Portal Pracowniczy Instrukcja użytkownika Opracowanie: Simple S.A. Grudzień 2012
Spis treści 1. Wprowadzenie... 3 1.1. Cel dokumentu... 3 1.2. Prawa dostępu... 3 1.3. Minimalne wymagania programowe... 4 2. Dostęp do Portalu Pracowniczego... 5 2.6.1. Składanie wniosku urlopowego.... 13 2.6.2. Potwierdzanie i zatwierdzanie wniosku urlopowego.... 16 2.7.1. Ogólne informacje... 19 2.7.2. Karta Pracy Wprowadzanie... 19 Zmiana tygodnia... 19 2.7.3. Wprowadzanie pozycji... 20 2.7.4. Edycja pozycji... 20 2.7.5. Wysyłanie do odbioru... 21 2.7.6. Usuwanie pozycji... 21 2.7.7. Karta pracy Zatwierdzanie... 21 2.7.8. Tryb Karty pracy moich projektów... 22 2.7.9. Odebranie pozycji... 22 2.7.10. Odrzucenie pozycji... 22 2.7.11. Tryb Karty pracy moich projektów... 22 2.7.12. Zakończenie rejestracji w miesiącu... 23 2.7.13. Karta pracy Moje Projekty... 23
1. Wprowadzenie 1.1. Cel dokumentu Niniejsza instrukcja ma za zadanie stanowić pomoc dla użytkowników Uniwersytetu Łódzkiego w zakresie obsługi systemu Portal Pracowniczy. Przez użytkownika rozumiana jest każda osoba fizyczna posiadająca aktywne konto w sieci Uniwersytetu Łódzkiego oraz będąca pracownikiem zarejestrowanym w systemie Rektorat. 1.2. Prawa dostępu Dostęp do portalu jest publiczny. Oznacza to, że można połączyć się z nim z dowolnego miejsca na świecie, o ile nie stoją na przeszkodzie lokalne obostrzenia internetowe. Używane połączenie jest szyfrowane protokołem https, co zabezpiecza przesyłanie danych pomiędzy odbiorcą a serwerem. Prawami dostępu zarządza Uniwersyteckie Centrum Informatyki. Każdy z użytkowników portalu przypisany może być do odpowiednich ról: administrator zarządza całym portalem kadry zajmuje się przekazywaniem danych do systemu Rektorat (działa automatycznie) podstawowa daje dostęp do danych kadrowych pracownika linków oraz umożliwia przeglądanie dokumentów przygotowywanych przez dział kadr i płac, np. pasek karty pracy wprowadzanie udostępnia opcje rejestracji czasu w projektach karty pracy odbieranie jw. plus opcje zatwierdzania czasu pracy w projektach
1.3. Minimalne wymagania programowe Aplikacja Portalu Sprawozdawczego pracuje w środowisku przeglądarki internetowej. Rekomendowane typy przeglądarek: FireFox, Google Chrome, Internet Explorer (w wersji co najmniej 7.0), Safari. Wymagania dla przeglądarki: akceptacja tzw. ciasteczek (cookies) włączenie obsługi JavaScript w przeglądarce internetowej (domyślnie przeglądarka ma już takie ustawienia) udostępnienie opcji aktywnych tzw. wyskakujących okienek (ang. pop-up) przy opcjach pobierania dokumentów kadrowo - płacowych Środowiskiem pracy przeglądarki może być dowolny system operacyjny, np. Windows, Android, ios, Linux. Należy jednak pamiętać, że starsze wersje przeglądarek mogą mieć kłopoty z wyświetlaniem niektórych obiektów, albo posiadać w swoich buforach (cache) wczytane komponenty z innych witryn, zakłócające poprawne obrazowanie danych. Gdyby taka sytuacja się pojawiła, należy wyczyścić pamięć podręczną przeglądarki, ewentualnie zaktualizować ją do najnowszej wersji.
