Rozdział 1 Zasady ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Miasta Nr /07 z dnia 1 lutego 2007r. REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ powołanej w Urzędzie Miasta Nowy Targ a także w Miejskich Jednostkach Organizacyjnych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Rozdział 1 Zasady ogólne 1 Regulamin określa zadania członków oraz tryb pracy komisji przetargowej. 1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1) decyzji - należy przez to rozumieć decyzję Burmistrza Miasta Nowy Targ w sprawie powołania komisji przetargowej, 2) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późn. zm.), 3) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Nowego Targu lub osobę przez niego upoważnioną, w rozumieniu art. 18 ust. 2 ustawy a także Kierowników Miejskich Jednostek Organizacyjnych, 4) Referacie należy przez to rozumieć Referat ds. zamówień publicznych Urzędu Miasta lub komórkę organizacyjną prowadząca postępowanie o zamówienie publiczne lub osobę prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne w miejskich jednostkach organizacyjnych Burmistrz powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, zwaną dalej komisją przetargową. Komisja przetargowa jest powoływana każdorazowo do przygotowania i prowadzenia określonego postępowania. 2. Komisja przetargowa działa w oparciu o przepisy ustawy, aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego regulaminu. 3. Do wyłączania i samowyłączania się członków komisji oraz biegłych z udziału w postępowaniu lub czynnościach komisji przetargowej, a także odwoływania i powoływania do składu komisji osób w miejsce wyłączonych członków komisji lub biegłych stosuje się zasady określone w regulaminie Członkowie komisji uczestniczą w pracach komisji na równych zasadach, z zastrzeżeniem ust. 3 i W skład komisji przetargowej wchodzą : 1) przewodniczący komisji, 2) z-ca przewodniczącego komisji, 3) sekretarz komisji pracownik Referatu, 4) członkowie komisji w liczbie od 1 do 5. 1

2 3. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji przetargowej a w razie jego nieobecności zastępca przewodniczącego, który ma prawo wydawania poleceń członkom komisji. 4. Członkowie komisji wykonują prace wskazane im przez przewodniczącego na posiedzeniach kolegialnych lub indywidualnie. 5. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. Wszyscy członkowie komisji powinni zachować bezstronność i poufność w zakresie związanym z badaniem i oceną ofert. 6. Sekretarz komisji przetargowej uczestniczy w pracach komisji. 7. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, kierownik Zamawiającego z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji może powołać biegłych. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na wniosek komisji udziela dodatkowych wyjaśnień. 8. Niezwłocznie po zapoznaniu się komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców, członkowie komisji składają na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania pisemne oświadczenia na druku ZP-11 o braku lub zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy. 9. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa art. 17 ust. 1 ustawy, nie złożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wobec przewodniczącego komisji czynność wyłączenia dokonuje bezpośrednio Burmistrz. 10. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu - po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 11. Burmistrz stwierdza nieważność czynności postępowania podjętej z naruszeniem prawa. 12. Na polecenie Burmistrza komisja przetargowa powtarza unieważnioną czynność Stanowisko komisji przetargowej, w szczególności w sprawach związanych z: 1) ustaleniem listy wykonawców, proponowanych do zaproszenia do postępowań w trybach zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę lub negocjacji bez ogłoszenia, 2) treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu lub zaproszenia do składania ofert, 3) oceną spełniania warunków wymaganych od wykonawców, 4) oceną ofert i wyborem oferty najkorzystniejszej, 5) odrzuceniem oferty, 6) uwzględnieniem lub odrzuceniem protestu, 7) unieważnieniem postępowania, podejmowane jest na posiedzeniach komisji. 2. Przy braku jednolitego stanowiska wśród członków komisji, zwłaszcza w sprawach oceny, o których mowa w ust. 1 pkt. 2-6, przewodniczący, na wniosek komisji przetargowej: 2

