Seminarium tematyczne I 2009
I. Zasady systemu sprawozdawczości POKL, zapisy umowy o dofinansowanie a zobowiązania sprawozdawcze i wniosek o płatność. a/ Zasady systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 Sprawozdawczość PO KL realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdrażania Programu oraz przez wszystkich jego beneficjentów. Program Działanie Projekt
Dokumenty sprawozdawcze weryfikowane są pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym na podstawie listy kontrolnej. Zatwierdzone dokumenty sprawozdawcze nie podlegają zmianie. W przypadku stwierdzenia błędów jedynie w załączniku/ach do sprawozdania, nie ma konieczności przekazywania korekty całości dokumentu, o ile stwierdzone błędy nie wpływają na zmiany w treści sprawozdania. Przekazanie korekty załącznika/ów do sprawozdania umożliwia zatwierdzenie sprawozdania Odwołanie do umowy : Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa umowa o dofinansowanie realizacji
b/ Umowa o dofinansowanie projektu. Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL sporządza i przekazuje do instytucji nadrzędnej wniosek o płatność: z częścią sprawozdawczą dotyczącą postępu realizacji projektu zgodnie z harmonogramem, stanowiącym załącznik do umowy dofinansowanie projektu, co do zasady nie rzadziej niż raz na trzy miesiące oraz w przypadku wniosku o płatność końcową zgodnie z terminem określonym w Umowie o dofinansowanie projektu. łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu z opisem zadań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Przedstawiony we wniosku o płatność: postęp rzeczowy i postęp finansowy powinny ze sobą korespondować.
II. Wniosek o płatność i załączniki. a/ Najistotniejsze definicje Wniosek beneficjenta o płatność - dokument przedkładany przez zobowiązaną do tego instytucję celem rozliczenia otrzymanych środków lub refundacji poniesionych wydatków. Wydatki kwalifikowane - wydatki, których poniesienie jest merytorycznie uzasadnione i które spełniają kryteria zasadności wyznaczone przez Instytucję Zarządzającą. Ujmujemy tylko wydatki rzeczywiście poniesione z konta projektu, Konieczność składania wniosków o płatność wynika z 2 głównych źródeł; Zasad systemu sprawozdawczości POKL, zapisy Umowy o dofinansowanie
Prawidłowo wypełniony wniosek o płatność: Sporządzony jest w Generatorze Wniosków Płatniczych w wersji obowiązującej na dzień 29.06 wg wersji oznaczonej jako: 1.0.4 Zawiera załącznik nr 2 osiągnięte wskaźniki Zawiera załącznik nr 1 tabela informacja finansowa dotycząca projektu wyciągi bankowe z konta projektu, raporty kasowe, Wniosek o płatność składany jest w wersji papierowej i elektronicznej. UWAGA! zgodnie z instrukcja należy uzupełnić wszystkie informacje tj. w miejscach które nas nie dotyczą wpisujmy 0 lub nie dotyczy to również informacja.
Jak wypełnić poszczególne działy wniosku o płatność? WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od..01.01.2009.. do..30.06.2009 - okres poniesienia i zaksięgowania wydatków
2_PROJEKT (1) (2) Priorytet: VII Promocja integracji społecznej, (3) Działanie: 7.1 Rozwój i upowszechnienie aktywnej integracji (4) Poddziałanie: 7.1.1 (5) Nazwa projektu: Wspólnie możemy wszystko (6) Nr umowy/decyzji: nr 23/4/09 (7) Okres realizacji projektu od 01.01.2009 do 31.12.2013 należy pamiętać, że musi być zgodny z umową i terminem jej zawarcia. (8) Płatność: zaliczkowa, pośrednia, cząstkowa, końcowa (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): 12.000 wynika z załącznika nr 1. (10) Wnioskowana kwota (PLN): 10.000 zł wynika z przyjętego harmonogramu
3_NAZWA BENEFICJENTA: POWIATOWE CENTRM POMOCY RODZINIE W JAŁĄCE Adres siedziby: ul. CZERWONA Nr domu 1 Nr lokalu 1 Miejscowość Jałąka Kod pocztowy 09-090 Osoba przygotowująca wniosek beneficjenta o płatność: osoby które rzeczywiście odpowiadają za wypełnienie wiadomości w części dot. postępu finansowego Imię i nazwisko: ANNA SAWA telefon: 1222 faks:1111 e-mail: PCPR@JALAKA.PL w części dot. postępu rzeczowego Imię i nazwisko: WIESŁAWA DUDA telefon;777777 faks:...1234 e-mail: PCPR@JALAKA.PL
