20132 INTERNETOWE BIURO OBSŁUGI Instrukcja użytkownika systemu Zakład Projektowania i Wdrażania Systemów Informatyki GIGA Sp. z o.o. ul. Kościuszki 229; 40-600 Katowice www.giga.katowice.pl giga@giga.katowice.pl 2016
Charakterystyka modułu zostało zaprojektowane, jako wygodne narzędzie, za pomocą którego Przedsiębiorstwo może komunikować się ze swoimi klientami i pracownikami w celu sprawnego i szybkiego przekazywania oraz pozyskiwania informacji. Całość składa się z trzech modułów: Strefa publiczna Strefa klienta Strefa pracownika Podstawowe pojęcia Adres www adres URL, ciąg znaków pozwalający jednoznacznie zlokalizować zasoby w Internecie Logowanie mechanizm pozwalający na uwierzytelnienie użytkownika przez podanie poprawnej nazwy użytkownika i hasła Przeglądarka internetowa program komputerowy umożliwiający wyświetlanie i przeglądanie stron internetowych Strona internetowa strona www, dokument udostępniony w Internecie przez serwer WWW. Do wyświetlania stron internetowych służą przeglądarki. Strefa publiczna Strefa publiczna pozwala wszystkim użytkownikom Internetu na szybki i łatwy dostęp do informacji udostępnianych przez Przedsiębiorstwo. W celu wyświetlenia strefy publicznej należy w pasku adresy przeglądarki wprowadzić adres www Internetowego Biura Obsługi. S t r o n a 2
Rys. 1 Strona główna Strefa publiczna składa się z kilku elementów: Nagłówka wraz odnośnikami do strefy klienta i strefy pracownika Menu z odnośnikami do poszczególnych stron Części zasadniczej zawierającej informacje i komunikaty Stopki z danymi adresowymi oraz odnośnikiem do strony serwisowej Dostępność poszczególnych elementów zależy od konfiguracji serwisu. W celu wyświetlenia interesującej nas zawartości należy kliknąć odpowiedni odnośnik a przeglądarka automatycznie przeniesie nas do odpowiedniej strony. Dane kontaktowe Strona zawiera aktualne dane adresowe firmy właściciela serwisu. Rys. 2 Dane kontaktowe S t r o n a 3
Dokumenty do pobrania Strona pozwala klientowi na dostęp do dokumentów przygotowanych przez Przedsiębiorstwo. Rys. 3 Dokumenty do pobrania Komunikaty Na stronie wyświetlane są komunikaty i inne ważne ogłoszenia przygotowane przez Przedsiębiorstwo. Rys. 4 Komunikaty Zgłoszenia eksploatacyjne Formularz pozwala użytkownikowi na przesłanie do Przedsiębiorstwa zgłoszenia dotyczącego problemów w dostawach wody bądź uwag dotyczących bieżącego funkcjonowania sieci. Użytkownika wprowadza wszystkie niezbędne informacje i naciska przycisk Wyślij zgłoszenie. S t r o n a 4
Rys. 5 Zgłoszenie eksploatacyjne Ograniczenia w dostawach wody Strona zawiera informacje dotyczące ograniczeń dostaw wody. Rys. 6 Ograniczenia w dostawach wody Dowóz wody beczkowozami Strona zawiera komunikaty eksploatacyjne dotyczące dowozu wody beczkowozami. S t r o n a 5
Rys. 7 Dowóz wody Strona serwisowa Jest to narzędzie diagnostyczne umożliwiające użytkownikom serwisu sprawdzenie konfiguracji komputera i jego zgodności z obsługą IBO. Strona ta ma również ułatwić ewentualne diagnozowanie problemów związanych z przeglądaniem serwisu przez Klienta. Rys. 8 Strona serwisowa S t r o n a 6
