ul. Mołdawska 18, 61-614 Poznań tel. / fax. (-61) 656-44-10 adres do korespondencji: os. Stefana Batorego 13/27 60-969 POZNAÑ 60, skr. 40 PROGRAM RETROKONWERSJI ZDALNEJ dla systemów SOWA opracował zespół firmy SOKRATES-software Poznań, 2002r.
1. WSTĘP Komputeryzacja zbiorów biblioteki o własnych siłach jest bardzo pracochłonna i kosztowna. Dlatego w procesie tym zaleca się retrokonwersję. Zautomatyzowany katalog powstanie znacznie szybciej, jeśli opisy będą przejmowane od innych bibliotek lub z bibliografii. Firma SOKRATES proponuje w ramach systemu SOWA pobieranie opisów z katalogów innych bibliotek użytkowników tego systemu. Do przejmowanych opisów dodaje się własne dane inwentarzowe. Konwersja to zmiana formy zapisu informacji *. W bibliotekach można używać tego pojęcia w odniesieniu do różnych rodzajów informacji: opisu bibliograficznego, rekordów kartoteki haseł wzorcowych, informacji o znajdujących się w bibliotekach egzemplarzach i ich oznaczeniach (sygnaturach), indywidualnych cechach dokumentów itd. Szczególnym przypadkiem konwersji jest retrokonwersja*. Polega ona na przeniesieniu opisów dokumentów w ten sposób, aby umożliwić ich przetwarzanie w systemach zautomatyzowanych. Retrokonwersją jest zarówno przełożenie z postaci drukowanej na formaty, jak też przejęcie z jednego do drugiego systemu zautomatyzowanego z równoczesną zmianą formatu zapisu. O retrokonwersji mówimy zarówno w stosunku do pozycji katalogu bibliotecznego, jak i bibliografii. Format oznacza sposób organizacji danych na temat dokumentu w celu ich zapisywania, wydrukowania lub wyświetlania. W programie do zarządzania bazą danych format to rozmieszczenie pól danych i ich nazw w formularzu. Format opisu dokumentu to struktura rekordu: oznaczenia podpól, etykiety pól, wskaźniki. Rekord to podstawowa jednostka informacji przy zapisie w pliku komputerowym. Obejmuje on grupę pól danych używanych do zapisu informacji na określony temat. Rekord logiczny to dokument bazy danych. Jeden rekord logiczny może być zapisany w jednym lub kilku rekordach fizycznych. W systemie SOWA przed przystąpieniem do retrokonwersji tak samo jak w przed przystąpieniem do katalogowania należy odpowiednio przygotować w module administratora tzw. słowniki. Dla katalogu własnego trzeba założyć słowniki: - typy rekordów (podział na rekordy dzieła jednotomowego, tomu, dzieła wielotomowego i serii wydawniczej) - podtypy rekordów odzwierciedlające strukturę księgozbioru (takie, które są konieczne w zestawieniach statystycznych) - oznaczenia inwentarzy (zgodnie z rodzajami inwentarzy w bibliotece) - lokalizacje (miejsca przechowywania poszczególnych części księgozbioru) - rodzaje akcesji. 2. OPIS OKNA PROGRAMU Na pasku u góry ekranu po lewej stronie znajduje się przycisk katalog. Służy on do wybrania katalogu, z którego będą kopiowane rekordy oraz katalogu, do którego będą kopiowane. Po najechaniu strzałką kursora na ten przycisk i kliknięciu otwierają się dwie możliwości do wyboru: źródło lub wynik.
