Fakt Finanse i Księgowość
Spis treści I. WPROWADZENIE...3 II. INSTALACJA PROGRAMU... 3 1. WERSJA CD... 3 2. WERSJA INTERNETOWA... 3 3. PROCES INSTALACJI PROGRAMU... 4 III. ROZPOCZĘCIE PRACY Z PROGRAMEM FK... 5 1. USTAWIENIA OGÓLNE KSIĄG HANDLOWYCH... 6 2. PLAN KONT... 6 2.1. WPROWADZANIE/MODYFIKACJA INFORMACJI O KONCIE KSIĘGOWYM... 8 2.2. WYDRUK PLANU KONT... 10 3. KONTA SPECJALNE... 11 4. LISTA POWIĄZAŃ (AUTOMATYCZNYCH KSIĘGOWAŃ)... 11 4.1. WPROWADZANIE INFORMACJI O POWIĄZANIU... 12 5. BILANS OTWARCIA... 13 6. IMPORT PLANU KONT... 14 7. EKSPORT PLANU KONT... 14 8. DEFINICJE DLA CELÓW SPRAWOZDAWCZOŚCI... 15 8.1. DEFINICJA BILANSU... 15 8.1.1. WPROWADZANIE/MODYFIKACJA INFORMACJI O POZYCJI BILANSU... 16 8.1.2. WYDRUK INFORMACJI O KONTACH UWZGLĘDNIANYCH W BILANSIE... 17 8.2. DEFINICJA RACHUNKU ZYSKÓW I STRAT... 17 8.2.1. WPROWADZANIE/MODYFIKACJA POZYCJI RACHUNKU ZYSKÓW I STRAT... 18 8.2.2. WYDRUK INFORMACJI O KONTACH UWZGLĘDNIANYCH W RZIS... 19 IV. BIEŻĄCE KORZYSTANIE Z PROGRAMU... 20 1. WPROWADZANIE DOKUMENTÓW PRZENOSZONYCH AUTOMATYCZNIE NA KONTA KSIĘGOWE... 20 1.1. SPRZEDAŻ... 20 1.2. ZAKUPY... 23 1.3. PŁACE... 25 1.4. DOKUMENTY BANKOWE I KASOWE... 28 1.5. ŚRODKI TRWAŁE... 30 1.5.1. PRZENIESIENIE ŚRODKA TRWAŁEGO Z ZAKUPÓW... 30 1.5.2. RĘCZNE WPROWADZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO... 32 2. PRZENIESIENIE ZAPISÓW WPROWADZONYCH W POSZCZEGÓLNYCH OKNACH NA KONTA... 33 3. WPROWADZANIE DOKUMENTÓW BEZPOŚREDNIO NA KONTA KSIĘGOWE... 33 3.1. WPROWADZANIE/MODYFIKACJA POZYCJI NA DOKUMENCIE KSIĘGOWYM... 35 V. ZESTAWIENIA I WYDRUKI FK... 37 1. ZESTAWIENIA DOTYCZĄCE BIEŻĄCYCH KSIĘGOWAŃ... 37 1.1. DZIENNIK KSIĘGOWAŃ... 37 1.2. ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD... 38 1.3. ZAPISY NA KONCIE... 38 1.4. WYDRUK WSKAZANEGO DOKUMENTU KSIĘGOWEGO... 39 2. WYDRUKI INFORMACYJNE... 40 3. SPRAWOZDANIA FINANSOWE... 40 3.1. BILANS... 40 3.2. RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT... 41 VI. FORMAT DANYCH... 42 1. TABELE BAZY DANYCH... 42 2. STRUKTURA TABEL BAZY DANYCH... 42 2
I. Wprowadzenie Program Fakt FK służy do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w księgach handlowych (pełna księgowość). W trakcie przygotowań modułu FK przyjęte zostało założenie, że większość informacji o zdarzeniach gospodarczych będzie wprowadzana w osobnych oknach dotyczących sprzedaży, zakupów, pracowników, itd. Koncepcja ta została zapożyczona z programu Fakt KPiR, stąd powinna być szczególnie czytelna dla dotychczasowych użytkowników programu Fakt. Informacje o zdarzeniach gospodarczych wprowadzane są w postaci osobnych dokumentów, w odpowiednich oknach (Sprzedaż, Zakupy, itd.). Dzięki temu wszystkie potrzebne informacje dotyczące sposobu rozliczenia VAT, rozrachunków z kontrahentami/pracownikami oraz księgowania poszczególnych zdarzeń na odpowiednie konta wprowadzane są w jednym miejscu. Informacje o zdarzeniach gospodarczych wprowadzone w poszczególnych oknach programu mogą być następnie automatycznie przeniesione do księgi za pomocą jednego polecenia. Istotną zaletą takiego rozwiązania jest to, że osoba wprowadzająca informacje o dokumentach nie musi być szczegółowo zorientowana w zasadach rachunkowości wystarczy, że osoba zajmująca się księgowością poprawnie zdefiniuje w programie powiązania dokumentów pochodzących z poszczególnych okien programu z kontami księgowymi. Osoba obsługująca program może się wówczas skupić wyłącznie na wprowadzaniu dokumentów z wykorzystaniem przygotowanych powiązań z kontami księgowymi. II. Instalacja programu 1. Wersja CD Jeżeli program dostarczony jest do użytkownika na płycie CD ROM, należy włożyć płytę do napędu CD ROM (lub DVD) komputera. Zwykle, po włożeniu płyty, program automatycznie rozpocznie proces instalacji. W przypadku niektórych napędów CD ROM proces instalacji może nie rozpocząć się automatycznie. Należy wówczas odszukać na płycie CD - ROM i uruchomić program instaluj. 