ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące przeprowadzenia badań CATI w ramach projektu Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły, nr umowy: UDA-POKL.03.01.02-00-001/13-00 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 3.1.2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79315000-5 Usługi badań społecznych 79311210-2 Usługi prowadzenia ankiet telefonicznych 79311300-0 Usługi analizy ankiet I ZAMAWIAJĄCY Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Długa 23/25, 00-238 Warszawa II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenia zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze. III INFORMACJE O PROJEKCIE Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej jest partnerem Ministerstwa Edukacji Narodowej w realizacji ogólnopolskiego projektu systemowego Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły. Celem projektu jest wypracowanie a następnie wprowadzenie w co najmniej 1034 szkołach z całej Polski nowoczesnego modelu współpracy pomiędzy uczniami, rodzicami i nauczycielami w zakresie organizacji życia szkoły. Projekt skierowany jest nie tylko do środowisk szkolnych uczniów, rodziców, nauczycieli, dyrektorów szkół, ale także do tzw. otoczenia szkoły pracowników jednostek samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych. Głównym celem projektu jest wzmocnienie roli uczniów i rodziców w życiu szkoły, poprzez wsparcie szkół w procesie budowania systemu partnerskiej współpracy pomiędzy nauczycielami, rodzicami i uczniami. Istotną rolę odegra w tym zamierzeniu identyfikacja istniejących w Polsce praktyk w zakresie współpracy tych trzech grup, w czym mają pomóc badania sondażowe. W tym celu, na początku realizacji projektu, przeprowadzone zostaną badania sondażowe. Badania CATI, czyli wspomagane komputerowo badania telefoniczne, jako pierwsze. Ich celem jest rozpoznanie postaw rodziców, o czym poniżej. Najważniejszym celem kolejnych badań (badań CAWI ankiet internetowych i PAPI ankiet papierowych) będzie rozpoznanie roli rodziców (rad rodziców) i uczniów (samorządów uczniowskich) w życiu szkoły. W badaniach uwzględniona zostanie perspektywa pięciu grup zaangażowanych w proces edukacji: uczniów, rodziców, nauczycieli, dyrektorów szkół i urzędników odpowiedzialnych za edukację w JST. IV OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Realizacja sondażu CATI na reprezentatywnej, ogólnopolskiej próbie (N=1000 zrealizowanych wywiadów) rodziców dzieci w wieku 6-18 lat uczęszczających do szkół: podstawowych, gimnazjalnych, ponadgimnazjalnych wraz z opracowaniem raportu z badania. 2. Zakładana długość trwania wywiadu: 30 min. CEL BADAŃ Badanie ma służyć: 1. Identyfikacji rodzicielskiego sposobu postrzegania roli uczniów, rodziców i nauczycieli w życiu szkoły; 2. Określeniu stopnia i zakresu zaangażowania rodziców i uczniów w życie szkoły oraz uwarunkowań ich uczestnictwa w szkolnym środowisku społecznym; 3. Rozpoznaniu uwarunkowań działalności samorządu szkolnego, rad rodziców i rad szkół; 4. Rekonstrukcji wizji procesu edukacyjnego dzieci i hierarchizacji ważności wyróżnionych elementów (pożądany sposób kształcenia, rola szkoły, nauczycieli i rodziców w procesie edukacyjnym, uwarunkowania zaangażowania w życie szkoły, najważniejsze wartości związane z kształceniem); 1
5. Określeniu wizji szkoły jako instytucji w kontekście wspólnoty lokalnej (w tym określenie relacji pomiędzy wizją edukacji dziecka a rolą szkoły w środowisku lokalnym oraz wizją roli rodzica w tej relacji). V SPOSÓB WYKONANIA DZIEŁA 1. Odbiór poszczególnych części prac nastąpi na podstawie protokołu odbioru (wymagana akceptacja Zamawiającego FRDL CM oraz MEN Lidera Projektu). Wzór protokołu odbioru stanowi Załącznik nr 6 do niniejszego zapytania. 