Strefa klienta Strefa klienta jest dostępna wyłącznie dla klientów Przedsiębiorstwa po poprawnym zalogowaniu z użyciem akronimu i hasła. Klient korzystając z formularza logowania ma możliwość przejścia do formularza rejestracji w Internetowym Biurze Obsługi oraz odzyskania hasła. Rys. 9 Formularz logowania Strona główna Na stronie głównej strefy klienta znajdziemy komunikat powitalny przygotowany przez przedsiębiorstwo oraz podsumowanie płatności klienta z informacją o zaległościach lub nadpłacie. Rys. 10 Strona główna strefy klienta S t r o n a 7
Dane adresowe Strona zawiera dane adresowe kontrahenta, co pozwala klientowi na szybką weryfikację poprawności informacji posiadanych przez przedsiębiorstwo. Rys. 11 Dane adresowe klienta Zmiana hasła Formularz pozwala na zmianę hasła dostępowego do IBO przez klienta. Rys. 12 Formularz zmiany hasła Lista usług Strona wyświetla informacje o obiektach klienta oraz o świadczonych mu usługach. Klient może zapoznać się z cennikami oraz sprawdzić informacje o wodomierzu. Dodatkowo z tego miejsca istnieje możliwość zgłoszenia odczytu oraz podejrzenia historii odczytów oraz obciążeń. S t r o n a 8
Rys. 13 Usługi Posesje Strona wyświetla informacje na temat obiektów klienta, wraz ze świadczonymi na nich usługami. Informacje przedstawione na tej stronie są identyczne ze stroną Lista usług. S t r o n a 9
Rys. 14 Posesje Historia odczytów wodomierz Lista wyświetla wszystkie odczyty wybranego wodomierza. Rys. 15 Historia odczytów wodomierza S t r o n a 10
Formularz zgłoszenia odczytu Formularz pozwala klientowi na zgłoszenie odczytu wybranego wodomierza. Klient wprowadza poprawny odczyt i naciska przycisk Zgłoś odczyt. Rys. 16 Formularz zgłoszenia odczytu Struktura kosztów Strona wyświetla listę wszystkich obciążeń dla danej formuły wraz z wizualną reprezentacją rozkładu kosztów w postaci wykresu kołowego. S t r o n a 11
Rys. 17 Struktura kosztów Historia obciążeń Strona przedstawia listę obciążeń danego typu (woda, ścieki, opłata abonamentowa) wraz z informacjami o datach naliczenia i ilościach. Dodatkowo klientowi wyświetlany jest wykres prezentujący zużycie miesięczne, średnie zużycie dzienne oraz trend. S t r o n a 12
Rys. 18 Historia obciążeń wybranej formuły Lista faktur Strona wyświetla faktury wystawione kontrahentowi. Z tego miejsca istnieje możliwość pobrania faktury w formacie PDF i jej wydruku. Wzór faktury może być indywidualnie dostosowany do potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa. Rys. 19 Lista faktur S t r o n a 13
Rys. 20 Przykładowy wzór faktury Informacje o płatnościach Na stronie klient może zobaczyć podsumowanie informacji o należnościach z informacją o nadpłacie lub niedopłacie. Stan rozliczeń widoczny jest również na wykresie słupkowym w celu łatwiejszego znalezienia brakujących płatności. S t r o n a 14
Rys. 21 Informacje o płatnościach Lista nierozliczonych płatności Lista aktualnie nierozliczonych należności i niepowiązanych zapłat, które pozwolą klientowi na szybkie sprawdzenie stanu swojego konta. Rys. 22 Lista nierozliczonych płatności S t r o n a 15
Lista wszystkich płatności Strona wyświetla wszystkie należności oraz zapłaty dla danego klienta. Rys. 23 Lista wszystkich płatności Wydruk nierozliczonych płatności Pozwala klientowi na wydrukowanie listy nierozliczonych należności i niepowiązanych zapłat wraz z informacją o saldzie. S t r o n a 16