2. Wersja internetowa Użytkownicy, którzy dokonują aktualizacji programu, w ramach abonamentu, poprzez Internet powinny pobrać plik instalacyjny programu ze strony www.fakt.com.pl. Wersja pełna programu dostępna jest na stronie głównej pod odsyłaczem ( linkiem ) Pełna wersja Najnowsza wersja <nr wersji> (dla legalnych użytkowników) (adres www.fakt.com.pl/nowa.htm). Uruchomienie odsyłacza spowoduje wyświetlenie podstrony, z której można pobrać aktualną, pełną wersję programu. Na stronie tej należy wybrać jeden z serwerów (główny lub rezerwowy), z którego będzie pobierany program instalacyjny. Po wybraniu serwera należy ZAPISAĆ (nie uruchamiać) pobierany plik instaluj.exe w wybranym katalogu na lokalnym dysku komputera. Rozpocznie się wówczas proces pobierania pliku i zapisywania na dysk twardy. Czas trwania pobierania pliku zależny jest od dostępnego łącza internetowego. Ze względu na niewielką objętość pliku, nawet przy wykorzystaniu najwolniejszych łączy telefonicznych (modem), proces pobierania nie powinien trwać dłużej niż kilka minut. Po zakończeniu procesu pobierania pliku, plik instalacyjny instaluj.exe będzie zapisany na dysku komputera, w wybranym wcześniej katalogu. Należy odszukać i uruchomić pobrany program instaluj (plik instaluj.exe ), co spowoduje rozpoczęcie procesu instalacji, który opisany został w kolejnym punkcie. 3
3. Proces instalacji programu Po uruchomieniu programu instaluj (z płyty CD ROM lub pobranego z Internetu na dysk twardy komputera), na ekranie pojawi się okno instalatora programu FAKT - Instalacja programu FAKT (Rys. 1). Rys. 1. Okno instalatora programu Fakt. Po lewej stronie tego okna widoczna jest informacja na temat wersji programu FAKT, która będzie zainstalowana (warto zwrócić uwagę na to, czy instalowana wersja nie jest wersją starszą od aktualnie zainstalowanej na komputerze jeśli program był już wcześniej instalowany). Jeżeli program instalacyjny ma być przeniesiony na dyskietkach na inny komputer, należy skorzystać z przycisku [Dyskietki]. W katalogu, w którym znajduje się program instalacyjny instaluj.exe zostanie wówczas utworzony katalog CZESCI. Zawierać on będzie plik instalacyjny, podzielony na części, które nagrać można na dyskietki. Wykorzystując tak utworzone dyskietki instalacyjne można zainstalować program z dyskietek na innym komputerze (zaczynając instalację od pierwszej dyskietki). W polu Podaj katalog, w którym chcesz zainstalować program: należy podać ścieżkę, na której zainstalowany ma być program. Domyślnie jest to ścieżka C:\FAKT95. Zaleca się instalowanie programu właśnie w tym katalogu (na tej ścieżce), choć lokalizację instalacji programu na dysku można w tym polu zmieniać. Jeżeli program nie jest instalowany po raz pierwszy, instalator automatycznie odszuka ścieżkę, na której program FAKT jest już zainstalowany. Jeżeli program jest instalowany na poprzedniej wersji (aktualizowany), w oknie Instalacja programu FAKT należy dodatkowo i koniecznie zaznaczyć opcję Nagraj na poprzedniej wersji programu. Dzięki temu zaktualizowane zostaną tylko pliki programu FAKT, a dane firmy (lub firm) wprowadzone przez użytkownika w programie pozostaną niezmienione nie zostaną utracone. Informację o tym, gdzie aktualnie jest zainstalowany program FAKT można uzyskać w menu głównym programu FAKT Pomoc O. Wykonanie tego polecenia wywołuje okno Informacje o programie (Rys. 2). Rys. 2. Okno Informacje o programie. 4