- Po najechaniu strzałką kursora na napis źródło otwiera się lista dostępnych katalogów, z których można pobierać opisy. Należy kliknąć na nazwę katalogu, z którego chcemy je pobierać. Katalog ten pojawi się teraz po lewej stronie ekranu. Jeśli tego nie zrobimy, to otworzy się pierwszy katalog z listy. Gdy nie jest możliwe połączenie sieciowe z wybranym katalogiem pojawia się komunikat: Brak połączenia z katalogiem i w oknie po lewej stronie ekranu nie pojawia się katalog Uwaga: Program nie pozwala na zmianę (edytowanie) danych z katalogu źródłowego. Zmieniać i dopisywać informacje można w rekordach pobranych z tego katalogu. - Po najechaniu strzałką kursora na napis wynik otwiera się lista katalogów, do których możemy kopiować opisy. Należy najechać strzałką kursora na nazwę katalogu i kliknąć. Najczęściej będzie to Katalog własny. Pojawi się on po prawej stronie ekranu. Rys. 1. Obraz ekranu głównego w programie SOWA-RTK. Po lewej stronie katalog źródłowy, po prawej katalog wynikowy. Następnym przyciskiem na pasku u góry ekranu jest indeks. Służy do uporządkowania obu katalogów według określonego kryterium np. według tytułów, według autorów lub według numerów ISBN.
Za pomocą przycisku format decydujemy o sposobie wyświetlania danych w obrębie jednego rekordu - formie graficznej i szczegółowości oddzielnie dla każdego z dwóch katalogów widocznych na ekranie. Użytkownik decyduje w czasie instalacji systemu, jakie formaty mogą być wykorzystywane. Na pasku u góry ekranu znajdują się też przyciski : + i -. Służą one podczas przeszukiwania katalogu do zwiększania lub zmniejszania wysokości pola służącego do prezentacji opisu. Jest to potrzebne, gdy został wybrany jeden ze szczegółowych formatów opisu, zawierający wiele miejsca. Wtedy wszystkie informacje nie mieszczą się na ekranie w polu o standardowej wysokości i należy tą wysokość zwiększyć. Jeśli został wybrany format skrócony, to wysokość pola może być zmniejszona. Na ekranie zmieści się wtedy więcej opisów. Przed pobraniem rekordu zawsze należy sprawdzić, czy w katalogu, do którego kopiujemy nie ma już takiego samego rekordu. W tym celu w pustym polu Szukaj, które znajduje się na pasku u góry ekranu wpisujemy dane szukanej pozycji (np. nazwisko autora albo tytuł). Oba katalogi ustawią się na pozycji identycznej z poszukiwaną lub jej najbliższej ze względu na sposób poszukiwania 3. KOPIOWANIE OPISU POZYCJI JEDNOTOMOWEJ Aby skopiować dane opisu książki jednotomowej trzeba : 1. Odszukać opis w bazie źródłowej i sprawdzić, czy jest to poszukiwane przez nas wydanie tej pozycji, 2. Podświetlić rekord klikając go, 3. Kliknąć w przycisk oznaczający przenoszenie do bazy wynikowej (otwarty szafirowy plik na pasku menu u góry ekranu). 4. Otwiera się opis skopiowanego rekordu. Uwaga! Jeśli w katalogu źródłowym nie ma poszukiwanego przez nas wydania książki, ale jest inne,podobne, to można je skopiować zamiast poszukiwanego i podczas uzupełniania skopiowanego rekordu zmienić na takie, jakiego potrzebujemy. Jeśli przenosimy książkę, która ma kilka wydań, to można skopiować opis z wszystkimi wydaniami lub skasować wydania, które są niepotrzebne. 4. UZUPEŁNIANIE SKOPIOWANEGO REKORDU POZYCJI JEDNOTOMOWEJ 1. Należy sprawdzić i jeśli to konieczne poprawić na właściwy typ rekordu (zgodnie z wcześniej ustalonymi dla własnego katalogu). 2. Uzupełnić otwarty rekord o własne dane inwentarzowe: - Wpisać identyfikator egzemplarza np. 000-000010-00-0. (Myślniki wpisują się same, pierwsze trzy cyfry oznaczają numer księgi inwentarzowej, następne sześć to numer inwentarzowy w ramach tej księgi, kolejne dwie mogą np. oznaczać numer tomu, a ostatnia numer części wewnątrz tomu). Jeśli nie pamiętamy numeru księgi inwentarzowej, można kliknąć napis pomoc ukaże się ustalona podczas instalacji lista ksiąg inwentarzowych ich nazwy i numery. Numer inwentarza możemy wpisać sami, albo system wpisze kolejny numer ( gdy po wpisaniu numeru księgi przejdziemy do następnego pola). - Lokalizację i rodzaj akcesji wybrać z listy. Wpisać numer akcesji w ramach roku i rok akcesji.
