1 Ewidencja 1. Uruchomienie modułu ewidencji 2. Okno ewidencji 2.1 Pobranie danych z bazy 2.2 Aktywny kierowca 2.3 System pracy 2.4 Okres rozliczeniowy i dzień wolny 2.5 Zmiana zakresu danych 2.6 Siatka rozliczeniowa 2.6.1 Doba pracownicza 2.6.2 Rozliczenie 2.6.3 Praca 2.6.4 Przestój 2.6.5 Inne 2.6.6 Nadliczbowe 2.6.6.1 Nadliczbowe średniotygodniowe - metoda PIP 2.6.6.2 Nadliczbowe średniotygodniowe - metoda MPIPS 2.6.7 Dyżury 2.7 Odbiór nadgodzin i dyżurów 3. Podsumowanie 3.1 Zakładka Podsumowanie 3.2 Zakładka Szczegóły 4. Ewidencja czasu pracy i wniosek o udzielenie czasu wolnego 5. Szczegóły rozliczenia 6. Ewidencja zbiorcza 7. Płace 1. Uruchomienie modułu ewidencji Uruchomienie modułu ewidencji jest możliwe poprzez: 1. Wybranie w menu "Raporty - Rozliczanie czasu pracy kierowców - Ewidencja czasu pracy kierowcy" 2. Wybranie odpowiedniego przycisku na pasku przycisków: Z widoku kalendarza: Infolab 2017 1
Z widoku analogowego: Z widoku cyfrowego: 3. Wciśnięcie przycisku "Ewidencja czasu pracy" na ekranie powitalnym Tachospeed Infolab 2017 2
Po uruchomieniu modułu ewidencyjnego pojawi się puste okno ewidencji. Uwaga: Położenie przycisków i opcji może się zmieniać w zależności od rozdzielczości ekranu oraz ustawienia widoku ekranu (pełny ekran bądź okno). 2. Okno ewidencji Główne okno modułu ewidencji można podzielić na trzy części: 1. Górna (oznaczona na rysunku powyżej czerwoną ramką) zawiera informacje o kierowcy i sposobie jego rozliczania, a także przyciski służące do pobierania danych, zmiany ustawień ( Opcje) i sporządzania raportów; 2. Środkowa (niebieska ramka) czyli siatka, na którą nanoszone zostają dane po pobraniu ich z bazy i dokonaniu rozliczenia, zwana dalej siatką rozliczeniową ; 3. Dolna (żółta ramka) zawiera kontrolki odpowiedzialne za ustawienie automatycznych odbiorów i ich kolejności, jak również przyciski do zapisu /odczytu sporządzonej wcześniej ewidencji. Znajduje się tu także przycisk służący do wyświetlenia podsumowania. 2.1 Pobranie danych z bazy Pobranie danych z bazy jest możliwe dzięki przyciskowi "Pobierz dane". Pozwala on na sczytanie wprowadzonych wcześniej informacji o czynnościach wybranego kierowcy (wprowadzonych ręcznie bądź z tarczek lub Infolab 2017 3
plików cyfrowych) za odpowiedni okres rozliczeniowy, oraz przeanalizowanie ich wedle wprowadzonych ustawień w opcjach ewidencji. Okno po wczytaniu odpowiednich danych: 2.2 Aktywny kierowca Wybór aktywnego kierowcy jest możliwy poprzez wybranie odpowiedniej pozycji z listy kierowców. Na liście są widoczni tylko ci kierowcy, którzy nie są oznaczeni jako nieaktywni. Obok każdego z kierowców zaznaczony jest zakres dat, dla którego ma on zapisane aktywności w bazie danych. 2.3 System pracy Infolab 2017 4
W programie Tachospeed możliwe jest rozliczanie kierowców w następujących systemach pracy: W przypadku systemu równoważnego możliwe jest określenie maksymalnego wymiaru pracy od 9 do 12 godzin w zależności od rodzaju wykonywanego przewozu. Ustawienie maksymalnego wymiaru dla systemu równoważnego możliwe jest w "Opcjach" ewidencji. Na niebieskim tle można również wybrać opcję dotyczącą etatu, w którym dany kierowca został zatrudniony. Jeżeli został wybrany niepełny etat możliwe jest określenie granicy godzin nadliczbowych, wynikających z podpisanej umowy o pracę. 2.4 Okres rozliczeniowy i dzień wolny W module ewidencyjnym programu Tachospeed możliwe jest wybranie okresu rozliczeniowego między 1 tygodniem a 12 miesiącami. Ustawa o czasie pracy kierowców ogranicza te okresy maksymalnie do 4 miesięcy. Infolab 2017 5
