Informacje ogólne Tytuł zasad Zatwierdzone przez Data zatwierdzenia Zakres Cel zasad Kodeks postępowania dostawców Grupy NSG Komisja ds. kierowania zasadami działu zaopatrzenia 17.06.2009 Niniejsze zasady odnoszą się do wszystkich dostawców Grupy NSG. W Kodeksie postępowania Grupa NSG szczegółowo określa swoje wartości i zasady. Z kolei dział zaopatrzenia Grupy NSG ma własne zasady i procedury na poziomie funkcjonalnym, które są zgodne z kodeksem postępowania grupy, ale odnoszą się szczególnie do zasad funkcjonowania tego działu. Celem Grupy NSG jest zdobycie najwyższej światowej renomy w uznaniu za profesjonalny, etyczny oraz zgodny z prawem sposób prowadzenia biznesu. Nadrzędnym celem Kodeksu postępowania dostawców Grupy NSG jest zapewnienie, aby nasi dostawcy prowadzili swoją działalność w sposób bezpieczny, profesjonalny, etyczny i zgodny z prawem, wykazując społeczną odpowiedzialność spółki. W celu dostarczania materiałów lub usług Grupie NSG dostawcy są zobowiązani do przestrzegania tego Kodeksu postępowania. Szczegóły zasad W Kodeksie postępowania dostawców Grupy NSG określono zachowania, procesy i procedury postrzegane przez Grupę NSG jako ogólnie przyjęte normy, których stosowania oczekujemy od naszych dostawców. Szeroki zakres kwestii poruszonych w Kodeksie odzwierciedla różnorodną działalność prowadzoną przez naszych dostawców. W każdym możliwym obszarze Kodeks definiuje uczciwe i rozsądne podejście do prowadzenia biznesu przy jednoczesnym zachowaniu odpowiednich wymogów prawnych. Treść Kodeksu uwzględnia również Wartości i Zasady Grupy NSG, ze szczególnym naciskiem na bezpieczeństwo, z czego wynika przyjęcie odpowiedzialności za działania organizacji oraz wyrażenie otwartości i zaangażowania. Obowiązkiem wszystkich naszych dostawców jest przestrzeganie zasad Kodeksu w celu zapewnienia zgodności z naszymi wymaganiami. Wprowadzenie Dział zaopatrzenia Grupy NSG jest odpowiedzialny za działania związane z nabywaniem materiałów i usług. Będziemy rozwijać i wdrażać najbardziej odpowiednie strategie w odniesieniu do poszczególnych kategorii, aby w pełni wykorzystać nasze rynki dostaw z uwzględnieniem zarządzania kosztami i ryzykiem, zrównoważonego rozwoju, innowacyjności i wzrostu. Wybór dostawców Dział zaopatrzenia Grupy będzie stosować spójny i przejrzysty proces wyboru dostawców. Stosując ustalone przez nas kryteria, ogólne i zależne od kategorii, będziemy oceniać potencjalnych dostawców pod względem możliwości, konkurencyjności w zakresie kosztów, ryzyka finansowego, a także uznanych certyfikatów zgodności z normami oraz zachowań w zakresie etyki i społeczeństwa oraz względem środowiska. Będziemy również określać zdolność dostawcy do efektywnego i terminowego dostarczania wymaganych produktów.
