PROBLEMY Z ZAKRESU PRAWIDŁOWEGO KLASYFIKOWANIA, KWALIFIKOWANIA I ARCHIWIZACJI PROJEKTÓW UNIJNYCH



Podobne dokumenty
Dlaczego warto? Odbiorcami szkolenia są : Pracownicy powiatowych urzędów pracy

22 października 2009 r. Warszawa (siedziba NDAP)

Obieg i archiwizacja dokumentów w świetle nowelizacji ustawy archiwalnej i jej przepisów wykonawczych

Archiwum zakładowe w świetle zmian prawnych. Andrzej Klubioski Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie aklubinski@apan.waw.pl

Temat 1: Rejestrowanie i znakowanie pism przychodzących i wychodzących

PROJEKT I PO PROJEKCIE KOŃCOWE ROZLICZENIE ORAZ ZASADA TRWAŁOŚCI PROJEKTU W RAMACH POKL ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

Struktura jednolitego rzeczowego wykazu akt i zasady jego budowy

Zarządzanie dokumentacją po nowelizacji przepisów prawa archiwalnego -

ECK EUREKA tel fax

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 201 CZĘŚĆ PISEMNA

Z A R Z Ą D Z E N I E NR 146 /2016 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 22 września 2016 r.

Zarządzenie nr 64/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 grudnia 2014 r.

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Anna Domalanus

XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Rozbudowa wykazów akt w świetle nowelizacji ustawy archiwalnej

Pojęcie dokumentacji spraw kadrowych

S P R A W O Z D A N I E

SPIS TREŚCI. 1. Wprowadzenie... str. 4

UMOWA PARTNERSKA w sprawie zasad realizacji projektu pn. Wrota Lubelszczyzny informatyzacja administracji

SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ W ŚWIETLE INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ

powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTOWEJ FINANSOWANEJ W RAMACH ŚRODKÓW POCHODZĄCYCH Z UE

Szczegółowy opis zamówienia

ZARZĄDZENIE NR 19/2017 KIEROWNIKA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W POSTOMINIE. z dnia 3 lipca 2017 r.

Nowa instrukcja kancelaryjna zmiany w obiegu papierowym, systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz wspomagające EZD

Zarządzenie Nr 12/2017 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Postominie z dnia 03 kwietnia 2017r.

Zarządzanie dokumentacją

Zarządzenie Nr 345/2014 Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 23 października 2014 roku.

PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

lub na

Nowelizacja ustawy o narodowym zasobie archiwalnych i archiwach skutki dla administracji samorządowej

Uchwała Nr 111/20/2014 Rady Powiatu w Wąbrzeźnie z dnia 30 grudnia 2014 r.

Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności

Jedynym warunkiem przyjęcia na kurs jest ukończone 18 lat, nieważne jakie masz dotychczasowe wykształcenie!

DWP-IV /2008. Załącznik do Uchwały nr 3239 / 2013 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 4 kwietnia 2013 r.

Grafik szkoleń SUKCES Centrum Rozwoju

Uchwała Nr 3239 / 2013 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 4 kwietnia 2013 r.

Grafik szkoleń SUKCES Centrum Rozwoju

REGULAMIN ORGANIZACYJNY WYDZIAŁU ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA STAROSTWA POWIATOWEGO W BĘDZINIE

lub na

ZARZĄDZENIE NR 37/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 16 sierpnia 2016 r.

z dnia 30 października 2006 r. (Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

Szkolenie: Obsługa kancelaryjna i archiwizacja dokumentacji w urzędzie (po zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

ZARZĄDZENIE Nr 10/2019 STAROSTY POZNAŃSKIEGO. z dnia 31 stycznia 2019 roku

INSTRUKCJA KANCELARYJNA I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW - szkolenie

Niniejsza ustawa wdraża dyrektywę (Niniejsza ustawa wdraża dyrektywy: dyrektywę, dyrektywę oraz dyrektywę )

z dnia 15 lipca 2015 r.

