1. Regulamin jest jednym z dokumentów organizujących sprawy związane z zasadami udzielania zamówień na roboty

1

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 19/2010 Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie z dnia 1 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej przekraczającej równowartość kwoty 14.000 euro z dnia 1 grudnia 2010 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY 14.000 EURO W CHEŁMSKIEJ BIBLIOTECE PUBLICZNEJ im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie z dnia 1 grudnia 2010 roku 1 1. Regulamin jest jednym z dokumentów organizujących sprawy związane z zasadami udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi wykonywane i określa wewnętrzną organizację: a) przygotowania i przeprowadzenia postępowania w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane, opłacane w całości lub części ze środków publicznych; b) zasad udzielania zamówienia publicznego o wartości szacunkowej przekraczającej 14.000 euro. 2. Regulamin stosuje się do zamówień publicznych, których wartość szacunkowa netto, określona na podstawie art. 32-35 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, jest równa lub przekracza w skali roku kwotę określoną w art. 4 ust. 8 ww. ustawy, tj. równowartość 14.000 euro. 3. Do udzielania zamówień, o których mowa w ust. 1, oprócz przedmiotowego regulaminu oraz ustawy Prawo zamówień publicznych, mają także zastosowanie akty prawne integralnie związane z niniejszą ustawą. 4. Postanowienia niniejszego regulaminu wynikają z: a) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) w szczególności art. 44, pkt 3; b) Art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.); c) Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 224, poz. 1796); d) Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114, z późn. zm.); e) Zarządzenia Nr 936/10 Prezydenta Miasta Chełm z dnia 25 lutego 2010 r. w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Mieście Chełm oraz Zarządzenia Nr 1123/10 Prezydenta Miasta Chełm z dnia 27 października 2010 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Mieście Chełm; f) Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). 2

2 SŁOWNIK POJĘĆ Regulamin posługuje się nazewnictwem zapisanym w art. 2 ustawy - Prawo Zamówień Publicznych z tym, że ilekroć mowa o: a) Bibliotece należy przez to rozumieć Chełmską Bibliotekę Publiczną im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie, która jako jednostka sektora finansów publicznych posiadająca osobowość prawną jest reprezentowana przez Dyrektora; b) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti lub osobę przez Niego upoważnioną; c) cenie należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz.U. z 2001 r., Nr 97, poz. 1050 z późn. zm.); d) dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; e) Kierowniku Zamawiającego należy przez to rozumieć Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti lub osobę przez Niego upoważnioną; f) Komisji Przetargowej należy przez to rozumieć powoływany przez Kierownika Zamawiającego zespół do przeprowadzenia lub przygotowania i przeprowadzenia danego zamówienia; g) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć dział lub samodzielne stanowisko; h) najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy stosunek ceny do innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia lub ofertę z najniższą ceną. W przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, najkorzystniejszą ofertą jest ta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia; i) Organizatorze należy przez to rozumieć Miasto Chełm; j) pracowniku administracyjnym należy przez to rozumieć pracownika Sekcji Administracyjno-Gospodarczej, któremu powierzono obowiązki dotyczące zamówień publicznych Biblioteki oraz obowiązki Sekretarza Komisji Przetargowej; k) pracowniku merytorycznym należy przez to rozumieć pracownika komórki organizacyjnej, której specyfika merytorycznie odpowiada specyfice przedmiotu zamówienia i na rzecz której to zamówienie jest udzielane; wnioskodawcy pisma wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego; l) PZP należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.); m) Regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy regulamin; n) robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118, z późn. zm.), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego; o) SIWZ należy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, zgodnie z art. 36 PZP; p) usługach należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy; q) wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia; 3