Jako dzień wolny od pracy można określić wszystkie dni tygodnia oprócz niedzieli. Najczęściej spotykanym dniem wolnym od pracy jest sobota, jednakże w każdym tygodniu możliwe jest określenie innego wolnego dnia od pracy. Program może elastycznie ustalać wolny dzień od pracy. Funkcjonalność tę można włączyć w oknie "Opcje" ewidencji w zakładce "Podstawowe - Po pobraniu danych - Zamieniaj dni wolne z pracą na dni robocze bez pracy ". Uwaga: Aby wprowadzone zmiany dotyczące systemu pracy, etatu, okresu rozliczeniowego oraz dnia wolnego zostały zapisane należy użyć przycisku "Zapisz zmiany". W celu przypomnienia o tym użytkownikowi po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian przycisk ten zostaje otoczony niebieską ramką. 2.5 Zmiana zakresu danych Zmiana zakresu danych jest możliwa w oknie wyboru daty. Koniec zakresu jest automatycznie ustalany przez program wg ustawień okresu rozliczeniowego. Infolab 2017 6
2.6 Siatka rozliczeniowa W siatce rozliczeniowej można znaleźć szczegółowe czasowe informacje o aktywnościach pracownika. Prezentuje ona informacje dotyczące dób pracowniczych, rodzaj tych dób, zaplanowanego wymiaru, ilości czasu pracy, dyżurów, godzin nadliczbowych, informacje dotyczące dokonanych odbiorów oraz wstawionych dni urlopu, chorobowego i innych nieobecności. Przy wyższej rozdzielczości ekranu może pojawić się większa liczba kolumn. Aby na mniejszych monitorach wyświetlić wszystkie kolumny, należy wejść do "Opcje - Wygląd i raport", a następnie zaznaczyć "Wszystkie kolumny widoczne". W celu ułatwienia sobie pracy na programie, zalecane jest wyłączenie tej opcji. 2.6.1 Doba pracownicza W kolumnie "Doba pracownicza / data" znajduje się kolejna data doby pracowniczej. Nie jest to doba kalendarzowa. Jeśli data oznaczona jest na zielono, oznacza to dzień wolny od pracy najczęściej będzie to sobota. Jeśli data jest oznaczona kolorem czerwonym, jest to dzień świąteczny lub niedziela. Infolab 2017 7
W kolumnie "Doba pracownicza / rodzaj" znajduje się oznaczenie rodzaju doby pracowniczej. W tej kolumnie możliwe są oznaczenia: dzień wolny od pracy (tło zielone) niedziela (tło czerwone) dzień świąteczny (tło czerwone) niedziela, w którą przypada święto (tło czerwone) dzień roboczy (tło białe lub szare) odbiór niedzieli (tło białe lub szare) czyli dzień, w którym udzielono rekompensaty za pracę w okresie niedzielno-świątecznym Możliwa jest ręczna zamiana dnia wolnego od pracy, poprzez przeciągnięcie zielonego prostokąta z literą " W" na inny dzień roboczy. Jeśli chcemy, aby na ewidencji dniem wolnym od pracy zawsze była sobota, wystarczy wybrać sobotę w polu "Dzień wolny". W kolumnie "Doba pracownicza / plan" znajduje się zaplanowany wymiar (norma) czasu pracy w danej dobie pracowniczej. W zależności od wybranego systemu czasu pracy, pojawia się zaplanowany wymiar pracy. Program Tachospeed dostosowuje wymiar czasu pracy do Infolab 2017 8