2. Dostęp do Portalu Pracowniczego 2.1. Logowanie do portalu Krok 1. Aby zalogować się do Portalu, na stronie głównej portalu należy wybrać link: https://pp.uni.lodz.pl/pl Krok 2. Przy pierwszym wywołaniu pojawić może się prośba o akceptację certyfikatu https. Jeśli go nie zaakceptujemy Portal pracować będzie w trybie nieszyfrowanego połączenia z serwerem. Krok 3. Podajemy nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk Zaloguj Nazwa użytkownika, np. jan.kowalski@ci.uni.lodz.pl Hasło sieciowe Wykonanie logowania Jeżeli logowanie się udało, system wyświetli stronę jak poniżej:
2.2. Strona główna Klikając na poleceniu na górnym pasku polecenie: mruchamiamy menu całego portalu. W zależności od przyznanych ról użytkownika, menu to może składać się z opcji podstawowych, albo być rozbudowane. Przykład zalogowanego użytkownika z rolą podstawową: Kolejny przykład, użytkownik z rolą administracyjną:
2.3. Dane pracownika Klikając w menu pionowym polecenie: uruchamiamy podgląd wybranych danych osoby, przetwarzanych w systemie kadrowym. W dolnej części widoczne są też kończące się terminy dokumentów, np. badań okresowych, szkoleń, czy dokumentów. Dla dokumentów, którym termin zbliża się w najbliżych 14 dniach, zastosowano dodatkowe wyróżnienie tego okresu.
2.4. Dokumenty kadrowo-płacowe Opcja: pozwala na pobieranie przygotowanych przez dział kadrowo-płacowy, gotowych dokumentów w postaci do wydruku. Mogą być to np. zaświadczenia, paski, czy raporty z danych osobowych. Obsługa tego okna polega na: Krok 1. Wybraniu odpowiedniego miesiąca i roku w pasku z datą za pomocą przycisków strzałek Krok 2. Naciśnięciu przycisku Odśwież. Po tej komendzie, wyświetlić powinny się linki do dokumentów, np. do paska, który klikając powoduje otworzenie na ekranie raportu. Linki do dokumentów Uwaga: może się zdarzyć, że przeglądarka wyświetli komunikat o zablokowanych tzw. wyskakujących okienkach, albo w ogóle nie będzie reagowała na klikanie na linku do dokumentu. Należy wtedy w ustawieniach przeglądarki umożliwić wyświetlanie tego rodzaju okienek, jak np. poniżej pokazano w przeglądarce Safari, jak się to konfiguruje:
Zdjęcie blokady dla wyskakujących okienek w Safari. Dokument pobrany i wyświetlony w przeglądarce, można zapisać jako plik lub wydrukować :
2.5. Pliki do pobrania i linki Uruchamiając polecenie: dostajemy okno z repozytorium dokumentów oraz linkami do różnych lokalizacji. Opcja ta jest edytowalna przez administratora systemu i można tu umieszczać dowolne dokumenty i informacje w zależności od potrzeb użytkowników.