U dołu tego okna (ostatnia informacja) podana jest ścieżka katalogu, w którym zainstalowany jest program FAKT (np. C:\FAKT95 ). Podana jest w nim również informacja, do kiedy użytkownik ma prawo aktualizować program Masz prawo wczytywać nowe wersje programu nie nowsze niż: MM.RRRR. Prawo do wczytywania nowszych wersji programu zależy od okresu, na jaki dany użytkownik otrzymał bądź wykupił abonament na aktualizacje. UWAGA!!! Zainstalowanie wersji programu nowszej niż wynika to z ważności abonamentu na aktualizacje spowoduje, że program przejdzie w tryb wersji demonstracyjnej wraz z jej ograniczeniami. Część danych użytkownika będzie wówczas zablokowana (niewidoczna) w programie. Dane te mogą być odblokowane po uzupełnieniu uprawnień do aktualizacji programu lub ponownym zainstalowaniu starszej wersji programu, do której użytkownik miał jeszcze uprawnienia. Jeżeli program FAKT instalowany jest po raz pierwszy, w polu Podaj katalog, w którym chcesz zainstalować program: warto pozostawić domyślną ścieżkę instalacji, a opcja Nagraj na poprzedniej wersji programu powinna pozostać ODZNACZONA (pole po lewej stronie nazwy opcji powinno pozostać puste). Po ustaleniu opcji instalacji w oknie instalatora należy wcisnąć przycisk [Instaluj], co spowoduje rozpoczęcie kopiowania (instalacji) plików programu FAKT do odpowiednich lokalizacji na dysku twardym. Plik z uprawnieniami do korzystania z programu W czasie instalacji programu, w jego katalogu głównym umieszczany jest specjalny plik o nazwie fakt.dat. Plik ten zawiera informacje na temat użytkownika, wersji programu oraz okresu ważności abonamentu (prawa do wczytywania nowszych wersji programu na określony okres). Pliku tego nie da się ręcznie zmieniać. Jeżeli program FAKT jest aktualizowany po wykupieniu nowego abonamentu, instalator zapyta użytkownika, czy ma zamienić istniejący plik fakt.dat na nowszy. Należy wówczas zezwolić na taką zmianę. Wówczas informacje na temat prawa do aktualizacji zawarte w programie FAKT zostaną zaktualizowane o nowy, wykupiony okres abonamentu (informacja Masz prawo wczytywać nowe wersje programu nie nowsze niż: MM.RRRR). III. Rozpoczęcie pracy z programem FK Ustawienia Ksiąg handlowych niezbędne do rozpoczęcia pracy z programem dostępne są w menu Opcje Opcje FK (Rys. 3). Rys. 3. Ustawienia opcji FK. 5
Poszczególne opcje dostępne w tym oknie opisane zostaną poniżej. 1. Ustawienia ogólne ksiąg handlowych Funkcja menu Opcje Opcje FK [Ustawienia ogólne] (Rys. 4) pozwala na określenie sposobu funkcjonowania modułu FK. Rys. 4. Ustawienia ogólne ksiąg handlowych. Bieżący rok obrotowy zaczyna się od miesiąca: W polu tym należy wprowadzić datę rozpoczęcia bieżącego okresu obrotowego (data w formacie MM.RR) domyślnie jest to styczeń bieżącego roku. Księgowanie wynagrodzeń - każdy pracownik oddzielnie Po zaznaczeniu tej opcji dla każdego pracownika tworzony będzie oddzielny dekret na indywidualnym koncie analitycznym. Najbliższy wolny numer subkonta dla kontrahenta/pracownika/środka trwałego Program automatycznie podpowiada najbliższy wolny numer subkonta dla nowo wprowadzanego do kartoteki kontrahenta, pracownika lub środka trwałego. Numer ten jest aktualizowany każdorazowo po wprowadzeniu nowej pozycji do kartoteki. Układ rachunku zysków i strat W przypadku ewidencji kosztów wg rodzajów (zespół 4) używamy wariant porównawczy rachunku zysków i strat (opcja Porównawczy (zespół 4)), a w przypadku ewidencji kosztów wg miejsca powstawania (zespół 5) używamy wariantu kalkulacyjnego (opcja Kalkulacyjny (zespół 5)). W przypadku ewidencji kosztów zarówno wg rodzajów jak i miejsc powstawania możemy wybrać dowolny wariant. Układy rachunku zysków i strat są zgodne z załącznikiem numer 1 UoR. 2. Plan kont Wraz z programem Fakt FK dostarczany jest przykładowy, domyślny plan kont. Jednostka może korzystać z niego w niezmienionej postaci lub dostosować do własnych potrzeb w zależności od profilu działalności oraz metod księgowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych. 6