3 1) występuje z wnioskiem do Burmistrza o powołanie biegłego, posiadającego wiedzę specjalistyczną w dziedzinie będącej przedmiotem rozbieżności stanowisk członków komisji albo 2) zarządza głosowanie, jeżeli podjęcie decyzji przez komisję zależy od ocen członków komisji o charakterze subiektywnym. 3. Decyzje podejmowane przez komisję, w drodze głosowania, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 zapadają zwykłą większością głosów. Przy równej liczbie głosów, decyduje głos przewodniczącego komisji. 4. Dla ważności podjętych przez komisję decyzji wymagana jest na posiedzeniu obecność co najmniej połowy liczby członków komisji. 5. Głosowanie, o którym mowa w ust. 3 prowadzące do rozstrzygnięć powodujących naruszenie prawa, jest nieważne. 1) Rola biegłego, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, stosownie do treści wniosku przewodniczącego, może polegać na: udziale w pracach komisji z głosem doradczym i udzielaniu dodatkowych wyjaśnień w zakresie wymagającym wiedzy specjalnej lub 2) sporządzeniu pisemnej opinii w sprawie oceny ofert lub innych czynności w toczącym się postępowaniu, w zakresie wymagającym wiedzy specjalnej albo 3) na łącznej realizacji czynności, o których mowa w pkt 1 i Każdy członek komisji przetargowej, w związku z okolicznością, o której mowa w ust. 3, lub z innych ważnych powodów mających wpływ na wynik postępowania, może do protokołu postępowania złożyć zdanie odrębne. Złożenie zdania odrębnego wymaga pisemnego uzasadnienia. 7. W trakcie wykonywania czynności komisja przetargowej sporządza na bieżąco protokół postępowania o udzielenie zamówienia zgodny ze wzorem określonym w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy. 8. Po zakończeniu czynności i wyborze najkorzystniejszej oferty do protokołu z postępowania załączany jest dokument zamknięcia prac komisji przetargowej wraz z podpisami jej członków Do zadań komisji należy w szczególności: 1) przygotowanie, prowadzenie i dokumentowanie postępowania, 2) udzielanie wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 3) realizacja czynności zamawiającego w ramach procedur odwoławczych przewidzianych w ustawie, 4) ocena spełniania warunków wymaganych od wykonawców, 5) proponowanie odrzucenia ofert, 6) ocena ofert oraz wskazanie oferty najkorzystniejszej, 7) przedłożenie wyników prac komisji - protokołu postępowania wraz z ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem - do zatwierdzenia przez Burmistrza. 8) proponowanie unieważnienia postępowania w okolicznościach przewidzianych w ustawie, 9) opracowanie i publikacja ogłoszeń o wynikach postępowania i o zawarciu umowy, na zasadach określonych w ustawie. 2. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje, a także decyzje lub inne oświadczenia woli w imieniu zamawiającego, kierowane przez komisję do wykonawców w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia - wynikające z realizowanych przez komisję przetargową czynności, o których mowa w ust. 1 wymagają zatwierdzenia przez Burmistrza lub osobę przez niego upoważnioną. 3

4 6 1. Do zadań przewodniczącego komisji, jako osoby kierującej jej pracą należy w szczególności: 1) wyznaczanie miejsc, terminów i prowadzenie posiedzeń komisji, 2) odebranie oświadczeń od członków komisji, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, 3) informowanie Burmistrza o wyłączeniu lub samowyłączeniu się członka komisji ze składu komisji, 4) podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, 5) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne, 6) przekazania wykonawcom: a) przed otwarciem ofert informacji o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, b) w trakcie otwarcia ofert informacji dotyczących nazw i adresów wykonawców, którzy złożyli oferty, ceny ofert oraz informacji dotyczących gwarancji, terminu realizacji zamówienia, terminu płatności, 2. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności: 1) prowadzenie dokumentacji postępowania, 2) powiadamia członków komisji o wyznaczonym przez przewodniczącego terminie i miejscu posiedzeń komisji, 3) przedkładanie do podpisu (zatwierdzenia) przez Burmistrza lub osobę przez niego upoważnioną wszelkich oświadczeń i zawiadomień zamawiającego, o których mowa w 5 ust.2, związanych z danym postępowaniem, a także protokołu postępowania, 4) informowanie Burmistrza o ewentualnych problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania, 5) wydawanie (przesyłanie) specyfikacji istotnych warunków zamówienia, na wniosek zainteresowanych wykonawców, 6) przygotowywanie projektów wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 7) przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnoszone protesty i odwołania, 8) przygotowywanie projektów umów, 9) wykonywanie innych czynności o których mowa w dalszej części niniejszego regulaminu. Rozdział 2 Przygotowanie postępowania 7 1.Przygotowanie postępowania polega na opracowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia i przedłożeniu do zatwierdzenia przez Burmistrza. 2.Komisja przetargowa rozpoczyna czynności przygotowania postępowania od propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego. 8 Proponując wybór trybu udzielenia zamówienia publicznego, komisja winna mieć na względzie, że przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony pełnią rolę trybów podstawowych bez względu na wartość postępowania, co oznacza, że ich zastosowanie nie wymaga uzasadnienia, natomiast zastosowanie trybu innego niż przetarg 4

