Gdańsk, 23.03.2018 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR WW/16/2018 Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu mającym na celu wyłonienie kontrahenta, który wykona audyty efektywności energetycznej niezbędne do uzyskania przez Zamawiającego Świadectwa Efektywności Energetycznej dla planowanego do realizacji przedsięwzięcia. I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego znajduje się w załączniku nr 1. II. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: a. Etap I - audyt efektywności energetycznej, o którym mowa art. 20 ust. 5 p. 1 Ustawy o Efektywności Energetycznej z dnia 20 maja 2016 r.: rozpoczęcie: po podpisaniu umowy, zakończenie: do 4 tygodni od podpisania umowy; b. Etap II - współpraca przy opracowaniu wniosku o wydanie świadectwa efektywności energetycznej oraz jego sprawdzenie w zakresie zgodności z obowiązującymi wymaganiami 1 tydzień po zakończeniu audytu wskazanego w punkcie II a. c. Etap III - audyt efektywności energetycznej, o którym mowa art. 23 ust. 1 Ustawy o Efektywności Energetycznej z dnia 20 maja 2016 r. - 30 dni od zawiadomienia Zleceniobiorcy o zakończeniu przedsięwzięcia (pierwsze półrocze 2019 roku). III. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodnicząca komisji Wyboru Kontrahenta za pośrednictwem platformy zakupowej. Zapytania należy kierować nie później niż do dnia 03.04.2018 r. (wtorek) do godz. 12.00. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom za pośrednictwem platformy zakupowej w dniu 09.04.2018 r. (poniedziałek) do godz. 15.00. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu. IV. Dla zainteresowanych oferentów istnieje możliwość odbycia wizji lokalnej na terenie przedsiębiorstwa Grupy LOTOS S.A. w dniu 29.03.2018 r. (czwartek) w godzinach 8-14. W przypadku zainteresowania prosimy o kontakt z przewodniczącą komisji p. Małgorzatą Kopydłowską za pośrednictwem platformy zakupowej lub telefonicznie (tel. +48 58 308 85 65) nie później niż do dnia 28.03.2018 r. do godziny 11:00 w celu ustalenia dokładnych godzin wizji. V. W przypadku zainteresowania zapytaniem ofertowym, prosimy o złożenie oferty na platformie zakupowej do dnia 12.04.2018 r. (czwartek), do godz. 12.00. Oferty zostaną otwarte przez Komisję Wyboru Kontrahenta niezwłocznie po upływie terminu wskazanego powyżej. VI. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. VII. Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach: Strona 1 z 5
I część z merytoryczną zawartością oferty tj.: wszystkie oświadczenia Oferenta (załącznik nr 2 do zapytania), informacje wymagane zapytaniem ofertowym za wyjątkiem informacji wymaganych pkt. IX ppkt. 9-12 niniejszego zapytania; II część warunki handlowe, o których mowa w pkt. IX ppkt. 9-12 Każda z ww. części winna być przekazana w odrębnym pliku na platformie zakupowej opisanym nazwą Państwa firmy oraz informacją, której części dotyczy, tj. Oferta nr WW/16/2018 - część I merytoryczna i Oferta nr WW/16/2018 część II handlowa. VIII. Grupa LOTOS S.A. ustala następujący mechanizm rozliczenia: Wynagrodzenie netto wykonawcy zostanie ustalone wg poniższej formuły: Wynagrodzenie = success fee wartość ŚEE cena kontraktu, gdzie: success fee procentowy udział w ilości praw majątkowych należnych wykonawcy z tytułu wykonania zadania stanowiącego przedmiot zapytania ofertowego, wartość ŚEE wartość świadectwa efektywności energetycznej, wyrażona w jednostkach ton oleju ekwiwalentnego [toe], wydanego w rezultacie wykonania przedmiotu zapytania, cena kontraktu - średnioważona miesięczna cena kontraktu PMEF_F z transakcji sesyjnych, wyrażona w jednostkach [zł/toe] i opublikowana przez TGE w raporcie miesięcznym, dla miesiąca, w którym nastąpiło powstanie praw majątkowych wynikających ze ŚEE, wydanych w rezultacie