Plan kont może być importowany do programu lub eksportowany do pliku, w celu wykorzystania go w innej firmie (polecenia menu Opcje Opcje FK [Eksport planu kont]/[import planu kont], Rys. 3). Domyślny plan kont zawiera również informacje o powiązaniu planu kont ze sprawozdawczością finansową jednostki, czyli bilansie i rachunku zysków i strat. Funkcja menu Opcje Opcje FK Plan kont (Rys. 5) pozwala na przeglądanie oraz modyfikację planu kont. Rys. 5. Plan kont. Poziom analityki Określenie zakresu wyświetlanych poziomów analityki kont (od 1 do 6). Na liście widoczne będą wyłącznie konta do wskazanego poziomu włącznie. Wciśnięcie przycisku [< F2] (lub klawisza funkcyjnego F2 klawiatury) powoduje zmniejszenie zakresu wyświetlanych poziomów analityki, [F3 >] (lub klawisz funkcyjny F3 na klawiaturze) zwiększenie o 1 pozycję. Szukaj W polu tym można wprowadzić początek numeru konta. Lista kont zawężona zostanie do kont zaczynających się od wprowadzonego w polu Szukaj numeru. Aby uzyskać pełną listę kont należy wyczyścić zawartość tego pola. Dopisz Dopisanie nowego konta księgowego do planu kont. Informacje o nowym koncie wprowadzane są w oknie Właściwości konta księgowego (Rys. 7). Zmień Zmiana informacji o wybranym z listy koncie księgowym (Rys. 7) Usuń Usunięcie z listy (Rys. 5) wybranego konta księgowego. Można usunąć tylko te konta, na których nie wystąpiły jeszcze żadne zapisy. Sprawdź Sprawdzenie poprawności planu kont księgowych. Wszelkie nieprawidłowości widoczne będą na stosownym komunikacie (Rys. 6). 7
Rys. 6. Informacja o błędzie występującym w planie kont. 2.1. Wprowadzanie/modyfikacja informacji o koncie księgowym Informacje o nowym koncie księgowym (lub koncie modyfikowanym) wprowadza się w oknie Właściwości konta księgowego (Rys. 7). Rys. 7. Informacje o koncie księgowym. Dopisując nowe konto lub modyfikując już istniejące konto należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe zdefiniowanie w jaki sposób dane konto ma wpływać na dokumentację finansową, tzn. jak konto ma być uwzględniane w bilansie lub rachunku zysku i strat, czy jest to konto pozabilansowe. Ustala się to w sekcji Sprawozdawczość, co opisane zostało w dalszej części tego punktu. Numer W polu tym należy wprowadzić numer konta księgowego. Opis Nazwa konta księgowego. Poziom Pole to zawiera określony automatycznie stopień analityki danego konta. Poziom analityki jest określany na podstawie numeru konta wpisanego w polu Numer. Dla przykładu numer 010-1 to poziom 2, natomiast 010-1-1 to poziom 3, itd. 8
Inne, wpisane wcześniej Jeżeli konto o podanym numerze już istnieje, w polu tym pojawi się opis tego konta. W polu tym widoczne będą wszystkie konta zaczynające się od numeru wpisanego w polu Numer. Funkcja ta pomaga znaleźć odpowiednie konto syntetyczne, do którego ma być dopisywana analityka oraz zapobiega błędom polegającym na wpisaniu dwukrotnie tego samego konta. Konto nadrzędne Informacja o koncie nadrzędnym względem aktualnie edytowanego. Program automatycznie podpowiada, które konto jest nadrzędne względem danego (na podstawie wprowadzonego numeru konta). Sprawozdawczość W sekcji tej określa się typ danego konta, tzn. jak konto ma wpływać na dokumentację finansową (jak konto ma być uwzględniane w bilansie lub rachunku zysku i strat, czy jest to konto pozabilansowe). Aby zmienić powiązanie danego konta księgowego ze sprawozdawczością należy wcisnąć przycisk [Zmień]. Informacje o powiązaniu konta ze sprawozdawczością wprowadza się w oknie Konto księgowe sprawozdawczość (Rys. 8). Rys. 8. Informacje o powiązaniu konta księgowego ze sprawozdawczością. W sekcji Konto dostępne są informacje dotyczące numeru oraz opisu aktualnego konta księgowego. Sekcja Uwzględniaj konto w sprawozdawczości pozwala z kolei na powiązanie danego konta ze sprawozdawczością. Dostępne są tu następujące typy powiązań: powiązanie z bilansem powiązanie z rachunkiem zysków i strat Konto to będzie uwzględniane w bilansie. Z listy należy wówczas wybrać pozycję bilansu, z którą związane będzie to konto. Saldo konta będzie uwzględnione w wybranej pozycji bilansu. W przypadku kont wchodzących osobno stronami w różne pozycje bilansu zaznaczyć należy opcję Strony osobno i wskazać odpowiednie pozycje bilansu dla każdej ze stron konta (np. Rozrachunki z odbiorcami jednostki powiązane - do 12 m-cy saldem Ma wchodzi na pozycję AKTYWA B.II.1.a.1 a saldem Wn na PASYWA B.III.1.a.1). Konto to będzie uwzględniane w rachunku zysków i strat. Z listy należy wówczas wybrać pozycję rachunku zysków i strat, z którą związane będzie to konto. 9