r) wartość zamówienia jest to całkowite, szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością; s) Zamawiającym należy przez to rozumieć Chełmską Bibliotekę Publiczną im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie, która jako jednostka sektora finansów publicznych, posiadająca osobowość prawną, jest reprezentowana przez Dyrektora.; t) zamówieniach publicznych należy przez to rozumieć odpłatne umowy zawierane między Zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, o wartości równej lub przekraczającej 14.000 euro, dokonywane na podstawie faktury, zlecenia lub umowy, zawierane między Biblioteką a wykonawcą. 3 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin obejmuje następujące fazy działań: - planowanie zamówień, - przygotowanie postępowań, - organizację wewnętrzną prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Bibliotece, - przygotowanie umów oraz nadzór i zarządzanie ich realizacją, - obowiązki osób biorących udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego - sprawozdawczość, ewidencję i obieg dokumentów dotyczących zamówień publicznych, - nadzór i kontrolę nad realizacją zadań wynikających z PZP, przestrzeganie przepisów zawartych w rozporządzeniach związanych integralnie z PZP oraz w postanowieniach niniejszego Regulaminu. 2. Organizacją procesu zamówień publicznych zajmują się: - Dyrektor; - Główny Księgowy; - Pracownik Administracyjny; - Pracownik Merytoryczny; - Pracownik Sekretariatu; - Komisja Przetargowa; - Radca Prawny; - biegli, powoływani w przypadku przygotowania postępowania lub oceny ofert, wymagających wiadomości specjalnych. 4 ZADANIA UCZESTNIKÓW PROCESU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Do obowiązków Dyrektora należy: a) nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych (w celu ułatwienia nadzoru i bieżącej kontroli postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wprowadza się listę kontrolną stanowiącą załącznik nr 5 do Regulaminu); b) podejmowanie decyzji o rozpoczęciu postępowania o zamówienie publiczne; c) powołanie komisji przetargowej, określenie jej organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków Komisji, 4

d) podejmowanie decyzji w sprawie wyboru trybu postępowania; e) wybór najkorzystniejszej oferty; f) zatwierdzenie dokumentacji postępowania; g) zawieranie umowy z wybranymi wykonawcami; h) zatwierdzanie planu zamówień publicznych. 2. Do obowiązków Głównego Księgowego należy: a) zabezpieczenie kwot określonych we wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne oraz zleceniu; b) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawieranych umów; c) zapewnienie terminowej spłaty zobowiązań; d) przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących finansowania zobowiązań z właściwych środków; e) przyjmowanie i zwrot wadium; f) przyjmowanie i zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy; g) pozostałe rozliczenia finansowe wynikające z realizacji zamówienia. 3. Do obowiązków Pracownika Administracyjnego należy: a) sporządzanie planu zamówień publicznych Biblioteki w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych wraz z podaniem nazwy i kodu CPV oraz ustaleniem ich wartości; b) określenie źródła finansowania danego zamówienia; c) prowadzenie rejestru zamówień publicznych (dotyczy to wszystkich postępowań o zamówienia publiczne o wartości przekraczającej 14 000 euro); d) terminowe sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach: - do Urzędu Miasta Chełm w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku, w którym udzielono zamówień; - do Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca roku następującego po roku, w którym udzielono zamówień; e) przechowywanie przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentacji dotyczącej postępowania; f) opracowywanie materiałów niezbędnych do sporządzenia SIWZ, a zwłaszcza: - określenie przedmiotu zamówienia oraz ustalenie wartości zamówienia zgodnie z wymogami PZP w przypadku, gdy zamówienie będzie realizowane na rzecz Sekcji Administracyjno-Gospodarczej bądź na rzecz kilku komórek organizacyjnych Biblioteki (adekwatnie do wypełnionego formularza zapotrzebowania, odpowiednio na dostawy, usługi, stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie z dnia... 2010 roku w sprawie zasad planowania oraz rozliczania wykonanych na rzecz Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie robót budowlanych, dostaw i usług); - określenie terminu realizacji zamówienia; - określenie warunków udziału w postępowaniu i sposobu oceny ich spełnienia; - określenie kryteriów oceny i wyboru ofert; - przygotowanie umowy; g) zawieranie umów w sprawie zamówień publicznych; h) prowadzenie dokumentacji postępowania; 5