Będziemy stale kontrolować efektywność naszych dostawców w celu zapewnienia standardów, a także traktować te działania jako narzędzie do ciągłego doskonalenia. Oczekiwania wobec dostawców Od naszych dostawców oczekujemy osiągnięcia i utrzymania wysokich standardów w całym łańcuchu dostaw, ze szczególnym uwzględnieniem następujących aspektów: Zachowanie etyczne Wszyscy dostawcy muszą przyjąć osobistą odpowiedzialność za profesjonalne, etyczne, uczciwe oraz słuszne postępowanie. W codziennych transakcjach biznesowych dostawcy powinni zachować bezstronność oraz unikać oszustw i nieuczciwości w kontaktach z klientami, dostawcami oraz innymi osobami, z którymi współpracują. W przypadku handlu z zagranicznymi klientami, filiami i dostawcami nasi dostawcy powinni nie tylko przestrzegać obowiązujących w danym kraju praw, ale także szanować jego tradycje i kulturę. Zachowanie społeczne czynniki dotyczące ludzi w miejscu pracy Minimalnym wymaganiem stawianym wszystkim dostawcom jest przestrzeganie odpowiednich norm dotyczących pracy przyjętych przez Międzynarodową Organizację Pracy. Oznacza to, że dostawcy powinni dążyć do postępowania zgodnie ze standardami związanymi z zatrudnieniem, które promują stosowanie praw człowieka. W przypadku rekrutacji, awansów, przeszeregowania, zwolnienia i innych działań dotyczących zatrudnienia nie należy stosować zamierzonej dyskryminacji ze względu na rasę, wyznanie, wiek, płeć, orientację seksualną, religię, pochodzenie, niepełnosprawność, członkostwo w związkach zawodowych, przynależność polityczną lub innego rodzaju status chroniony prawem. Należy przestrzegać lokalnego prawa dotyczącego dyskryminacji ze względu na wiek. W żadnym wypadku nie będzie tolerowane molestowanie, nękanie, czy zastraszanie, ani też wywieranie wpływu czy podejmowanie działań odwetowych wobec osoby zgłaszającej takie molestowanie. Chociaż te ogólne zasady odnoszą się do wszystkich naszych dostawców, każdy indywidualny przypadek powinien być dokładnie zbadany w odniesieniu do przepisów prawa w poszczególnych państwach, w których działają dostawcy. Procedury audytu/oceny Grupy NSG dotyczące wszystkich dostawców obejmują odpowiedzialność społeczną spółki oraz standardy dotyczące stosowania praw człowieka w zakresie zatrudnienia. Przyjęcie standardów dotyczących stosowania praw człowieka ma znaczenie, jeżeli chodzi o zapewnienie takiego traktowania osób, jakiego mają one prawo oczekiwać. Można założyć, że to z kolei pozwoli osiągnąć większe sukcesy w zakresie działalności dzięki bardziej efektywnym, zmotywowanym i zaangażowanym pracownikom. Kluczowe standardy niniejszego kodeksu postępowania: Należy zapewnić bezpieczne i zdrowe środowisko pracy dzięki minimalizacji o ile jest to uzasadnione od strony praktycznej skutków zagrożeń właściwych dla środowiska pracy. Powinny być przeprowadzane kontrole, które mają na celu
zminimalizowanie ryzyka związanego z narażeniem na działanie szkodliwych materiałów, urządzeniami mechanicznymi lub obsługą. Od dostawców oczekuje się wprowadzenia i stosowania skutecznych zasad bezpieczeństwa. Należy przestrzegać regulacji prawnych dotyczących zatrudnienia w poszczególnych państwach, w których działa dostawca. Należy jasno przedstawić właściwe metody regularnych konsultacji i komunikacji z pracownikami, aby spełnić wspólne wymagania określonej firmy i jej pracowników. Przestrzegane będzie krajowe prawo pracy dotyczące godzin pracy. Od pracowników nie będzie wymagana regularna praca w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach dodatkowych ponad standardowe godziny, gdzie to konieczne, nie będzie nadmierna ani wymagana ze zbyt dużą częstotliwością. Grupa NSG nie będzie zatrudniać dostawców korzystających z pracy przymusowej lub wspierających ją. Osoby młode poniżej 15 roku życia lub starsze, jeśli tak stanowi prawo nie będą zatrudniane. Zachowanie wobec środowiska Nasi dostawcy muszą dostrzegać decydujące znaczenie ich roli w zakresie ograniczania wpływu na środowisko. Powinni przyczyniać się do tworzenia pomyślnej i stabilnej przyszłości, stale dążąc do stosowania najlepszych praktyk w dziedzinie ochrony środowiska. Minimalne oczekiwania wobec wszystkich dostawców obejmują: Stosowanie się do wszystkich obowiązujących regulacji prawnych dotyczących środowiska. Prowadzenie polityki