nie powiązane Strony osobno Konto to jest kontem pozabilansowym. Nie jest ono uwzględniane w sprawozdawczości. Konta tego typu dokumentują zdarzenia nie mające wpływu na stan finansowy jednostki (np. środki trwałe w likwidacji). Jeżeli konto to jest związane z więcej niż jedna pozycją bilansu lub rachunku zysków i strat (każda ze stron konta wchodzi w inną pozycję bilansu lub rachunku zysków i strat), określić można powiązanie każdej ze stron konta z osobną pozycją. Powiązania z kontrahentem/pracownikiem/środkiem trwałym Opcje te pozwalają na powiązanie danego konta z odpowiednią kartoteką, na potrzeby automatycznych księgowań, np. jeśli zostanie wprowadzona lista płac, to wynagrodzenia zostaną automatycznie zaksięgowane na podanych kontach (opcja Pracownik, wynagrodzenia). Dostępne są tu następujące opcje powiązania konta z kartoteką: - Dostawca, - Odbiorca, - ST, brutto, - ST, umorzenie, - Pracownik, wynagrodzenia, - Pracownik, inne rozliczenia. Jeżeli konto powiązane ma być z kontrahentem, pole Szukaj pozwala na szybkie wyszukanie danego kontrahenta w kartotece, w celu powiązania go z danym kontem księgowym. 2.2. Wydruk planu kont Aby wydrukować obowiązujący w programie plan kont należy skorzystać z polecenia Zestawienia Księga Drukuj plan kont (Rys. 9). Rys. 9. Ustawienia wydruku planu kont. W sekcji Wybierz rodzaj kont można określić czy wydruk ma zawierać tylko konta syntetyczne czy syntetyczne i analityczne. W sekcji Pozostałe ustawienia dostępne są dodatkowo dwie opcje: ilość pozycji na stronie linia rozdzielająca po każdej pozycji W polu tym należy podać liczbę pozycji wydruku, które mają zostać umieszczone na jednej stronie. Po zaznaczeniu tej opcji poszczególne pozycje wydruku zostaną rozdzielone liniami. Sporządzony wydruk planu kont zawiera nazwę i adres jednostki, numer konta, opis konta i właściwości. 10
3. Konta specjalne Program Fakt FK umożliwia automatyczne przenoszenie zdarzeń z poszczególnych okien programu na konta księgowe. Wymaga to zdefiniowania odpowiednich kont, zwanych w programie kontami specjalnymi. Dla przykładu, kwota VAT pochodząca z zakupu będzie automatycznie zaksięgowana na koncie określonym na pierwszej pozycji z listy kont specjalnych (konto o numerze 221-2, Rys. 10). Aby zdefiniować konta specjalne należy skorzystać z polecenia Opcje Opcje FK Konta specjalne (Rys. 10). Rys. 10. Lista kont specjalnych. Przycisk [Zmień] pozwala na podejrzenie lub zmianę informacji o koncie specjalnym (Rys. 11). Rys. 11. Informacje o koncie specjalnym. W oknie tym (Rys. 11) możliwe jest przypisanie konta do odpowiedniego typu księgowania. Informacje te wykorzystywane są do automatycznego przenoszenia zdarzeń z poszczególnych okien programu na konta księgowe. Aby szybko odszukać odpowiednie konto należy wpisać początek numeru konta w polu Szukaj. 4. Lista powiązań (automatycznych księgowań) Program pozwala na automatyczne księgowanie zdarzeń pochodzących z okien Zakupy, Sprzedaż, Konto bankowe i Kasa gotówkowa. Możliwe jest określenie odpowiednich typów księgowania i powiązanie ich z odpowiednimi kontami księgowymi. Wprowadzaniu powiązań służy polecenie Opcje Opcje FK [Powiązania] (Rys. 12). 11
