REGULAMIN DOKONYWANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH. Tarnów r. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 REGULAMIN DOKONYWANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Tarnów r Postanowienia ogólne 1

2 1 1. Regulamin określa obowiązki i uprawnienia Dyrektora szkoły, wicedyrektorów i pracowników, zasady powoływania i zakres działania Komisji do spraw zamówień, w procesie dokonywania zamówień publicznych. 2 Ilekroć z niniejszym regulaminie jest mowa o: 1. Szkole rozumie się przez to Zespół Szkół Sportowych w Tarnowie, 2. Dyrektorze szkoły - rozumie się przez to Zespół Szkół Sportowych w Tarnowie, 3. Komisji ds. zamówień publicznych - rozumie się przez to komisję powołaną do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwaną dalej Komisją, 4. Pracowniku - rozumie się przez to pracownika wyznaczonego przez Dyrektora szkoły, odpowiedzialnego za przygotowanie dokumentacji dot. zamówień publicznych, 5. Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), 6. Prezesie UZP - należy przez to rozumieć Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, 7. Specyfikacji - należy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, 8. CPV - należy przez to rozumieć Wspólny Słownik Zamówień Wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu o zamówienie publiczne są zobowiązana do zachowania w tajemnicy okoliczności, o których powzięły wiadomość w związku z tym postępowaniem, o ile ich ujawnienie nie jest nakazane lub dopuszczone w ustawie. Odpowiedzialność 4 1. Dyrektor szkoły jest odpowiedzialny za rzetelne przygotowanie oraz terminowe przekazanie wszystkich dokumentów oraz informacji wymaganych niniejszym regulaminem, realizację zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy i postanowieniami niniejszego regulaminu, a w szczególności za oszacowanie wartości zamówienia oraz opis przedmiotu zamówienia zgodnie z art ustawy. Plan zamówień publicznych 5 1. Pracownik opracuje plan zamówień publicznych na podstawie zatwierdzonych planów wydatków budżetowych na dany rok, na podstawie następujących informacji: a) planowane zamówienia publiczne na usługi należące do tej samej kategorii określonej w CPV z podaniem kwot wartości tych zamówień, b) planowanie zamówienia publiczne na dostawy należące do tej samej grupy określonej w CPV z podaniem kwot wartości tych zamówień, 2

3 c) planowane zamówienia publiczne na roboty budowlane, z podaniem kwot środków przeznaczonych na roboty budowlane, d) wydatki ogółem, z podaniem łącznych kwot środków na planowane zamówienia publiczne na dostawy, usługi, roboty budowlane, wydatków, które nie podlegają przepisom ustawy. 2. Pracownik w trakcie roku budżetowego wpisuje do planu zamówień publicznych, zmiany mogące mieć wpływ na wartość zamówienia. 3. Przed wszczęciem postępowania Pracownik, zobowiązany jest do ustalenia, czy w trakcie roku budżetowego, do planu zamówień publicznych nie zostały wprowadzone zmiany mogące mieć wpływ na wartość zamówienia. Przygotowanie zamówienia 6 1. Pracownik zobowiązany jest przed wszczęciem postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, przygotować dokumentację niezbędną do przeprowadzenia postępowania, wymaganą przez ustawę i inne akty normatywne. 2. Specyfikację, ogłoszenia wymagane dla danego trybu oraz inne dokumenty niezbędne dla przeprowadzenia danego postępowania przygotowuje pracownik wyznaczony przez Dyrektora szkoły. Pracownikowi temu powierza się funkcję sekretarza Komisji. 3. W przypadku, gdy opis przedmiotu zamówienia wymaga wiedzy specjalistycznej, Dyrektor szkoły, może powierzyć przygotowanie opisu przedmiotu osobie fizycznej lub prawnej, w trybie przewidzianym przepisami ustawy. 4. Dokumenty, o których mowa w ust. 2, wymagają zatwierdzenia przez Dyrektora szkoły. 5. Projekt Specyfikacji należy przedstawić do zatwierdzenia Dyrektorowi szkoły, nie później niż 3 dni przed planowanym wszczęciem postępowania W przypadku przetargu nieograniczonego, Dyrektor szkoły zobowiązany jest zamieścić Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej zamawiającego, w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w przypadku zamówień przekraczających kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert, z zastrzeżeniem art. 42 ust 1 ustawy. 2. Dzień przekazania ogłoszenia do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej oraz dzień publikacji ogłoszenia musi być udokumentowany. 3. Poza publikacją ogłoszenia o zamówieniu w sposób wynikający z ustawy, Dyrektor szkoły może każdorazowo podjąć decyzję o ogłoszeniu przetargu w prasie. Powoływanie Komisji 8 1. Komisję powołuje Dyrektor szkoły, a w przypadku jego nieobecności zastępujący go wicedyrektor chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. 3

