Umowa nr.../ohp/.../wzór/ PROJEKT zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy: Komendą Główną Ochotniczych Hufców Pracy z siedzibą (00-349) Warszawa, ul. Tamka 1, NIP: 5271118029, REGON: 007001280, zwanym dalej w umowie Zamawiającym, reprezentowanym przez zwanym dalej Zamawiającym, a. z siedzibą w.. (00-000) przy ul.., wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd dla.. w. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS:., NIP:, REGON:.. z kapitałem zakładowym w wysokości...zł reprezentowaną przez. na podstawie (załącznik nr 1 ) zwaną dalej Wykonawcą, zwanymi dalej łącznie Stronami, a oddzielnie Stroną. 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw oraz dodatkowych usług (np. zakup olejów silnikowych, płynów eksploatacyjnych i odkurzania samochodów, opłaty autostradowe) w latach 2019-2020 do samochodów/pojazdów służbowych użytkowanych przez jednostki OHP w systemie bezgotówkowym na podstawie kart flotowych. 2. Szacunkowa ilość paliw oraz wartość dodatkowych zakupów i usług wynosi: - benzyna bezołowiowa 160 329 litrów - olej napędowy ON 254 018 litrów - gaz LPG 17 259 litrów - innych produktów i dodatkowych usług związanych z obsługą samochodów/pojazdów służbowych (np. oleje silnikowe, płyny eksploatacyjne, żarówki, wycieraczki, bezpieczniki, mycie i odkurzanie samochodów, opłaty autostradowe) na kwotę nie większą niż 76 264 zł brutto. 3. Umowa realizowana będzie sukcesywnie w okresie od 1 stycznia 2019 roku do wyczerpania wartości kwoty brutto określonej w 3 ust.1, nie dłużej niż do 31 grudnia 2020 r. 4. Wykaz wszystkich jednostek OHP, które objęte są niniejszą umową oraz szacunkowe ilości paliw, jakie planują zakupić, zawiera załącznik nr 6 do umowy. 5. Wykaz samochodów/pojazdów służbowych poszczególnych jednostek OHP, wraz z podaniem numerów rejestracyjnych, uprawnionych do tankowania na stacjach Wykonawcy stanowi załącznik nr 5 do umowy. 1
6. Wykaz wszystkich stacji paliw na terenie kraju, w których będą mogły tankować jednostki OHP z opustem wskazanym w 3 ust. 2, stanowi załącznik nr 7 do umowy. 2 Warunki realizacji 1. Sukcesywny zakup paliw dokonywany będzie w systemie bezgotówkowym za pomocą elektronicznych kart flotowych na stacjach paliw będących w dyspozycji Wykonawcy zlokalizowanych na terenie całego kraju. 2. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu zakup innych produktów i usług (np. oleje silnikowe, płyny eksploatacyjne, mycie i odkurzanie samochodów) na stacjach paliw na podstawie elektronicznych kart flotowych. 3. Wykonawca bez pobierania opłat, wyda i dostarczy do poszczególnych jednostek Zamawiającego elektroniczne karty flotowe umożliwiające bezgotówkowy zakup paliwa u operatorów stacji paliw, którymi dysponuje Wykonawca. 4. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia i aktywowania kart flotowych w terminie 10 dni roboczych od dnia złożenia na portalu internetowym zamówienia. Karty flotowe będą zabezpieczone kodem dostępu PIN, będą zawierały dane samochodu/pojazdu oraz umożliwiały jednostkom OHP bezgotówkowy zakup paliwa w ilościach detalicznych. Wykaz samochodów/pojazdów mogących tankować w systemie bezgotówkowym zostanie dostarczony Wykonawcy w dniu podpisania umowy przez Zamawiającego. 5. W przypadku zmiany samochodów/pojazdów służbowych lub zwiększenia ich ilości, Wykonawca bezpłatnie wyda i dostarczy Zamawiającemu dodatkowe karty. Wykonawca zobowiązuje się wydać i aktywować dodatkowe karty w terminie 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia. 6. W przypadku zagubienia, kradzieży lub zniszczenia karty Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do unieważnienia takiej karty oraz wydania i dostarczenia nowej karty oraz jej aktywowania w terminie 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia. Koszt wydania karty zamiennej wynosił będzie 10 zł netto i obciążał będzie jednostkę Zamawiającego, którą powyższa sytuacja dotyczy. 7. Wykonawca zapewni natychmiastową blokadę karty po telefonicznym zgłoszeniu (potwierdzonym faksem) lub poprzez stronę internetową (portal dedykowany do konkretnego klienta) przez Zamawiającego jej utraty, kradzieży lub zniszczenia. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zakupy dokonane przez osoby nieuprawnione na podstawie tej karty od chwili zgłoszenia jej utraty lub kradzieży. 8. Wykonawca zamieści na swojej stronie internetowej.. (adres strony) aktualny wykaz stacji paliw zlokalizowanych na terenie Polski, na których jednostki Zamawiającego będą mogły tankować z opustem wskazanym w 3 ust. 2. 9. Wykonawca udzieli jednostkom Zamawiającego stałego opustu, określonego w 3 ust. 2, na zakupy dla oferowanych przez stację benzynową wszystkich paliw i innych produktów w ramach posiadanej karty (takich jak oleje silnikowe, płyny eksploatacyjne, żarówki, wycieraczki, bezpieczniki, mycie i odkurzanie samochodów). Wykonawca poinformuje jednostki OHP o wszystkich oferowanych 2
produktach i usługach możliwych do zrealizowania za pomocą elektronicznych kart flotowych. 10. Wykonawca niezwłocznie zgłosi jednostce Zamawiającego każdorazową próbę tankowania paliwa do samochodu innego niż ten do którego jest przypisana karta. 3 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania umowy nie może przekroczyć kwoty brutto.. zł (słownie:. złotych /100 z uwzględnieniem opustu, wymienionego w ustępie 2. 2. Wykonawca udziela stałego opustu na zakup paliw oraz innych produktów i usług (dalej Opust ) w okresie obowiązywania umowy w wysokości... % od ceny brutto. Opust ten nie dotyczy opłat autostradowych. 3. Cena, jaką jednostka OHP zapłaci za każdy zakup paliwa wynikać będzie z ilości faktycznie zatankowanego paliwa oraz ceny paliwa obowiązującej w danym punkcie sprzedaży (na danej stacji) w danym dniu, pomniejszonej o kwotę opustu wymienionego w ust. 2. 4. Cena, jaką jednostka OHP zapłaci za każdy zakup innych produktów i usług (np. oleje silnikowe, płyny eksploatacyjne, żarówki, wycieraczki, bezpieczniki, mycie i odkurzanie samochodów) wynikać będzie z ilości faktycznie zakupionych produktów i usług oraz ceny obowiązującej w danym punkcie sprzedaży (na danej stacji) w danym dniu, pomniejszonej o kwotę opustu wymienionego w ust. 2. 5. Zamawiającemu przysługuje prawo zwiększenia lub zmniejszenia ilości paliwa danego rodzaju, pod warunkiem nie przekroczenia wartości umowy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu. 6. Kwota określona w ust. 1 zawiera wszelkie koszty, które ponosi Wykonawca w związku z realizacją przedmiotu umowy. 7. Faktury wystawiane będą przez Wykonawcę za każdy miesiąc po okresie rozliczeniowym, odrębnie dla każdej jednostki OHP, wraz ze zbiorczym zestawieniem transakcji z danego okresu rozliczeniowego i kierowane będą bezpośrednio do jednostek OHP (zgodnie z wykazem stanowiącym załącznik..do umowy). Zbiorcze zestawienie należy przekazać w formie uzgodnionej pomiędzy Wykonawcą a jednostką OHP (np. forma elektroniczna, papierowa). 8. Zbiorcze zestawienie transakcji, o którym mowa w ust. 7, zawierać będzie następujące informacje w stosunku do każdej transakcji: 1) datę i dokładny czas przeprowadzenia transakcji, 2) nr rejestracyjny pojazdu, 3) nr elektronicznej karty flotowej, na którą dokonano zakupu, 4) ilość i rodzaj paliwa oraz cena jednostkowa i wartość zakupu przed Opustem, 5) cenę jednostkową brutto zakupionego paliwa po opuście, 6) wartość brutto zakupionego paliwa po Opuście, 7) ilość i rodzaj zakupionych produktów i usług oraz cenę jednostkową i wartość zakupu przed opustem, 3
8) cenę jednostkową netto i brutto zakupionych produktów i usług po Opuście, 9) wartość brutto zakupionych produktów i usług po Opuście, 10) nazwa, numer i adres stacji paliw, na której dokonano transakcji, 11) stan licznika pojazdu przy tankowaniu. 9. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w terminie 30 dni od daty jej wystawienia, według zbiorczych zestawień transakcji za dany okres rozliczeniowy, załączonych do ww. faktury, przy czym Wykonawca będzie dostarczał faktury jednostce OHP nie później niż na 14 dni przed upływem terminu płatności. W przypadku nie dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury w wymaganym terminie, termin płatności będzie wynosił 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby jednostki OHP. 10. Za niedotrzymanie terminu płatności faktury Wykonawca może naliczyć odsetki w ustawowej wysokości. 