Rys. 24 Wydruk listy nierozliczonych płatności Druk przelewu Strona pozwala klientowi na wydrukowanie wypełnionego druczku przelewu. Rys. 25 Druk przelewu S t r o n a 17
Przelew elektroniczny Strona wyświetla informacje niezbędne do wykonania tradycyjnego przelewu: numer rachunku odbiorcy, pełne dane adresowe, kwotę płatności oraz tytuł przelewu. Rys. 26 Przelew elektroniczny Analizy Na stronie, w postaci wykresu kołowego, prezentowany jest rozkład kosztów w wybranym przez klienta zakresie dat dla wszystkich świadczonych mu usług. Rys. 27 Rozkład kosztów Zgłoszenia eksploatacyjne Formularz pozwala klientowi na wysłanie do przedsiębiorstwa zgłoszenia dotyczącego problemów w dostawach wody bądź uwag dotyczących bieżącego funkcjonowania sieci. Klient musi wybrać tylko S t r o n a 18
odpowiedni Rodzaj zgłoszenia oraz wprowadzić opis, pozostałe pola wypełniają się automatycznie danymi kontrahenta. Rys. 28 Formularz zgłoszenia eksploatacyjnego Listy zgłoszeń (Zgłoszone, Realizowane, Zamknięte) Poszczególne strony wyświetlają wysłane przez klienta zgłoszenia podzielone względem stanu ich realizacji. Rys. 29 Lista wysłanych zgłoszeń S t r o n a 19
Komunikaty i dokumenty Strony prezentują te same informacje, które znajdują się w strefie publicznej IBO, m.in. ważne komunikaty oraz udostępnione dla klienta druki i dokumenty. Rys. 30 Lista komunikatów Formularz rejestracji klienta Strona pozwala na samodzielną rejestrację klienta w Internetowym Biurze Obsługi. Powyższa funkcjonalność jest dostępna w zależności od konfiguracji systemu. Dane wymagane do poprawnej rejestracji klienta mogą być indywidualnie dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Do rejestracji niezbędny jest kod klienta, adres e-mail oraz hasło. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa hasła podlegają konfiguracji. Możliwe jest ustawienie minimalnej długości hasła oraz obowiązku występowania znaków specjalnych. Pozostałe pola (numer faktury, kwota brutto itd.) mogą być dobrane w zależności od wymagań. Rys. 31 Formularz rejestracji S t r o n a 20
Formularz odzyskania hasła W przypadku, gdy klient zapomni lub zgubi hasło posiada on możliwość odzyskania dostępu do Internetowego Biura Obsługi. Formularz wymaga wprowadzenia podstawowych informacji weryfikujących danego klienta (kod klienta, adres e-mail, dane z ostatniej faktury). Po poprawnej weryfikacji klient zostaje przekierowany do strony umożliwiającej ustalenie nowego hasła i odzyskania dostępu do serwisu IBO. Rys. 32 Formularz odzyskania hasła S t r o n a 21
Strefa pracownika Strefa pracownika jest dostępna tylko dla wybranych pracowników Przedsiębiorstwa po poprawnym zalogowaniu się do systemu z użyciem hasła. Możliwości sytemu dostępne dla pracownika zależą od pełnionej w przedsiębiorstwie roli. Rys. 33 Formularz logowania do strefy pracownika Strona główna Na stronie głównej strefy pracownika prezentowana jest informacja powitalna oraz dane kontaktowe pracownika. Rys. 34 Strona główna strefy pracownika S t r o n a 22