i) uzgadnianie dokumentacji, stanowiącej podstawę wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z Koordynatorem zamówień publicznych Urzędu Miasta Chełm w celu jej zgodności z przepisami o zamówieniach publicznych oraz zarejestrowaniu postępowania w rejestrze zamówień Urzędu Miasta Chełm; j) publikacja dokumentacji odpowiednio w Urzędzie Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Biuletynie Zamówień Publicznych, tablicy ogłoszeń; oraz przekazanie w odpowiednim formacie tekstu dokumentacji: - pracownikowi uprawnionemu do umieszczenia niniejszych informacji na stronie BIP Biblioteki; - pracownikom Wieloosobowego Stanowiska ds. Informatyki w celu publikacji informacji na stronie internetowej Biblioteki, k) udział w pracach Komisji Przetargowej w charakterze Sekretarza Komisji; l) inicjowanie zmian postanowień umownych lub odstąpienie od umowy w okolicznościach wskazanych w ustawie; m) egzekwowanie uprawnień Zamawiającego wynikających z nienależytego wykonania zamówienia; n) inicjowanie we właściwym terminie zwrotu całości lub części zabezpieczenia należytego wykonania umowy albo wadium. 4. Pracownik Merytoryczny: a) opracowywanie materiałów niezbędnych do sporządzenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), a zwłaszcza: - określenie przedmiotu zamówienia oraz ustalenie wartości zamówienia zgodnie z wymogami PZP w przypadku, gdy zamówienie będzie realizowane na rzecz własnej komórki organizacyjnej Biblioteki (adekwatnie do wypełnionego formularza zapotrzebowania, odpowiednio na dostawy, usługi, stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie z dnia... 2010 roku w sprawie zasad planowania oraz rozliczania wykonanych na rzecz Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie robót budowlanych, dostaw i usług); - ustalenie wartości zamówienia zgodnie z wymogami ustawy (we współpracy z pracownikiem administracyjnym); - opracowanie wniosku do Dyrektora o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania i dokonanie niezbędnych ustaleń z Głównym Księgowym; - określenie terminu realizacji zamówienia; b) udział w pracach Komisji Przetargowej. 5. Radca Prawny : a) opiniowanie wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych; b) udzielanie opinii prawnych i pomocy dotyczących postępowań przetargowych Komisjom Przetargowym oraz pracownikowi prowadzącemu sprawy zamówień publicznych (Pracownikowi Administracyjnemu); c) nadzór nad prawidłowym sporządzaniem projektu umowy i umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami danego postępowania; d) stwierdzenie zgodności przedstawionych do zaopiniowania dokumentów z obowiązującymi przepisami; e) udział w postępowaniu przed zespołem arbitrów Urzędu Zamówień Publicznych; f) reprezentacja Kierownika Zamawiającego przed sądami powszechnymi, NSA, KIO, itp. 6. Pracownik Sekretariatu : a) prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej dotyczącej postępowań przetargowych (wpływających ofert, zawiadomień, itp.); b) odnotowywanie daty wpływu przesyłki z tym, że na kopercie oferty należy dodatkowo umieścić godzinę wpływu do Sekretariatu Biblioteki oraz liczbę porządkową oferty w danym postępowaniu; c) przechowywanie w nienaruszonym stanie wszystkich ofert wpływających do Sekretariatu do momentu ich przekazania; 6

d) w przypadku, gdy opakowanie zawierające ofertę dotarło do Sekretariatu w stanie naruszonym lub w przypadku naruszenia opakowania zawierającego ofertę przez pracownika, pracownik Sekretariatu niezwłocznie informuje o tym fakcie Dyrektora; e) niezwłoczne przekazywanie zawiadomień Sekretarzowi Komisji Przetargowej (za pokwitowaniem) f) niezwłoczne po upływie terminu składania ofert przekazywanie ofert Sekretarzowi Komisji Przetargowej (za pokwitowaniem), nie później jednak niż 15 minut przed wyznaczonym w specyfikacji jawnym otwarciem ofert. g) wydawanie SIWZ i prowadzenie rejestru wydanych specyfikacji. 5 PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. W celu udzielania zamówień dokonuje się bilansowania zamówień publicznych w skali biblioteki i w skali roku budżetowego. 2. W celu dochowania należytej staranności przy stosowaniu procedur związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne oraz uniknięcia dzielenia zamówienia na części, Pracownik Administracyjny sporządza w terminie do dnia 30 listopada roczny plan zamówień w skali całej biblioteki, na odpowiednich drukach stanowiących załączniki do aktualnego zarządzenia Prezydenta Miasta Chełm. 3. Planowanie zamówień w roku budżetowym na dostawy, usługi i roboty budowlane obejmuje: a) identyfikację potrzeb w oparciu o projekt planu finansowego, udostępniony przez Głównego Księgowego; b) sporządzenie planu zamówień publicznych (zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniach, o których mowa w 1 pkt 4 lit. e) niniejszego Regulaminu). 4. Pracownik Administracyjny przekazuje Głównemu Księgowemu projekt planu zamówień publicznych, w celu naniesienia ewentualnych poprawek, a następnie przedkłada Dyrektorowi do zatwierdzenia. 5. Pracownik Administracyjny sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach: a) według druku ZP-S i przekazuje je Dyrektorowi do zatwierdzenia, a następnie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. Sporządzenie i podpisanie sprawozdania musi odbyć się w terminie umożliwiającym jego przekazanie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie; b) na formularzu stanowiącym załącznik do Zarządzenia, o którym mowa w 1 pkt 4 lit. e) niniejszego Regulaminu, do dnia 31 stycznia roku następującego po roku, w którym udzielono zamówień publicznych i przekazuje je Dyrektorowi do zatwierdzenia, a następnie Koordynatorowi zamówień publicznych Urzędu Miasta Chełm. 6 PRZYGOTOWANIE ORAZ PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA 1. Udzielanie zamówień publicznych dopuszczalne jest jedynie w granicach wydatków ujętych w zaakceptowanych przez Organizatora planach finansowych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz terminowo. 2. Podstawą wszczęcia postępowania jest prawidłowy i kompletny wniosek o wszczęcie postępowania wraz z wymaganymi załącznikami, zaakceptowany w pierwszej kolejności przez Głównego Księgowego (pod względem zabezpieczenia środków finansowych) a następnie Dyrektora. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu. 3. Sporządzenie wniosku musi zostać poprzedzone ustaleniem z należytą starannością wartości zamówienia, zobrazowanym na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu. 7

