Instrukcja obsługi elektronicznego modułu reklamacyjnego aplikacji KAMSOFT wdrożenie rozwiązań w hurtowniach farmaceutycznych Grupy Neuca Spis treści Instrukcja obsługi elektronicznego modułu reklamacyjnego aplikacji KAMSOFT.... 1 Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego:... 1 Opcje wyświetlania zgłoszeń oraz manualna zmiana statusu... 5 Aktualizacja statusu zgłoszenia, decyzje reklamacyjne:... 6 Opcjonalna automatyzacja procesu aktualizacji pobierania statusu zgłoszeń reklamacyjnych... 7 Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego: Aby przejść do modułu reklamacyjnego należy w głównym oknie aplikacji str. 1
odszukać moduł ZAKUPY (uruchomienie przez kliknięcie). Aplikacja przeniesie użytkownika do kolejnego okna wyboru, w którym należy wybrać ikonę REKLAMACJE (lub użyć kombinacji klawiszy CTRL +4). Aplikacja przeniesie użytkownika do okna dialogowego z zestawieniem reklamacji. Za pomocą ikony użytkownik przeniesie się do listy faktur, gdzie po wskazaniu konkretnego dokumentu i potwierdzeniu klawiszem ENTER (lub kliknięciu myszką) pojawi się kolejne okno umożliwiające rejestrację i wysłanie zgłoszenia. str. 2
Kolejny krok to wybór reklamowanych pozycji oraz wypełnienie wymaganych pól, których edycja następuje poprzez wklikanie się w nie. UWAGA: ze względu na sposób komunikacji między systemami rekomendujemy w ramach jednego zgłoszenia wybór tylko jednego rodzaju reklamacji (przyspieszy to proces rozpatrzenia oraz pobrania informacji zwrotnej o rozpatrzeniu zgłoszenia). Ilość rekl. to pole gdzie należy podać ilość reklamowaną UWAGA: podczas rejestracji można podać ilość pozycji większą niż zakupiona, jednak jest to weryfikowane podczas zapisywania zgłoszenia i system nie pozwala zgłosić ilości większej niż zakupiona. Przyczyna powstania (pole z listą rozwijaną) Sugerowany sposób rozpatrzenia (pole z listą rozwijaną) str. 3
Pole opcjonalne UWAGI- - służy do przekazania dodatkowej informacji hurtowni. UWAGA: długość tekstu jaka zostanie przeniesiona do hurtowni jest ograniczona do 195 znaków. Kiedy zgłoszenie jest już gotowe należy wybrać ikonę w dolnym lewym roku ekranu (lub klawisz ESC na klawiaturze). W przypadku reklamacji dotyczącej towaru przyjętego na stan magazynowy aplikacja wygeneruje dodatkowe okno z pytaniem o wstrzymanie sprzedaży danego produktu (w przypadku potwierdzenia system zablokuje do sprzedaży reklamowane pozycje - istnieje możliwość odblokowania wstrzymanych pozycji)*. =========================================================== *Ręczne odblokowanie wstrzymanych pozycji Z menu głównego należy wybrać moduł MAGAZYN Następnie z menu ścieżkę: menu > operacje > leki wstrzymane, następnie należy zaznaczyć preparat dla jakiego należy usunąć blokadę i zatwierdzić opcją PRZYWRÓĆ (klawisz u dołu ekranu). =========================================================== Po zakończeniu rejestracji system przejdzie do okna z listą zgłoszeń, w którym będzie widoczne nowe zgłoszenie. W tym stanie widoczny jest status UTWORZONA co oznacza przygotowanie dokumentu i oczekiwanie na wysłanie go do hurtowni. str. 4
Aby zakończyć proces należy za pomocą ikony przesłać zgłoszenie do hurtowni, aplikacja poprosi o potwierdzenie operacji. Po nawiązaniu połączenia prześle zgłoszenie prosto do systemu hurtowni oraz pobierze potwierdzenie wykonania operacji. Po tej operacji STATUS zostanie zmieniony na Opcje wyświetlania zgłoszeń oraz manualna zmiana statusu Na liście zgłoszeń użytkownik ma możliwość zmiany układu wyświetlania (wszystkie lub tylko nierozpatrzone). Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszki na liście reklamacji, co wywoła listę opcji, kliknięcie w POKAŻ ROZPATRZONE zmienia listę wyświetlania. str. 5
