Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 14/2014 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Tarnowie z dnia 22 września 2014 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb udzielania w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie, zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, zwanych dalej zamówieniami Wartość zamówienia ustala się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), po przeprowadzeniu rozeznania rynku. 2. Rozeznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie, pisemnie lub drogą elektroniczną. 3. Niniejszego Regulaminu nie stosuje się : 1) jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, 2) do zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, 3) w przypadku, gdy ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Powiatowego Urzędu Pracy w Tarnowie, której nie można było przewidzieć, niezbędne jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, 4) w przypadku, gdy w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia, nie wpłynęła żadna oferta lub żadna z ofert nie została wybrana, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,

2 5) do udzielania zamówień na szkolenia organizowane dla pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Tarnowie oraz członków Powiatowej Rady Zatrudnienia w Tarnowie, 6) do udzielania zamówień, których przedmiotem jest najem lokali przeznaczonych na działalność Powiatowego Urzędu Pracy w Tarnowie prowadzonej w ramach Filii i Lokalnych Punktów Informacyjno-Konsultacyjnych Udzielanie zamówień dopuszczalne jest jedynie w granicach wydatków ujętych w planie finansowym w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 2. Udzielanie zamówień nie może prowadzić do podziału zamówienia lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, o których mowa w art. 91 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. W zakresie organizacji szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy, wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany jest w oparciu o obowiązujące w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie Kryteria wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzania szkoleń. Rozdział II Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia Procedura udzielenia zamówienia rozpoczyna się od wypełnienia wniosku o udzielenie zamówienia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Do złożenia wniosku o udzielenie zamówienia w celu zatwierdzenia przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Tarnowie uprawnieni są kierownicy komórek organizacyjnych.

3 7. 1. Czynności związane z udzielaniem zamówień realizują - w zależności od zakresu zadań przypisanych w Regulaminie Organizacyjnym Powiatowego Urzędu Pracy w Tarnowie, następujące komórki organizacyjne: Wydział Organizacyjno-Prawny, Wydział Instrumentów Rynku Pracy, Referat Administracyjny oraz Referat Informatyki i Statystyki. 2. Czynności związane z udzielaniem zamówień na organizację szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość euro, a nieprzekraczającej euro, realizuje Wydział Organizacyjno - Prawny przy współpracy z Wydziałem Instrumentów Rynku Pracy W celu udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro, a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, właściwa merytorycznie komórka organizacyjna kieruje zapytanie ofertowe do takiej liczby wykonawców świadczących dostawy, usługi, roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej trzech oferentów z zastrzeżeniem ust. 2). 2. W przypadku, gdy według dokonanych z należytą starannością ustaleń, potwierdzonych w formie notatki służbowej, przedmiot zamówienia może być wykonany przez nie więcej niż dwóch wykonawców zapytanie ofertowe kieruje się do każdego z nich. 3. Zapytanie ofertowe powinno określać co najmniej przedmiot zamówienia oraz termin składania ofert. 4. Zapytanie ofertowe oraz oferty wykonawców mogą być kierowane pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Dokumenty te stanowią załączniki do protokołu z przeprowadzonego postępowania. 5. Badania i oceny ofert dokonuje Komisja powołana przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy. 6. Z przeprowadzonego postępowania sporządza się protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

4 9. 1. W przypadku zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość euro, a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości euro, zamówienia realizowane są w trybie przetargu opartego na przepisach Kodeksu cywilnego, a w przypadku organizacji szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy także w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu i sposobów prowadzenia usług rynku pracy (Dz. U. poz. 667). 2. Ogłoszenie o przetargu zawiera w szczególności: opis przedmiotu zamówienia i warunków udziału w przetargu, wymagania formalne dotyczące ofert, termin związania ofertą, kryteria oceny ofert, termin i miejsce składania ofert, wymagania dotyczące wadium, istotne postanowienia umowy lub wzór umowy. 3. Przetarg wszczyna się w drodze ogłoszenia o przetargu zamieszczonego na stronie internetowej zamawiającego. Ogłoszenie o przetargu może być również zamieszczone w prasie oraz w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Tarnowie. 4. Oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w przetargu oraz badania i oceny ofert dokonuje Komisja powołana przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy. 5. Z przeprowadzonego postępowania sporządza się protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 2. Referat Administracyjny prowadzi rejestr udzielonych zamówień.