faktycznego czasu pracy w danej dobie. W przypadku dób świątecznych i dni wolnych pojawia się norma 0/8, co oznacza, że zaplanowano 0 godzin, jednakże nadgodziny dobowe liczone są od 8-ej godziny. Reszta godzin, tzn. między 0 a 8, będzie rozliczana jako nadgodziny średniotygodniowe. W kolumnie "Doba pracownicza / start" ukazany jest start pracy w danej dobie. Start pracy wyznaczany jest przez program po dziennym okresie odpoczynku. Jednakże nie zawsze start doby pracowniczej pokrywa się ze startem dziennego okresu prowadzenia. Poszczególne dni w ewidencji czasu pracy to nie doby kalendarzowe. Aktywności pracownika, a ściślej mówiąc praca i dyżury, są prezentowane i wyliczane w przedziałach dób pracowniczych. Doba pracownicza kolejne 24 godziny od rozpoczęcia pracy. Przykładowo, jeśli kierowca rozpoczyna pracę w poniedziałek o godzinie 07:18, to doba pracownicza we wtorek trwa do 07:18 następnego dnia. Wszystkie aktywności pomiędzy 07:18 a 07:18 następnego dnia są rozliczane w dobie pracowniczej poniedziałkowej. Infolab 2017 9
Doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna się o 05:00. Jednakże poprzednia doba rozpoczyna się o godzinie 07:18 i jej rozliczenie kończy się o 07:18 we wtorek. Z tego względu czas między 05:00 a 07:18 we wtorek nie jest rozliczany w dobie wtorkowej. Czas między 05:00 a 07:18 jest zaliczony do doby poniedziałkowej, a w dobie wtorkowej okres między 05:00 a 07:18 nie jest ewidencjonowany, aby uniknąć podwójnego rozliczenia tych samych godzin pracy i dyżuru. Szczegóły tego rozliczenia można podejrzeć na raporcie "Szczegóły rozliczenia": Ze względu na moment rozpoczęcia poprzedniej doby, możliwa jest również taka sytuacja, że wszystkie aktywności z danej doby kalendarzowej lub z danej wykresówki są zaliczane do poprzedniej doby pracowniczej. W takie sytuacji w tym dniu będzie zarejestrowany brak danych. Przykładowo kierowca rozpoczyna pracę w poniedziałek o godzinie 20:00. Następnego dnia rozpoczyna pracę o 12:00 i kończy ją jeszcze przed godziną 20:00. W takim wypadku doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna się o godzinie 20:00 i trwa do 20:00 w środę. Jeśli w tym okresie nie ma żadnych aktywności, to doba wtorkowa będzie dniem wolnym. 2.6.2 Rozliczenie W kolumnie "Rozliczenie / start" oraz "Rozliczenie / stop" występuje okres, który jest brany pod uwagę przy sumowaniu czasu pracy, dyżurów i godzin nadliczbowych w danej dobie pracowniczej. W przypadku, gdy start doby pracowniczej i start rozliczenia jest różny, oznacza to, że mamy do czynienia z nałożeniem się dób pracowniczych inaczej mówiąc kierowca dwukrotnie rozpoczyna pracę w danej dobie 24-godzinnej. Nie jest to wykroczeniem w przypadku, gdy zachowane są odpowiednie odpoczynki dobowe. Infolab 2017 10
W przypadku nałożenia się dwóch dób koniec rozliczenia jest równo 24 godziny po starcie doby pracowniczej. 2.6.3 Praca W kolumnie "Praca / suma" zsumowany jest realny czas pracy kierowcy zliczony z poszczególnych aktywności tachografu. Infolab 2017 11