4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU Lp. Zadania/cele założone we wniosku o dofinansowanie Wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu (PLN) Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowy m (PLN) Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu (bez wydatków w obecnym okresie rozliczeniowym) (PLN) % realizacji z budżetu będącego załącznikiem do umowy kumulatywnie tylko z zał 1 kumulatywnie ale tylko potwierdzone 5=(3+4)/2 1.1. Zadanie 1 Zarządzanie projektem 30000,00 7800,00 9000,00 56% 1.1.1 Wynagrodzenie koordynatora 24000,00 4000,00 8000,00 3,8% 1.1.2 Zakup wyposaŝenia 6000,00 3800,00 1000,00 80% 2 Zadanie nr 2 Promocja projektu 500,00 122,00 0,00 24% 3 Zadanie nr 3 aktywna integracja 3.1 Pracownik socjalny 4680,00 780,00 0.00 16% 4 wydatki pośrednie 2000 122,00 890,00 50,60% 3. wydatki ogółem: 3,1. w tym VAT 880,00 568,00 3.2. w tym cross-financing 6000,00 350,00 3.3. w tym wkład niepieniężny 0,00 3.4 w tym objęte pomocą publiczną 0,00
5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU Zadania założone we wniosku o dofinansowanie zadanie 1 Zarządzanie projektem zadanie 2 Promocja projektu Stan realizacji 1 2 Zatrudniono koordynatora projektu od 02.05.09, zgodnie z załoŝeniami podpisano umowę o pracę na czas określony do 31.12. br. Zakupiono meble niezbędne do wyposaŝenia stanowisk koordynatora projektu. Dostawcę wyłoniono w drodze przetargu zgodnie z UPZP art. 8 pkt. 4 Zgodnie z warunkami umowy zawartej dania 12. 05.2009 dostarczono zamówienie. Zamówiono materiały promocyjne do projektu, zakupiono 23 szt. Notatników, długopisy, kubeczki oznaczonych zgodnie z wytycznymi dot. informacji i promocji w PO KL zadanie 3 Aktywna integracja 20.04.2009 zatrudniono pracownika socjalnego a umowę o zlecenie.
6_UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem Uwaga odsetki z konta bankowego nie są przychodem projektu! Lp. Rodzaj przychodu Kwota (PLN) 1 2 1 Nie dotyczy 0,00 suma: 0,00
7_Korekty finansowe Wpisujemy wydatki uznane za niekwalifikowane Wpisane tutaj wydatki muszą zawierać informacje tj: Nr wniosku o płatność w którym niekwalifikowalny wydatek został uznany Nr dokumentu niekwalifikowalnego którego dotyczy korekta Rodzaj wydatku niekwalifikowalneo; Data wystawienia, wyjaśnieie korekty
8_ŹRÓDŁA SFINANSOWANIA WYDATKÓW Lp. Źródło 1 Krajowe środki publiczne: w okresie rozliczeniowym (PLN) 2 - budżet państwa 12 000,00 34 000,00 od początku realizacji projektu (PLN) 3 4 4.1 - budżet jednostek samorządu terytorialnego 0 0 - inne krajowe środki publiczne 0,00 0,00 - Fundusz Pracy 0,00 0,00 4.2 - Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 0,00 0,00 5 Pozostałe źródła: 0,00 0,00 5.1 - prywatne 0,00 0,00 suma: 12 000,00 34 000,00
Załącznik nr 1 do wniosku o płatność: INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku, jest ZESTAWIENIEM DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem tj. nr dokumentu, numer księgowy lub ewidencyjny, data wystawienia dokumentu nazwa towaru lub usługi, crossfinancing, kwota brutto, netto, vat oraz kwalifikowalna.
Wyciąg bankowy Z konta projektu Z innego konta, z którego poniesiono wydatki Potwierdzony za zgodność z orginałem i podpisuje odpowiedzialna osoba w projekcie; Opisujemy wyciąg bankowy zgodnie z nr pozycji wynikającym z załącznika nr 1 przy nr pozycji podajmy kwotę wydatku. Uwaga! Załączamy wyciąg a nie potwierdzenie przelewu. np. 2009-06-12 agencja promocji i druku 122 zł poz.2 122zł bank konto nr
Załącznik nr 1 do wniosku o płatność: INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku, jest ZESTAWIENIEM DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem tj. nr dokumentu, numer księgowy lub ewidencyjny, data wystawienia dokumentu nazwa towaru lub usługi, crossfinancing, kwota brutto, netto, vat oraz kwalifikowalna.