ABC archiwum cyfrowego Czyli jak zapanować nad dokumentami w firmie. Dawid Żądłowski 2017

WYTYCZNE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA I PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM WOJSKOWEGO W TORUNIU

PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Instrukcja kancelaryjna Naczelnego Sądu Administracyjnego

Warszawa, dnia 29 grudnia 2014 r. Poz. 180

Grafik szkoleń SUKCES Centrum Rozwoju

Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego. Prowadzący: dr Ewa Perłakowska

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji przedszkoli w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt

ZARZĄDZENIE NR 29/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 1 lipca 2016 r.

Archiwizacja i kontrola dokumentacji projektowej

OKK Przemyśl, dnia 24 kwietnia 2017 r. Pan

Grafik szkoleń SUKCES Centrum Rozwoju. Szkolenia z archiwizacji dokumentów marca 2019r. Gdaosk maja 2019r. Katowice

Zarządzenie Nr 400/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 9 maja zarządzam, co następuje:

Pan Andrzej Fijołek Wójt Gminy Brochów

Instrukcja Kancelaryjna Ośrodka Pomocy Społecznej w Tucholi

Warmia i Mazury na lata

z dnia 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

Prawo i praktyka kancelaryjno-archiwalna w podmiotach publicznych

WPROWADZENIE ZMIAN - UAKTUALNIENIA

WYTYCZNE. Wojewody Kujawsko-Pomorskiego z dnia 7 stycznia 2014 roku do szkolenia obronnego w 2014 roku

UCHWAŁA NR XXIII/ 233/12 Rady Miejskiej w Lwówku Śląskim. z dnia 30 sierpnia 2012 r.

Wybór projektów w ramach ZIT Aglomeracji Opolskiej (zakres EFRR i EFS) Warszawa, r.

Praktyczne aspekty i mechanizmy zarządzania cyklem życia dokumentów elektronicznych w administracji publicznej

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZWIĄZKU ŻOŁNIERZY WOJSKA POLSKIEGO

Warsztaty: KANCELARIA I ARCHIWUM ZAKŁADOWE/SKŁADNICA AKT W ŚWIETLE OBOWIĄZUJĄCYCH PRZEPISÓW PRAWA Warszawa, 22 lutego 2016 r

Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Dębowej Łące

REGULAMIN ORGANIZACYJNY Miejsko-Gminnej Biblioteki Publicznej w Polkowicach

WZÓR. POROZUMIENIE z dn r. dotyczące partnerskiej współpracy na rzecz realizacji projektu systemowego., pomiędzy:

ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 9 kwietnia 2013 r.

Z PROBLEMATYKI NARASTAJĄCEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO W ZAKRESIE PROJEKTÓW BUDOWLANYCH W ŚWIETLE PRZEPISÓW PRAWA (WPROWADZENIE).

Grafik szkoleń SUKCES Centrum Rozwoju

Załącznik do komunikatu (8) z dnia po zmianach. Stan: r. 1 ZARZĄDZANIE URZĘDAMI ORGANÓW RZĄDOWEJ ADMINISTRACJI ZESPOLONEJ

INSTRUKCJA KANCELARYJNA. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. w Milanowie

282 Recenzje. Tamże. 5. Tamże. 6. Tamże, s. 91, cyt. za: Kancelaria i archiwum zakładowe, red. Z. Pustuła, Warszawa 2001, s

Szkolenia planowane w 2011 roku Sposób realizacji planu w 2011 roku

Zarządzenie Nr 1/2015. Burmistrza Słubic. z dnia 2 stycznia 2015 r.

OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pani

ZARZĄDZENIE Nr 28/2015 WÓJTA GMINY CZERNIKOWO Z DNIA 11 MAJA 2015 r.