Rys. 12. Lista powiązań kont księgowych z typami księgowania. Powiązania te wykorzystywane są w trakcie automatycznego księgowania dokumentów pochodzących z odpowiednich okien (np. Zakupy/Sprzedaż) i określają konto księgowe dla danego wybranego typu księgowania. W górnej części tego okna można wybrać, który rodzaj powiązań będzie widoczny na liście. Ze względu na pochodzenie dokumentów dostępne są 3 rodzaje powiązań: - Zakupy (typy księgowania zdefiniowane dla dokumentów zakupu), - Sprzedaż (typy księgowania zdefiniowane dla dokumentów sprzedaży), - Kasa lub bank (typy księgowania zdefiniowane dla dokumentów kasowych i bankowych). Dopisz Dopisanie nowego typu księgowania i związanie go z odpowiednim kontem księgowym. Zmień Zmiana informacji o powiązaniu wybranym z listy (Rys. 12). Usuń Usunięcie powiązania wskazanego na liście (Rys. 12). 4.1. Wprowadzanie informacji o powiązaniu Informacje o powiązaniu konta księgowego z typem księgowania wprowadza się w oknie Właściwości powiązania (Rys. 13). Rys. 13. Edycja powiązania. 12
W pierwszej kolejności należy wskazać, z którym oknem powiązane ma być dane konto księgowe: - Zakupy, - Sprzedaż, - Kasa lub bank. Opis Opis typu księgowania. Opis ten będzie widoczny w polu wyboru typu księgowania i związany będzie z wybranym kontem księgowym. Szukaj Wyszukiwanie konta wg numeru (należy tu wprowadzić początek numeru konta). Konto Konto księgowe, na którym program automatycznie zaksięguje kwotę po wybraniu danego typu księgowania. Nowe konto Dopisanie nowego konta księgowego. Opis/Popraw Zmiana opisu wybranego z listy konta księgowego. 5. Bilans otwarcia Rozpoczynając pracę z programem zachodzi potrzeba naniesienia na konta ich bilansu otwarcia. Aby wprowadzić bilans otwarcia należy użyć polecenia menu Wpisywanie Księga Bilans otwarcia (Rys. 14). Rys. 14. Wprowadzanie bilansu otwarcia. W oknie Bilans otwarcia (Rys. 14) wyszczególnione są wszystkie konta syntetyczne i analityczne w planie kont oraz kwoty bilansu z podziałem na strony Wn i Ma. Konta, na które można wprowadzić kwoty bilansu otwarcia oznaczone są drukiem wytłuszczonym. Są to konta na ostatnim poziomie analityki lub konta syntetyczne, jeżeli analityka dla nich nie jest prowadzona. 13
Jeżeli na liście wybrane zostanie konto, które nie jest ostatnim (najniższym) poziomem analityki (nie jest wytłuszczone) spowoduje to automatyczne przejście do najbliższego konta, na które można zapisać bilans otwarcia. Po podświetleniu wybranego konta można wprowadzać kwoty Wn i Ma. Zatwierdzenie kwoty następuje po wciśnięciu przycisku [Enter]. Aby zapisać wprowadzone zmiany należy użyć przycisku [Zapisz]. 6. Import planu kont Program umożliwia import gotowego planu kont wg wybranego wzoru. Umożliwia to funkcja menu Opcje Opcje FK [Import planu kont] (Rys. 15). Rys. 15. Import gotowego planu kont do programu Fakt. Aby zaimportować plik zawierający plan kont, musi on znajdować się w katalogu Wzory znajdującym się w katalogu głównym programu Fakt. Wszystkie pliki zawierające definicje planu kont, dostępne w tym katalogu, będą widoczne na liście Według wzoru (Rys. 15). Aby zachować plan kont, zdefiniowany w danej firmie, w pliku należy wykorzystać funkcję Eksport planu kont (Rys. 3). 7. Eksport planu kont Funkcja menu Opcje Opcje FK [Eksport planu kont] (Rys. 3) pozwala na zapisanie do pliku zdefiniowanego w programie planu kont (oraz dodatkowych informacji np. o pozycjach bilansu oraz rachunku zysków i strat). Po wykonaniu tego polecenia na ekranie pojawi się informacja o danych, które zostaną wyeksportowane do pliku (Rys. 16). Rys. 16. Informacja o danych dotyczących kont wyeksportowanych do pliku. Po zatwierdzeniu eksportu danych ([OK]) możliwy jest wybór katalogu, w którym zapisane będą dane w pliku (Rys. 17). 14
Rys. 17. Wybór katalogu, w którym zapisany zostanie plik zawierający plan kont. Plik, w którym zapisywane są dane planu kont musi mieć rozszerzenie *.fk (Rys. 17). W przeciwnym przypadku nie będzie możliwe zaimportowanie planu kont do innej firmy za pomocą funkcji Import planu kont (Rys. 15). Aby plan kont mógł być zaimportowany do innej firmy, plik zawierający plan kont powinien być zapisany do katalogu Wzory w katalogu głównym programu Fakt, na tym samym komputerze. 8. Definicje dla celów sprawozdawczości 8.1. Definicja bilansu Funkcja menu Opcje Opcje FK Definicja bilansu (Rys. 18) pozwala na przeglądanie, dodawanie oraz modyfikację pozycji bilansu. Rys. 18. Okno Definicja bilansu (menu Opcje Opcje FK Definicja bilansu). Dopisz Dopisanie nowej pozycji bilansu. Informacje o nowej pozycji bilansu wprowadza się w oknie Właściwości pozycji bilansu (Rys. 19). Zmień Zmiana informacji o wybranej z listy (Rys. 18) pozycji bilansu. 15