wykonania przedmiotu zapytania; w przypadku braku w/w ceny dla tego miesiąca, do wyznaczenia wartości netto w/w ŚEE użyta zostanie ostatnia dostępna w raportach miesięcznych TGE średnioważona miesięczna cena (z transakcji sesyjnych) kontraktu PMEF_F; w sytuacji gdy ustalona na potrzeby obliczenia wysokości wynagrodzenia wykonawcy cena kontraktu PMEF_F przekroczy wysokość jednostkowej opłaty zastępczej, o której mowa w art. 12 Ustawy o efektywności energetycznej, obowiązującej w roku powstania praw majątkowych, wskutek realizacji przedmiotu zapytania ofertowego, rozliczenie przedmiotu zapytania ofertowego nastąpi w oparciu o wysokość tejże opłaty; IX. Oferta kompletna powinna zawierać: 1. oświadczenia oferenta zawarte w formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania; 2. poświadczone przez oferenta za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: odpis z rejestru przedsiębiorców lub innego równoważnego rejestru potwierdzającego rejestrację firmy, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz zakładu ubezpieczeń społecznych oraz urzędu skarbowego; decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, decyzji o nadaniu numeru statystycznego; 3. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji oferenta w ramach prowadzonego postępowania; 4. potwierdzenie gotowości realizacji przedmiotu zapytania ofertowego w terminach wskazanych w punkcie II; 5. listę podwykonawców z wyróżnieniem zakresu realizowanych zadań oraz doświadczenia ich konsultantów; należy również wskazać firmy- podwykonawców lub/i osoby zaangażowane w projekt nie będące pracownikami oferenta; w przypadku, gdy oferent będzie chciał skorzystać z usług innych podwykonawców niż wskazani w ofercie, konieczne będzie uzyskanie zgody Grupy LOTOS S.A.; Strona 2 z 5
6. potwierdzone referencjami i kartami audytów efektywności energetycznej informacje o doświadczeniu oferenta w zakresie przeprowadzonych audytów energetycznych oraz audytów efektywności energetycznej, dotyczącym przedsięwzięć polegających na obniżeniu zużycia energii zużywanej przez napędy elektryczne na instalacjach przemysłowych branży rafineryjnej, chemicznej i energetycznej, którego posiadanie jest warunkiem formalnym udziału w postępowaniu; 7. skład zespołu dedykowanego do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego wraz z informacją nt. doświadczenia zawodowego osób wchodzących w jego skład w zakresie świadczenia usług tożsamych z przedmiotem zapytania dla podmiotów z branży rafineryjnej, energetycznej lub chemicznej (CV kompetencyjne tych osób z podpisaną klauzulą: Wyrażam zgodę na gromadzenie i przetwarzanie przez Grupę LOTOS S.A. moich danych zawartych w niniejszym CV na potrzeby związane z udziałem w postępowaniu wyboru kontrahenta nr WW/16/2018 (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych); ponadto wskazanie lidera zespołu, jego składu osobowego, w tym wskazanie imienne audytora wiodącego dla audytu początkowego i audytu weryfikacyjnego; wymagany jest schemat organizacyjny zespołu; 8. dane kontaktowe oferenta (imię, nazwisko osoby odpowiedzialnej, numer telefonu, e- mail); 9. potwierdzenie proponowanego w punkcie VIII mechanizmu płatności; 10. procentowy udział w ilości praw majątkowych za realizację przedmiotu zapytania ofertowego, wyrażony jako success fee, zgodnie z zapisami pkt. VIII; w ramach proponowanego wynagrodzenia należy wyodrębnić, wyrażone w PLN, wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych; 11. warunki płatności faktur termin płatności faktur nie krótszy niż 30 dni od dnia wpływu prawidłowo wystawionej i zgodnej z obowiązującymi przepisami faktury do Zamawiającego; 12. numer rachunku bankowego, na który będą przelewane należności. Brak któregokolwiek z ww. wymaganych elementów, w