ochrony środowiska dostosowanej do ryzyka, jakie dana działalność stanowi dla środowiska. Zarządzanie niebezpiecznymi materiałami przez stosowanie się do wszystkich obowiązujących przepisów prawnych i standardów, jak również wewnętrznych zasad i procedur. Dostawcy muszą dążyć do podejmowania wszelkich możliwych środków, aby zapobiegać uwolnieniu niebezpiecznych materiałów oraz pożarom, eksplozjom i innym poważnym wypadkom, które mogą spowodować poważne urazy pracowników, szkody we własnych siedzibach, a także straty w okolicznych społecznościach i zniszczenie środowiska. Postępowanie zgodnie z procedurami zapewniającymi użytkowanie istniejących zakładów i sprzętu w sposób minimalizujący wpływ na środowisko. Szkolenie pracowników i zapewnianie im potrzebnych zasobów w celu uświadomienia im ich osobistej odpowiedzialności za ochronę środowiska. Grupa NSG będzie zachęcać dostawców do: Prowadzenia środowiskowego programu ciągłej poprawy. Korzystania z certyfikowanego (lub równoważnego) systemu
zarządzania środowiskiem, który będzie zachęcać dostawców do promowania dobrych praktyk dotyczących ochrony środowiska oraz efektywnego wykorzystywania, ponownego wykorzystywania oraz odzyskiwania materiałów i energii używanych do produkcji i obróbki. Stałego doskonalenia procesów w celu zminimalizowania wpływu na środowisko i dostarczania produktów wspierających bardziej stabilne środowisko. Uwzględniania czynników dotyczących środowiska na wstępnym etapie badań, projektowania i tworzenia produktów i procesów. Gotowości do podawania informacji na temat swoich praktyk w zakresie zarządzania środowiskiem i zużycia kluczowych materiałów lub środków chemicznych, aby umożliwić Grupie NSG prowadzenie analizy cyklu życia końcowych produktów lub dostarczanie informacji wymaganych przez klientów Grupy NSG. Zgodnie z Polityką zrównoważonego rozwoju Grupa NSG będzie komunikować się i konstruktywnie współpracować z dostawcami oraz z właściwymi rządami, agencjami nadzorującymi, społecznością naukową i interesariuszami w celu wypracowania i propagowania praktyk biznesowych i społecznych, które przyczyniają się do postępu na drodze do wspólnego celu, jakim jest zrównoważony rozwój. Nasi dostawcy muszą przestrzegać tych samych standardów w odniesieniu do swoich dostawców, kontrahentów oraz podwykonawców i w razie potrzeby być w stanie to udowodnić. Zarządzanie ryzykiem u dostawców W ramach procesu zarządzania ryzykiem u dostawców Grupa NSG ocenia dostawców pod kątem ryzyka finansowego i ryzyka strategicznego. Od dostawców Grupy NSG oczekuje się, że będą zarządzać ryzykiem swoich dostawców przy użyciu możliwego do udowodnienia procesu. Ponadto dostawcy powinni prowadzić działalność w sposób odpowiedzialny i rozważny, aby zminimalizować ryzyko bankructwa. Dostawcy będą informować Grupę NSG o wszelkich problemach lub wydarzeniach, które znacząco zwiększają poziom ryzyka w łańcuchu dostaw. Zarządzanie umowami Relacje z dostawcami zostaną sformalizowane przez zawarcie odpowiednich umów, w których wykorzystane zostaną nasze standardowe warunki i postanowienia, lub indywidualnych umów dostosowanych do poszczególnych relacji. Celem zarządzania umowami jest: zrozumienie ryzyka i zarządzanie nim; wyjaśnienie aspektów prawnych między Grupą NSG a jej dostawcami, w tym jurysdykcji prawnej; zabezpieczenie optymalnych korzyści dla firmy; zapewnienie efektywności dostawców zgodnie z warunkami
umów. Rozwój dostawców Grupa NSG będzie oceniać dostawców w odniesieniu do swoich oczekiwań, zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu procesu wyboru, wykorzystując szereg kluczowych wskaźników efektywności (KPI, Key Performance Indicators), które będą stosowane jako narzędzie umożliwiające stałe doskonalenie. Od naszych dostawców będziemy oczekiwać nie tylko działania zgodnie z aktualnymi oczekiwaniami, ale również świadomości i gotowości do spełniania przyszłych przewidywanych wymagań wynikających na przykład z przepisów ustanowionych przez Grupę NSG, jej klientów lub rząd. Ma to na celu zapewnianie stałej poprawy jakości życia ludzi i stanu środowiska. Grupa NSG będzie współpracować z dostawcami w celu rozwijania tych inicjatyw lub ulepszania istniejących rozwiązań, które będą obejmowały również obszary innowacji technicznych i udoskonaleń operacyjnych.