MINISTER SRODOWISKA Warszawa, dnia4 grudnia 2015 r. BKA-I.0941.3.2015 90g05. g51/. Pan Konrad Tomaszewski Dyrektor Generalny Lasów Pa ństwowych WYSTØIENIE POKONTROLNE Działaj ąc na podstawie upowa żnienia Ministra Środowiska nr 12/2015 z dnia 18 wrze śnia 2015 r., zespól kontroluj ący Ministerstwa Środowiska (dalej: M Ś) przeprowadzi ł w dniach 28 wrze śnia 9 października 2015 r. kontrol ę problemow ą w Dyrekcji Generalnej Lasów Pa ństwowych (dalej: DGLP) z siedzib ą w Warszawie ul. Grójecka 127 w zakresie: 1. Kontroli realizacji zamówie ń publicznych w kontek ście przestrzegania przepisów ustawowych i ustalonych procedur wewn ętrznych; 2. Kontroli realizacji wyjazdów zagranicznych. Kontrola zosta ła przeprowadzona przez zespól kontroluj ący Biura Kontroli i Audytu Wewn ętrznego MŚ (dalej: BKA) w sk ładzie: Aleksandra Gregorkiewicz g łówny specjalista w BKA, kierownik zespo łu kontroluj ącego; ' Jerzy Chabros radca ministra w BKA; Stanis ław Kucharski g łówny specjalista w BKA. Kontrola zosta ła przeprowadzona na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rzędowej'. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksi ążce kontroli DGLP pod nr 3/2015. Na dzie ń przeprowadzenia kontroli jednostk ą kontrolowan ą kierowa ł Pan Adam Wasiak, powo łany na stanowisko Dyrektora Generalnego Lasów Pa ństwowych z dniem 7 lutego 2012 r. [Dowód: akta kontroli str. 191 Dz. U. 2011 nr 185 poz. 1092
Ustalenia kontroli Na podstawie przeprowadzonego post ępowania kontrolnego dzia łalno ść DGLP w zakresie skontrolowanych zagadnień zostala oceniona pozytywnie z zastrze żeniami. 1. Kontrola realizacji zamówie ń publicznych w kontek ście przestrzegania przepisów ustawowych i ustalonych procedur wewn ętrznych. Działalno ść DGLP w kontrolowanym obszarze zostala oceniona pozytywnie z zastrze żeniami. Kontrola realizacji zamówie ń publicznych do których stosuje sic przepisy ustawy Prawo zamówie ń publicznych W DGLP udzielanie zamówie ń publicznych do których stosuje si ę przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych 2 (dalej: P.z.p.) opa rte jest bezpo średnio na przepisach ustawy. Kontroli poddano zamówienia publiczne udzielone przez DGLP w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 30 czerwca 2015 r. o warto ści powyżej kwoty 14 000 130 000 (od 16 kwietnia 2014 r. powy żej kwoty 30 000 ), podlegaj ących przepisom ustawy P.z.p. W toku kontroli przedstawiono wykaz post ępowań o udzielenie zamówień publicznych przeprowadzonych w badanym okresie. W ww. okresie w DGLP przeprowadzono łącznie 17 postępowań o udzielenie zamówień publicznych w następuj ących trybach: - 12 w trybie przetargu nieograniczonego; - 5 w trybie z wolnej r ęki. Łączna warto ść udzielonych zamówień publicznych wynios ła 99 921 543,31 z ł brutto. Wed ług stanu na dzień 30 wrze śnia 2015 r. stan wydatkowania środków na realizacj ę umów wyniósł 57 072 288,37 zł brutto. [Dowód: akta kontroli str. I.1/1-5] Do kontroli wytypowano losowo 9 post ępowań (4 z 2014 r. i 5 z 2015 r.) o łącznej warto ści 32 618 846,25 z ł brutto, uj ętych w wykazie pod poz.: 1, 2, 5, 6, 9, 11, 12, 14, 15. W odniesieniu do wszystkich ww. skontrolowanych post ępowań nie stwierdzono nieprawid łowo ści ani uchybień w stosunku do przepisów ustawy P.z.p. [Dowód: akta kontroli str. I.1/6-34] Kontrola realizacji zamówie ń publicznych do których nie stosuje si ę przepisów ustawy P.z.p. W przypadku postępowań o zamówienie publiczne o równowarto ści poniżej 14 000/30 000 w DGLP w okresie obj ętym kontrol ą, obowiązywa ły następuj ące wewnętrzne przepisy: 2 Dz.U. 2013, poz. 907 z późn. zm.