4 2. Komisja ds. zamówień składa się minimum z trzech osób, w tym przewodniczący komisji oraz sekretarz. 3. Komisji nie powołuje się w przypadku: a) zamówień z wolnej ręki, b) zapytania o cenę, c) licytacji elektronicznej. Oświadczenia osób biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego 9 1. Osoby biorące udział w postępowaniu, w tym biegli składają oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust 2 ustawy. 2. W przypadku zaistnienia okoliczności stanowiących podstawę wyłączenia członka komisji z postępowania, na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy, przewodniczący komisji przekazuje informację o wyłączeniu członka komisji Dyrektorowi szkoły lub osobie upoważnionej, który w miejsce wyłączonego członka, może powołać nowego członka komisji. 3. Wzór pisma o wyłączeniu członka komisji, stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. Zadania Komisji Komisja wykonuje czynności, o których mowa w art. 20 ust. 1 i ust. 3 ustawy. 2. Komisja kończy swoją działalność w dniu podpisania umowy, a w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminów do złożenia, odwołań i skargi do sądu. 3. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Dyrektor szkoły może powołać biegłych (rzeczoznawców). 4. Biegły przedstawia opinię na piśmie oraz bierze udział w posiedzeniach Komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień Członkowie komisji będący pracownikami Zamawiającego wykonują obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji w ramach obowiązków służbowych. 2. Członek komisji jest zobowiązany powiadomić przewodniczącego komisji o swojej nieobecności na posiedzeniu komisji, podając przyczyny nieobecności. 3. Do obowiązków członków komisji należy: a) czynny udział we wszystkich zebraniach komisji, b) rzetelne i bezstronne wykonywanie zadań powierzonych przez przewodniczącego, c) złożenie oświadczenia o, którym mowa w 9 ust. 1, d) informowanie przewodniczącego o problemach związanych z pracami komisji, e) wyrażenie na piśmie zdania odrębnego w przypadku posiadania zdania innego niż stanowisko Komisji. 4

5 Przewodniczący Komisji Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji. 2. Przewodniczący jest odpowiedzialny za sprawny i zgodny z przepisami przebieg postępowania w komisji, określa także miejsce i sposób przechowywania dokumentacji przetargowej oraz zasady jej udostępniania stronom. 3. W razie krótkotrwałej nieobecności przewodniczącego zastępuje go sekretarz. 4. Przewodniczący odpowiada za: a) odczytanie, przed otwarciem ofert, kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych - kwot jakie zamierza przeznaczyć na sfinansowanie poszczególnych części zamówienia, b) sprawdzenie czy nie doszło do przedwczesnego otwarcia ofert, c) otwarcie złożonych ofert w miejscu i terminie ustalonym przez Zamawiającego, d) odczytanie podczas otwarcia ofert, informacji wymaganych w art. 86 ust. 4 ustawy, e) wyznaczenie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie, f) zebranie oświadczeń członków komisji, o których mowa w 9 ust. 1, oraz poinformowanie Kierownika jednostki o okolicznościach, o których mowa w 9 ust. 2 regulaminu, g) podział pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, h) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania, i) informowanie Kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną o problemach związanych z pracami Komisji. Sekretarz Komisji Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje sekretarz. 2. Sekretarz komisji w szczególności odpowiada za: a) przygotowanie dokumentacji, o której mowa w 6 ust. 2, b) powiadomienie członków komisji o terminie i miejscu posiedzeń komisji, c) skompletowanie i dostarczenie członkom komisji dokumentów na posiedzenia, d) pobranie ofert z miejsca składania, e) przekazanie ofert przewodniczącemu komisji, f) nienaruszalność ofert, od momentu ich pobrania, g) zebranie na protokole podpisów członków komisji, h) sporządzenie protokołu z postępowania, i) sporządzenie dokumentów, o których mowa w: art. 20 ust. 3, art. 24 ust.3, art. 85 ust.2, art.86 ust. 5, art. 87, art. 90 ust. 1, art. 91 ust.5, art. 92, art. 93 ust. 3 i 5, art. 95 ustawy, j) zwrot wadium, k) przechowanie dokumentacji do czasu zakończenia postępowania. 5