Usuń Usunięcie z listy (Rys. 18) wybranej pozycji bilansu. Importuj Wczytanie kompletnej listy pozycji bilansu (dostarczanej wraz z programem), identycznej z zapisaną w Ustawie o Rachunkowości (UoR). 8.1.1. Wprowadzanie/modyfikacja informacji o pozycji bilansu Informacje o pozycji bilansu wprowadza się w oknie Właściwości pozycji bilansu (Rys. 19). Rys. 19. Wprowadzanie/modyfikacja informacji o pozycji bilansu. Ranga Ranga danej pozycji bilansu określa jednoznacznie Poziom danej pozycji w strukturze pozycji bilansu oraz powoduje automatyczne określenie Pozycji nadrzędnej względem aktualnie wprowadzanej. Pozycja nadrzędna Pozycja nadrzędna względem danej pozycji bilansu. Kwota z danej pozycji bilansu będzie przepisana na wskazaną pozycję nadrzędną (o poziom wyższą w strukturze pozycji bilansu). Opis Nazwa pozycji bilansu. W takiej formie dana pozycja pojawi się na wydruku. Lista kont związanych z pozycją Na liście tej widoczne są wszystkie konta księgowe związane z daną pozycją bilansu. Aby powiązać konto księgowe z pozycją bilansu należy skorzystać z funkcji menu Opcje Opcje FK [Plan kont]. Po wybraniu odpowiedniego konta z listy należy przejść do edycji danego konta (przycisk [Zmień]) (okno Właściwości konta księgowego, Rys. 7). W sekcji Sprawozdawczość w oknie Właściwości konta księgowego należy wcisnąć przycisk [Zmień]. W oknie Konto księgowe sprawozdawczość (Rys. 8) można wówczas określić powiązanie danego konta z pozycją bilansu. 16
8.1.2. Wydruk informacji o kontach uwzględnianych w bilansie W celu zweryfikowania czy do pozycji bilansu są dołączane właściwe konta, można w programie przygotować zestawienie zawierające takie informacje. Wydruk taki można uzyskać przez wykonanie polecenia menu Zestawienia Księga Bilans (Rys. 20). Rys. 20. Sporządzanie zestawienia informacji o kontach uwzględnianych w bilansie. W oknie Wydruk bilansu (Rys. 20), w sekcji Wybierz rodzaj zestawienia, należy wybrać w tym przypadku opcję wydruk układu (wykaz kont). Na wydruku będą widoczne wyłącznie poszczególne pozycje bilansu (nazwy) oraz konta z nimi związane. W sekcji Pozostałe ustawienia dostępne są dodatkowe opcje pozwalające na sformatowanie wydruku: linia rozdzielająca po każdej pozycji forma uproszczona (tylko litery i cyfry rzymskie) Po zaznaczeniu tej opcji poszczególne pozycje wydruku zostaną rozdzielone liniami. Zmniejszenie szczegółowości wydruku wg ustawy. Nie będą drukowane pozycje z poziomów oznaczonych cyframi arabskimi. 8.2. Definicja rachunku zysków i strat W poprzednim punkcie opisany został sposób definiowania pozycji bilansu. W analogiczny sposób definiuje się pozycje rachunku zysków i strat. Służy do tego polecenie menu Opcje Opcje FK Definicja rach. zysków i strat (Rys. 21). Rys. 21. Lista pozycji rachunku zysków i strat. 17
W programie przygotowany jest rachunek zysków i strat zgodny z załącznikiem nr 1 do UoR. Podobnie jak ma to miejsce w przypadku bilansu można gotową definicję rachunku zysków i strat dostosować do potrzeb danej jednostki. Dopisz Dopisanie nowej linii na wydruku rachunku zysków i strat. Informacje o pozycji wprowadza się w oknie Właściwości pozycji rachunku zysków i strat (Rys. 22). Zmień Zmiana informacji o wybranej z listy pozycji rachunku zysków i strat. Informacje o pozycji wprowadza się w oknie Definicja rachunku wyników. Usuń Usunięcie z listy wybranej pozycji rachunku zysków i strat. Importuj Wczytanie domyślnej listy pozycji rachunku zysków i strat (dostarczanej wraz z programem). 8.2.1. Wprowadzanie/modyfikacja pozycji rachunku zysków i strat. Informacje o pozycji rachunku zysków i strat wprowadza się w oknie Definicja rachunku wyników (Rys. 22). Rys. 22. Edycja pozycji rachunku zysków i strat. Ranga Ranga (np. 1.2, Rys. 22) określa, pod którą pozycję nadrzędną podczepiona jest dana pozycja rachunku zysków i strat. Pozycja nadrzędna Pozycja nadrzędna względem danej pozycji rachunku zysków i strat. Z listy tej należy wybrać pozycję nadrzędną względem wpisywanej pozycji rachunku zysków i strat w celu przepisania do niej kwoty z danej pozycji (kwota ta przepisywana jest zgodnie z regułą określoną w polu Znak dla rodzica). 18