2.6. Wnioski nieobecności Wprowadzanie wniosków nieobecności odbywa się przez opcję: System umożliwia uruchamianie procesów obiegu wniosków nieobecności pracowniczych. Obsługiwane są wnioski następujących typów: urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, urlop okolicznościowy, opieka nad dzieckiem art. 188 KP, poszukiwanie pracy, wyjazd służbowy, odbiór godzin, urlop zdrowotny, urlop ojcowski, inne nieobecności płatne, inne nieobecności niepłatne Portal umożliwia obieg pełny wniosku, wg następującego scenariusza: 1. Złożenie wniosku. 2. Przesłanie mailem do osoby wnioskującej, przełożonego i zastępcy informacji o wniosku. 3. Przekazanie wniosku osobie zastępującej 4. Ewentualne anulowanie wniosku 5. Przesłanie mailem do osoby wnioskującej, przełożonego i zastępcy informacji o ewentualnym anulowaniu wniosku 6. Zatwierdzenie (lub odrzucenie) wniosku przez zastępcę. 7. Przesłanie mailem do osoby wnioskującej, przełożonego i zastępcy informacji o zgodzie lub anulowaniu zastępstwa. 8. Przekazanie wniosku przełożonemu 9. Zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku przez osoby decyzyjne 10.Przesłanie mailem do osoby wnioskującej, przełożonego i zastępcy informacji o zgodzie lub odrzuceniu wniosku. 11.Przekazanie wniosku do systemu Rektorat
Wnioski pracownik składa do konkretnej umowy, jeśli ma ich zawartych kilka z Uniwersytetem. 2.6.1. Składanie wniosku urlopowego. Jednym z gównych okien portalu jest okno do zgłaszania / podglądu wniosków nieobecnościowych. Krok 1. Uruchomienie obiegu wniosku polega na wywołaniu opcji Uruchomienie składania nowego wniosku Krok 2. Na wstępie system pokazuje rozliczenie dni (lub godzin) nieobecności wg określonych typów na aktualny dzień. Składanie wniosku polega na ustaleniu rodzaju nieobecności i podaniu dat. System weryfikuje ilość dni / godzin dostępnych do wykorzystania i sygnalizuje konflikty z istniejącymi już nieobecnościami. Jeśli osoba zastępująca jest wymagana do podania na wniosku, również wskazujemy taką i zatwierdzamy dokument.
Podgląd bilansów urlopowych Wybieramy rodzaj nieobecności i daty od do. Podajemy osobę zastępującą. Zapisujemy wniosek Krok 3. Akcje które następują w tym momencie, to: 1. Komunikat o poprawności lub błędzie w danym dokumencie 2. Zapis do systemu wniosku urlopowego, który w późniejszym terminie zostanie przekształcony manualnie lub automatycznie w nieobecność. 3. Nadanie wnioskowi statusu oczekującego na decyzję
W przypadku, kiedy pracownik anuluje wniosek, który nie był jeszcze zatwierdzony, zostaje on w systemie ze zmienionym statusem 4. Wysłanie maili do osoby składającej i akceptującej zawiadamiające o zaistniałym dokumencie 5. Odświeżenie listy wniosków
2.6.2. Potwierdzanie i zatwierdzanie wniosku urlopowego. W oknie głównym portalu oraz w oknie z wnioskami, dodana jest lista zadań do akceptacji przez osobę zastępującą oraz przełożonego. W momencie ich akceptacji, wniosek przekazywany jest do systemu kadrowego. Aby potwierdzić / zatwierdzić wniosek, należy wykonać: Krok 1. W liście zadań odszukać zadanie do uruchomienia. Krok 2. Na wybranym dokumencie przez dwuklik myszą, wykonać operację jego akceptacji lub odrzucenia i ew. podania komentarza.
Akcje te, powodują: 1. Zmianę statusu dokumentu w systemie Wniosek odrzucony Wniosek zatwierdzony 2. Wysłanie mailem powiadomienia do pracownika, przełożonego 3. Zmianę bilansów urlopowych
2.7. Rejestracja czasu pracy 2.7.1. Ogólne informacje Funkcja pozwala na zapisanie w każdym dniu, aktywności pracownika w pracach projektowych. Ewidencja kart pracy ściśle powiązana jest z przypisaniem pracownikowi w systemie Simple.ERP pozycji w projekcie oraz listy zadań i terminów do wykonania. Status pozycji wprowadzanych kart określany jest przez zestaw statusów istniejących dla połączonych z nią aktywności (dni). Wyróżniamy tu statusy pozycji wprowadzonych, wysłanych do zatwierdzenia i zatwierdzonych. 2.7.2. Karta Pracy Wprowadzanie Na tym ekranie pracownik wprowadza swoje aktywności w danym tygodniu i wysyła do odbioru przez kierownika. Zmiana tygodnia 1. Domyślnie ustawiany jest bieżący tydzień
2. Strzałki zmieniają tydzień o jeden, po kliknięciu na link z datą pokaże się kalendarz, gdzie można wybrać żądany tydzień (przez kliknięcie w dowolny jego dzień). Aby potwierdzić / zatwierdzić wniosek, należy wykonać: 2.7.3. Wprowadzanie pozycji Krok 1. Wybierać przycisk Dodaj nową pozycję. Pojawi się nowy wiersz, żeby zacząć wprowadzać dane przejdź w tryb edycji klikając na wierszu (wystarczy raz). Krok 2. Wybierz projekt z listy dostępne są tylko projekty, do których jesteś przypisany (niezależnie w jakiej roli). Podaj budżet, etap i zasób. Krok 3. Wpisz godziny dla wybranych dni. Wprowadza się je w formacie gg:mm, np. 1:30, 3:15. Krok 4. Wprowadzone informacje zapisywane są automatycznie jeśli wyjdzie się z dnia i przyjdzie do następnego. 2.7.4. Edycja pozycji Krok 1. Przejdź w tryb edycji klikając wybraną pozycję (wystarczy raz). Krok 2.
