OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE I INNE SZCZEGÓLNE USŁUGI

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE I INNE SZCZEGÓLNE USŁUGI Znak sprawy: DZ 2710-20/18 Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: (12) 421-00-33, fax: (12) 421-00-50, www.inig.pl e-mail office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na obsługę IX Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2018 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 13-14 listopada 2018 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie. TRYB POSTĘPOWANIA: Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie, art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.). Do postępowania mają zastosowanie przepisy art. 138 o ustawy Pzp, w pozostałym zakresie zasady postępowania reguluje niniejsze Ogłoszenie o zamówieniu (dalej Ogłoszenie). OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU opublikowano: - na stronie internetowej Zamawiającego: http://inig.pl/zamowienia-pub Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (kod CPV): 55.12.00.00-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 92.00.00.00-1 Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe. 1. Zaproszenie do złożenia oferty dotyczy: Świadczenia usługi w zakresie obsługi spotkań i konferencji, polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 osób. Całość usługi świadczona w jednym budynku hotelowym o standardzie, co najmniej 4 gwiazdek. Miejsce świadczenia usługi musi być zlokalizowane w Krakowie w promieniu nie większym niż 3 km od dworca Głównego w Krakowie. Termin: 13-14 listopada 2018 r., Zamawiający przed podpisaniem umowy przewiduje możliwość degustacji zaproponowanego w ofercie menu. 1

1.1 Świadczenie usługi polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz bezpośredniego otoczenia (tj. m. in.: toalet, klatki schodowej, wind itp.): Do świadczenia usługi wymagana jest sala konferencyjna, dla co najmniej 90 osób o powierzchni co najmniej 100m². Cena za wynajem sali konferencyjnej nie może być wyższa niż 3 200 PLN netto za dwa dni wynajmu. Ustawienie krzeseł: preferowane szkolne, z możliwością adaptacji do ustawienia teatralnego. Sala musi być wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: laptop z myszką z dostępem do internetu, nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy min. 4 szt., wskaźnik laserowy, tablica/flipchart, ekran, itp.). Podczas konferencji wymagana jest osoba do stałej obsługi mediów audiowizualnych. W sali musi znajdować się stół/stoły dla osób prowadzących konferencję (maksymalnie 6 osób). Sala musi posiadać indywidualną klimatyzację. Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce z przeznaczeniem na recepcję, dostępne podczas całego okresu trwania konferencji, w tym stoliki, krzesła, wg wskazań Zamawiającego o powierzchni co najmniej 3 x 3 = 9 m 2. Miejsce na recepcję przeznaczoną dla Zamawiającego musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej. Wykonawca zapewni pomieszczenie z przeznaczeniem na zaplecze konferencyjne o powierzchni co najmniej 4 m 2 znajdujące w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej. Wykonawca nieodpłatnie udostępni w pobliżu sali konferencyjnej powierzchnię z przeznaczeniem na 4-6 stoisk reklamowych o powierzchni minimum 2 m² każde. Wykonawca zapewni szatnię znajdującą się w bezpośrednim otoczeniu sali konferencyjnej. 1.2 Świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników konferencji o przewidywanej ilości nie mniej niż 50, nie więcej niż 90 osób: Termin: 13 listopada 2018 r. Ramowy harmonogram 10:00 17:30 Rejestracja, przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny 11:00 13:00 Sesja I 13:00 14:00 Obiad 14:00 15:30 Sesja II 15:50 17:30 Sesja III 19:00 do ostatniego gościa Uroczysta kolacja 1.2.1. Przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny 2

