ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1 Dotyczy ZAKUPU USŁUG DORADCZYCH I EKSPERCKICH, INFORMATYCZNYCH I TECHNICZNYCH, ŚRODKÓW TRWAŁYCH, WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH, SZKOLEŃ SPECJALISTYCZNYCH ORAZ ZADAŃ INFORMACYJNO - PROMOCYJNYCH DLA Agencja Ochrony HUZAR s.c. Waldemar Orzechowski, Urszula Orzechowska, Piotr Orzechowski w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 8.Oś Priorytetowa Społeczeństwo informacyjne- zwiększenie innowacyjności gospodarki Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Tytuł projektu: Wdrożenie internetowej platformy B2B do automatyzacji procesów biznesowych z Partnerami z branży ochroniarskiej Warszawa, 27 grudnia 2013 roku 1
I. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE Agencja Ochrony HUZAR s.c. Waldemar Orzechowski, Urszula Orzechowska, Piotr Orzechowski, z siedzibą w Sierpcu (zwany dalej: Zamawiającym) zaprasza do składania ofert na zakup usług doradczych i eksperckich, informatycznych i technicznych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, szkoleń specjalistycznych oraz zadań informacyjno promocyjnych w ramach Projektu Wdrożenie internetowej platformy B2B do automatyzacji procesów biznesowych z Partnerami z branży ochroniarskiej (zwany dalej: Projektem), realizowanego w ramach Zadania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. 1. Użyty w tytule Projektu termin Partnerzy odnosi się do dwóch firm (krajowych), współpracujących z Zamawiającym 2. Dane Zamawiającego : HUZAR s.c. Waldemar Orzechowski, Urszula Orzechowska, Piotr Orzechowski Ul. Braci Tułodzieckich 25 09-200 Sierpc NIP: 7761675867 REGON: 141915078 E-mail do korespondencji w sprawie Zapytania Ofertowego: sekretariat@huzar-ochrona.pl Osoba do kontaktu: Waldemar Orzechowski 3. Charakterystyka zamawiającego: Agencja Ochrony HUZAR s.c. Waldemar Orzechowski, Urszula Orzechowska, Piotr Orzechowski powstała w 1998 r. swoją działalność na rynku ochrony prowadzi na terenie powiatów: sierpeckiego, płockiego, płońskiego, mławskiego, ciechanowskiego, żuromińskiego, gostynińskiego, kutnowskiego. Rodzinne przedsiębiorstwo oparte jest w pełni na kapitale polskim, a obszarem świadczenia usług zgodnie z koncesją objęty jest cały kraj (Koncesja Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji numer L-0290/09 na wykonywanie usług ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej wydana na podstawie ustawy o ochronie osób i mienia wydana 10 grudnia 2009 roku, okres ważności 50 lat). Główny przedmiot to: działalność ochroniarska, z wyłączeniem obsługi systemów bezpieczeństwa obejmująca: działalność w zakresie ochrony i patrolowania, działalność ochroniarskiej związanej z transportem pieniędzy, papierów wartościowych lub innych wartościowych rzeczy działalność ochroniarską w zakresie przewozów samochodami opancerzonymi, działalność usługową w zakresie ochrony osobistej, działalność usługową w zakresie wykrywacza kłamstw, działalność usługową związana z pobieraniem i identyfikacją odcisków palców, pozostałą działalność ochroniarską, z wyłączeniem obsługi systemów bezpieczeństwa. oraz działalność ochroniarska w zakresie obsługi systemów bezpieczeństwa obejmująca: 2
działalność ochroniarską w zakresie obsługi i monitorowania elektronicznych systemów bezpieczeństwa, takich jak: alarmy przeciwwłamaniowe czy przeciwpożarowe, włączając ich instalację i konserwację, instalację, naprawę, przebudowę oraz regulację mechanicznych lub elektronicznych urządzeń zamykających, sejfów i skarbców w powiązaniu z późniejszym monitoringiem. Odbiorcami usług są: osoby indywidualne, instytucje administracji publicznej, urzędy, sklepy, przedsiębiorstwa prywatne. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem Zamówienia jest zakup usług doradczych i eksperckich, informatycznych i technicznych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, szkoleń specjalistycznych oraz zadań informacyjno promocyjnych w ramach dwóch Etapów Projektu opisanych w Zał. Nr 1. Zakres Zamówienia obejmuje następujące zadania: ETAP I: (01.01.2014-31.03.2014) 1. Zakup specjalistycznych usług doradczych i eksperckich w zakresie analizy oraz weryfikacji modułów systemów Comarch ERP XL, szczegółowy opis w Załączniku nr 2. 2. Zakup środków trwałych, szczegółowy opis w Załączniku nr 3. 3. Zakup wartości niematerialnych i prawnych w postaci licencji na oprogramowanie serwerowe, dostępowe, biurowe i antywirusowe oraz modułu Comarch ERP XL, szczegółowy opis w Załączniku nr 3. 4. Zakup specjalistycznych usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją serwera i integracją z infrastrukturą techniczną i oprogramowaniem, szczegółowy opis w Załączniku nr 3. 