Zmień ilość godzin w wybranych dnia. Żeby wyjść z trybu edycji kliknij ten wiersz jeszcze raz. Kliknięcie w inną pozycję spowoduje przejście do jej edycji. Aktywności można modyfikować do momentu, aż zostaną odebrane. Jeżeli będziesz edytował pozycję, która częściowo jest już odebrane, to odebrane dni będą nieedytowalne: Pn i Wt odebrane. 2.7.5. Wysyłanie do odbioru Krok 1. Po zarejestrowaniu wszystkich pozycji na dany tydzień użyj przycisku Wyślij do odbioru. Tak samo zrób po edycji/zmianie danych. Inaczej nie będzie można odebrać/odrzucić aktywności. Wysyłane do odbioru są wszystkie pozycje z danego tygodnia. 2.7.6. Usuwanie pozycji Krok 1. Podświetl wiersz i wybierz przycisk Usuń zaznaczoną. Usunięte zostaną wszystkie aktywności wybranej pozycji (ona sama zniknie z ekranu). Odebrane dni nie mogą zostać usunięte. 2.7.7. Karta pracy Zatwierdzanie Na tej formatce kierownik projektu odbiera zarejestrowany przez pracowników czas.
Pracownicy mogą przeglądać i zamykać swoją kartę pracy. Przełączanie trybów dostępne tylko dla kierowników projektów. 2.7.8. Tryb Karty pracy moich projektów Wyświetla pozycje karty pracy różnych pracowników na projekty, których jesteś kierownikiem. 2.7.9. Odebranie pozycji 1. Wybierz pozycje przez zaznacznie checkboxa (kliknięcie na wiersz zmienia ustawienie flagi wiele wierszy może zaznaczyć używając CTRL + przycisk myszy). 2. Wybierz przycisk Odbierz zaznaczone. 3. Statusy wszystkich aktywności powiązanych z pozycją zostaną zmienione na Odebrane. Ich zmiana nie będzie już możliwa. 4. Odśwież dane 2.7.10. Odrzucenie pozycji 1. Wybierz pozycje przez zaznacznie checkboxa (kliknięcie na wiersz zmienia ustawienie flagi wiele wierszy może zaznaczyć używając CTRL + przycisk myszy). 2. Wybierz przycisk Odrzuć zaznaczone. 3. Statusy wszystkich aktywności powiązanych z pozycją zostaną zmienione na Robocze. Będą mogły być zmienione/usunięte na portlecie do rejestracji. 4. Odśwież dane. 2.7.11. Tryb Karty pracy moich projektów Wyświetla wszystkie pozycje karty pracy zarejestrowanych przez pracownika w danym miesiącu.
2.7.12. Zakończenie rejestracji w miesiącu Jeżeli pracownik wprowadził wszystkie godziny w danym miesiącu to powinien zakończyć rejestrację, co odpowiada zatwierdzeniu karty w ERP. Żeby to zrobić wybierz przycisk Zamknij edycję. Uwaga: Po zatwierdzeniu karty nie powinno się móc dodawać nowych danych w danym miesiącu, co obecnie nie jest sprawdzane. Możesz też otworzyć edycję cofnięcie zatwierdzenia w ERP. 2.7.13. Karta pracy Moje Projekty