Czas pracy jest zliczany według ustawień filtra w "Opcjach" ewidencji na zakładce "Moduł ewidencji - Zaawansowane - rozliczenie - Polska". Do czasu pracy kierowcy zaliczane są okresy jazdy, pracy innej oraz według ustawień filtra okresy postoju trwające od 0:01 do 0:14. Ustawienia dotyczące zaliczania poszczególnych postojów do pracy są możliwe do zmiany. Można również skorzystać z opcji wliczania do czasu pracy wszystkich aktywności w godzinach zaplanowanego wymiaru/rozkładu czasu pracy. Należy wtedy w opcjach zaznaczyć tryb zgodności. Przykładowo, jeśli kierowca w danym dniu ma zaplanowane 8 godzin pracy, to od startu doby pracowniczej pierwsze 8 godzin zaliczone będzie do czasu pracy. Wszystko, co ponad tę granicę, generuje godziny nadliczbowe. Pozostały czas, tzn. poza porą nocną, zarejestrowany jest w kolumnie "Praca / w tym / dzień" i określa pracę w porze dziennej. W kolumnie "Praca / w tym / noc" jest przedstawiona suma pracy w okresie nocnym. Porę nocną można określić w "Opcjach" ewidencji na zakładce "Podstawowe". W kolumnie "Praca / w tym / +" zarejestrowany jest czas pracy ręcznie dodany w programie. Jest to czas pracy, który nie wynika bezpośrednio z aktywności z tachografu. Infolab 2017 12
Czas pracy na warsztacie, na magazynie lub czas pracy innej, nie wynikający z zapisów z tachografu, można dodać klikając na odpowiedni dzień prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednią opcję z listy czynności. Infolab 2017 13
Innym sposobem jest użycie w programie zakładki "Czynności / Przeglądanie i edycja". 2.6.4 Przestój W kolumnie oznaczonej literą "P" obliczany jest czas przestoju zwany również postojowym. Czas przestoju występuje w dobach, w których realny czas pracy jest mniejszy, niż zaplanowany wymiar czasu pracy. Infolab 2017 14
Czas przestoju obliczany jest jako różnica między wymiarem czasu pracy, a realnym czasem pracy. Wartość przestoju jest jednak pomniejszana o ilość czasu wolnego udzielonego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, dyżury lub pracę w niedziele i święta. 2.6.5 Inne Do czasu pracy zaliczane są 15-minutowe przerwy przysługujące w dobie, w której kierowca pracuje więcej niż 6 godzin. Okresy przerw śniadaniowych są wyróżnione w kolumnie "Inne / pś". Czas przerw śniadaniowych jest już wliczony do sumy czasu pracy wykazanej w kolumnie "Praca / suma". Infolab 2017 15
W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny etat możliwe jest określenie granicy godzin nadliczbowych. Przykładowo, jeśli kierowca zatrudniony jest na ½ etatu, wtedy możliwe jest określenie granicy godzin nadliczbowych na poziomie 4, 5, 6, 7 oraz 8 godzin. Jeśli granicę godzin nadliczbowych określi się na poziomie 6 godzin, to w przypadku pracy w danym dniu, wynoszącym 10 godzin, praca powyżej 4 do 6 godzin jest zaliczana do pracy ponadwymiarowej w kolumnie "Inne / pw". W podanym przykładzie kierowcy należy wyliczyć 4 godziny nadliczbowe, tj. powyżej granicy 6 godzin. W kolumnie "Inne/ nś" zliczany jest czas pracy w okresie niedzielno-świątecznym. Zgodnie z przepisami niedziela liczona jest pomiędzy 6:00 w niedzielę a 6:00 w poniedziałek. W ten sam sposób identyfikowana jest praca w dniu świątecznym. Możliwa jest zmiana tego zakresu w "Opcjach" ewidencji na zakładce "Podstawowe - Początek doby niedzielno-świątecznej". 2.6.6 Nadliczbowe W przypadku przekroczenia 8 godzin dziennie lub w przypadku przekroczenia przedłużonego wymiaru czasu pracy w systemie równoważnym, mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych. Za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych należy się podstawowe wynagrodzenie plus dodatek w wysokości: 1) 100% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. 2) 50% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu, niż określony w pkt. 1. Godziny nadliczbowe z dodatkiem 50% przedstawione są w kolumnie "Nadliczbowe / N50", a z dodatkiem 100% w kolumnie "Nadliczbowe / N100". Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości określonej powyżej. Infolab 2017 16