Usługa powinna zawierać: tartinki (co najmniej 3 sztuki/1 osobę wyserwowane na początku), galanterię cukierniczą (ciastka, ciasta), kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową ciągłą w cenie nie większej niż 55 PLN netto. Catering i przerwy kawowe powinny być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Dla prelegentów woda na sali konferencyjnej serwowana w sposób ciągły. 1.2.2. Obiad serwowany Obiad serwowany, zasiadany, trzydaniowy: zupa + drugie danie (mięsne, dodatki oraz sałaty i surówki, warzywa na ciepło) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). W ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów obiadowych (w tym jedną propozycję jarską), w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 85 PLN netto. Należy przedstawić wagę ( gramaturę) mięsa w każdej z przestawionych propozycji oraz objętość zupy. Ilość osób na obiad zostanie podana 9.11.2018 r. 1.2.3. Uroczysta kolacja Liczba osób przewidywana do udziału w kolacji zostanie podana do dnia 13.11.2018 r. do godz. 12:00. Kolacja zasiadana, dania serwowane do stolików: przystawka + zupa + danie główne mięsne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe) + wino białe i czerwone do wyboru (1/2 butelki na osobę, butelka co najmniej 0,75L) + bufet zimny, serwowany w sposób ciągły przez cały czas trwania uroczystej kolacji. W ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów na uroczystą kolację oraz 3 propozycje bufetu zimnego w cenie/1 uczestnika/1 kolację nie większej niż 190 PLN netto. Należy przedstawić wagę ( gramaturę) mięsa w każdej z przestawionych propozycji oraz objętość zupy. Wielkość sali musi być dostosowana do ilości gości. Czas trwania kolacji: od godz. ok. 19.00 do ostatniego gościa. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. 1.2.4. Atrakcje podczas uroczystej kolacji Oprawa muzyczna wraz z dodatkowymi atrakcjami Zamawiający zastrzega sobie prawo zorganizowania na własny koszt oprawy muzycznej wraz z dodatkowymi atrakcjami podczas uroczystej kolacji. Wykonawca zapewni miejsce i odpowiednie nagłośnienie dla oprawy muzycznej, którą zapewni Zamawiający. 3

Termin: 14 listopada 2017 r. 9:00 13:00 Przerwa kawowa ciągła 9:30 11:00 Sesja IV 11:00 11:20 Przerwa 11:30 13:00 Sesja V, zamknięcie konferencji 13:00 14:00 Obiad 1.2.5. Przerwa kawowa ciągła Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, galanterię cukierniczą (ciastka, ciasta), zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej ciągłej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową ciągłą nie większej niż 45 PLN netto. Przerwa kawowa powinna być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Przerwa kawowa powinna być serwowana w sposób ciągły. Liczba osób przewidywana do udziału w przerwie kawowej zostanie podania w dniu 13.11.2018 do godz. 12: 00. 1.2.6 Obiad w formie szwedzkiego stołu Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy składający się co najmniej z: zupa (2 rodzaje) + danie główne (dwa rodzaje dań mięsnych), dodatki oraz sałaty i surówki, warzywa na ciepło) + deser + owoce + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, woda mineralna, soki owocowe). W ofercie należy przedstawić 6 propozycji zestawów obiadowych w 2 opcjach do wyboru, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 80 PLN netto. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. Ilość osób na obiad zostanie podana 13.11.2018 r. do godz. 12:00 1.3 Świadczenie usług hotelowych w tym nocleg na preferencyjnych warunkach dla uczestników konferencji. Oferowany hotel o standardzie min. 4 gwiazdki musi być wyposażony w bazę noclegową: pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), TV, telefon, bezpłatne WiFi, dla nie więcej niż 50 osób Hotel umożliwi gościom konferencji preferencyjne ceny za nocleg w pokojach jedno i dwuosobowych. Proszę o podanie w ofercie preferencyjnych warunków rezerwacji. Hotel udostępni jeden pokój jednoosobowy osobie wskazanej przez Zamawiającego (wliczone w 4

cenę oferty) i przydzieli dla Zamawiającego 10 bezpłatnych miejsc parkingowych. 1.4 Inne postanowienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia we własnym zakresie usługi gastronomicznej (np.: słodycze firmowe). Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 9.11.2018 r. Szczegółowy harmonogram konferencji zostanie podany przez Zamawiającego w terminie do 7.11.2018 r. Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do liczby przekazanej przez Zamawiającego wg wskazanych powyżej terminów. Zamawiający zastrzega sobie przed wyborem najkorzystniejszej oferty możliwość dokonania wizji lokalnej, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem spełnienia wymagań Zamawiającego. 2. Warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu (art. 24 ust 1 pkt. 12-23 22 i art. 24 ust.5 pkt 1 ustawy Pzp), Zamawiający nie stawia Wykonawcom żadnych warunków udziału w niniejszym postępowaniu 3. Wymagani i warunki, które zostaną wprowadzone do umowy: Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego ogłoszenia oraz danych zawartych w ofercie. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do Ogłoszenia. W przypadku wyboru przez Zamawiającego oferty założonej przez konsorcjum, Wykonawca tworzący konsorcjum zobowiązani będą, najpóźniej przed zawarciem umowy na wykonanie zamówienia, do przedłożenia umowy konsorcjum. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny lub unieważnić postępowanie. Zamawiający nie przewiduje możliwości zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 4. Sposób sporządzenia oferty. Oferta musi zawierać: 5