- zarządzenie nr 22 Dyrektora Generalnego Lasów Pa ństwowych z 18 marca 2008 r. w sprawie procedur udzielania zamówie ń publicznych o warto ści szacunkowej nie przekraczaj ącej równowartości kwoty 14 000 euro przez Dyrekcj ę Generalnq Lasów Państwowych (dalej zarzqdzenie nr 22/2008); - zarządzenie nr 29 Dyrektora Generalnego Lasów Pa ństwowych z 31 marca 2015 r. w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcj ę Generalnq Lasów Państwowych zamówie ń nie podlegających ustawie - Prawo zamówie ń publicznych (dalej zarzqdzenie nr 29/2015). Z obowiązuj ących zasad reguluj ących udzielanie zamówie ń poniżej 14 000 /30 000 wynika, że co do zasady obowi ązuje konkurencyjny sposób wyboru wykonawcy (rozeznanie rynku, przetarg lub aukcja). W szczególnych przypadkach dopuszczone jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy bez stosowania wy żej wskazanych trybów wyboru. Zgodnie z ww. zarz ądzeniami, z przeprowadzonego post ępowania maj ą by ć sporządzone lub zebrane okre ślone dokumenty, które stanowi ą dokumentacj ę postępowania o zamówienie. [Dowód: akta kontroli: str. I.2/1-13] Na 55 postępowań o zamówienie o warto ści szacunkowej poni żej 14 000 /30 000 ale powy żej 20 000,00 z ł, w 35 przypadkach wskazano negocjacje cenowe z jednym wykonawc ą, które zgodnie z ww. zarz ądzeniami mog ą być stosowane w przypadku szczególnym, okre ślonym w 4 ust. 2 zarzqdzenia nr 22/2008 oraz 7 ust. 2 zarzqdzenia nr 29/2015. Łączna warto ść zamówie ń wykazanych w zestawieniu pn. wykaz zamówie ń publicznych o warto ści poniżej kwoty 14 000/30 000 euro...(wykaz sporządzony przez DGLP) wynosi 3 706 892,50 z ł. Łączna warto ść zrealizowanych na czas kontroli zamówie ń wynosila 2 728 452,76 z ł (pozosta łe by ły w trakcie realizacji). W trakcie kontroli sprawdzono 12 post ępowań o zamówienie, w tym: w 3 przypadkach jako tryb wyboru wykonawcy wskazano rozeznanie rynku, a w 9 przypadkach w oparciu o przepis o szczególnym charakterze zamówienia, dopuszczaj ący wskazanie wykonawcy bez trybu zapewniaj ącego konkurencj ę. W trakcie kontroli sprawdzono nast ępuj ące postępowania o zamówienie (wg liczb porz ądkowych - zestawienia sporz ądzonego przez DGLP): 1; 10; 12; 13; 16; 17; 29; 39; 42; 50; 52; 55. Łączna warto ść sprawdzonych post ępowań wynosila 724 353,90 z ł. Realizacja na czas kontroli wyniosła 692 353,90 zł. W 8 sprawdzonych wnioskach o udzielenie zamówienia, w których zastosowano zapisy o ich szczególnym charakterze, znalaz ły się krótkie wzmianki wskazuj ące wykonawc ę lub uzasadniaj ące jego wybór. Z tre ści tych informacji nie wynika, że te zamówienia maj ą szczególny charakter, uzasadniaj ący taki wybór wykonawcy. W 1 przypadku we wniosku o udzielenie zamówienia publicznego nie uzasadniono w ogóle zastosowania takiego trybu - dotyczy wniosku o udzielenie zamówienia publicznego do urnowy o świadczenie us ług promocyjno - edukacyjnych z dnia 17 kwietnia 2015 r.