Godziny nadliczbowe średniookresowe są obliczane na końcu okresu rozliczeniowego i są prezentowane w "Podsumowaniu" ewidencji. 2.6.6.1 Nadliczbowe średniotygodniowe - metoda PIP Godziny nadliczbowe średniookresowe wynikają z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, tj. średnio 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. NADGODZINY ŚREDNIOOKRESOWE = czas pracy z przestojem (przed odbiorem) minus norma (skorygowana), minus godziny nadliczbowe dobowe (przed odbiorem) 2.6.6.2 Nadliczbowe średniotygodniowe - metoda MPIPS NADGODZINY ŚREDNIOOKRESOWE = ilość tygodni * średnia pracy na tydzień minus norma (skorygowana) 2.6.7 Dyżury W przypadku kierowców nieodzownym elementem rozliczenia czasu pracy jest naliczanie dyżurów. Wynikają one z zapisów "Ustawy o czasie pracy kierowców". W przypadku wystąpienia dyżuru należy się jedynie dodatek w wysokości: 50% stawki godzinowej w przypadku dyżuru wynikającego z dodatkowej przerwy 15-minutowej po 6 godzinach pracy oraz 30- minutowej po 9 godzinach pracy. 50% stawki godzinowej w przypadku gotowości drugiego kierowcy z załogi kilkuosobowej, który siedzi na siedzeniu pasażera. 100% stawki godzinowej w przypadku przerw w prowadzeniu wynikających z wymogów stawianych kierowcom w Rozporządzeniu 561 /2006 lub AETR. Infolab 2017 17
Dyżur 50% wyliczany jest w kolumnie "Dyżury / D50", dyżur 100% jest prezentowanyw kolumnie "Dyżury / D100". W kolumnie "Inne / dd" pokazywane są przerwy dyżurowe 50% w przypadku przekroczenia 6 oraz 9 godzin pracy w danej dobie pracowniczej. 2.7 Odbiór nadgodzin i dyżurów Opcje dotyczące odbioru nadgodzin i dyżurów są widoczne poniżej siatki rozliczeniowej. Infolab 2017 18
Program Tachospeed wyposażony jest w możliwość automatycznej rekompensaty czasem wolnym przepracowanych godzin nadliczbowych, dyżurów oraz pracy w niedziele i święta. Aby uaktywnić to narzędzie, należy zaznaczyć opcję "Automatyczny odbiór", która znajduje się pod siatką rozliczeniową. Odbiór godzin nadliczbowych może nastąpić w proporcji 1 do 1-nego lub 1 do 1½. Aby program dokonywał odbioru w proporcji 1 do 1½, tzn. 3 godziny wolnego za 2 godziny nadliczbowe, to należy zaznaczyć poniższą opcję: Nie można zrekompensować przepracowanych godzin nadliczbowych w proporcji 1 do 1-nego bez pisemnego wniosku pracownika. Te wnioski są generowane przez program Tachospeed i są dołączane każdorazowo do ewidencji. Zaznaczenie i wybranie odpowiedniej daty w polu obok Odbiór 1:1,5 pozwala na brak odbioru w dniach od zaznaczonej daty. Odbiór dyżurów zawsze jest dokonywany w proporcji 1 do 1-nego. Możliwe jest również ustalenie, które dodatki powinny być rekompensowane i w jakiej kolejności. Aby ustalić priorytet odbioru, wystarczy kliknąć w przyciski 1, 2, 3, 4, 5 obok poszczególnych dodatków. W przypadku dokonania przez program automatycznych odbiorów w kolumnie "Do rozliczenia" w poszczególnych pod kolumnach "N50, N100, D50, D100" oraz "nś" znajdują się informacje o ilości dodatków pozostałych po rekompensatach dokonanych przez program. Infolab 2017 19