6 Ocena ofert Komisja dokonuje oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców oraz przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez Zamawiającego, a także przedkłada Dyrektorowi szkoły lub osobie upoważnionej propozcyje rozstrzygnięć, o których mowa w art. 20 ust. 3 ustawy. 2. Przewodniczący komisji lub osoba wyznaczona przez przewodniczącego dokonuje w tekście oferty poprawy oczywistych omyłek pisarskich oraz omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny. 3. Przed dokonaniem oceny ofert członkowie komisji zapoznają się z opinią biegłego, jeżeli został powołany. 4. W przypadku, gdy nie zachodzą okoliczności uzasadniające unieważnienie postępowania, komisja dokonuje oceny na kartach indywidulanej oceny ofert. 5. W przypadku stosowania kryteriów opisanych w formie algorytmu (wzór arytmetyczny), dla zamówień o wartości poniżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, komisja może sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert. 6. Dyrektor szkoły jako Zamawiający stwierdza nieważność czynności Komisji podjętych z naruszeniem przepisów prawa. 7. Na polecenie Dyrektora szkoły, komisja przetargowa powtarza unieważnioną czynność. Protokół postępowania Podczas prowadzenia postępowania o zamówienie sporządza się protokół postępowania o zamówienie publiczne. 2. Dyrektor szkoły lub osoba upoważniona zatwierdza protokół. Wnioskowanie przez Komisję o zatwierdzenie dokumentów, o których mowa w art. 20 ust. 3 ustawy realizowane jest w ten sposób, że komisja sporządza projekt rozstrzygnięcia i przedkłada do podpisu Kierownikowi jednostki lub osobie upoważnionej. Udostępnianie dokumentacji przetargowej Dokumentację przetargową udostępnia się innym uczestnikom postępowania, w zakresie określonym w art. 96 ust 3 ustawy. 2. W przypadku wystąpienia wykonawcy o udostępnienie mu do wglądu treści pozostałych ofert, sekretarz komisji wyznacza zainteresowanemu wykonawcy miejsce, w którym będzie mógł zapoznać się z treścią ofert. 3. W trakcie udostępniania do wglądu ofert wymagana jest obecność co najmniej jednego członka komisji, 4. Za kompletność i nienaruszalny stan złożonych ofert odpowiedzialny jest członek komisji uczestniczący w czynności udostępnienia ofert. 5. Fakt udostępnienia ofert musi być udokumentowany w formie notatki, obejmującej: 6