Druga opcja ZMIEŃ STATUS służy do manualnej zmiany statusu danego zgłoszenia. UWAGA: wykonanie takiej zmiany nie powoduje przesłania żadnych informacji do hurtowni w związku z czym rekomenduje się używanie tej funkcji tylko celem anulowania zgłoszenia, podczas takiej operacji prosimy o równoległy kontakt z hurtownią. Aktualizacja statusu zgłoszenia, decyzje reklamacyjne: Po rozpatrzeniu reklamacji przez hurtownię klient odświeżając status zgłoszeń poprzez: zaznaczenie danej reklamacji i ikona lub ikona UWAGA: w drugim przypadku konieczne będzie potwierdzenie statusów dla wszystkich zgłoszeń. otrzyma powiadomienie o zmianie statusu zgłoszenia oraz szczegółach decyzji reklamacyjnej widocznych w kolumnie STATUS. Znaczenie ikon jest następujące: - kiedy wszystkie zgłoszone pozycje uzyskały pozytywną decyzję reklamacyjną. Szczegółowy wygląd zgłoszenia (dostępny po wklikaniu) - kiedy wszystkie zgłoszone pozycje uzyskały negatywną decyzję reklamacyjną. str. 6
Szczegółowy wygląd zgłoszenia (dostępny po wklikaniu) - część pozycji przyjęta, część odrzucona Szczegółowy wygląd zgłoszenia (dostępny po wklikaniu) Hurtownia ma także możliwość przekazania klientowi uzupełniającej informacji zwrotnej w postaci tekstu, przykład poniżej: Opcjonalna automatyzacja procesu aktualizacji pobierania statusu zgłoszeń reklamacyjnych Standardowo aktualizacja statusu zgłoszeń reklamacyjnych odbywa się ręcznie na żądanie użytkownika, w niektórych przypadkach może to być uciążliwe. W związku z tym dostawca aplikacji przewidział możliwość automatyzacji procesu. Aby dokonać automatyzacji aktualizacji należy z ekranu głównego aplikacji uruchomić moduł ADMIN. str. 7
A następnie wybrać ścieżkę Ustawienia Plan zadań Aplikacja wygeneruje okno dialogowe jak poniżej zawierające listę już zdefiniowanych działań automatycznych. Za pomocą klawisza [F2] Dodaj wywołuje się okno planowania nowego zadania. W zakładce Zadanie, w polu nazwa zadania należy podać tytuł nowej funkcji np.: NEUCA aktualizacja statusu zgłoszeń reklamacyjnych. str. 8
W zakładce Wyzwalacz określamy cykliczność realizacji zadania, np.: codziennie i określamy dzień rozpoczęcia zdania i godzinę o której zadanie ma zostać zainicjowane. W zakładce Akcja pozwala na określenie akcji, jaką ma podjąć harmonogram w wyznaczonych wcześniej terminach. Należy wybrać Wywołanie funkcji i potwierdzić wciskając ikonę [F4] Zmień. str. 9
W oknie wyboru funkcji należy zaznaczyć Komunikacja z dostawcami i zatwierdzić klawiszem [Enter] Ok. Funkcja.Komunikacja z dostawcami, przy jej pomocy użytkownik automatyzuje pobieranie z hurtowni dokumentów (np.: ofert, promocji, faktur zakupu, lista braków do zamówień). Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno konfiguracyjne z ustawieniami, gdzie w sekcji Pobierz od dostawcy należy zaznaczyć opcję Pobierz wszystko. str. 10
Potwierdzenie wyboru nastąpi po wciśnięciu klawisza F2 lub kliknięciu przycisku OK oraz Zapisz (w oknie Planowanie zadania ) Następnie należy zamknąć okno Plan zadań do wykonania, oraz moduł Administratora. Od tego momentu utworzone zadanie będzie cyklicznie realizowane przez moduł APW-Plan. str. 11