11. Zamawiający zastrzega możliwość odpowiedniej zmiany (korekty) wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT)-jeżeli zmiana ta będzie miała wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. 4 Gwarancja i obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca gwarantuje wysoką jakość sprzedawanych paliw, o których mowa w 1, spełniających wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. 2015 r, poz. 1680), w Rozporządzeniu Ministra Energii z dnia 14 kwietnia 2016 r. w sprawie wymagań jakościowych dla gazu skroplonego (LPG) (Dz. U. 2016 poz. 540) oraz odpowiednio norm PN-EN 228, PN-EN 590 i normę PN-EN 589. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia dokumentów i świadectw jakościowych paliw na każde żądanie jednostki OHP lub Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązany jest odnawiać i przekazywać Zamawiającemu zaświadczenie o odnawianiu polis ubezpieczeniowych odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej w taki sposób, aby zapewniona była ciągłość ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest odnawiać i przekazywać Zamawiającemu kopię aktualnej koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi, o której mowa w ustawie z dnia 10 kwietnia 1997 r prawo energetyczne (Dz. U. 2018 poz.755 z późń. zm.) w taki sposób, aby zapewniona była ciągłość ważności przedmiotowej koncesji przez cały okres obowiązywania Umowy. 5. W przypadku nie spełnienia przez Wykonawcę zobowiązań określonych w ust. 3 i 4 Zamawiający wezwie Wykonawcę do uzupełnienia dokumentów, o których mowa w ust. 3 i 4. Jeżeli Wykonawca w ciągu 14 dni kalendarzowych nie uzupełni dokumentów, Zamawiającemu przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy w 4
trybie natychmiastowym, z zachowaniem prawa do kary umownej i odszkodowania na zasadach ogólnych. 6. Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy przeprowadzi badanie próbek paliwa w laboratorium posiadającym certyfikat akredytacji laboratorium badawczego wydany przez Polskie Centrum Akredytacji. W przypadku stwierdzenia złej jakości paliwa, koszty przeprowadzonego badania pokrywa Wykonawca. W przypadku gdy przeprowadzone badanie nie potwierdza złej jakości paliwa koszty badania ponosi jednostka OHP. 5 Kary umowne 1. Za każdorazowe stwierdzenie i zgłoszenie na piśmie przez jednostkę OHP niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, w tym uzasadnionego zastrzeżenia, co do jakości paliw potwierdzonego przez akredytowane laboratorium badawcze, jednostka OHP naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 1000 zł. Powyższe nie dotyczy sytuacji, gdy zamówienie nie może być realizowane w sposób należyty z powodu: - siły wyższej, - awarii systemu obsługi, - przyjęcia paliwa na stację paliw, - modernizacji stacji paliw Wykonawcy. 2. W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z terminów określonych w 2 ust. 4-6 Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną za każdy dzień roboczy w wysokości 100 zł. 3. Z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto, określonego w 3 ust. 1 niniejszej umowy. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych. 6 Odstąpienie od umowy 1. W przypadku rażącego lub uporczywego naruszania warunków Umowy przez jedną ze Stron, druga Strona wezwie ją do zaprzestania naruszania warunków Umowy, określając odpowiedni termin, nie krótszy niż 14 dni kalendarzowych. Po bezskutecznym upływie tego terminu, Strona dotknięta naruszeniem może odstąpić od Umowy z uwzględnieniem treści ustępów niniejszego paragrafu. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy można złożyć w ciągu 30 dni od upływu 5
powyższego terminu. Niezależnie od powyższego Stronie służy ustawowe prawo odstąpienia. 2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, w szczególności w przypadku likwidacji jednostki budżetowej OHP lub niedysponowania przez Zamawiającego wystarczającymi środkami w planach finansowych na lata 2019-2020 na realizację Umowy, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za zakres usług, które zostały zrealizowane do dnia przerwania prac z powodu określonego w piśmie przez Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu inne roszczenia. 