5. Zadania informacyjno promocyjne, szczegółowy opis w Załączniku nr 4. ETAP II: (01.04.2014-30.06.2014) 1. Zakup specjalistycznych usług informatycznych i technicznych, szczegółowy opis w Załączniku nr 5. 2. Zakup specjalistycznych usług doradczych, szczegółowy opis w Załączniku nr 6. 3. Zakup specjalistycznych szkoleń, szczegółowy opis w Załączniku nr 7. 4. Zakup modułu EKI z wykorzystaniem platformy EDI, szczegółowy opis w Załączniku nr 8. 5. Zadania informacyjno promocyjne, szczegółowy opis w Załączniku nr 9. III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferent zainteresowany realizacją Zamówienia na które składają się zadania opisane w Dziale II niniejszego Zapytania Ofertowego, zobowiązany jest do dokładnego zapoznania się z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym oraz do przygotowania Oferty zgodnie z określonymi w nim wymaganiami. 3
2. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty, niezależnie od wyników procesu związanego z wyborem Wykonawcy Zamówienia. Oferent zobowiązuje się nie wnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. 3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w wersji drukowanej. Wszystkie kartki Oferty powinny być trwale spięte, strony kolejno ponumerowane oraz zaparafowane, a na pierwszej stronie podpisane czytelnie, z podaniem zajmowanego stanowiska w jednostce, przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta, zgodnie z dokumentem rejestrowym oraz opatrzone pieczęcią firmową. Ewentualne poprawki w tekście muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane. Naruszenie któregokolwiek z powyższych wymagań będzie skutkować odrzuceniem Oferty bez jej merytorycznego rozpatrzenia. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji, w zakresie warunków (w szczególności cen, dostaw) i terminów realizacji poszczególnych zadań, z wybranymi Oferentami. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia Postępowania i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Wykonawcy, do którego skierowano zapytanie, nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wybrania innej oferty, odwołania lub zamknięcia Postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy. 7. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania przez Oferenta z poddostawców/podwykonawców. W takim przypadku Oferent zobowiązany jest wskazać taki/e podmiot/y i wykazać jego/ich doświadczenie potwierdzone przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji jednostki. Jednocześnie, w przypadku wybrania Oferenta do realizacji Zapytania ofertowego Wykonawca ponosić będzie pełną odpowiedzialność za zadania wykonywane przez tę/te jednostkę/i. 8. Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego Zapytania Ofertowego jako poufne. Informacje dotyczące faktu zaproszenia do udziału w niniejszym postępowaniu, złożenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Wykonawcę jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego na przekazywanie osobom trzecim lub publikacje takich informacji. IV. ZAKRES OFERTY ORAZ KOMPLET DOKUMENTÓW JAKIE ZOBOWIĄZANY JEST DOSTARCZYĆ OFERENT Oferta składana przez Oferenta na realizację zadań szczegółowo opisanych w Dziale II muszą zawierać następujące informacje: nazwę i adres Oferenta, kompletne dane kontaktowe Oferenta, datę sporządzenia Oferty, termin ważności Oferty, stawkę godzinową za wykonanie opisanych w Ofercie zadań (jeśli dotyczy), 4
ilość godzin potrzebnych do wykonania opisanych w Ofercie zadań (jeśli dotyczy), informacje na temat możliwości dotrzymania terminów realizacji Zamówienia, oświadczenie Oferenta, iż jego sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewni wykonanie opisanych w Zapytaniu Ofertowym zadań wdrożeniowych w pełnym zakresie i terminie (w brzmieniu zamieszczonym w Dziale IX Zapytania Ofertowego, do formularza Oferty należy obligatoryjnie załączyć wypełniony każdy z Załączników (Załączniki nr 2 9) stanowiących integralną część Oferty, w dołączonym brzmieniu i formie, należy wypełnić wszystkie wolne pola w tabelach zamieszczonych w Załącznikach. Niespełnienie tego warunku skutkować będzie odrzuceniem Oferty. V. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT. OTWARCIE OFERT I WYBÓR WYKONAWCY 1. Miejscem składania ofert jest siedziba Zamawiającego (ul. Braci Tułodzieckich 25, 09-200 Sierpc). Termin składania Ofert upływa w dniu 10 stycznia 2014 roku o godzinie 10.00. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone bez otwierania. O terminie złożenia decyduje faktyczna data i godzina wpływu Oferty do siedziby Zamawiającego. 2. Oferta wraz z załącznikami powinna znajdować się w kopercie zaadresowanej do siedziby Zamawiającego wraz z dopiskiem wskazującym nazwę Projektu wskazaną w Zapytaniu Ofertowym. 