szczególności niespełnienie warunku formalnego w postaci potwierdzonego referencjami i kartami audytów efektywności energetycznej doświadczenia oferenta w zakresie przeprowadzonych audytów energetycznych oraz audytów efektywności energetycznej, dotyczącego przedsięwzięć polegających na obniżeniu zużycia energii zużywanej przez napędy elektryczne na instalacjach przemysłowych branży rafineryjnej, chemicznej i energetycznej, może skutkować odrzuceniem oferty. W celu sprawniejszej weryfikacji i oceny ofert prosimy o zachowanie kolejności oraz przedzielenie poszczególnych części ofert w podanym układzie wraz z uwzględnieniem przedstawionej powyżej numeracji. X. Kryteria wyboru ofert: A. cena za realizację przedmiotu zapytania, wyrażona w formule wskazanej w pkt. IX.10 B. potwierdzone referencjami i kartami audytów efektywności energetycznej doświadczenie oferenta w zakresie przeprowadzonych audytów energetycznych oraz audytów efektywności energetycznej, dotyczące przedsięwzięć polegających na obniżeniu zużycia energii zużywanej przez napędy elektryczne na instalacjach przemysłowych branży rafineryjnej, chemicznej i energetycznej. C. skład zespołu dedykowanego do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego wraz z informacją nt. doświadczenia zawodowego osób wchodzących w jego skład w zakresie świadczenia usług tożsamych z przedmiotem zapytania dla podmiotów z branży rafineryjnej, energetycznej lub chemicznej. Strona 3 z 5
Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do modyfikacji i zmiany terminów wskazanych w zapytaniu, unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie możliwość wprowadzenia kar umownych m.in. z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego oraz w zakresie zachowania poufności. Dodatkowo Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo odstąpienia od przyszłej umowy w każdym czasie, jednakże jeżeli odstąpienie nastąpi z przyczyn nie leżących po stronie oferenta, to oferent za poprawnie wykonaną część prac otrzyma proporcjonalne wynagrodzenie: w przypadku odstąpienia od umowy po zrealizowaniu i odbiorze I etapu prac wysokość wynagrodzenia wyniesie 25%, natomiast w przypadku odstąpienia od umowy po zrealizowaniu, potwierdzonym pozytywną decyzją Prezesa URE, II etapu prac wysokość wynagrodzenia wyniesie 50%, przy czym wartość wynagrodzenia stanowiącą podstawę do dokonania wyliczeń stanowić będzie iloczyn, wskazanego w punkcie VIII success fee, wskazanej przez oferenta w audycie efektywności energetycznej wartości (wyrażonej w tonach oleju ekwiwalentnego) możliwego do uzyskania przez Grupę LOTOS S.A. ŚEE oraz wartości jednostkowej opłaty zastępczej, wyrażonej w PLN/toe, ustalonej przez Prezesa URE, w wysokości podanej dla daty, w której rozwiązanie umowy stało się skuteczne. Szanowni Państwo, Jeśli nie jesteście Państwo zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu lub występują jakiekolwiek przyczyny uniemożliwiające Państwu złożenie wiążącej oferty, mając na względzie jak najlepsze relacje z naszymi kontrahentami, zwracamy się z prośbą o wskazanie powodów niezłożenia oferty na kierowane do Państwa zapytanie ofertowe. Prosimy o przesłanie przedmiotowej informacji, o ile wyrazicie Państwo taką wolę na adres mailowy: malgorzata.kopydlowska@grupalotos.pl. UWAGA! Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur. Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody Strona 4 z 5
wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w instrukcji określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. instrukcji można uzyskać w Dziale Zakupów Wspólnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku. Załączniki: 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego 2. Wymagane oświadczenia oferenta Strona 5 z 5