Nazwę i adres Wykonawcy, Cenę oferty - w złotych polskich (PLN); Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w ogłoszeniu usługi. Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego opisanych w ogłoszeniu, przy założeniu uczestniczenia w konferencji maksymalnej liczby uczestników (czyli 90 osób). Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Opis obiektu (w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym pokoi, foyer, sal konferencyjnych, parkingu oraz najbliższego otoczenia hotelu) Proponowane szczegółowe menu (z wykorzystaniem załącznika nr 2 do ogłoszenia): - Przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny 2 propozycje, - Przerwa kawowa ciągła 2 propozycje, - obiad serwowany 3 propozycje, - obiad w formie szwedzkiego stołu 6 propozycji - uroczysta kolacja - 3 propozycje zestawów oraz 3 propozycje bufetu zimnego. Oświadczenie wykonawcy zgodnie z załącznikiem nr 3. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby/osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem uprawnionej osoby. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 5. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) Cena oferty brutto - 45 % (cena obejmująca całość wyspecyfikowanego zamówienia bez dodatkowych atrakcji) Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: 6

cena minimalna (najniższa) Wc = -------------------------------------------- x 45 cena przedstawiona w ofercie b) Ocena obiektu - 40 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z wszystkich punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 40%. Przy ocenie indywidualnej przez członków komisji przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - lokalizacja obiektu, - wielkość obiektu, - funkcjonalność i estetyka sal konferencyjnych - funkcjonalność i estetyka pokoi hotelowych - ceny preferencyjne noclegów - parking - itp. c) Ocena zaproponowanego menu - 15 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z wszystkich punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 15%. Przy ocenie indywidualnej przez członków komisji przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - dopasowanie rodzaju menu do charakteru imprez - zróżnicowanie i wielkość proponowanego menu - ewentualne zaoferowanie dodatkowych pozycji poza wymagane przez Zamawiającego. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 6. Termin związania ofertą: 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 26 czerwca 2018 r. w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Obsługę IX Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2018 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 13-14 listopada 2018 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie. 7

Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert w postaci elektronicznej oraz faksem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do uzupełnienia złożonej oferty o brakujące dokumenty oraz do wezwania do wyjaśnień w przypadku wątpliwości co do treści złożonej oferty. W obydwu przypadkach koszty przygotowania odpowiedzi ponosi Wykonawca. 8. Porozumiewanie się z Wykonawcami: Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia o zamówieniu. Pytania Wykonawców muszą być sformułowane na piśmie, i skierowane na adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy ul. Lubicz 25 A, 31-503 Kraków lub pocztą elektroniczną: przetargi@inig.pl 9. Ogłoszenia wyników Ogłoszenie o wyniku postępowania zostanie opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego: http://inig.pl/zamowienia-pub. 10. Spełnienie obowiązku informacyjnego Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy, ul. Lubicz 25A, 31-503 Kraków; Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych: e-mail daneosobowe@inig.pl. ; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia na Obsługę IX Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2018 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 13-14 listopada 2018 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie. - DZ 2710-20/18 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej ustawa Pzp ; 8

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ** ; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. 11. Załączniki: Nr 1 Formularz ofertowy. Nr 2 Formularz proponowanego menu Nr 3 Formularz oświadczenia Nr 4 Wzór umowy Kraków, dnia 18 czerwca 2018 r.... Zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej 9

Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY...... (nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax) składa ofertę na oferujemy realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w Ogłoszeniu o zamówieniu na następujących warunkach: Miejsce świadczenia usługi (należy podać dokładny adres i nazwę hotelu): Czy Wykonawca dopuszcza przeprowadzenie degustacji:. TAK/NIE (wpisać odpowiednio). 1. Rezerwacja i udostępnienie sali konferencyjnej na 90 osób zgodnie z pkt. 1.1 Ogłoszenia. Cena netto za wynajem sali w dniach 13-14 listopada 2018 r.:... zł /słownie:... 2. Cena netto za przerwę kawową ciągłą wraz z poczęstunkiem powitalnym zgodnie z pkt 1.2.1 Ogłoszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... 3. Łączna cena netto poczęstunku na powitanie gości za 90 osób:... zł /słownie:... 4. Cena netto obiadu serwowanego zgodnie z pkt. 1.2.2 Ogłoszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... 5. Łączna cena netto obiadu serwowanego za 90 osób:... zł /słownie:... 6. Cena netto uroczystej kolacji wraz z zimnym bufetem zgodnie z pkt 1.2.3 Ogłoszenia, za 1 osobę:... zł /słownie:... 7. Łączna cena netto uroczystej kolacji wraz z zimnym bufetem za 90 osób:... zł /słownie:... 10