W wyja śnieniach udzielonych przez kontrolowan ą jednostkę w powyższej sprawie, równie ż brak jednoznacznych przes łanek do zastosowania takiego trybu. Dotyczy to nast ępuj ących postępowań o zamówienie publiczne': - opracowanie dokumentacji dot. PGL LP oraz przygotowanie planu szkolenia obronnego na 2014 r. - ochrona fizyczna osób i mienia, - wykonanie ekspertyzy dot. warunków wspó łpracy LP jednostkami samorz ądu terytorialnego przy realizacji projektów infrastruktury, - us ługa utrzymania porz ądku i czysto ści, - wykonanie ekspertyzy rozwoju kompetencji kadry PGL LP dot. wdra żania strategii, - projekt aran żacji i wystroju wybranych pomieszcze ń budynku DGLP, - cykl seminariów w/z ppoż., - prowadzenie zaj ęć z zakresu obronno ści. [Dowód: akta kontroli: str. I.2/14-114] W przypadku zamówienia nr 01.272.19.2015 z 8 maja 2015 r. stwierdzono brak nale żytego udokumentowania zastosowanego trybu - rozeznania rynku. W trakcie kontroli zosta ła dostarczona notatka s łużbowa z 1 października 2015 r., w której opisano sposób przeprowadzenia rozeznania rynku. Zgodnie z 8 ust. 3 i 4 zarządzenia nr 29/2015 r. notatka taka powinna zawiera ć : pismo, faks lub e- mail od wykonawcy, notatk ę służbową z rozmowy telefonicznej lub wydruk ze strony internetowej. Dokumenty te powinny wskazywa ć nazw ę i adres wykonawcy, a w szczególno ści cenę, a także nazwisko osoby udzielaj ącej informacji lub adres strony internetowej oraz datę uzyskania informacji. Notatka nie zawiera tych informacji poza list ą firm, do których skierowano zapytanie. [Dowód: akta kontroli: str. I.2/106-109] W przypadku wniosku o udzielenie zamówienia publicznego z 8 czerwca 2015 r. dotycz ącego prowadzenia zaj ęć z zakresu obronno ści stwierdzono brak cz ęści II wniosku o udzielenie zamówienia publicznego. [Dowód: akta kontroli: str. I.2/114] W przypadku wniosku o udzielenie zamówienia pn. Plan działań LP w zakresie wspó łpracy z jednostkami samorz ądu terytorialnego na lata 2014-2020 zastosowano tryb z wolnej r ęki, którego nie przewiduj ą wewnętrzne regulacje. [Dowód: akta kontroli: str. I.2/1-13; 71-72] W przypadku zamówie ń, których warto ść jest wi ększa niż 6 000, zgodnie z ww. zarz ądzeniami sporządzane s ą umowy. We wszystkich kontrolowanych przypadkach takie umowy by ły sporządzone. W 2 przypadka zwrócono uwag ę na przyj ętą konstrukcj ę badanych umów. Dotyczy to umów zlece ń - nr EA.Z- 2717-1/14 oraz nr EZ.271.2.51.2015 (umowa w trakcie realizacji). Taki typ umowy (umowa zlecenie) generuje dodatkowe koszty, nie uj ęte w wynagrodzeniu wykonawcy za wykonanie okre ślonego zadania. W przypadku zako ńczonej umowy nr EA.Z- 2717- Wyszczególnienie zgodnie z zestawieniem w pi śmie znak GI.091.4.2015 z wrze śnia 2015 r.
1/14 koszty Zamawiaj ącego wyniosly z tytułu tego rodzaju umowy dodatkowo 6 252,00 z ł, ponad koszty okre ślone w umowie. Ponadto w tych umowach znalaz ł się w 5 zapis umożliwiaj ący dodatkowe, nieokre ślone co do wielko ści wyp łaty na rzecz Zleceniobiorcy: Zleceniodawca zobowi ązuje si ę zwróci ć Zleceniobiorcy wydatki, w jakie za jego zgod ą poczyni ł w celu należytego wykonania zadania. Zwrot wydatków poczynionych przez Zleceniobiorc ę i uznanych przez Zleceniodawc ę nastąpi niezw łocznie po przedstawieniu przez Zleceniobiorc ę rachunków lub innych dowodów. W przypadku zako ńczonej umowy nr EA.Z- 2717-1/14, wydatki te wyniosly 409,54 z ł i zwi ązane by ły z kosztami dojazdów. W badanym przypadku mamy do czynienia z dodatkowymi kosztami, które znacz ąco podnosz ą ostateczny koszt realizacji zadania. Dodatkowo ustalenia kontroli