3. Otwarcia kopert z Ofertami nastąpi w dniu 10 stycznia o godzinie 11.00, a następnie dokonana zostanie ich weryfikacja i ocena. Wybór Wykonawcy zostanie ogłoszony w dniu 13 stycznia 2014 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się jedynie z Oferentem, który zostanie wskazany jako Wykonawca. VI. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania dotyczącego wyboru Oferenta bez podania przyczyn. Oferentom, do których zostanie skierowane Zapytanie Ofertowe nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wyboru innej Oferty, odwołania lub zamknięcia całego postępowania bez wskazania Wykonawcy. 2. Zamawiający zastrzega, iż każdy z Oferentów ma obowiązek traktować informacje dotyczące Projektu, jego zakresu oraz faktu otrzymania zaproszenia do złożenia Oferty i do udziału w postępowaniu jako poufne. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania dodatkowych, istotnych z punktu widzenia Oferenta oświadczeń, zawiadomień, informacji lub dodatkowych wyjaśnień za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w Dziale I pkt 2. 4. Wszelkie modyfikacje dołączonych załączników skutkować będą odrzuceniem oferty. 5
VII. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT Warunkiem dopuszczającym do rozpatrzenia Oferty jest złożenie Ofert na każde z zadań wskazanych w Dziale II. Oferty złożone w terminie oraz spełniające opisane powyżej wymogi formalne i merytoryczne zostaną ocenione zgodnie ze wskazanymi poniżej wagami parametru oceny. Zał. nr Nr zadania 2 I a 3 I b Działanie Zakup specjalistycznych usług doradczych i eksperckich w zakresie analizy oraz weryfikacji oraz modułu Comarch ERP XL Zakup środków trwałych Zakup wartości niematerialnych i prawnych w postaci licencji na oprogramowanie serwerowe, dostępowe, biurowe i antywirusowe oraz modułu Comarch ERP XL Zakup specjalistycznych usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją serwera i integracją z infrastrukturą techniczną i oprogramowaniem Waga 0,3000 0,2000 4 I c Zadania informacyjno promocyjne 0,0500 5 II a Zakup specjalistycznych usług informatycznych i technicznych 0,1000 6 II b Zakup specjalistycznych usług doradczych 0,1000 7 II c Zakup specjalistycznych szkoleń 0,1000 8 II d Zakup modułu EKI z wykorzystaniem platformy EDI 0,1000 9 II e Zadania informacyjno promocyjne 0,0500 Razem 1,0000 Każde z zadań ocenione będzie na zasadach opisanych w odpowiadających im załącznikach (Załącznik nr 2 Załącznik nr 9), a uzyskana liczba punktów (max. 100,0000; min. 0,0000) w każdym z zadań zostanie pomnożona przez przypisaną mu wagę punktową. Następnie wyniki zostaną zsumowane. Oferta, która uzyska maksymalny wynik zostanie skierowana do negocjacji, zgodnie z pkt.5 działu III. VIII. WARUNKI ZAWARCIA UMOWY Z WYKONAWCĄ 1. Zamawiający informuje, iż wybrana zostanie Oferta, która otrzyma najwyższą ocenę dokonaną zgodnie z kryteriami opisanymi w Dziale VII. Wybór ma charakter warunkowy, ponieważ warunkiem przystąpienia do realizacji Zamówienia jest podpisanie przez Oferenta Umowy z Zamawiającym na wykonanie zadań opisanych w Dziale II niniejszego Zapytania Ofertowego. 6
2. Oferent, którego Oferta zostanie najwyżej oceniona, otrzyma zaproszenie do negocjacji, których przedmiotem będzie określenie ostatecznych warunków a także formalno-prawnych aspektów umowy na wykonanie przedmiotowych zadań. 3. W uzasadnianym przypadku Zamawiający może odstąpić od procedury opisanej w pkt. 2. 4. W przypadku gdy wybrany Oferent oraz Zamawiający nie dojdą do porozumienia w sprawie ustalenia ostatecznego kształtu warunków finansowych oraz formalnoprawnych warunków Umowy na wykonanie zadań zawartych w Zapytaniu ofertowym, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru oferty która uzyskała największą liczbę punktów spośród pozostałych, bądź do anulowania wyników wyboru Oferenta i przygotowania kolejnego Zapytania Ofertowego w przedmiotowej sprawie. IX. ZAŁĄCZNIK Integralną cześć Oferty ma stanowić Załącznik w formie Oświadczenia złożonego w imieniu Oferenta i podpisanego zgodnie z reprezentacją składającego Oświadczenie, iż posiada on wystarczające środki finansowe gwarantujące płynną i terminową realizację Zamówienia, nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego oraz nie zalega w opłacaniu podatków i innych należności publicznoprawnych oraz, że złożona Oferta jest ważna przez okres min. 30 dni od dnia, w którym upłynął termin składania Ofert. X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca przystąpił do wykonania Zamówienia w następnym dniu po dniu zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta na okres realizacji Zamówienia i będzie określała szczegółowy zakres przedmiotowy zamówienia wraz z jego ceną. Zamówienie zostanie uznane za zrealizowane po sporządzeniu protokołów odbioru potwierdzonych obustronnym podpisem osób uprawnionych do reprezentowania stron. 7