4. Podstawą obliczenia wartości zamówienia dostaw lub usług jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (wartość netto), ustalone z należytą starannością. 5. Do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane podstawę stanowi aktualny kosztorys inwestorski lub wstępna wycena robót. 6. W sposób szczególny należy przestrzegać zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówienia celem uniknięcia stosowania PZP. 7. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące w przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 8. W przypadku, kiedy dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 9. Czynności, o których mowa w pkt. 3 i 4 wykonuje Pracownik Merytoryczny komórki organizacyjnej Biblioteki, merytorycznie odpowiadającej przedmiotowi zamówienia, w oparciu o rozeznanie cenowe rynku oraz z uwzględnieniem zasad podanych w art. 32-35 PZP. 10. Rozeznanie cenowe, dokumentowane na załączniku nr 1 do Regulaminu, może mieć formę: a) zapytania prowadzonego drogą pisemną: - faksem; - e-mailem; b) sondażu internetowego (poznania cennika zawartego na portalach www); c) rozmowy telefonicznej; z zastrzeżeniem pkt 5. 11. Osoba wskazana w pkt 9, w przypadku dokonywania czynności, o których mowa w pkt 10: a) drogą telefoniczną zaznacza w załączniku nr 1 do Regulaminu w rubryce Droga uzyskania informacji imię i nazwisko rozmówcy reprezentującego wykonawcę oraz w rubryce Uwagi ewentualne ustalenia, b) drogą faksową, e-mail lub posłużenia się informacjami zawartymi na portalach www wpisuje w załączniku nr 1 do Regulaminu w rubryce Droga uzyskania informacji odpowiednio numer faksu, adres e-mail, adres internetowy i załącza wydruk dokumentujący dokonanie rozpoznania. 12. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 13. Postępowanie o zamówienie publiczne w zależności od trybu udzielenia zamówienia obejmuje: a) przygotowanie postępowania: - zatwierdzenie przez Dyrektora wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, - zatwierdzenie przez Dyrektora wniosku o powołanie Komisji Przetargowej, - rejestracja postępowania w rejestrze zamówień publicznych prowadzonym przez Pracownika Administracyjnego, - przygotowanie pozostałej dokumentacji np.: SIWZ, ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do udziału w postępowaniu, - rejestracja zatwierdzonego przed Dyrektora postępowania w rejestrze zamówień publicznych prowadzonym przez Urząd Miasta Chełm, b) wszczęcie postępowania tj. publikację ogłoszeń o zamówieniu lub przekazanie zaproszenia do udziału w postępowaniu. c) przeprowadzenie postępowania, a w szczególności: 8