7 a) datę i miejsce, b) imię i nazwisko osoby zapoznającej się z treścią ofert, c) numery udostępnionych ofert, d) imię i nazwisko członka komisji uczestniczącego w powyższej czynności, e) inne uwagi. Wzór notatki stanowi Załącznik nr 2 do regulaminu. Ogłoszenie o wyborze, umowa Ogłoszenie o wyborze oferty, następuje na zasadach określonych w art. 92 i 95 ustawy. 2. Umowę w sprawie zamówienia publicznego zawiera się w terminie, określonym w art. 94 ust.1 ustawy. Odwołania W przypadku wpłynięcia odwołania, Przewodniczący komisji wyznacza termin posiedzenia Komisji, w celu przygotowania ewentualnej odpowiedzi na odwołanie. 2. Przewodniczący komisji przedkłada projekt odpowiedzi na odwołanie do zatwierdzenia Dyrektorowi szkoły. 3. Wszelkie czynności związane z postępowaniem odwoławczym, oraz ustanowienie pełnomocnika do reprezentacji należą do Dyrektora szkoły lub osoby upoważnionej. Przechowywanie ofert Dyrektor szkoły zobowiązany jest do przechowywania protokołu wraz z załącznikami przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w sposób gwarantujący ich nienaruszalność. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach Pracownik sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych i przekazuje Prezesowi UZP w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie wg wzoru zamieszczonego w odrębnych przepisach. Zadania Pracownika w zakresie zamówień publicznych 21 Do zadań Pracownika należy: 1. sporządzanie planu zamówień publicznych, 2. prowadzenie rejestru rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych, 7

8 3. prowadzenie rejestru zamówień publicznych o wartości równej lub wyższej euro, 4. sporządzanie zbiorczego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych jednostki organizacyjnej, 5. przekazywanie Prezesowi UZP, zbiorczego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych jednostki organizacyjnej, 6. przeprowadzanie postępowań przetargowych w tym sporządzanie dokumentacji określonej w 6 ust. 2, 7. udział w pracach komisji ds. zamówień publicznych, 8. współpraca z Prezesem UZP w Warszawie, 9. udostępnianie i przechowywanie dokumentacji przetargowej zgodnie z 16 i 19 niniejszego regulaminu. Upoważnienie Określa się wzór upoważnienia do wykonywania czynności niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym powoływania komisji oraz do podpisywania pism związanych z postępowaniem odwoławczym, stanowiący Załącznik nr 3 do regulaminu. Postanowienia końcowe Do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem wejścia w życie regulaminu, stosuje się przepisy dotychczasowe. Tarnów, dnia 23 kwietnia 2015 r. 8

9 Załącznik nr 1 do Regulaminu Informacja o wyłączeniu członka Komisji ds. zamówień publicznych z udziału w pracach w komisji Działając na podstawie 9 ust. 2 Regulaminu dokonywania zamówień publicznych w Zespole Szkół Sportowych w Tarnowie z dnia..., niniejszym informuję Pana Dyrektora o tym, że postanawiam wyłączyć Pana/Panią....z udziału w dalszych pracach Komisji d.s. zamówień publicznych, powołanej... dnia..., znak sprawy... do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Powodem wyłączenia z udziału w dalszych pracach jest..... Jednocześnie informuję, że ostatnią czynnością Komisji Przetargowej, dokonaną z udziałem Pana/Pani... była czynność

10 Data i podpis Przewodniczącego Komisji Załącznik nr 2 do Regulaminu Notatka służbowa z udostępnienia ofert w trakcie prowadzonego postępowania w trybie... na Data udostępniania Miejsce udostępniania Imię i nazwisko osoby zapoznającej się z treścią ofert przedstawiciel (nazwa Wykonawcy) Numery udostępnionych ofert Imię i nazwisko członka komisji uczestniczącego w powyższej czynności Inne uwagi

11 ... Podpis udostępniającego Załącznik nr 3 do Regulaminu Upoważnienie Na podstawie art. 18 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), Dyrektor Zespołu Szkół Sportowych w Tarnowie w sprawie wprowadzenia regulaminu dokonywania zamówień publicznych oraz instrukcji w sprawach zamówień publicznych w Zespole Szkół Sportowych w Tarnowie, upoważniam Pana/Panią wicedyrektora Zespołu Szkół Sportowych w Tarnowie do wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym do powoływania komisji oraz do zatwierdzania wszystkich dokumentów włącznie z postępowaniem odwoławczym, dla postępowań o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.. /podpis/ Tarnów, dnia...r. 1 Numer upoważnienia. 11

12 12