Uzasadnienie. Szczegółowe uzasadnienie w zakresie wprowadzanych zmian w zarządzeniach:

dr Ewa Perłakowska Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

WYKONYWANIE PRACY BIUROWEJ

Realizacja zadań koordynatora czynności kancelaryjnych wprowadzenie do tematyki

Załącznik nr 3 Reguły prowadzenia kontroli wniosków o płatność beneficjenta. Rozdział 1 - Tryb prowadzenia kontroli wniosków o płatność beneficjenta

Zmiany w przepisach prawa w zakresie zarządzania dokumentacją - obecne i planowane

UCHWAŁA Nr XXXIII/153/16 Rady Miejskiej Mieroszowa z dnia 28 grudnia 2016 roku

ZARZĄDZENIE NR 83/14 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN z dnia 28 lutego 2014 r.

Rejestracja i obsługa spraw oraz dokumentacji w systemie EZD i w systemie tradycyjnym. Prowadzący: dr Ewa Perłakowska

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 338 ust. 1,

Uchwała Nr 148/368/05 Zarządu Powiatu Raciborskiego z dnia 12 lipca 2005 r.

INFORMACJA. główny efekt pracy biurowej

ZARZĄDZENIE NR 21/2015 BURMISTRZA MIASTA WĄGROWCA z dnia 02 lutego 2015 r. w sprawie wprowadzenia Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego

Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt:

PROBLEMY Z ZAKRESU PRAWIDŁOWEGO KLASYFIKOWANIA, KWALIFIKOWANIA I ARCHIWIZACJI PROJEKTÓW UNIJNYCH

Problemy z zakresu opracowania i dokonywania zmian w instrukcjach kancelaryjnych w związku z realizacją projektów unijnych Czy dużo bardziej skomplikowany obieg dokumentacji, w związku z tworzeniem w instytucjach wewnętrznych struktur obsługi projektu, musi znaleźć ć odzwierciedlenie w zapisach instrukcji kancelaryjnej? Czy jest uzasadnionym, aby okresowo, w związku z realizacją projektu unijnego, zmieniać odpowiednio zapisy instrukcji kancelaryjnej instytucji? Czy na gruncie obowiązujących w Polsce przepisów można opracowywać ać odrębne szczegółowe instrukcje kancelaryjne dotyczące wyłącznie zarządzania dokumentacją projektów unijnych i czy podlegają one uzgodnieniom z właściwym terytorialnie archiwom państwowym? Czy, w przypadku realizacji jednego projektu przez kilku partnerów, lider projektu odpowiedzialny za ten projekt, powinien opracować wyłącznie na potrzeby obsługi tego projektu odrębne normatywy kancelaryjno-archiwalne archiwalne i narzucić je pozostałym podmiotom? Czy lider projektu, realizowanego przy współudziale partnera będącego podmiotem niepaństwowym może egzekwować od tej jednostki wymóg zarządzania dokumentacją w sposób wymagany obowiązującymi przepisami wyłącznie dla jednostek k państwowych lub samorządowych?

Problemy z zakresu opracowania i dokonywania zmian i rozszerzeń w jednolitych rzeczowych wykazach akt w związku z realizacją projektów unijnych Czy z formalnego punktu widzenia dokumentacja projektów unijnych jest dokumentacją typową czy specyficzną dla danej jednostki organizacyjnej? W której klasie rzeczowej wykazu akt powinna znaleźć się zarówno o formalna jak i merytoryczna dokumentacja projektów unijnych? Czy można całość dokumentacji związanej z realizacją danego projektu unijnego wyodrębnić w jedną oddzielną grupę rzeczową? Czy dokumentacja już wymieniana w wykazie akt danej jednostki jako dokumentacja typowa ( np. plany, sprawozdania, kontrole, szkolenia, akta osobowe, faktury itp.) może być ponownie wymieniana w tym wykazie już jako dokumentacja wyłącznie specyficzna, tylko z tego powodu, że dotyczy unijnych źródeł finansowania? Czy istnieje możliwość stworzenia uniwersalnych zapisów haseł klasyfikacyjnych dotyczących dokumentacji projektów unijnych, aby nie trzeba było ich zmieniać każdorazowo w związku z realizacją kolejnego projektu czy kolejnego ego unijnego okresu programowania? Czy w wykazach akt opracowanych na szczeblu centralnym, gdzie brakuje miejsca na cykliczne rozszerzanie wykazu akt, istnieje możliwość uchylania zapisów dotyczących projektów z poprzedniego okresu programowania i wprowadzania w to miejsce haseł klasyfikacyjnych dostosowanych do dokumentacji projektów realizowanych w późniejszym okresie?