Pracownicy Strona wyświetla listę operatorów posiadających uprawnienie do logowania się do strefy pracownika IBO wraz z datą ostatniej aktywności w systemie. Rys. 35 Lista pracowników Dodaj operatora Formularz pozwala na włączenie operatorowi Gw-Max dostępu do strefy pracownika IBO. Z rozwijanej listy należy wybrać odpowiedniego operatora oraz wprowadzić hasło początkowe. Po pierwszym logowaniu nowego operatora zalecana jest zmiana hasła. Rys. 36 Formularz dodania operatora Usuń operatora Strona pozwala cofnąć uprawnienia do strefy pracownika IBO dla wybranego operatora. Z listy operatorów należy wybrać odpowiednią osobę, potwierdzić wybór, a następnie nacisnąć przycisk Usuń operatora. S t r o n a 23
Rys. 37 Formularz usunięcia operatora Zmiana hasła operatora Formularz pozwala na zmianę hasła dla wybranego operatora. Z listy wybieramy odpowiedniego operatora, wprowadzamy nowe hasło i naciskamy przycisk Zmień hasło. Rys. 38 Formularz zmiany hasła operatora Informacje o operatorze Strona wyświetla dane kontaktowe operatora serwisu wraz z informacją o aktualnym statusie (Online lub Offline) i stanie blokady (Brak blokady lub Zablokowany). W przypadku, gdy operator kilkukrotnie wprowadzi błędne hasło jego konto zostanie zablokowane i dostęp do strefy pracownika będzie niemożliwy. W celu przywrócenia operatorowi dostępu należy nacisnąć przycisk Odblokuj. Rys. 39 Informacje o operatorze S t r o n a 24
Klienci Lista wyświetla kontrahentów, którzy mają możliwość korzystania ze strefy klienta Internetowego Biura Obsługi. Kolumna Potw prezentuje status weryfikacji danego klienta. W polu Filtr, możemy wybrać interesującą nas wartość w celu zawężenia prezentowanych danych: Wszyscy wyświetla wszystkich kontrahentów Potwierdzony wyświetla kontrahentów, którzy pomyślnie zweryfikowali swój adres e-mail Niepotwierdzony wyświetla kontrahentów, którzy nie ukończyli procedury weryfikacji Zablokowany wyświetla kontrahentów, którzy zablokowali swoje konto poprzez kilkukrotne, błędne wprowadzenie hasła Rys. 40 Lista klientów zarejestrowanych w IBO Dodaj klienta W celu umożliwienia klientowi korzystanie z Internetowego Biura Obsługi niezbędne jest wprowadzenie adresu e-mail na kartotece kontrahenta w systemie Gw-Max. Następnie w strefie pracownika IBO należy przejść do strony Dodaj klienta i wprowadzić akronim lub część nazwy danego kontrahenta w celu wyszukania i nacisnąć przycisk Szukaj. Rys. 41 Formularz wyszukania kontrahenta Na następnej stronie należy wybrać odpowiedniego kontrahenta, automatycznie zostanie wczytany podany wcześniej adres e-mail, wprowadzić hasło początkowe (zalecane jest, aby klient przy pierwszym logowaniu zmienił hasło) i nacisnąć przycisk Dodaj klienta. S t r o n a 25
Rys. 42 Formularz dodania kontrahenta Po poprawnym założeniu konta, do klienta zostanie wysłana wiadomość e-mail, która ma na celu weryfikacje podanego przy rejestracji adresu e-mail. Rys. 43 Informacja o pomyślnym utworzeniu konta W wiadomości wysłanej do klienta znajduję się adres, który klient musi odwiedzić w celu ukończenia procesu rejestracji. Rys. 44 Przykładowa wiadomość weryfikacyjna Po poprawnej weryfikacji klienta może zalogować się do strefy klienta Internetowego Biura Obsługi. S t r o n a 26