8. Cena netto za przerwę kawową ciągłą zgodnie z pkt. 1.2.5 Ogłoszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... 9. Łączna cena netto przerwy kawowej ciągłej za 90 osób:... zł /słownie:... 10. Cena netto obiadu w formie szwedzkiego stołu zgodnie z pkt. 1.2.6 Ogłoszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... 11. Łączna cena netto obiadu w formie szwedzkiego stołu za 90 osób:... zł /słownie:... 12. Hotel udostępni jeden pokój jednoosobowy osobie wskazanej przez Zamawiającego (wliczone w cenie oferty) i przydzieli dla Zamawiającego 10 bezpłatnych miejsc parkingowych Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia -obsługa konferencji organizowanej przez INiG-PIB* netto:. + VAT 23% właściwa dla takiej usługi brutto: zł/ słownie:....... * należy zsumować punkt 1,3,5,7,9,11 Preferencyjne warunki rezerwacji/ceny noclegów: Cena netto noclegu dla 1 osoby w pokoju do jednoosobowego lub dwuosobowego wykorzystania, ze śniadaniem (za 1 dobę) z możliwością bezpłatnej rezerwacji miejsca parkingowego... zł /słownie:...( max 300 zł brutto za pokój jednoosobowy )...zł / słownie:.( max 360 zł brutto za pokój dwuosobowy) Cena za nocleg obejmuje również korzystanie z.... Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy. Termin realizacji zamówienia: 13-14 listopada 2018 r. Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 9.11.2018 r. 11

1. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia za świadczone usługi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, zgodnie z wyliczeniami w niniejszym formularzu ofertowym i z zastosowaniem właściwej dla usługi będącej przedmiotem zamówienia stawki podatku od towarów i usług. 2. Oświadczamy, że zdobyliśmy wszystkie niezbędne informację konieczne do rzetelnego skalkulowania naszej oferty. 3. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią ogłoszenia o zamówieniu wraz z załączonymi do niego dokumentami i nie wnosimy do nich zastrzeżeń. 4. Oświadczamy, że zawarte istotne dla Zamawiającego postanowienia do umowy (załączniku nr 3) zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach w nich określonych. 5. W przypadku wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 6. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres wskazany w warunkach udziału w postępowaniu, tj. 30 dni od upływu ostatecznego terminu składania ofert. 7. Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.* * W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie). Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: opis obiektu (opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym sali konferencyjnej i foyer) proponowane szczegółowe menu - Przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny 2 propozycje, - Przerwa kawowa ciągła 2 propozycje - obiad serwowany 3 propozycje, - obiad w formie szwedzkiego stołu 6 propozycji - 1 uroczysta kolacja 3 propozycje zestawów + 3 propozycje bufetu zimnego Miejscowość..., dnia...... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 12

Załącznik nr 2 Pieczęć Wykonawcy Proponowane menu dla uczestników VIII Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2017 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 3-4 października 2017 r., dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Menu propozycje 1. Przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny Usługa powinna zawierać: tartinki (co najmniej 3 sztuki/1 osobę wyserwowane na początku), galanterię cukierniczą (ciastka, ciasta), kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową ciągłą w cenie nie większej niż 55 PLN netto. 1..... 2.. 2. Przerwa kawowa ciągła: Usługa powinna zawierać: galanterię cukierniczą (ciastka, ciasta), kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej ciągłej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 40 PLN netto. 1....... 2... 3. Obiad serwowany Obiad serwowany, zasiadany, trzydaniowy: zupa + drugie danie (po dwa rodzaje mięs, dodatków oraz sałat i surówek, warzywa na ciepło) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). 13

W ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów obiadowych (w tym jedną propozycję jarską), w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 85 PLN netto. Należy przedstawić wagę ( gramaturę) mięsa w każdej z przestawionych propozycji oraz objętość 1 porcji zupy. 1..... 2.... 3... Obiad w formie szwedzkiego stołu (1 raz) Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy składający się co najmniej z: zupa (2 rodzaje) + danie główne (dwa rodzaje dań mięsnych), dodatki oraz sałaty i surówki, warzywa na ciepło) + deser + owoce + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, śmietanka/mleko do kawy, cukier, woda mineralna, soki owocowe). W ofercie należy przedstawić 6 propozycji zestawów obiadowych w 2 opcjach do wyboru, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 80 PLN netto. Należy przedstawić wagę ( gramaturę) mięsa w każdej z przestawionych propozycji oraz objętość1 porcji zupy. 1..... 2.... 3..... 4... 14

.. 5.... 6..... 4. Uroczysta kolacja Kolacja zasiadana, dania serwowane do stolików: przystawka + zupa + danie główne mięsne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe) + wino białe i czerwone do wyboru (1/2 butelki na osobę, butelka co najmniej 0,75L) + bufet zimny, serwowany w sposób ciągły przez cały czas trwania uroczystej kolacji. W ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów na uroczystą kolację oraz 3 propozycje bufetu zimnego w cenie/1 uczestnika/1 kolację nie większej niż 190 PLN netto. Należy przedstawić wagę ( gramaturę) mięsa w każdej z przestawionych propozycji oraz objętość 1porcji zupy. 1. 2. 3. Bufet zimny: 1. 2... 15

3. Miejscowość..., dnia....... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 16

Załącznik nr 3 (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY SKŁADANE NA PODSTAWIE ART. 25A UST. 1 USTAWY Z DNIA 29 STYCZNIA 2004 R. PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (USTAWA PZP) NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA I SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Na potrzeby ogłoszenia o zamówienia na na obsługę IX Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2018 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 13-14 listopada 2018 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie., oświadczam, co następuje: OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY: 1. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust 1 pkt 12-22 ustawy Pzp. oraz 2. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 5 pkt. 1 ustawy Pzp.. (miejscowość), dnia.. r. Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art.. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 13-14, 16-20 lub art. 24 ust. 5 ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze:......... (miejscowość), dnia. r. Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 17

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI: Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji... (miejscowość),dnia.. r. Podpis osoby/osób uprawnionej/uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy 18

WZÓR UMOWY Załącznik nr 4 zawarta w dniu... 2018 r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie (31-503), ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000075478, NIP: 675-000-12-77, reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu - prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską 2. Głównego Księgowego mgr Joanne Chwastek zwana w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowaną w NIP:...reprezentowaną przez: 2.... zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony, wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr sprawy DZ 2710-20/18, w trybie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi na podstawie art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych j.t.: DZ. U. z 2017 r., poz. 1579 z późniejszymi zmianami, zwani w dalszej części łącznie "Stronami". Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji Wykonawca zobowiązuje się do 1 obsługi IX Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2018 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 13-14 listopada 2018 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie. na rzecz Zamawiającego w terminie, miejscu i na warunkach określonych w Ogłoszeniu o zamówieniu oraz w złożonej ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy. 2 1. Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi: 19

netto:. zł + VAT 23% brutto:.. zł (słownie.. ) preferencyjne warunki rezerwacji/ceny noclegów: cena netto noclegu dla 1 osoby w pokoju do jednoosobowego wykorzystania, ze śniadaniem (za 1 dobę):.. 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w 2 ust. 4. 4. Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego do 9 listopada 2018 r. Kwota do wypłaty zostanie ostatecznie ustalona na podstawie zgłoszonej liczby uczestników przez Zamawiającego wg wskazanych powyżej terminów. 5. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia (tj. fakturę za usługę w zakresie obsługi konferencji - 23% podatku od towarów i usług VAT). 6. Zapłata nastąpi w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury przez Wykonawcę, a Wykonawca jest zobowiązany doręczyć Zamawiającemu fakturę w terminie 7 dni od dnia jej wystawienia. 7. Za datę zapłaty uważa się datę dokonania przez Zamawiającego przelewu bankowego (obciążenie rachunku Zamawiającego). 3 Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres Umowy. 4 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny netto określonej w 2 ust. 2; b) za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy określonego w 1 oraz załączniku do umowy w wysokości 10% wartości netto umowy. 2. W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 3. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary. 4. Za opóźnienie w zapłacie należności wynikającej z faktury wystawionej dla Zamawiającego Wykonawca ma prawo żądać zapłaty odsetek, w wysokości odsetek ustawowych. 5 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 20

3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw. 5. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 21