Problemy z zakresu stosowania w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych bezdziennikowego systemu kancelaryjnego Czy, w świetle obowiązujących w Polsce przepisów, znak sprawy można m rozszerzać o dodatkowe elementy np. oznaczenie danego projektu czy numer pisma a w danej sprawie? Czy, jeśli dopuścić możliwość rozszerzania znaku sprawy o dodatkowe elementy, uda się w stosunkowo krótkim czasie, dokonać nowelizacji aktów prawnych opracowanych na szczeblu centralnym, regulujących w sposób odmienny znakowanie spraw w systemie bezdziennikowym? Czy istnieje możliwość zakładania oddzielnych spisów spraw w obrębie tej samej grupy rzeczowej wykazu akt dla każdego projektu osobno i rozpoczynać rejestrację r spraw w każdym z tych spisów od numeru jeden?

Problemy z zakresu wartościowania i ustalania kategorii archiwalnych okresów przechowywania właściwych dla dokumentacji realizowanych projektów unijnych Jak prawidłowo zapisać w wykazie akt, wymagany przepisami wspólnotowymi, obowiązek przechowywania dokumentacji projektów unijnych do dnia 31 grudnia 2013 czy 2020 r.? Czy przy wartościowaniu dokumentacji projektów unijnych wystarczą wypracowane dotychczas w archiwistyce polskiej kryteria selekcji aktotwórcy i selekcji dokumentacji tego aktotwórcy? Czy, ze względu tylko na sam fakt, że dana jednostka organizacyjna na realizuje, ale tylko przez określony czas, projekt unijny z interesującą dokumentacją, należy uznawać tę jednostkę za wytwarzającą materiały archiwalne i obejmować nadzorem archiwalnym? Czy jako materiały archiwalne traktować całość dokumentacji związanej zanej z realizacją danego projektu czy też pozostawić jako kategorię A tylko dokumentację o charakterze ogólnym? Jakie kryteria uznać za właściwe przy ewentualnym traktowaniu całości dokumentacji niektórych projektów unijnych jako przykładowy materiał archiwalny?

Problemy z zakresu gromadzenia i archiwizacji dokumentacji projektów unijnych Czy, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalna jest możliwość gromadzenia całości dokumentacji projektu w postaci oryginałów u kierownika/biura projektu, w sytuacji, gdy obsługa tego projektu jest zorganizowana w ten sposób, że wszystkie komórki organizacyjne ( obok swojej podstawowej działalności), po części zajmują się realizacją tego projektu? Czy uzasadniona jest tendencja,aby dokumentację każdego projektu unijnego traktować jako odrębną całość jako pewnego rodzaju odpowiednik zespołu archiwalnego? Czy jest uzasadnionym, w świetle obowiązujących przepisów, tworzenie w instytucjach odrębnych specjalnych archiwów z wyłącznym przeznaczeniem tylko dla dokumentacji projektów współfinansowanych z UE, nie doceniając jednocześnie roli r już istniejących archiwów tych jednostek? Czy dopuszczalne są zapisy porozumień/ umów powierzania realizacji części zadań instytucjom pośredniczącym z obowiązkiem zwrotu przez nie dokumentacji po zakończeniu realizacji projektu?

Wniosek: Koniecznym staje się jak najszybsze szczegółowe uregulowanie zarządzania dokumentacją projektów unijnych w sposób jednolity i zgodny z obowiązującymi w Polsce i UE przepisami.