3. Przejść na następną stronę, sprawdzić i ew. uzupełnić klasyfikację. Kliknąć znaczek kreski ze strzałką, oznaczający wyszukaj w kartotece wzorcowej. Jeśli brak klucza (hasła) w kartotece wzorcowej naszego katalogu, to kliknąć w pole obok tego hasła. W pustym polu pojawi się znaczek ۷. Oznacza on, że dopisano ten klucz do kartoteki haseł wzorcowych. 4. Zatwierdzić rekord, klikając napis przenieś na pasku u góry ekranu. 5. KOPIOWANIE OPISU POZYCJI WIELOPOZIOMOWYCH (wielotomowych, serii) Uwaga! Można przenosić jak na razie w całości tylko pozycje wielopoziomowe mające do 5 rekordów podrzędnych na jednym poziomie. Aby skopiować dane opisu całości pozycji wielotomowej (tzn. rekord nadrzędny i wszystkie rekordy podrzędne, trzeba: 1. Odszukać opis całości dzieła (rekord nadrzędny) w bazie źródłowej i sprawdzić, czy jest to poszukiwane przez nas wydanie tej pozycji. 2. Kliknąć w żółty znaczek oznaczający pozycję wiązaną. 3. Po ukazaniu się okna Schemat powiązań najechać strzałką kursora na tytuł całości (rekord nadrzędny), który chcemy skopiować i kliknąć, aby go podświetlić. 4. Kliknąć znaczek oznaczający przenoszenie (otwarty szafirowy plik na pasku menu u góry ekranu). Rys.2. Obraz ekranu schematu powiązań
Aby skopiować dane opisu tomu pozycji wielotomowej trzeba : 1. Odszukać opis tomu dzieła (rekord podrzędny) w bazie źródłowej i sprawdzić, czy jest to poszukiwane przez nas wydanie tej pozycji. 2. Kliknąć w żółty znaczek oznaczający pozycję wiązaną. 3. Po ukazaniu się okna Schemat powiązań najechać strzałką kursora na tytuł tomu, który chcemy skopiować (rekord podrzędny) i kliknąć, aby go podświetlić. 4. Kliknąć znaczek oznaczający przenoszenie (otwarty szafirowy plik na pasku menu u góry ekranu). UWAGA!. Po skopiowaniu rekordu podrzędnego, razem z nim przenoszą się dane rekordu nadrzędnego (rekordów nadrzędnych) w stosunku do niego ( ale nie dane innych tomów lub części). Ponieważ w wyniku kopiowania kolejnych tomów za każdym razem kopiowany jest też rekord nadrzędny, należy potem scalić takie same rekordy nadrzędne występujące w katalogu w jeden, powiązany z wszystkimi tomami. Można to zrobić w module administratora. 6. UZUPEŁNIANIE OPISU POZYCJI WIELOPOZIOMOWEJ. 1. Należy sprawdzić i uzupełnić dane rekordu nadrzędnego i podrzędnego, do których wchodzi się klikając na odpowiednie zakładki u dołu ekranu. 2. Zwrócić uwagę na właściwe wypełnienie pola typ rekordu. 3. Informacje o egzemplarzach dołącza się tylko do rekordów podrzędnych najniższego w danym wypadku stopnia. Za każdym razem trzeba sprawdzić, czy wpisujemy egzemplarz do właściwego wydania. 4. Dalej postępujemy jak w wypadku pozycji jednopoziomowej. 5. Zatwierdzić rekord, klikając napis przenieś na pasku u góry ekranu.