Rys. 45 Poprawna weryfikacja Usuń klienta W celu zablokowania klientowi dostępu do IBO przechodzimy do strony Usuń klienta. Wyszukujemy interesującą nas osobę, potwierdzamy usunięcie i naciskamy przycisk Usuń klienta. Od tego momentu wybrany kontrahent nie ma już możliwości zalogowania się do strefy klienta IBO. Rys. 46 Formularz usunięcia kontrahenta Zmiana hasła klienta Strona pozwala na zmianę hasła klienta przez pracownika przedsiębiorstwa w przypadku, gdy kontrahent zapomni hasło. W trakcie zmiany hasła, bardzo ważne jest, aby potwierdzić tożsamość osoby wnioskującej o zmianę, w celu zabezpieczenia się przed próbą oszustwa i wyłudzenia danych osobowych. Rys. 47 Formularz zmiany hasła kontrahenta Informacje o kliencie Strona wyświetla dane adresowe wybranego klienta wraz z informacją o statusie weryfikacji (Brak weryfikacji lub Poprawnie zweryfikowany), stanie blokady (Zablokowany lub Brak blokady) i statusie aktywności (Offline lub Online). Na tej stronie operator ma możliwość ponowienia wysyłki wiadomości weryfikacyjnej poprzez naciśnięcie przycisku Wyślij e-mail weryfikacyjny. Korzystając z przycisku Potwierdź weryfikację operator ma możliwość włączenia klientowi dostępu do IBO bez weryfikacji poprawności podanego adresu e-mail. W przypadku, gdy kontrahent kilkukrotnie wprowadzi błędne hasło w trakcie logowania się do strefy klienta jego konto zostanie zablokowane. W celu umożliwienia klientowi ponowne korzystanie z IBO należy odblokować konto korzystając z przycisku Odblokuj. Ilość błędnych prób logowania, po których konto klienta zostaje zablokowane S t r o n a 27
można konfigurować zgodnie z wymaganiami przedsiębiorstwa. Rys. 48 Informacje o kontrahencie Wycofane identyfikatory Strona wyświetla listę kontrahentów, którzy posiadają konto w Internetowym Biurze Obsługi i w systemie Gw-Max są oznaczeni, jako archiwalni. Naciśnięcie przycisku Usuń wycofane identyfikatory blokuje tym klientom dostęp do IBO. Rys. 49 Lista archiwalnych kontrahentów Terminarz operatora Strona prezentuje podsumowanie przypomnień danego operatora wraz z możliwością potwierdzenia wybranego przypomnienia. W celu potwierdzenia przypomnienia należy wybrać odpowiednie przypomnienie z listy, wybrać odpowiedni Kod potwierdzenia i nacisnąć przycisk Potwierdzam załatwienie. S t r o n a 28
Rys. 50 Terminarz operatora Przypomnienia Poszczególne podstrony wyświetlają przypomnienia w zależności od ich status: Zaległe wyświetla przypomnienia, dla których upłynął termin przywołania Bieżące wyświetla przypomnienia, dla których data przywołania ustawiona jest na dzień bieżący Przyszłe wyświetla przypomnienia, dla których nie upłynął termin Wszystkie wyświetla wszystkie niepotwierdzone przypomnienia Archiwalne wyświetla wszystkie potwierdzone przypomnienia Wysłane wyświetla przypomnienia, przygotowane przez bieżącego operatora dla innych użytkowników Rys. 51 Lista bieżących przypomnień S t r o n a 29
Dopisz przypomnienie Formularz pozwala na dodanie przypomnienia dla wybranego operatora systemu. Należy wybrać Wymaganą akcję, wprowadzić Temat i Opis oraz wskazać Operatora docelowego i Datę przywołania, a następnie nacisnąć przycisk Wyślij przypomnienie. Rys. 52 Formularz przypomnienia S t r o n a 30
