazynem. PC Busines, Warszawa 2008. [2] www.it-expert.com/aretics, Stan na dzieñ 2011.04.12. [3] Materia³y reklamowe dostarczone przez firmê WizSoft, 2011. [4] www.scantag.com.pl, Stan na dzieñ 2011.05.03.