O czym należy pamiętać przygotowując wniosek o płatność? Nie załączamy kserokopii dokumentów księgowych i finansowych; Załączmy potwierdzone za zgodność z oryginałem wyciągi bankowe, raporty kasowe; Harmonogram płatności może być aktualizowany we wniosku opłatność i nie wymaga formy aneksu do umowy. Nie możemy oczekiwać ze nasze błędy zostaną korygowane przez osoby sprawdzającą z ramienia IW; Dokumenty są pisywane przez osoby odpowiedzialne za poszczególne działki projektowe, co wynika z ich zakresów obowiązków, pełnomocnictw; Jest to również konsekwencją wynikającą wprost z dokumentów wewnętrznych jednostki Beneficjenta; Np. instrukcji obiegu dokumentacji w jednostce w tym dokumentacji finansowo-księgowej. Przekazanie kolejnej transzy uzależnione jest od rozliczenia 70% otrzymanych transz. Wydatki należy rozbijać zachowując nazewnictwo z budżetu projektu, przykładowo jeżeli na fakturze są dwie lub więcej pozycji, a każda odpowiada innej kategorii w budżecie projektu, to należy tę fakturę rozbić według budżetu projektu.
Przygotowanie rozliczenia projektu, opis dokumentów księgowych: 1. Logo oraz informacja, że projekt jest współfinansowany z UE Np. Wydatek poniesiony w ramach projektu systemowego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu nr 3/7.1.2/45/09 z dnia 13.01.2009.
2. Wydatki kwalifikowane tj. Wartość wydatku kwalifikowanego słownie Sposób obliczenia; Podział na źródło finansowania % zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie. Np.; Kwota dokumentu 122 PLN w tym: 1. kwota wydatku kwalifikowalnego PLN poniesionego w związku z realizacją zadania. Koszty pośrednie zakup materiałów biurowych zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: kwota dofinansowania 103,70 PLN, kwota wkładu własnego, który należy wykazać w rozbiciu na poszczególne źródła finansowania występujące w projekcie (np. FP, JST, PFRON, prywatne) 18,30 PLN,
3. Zgodnie UPZP Podpis osoby odpow. Zrealizowano zgodnie z umową z dnia.( Dla wydatków gdzie podpisano umowy) Np. Wydatek został poniesiony zgodnie z art. Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).. (data i podpis osoby upoważnionej)
4. Podpisy osób odpowiadających za ocenę dokumentu Formalnie Rachunkowo Merytorycznie Np. Sprawdzono pod względem formalno rachunkowym.... (data i podpis osoby upoważnionej) Sprawdzono pod względem merytorycznym.. (data i podpis osoby upoważnionej)
5. Sposób zapłaty za dokument Zapłacono przelewem/gotówką dnia 6. Termin wpływu dokumentu do jednostki. Wpłynęło dnia..
III. Monitoring postępu rzeczowo-finansowego. Połączenie postępu rzeczowego z finansowym pozwala na rzetelne monitorowanie realizacji projektu. Wniosek o płatność w części sprawozdawczej zawiera informacje dotyczące: postępu rzeczowo-finansowego realizacji projektu wraz ze wskaźnikami realizacji projektu za dany okres rozliczeniowy oraz w ujęciu narastającym, problemów i trudności w realizacji projektu (wraz ze wskazaniem podjętych środków zaradczych), prognozy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność, w tym płatności na kolejne okresy rozliczeniowe oraz zawiera informacje dotyczące zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych. W Postępie rzeczowym realizacji projektu (pkt. 5 wniosku o płatność) należy uwzględnić informacje, które bezpośrednio odnoszą się do wydatków przedstawionych w pkt. 4 wniosku postęp finansowy.
Załącznik nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO KL Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia 1.Przepływ uczestników projektu Pomiar wskaźników jest dokonywany z chwilą rozpoczęcia udziału w projekcie jego uczestników, tj. z chwilą podpisania przez każdego z nich deklaracji uczestnictwa. Jeżeli uczestnik podpisze deklarację, ale nie dojdzie do rozpoczęcia cia udziału w pierwszej formie wsparcia oferowanej w ramach projektu i nie zostaną poniesione wydatki w związku z jego uczestnictwem w projekcie, osobę należy wycofać z udziału w projekcie. Tym samym dane na temat takiego uczestnika nie będą wykazywane w ramach systemu sprawozdawczości. Należy wskazać liczbę osób, które: rozpoczęły udział w projekcie w okresie rozliczeniowym (Mr) czyli liczbę osób, które podpisały deklarację przystąpienia do udziału w projekcie. Zalecane jest, aby podpisanie deklaracji miało miejsce w dniu rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia realizowanej w ramach projektu;
Osoba może rozpocząć udział w projekcie tylko raz w trakcie całego okresu jego realizacji. W przypadku osób, które powracają do projektu, a wcześniej zostały już wykazane jako te, które zakończyły udział w projekcie (lub przerwały w nim udział), należy skorygować wartość Mp w kolumnie dot. osób, które zakończyły (zgodnie z zaplanowaną dla nich ścieżką uczestnictwa) / przerwały udział w projekcie i wykazać ww. uczestników projektu w jednej z dwóch kolumn: dot. osób, które kontynuują udział w projekcie na koniec okresu rozliczeniowego (jeśli rzeczywiście biorą udział w formie wsparcia na koniec okresu rozliczeniowego) dot. osób, które zakończyły udział w projekcie w danym okresie rozliczeniowym (należy wówczas zwrócić uwagę na wykazywanie ich tylko raz w wierszu Mp).