5 nieograniczony i ograniczony jest dopuszczalne tylko w okolicznościach określonych w ustawie Stosownie do zaproponowanego trybu, komisja przetargowa opracowuje specyfikację istotnych warunków zamówienia, stanowiącą podstawę przygotowania ofert lub przygotowania się do negocjacji przez wykonawców. 2. Komisja przetargowa opracuje specyfikację istotnych warunków zamówienia na podstawie wniosku o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdzonego przez Burmistrza. 3. Opracowana specyfikacja istotnych warunków zamówienia podlega zaopiniowaniu przez Radcę Prawnego. 4. Po opracowaniu specyfikacji, sekretarz komisji przetargowej ustala jej cenę, o ile jej udostępnienie ma być odpłatne. 5. Opłata, jakiej można żądać za specyfikację istotnych warunków zamówienia, może pokrywać jedynie koszty jej druku oraz przekazania. Ustalenie ceny specyfikacji istotnych warunków zamówienia powinno być zgodne z Uchwałą Nr 19/V/2002 Zarządu Miasta Nowy Targ z dnia 30 stycznia 2002r w sprawie opłat związanych z udostępnieniem informacji publicznej. 10 Stosownie do zaproponowanego trybu, sekretarz komisji opracowuje także dokument stanowiący podstawę do rozpoczęcia postępowania, czyli: 1) ogłoszenie o zamówieniu, 2) zaproszenie do negocjacji, 3) zaproszenie do składania ofert. 11 Po opracowaniu projektu dokumentów, o których mowa w 9 i 10: 1) sekretarz komisji przedstawia je, do zatwierdzenia Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej, 2) komisja przetargowa opracowuje zestawienie podmiotów proponowanych do zaproszenia do postępowań w trybie negocjacji bez ogłoszenia, trybie zapytania o cenę i w trybie zamówienia z wolnej ręki. Rozdział 3 Rozpoczęcie i prowadzenie postępowania 12 Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego uważa się za rozpoczęte z chwilą wysłania ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich, Biuletynie Zamówień Publicznych lub umieszczenie ogłoszenia w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej zamawiającego Sekretarz komisji przetargowej wydaje (przesyła) specyfikację istotnych warunków zamówienia, na wniosek wykonawców zainteresowanych postępowaniem prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, nie później niż w terminie 5 dni od daty otrzymania wniosku o jej przekazanie. 5

6 2. Sekretarz komisji przetargowej prowadzi rejestr wykonawców, którym, stosownie do trybu postępowania, wydano (przesłano): 1) specyfikację istotnych warunków zamówienia, 2) zaproszenie do składania ofert wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, 3) zaproszenie do udziału w postępowaniu wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia Jeżeli wykonawcy zwrócą się o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, komisja przetargowa niezwłocznie przygotowuje i przedkłada do akceptacji Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej treść wyjaśnień zamawiającego, chyba że prośba o to wyjaśnienie wpłynęła do Urzędu na mniej niż 6 dni przed terminem otwarcia ofert (art. 38 ust. 1 ustawy). 2. Treść wyjaśnień, o których mowa w ust. 1, sekretarz komisji przetargowej przesyła wszystkim wykonawcom, którym doręczono specyfikację, bez ujawniania źródła zapytania i umieszcza na stronie internetowej Miejsce oraz nieprzekraczalny termin składania ofert są ostatecznie określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Oferty, przygotowane i opisane w sposób określony w specyfikacji, w terminie, o którym mowa w ust. 1, wpływają do siedziby zamawiającego (Sekretariatu Urzędu Miasta Nowy Targ pokój 44), gdzie są opatrzone pieczęcią wpływu i opisane kolejnym numerem wpływu na dane postępowanie oraz datą, godziną i minutą wpływu. 3. Niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, sekretarz komisji przetargowej lub przewodniczący komisji pobiera z Sekretariatu Urzędu oferty złożone na dane postępowanie, sprawdzając poprawność opisu i nienaruszalność ich opakowania, 4. Od momentu pobrania ofert, o którym mowa w ust. 3, odpowiedzialność za ich nienaruszalność przechodzi na komisję przetargową. Otwarcie ofert 16 Publiczne (jawne) otwarcie ofert komisja przetargowa prowadzi w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia Rozpoczynając publiczne otwarcie ofert, przewodniczący komisji: 1) składa krótką informację o postępowaniu, w szczególności: a) przedmiocie zamówienia, b) trybie postępowania, 2) podaje informację o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; 3) informuje o liczbie złożonych ofert oraz o liczbie ofert złożonych po wyznaczonym terminie. 2.Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1, przewodniczący komisji winien zwrócić się do obecnych na otwarciu wykonawców z zapytaniem, czy chcą złożyć oświadczenia w sprawie postępowania do protokołu postępowania. Treść ewentualnych oświadczeń stanowić będzie załącznik do protokołu postępowania. 6