wskazuj ą, że obie ww. umowy zostały sformu łowane w sposób bardzo ogólny co do zakresu zada ń przewidzianych do wykonania. [Dowód: akta kontroli: str. L2/25-26; 32-33; 111-112] Analizie poddano równie ż umow ę o świadczenie us ług promocyjno - edukacyjnych z 17 kwietnia 2015r. dotycz ącą cyklu seminariów propaguj ących problematykę szeroko poj ętego bezpiecze ństwa, w tym bezpiecze ństwa przeciwpo żarowego. Ustalenia kontroli wykazaly, że w badanym przypadku nadużywa się poj ęcia seminarium przypisuj ąc takie znaczenie imprezie masowej. W tym przypadku części ą seminariów by ły koncerty grup rockowych. [Dowód: akta kontroli: str. L2/95-100] 2. Kontrola realizacji wyjazdów zagranicznych. Dzia łalno ść DGLP w zakresie realizacji wyjazdów zagranicznych została oceniona pozytywnie. W DGLP opracowano i wdro żono do stosowania wewn ętrzne regulacje szczegó łowo okre ślaj ące zasady organizowania zagranicznych podró ży s łużbowych pracowników Lasów Pa ństwowych. Regulacje te zapewniaj ą prawidłowy przebieg realizowanych wyjazdów, ich celowo ść oraz w łaściwy nadzór w tym zakresie. [Dowód: akta kontroli str. I1/1-7] Pracownicy LP odbywaj ący zagraniczne podró że s łużbowe sporz ądzaj ą wymagan ą regulacjami wewnętrznymi dokumentacj ę z tych wyjazdów zgodnie z przyj ętymi do stosowania wzorami. Zapisy zawarte w dokumentacji odpowiadaj ą przyj ętym wytycznym w tym zakresie. Przeprowadzone czynno ści wykazaly, że mankamentem wyst ępuj ącym w dokumencie pn. Sprawozdanie z podró ży s łużbowej jest brak daty, który uniemo żliwia weryfikacj ę terminowo ści jego z łożenia. W poddanej kontroli dokumentacji z 16 wyjazdów, tj. 26 % s łużbowych wyjazdów zagranicznych zrealizowanych przez DGLP w badanym okresie (46 wyjazdów w roku 2014 i 15 wyjazdów w okresie I pó łrocza 2015 r.), tylko na jednym Sprawozdaniu odnotowano dat ę wpływu do
komórki organizacyjnej zajmuj ącej si ę wspó łprac ą zagraniczn ą. Jak wyja śniono4 komórka organizacyjna ds. współpracy międzynarodowej na bie żąco monitoruje terminowo ść sk ładania sprawozdań odnosząc się do daty zako ńczenia zagranicznej podróży s łużbowej. Ustalenia kontroli wskazuj ą, że dla prawid łowego monitorowania terminowo ści składanych sprawozdań istotną kwestią jest każdorazowe opatrzenie dokumentu dat ą wpływu. [Dowód: akta kontroli str. 11/8-61] Pozytywnie nale ży oceni ć prawid łowo ść rozliczania przez Wydzia ł Księgowo ści DGLP pobranej przez delegowanych zaliczki w środkach zagranicznych. Do przedstawionej dokumentacji w tym zakresie uwag nie wniesiono. [Dowód: akta kontroli str. I1162-64 1 Biorąc pod uwag ę powy ższe oceny, uwagi i wnioski wnosz ę o: 1. Spowodowanie przestrzegania obowi ązuj ących w DGLP przepisów wewn ętrznych dotycz ących zamówie ń publicznych udzielanych poza ustaw ą Prawo zamówie ń publicznych, w zakresie dokumentowania post ępowań oraz stosowania trybu okre ślonego w ww. przepisach jako przypadek szczególny. 2. Każdorazowe odnotowywanie daty wp ływu na Sprawozdaniu z podróży s łużbowej składanym przez delegowanych pracowników do komórki organizacyjnej ds. wspó łpracy mi ędzynarodowej, której zadaniem jest monitorowanie terminowo ści składanych sprawozda ń. Jednocze śnie proszę o przekazanie bezpo średnio do Biura Kontroli I Audytu Wewn ętrznego w M Ś w terminie I miesi ąca od daty otrzymania niniejszego wyst ąpienia pokontrolnego informacji o sposobie wykorzystania zalece ń. i t i r P ARZ STANU -l.swniøwski Do wiadomo ści Pani Maria Zachwatowicz Dyrektor Dep. Le śnictwa i Ochrony Przyrody w M Ś Pismo znak: GD.0.0701.6.2015 z dnia 7 pa ździernika 2015 r.