Jakie cechy/dane beneficjentów monitorujemy? 1. osoby z terenów wiejskich zgodnie z definicją określoną przez Główny Urząd Statystyczny i przedstawioną w Podręczniku wskaźników PO KL na strona 61. 2. wykształcenie uczestników projektu należy określić w chwili rozpoczęcia ich udziału w projekcie, biorąc pod uwagę ostatni zakończony formalnie etap edukacji: podstawowe, gimnazjalne i niższe należy wykazać osoby, które posiadają wykształcenie podstawowe, gimnazjalne oraz niższe od ww. wymienionych. ponadgimnazjalne należy wykazać osoby, które posiadają wykształcenie średnie lub zasadnicze zawodowe. pomaturalne należy wykazać osoby, które ukończyły szkołę policealną, ale nie ukończyły studiów wyższych. wyższe należy wykazać osoby, które posiadają wykształcenie wyższe (uzyskały tytuł licencjata lub inżyniera lub magistra lub doktora). W tym wierszu należy również wykazać osoby, które ukończyły studia podyplomowe
Jakie cechy/dane beneficjentów monitorujemy? 3.Status na rynku pracy tj. Bezrobotni oznacza osobę bezrobotną w rozumieniu Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99 z 2004 r., Poz. 1001, z poz. zm.), w szczególności osobę, która jednocześnie jest osobą: - niezatrudnioną i nie wykonującą innej pracy zarobkowej, zdolną i gotową do podjęcia zatrudnienia, - Nie uczącą się w szkole, z wyjątkiem szkół dla dorosłych lub szkół wyższych w systemie wieczorowym albo zaocznym, - zarejestrowaną we właściwym dla miejsca zameldowania stałego lub czasowego powiatowym urzędzie pracy, - ukończyła 18 lat i nie ukończyła 60 lat w przypadku kobiet lub 65 lat w przypadku mężczyzn.
Jakie cechy/dane beneficjentów monitorujemy? Cd. Osoby nieaktywne zawodowo - oznacza osobę pozostającą bez zatrudnienia, która jednocześnie nie zalicza się do kategorii bezrobotni. Kategoria nieaktywni zawodowo obejmuje podkategorię osoby uczące lub kształcące się, czyli osoby kształcące się w ramach kształcenia formalnego i nieformalnego. Zatrudnieni - oznacza osobę zatrudnioną w rozumieniu Kodeksu pracy, w szczególności pozostającą w stosunku pracy na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę oraz Kodeksu Cywilnego, w szczególności w zakresie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło). 4. Rolnicy Rolnicy czyli osoby będące rolnikami oraz domownicy rolnika w rozumieniu Ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz.U. 1991 nr 7 poz. 24, z poz. zm.), w szczególności, osoby które jednocześnie:
- są pełnoletnie oraz zamieszkują i prowadzą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, osobiście i na własny rachunek działalność rolniczą w pozostającym w ich posiadaniu gospodarstwie rolnym, - są ubezpieczone w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, a także domownicy rolnika, czyli w szczególności osoby, które jednocześnie - ukończyły 16 lat, pozostają z rolnikiem we wspólnym gospodarstwie domowym lub zamieszkują na terenie jego gospodarstwa rolnego albo w bliskim sąsiedztwie, stale pracują w tym gospodarstwie rolnym i nie są związana z rolnikiem stosunkiem pracy. 5. Niepełnosprawni osoby niepełnosprawne, o których mowa w Ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. 1997 nr 123 poz. 776, z poz. zm.), w szczególności osoby z trwałą lub okresową niezdolnością do wypełniania ról społecznych z powodu stałego lub długotrwałego naruszenia sprawności organizmu, w szczególności powodującą niezdolność do pracy. 6. Płeć
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