Spis ilustracji Rys. 1 Strona główna... 3 Rys. 2 Dane kontaktowe... 3 Rys. 3 Dokumenty do pobrania... 4 Rys. 4 Komunikaty... 4 Rys. 5 Zgłoszenie eksploatacyjne... 5 Rys. 6 Ograniczenia w dostawach wody... 5 Rys. 7 Dowóz wody... 6 Rys. 8 Strona serwisowa... 6 Rys. 9 Formularz logowania... 7 Rys. 10 Strona główna strefy klienta... 7 Rys. 11 Dane adresowe klienta... 8 Rys. 12 Formularz zmiany hasła... 8 Rys. 13 Usługi... 9 Rys. 14 Posesje... 10 Rys. 15 Historia odczytów wodomierza... 10 Rys. 16 Formularz zgłoszenia odczytu... 11 Rys. 17 Struktura kosztów... 12 Rys. 18 Historia obciążeń wybranej formuły... 13 Rys. 19 Lista faktur... 13 Rys. 20 Przykładowy wzór faktury... 14 Rys. 21 Informacje o płatnościach... 15 Rys. 22 Lista nierozliczonych płatności... 15 Rys. 23 Lista wszystkich płatności... 16 Rys. 24 Wydruk listy nierozliczonych płatności... 17 Rys. 25 Druk przelewu... 17 Rys. 26 Przelew elektroniczny... 18 Rys. 27 Rozkład kosztów... 18 Rys. 28 Formularz zgłoszenia eksploatacyjnego... 19 Rys. 29 Lista wysłanych zgłoszeń... 19 Rys. 30 Lista komunikatów... 20 Rys. 31 Formularz rejestracji... 20 Rys. 32 Formularz odzyskania hasła... 21 Rys. 33 Formularz logowania do strefy pracownika... 22 Rys. 34 Strona główna strefy pracownika... 22 Rys. 35 Lista pracowników... 23 Rys. 36 Formularz dodania operatora... 23 Rys. 38 Formularz usunięcia operatora... 24 Rys. 39 Formularz zmiany hasła operatora... 24 Rys. 40 Informacje o operatorze... 24 Rys. 41 Lista klientów zarejestrowanych w IBO... 25 Rys. 42 Formularz wyszukania kontrahenta... 25 Rys. 43 Formularz dodania kontrahenta... 26 Rys. 44 Informacja o pomyślnym utworzeniu konta... 26 Rys. 45 Przykładowa wiadomość weryfikacyjna... 26 Rys. 46 Poprawna weryfikacja... 27 Rys. 47 Formularz usunięcia kontrahenta... 27 Rys. 48 Formularz zmiany hasła kontrahenta... 27 Rys. 49 Informacje o kontrahencie... 28 Rys. 50 Lista archiwalnych kontrahentów... 28 S t r o n a 31
Rys. 51 Terminarz operatora... 29 Rys. 52 Lista bieżących przypomnień... 29 Rys. 53 Formularz przypomnienia... 30 S t r o n a 32
Spis treści Charakterystyka modułu... 2 Podstawowe pojęcia... 2 Strefa publiczna... 2 Dane kontaktowe... 3 Dokumenty do pobrania... 4 Komunikaty... 4 Zgłoszenia eksploatacyjne... 4 Ograniczenia w dostawach wody... 5 Dowóz wody beczkowozami... 5 Strona serwisowa... 6 Strefa klienta... 7 Strona główna... 7 Dane adresowe... 8 Zmiana hasła... 8 Lista usług... 8 Posesje... 9 Historia odczytów wodomierz... 10 Formularz zgłoszenia odczytu... 11 Struktura kosztów... 11 Historia obciążeń... 12 Lista faktur... 13 Informacje o płatnościach... 14 Lista nierozliczonych płatności... 15 Lista wszystkich płatności... 16 Wydruk nierozliczonych płatności... 16 Druk przelewu... 17 Przelew elektroniczny... 18 Analizy... 18 Zgłoszenia eksploatacyjne... 18 Listy zgłoszeń (Zgłoszone, Realizowane, Zamknięte)... 19 Komunikaty i dokumenty... 20 Formularz rejestracji klienta... 20 Formularz odzyskania hasła... 21 Strefa pracownika... 22 Strona główna... 22 Pracownicy... 23 S t r o n a 33
Dodaj operatora... 23 Usuń operatora... 23 Zmiana hasła operatora... 24 Informacje o operatorze... 24 Klienci... 25 Dodaj klienta... 25 Usuń klienta... 27 Zmiana hasła klienta... 27 Informacje o kliencie... 27 Wycofane identyfikatory... 28 Terminarz operatora... 28 Przypomnienia... 29 Dopisz przypomnienie... 30 Spis ilustracji... 31 S t r o n a 34