- przekazanie SIWZ wykonawcom, - otwarcie ofert, - badanie i ocena ofert, - wybór oferty, d) podpisanie umowy oraz publikację ogłoszenia o udzieleniu zamówienia lub unieważnienie postępowania. 14. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania Dyrektor może powołać pracownika lub pracowników bądź Komisję Przetargową, na wniosek pracownika merytorycznego. 7 ZASADY POWOŁYWANIA CZŁONKÓW KOMISJI PRZETARGOWEJ 1.Komisje przetargowe są powoływane do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych i pracują w oparciu o Regulamin Pracy Komisji Przetargowej, stanowiący załącznik nr 7 do Regulaminu. 2.W przypadku zamówień publicznych, których wartość: 1)jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, Dyrektor powołuje komisję przetargową, 2)jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, dyrektor może powołać komisję. 3.Komisja przetargowa, w liczbie nie mniejszej niż 4 osoby, składa się z: 1)przewodniczącego komisji kierującego pracami komisji 2)sekretarza komisji biorącego udział w pracach komisji i prowadzącego dokumentację postępowania 3)członków komisji, biorących udział w pracach komisji w liczbie określonej przez wnioskodawcę w druku, o którym mowa w pkt 15 ppkt 1). 4.Z wnioskiem do Dyrektora o powołanie komisji przetargowej do przeprowadzenia określonego postępowania występuje pracownik właściwej komórki organizacyjnej Biblioteki. 5.Pracownik, o którym mowa w pkt 4, który nie skorzysta z możliwości powołania komisji przetargowej, o której mowa w pkt 2 ppkt 2), składa do Dyrektora wniosek o powołanie pracownika (pracowników) do przeprowadzenia postępowania. 6.Do zasad powoływania, odwoływania, wyłączania, zadań i trybu pracy, a także odpowiedzialności pracowników, o których mowa w pkt 5, postanowienia niniejszego paragrafu oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej stosuje się odpowiednio. 7.Członków komisji przetargowej, o których mowa w pkt 3 (wyłącznie spośród pracowników Biblioteki, mających wiedzę merytoryczną i doświadczenie gwarantujące rzetelne i obiektywne wykonywanie zadań członka Komisji, odpowiednio do przedmiotu zamówienia) powołuje i odwołuje Dyrektor, z zastrzeżeniem, iż do pełnienia funkcji Sekretarza Komisji jest powoływany Pracownik Administracyjny, któremu powierzono obowiązki prowadzenia spraw dotyczących zamówień publicznych. 8.Sekretarz jest zobowiązany do udzielania członkom Komisji informacji na temat aktualnych przepisów z zakresu zamówień publicznych. 9.Członek komisji przetargowej rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 10.Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, a w Bibliotece nie ma pracowników o odpowiednich kwalifikacjach, na żądanie członków komisji przetargowej wyrażone w formie uchwały, przewodniczący komisji przetargowej występuje do Dyrektora z wnioskiem o powołanie biegłego spośród osób nie będących pracownikami Biblioteki. 9

11.Przy powoływaniu (zatrudnianiu) biegłych, o których mowa w pkt 10, stosuje się zasady określone w PZP. Zawarcie umowy z biegłym jest równoznaczne z jego powołaniem, a rozwiązanie umowy przed upływem jej obowiązywania, oznacza jego odwołanie. 12.Dyrektor z powodu okoliczności, o których mowa w pkt 10, może powołać biegłego także z własnej inicjatywy. 13.Do biegłych postanowienia pkt 18, 19, 20 i 21 stosuje się odpowiednio. 14.Powołanie komisji przetargowej jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na rozpoczęcie postępowania. 15.Druki: 1) Powołania komisji przetargowej 2) Odwołania ze składu komisji przetargowej 3) Powołania do składu komisji przetargowej 4) Powołania na funkcję przewodniczącego komisji przetargowej służące do realizacji czynności, o których mowa w pkt 3 i 4, stanowią odpowiednio załączniki Nr 1, Nr 2, Nr 3 i Nr 4 do Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej. 16. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na wniosek przewodniczącego komisji przetargowej, może nastąpić wyłącznie w sytuacji: a) naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w pkt 9 b)w sytuacji, o której mowa w pkt 19 ppkt 2), 3), 4) oraz c)jeżeli z powodu innej przeszkody nie może brać udziału w pracach komisji przetargowej. 17. Wobec przewodniczącego komisji czynności odwołania na zasadach, o których mowa w pkt 23, ze względu na przesłanki, wymienione w pkt 16 oraz powołania nowego przewodniczącego, dokonuje bezpośrednio Dyrektor. 18. Niezwłocznie po: 1)otwarciu ofert, o którym mowa w art. 86 ust. 2 PZP albo 2)zatwierdzeniu przez Dyrektora wykazu wykonawców, których proponuje się zaprosić do udziału w postępowaniu (jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę), członkowie komisji przetargowej składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy. Oświadczenia te włącza się do dokumentacji postępowania. 19. W przypadku: 1)złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, 2)nie złożenia przez niego oświadczenia albo 3)złożenia oświadczenie niezgodnego z prawdą lub 4)wyłączenia się członka komisji przetargowej, o którym mowa w pkt 21, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji przetargowej z dalszego udziału w postępowaniu. 20. Informację o wyłączeniu członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu wraz z wnioskiem o jego odwołanie ze składu komisji, przewodniczący komisji przekazuje Dyrektorowi na drukach, o których mowa w pkt 24 ppkt) 1 oraz pkt 15 ppkt 2), który stosownie do wniosku przewodniczącego w miejsce wyłączonego i odwołanego członka, może uzupełnić skład o nowego członka komisji. 21. Członek komisji przetargowej, z zastrzeżeniem pkt 18, jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w pkt 18, o czym informuje przewodniczącego komisji w formie pisemnej na druku, o którym mowa w pkt 24 ppkt 2). 10

22. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Dyrektor powołując nowego przewodniczącego komisji pkt 15 ppkt 4). Przepis pkt 7 stosuje się odpowiednio. 23. Wyłączenie przewodniczącego, o którym mowa w pkt 22, jest równoznaczne z jego odwołaniem ze składu komisji przetargowej. 24. Wnioski w sprawie: 1) Wyłączenia członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu oraz 2) Wyłączenia się członka komisji z udziału w pracach komisji przetargowej do Dyrektora lub przewodniczącego komisji na drukach stanowiących załącznik Nr 5 i Nr 6 do Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej, składają odpowiednio przewodniczący lub członkowie komisji przetargowej. 25. Wypełnione dokumenty (druki), o których mowa w pkt 15 oraz pkt 24, podlegają włączeniu do dokumentacji postępowania. 26. Każdy członek Komisji ma obowiązek zapoznać się z treścią Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej, o którym mowa w pkt 1. 27. Wybór najkorzystniejszej oferty następuje w oparciu o wyniki prac Komisji Przetargowej. 28. Dokumentacja z postępowania podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora. 8 DOKUMENTACJA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Dokumentację postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzi się w formie pisemnej. 2. Pracownik Administracyjny prowadzi rejestr zamówień publicznych przekraczających w skali biblioteki równowartość 14 000 euro (formularz rejestru stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu). 3. Każdemu postępowaniu o zamówienie publiczne zostaje nadany numer postępowania. 4. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia sekretarz Komisji Przetargowej sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zwany dalej protokołem, zawierający co najmniej: a) opis przedmiotu zamówienia; b) informację o trybie udzielenia zamówienia; c) informację o wykonawcach; d) cenę oraz istotne elementy ofert; e) wskazanie wybranej oferty lub ofert. 5. Wzór protokołu oraz zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole, a także sposób i formę udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wydane na podstawie art. 96 ust. 5 PZP. 6. Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3 ustawy, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez Zamawiającego i Wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. 7. Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność, z zastrzeżeniem 4 pkt 3 lit. e). 8. Protokół wraz z załącznikami, o których mowa w pkt. 7 tworzy tzw. dokumentację postępowania, w której bezpośrednio po stronie tytułowej, przed skorowidzem spraw umieszcza się Metrykę zamówienia publicznego, zawierającą podstawowe dane o postępowaniu, pomocną przy opracowaniu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, a także w nadzorze i rozliczeniu zamówienia, egzekwowaniu uprawnień z tytułu gwarancji i rękojmi oraz zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Niniejsze zasady dokumentacji stosuje się także do konkursów. 9. Wzór metryki zamówienia publicznego jest zawarty w załączniku nr 4 do Regulaminu. 11