3. Odstąpienie od Umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 7 Zmiany Umowy 1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany istotnych postanowień Umowy w formie aneksu, zgodnie z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp), gdy: a) wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowania Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony o ile nie ulegnie zmianie ogólny charakter Umowy w stosunku do charakteru Umowy w pierwotnym brzmieniu, zmiana nie wprowadza warunków, które gdyby były przyjęte w postepowaniu powodowałyby możliwość ubiegania się o zamówienie innych podmiotów lub też przyjęto by ofertę innej treści, nie narusza równowagi ekonomicznej Umowy na korzyść Wykonawcy, nie rozszerza i nie zmniejsza zakresu świadczenia i zobowiązania wynikającego z Umowy i nie polega na zastąpieniu Wykonawcy, któremu Zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą, poza przypadkami o których mowa w art. 144 ust. 1 pkt. 4 ustawy Pzp. b) zaistnieją zdarzenia o charakterze siły wyższej, niezależne od Stron, które uniemożliwiłyby terminowe wykonanie zobowiązań. 2. Wszelkie zmiany w treści Umowy wymagają formy pisemnej, w postaci aneksu, pod rygorem nieważności. 8 Poufność informacji 1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących umowy, jakie powziął lub poweźmie w trakcie jej realizacji, w tym 6
zarówno w zakresie przedmiotu umowy jak i warunków i zasad jej wykonania, a także związanych z umową, w szczególności do zachowania tajemnicy wszelkich informacji wyrażonych pisemnie lub w jakiejkolwiek innej formie, w tym także informacji przekazywanych lub udostępnianych w ramach bezpośrednich, roboczych kontaktów przedstawicieli Zamawiającego lub jego jednostek z Wykonawcą, dotyczących umowy i przedmiotu umowy lub związanych z przedmiotem umowy. Zachowanie informacji w tajemnicy obowiązuje także po ustaniu umowy, chyba, że dotyczy informacji jawnej, publicznie dostępnej. 2. Strony zobowiązują się wykorzystywać uzyskane w toku realizacji Umowy informacje i dane wyłącznie w celu wykonania Umowy. 3. Nie stanowi naruszenia ust. 1 ujawnienie informacji lub danych: a) przez Wykonawcę w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania Umowy, w szczególności w zakresie informacji przekazywanych upoważnionym instytucjom, b) dostępnych publicznie lub uzyskanych niezależnie z innych źródeł, c) co do których uzyskano pisemną zgodę na ich ujawnienie, d) których ujawnienie może być wymagane na podstawie przepisów prawa. 4. Postanowienia Umowy Strony uznają za poufne i zobowiązują się do ich nie ujawniania osobom trzecim. 9 Postanowienia końcowe 1. Umowa wchodzi w życie po podpisaniu przez obie Strony. 2. Ze strony Zamawiającego osobą upoważnioną do dokonywania uzgodnień w trakcie realizacji Umowy jest:........ nr telefonu:. faksu:... adres e-mail:..... 3. Ze strony Wykonawcy osobą upoważnioną do dokonywania uzgodnień w trakcie realizacji Umowy jest.. nr telefonu: faksu:., adres e-mail: 4. Zmiany osób, o których mowa w ust. 2 i 3 powyżej, nie stanowią zmiany Umowy. Zmiany te dokonywane są pisemnie, drogą elektroniczną lub faksem. Zmiana jest skuteczna od daty doręczenia drugiej Stronie informacji o zmianie. 5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy Kodeks Cywilny. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Ustawie stosuje się przepisy wewnętrznego regulaminu Wykonawcy dotyczącego warunków sprzedaży i używania kart, o ile posiada on taki regulamin. Regulamin, o którym mowa wyżej musi dostać doręczony Zamawiającemu przed podpisaniem Umowy. 6. Wszelkie spory powstałe w związku z realizacją Umowy będą rozstrzygane przez Sąd powszechny właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. 7. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikających z Umowy. 8. Umowę sporządzono w 2 egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Stron. 7
9. Załączniki stanowią integralną część Umowy. Załączniki 1. Dokument rejestrowy Wykonawcy; 2. OPZ; 3. Oferta Wykonawcy; 4. Informacja RODO; 5. Wykaz samochodów/pojazdów poszczególnych jednostek uprawnionych do tankowania na stacjach Wykonawcy; 6. Wykaz jednostek Zamawiającego; 7. Wykaz stacji paliw Wykonawcy, w których jednostki OHP będą mogły tankować z opustem. ZAMAWIAJĄCY : WYKONAWCA: 8