7 3.Przed otwarciem każdej z ofert przewodniczący okazuje zebranym nienaruszone opakowanie (kopertę) zawierającą ofertę, podaje jej numer, nadany wg kolejności wpływu, oraz treść opisu na tym opakowaniu (kopercie). 4.Po otwarciu każdej oferty przewodniczący odczytuje, a sekretarz komisji dokonuje wpisu do odpowiedniego załącznika do protokołu postępowania: 1) nazwy i adresu wykonawcy, 2) ceny oferty brutto, 3) terminu wykonania zamówienia, 4) okresu gwarancji, 5) warunków płatności (termin, forma), 6) innych danych współtworzących kryteria oceny ofert w danym postępowaniu. 5.Niezwłocznie po otwarciu ostatniej z ofert przewodniczący wzywa członków komisji przetargowej do złożenia oświadczeń o zaistnieniu lub braku okoliczności, powodujących konieczność wyłączenia się z udziału w dalszej części postępowania, z powodu okoliczności art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, 6.W przypadku usprawiedliwionej nieobecności na otwarciu ofert któregoś z członków komisji przetargowej /urlop, chorobowe, delegacja służbowa/ dana osoba składa oświadczenie na kolejnym posiedzeniu w dniu zapoznania się z ofertami. Ocena ofert Oferty dzieli się na: 1) oferty złożone w terminie, 2) oferty złożone po upływie terminu do składania ofert. 2. Oferty, o których mowa w ust. 1 pkt 2, zwraca się wykonawcom bez otwierania, po upływie terminu na złożenie protestu. 19 Po dokonaniu czynności, o których mowa w 18, komisja ocenia, czy złożone oferty są ważne. Oferty sporządzone w języku innym niż polski i (lub) bez zachowania formy pisemnej są nieważne i podlegają odrzuceniu Po dokonaniu czynności, o których mowa w 19, komisja ocenia, czy wykonawcy, którzy złożyli ważne oferty w wyznaczonym terminie, spełniają wymagane warunki podmiotowe, określone odpowiednio w ustawie oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w ogłoszeniu lub zaproszeniu do składania ofert. 2. Oceny, o której mowa w ust. 1. komisja dokonuje na podstawie treści złożonych oświadczeń oraz dokumentów potwierdzających ich prawdziwość. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się wykonawców z powodu okoliczności wymienionych w art. 24 ustawy. 3. Ofertę wykonawcy wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą Oferty ważne, złożone w terminie przez wykonawców nie podlegających wykluczeniu z postępowania, podlegają ocenie pod kątem spełniania warunków odnoszących się do przedmiotu zamówienia (oferty). 2. Zamawiający zobowiązany jest odrzucić ofertę, jeżeli wystąpią okoliczności określone w art. 89 ust 1 ustawy. 7

8 Wybór najkorzystniejszej oferty Komisja proponuje udzielić zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru. 2. Wyboru najkorzystniejszej oferty, w oparciu o wskazanie, o którym mowa w ust. 1, dokonuje Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona, zatwierdzając propozycję komisji przetargowej 3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty o: a) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano i uzasadnienie jej wyboru, b) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, c) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę. 4. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty sekretarz zamieszcza informacje, o których mowa w pkt 3 na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. Dokumentowanie czynności postępowania W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zwany dalej protokołem", zawierający co najmniej: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) informację o trybie udzielenia zamówienia, 3) informacje o wykonawcach, 4) cenę i inne istotne elementy ofert, 5) wskazanie wybranej oferty lub ofert 2.Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3 ustawy, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. 3.Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu po upływie terminu ich składania. 4.Udostępnienia dokumentów, o którym mowa w ust. 3, na zasadach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, komisja przetargowa dokonuje: 1) w obecności sekretarza komisji, 2) w siedzibie zamawiającego, 3) w dni i godziny pracy zamawiającego. 8

9 Zakończenie pracy komisji przetargowej 24 Komisja przetargowa kończy prace po: 1) obustronnym podpisaniu umowy o zamówienie publiczne, przez zamawiającego oraz wykonawcę, którego oferta została wybrana, 2) opublikowaniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia odpowiednio: na portalu UZP, na stronach internetowych Urzędu Miasta w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. 25 W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego regulaminu mają zastosowanie przepisy ustawy oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. 9