2. Oferta powinna uwzględniać wszystkie koszty realizacji zamówienia, w tym podatek VAT. VI WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1.1 spełniają warunek dotyczący posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania Zamawiający wymaga oświadczenia (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego) 1.2 spełniają warunek dotyczący posiadania wiedzy i doświadczenia umożliwiających rzetelne wykonanie przedmiotowego badania, w tym posiadają Certyfikat PKJPA (Program Kontroli Jakości Pracy Ankieterów) wydawanej przez OFBOR. Zamawiający wymaga oświadczenia (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego) oraz skanu ww. certyfikatu 1.3 spełniają warunek dotyczący dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym (studium badawczym CATI) oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. personelem badawczym (posiadającym doświadczenie w realizacji badań w sektorze edukacji), który zostanie oddelegowany do realizacji zlecenia objętego niniejszym zapytaniem ofertowym. Zamawiający wymaga oświadczenia (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego) i wskazania co najmniej 3 osobowego zespołu badawczego - posiadającego doświadczenie w przeprowadzaniu sondaży społecznych dla sektora edukacji, w tym przynajmniej jednego/jedną badacza/badaczkę, który/a uczestniczył/a w charakterze kierownika/kierowniczki projektu lub autora/autorki raportu - w realizacji przynajmniej 2 sondaży dotyczących sektora edukacji w okresie 3 lat poprzedzających złożenie oferty (Załącznik nr 2) oraz załączenia CV każdej ze wskazanych osób. 1.4 spełniają warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej i finansowej, która zapewnia możliwość wykonania zamówienia. Zamawiający wymaga oświadczenia (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego). 1.5 nie podlegają wykluczeniu z postępowania w trybie zapytania ofertowego i złożą stosowne oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego), ponieważ Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich i zawarcia w ich imieniu umowy z Zamawiającym. 3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w punktach 1.2 i 1.3 musi spełniać co najmniej jeden wykonawca lub wszyscy wykonawcy łącznie, warunek określony w punkcie 1.1, 1.4 i 1.5 musi spełniać każdy wykonawca z osobna. 4. Zamawiający dokona oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na zasadzie wykazał/nie wykazał, na podstawie oświadczeń oraz innych, wymaganych dokumentów złożonych przez wykonawcę wraz z ofertą, wymienionych i opisanych w punkcie VI, podpunkty 1.1 do 1.5. 5. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu. VII WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawcy muszą złożyć skany oryginałów lub poświadczonych za zgodność z oryginałem, następujących załączników, oświadczeń i dokumentów: 1. Załącznik nr 1 Tabela z krótką charakterystyką głównych problemów badawczych 2. Załącznik nr 2 Formularz oferty 3. Załącznik nr 4 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu 4. Załącznik nr 5 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania. 5. W przypadku wnoszenia oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, współwykonawcy muszą dodatkowo złożyć oświadczenie zawarte w Załączniku nr 4 (punkty 1 i 4) oraz Załącznik nr 5. VIII OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani ofert wariantowych. 2
2. W przypadku rozszerzenia zapytania o nowe kryterium, wszyscy Oferenci zostaną poproszeni o uzupełnienie ofert. 3. Oferta musi być sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej. 4. Wymagane załączniki powinny zostać uzupełnione, podpisane, poświadczone za zgodność z oryginałem, ponumerowane, a następnie zeskanowane w sposób czytelny i przesłane w formie elektronicznej. 5. Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania. 6. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 7. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Wykonawcę lub Wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to w formie skanu oryginału musi zostać dołączone do oferty. 8. Podpisy wykonawcy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób czytelny i pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą (np. podpis i obok czytelnie imię i nazwisko). IX TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wybrana oferta wiąże do momentu podpisania umowy. Jeżeli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy, zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty, która uzyskała następną w kolejności najwyższą ilość punktów. 2. Pozostałe oferty wiążą jeszcze przez 2 miesiące po podpisaniu umowy z wybranym wykonawcą. X OPIS SPOSOBU WYCENY USŁUGI 1. Wykonawca poda cenę oferty w formularzu ofertowym w kwocie brutto. 2. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. 3. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia. 4. Płatności będą dokonywane na podstawie umowy zawartej z Zamawiającym, po wykonaniu usługi oraz na podstawie podpisanego przez Strony umowy protokołu odbioru (wymagana akceptacja ze strony Zamawiającego - FRDL oraz MEN - Lidera projektu). Ewentualne płatności zaliczkowe będą uzgadniane indywidualnie z wyłonionym Wykonawcą. XI BADANIE OFERT 1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wymagać od Wykonawców mailowo wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 3. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe i inne polegające na niezgodności oferty z zapytaniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 4. Jeżeli nadesłane Oferty przekroczą kwoty założone w budżecie projektu, FRDL podejmie negocjacje z Oferentami według kolejności zajmowanej na liście rankingowej. Jeżeli pomimo negocjacji cena nadal będzie przekraczała kwotę założone w budżecie, Zamawiający może unieważnić całe zapytanie ofertowe i powtórzyć zapytanie lub przeprowadzić negocjacje z wolnej ręki. 5. W przypadku braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów Zamawiający może prosić o uzupełnienie lub odrzucić ofertę. XII KRYTERIUM WYBORU OFERT OCENA MERYTORYCZNA (70%) 1. KRÓTKA CHARAKTERYSTYKA PROBLEMÓW BADAWCZYCH Wykonawca jest zobowiązany przedstawić krótką charakterystykę 3 (trzech), najważniejszych jego zdaniem, problemów badawczych, odnoszących się do każdego z 5 (pięciu) celów badania przedstawionych w punkcie IV Zapytania (łącznie prezentacja 15 (piętnastu) - problemów), zgodnie ze wzorem tabeli stanowiącej Załącznik nr 1 do zapytania. Każdy z zaprezentowanych problemów badawczych powinien zawierać identyfikację istotnych aspektów badania. Charakterystyka problemu badawczego powinna być zwięzła i wskazująca na najistotniejsze aspekty, które powinny znaleźć się w pytaniach kwestionariusza. Charakterystyka każdego z problemów badawczych nie powinna przekraczać 800 znaków. 2. DOŚWIADCZENIE O wykonanie zlecenia objętego niniejszym zapytaniem ofertowym mogą się ubiegać podmioty, które: a) posiadają doświadczenie w przeprowadzeniu badań ilościowych o charakterze społecznym na ogólnopolskiej próbie reprezentatywnej dla dorosłych mieszkańców kraju w okresie 3 lat poprzedzających złożenie oferty. b) posiadają doświadczenie w przeprowadzeniu badań ilościowych o charakterze społecznym techniką CATI na ogólnopolskiej próbie reprezentatywnej dla dorosłych mieszkańców kraju w okresie 3 lat poprzedzających złożenie oferty. c) posiadają doświadczenie w przeprowadzeniu badań ilościowych o charakterze społecznym w sektorze edukacji w okresie 3 lat poprzedzających złożenie oferty. 3
Doświadczenie określone w punktach (a), (b) i (c) powinno być udokumentowane w postaci wykazania projektów zrealizowanych w sposób rzetelny, co oznacza konieczność przedstawienia przez potencjalnego Wykonawcę pisemnego poświadczenia klientów zamawiających badania o rzetelnym ich wykonaniu, tj. rekomendacji, protokołów odbioru prac/dzieła. Załączone do oferty skany dokumentów poświadczających rzetelne wykonanie należy ponumerować (numer na dokumencie) i wpisać w formularzu oferty właściwy numer. W przypadku braku numeracji Zamawiający może prosić o uzupełnienie lub odrzucić ofertę. Doświadczenie określone w punktach (a) i (b) nie musi być traktowane rozłącznie. Oznacza to, że Wykonawca, który ma w swoim doświadczeniu badanie sondażowe o charakterze społecznym (a) i przeprowadził je metodą CATI (b) może je wykazać zarówno jako doświadczenie w punkcie (a) oraz w punkcie (b). Doświadczenie określone w punkcie (c) powinno być traktowane rozłącznie w stosunku do punktu (a) i/lub (b). Oznacza to, że Wykonawca powinien wskazać m.in. 6 różnych projektów badawczych. CENA (30%) Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. XIII POZOSTAŁE WARUNKI PRZEPROWADZENIA BADAŃ ORAZ TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Wszystkie badania będą realizowane na terenie całej Polski. 