Lublin, dn. 30.06.2014 Zapytanie ofertowe nr FT/ZO2/2014 Dotyczy projektu:, nr umowy UDA-POKL.04.01.02-00-181/12 I. ZAMAWIAJĄCY Politechnika Lubelska, ul. Nadbystrzycka 38D, 20-618 Lublin, NIP 7120104651 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem oferty jest świadczenie usługi polegające na zorganizowaniu wyjazdu na EUROPEJSKI KONGRES FOTOWOLTAICZNY w Amsterdamie dla studentów kierunku zamawianego Fizyka techniczna, w ramach realizacji projektu Fotowolt fizyka techniczna dla ekoinżyniera. 2. Oferta dotyczy kompleksowej organizacji wyjazdu na EUROPEJSKI KONGRES FOTOWOLTAICZNY w Amsterdamie (termin 22-26 września 2014) dla grupy 18 studentów kierunku zamawianego fizyka techniczna + 1 osoba (opiekun z uczelni). Przez kompleksową organizację wyjazdu rozumie się zapewnienie przejazdu na trasie Lublin Amsterdam Lublin oraz transferu pomiędzy hotelem i miejscem odbywania się kongresu, rezerwację noclegów, zapewnienie wyżywienia dla uczestników, ubezpieczenie uczestników NNW, opiekę pilota podczas wyjazdu. Uczestnictwo studentów w wyjeździe powinno być wpisane w plan organizatora kongresu, udostępniony na stronie internetowej: https://www.photovoltaic-conference.com/ 3. Szczegółowy zakres zadań dla Wykonawcy obejmuje: 1) Organizacja wyjazdu organizacja pobytu uczestników we wskazanym miejscu (2-3 dni na dojazd, 6 dni pobytu), w tym: a) Przedstawienie programu wyjazdu do 30 dni po podpisaniu umowy, b) Zapewnienie przejazdu na trasie Lublin Amsterdam Lublin oraz transfer pomiędzy hotelem i miejscem odbywania się kongresu. Należy uwzględnić dojazd na miejsce docelowe do godz. 21.00 dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia kongresu i wyjazd w kolejnym dniu po zakończeniu, w godzinach porannych. Wykonawca zapewni uczestnikom transfer pomiędzy hotelem i miejscem odbywania się kongresu. Transport na miejsce docelowe oraz transport powrotny będzie się odbywał w innych dniach niż dni kongresu. Środek transportu autokar, musi posiadać aktualne badania stanu technicznego pojazdu, aktualne ubezpieczenie OC, AC i NNW, być wyposażony w system audio-wideo z funkcją mikrofonu, być wyposażony w fotele pasażerskie o podwyższonym standardzie (fotele uchylne z możliwością przesunięcia w celu uzyskania zwiększonej odległości między fotelami), posiadać podwyższony standard tzn. WC, klimatyzacja, barek z ciepłymi napojami, monitory i odtwarzacze
DVD, kierowca musi posiadać telefon komórkowy, bowiem Wykonawca podczas wykonania usługi przewozu musi posiadać łączność z Zamawiającym. Zamawiający zastrzega sobie kontrolę stanu technicznego środka transportu przed rozpoczęciem podróży, a także zapewnienie przez Wykonawcę wymaganej przepisami o ruchu drogowym liczby kierowców na trasie przejazdu. c) Rezerwacja noclegów wykonawca zapewni uczestnikom zakwaterowanie w trakcie trwania kongresu oraz w przypadku podziału trasy na dwa (lub więcej) dni, również w trakcie podróży. d) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników wyjazdu podczas dni pobytu (śniadanie w hotelu + lunch + obiadokolacja) oraz podczas podróży (obiad). e) Ubezpieczenie uczestników NNW do 60 dni po podpisaniu umowy, f) Zapewnienie pilota podczas wyjazdu. 2) Opracowanie raportu z wyjazdu 4. W celu realizacji Zamówienia Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne informacje i materiały dotyczące realizacji zadania. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 7. Zapłata za wykonane zamówienie obejmie rzeczywistą liczbę uczestników wyjazdu III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA od lipca do 30 września 2014 IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna być sporządzona w wersji papierowej, na formularzu załączonym do niniejszego zapytania Załącznik nr 1 Składana oferta powinna zawierać imię i nazwisko Wykonawcy, adres korespondencyjny, dane kontaktowe (e-mail, telefon), datę sporządzenia, powinna być czytelnie podpisana przez Wykonawcę zamówienia. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być złożona osobiście, przesłana pocztą lub kurierem, w zaklejonej kopercie z dopiskiem dotyczy zapytania ofertowego nr FT/ZO2/2014 z dn. 30.06.2014
2. Miejsce składania ofert: Biuro Projektu,, 20-618 Lublin 3. Termin składania ofert: od 1 lipca 2014 do 14 lipca 2014, w godz. 8.00-16.00. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ofert według następujących kryteriów: 1. Doświadczenie Wykonawcy w organizacji wyjazdów szkoleniowych/wizyt studyjnych co najmniej 3 zorganizowane wyjazdy szkoleniowe/wizyty studyjne o charakterze ponadnarodowym dla grup o liczebności co najmniej 15 osób, w okresie ostatnich 3 lat 50% (ocena: każdy zorganizowany wyjazd szkoleniowy/wizyta studyjna 1 pkt.) 2. Cena 50 % (ocena: najniższa oferta cenowa uzyska 60 punktów, a kolejne o 10 punkt mniej) VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi składających oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej. VIII.DODATKOWE INFORMACJE Kierownik projektu mgr inż. Katarzyna Zięba, pod numerem telefonu 0-81 538.47.67 oraz pod adresem IX.ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 - Wzór formularza ofertowego
Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego imię i nazwisko/nazwa firmy (pieczęć firmy) adres korespondencyjny e-mail, telefon kontaktowy Lublin, dnia FORMULARZ OFERTY Dotyczy projektu Fotowolt fizyka techniczna dla ekoinżyniera, nr umowy UDA-POKL.04.01.02-00-181/12 Nawiązując do zapytania ofertowego nr FT/ZO2/2014 z dnia 30.06.2014 r. składamy swoją ofertę na: Organizację wyjazdu na EUROPEJSKI KONGRES FOTOWOLTAICZNY w Amsterdamie (termin 22-26 września 2014) dla studentów kierunku zamawianego Fizyka techniczna, w ramach realizacji projektu. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami zapytania ofertowego i nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń. 1. OFERTA CENOWA Cena za wykonanie przedmiotu oferty wynosi łącznie złotych brutto (słownie: ), w tym koszt uczestnictwa 1 osoby w wyjeździe wynosi złotych brutto (słownie: ). Kategoria kosztów Koszt Dojazd/transport uczestników Noclegi Wyżywienie Ubezpieczenie NNW
2. INFORMACJE DOT. DOŚWIADCZENIA WYKONAWCY Zrealizowane wyjazdy szkoleniowe/ Miejsce, termin wizyty studyjne o charakterze ponadnarodowym (nazwa) 1) 2) 3) Liczba uczestników.. Podpis osoby składającej ofertę/pieczęć firmowa