Do każdej ewidencji generowane są automatycznie wnioski o rekompensatę czasem wolnym. Wystarczy w "Opcjach", na zakładce "Wygląd i raport", zaznaczyć opcje "Wniosek o udzielenie czasu wolnego"... oraz "Informacja o udzielonych wolnych dniach" W programie Tachospeed możliwe jest manualne udzielanie czasu wolnego za przepracowane nadgodziny, dyżury i pracę w okresie niedzielnoświątecznym. Aby dokonać ręcznego odbioru, należy przeciągnąć odpowiednie "prostokąty / rekordy" z kolumny "Do rozliczenia" na kolumnę "Odbiór / z". Po dokonaniu ręcznych odbiorów możliwe jest włączenie mechanizmu automatycznego odbioru, poprzez wciśnięcie przycisku "Odbierz". Infolab 2017 20
W takim wypadku ręcznie dokonane odbiory zostaną zachowane, a wszystkie pozostałe zostaną przydzielone przez program. Rekompensując pracę w okresie niedzielno-świątecznym, niezależnie od wymiaru pracy w tej dobie, należy się cały dzień wolny. W "Opcjach" ewidencji można zablokować odbiór w dobach, które z racji nachodzących dób pracowniczych mają mniej, niż 24 godziny. 3. Podsumowanie Aby mieć możliwość szybkiego podglądu sumarycznych i średnich wartości z okresu rozliczeniowego można uruchomić podsumowanie, wciskając przycisk "Podsumowanie". Ponowne wciśnięcie tego przycisku spowoduje ponowne schowanie "Podsumowania". 3.1 Zakładka Podsumowanie W tej zakładce można zobaczyć wyliczone dla danej ewidencji sumaryczne czasy pracy i przestoju. Można także się zapoznać z rozliczeniami dokonanymi przez program. 3.2 Zakładka Szczegóły Ta zakładka pozwala na szybkie zapoznanie się z normą, dniami roboczymi, dniami wolnymi oraz wskaźnikami średniotygodniowymi dla danego okresu rozliczeniowego. Infolab 2017 21
4. Ewidencja czasu pracy i wniosek o udzielenie czasu wolnego Dokument ten jest generowany po wciśnięciu przycisku "Wydruk ewidencji" w górnej części okna ewidencji. Podstawowa wersja tego dokumentu składa się z dwóch stron: siatki rocznej Infolab 2017 22
podsumowania Infolab 2017 23
Dodatkowo, przy zaznaczeniu w "Opcje/ Wygląd i raporty" opcji "Wniosek o udzielenie czasu wolnego " do raportu zostanie dołączony odpowiedni wniosek. Infolab 2017 24
5. Szczegóły rozliczenia Dokument ten jest generowany po wciśnięciu przycisku "Szczegóły rozliczenia" w górnej części okna ewidencji. Pozwala on na wydruk szczegółowych informacji dotyczących każdego dnia, w którym kierowca miał przypisaną aktywność. Infolab 2017 25
Infolab 2017 26
Infolab 2017 27
6. Ewidencja zbiorcza Uruchomienie ewidencji zbiorczej w programie Tachospeed jest możliwe poprzez wybranie w menu "Raporty / Rozliczanie czasu pracy kierowców / Zbiorcza ewidencja czasu pracy" (rozdział 2 Zbiorcza ewidencja czasu pracy) Pozwala ona na szybkie wygenerowanie raportów ewidencyjnych, zmianę informacji o odbiorach/okresie rozliczeniowym/systemie pracy oraz na eksport danych dla wielu kierowców w wybranym okresie rozliczeniowym. Infolab 2017 28
Obsługa tej zakładki jest analogiczna do obsługi okna ewidencji indywidualnej. 7. Płace Jeżeli posiadają państwo zainstalowany program płacowy Midas możliwy jest bezpośredni eksport danych wszystkich kierowców do tego programu za pomocą przycisku "Płaca". "Eksport płac" służy do zapisania pliku z informacjami o rozliczeniu, plik ten importujemy do programu Midas. Infolab 2017 29