Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 71/2017 z dnia 31.03.2017 r. w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości środków unijnych na finansowanie Projektu pn. w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 Szczegółowe zasady (polityka) rachunkowości obowiązujące przy realizacji projektu pn. współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, działanie 2.5 Poprawa jakości środowiska miejskiego Rozdział I I. Polityka prowadzenia rachunkowości 1. Dokumentacja określa zasady rachunkowości obowiązujące w Urzędzie Miasta Zakopane zwanym w dalszej części Urzędem przy realizacji Projektu pn. Rewaloryzacja miejskich terenów zielonych w Zakopanem zwanym dalej Projektem. 2. Podstawę opracowania stanowią: 1) Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ); 2) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz.1870, z późn. zm.); 3) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r poz. 289 ); 4) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzący ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 2017r, poz. 73.); 5) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119); 6) Rozporządzenie Ministra finansów z dnia 25 październik 2013 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2013 r, poz. 1344); 7) Rozporządzenie Ministra Finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. Nr 44, poz. 255); 8) Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 grudnia 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP ( Dz. U. 2017 r. poz.24). 3. Celem opracowania niniejszej dokumentacji jest zapewnienie: prawidłowości ewidencyjnej, dostosowanie ewidencji do obowiązującej sprawozdawczości zewnętrznej i potrzeb bieżącego zarządzenia, prawidłowego i terminowego rozliczania podatków, składek ZUS, opłat, rozliczeń wyniku finansowego, zabezpieczenia majątku, prawidłowego przechowywania dokumentacji rachunkowości, prawidłową ochronę zbiorów ksiąg rachunkowych. 4. Księgi rachunkowe są prowadzone w oparciu o niżej określone zasady: 1) zasadę jawności podczas realizacji zadań, wykonywania planu finansowego oraz ewidencji księgowej wykonywania tego planu, gospodarowania środkami publicznymi, udzielanych z budżetu państwa i budżetu Unii Europejskiej. Przy realizacji zasady jawności obowiązuje zachowanie przepisów o ochronie danych osobowych, 2) zasadę kasowości, która stanowi, iż dochody i wydatki budżetu ujmowane są w terminie ich zapłaty niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, 3) zasadę memoriału, która mówi, że w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Na koniec miesiąca, księgowanie faktur obcych, które wpłynęły do 5 dnia miesiąca następnego, będzie traktowane jako zachowanie zasady zupełności. W zakresie wszystkich innych dokumentów księgowych, zachowuje się chronologię zapisów. Przy prowadzeniu ksiąg i sporządzaniu sprawozdawczości zachowuje się zasady rzetelności, szczegółowości, prawidłowości, terminowości i ciągłości. 4) zasadę istotności, która mówi, że stosuje się uproszczenia, jeżeli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na zasadę jasnego, rzetelnego, wiernego przestrzegania sytuacji finansowej. 5. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Urzędu Miasta Zakopane. 6. Rachunkowość prowadzi się jednowalutowo: w walucie PLN. 7. Środki finansowe przekazane na pokrycie kosztów realizacji Projektu (zaliczki) będą wpływały na wyodrębniony rachunek bankowy nr: 94 1240 5136 1111 0010 7132 1313. 8. Dla realizacji Projektu zostały wyodrębnione osobne księgi rachunkowe, tj.: 1) dziennik,
2) konta księgi głównej, 3) konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna prowadzona w przekroju klasyfikacji budżetowej, świadczenia oraz według kontrahentów), 4) zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5) wykaz składników aktywów i pasywów. 9. Księgi rachunkowe prowadzone są w sposób bieżący, przy zapewnieniu ich bezbłędności, rzetelności i sprawdzalności. Ewidencja operacji gospodarczych odbywa się przy użyciu programu komputerowego KORELACJA Systemy Informatyczne Sp. z o.o. 1) Dziennik główny oznaczony jest: WKR - koszty, WBR - wydatki i prowadzony jest w następujący sposób: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym ujmowane są w nim chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzanymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej. 2) Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. 3) Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. 4) Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno- kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym. Ujmowane są na nich: zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego, zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat, plan finansowy wydatków budżetowych, wydatki strukturalne, inne związane z realizacją projektu.