Opis Nazwa pozycji rachunku zysków i strat. W takiej formie dana pozycja pojawi się na wydruku. Sposób przenoszenia kwoty Wybór sposobu uwzględnienia w obliczeniach danej pozycji rachunku wyników, względem pozycji nadrzędnej (rodzica): "0" - pozycja nie jest uwzględniana w obliczaniu nadrzędnej, "+" - pozycja jest dodawana do nadrzędnej, "-" - pozycja jest odejmowana od nadrzędnej. Lista kont związanych z pozycją Na liście tej widoczne są wszystkie konta księgowe, z których kwoty będą przenoszone do danej pozycji rachunku zysków i strat. Aby powiązać konto księgowe z pozycją rachunku zysków strat należy skorzystać z funkcji menu Opcje Opcje FK [Plan kont]. Po wybraniu odpowiedniego konta z listy należy przejść do edycji danego konta (przycisk [Zmień]) i powiązać je z wybraną pozycją RZiS (Uwzględniaj konto w sprawozdawczości powiązanie z rachunkiem zysków i strat). 8.2.2. Wydruk informacji o kontach uwzględnianych w RZiS Program umożliwia wydruk informacji o kontach uwzględnianych w rachunku zysków i strat. Zestawienie takie tworzy się poprzez wykonanie polecenia Zestawienia Księga Rachunek zysków i strat (Rys. 23). Rys. 23. Sporządzanie zestawienia informacji o kontach uwzględnianych w RZiS. W oknie Wydruk rachunku zysków i strat (Rys. 23) należy w sekcji Rodzaj zestawienia zaznaczyć opcję wydruk układu (wykaz kont). Opcjonalnie można zaznaczyć również opcję linia rozdzielająca po każdej pozycji, w sekcji Pozostałe ustawienia. Na przygotowanym w ten sposób zestawieniu widoczne będą poszczególne pozycje rachunku zysków i strat oraz informacje w jaki sposób dana pozycja przenoszona jest do pozycji nadrzędnej: + dana pozycja jest dodawana do nadrzędnej, - dana pozycja jest odejmowana od nadrzędnej, 0 dana pozycja nie jest uwzględniana w nadrzędnej, oraz wykaz kont powiązanych z daną pozycją rachunku. 19
IV. Bieżące korzystanie z programu W rozdziale tym omówione zostanie wprowadzanie dokumentów do programu Fakt FK. Dokumenty można wprowadzać na dwa sposoby. Pierwszy sposób polega na wprowadzaniu dokumentów w poszczególnych kartotekach programu (Zakupy, Sprzedaż, Pracownicy i osoby współpracujące). Zdarzenia z tych kartotek przenoszone są na konta księgi automatycznie, za pomocą polecenia menu Wpisywanie Księga Przenieś zdarzenia na konta. Drugi sposób polega na wprowadzaniu dokumentów bezpośrednio w oknie 3.Księga. 1. Wprowadzanie dokumentów przenoszonych automatycznie na konta księgowe Większość dokumentów wprowadza się w okna tematyczne podzielone na odpowiednie typy zdarzeń gospodarczych. Następnie informacje z tych okien są przenoszone na konta księgi głównej. Wprowadzając w ten sposób dokumenty jednocześnie są one uwzględniane w rejestrach VAT oraz rozrachunkach. Rozwiązanie to umożliwia również prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupu czy płac osobom nie posiadającym szerokiej wiedzy z zakresu rachunkowości, ułatwiając prace osobie odpowiedzialnej za prowadzenie księgowości jednostki. W skład okien, w które wprowadza się poszczególne zdarzenia gospodarcze wchodzą: - Sprzedaż, - Zakupy, - Pracownicy, - Kasa i bank, - Środki trwałe. 1.1. Sprzedaż Informacje o dokumencie sprzedaży wprowadza się w oknie 5.Sprzedaż. Aby dopisać nowy Dokument sprzedaży (Rys. 24) w tym oknie należy użyć polecenia Wpisywanie Dopisz (lub klawisza [Insert] na klawiaturze). 20