5 Rozdział III Umowy w sprawie zamówień publicznych Do zawierania i realizacji umów w sprawach zamówień należy stosować przepisy Kodeksu cywilnego. 2. Umowy o udzielanie zamówień w trybie niniejszego Regulaminu zawierane są w formie pisemnej. 3. Zawierane umowy winny posiadać zapisy zabezpieczające interesy zamawiającego, a w szczególności: 1) określenie przedmiotu i warunków realizacji zamówienia, 2) określenie warunków odbioru (częściowego, końcowego) oraz powiązanie ich z warunkami płatności, 3) określenie warunków gwarancji, 4) zamieszczenie klauzuli dotyczącej kar umownych lub innych sankcji w przypadku nie wypełnienia warunków umowy. 4. Umowy w sprawie zamówień publicznych muszą być zaakceptowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego. 5. Umowy należy sporządzać w trzech egzemplarzach: 1) 1 egzemplarz dla wykonawcy, 2) 2 egzemplarze dla zamawiającego, z których jeden dołączany będzie do dokumentacji postępowania, a drugi przekazywany do Wydziału Finansowo - Księgowego. Rozdział IV Postanowienia dodatkowe 12. W przypadku konieczności wykonania zamówienia w trybie pilnym, nagłym lub awaryjnym, wymagającym jego niezwłocznej realizacji ze względu na interes publiczny lub specyfikę

6 przedmiotu zamówienia dopuszcza się odstąpienie od wymagań zawartych w niniejszym Regulaminie. Rozdział V Postanowienia końcowe Regulamin obowiązuje wszystkie komórki organizacyjne w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie. 2. Regulamin wprowadza się na czas nieokreślony.

7 Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. W N I O S E K o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO* 1.. (nazwa komórki organizacyjnej) 2. Przedmiot zamówienia Szacunkowa wartość zamówienia wynosi Konieczność zamówienia i wartość uzasadnia się następująco Termin realizacji zamówienia (data i podpis wnioskodawcy) 6. Sprawdzono pod względem zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (data i podpis Pełnomocnika ds. Zamówień Publicznych) * Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.) do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro nie stosuje się przepisów wymienionej ustawy.

8 7. Powiatowy Urząd Pracy w Tarnowie posiada zabezpieczone środki na udzielanie niniejszego zamówienia Poddano kontroli wstępnej celowość wydatku.... (data i podpis Głównego Księgowego) ZATWIERDZAM... (data i podpis Dyrektora PUP)

9 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro PROTOKÓŁ Z POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Opis przedmiotu zamówienia: Wartość zamówienia oszacowano w dniu... na kwotę... co stanowi równowartość... euro (1 euro =... zł) na podstawie W dniu... zwrócono się do niżej wymienionych wykonawców z zapytaniem ofertowym: Zapytanie skierowano faksem, drogą elektroniczną*. 4. Uzyskano następujące oferty na realizację zamówienia: Skład komisji: 1...

10 W wyniku analizy ofert zamówienie udzielone zostanie:. za cenę 7. Uzasadnienie wyboru: Protokół sporządził. Tarnów, dnia * właściwe podkreślić ZATWIERDZAM... (data i podpis Dyrektora PUP)

11 Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro PROTOKÓŁ Z POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1 Opis przedmiotu zamówienia: Wartość zamówienia oszacowano w dniu... na kwotę... co stanowi równowartość... euro (1 euro =... zł) na podstawie Wykonawcy, którzy złożyli oferty (nazwa, cena inne kryteria oceny ofert): Skład komisji: W wyniku analizy ofert zamówienie udzielone zostanie:.

12 za cenę 6. Uzasadnienie wyboru: Protokół sporządził. Tarnów, dnia ZATWIERDZAM... (data i podpis Dyrektora PUP)