9 UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Do zawierania i realizacji umów w sprawach zamówień publicznych należy stosować w szczególności przepisy PZP i Kodeksu cywilnego. 2. Umowy w sprawach zamówień publicznych o wartości zamówienia przekraczającej równowartość 14 000 euro, pod rygorem nieważności, wymagają formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. 3. Umowy są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej. 4. Postępowanie o udzieleni zamówienia publicznego, które nie zostało unieważnione, prowadzi do zawarcia umowy. 5. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SIWZ. 6. W zawieranych umowach w sprawie zamówienia publicznego należy umieścić zapisy zabezpieczające interesy Zamawiającego, a w szczególności: a) precyzyjne i zgodne z SIWZ określenie przedmiotu i warunków realizacji zamówienia, b) precyzyjne określenie warunków odbioru (częściowego, końcowego) oraz ścisłe powiązanie ich z warunkami płatności, c) precyzyjne określenie warunków gwarancji, d) zamieszczenie klauzuli dotyczącej kar umownych lub innych sankcji w przypadku nie wypełnienia warunków umowy, e) zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości zmian zawartej umowy, f) zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości odstąpienia Zamawiającego od umowy, g) zamieszczenie klauzuli dotyczącej stosowania właściwego prawa i właściwego sądu w przypadku rozstrzygania sporów dotyczących zawartej umowy. 7. Projekty umów oraz umowy w sprawie zamówienia publicznego winny być zaakceptowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego i wyrażone podpisem na wzorze umowy oraz oryginale umowy wraz z odciskiem jego stempla. 8. Osobą uprawnioną do podpisywania umów w sprawach zamówień publicznych jest Dyrektor lub osoba posiadająca pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych w imieniu Biblioteki, w zakresie otrzymanego pełnomocnictwa. 9. Umowy należy sporządzać w dwóch egzemplarzach: a) 1 egzemplarz dla wykonawcy, b) 1 egzemplarz dla Zamawiającego (dołączany będzie do dokumentacji postępowania). 10. Umowy, z wyłączeniem zamówień wymienionych w art. 143 ustawy PZP, zawiera się na czas oznaczony. 11. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany. 12. Sprawy dotyczące nadzoru nad prawidłowym wykonaniem umów, a w szczególności odbiór i weryfikację dostaw, usług i robót budowlanych reguluje 6-9 Zarządzenia Nr.../2010 Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w sprawie zasad planowania oraz rozliczania wykonanych na rzecz Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie robót budowlanych, dostaw i usług. 12

13. Faktury z tytułu realizacji umów o udzielenie zamówienia publicznego, do którego stosuje się przepisy ustawy PZP winny być opisane odpowiednio przez Pracownika Administracyjnego bądź Pracownika Merytorycznego i winny odnosić się do: - umowy, której dotyczy zamówienie; - nazwy postępowania nadanej przez Zamawiającego; - źródła finansowania zamówienia. 10 ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NARUSZENIE DYSCYPLINY FINANSÓW PUBLICZNYCH 1. Osoby, którym powierzono czynności związane z przygotowaniem lub/i przeprowadzeniem postępowania o zamówienie publiczne ponoszą odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, o której mowa w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114 z późn. zm.). 2. Każda osoba, która stwierdzi, że otrzymane od przełożonego polecenie narusza dyscyplinę finansów publicznych, ma prawo złożyć pisemne zastrzeżenie do Dyrektora Biblioteki. 3. W przypadku stwierdzenia na piśmie przez Dyrektora takiego polecenia lub też jego nie odwołania, osoba o której mowa w ust. 2 nie ponosi odpowiedzialności za powstałe w ten sposób naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 4. Czynnością naruszającą dyscyplinę finansów publicznych jest w szczególności: a) zastosowanie trybu udzielenia zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów ustawy PZP, dotyczących przesłanek wyboru trybu; b) niedopełnienie obowiązku przekazania lub zamieszczenia ogłoszenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia; c) opisanie przedmiotu zamówienia lub warunków udziału w postępowaniu w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji; d) udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w ustawie PZP; e) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub dokonanie w niej zmiany z naruszeniem przepisów ustawy PZP; f) unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisu art. 99 ustawy PZP; g) niezłożenie przez członka Komisji Przetargowej lub inną osobę występującą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu Zamawiającego oświadczeń wymaganych przepisami ustawy PZP; h) niewyłącznie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie art. 17 ust. PZP. 11 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Regulamin obowiązuje wszystkie komórki organizacyjne Biblioteki. 2. Za przestrzeganie niniejszego regulaminu oraz zapoznanie z jego postanowieniami pracowników odpowiedzialny jest kierownik jednostki. 3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie akty prawne regulujące zamówienia publiczne, a w szczególności ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010, Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 13

12 ZAŁĄCZNIKI Integralną częścią Regulaminu są: - Załącznik nr 1 Notatka z przeprowadzonego rozeznania cenowego rynku; - Załącznik nr 2 Oszacowanie wartości zamówienia publicznego; 14