2. Wykonawca przy realizacji usługi będzie zobowiązany do stosowania Wytycznych POKL, w tym m.in. w zakresie rozliczeń z Wykonawcą (przedstawianie miesięcznych kart czasu pracy z informacją o liczbie godzin przeprowadzanych w ramach usługi, której dotyczy niniejsze zapytanie oraz w ramach innych usług finansowanych z UE) oraz przygotowania dokumentacji (narzędzi, raportów, itp.) zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów POKL. 3. W cenie za przeprowadzenie badania należy uwzględnić wszystkie niezbędne elementy konieczne do rzetelnego zrealizowania badania, a w szczególności: opracowanie i dostarczenie kwestionariusza (szczegółowe wytyczne do pytań zostaną dostarczone po podpisaniu umowy); opracowanie i wylosowanie ogólnopolskiej próby reprezentatywnej dla populacji rodziców dzieci w wieku szkolnym lub realizację wszelkich czynności prowadzących do uzyskania takiej próby; realizację wywiadów telefonicznych (efektywnie zrealizowana liczebność próby rodziców dzieci w wieku szkolnym N=1000); opracowanie i dostarczenie uporządkowanej i opisanej bazy danych w formacie SPSS (nazwy zmiennych, typ zmiennych, etykieta, zdefiniowane wartości, zdefiniowane braki danych, określony poziom pomiaru); opracowanie wyników badania i przygotowanie raportu (raport końcowy w formacie prezentacji PowerPoint oraz najważniejsze wnioski (top lines) z badania w postaci syntetycznego dokumentu tekstowego). Raport powinien zawierać metodologię, prezentację graficzną rozkładów odpowiedzi na pytania oraz prezentację zależności obrazujących oddziaływanie istotnych czynników (m.in. społeczno-demograficznych, uwarunkowań szkolnych, uwarunkowań regionalnych) na uzyskane wyniki. Wykonawca w umowie zobowiąże się do przekazania majątkowych praw autorskich do stworzonych na potrzeby projektu dzieł (umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich). 4. Badanie musi zostać zrealizowane w ciągu 8 tygodni od momentu podpisania umowy z Wykonawcą (termin liczony od momentu podpisania umowy do momentu przyjęcia przez Zamawiającego raportu z badania); 5. Termin realizacji wywiadów telefonicznych: między 25 sierpnia 2013 roku a 30 września 2013 roku. 6. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia w ciągu 7 dni roboczych od podpisania umowy szczegółowego harmonogramu realizacji badania uwzględniającego: okres konieczny na wypracowanie kwestionariusza i zatwierdzenia go przez Zamawiającego (Zamawiający razem z umową przekaże Wykonawcy szczegółowe wytyczne do opracowania narzędzia oraz zgłosi swoje uwagi w terminie 5 dni roboczych od momentu przekazania projektu narzędzia przez Wykonawcę). Akceptacja narzędzia powinna nastąpić w terminie nieprzekraczalnym 21 dni kalendarzowych od daty podpisania umowy terenową realizację badań opracowanie raportu (Zamawiający zgłosi swoje uwagi w terminie 7 dni roboczych od momentu przekazania raportu przez Wykonawcę). XIV POZOSTAŁE WARUNKI POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający powiadomi mailowo Wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty albo rozstrzygnięciu zapytania ofertowego bez wyboru żadnej oferty, a także o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie również zamieszczona na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia zapytania ofertowego bez wybrania żadnej oferty i bez podawania przyczyny. 3. Oferta niezgodna z treścią zapytania ofertowego zostanie odrzucona. 4. Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę o miejscu i terminie podpisania umowy. 5. Zamawiający może prosić Wykonawców o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takie sytuacji wszyscy oferenci będą mieli szansę na takie same uzupełnienia. 6. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość wzrostu zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą, 4
7. Za dzień zakończenia realizacji zamówienia przyjmuje się dzień odbioru prac na podstawie protokołu odbioru. XV OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru na adres: maria.deuar@frdl.org.pl. 2. Zamawiający udzieli wyjaśnień wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru niezwłocznie, nie później jednak niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że mail z prośbą o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Proszę o przesłanie oferty w terminie do 28 czerwca 2013 r. (piątek) do godz. 15.00 wyłącznie na adres e-mail: maria.deuar@frdl.org.pl. W tytule maila proszę dopisać: oferta na przeprowadzenie badań CATI w projekcie Uczniowie i rodzice... Pytania należy kierować do: Maria Deuar maria.deuar@frdl.org.pl tel. (22) 351 93 03 5