I. Zasady ewidencji księgowej 1. Plan kont dla organu Rozdział II Symbol konta Nazwa zespołu lub konta Konta bilansowe 133 Rachunek budżetu 222 Rozliczenie dochodów budżetowych 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 240 Pozostałe rozrachunki 901 Dochody budżetu 902 Wydatki budżetu 961 Wynik wykonania budżetu Konta pozabilansowe 991 Planowane dochody budżetu 992 Planowane wydatki budżetu 2. Plan kont dla jednostki Symbol konta Nazwa zespołu lub konta Konta bilansowe Zespół 0 Majątek trwały 011 Środki trwałe 013 Pozostałe środki trwałe 020 Wartości niematerialne i prawne 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych 080 Środki trwałe w budowie (Inwestycje) Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe 130 Rachunek bieżący jednostki 141 Środki pieniężne w drodze Zespół 2 rozrachunki i roszczenia 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 222 Rozliczenie dochodów budżetowych 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 225 Rozrachunki z budżetami 229 Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 Pozostałe rozrachunki Zespół 4 koszty według rodzajów i ich rozliczenie 401 Zużycie materiałów i energii 402 Usługi obce 403 Podatki i opłaty 404 Wynagrodzenia 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 409 Pozostałe koszty rodzajowe
410 Inne świadczenia finansowane z budżetu 411 Pozostałe obciążenia Zespół 7 Przychody, dochody i koszty 751 Koszty finansowe Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 Fundusz jednostki 860 Wynik finansowy Konta pozabilansowe 975 Wydatki strukturalne 980 Plan finansowy wydatków budżetowych 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat II. KLASYFIKACJA BUDŻETOWA: 1. Ewidencja księgowa prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w Rozporządzeniu ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Środki finansowe na realizację Projektu zostały ujęte w klasyfikacji budżetowej w dziale 900 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska, rozdziale 90095 Pozostała działalność, w paragrafach stosuje się czwartą cyfrę: 1) 7 dla wydatków ponoszonych na realizację Projektu, których źródłem są środki pochodzące z budżetu europejskiego (85% całkowitego dofinansowania- płatne z wyodrębnionego rachunku bankowego); 2) 9 dla wydatków ponoszonych na realizację Projektu, których źródłem są środki pochodzące z własnego wkładu (15% kwoty całkowitego dofinansowania) 3) 0 wydatki niekwalifikowane (np. VAT). Rozdział III I. Obieg i kontrola dokumentów księgowych 1. Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie zgodności między stanem prawidłowym a faktycznym kontrolowanego zdarzenia. Czynności kontrolne należy przeprowadzić we wszystkich fazach działalności jednostki, przez zbadanie każdego elementu stanu faktycznego i porównanie z wyznaczoną dla niego normą w formie kontroli wstępnej, kontroli bieżącej. 1) Kontrola wstępna polega na zbadaniu decyzji i operacji w celu zapobieżenia nieprawidłowym działaniom. Do czynności kontroli wstępnej należy m.in. analiza, sprawdzenie, akceptacja, badanie projektów, dokumentów, w tym dokumentów powodujących powstanie zobowiązań i należności. Kontroli wstępnej podlegają m.in.: projekty planów i przedsięwzięć, wnioski o wszczęcie postępowań o zamówienia publiczne, projekty umów oraz dokumenty powodujące powstanie zobowiązań lub należności.
2) Dokonanie kontroli wstępnej osoba kontrolująca potwierdza własnoręcznym podpisem na dokumencie, wraz z datą. 3) W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej dokumentów osoba kontrolująca: zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach, których dotyczą, odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami, niecelowych czy niegospodarnych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, kontrola wstępna jest wykonywana przede wszystkim w ramach obowiązku samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania przez pracowników merytorycznych realizujących Projekt. Kontrola bieżąca polega w szczególności na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo. Działanie to ma na celu wyeliminowanie przed zakończeniem każdego etapu zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy operacji. 4) Kontroli bieżącej podlegają wszystkie działania jednostki i są dokonywane przez pracowników merytorycznych realizujących Projekt. 5) Podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych. Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i bez błędów rachunkowych. Dowód księgowy musi zawierać: określenie stron operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy, nazwę operacji gospodarczej oraz jej wartości, ilość i cenę jednostkową, podpis wystawcy i odbiorcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, numer dowodu księgowego, potwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez nadanie numeru ewidencji księgowej oraz wskazaniu miesiąca księgowania a także kont księgowych, na których dokonano zapisów. 6) Każdy dokument księgowy powinien być sprawdzony i zatwierdzony pod względem merytorycznym, tzn. powinien być podpisany przez upoważnione osoby, a stwierdzenie rzetelności, celowości i legalności zawartych tam danych powinno być poświadczone podpisem osoby zatwierdzającej dokument w tym zakresie.
7) Każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony i zatwierdzony pod względem formalnorachunkowym. To znaczy, że dowód został wystawiony w sposób prawidłowy, zawiera wszystkie wymagane elementy oraz dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. Kontrola ta powinna być poświadczona podpisem upoważnionej osoby. 8) Dowody księgowe nie mogą posiadać wad i błędów. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych (obcych) i własnych można korygować tylko innym dokumentem zawierającym sprostowanie. Niedopuszczalne jest korygowanie dowodów księgowych poprzez skreślenia, wymazywanie lub przeróbki. Błędy w dowodach wewnętrznych lub własnych mogą być poprawione przez skreślenie w sposób umożliwiający odczytanie skreślonej treści, wpisanie prawidłowej i opatrzenie jej datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. 9) Jeżeli jedną operację gospodarczą dokumentuje kilka egzemplarzy tego samego dowodu lub kilka różnych dowodów, to dla potrzeb prawidłowej ewidencji księgowej należy, przy kilku egzemplarzach określić słowem oryginał, a pozostałe słowem kopia. 10) Zakupy rzeczowych składników majątkowych powinny być udokumentowane wyłącznie fakturami i rachunkami. 11) Tylko prawidłowe dowody księgowe mogą być podstawą do zaksięgowania. 12) Wykaz podstawowych dokumentów źródłowych: faktura VAT, faktura korygująca VAT, rachunek, nota księgowa, polecenie przelewu, wyciąg bankowy, 2. W kontroli dokumentów i sprawdzaniu biorą udział Naczelnik Wydziału Rozwoju Lokalnego i Współpracy Europejskiej oraz pracownicy upoważnieni. 1) Drogę dokumentów od chwili ich otrzymania bądź sporządzenia do momentu przekazania do księgowania i jego dekretacji określa się jako obieg dokumentów. 2) Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym powinien być potwierdzony datą dokonania oraz podpisem osoby upoważnionej do jego sprawdzania i akceptacji (Naczelnik Wydziału Rozwoju Lokalnego i Współpracy Europejskiej). 3) Sprawdzone pod względem merytorycznym i opisane dowody księgowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionego pracownika wydziału finansowego, który nadaje im numer ewidencji księgowej, dekretuje i po zatwierdzeniu przez Burmistrza i Skarbnika dokonuje zapłaty. 4) Opis dowodu księgowego powinien zawierać:
Jeśli nie wynika to z treści dowodu księgowego (np. gdy treść jest zbyt ogólna)- krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek. Dodatkowo jeżeli kwalifikowana jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowaną; Numer i datę (lub tylko datę jeśli brak numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek lub innego dokumentu będącego podstawą poniesienia wydatku; Numer umowy o dofinansowanie; Numer zadania w ramach, którego poniesiono wydatek; Kod klasyfikacji budżetowej; Kategorię kosztów (np. Przygotowanie projektu Przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane); Jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia); Kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT (jeśli jest kwalifikowany); W przypadku robót budowlanych jeżeli instytucja weryfikująca tego wymaga numer pozwolenia na budowę lub innego dokumentu zgodnie z umową o dofinansowanie. Dodatkowo na odwrocie każdej faktury powinna znaleźć się: - dekretacja, - akceptacja wydatku pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym - zatwierdzenie do zapłaty. II. Najczęściej stosowanymi dowodami dokumentującymi zakupy materiałów, towarów III. i usług są: zamówienia, umowy: zlecenia, wykonania usług, faktury VAT. 1. Do księgowania powinny być przekazywane kompletne dokumenty dotyczące zakupu towaru i usług. 2. Oryginał umowy, zlecenia, zamówienia powinny być przekazywane księgowemu bezpośrednio po jej akceptacji i podpisaniu. 3. Zapłata za dostarczone towary i usługi dokonywana jest na podstawie zaakceptowanych do płatności rachunków i faktur, przelewem bankowym. Dowody dotyczące obrotu środkami trwałymi i rzeczowymi 1. Wpływające od dostawców faktury za zakupione środki trwałe i pozostałe środki trwałe podlegają ostemplowaniu datą wpływu. Następnie przekazywane są do pracownika merytorycznego. Wykazane na fakturach środki trwałe i pozostałe środki trwałe powinny być objęte ewidencją a fakt ten powinien być potwierdzony przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami
IV. trwałymi i pozostałymi środkami trwałymi na dowodzie zakupu (fakturze) przez wpisanie numeru ewidencyjnego środków trwałych lub rzeczowych, pod którym zakup został zarejestrowany. Ustalenia końcowe 1. Dokumenty dotyczące projektu oznacza się informacją Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, działanie 2.5 Poprawa jakości środowiska miejskiego, nr projektu POIS.02.05.00-00-0033/16 2. Sporządza się co najmniej kwartalne sprawozdanie z realizacji Projektu i przekazuje się je według obowiązujących wzorów i w terminach do Instytucji Wdrażającej. 3. Urząd zobowiązuje się do zapewnienia trwałości efektów Projektu przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu. 4. Sporządza się comiesięczne sprawozdanie według wzoru Rb-28S stanowiące załącznik nr 20 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 2014, poz. 119). 5. Sporządza się roczne sprawozdanie według wzoru Rb-WSa stanowiące załącznik nr 30 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r, poz.119). 6. Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, formalnorachunkowym, zatwierdzenia do wypłaty, potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych związanych z realizacją projektu pn. Rewaloryzacja miejskich terenów zielonych w Zakopanem stanowi załącznik nr 1. do niniejszego dokumentu.