Lista kontrolna audit ISO 9001 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 1
Wydawca: Etena.pl ul. Święty Marcin 29/8 61-806 Poznań WWW: www.etena.pl Email: info@etena.pl ISBN: 978-83-936700-3-1 Projekt okładki: Michał Kolasa www.michalkolasa.com Skład: Etena.pl Wydanie 2 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 2
Spis treści ABC obsługi listy... 4 1 Czym jest Lista kontrolna?... 5 2 Jak przygotować dedykowaną listę kontrolną?... 6 3 Jak korzystać z Listy kontrolnej?... 7 4 Jak możesz wykorzystać Listę kontrolną w Twojej firmie?... 8 5 Jak włączyć Listę kontrolną do dokumentacji firmowej? - instrukcja krok po kroku... 9 Lista auditowa... 11 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 3
ABC obsługi listy 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 4
1 Czym jest Lista kontrolna? Lista kontrolna jest to lista pytań, pomocnych przy przeprowadzaniu auditów. Pytania te opierają się na normie, będącej podstawą systemu zarządzania. Często spotkasz się z określeniem check-list, check lista auditowa itp. Cały czas mowa tu o tym samym narzędziu, czyli o Liście kontrolnej. Powyższe sformułowania używane są wymiennie, czasem jako zawodowy slang. Na pewno spotkasz się często z w/w i innymi określeniami. Tutaj jednak będę się trzymał określenia w języku polskim, czyli Lista kontrolna. Lista kontrolna, z jaką masz teraz do czynienia, zawiera zakres normy. Jest narzędziem, które pomoże Ci ogarnąć cały proces auditu. Dzięki niej w łatwy sposób zapanujesz nad zakresem auditu. Nie pominiesz żadnego z aspektów, który masz sprawdzić podczas auditu. Na jej podstawie możesz opracować Listę kontrolną, przystosowaną do specyfiki Twojej organizacji. 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 5
2 Jak przygotować dedykowaną listę kontrolną? Przygotowując listę kontrolną pod kątem auditowanej organizacji (lub wybranego procesu) uwzględnij: wyniki poprzednich auditów, wdrażane działania projakościowe, system jakości funkcjonujący w danym przedsiębiorstwie oraz wynikające z niego specjalne działania, zgodne ze specyfikacją auditowanej organizacji/obszaru i siecią procesów w nich zachodzących, wymagania innych norm (o ile takowe w firmie funkcjonują i mają odniesienie do auditowanego obszaru), dokumentację systemową (procedury, instrukcje, karty procesów, zapisy itp.), wnioski z poprzednich auditów, wskazówki auditowanego/klienta, 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 6
3 Jak korzystać z Listy kontrolnej? Listę kontrolną traktuj jako spis zagadnień auditowych. Lista skonstruowana jest w formie pytań. To są pytania, na które TY jako auditor musisz sobie odpowiedzieć. NIE ZADAWAJ ICH AUDITOWANEMU! Podczas auditu pytaj, obserwuj, czytaj, wyciągaj wnioski. Swoje spostrzeżenia, uwagi oraz dowody na spełnienie (niespełnienie) wymagań, możesz zapisać przy odpowiednim pytaniu w Liście kontrolnej. Lista pozwoli Ci pamiętać o wszystkich wymaganiach normy. Lista kontrolna pomoże Ci również w przygotowaniu do auditu. Możesz ją poszerzyć o specyficzne pytania, związane z auditowaną firmą/obszarem. Te pytania możesz już sformułować tak, by można było je zadać bezpośrednio auditowanym. Pamiętaj, aby nie ograniczać się tylko do przygotowanych pytań. Audit jest dynamicznym procesem. Musisz stale reagować na zmieniającą się sytuację. Przystosuj pytania do tego co zobaczysz, usłyszysz, przeczytasz podczas auditu. Zakończenie działań auditowych, to nie koniec wykorzystywania Listy. Jeśli aktywnie z niej korzystałeś podczas auditu, to masz mnóstwo notatek. Wykorzystaj je podczas pisania raportu. Lista powinna być zarchiwizowana i posłużyć jako dane wejściowe do kolejnego auditu. Na jej podstawie możesz sporządzić pytania do powtórnego auditu. Ocenisz również, na co zwrócić szczególną uwagę. 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 7
4 Jak możesz wykorzystać Listę kontrolną w Twojej firmie? Zakupioną Listę kontrolną możesz wydrukować i użyć podczas auditu. Co jednak, gdy chcesz ją włączyć w skład dokumentacji systemowej? Konieczne może być odpowiednie oznakowanie formularza. Musisz przecież spełnić wymagania dotyczące nadzoru nad dokumentacją. Listę zawartą w tej publikacji możesz włączyć w skład Twojej dokumentacji systemowej, jako formularz. 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 8
5 Jak włączyć Listę kontrolną do dokumentacji firmowej? - instrukcja krok po kroku Przygotowaliśmy dla Ciebie Listę kontrolną, którą możesz łatwo oznakować, wg zasad ustalonych w Twojej organizacji i włączyć do dokumentacji systemowej. Oto instrukcja krok po kroku: 1. Stwórz nowy plik programu MS Word (OpenOffice Writer lub inny edytor tekstowy) 2. Ustaw marginesy górny na 1 cm (rys. 1) 3. W górze strony utwórz tabelę opisującą dokument - zgodnie z zasadami nadzoru nad dokumentacją w Twojej firmie (rys. 1) UWAGA 1 Tabela nie może być wyższa niż 3 cm UWAGA 2 Możliwe, że sposób nadzoru nad dokumentacją w Twojej firmie przewiduje, że tylko pierwsza strona dokumentu ma rozbudowane oznaczenia. Kolejne mogą mieć jedynie skróconą wersję. W takim wypadku przygotuj dwie tabelki. Jedną dla pierwszej strony i jedną dla kolejnych. Rys. 1 Ustawienia marginesu górnego oraz wymiary tabeli 4. Wydrukuj Listę kontrolną. 5. Kartki zawierające listę, umieść ponownie w podajniku drukarki w taki sposób, by wydruk miał miejsce po tej samej stronie, co poprzednio. 6. Uruchom drukowanie pliku z tabelką (stworzoną w punkach 1-3 w 20 kopiach). Jeśli tworzyłeś dwie tabele, to: 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 9
najpierw uruchom drukowanie pierwszego pliku z tabelą w 1 kopii następnie uruchom drukowanie drugiego pliku w 19 kopiach 7. Jeśli postępowałeś zgodnie z instrukcją, z Twojej drukarki właśnie wyjechał nowy formularz, oznakowany tak jak reszta firmowej dokumentacji. 2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 10